(subkontraktor, rekanan, pemerintah, dan lain-lain), di mana antara satu dengan yang lainnya mempunyai hubungan dan keterkaitan tertentu yang harus berfungsi sebagai kesatuan yang utuh.
Proses Integrasi
Berikut ini adalah tindakan-tindakan yang diperlukan agar proses integrasi berlangsung efektif :
1. Menciptakan suasana yang mendukung proses integrasi.
2. Menjalin proses perencanaan implementasi perencanaan pengendalian secara ketat dalam berbagai aspek kegiatan dan peserta.
3. Mengelola konflik secara tepat.
4. Memelihara komunikasi yang aktif dengan stake holder.
a. Menciptakan Suasana yang Mendukung
Penciptaan suasana yang mendukung ini terdiri dari serangkaian tindakan, antara lain :
Mengidentifikasi para peserta/pelaksana dan penjelasan tentang adanya proyek serta garis besar rencana pengelolaannya.
Mengidentifikasi bidang fungsional dan manager yang akan berperan.
Menunjuk pimpro sebagai penanggung jawab proyek.
Menerbitkan project charter yang menjelaskan batas-batas otoritas pimpro dengan manajer fungsional.
Mengidentifikasi keperluan sumber daya yang diperlukan proyek seperti keuangan, peralatan, personil, dan lain-lain.
Menyiapkan prosedur koordinasi proyek, yang menjelaskan tata cara kerja sama antara para peserta atau pelaku inti (pemilik, kontraktor, konsultan, vendor, penyandang dana, dan lain-lain).
b. Menjalin Perencanaan dan Pengendalian Secara Ketat
Salah satu cara efektif agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan proyek adalah mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam bentuk siklus, perencanaan implementasi (pelaksanaan dari perencanaan) pengendalian koreksi.
2017
15 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Dengan adanya siklus yang menjangkau proyek secara keseluruhan tersebut, komponen kegiatan yang kelihatannya terpecah-pecah, diharapkan dapat menjadi kesatuan yang terpadu.
c. Mengelola Konflik Secara Tepat
Mengelola konflik dalam proyek, berarti mengelola individu atau kelompok yang harus bekerja sama dalam waktu relatif pendek, dengan sasaran yang sekaligus sama dan berbeda.
d. Memelihara Komunikasi dengan Stake Holder
Salah satu sarana integrasi yang penting adalah memelihara komunikasi dengan stake holder proyek, terutama mereka yang sehari-harinya langsung berurusan dengan proyek seperti tim proyek pemilik, kontraktor, subkontraktor, rekanan, manufacturer, dan lain-lain.
Lebih jauh, adanya komunikasi terbuka akan dapat meminimalkan terjadinya hal-hal yang berakibat negatif terhadap usaha integral seperti perbedaan persepsi, antagonisme antara pelaku atau organisasi dan sikap melawan perubahan (resistance to change).
Spesialisasi dan Integrasi
Perlunya fungsi integrasi dikemukakan oleh Lawrence dan Lorch bahwa, dengan majunya perkembangan ilmu dan teknologi dan semakin kompleksnya sistem yang dikelola, diperlukan spesialisasi yang semakin mendalam. Dengan sendirinya timbul keperluan akan koordinasi dan integrasi agar para spesialis tidak terpisahkan dan terbenan dalam ”keasyikan” di bidangnya masing-masing.
Dalam pengelolaan proyek yang efektif dituntut terciptanya keseimbangan antara keperluan spesialis dan integrasi tersebut.
2. Interface Management
Definisi interface management menurut R. D. Achibald ( 1979 ) :
“Interface management adalah merencanakan dan mengendalikan interaksi antara berbagai unsure kegiatan dan organisasi para peserta atau stake holder pada waktu dan area tertentu”.
2017
16 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Lebih lanjut dijelaskan bahwa interface management tediri dari identifikasi, dokumentasi, penyusunan jadwal, komunikasi dan pengendalian interface unsur kegiatan dan organisasi peserta proyek.
