Project Human Resource Management
9.1 PERENCANAAN ORGANISASI
Perencanaan organisasi mencakup mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menempatkan role proyek, tanggung jawab dan hubungan pelaporan. Peran, tanggung jawab dan hubungan pelaporan dapat diberikan kepada individu atau kelompok. Individu-individu dan kelompok dapat menjadi bagian dari organisasi suatu proyek, atau mereka mungkin berada dibagian luarnya. Kelompok internal sering dikaitkan dengan departemen fungsional tertentu seperti teknik, pemasaran, atau akuntansi. Pada sebagian besar proyek, sebagian besar perencanaan organisasi ini dilakukan sebagai bagian dari fase awal proyek.
Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara teratur sepanjang proyek untuk memastikan penerapan yang mungkin dilakan dimasa datang. Jika organisasi awal tidak lagi efektif, maka harus direvisi segera.
Perencanaan organisasi sering terkait erat dengan perencanaan komunikasi perencanaan (dijelaskan dalam Bagian 10.1), karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan komunikasi suatu proyek.
9.1.1 Masukan untuk Perencanaan Organisasi
1. Proyek interface. Interface Proyek umumnya jatuh ke salah satu dari tiga kategori:
Antarmuka Organisasi - hubungan pelaporan formal dan informal antar unit organisasi yang berbeda. Antarmuka organisasi mungkin sangat kompleks atau
2017
5 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
sangat sederhana. Misalnya, mengembangkan sistem telekomunikasi yang kompleks mungkin memerlukan koordinasi beberapa subkontraktor selama beberapa tahun, sementara memperbaiki kesalahan pemrograman dalam suatu sistem dipasang di satu situs mungkin memerlukan sedikit lebih dari waktu yang diperlukan untuk memberitahukan kepada pengguna dan staf bahwa proses perbaikan telah selesai.
Antarmuka Teknis - hubungan pelaporan formal dan informal antara disiplin ilmu teknis yang berbeda. Interface Teknis yang terjadi baik di dalam fase proyek (misalnya, desain situs yang dikembangkan oleh para insinyur sipil harus kompatibel dengan struktur utama yang dikembangkan oleh insinyur struktur) dan antara fase proyek (misalnya, ketika sebuah tim desain otomotif melewati hasil kerja bersama kepada tim retooling yang harus menciptakan kemampuan manufaktur untuk kendaraan).
Antarmuka Interpersonal - hubungan pelaporan formal dan informal antara individu-individu yang bekerja pada proyek yang berbada. Antarmuka ini sering terjadi secara bersamaan, seperti ketika seorang arsitek yang dipekerjakan oleh sebuah perusahaan desain menjelaskan pertimbangan desain kunci untuk tim manajemen kontraktor konstruksi yang tidak terkait proyek.
2. Persyaratan Staffing. Persyaratan staffing menentukan apa jenis kompetensi yang diperlukan dari individu atau kelompok dalam satuan waktu tertentu. Persyaratan Staffing adalah bagian dari kebutuhan sumber daya keseluruhan yang diidentifikasi selama perencanaan sumber daya.
3. Kendala. Kendala adalah faktor yang membatasi pilihan-pilihan team proyek. Faktor umum yang dapat menghambat bagaimana tim ini diselenggarakan meliputi, tetapi tidak terbatas pada, yang berikut:
o Struktur organisasi dari organisasi berkinerja - sebuah organisasi yang struktur dasar adalah matriks yang kuat berarti peran yang relatif lebih kuat untuk manajer proyek dari satu dasar yang struktur adalah matriks lemah (lihat Bagian 2.3.3 untuk diskusi yang lebih rinci tentang struktur organisasi).
o Perjanjian perundingan bersama - perjanjian kontrak dengan serikat pekerja atau kelompok kerja lainnya mungkin memerlukan peran tertentu atau hubungan pelaporan (pada intinya, kelompok karyawan adalah stakeholder a).
2017
6 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
o Preferensi dari tim manajemen proyek - jika anggota tim manajemen proyek telah sukses dengan struktur tertentu di masa lalu, maka mereka cenderung untuk menganjurkan struktur serupa di masa depan.
o Tugas staf diharapkan - bagaimana proyek ini disusun sering dipengaruhi oleh kompetensi individu tertentu.
9.1.2 Peralatan dan Teknik Perencanaan Organisasi
1. Template. Meskipun setiap proyek adalah unik, sebagian besar proyek akan menyerupai proyek lain sampai batas tertentu. Menggunakan peran dan definisi tanggung jawab atau hubungan pelaporan dari proyek serupa dapat membantu memperlancar proses perencanaan organisasi.
2. Kegiatan sumber daya manusia. Banyak organisasi memiliki berbagai kebijakan, pedoman, dan prosedur yang dapat membantu tim manajemen proyek dengan berbagai aspek perencanaan organisasi. Sebagai contoh, sebuah organisasi yang memandang manajer sebagai "pelatih" kemungkinan memiliki dokumentasi tentang bagaimana peran
"pelatih" harus dilakukan.
3. Teori organisasi. Ada sebuah pemikiran besar yang menjelaskan bagaimana organisasi dapat dan harus terstruktur. Meskipun hanya sebagian kecil dari tubuh sastra secara khusus ditargetkan untuk organisasi proyek, tim manajemen proyek harus umumnya memahami benar dengan teori organisasi sehingga lebih mampu merespon kebutuhan proyek.
4. Analisis stakeholder. Identifikasi pemangku kepentingan dan kebutuhan dari berbagai pemangku kepentingan harus dianalisis untuk memastikan bahwa kebutuhan mereka akan dipenuhi.
9.1.3 Keluaran dari Perencanaan Organisasi
1. Peran dan tugas tanggung jawab. Peran dalam proyek (siapa melakukan apa) dan tanggung jawab (yang memutuskan apa) harus ditugaskan untuk para stakeholder proyek yang sesuai. Peran dan tanggung jawab dapat bervariasi dari waktu ke waktu. Kebanyakan peran dan tanggung jawab akan ditunjuk untuk stakeholder yang secara aktif terlibat dalam pekerjaan proyek, seperti manajer proyek, anggota lain dari tim manajemen proyek, dan kontributor individual. Peran dan tanggung jawab manajer proyek umumnya kritis pada sebagian besar proyek, tetapi bervariasi berdasarkan wilayah aplikasi. Peran dan tanggung jawab dalam pryek harus terkait
2017
7 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
erat dengan definisi ruang lingkup proyek. Sebuah Responsibility Assignment Matrix (matriks penugasan Tanggung Jawab (atau RAM, lihat Gambar 9-2) sering digunakan untuk tujuan ini. Pada proyek yang lebih besar, RAM dapat dikembangkan di berbagai level. Sebagai contoh, sebuah RAM tingkat tinggi dapat digunakan untuk menentukan kelompok atau unit bertanggung jawab untuk setiap komponen struktur rincian kerja, sementara RAM tingkat rendah digunakan dalam kelompok untuk memberikan peran dan tanggung jawab dalam kegiatan tertentu untuk individu tertentu.
2. Rencana pengelolaan staff. Rencana pengelolaan kepegawaian menjelaskan kapan dan bagaimana sumber daya manusia akan dibawa ke dan diambil dari tim proyek.
Rencana staf dapat formal atau informal, dalam bentuk sangat rinci atau luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Ini adalah elemen bagian dari rencana proyek secara keseluruhan (lihat Bagian 4.1, Proyek Rencana Pembangunan). Rencana pengelolaan kepegawaian sering kali berisi histogram sumber daya, seperti digambarkan pada Gambar 9-3. Perhatian khusus harus diberikan pada bagaimana anggota tim proyek (individu atau kelompok) yang akan dirilis ketika mereka tidak lagi diperlukan pada proyek. Prosedur penugasan kembali tepat dapat:
- Mengurangi biaya dengan mengurangi atau menghilangkan kecenderungan untuk "membuat pekerjaan" untuk mengisi waktu antara tugas dan berikutnya.
- Meningkatkan semangat dengan mengurangi atau menghilangkan ketidakpastian tentang peluang kerja di masa depan.
2017
8 Manajemen Proyek Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Tim Dosen http://www.mercubuana.ac.id
3. Bagan Organisasi. Bagan organisasi adalah setiap tampilan grafik hubungan pelaporan proyek. Mungkin formal atau informal, sangat rinci atau luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Sebagai contoh, struktur organisasi untuk tiga proyek layanan empat orang internal adalah tidak mungkin memiliki kekakuan dan detail dari struktur organisasi untuk tim respon 3.000 orang bencana. Sebuah Struktur Organisasi Breakdown (OBS) adalah jenis khusus dari struktur organisasi yang menunjukkan unit-unit organisasi yang bertanggung jawab untuk yang paket pekerjaan.
4. Detail Pendukung. Detail dukungan untuk perencanaan organisasi tergantung pada wilayah aplikasi dan ukuran proyek. Informasi yang sering diberikan sebagai pendukung rinci mencakup, namun tidak terbatas pada:
Dampak organisasi - apa saja alternatif yang menghalangi dengan mengorganisir dengan cara ini.
Deskripsi pekerjaan – berisi garis besar jabatan kompetensi, tanggung jawab, wewenang, lingkungan fisik, dan karakteristik lain yang terlibat dalam melakukan pekerjaan tertentu. Juga disebut deskripsi posisi.
Kebutuhan pelatihan - jika staf yang akan ditugaskan tidak diharapkan memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek, kompetensi-kompetensi perlu dikembangkan sebagai bagian dari proyek.