Jenis interface digolongkan menjadi 3 yaitu, personil, organisasi, dan sistem.
b. Interface Personil
Dalam proyek terdapat individu atau kelompok yang harus bekerja sama antara satu dengan yang lain. Hal ini selalu menimbulkan potensi untuk timbulnya persoalan karena kepentingan yang sekaligus mengandung unsur kesamaan dan perbedaan.
c. Interface Organisasi
Setiap unit organisasi pelaku proyek, di samping memiliki tujuan bersama, juga mempunyai tujuan sendiri. Misalnya, disamping ingin mensukseskan pelaksanaan proyek, kontraktor juga ingin mendapatkan laba. Pengelolaan interface jenis ini cukup sulit, karena para organisasi pelaku umumnya telah merumuskan tujuannya secara konkret dan memegang teguh tujuan tersebut.
d. Interface Sistem
Interface sistem adalah interface yang berkaitan dengan sistem nonhuman, seperti perangkat keras, fasilitas, instalasi produk, dan lain-lain yang sedang dikerjakan dalam suatu proyek. Ini dapat terdiri dari interface fisik yang terdapat pada komponen-komponen yang saling berhubungan (interconnecting part ).
Interface dengan Stake Holder
Secara umum yang dimaksud dengan stake holder proyek adalah individu, kelompok, atau organisasi yang :
Aktif ikut serta dalam kegiatan proyek.
Dalam jangka pendek atau panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari adanya proyek.
Memiliki kepentingan hasil proyek.
Beberapa Stake Holder yang penting adalah sebagai berikut :
Pimpro dan tim inti proyek, yaitu individu dan kelompok yang bertanggung jawab atas pengelolaan proyek.
Pelanggan atau pemilik, yaitu pihak yang akan memakai atau memiliki produk hasil proyek.
2017
17 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Sponsor, yaitu pihak yang bertindak sebagai penyandang dana.
Pelaksana, yaitu perusahaan yang mengerjakan kegiatan proyek, misalnya kontraktor, subkontraktor, dan konsultan.
Organisasi atau pihak lain seperti pemerintah atau badan berwenang yang keputusannya dapat mempengaruhi proyek.
Pemerhati lingkungan, yaitu individu ata kelompok yang akan terkena dampak proyek dalam arti positif maupun negatif.
Interface management sangat penting artinya terutama dalam rangka mengintegrasikan kegiatan proyek yang dilakukan oleh bagian organisasi para peserta.
a. Interface dengan Pemilik Proyek
Bagi pelaksana (peserta) seperti perusahaan kontraktor, interface dengan pemilik harus didasari pemikiran bahwa segala upaya (hendakanya) diusahakan untuk memenuhi keinginan pelanggan (customer). Dalam konteks ini pemilik adalah pelanggan.
Pelaksana harus banyak melakukan konsultasi dengan pemilik dan membicarakan serta membahas berbagai masalah yang berkaitan dengan program implementasi.
Di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :
Konfirmasi lingkup kerja proyek termasuk jadwal, biaya, dan mutu.
Organisasi proyek dan pengisian personil inti.
Prosedur kerja dan koordinasi
Prosedur keuangan dan pembayaran.
Komunikasi, termasuk frekuensi dan jenis laporan.
Inspeksi dan testing.
b. Interface dengan Berbagai Bidang dan Pimpinan Internal Perusahaan
Interface antara pimpro dengan berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan dapat dikelompokkan sebagai berikut :
Dengan pimpinan, yaitu kepala divisi koordinasi pelaksana proyek-proyek (korpel).
Dengan kepala atau manajer berbagai bidang fungsional ( engineeiring, pengadaan, personalia, hukum, dan lain-lain).
Dengan anggota atau kelompok dalam tim inti proyek.
2017
18 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
Pimpinan memegang peranan penting yang meliputi :
Meletakkan dasar tujuan dan sasaran proyek sesuai dengan kepentingan perusahaan secara keseluruhan.
Menentukan prioritas alokasi sumber daya untuk perusahaan yang sedang menangani multiproyek.
Memecahkan konflik yang mungkin timbul bilamana pimpro atau para pimpro belum dapat menyelesaikannya.
Merencanakan pengembangan karir personil proyek.
c. Interface dengan Pemerintah dan Masyarakat
Interface jenis ini dilakukan dengan cara melakukan identifikasi dan analisis peranan serta aspek yang dapat mempengaruhi proyek.
Intensitas interface golongan ini pada umumnya tergantung pada sejumlah faktor seperti ukuran proyek, perilaku masyarakat, peraturan pemerintah, dan lain-lain.
Tingkat Manajerial Organisasi Pelaksana
Tugas dan tanggung jawab pimpro dan tim inti proyek akan lebih mudah dirumuskan apabila disadari bahwa dalam organisasi pelaksana (misalnya, kontraktor) umumnya terdapat lapisan manajerial (management level) yang masing-masing mempunyai fungsi berbeda, yang dapat digambarkan sebagai berikut :