BAB II TINJAUAN LITERATUR
H. Usaha Perbaikan Arsip yang Rusak
I. Enkapsulasi
Secara alamiah, media arsip berbasis kertas akan mengalami proses pelapukan jika disimpan dalam jangka waktu lama, karena kertas merupakan bahan organik yang dapat terurai. Demikian pula jenis arsip audiovisual, dapat rusak karena terbuat dari bahan-bahan yang tidak stabil. Untuk menjamin keselamatan arsip dari berbagai faktor perusak arsip, baik yang bersumber dari faktor internal dan eksternal perlu tindakan preservasi arsip (preventif dan kuratif) sesuai dengan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan.77
Ada beberapa pekerjaan dilaksanakan dalam melakukan preservasi arsip, salah satunya adalah dengan cara metode enkapsulasi. Enkapsulasi adalah salah satu cara melindungi kertas dari kerusakan yang bersifat fisik, misalnya rapuh karena umur, pengaruh asam, karena dimakan serangga, kesalahan penyimpanan dan sebagainya.78
Enkapsulasi yakni suatu cara perawatan arsip dengan menggunakan pelindung untuk menghindari kerusakan yang bersifat fisik, menggunakan teknik setiap lembar arsip dilapisi dua lembar polyester plastic dengan bantuan double
75Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 26. 76
Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 39. 77
Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 37-38. 78Martoatmidjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113.
tape.79 Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memperkuat kertas atau dokumen yang berbentuk lembaran lepas agar terhindar dari kerusakan yang bersifat fisik.80 Menurut hemat penulis, tujuan enkapsulasi adalah untuk menjaga kelestarian arsip baik isi dokumen arsip tersebut maupun fisik arsip tersebut. Maka arsip tidak terlihat rapuh dan tidak rusak atau sobek saat dipegang untuk dimanfaatkan informasi yang terkandung di dalamnya. Pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi memiliki tujuan untuk memperpanjang umur fisik dan menjaga kelestarin informasi yang terkandung di dalamnya.
Pada umumnya kertas yang dienkapsulasi adalah berupa kertas lembaran seperti naskah kuno, peta, poster dan sebagainya yang umumnya sudah rapuh.81 Proses ini sangat ideal untuk melestarikan dokumen dalam bentuk lembaran seperti (peta, gambar, surat kabar atau dokumen bentuk lembaran lainnya) yang membutuhkan perlindungan khusus agar aman pada saat pameran, perjalanan jauh atau sehingga aman ketika disimpan, atau dalam kondisi yang rapuh.82
Menurut bagian bidang preservasi Perpustakaan Nasional, alat dan bahan yang diperlukan dalam melakukan enkapsulasi diantaranya:
1. Plastik Polyethlylane/Poliester. Plastik tersebut merupakan plastik yang bebas asam contohnya mylar. Ukuran plastik tersebut lebih besar dari bahan pustaka berupa lembaran kertas sebanyak dua lembar.
2. Double side tape, perekat ini merupakan perekat yang bebas asam contohnya 3M. Lebar duble side tape tersebut yaitu 5mm.
3. Pemberat
79Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 38. 80
Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 29. 81
Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113.
4. Cutter 5. Cutter mat83
Menurut bagian bidang Preservasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Enkapsulasi merupakan cara untuk melindungi arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Pada proses enkapsulasi setiap lembar kertas atau dokumen dilindungi dengan plastik bebas asam. Cara yang dilakukan dalam melakukan proses enkapsulasi ialah dengan mengapit lembaran kertas atau dokumen diantara dua lembar plastik dan pada bagian pinggirnya direkatkan dengan menggunakan double side tape.84 Cara kerja dalam melaksanakan enkapsulasi daintaranya: 1. Meletakkan plastik mylar di atas meja, membersihkan dengan lap bersih jika
ada bagian yang kotor.
2. Meletakkan kertas dokumen di atas plastik mylar dengan posisi ada di tengah-tengah plastik.
3. Meletakkan pemberat di atas dokumen.
4. Menempelkan double side tape yang bebas asam di atas mylar pada garis lurus pinggir dokumen dan letaknya berjarak 2-3 mm dari pinggir dokumen sehingga double side tape yang bebas asam tersebut tidak bersentuhan dengan kertas dokumen.
5. Melebihkan double side tape yang bebas asam sekitar 5 mm dari garis lurus dokumen kertas.
6. Memotong double side tipe yang bebas asam dengan cutter.
7. Lakukan penempelan double side tape yang bebas asam dengan cara yang sama pada ketiga sisi lainnya dari kertas dokumen.
83 Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.137 84Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h. 29.
8. Setelah penempelan double side tape yang bebas asam di atas mylar selesai, sisihkan pemberat.
9. Selembar mylar lagi di atas kertas dokumen.
10. Meletakkan kembali pemberat di atas plastik mylar.
11. Melepaskan kedua kertas double side tape yang bebas asam dengan cutter. 12. Melepaskan sedikit kertas double side tape.
13. Merekatkan kedua sisi plastik mylar dengan double side tape.
14. Mengulangi hal yang sama pada ujung diagonal kertas dokumen tersebut. 15. Setelah kedua ujung tersebut menempel, kemudian menarik sisa kertas double
side tape sehingga semua kertas double side tape lepas dan kedua lembar mylar menempel pada double side tape.
16. Mengulangi hal yang sama pada ketiga kertas double side tape.
17. Gosok permukaan plastik mylar yang ditempel double side tape supaya double side tape menempel kuat pada pastik mylar.
18. Meletakkan penggaris 2-3 mm dari pinggir double side tape, kemudian rapihkan pinggiran plastik mylar dengan memotong plastik mylar yang berlebih.
19. Melakukan pada keempat pinggir plastik mylar.
20. Diakhiri dengan merapihkan bahan pustaka yang telah dienkapsulasi.85
Menurut hemat penulis, enkapsulasi merupakan salah satu cara memperbaiki arsip kertas yang rusak atau rapuh, yaitu dengan cara mengapitkan arsip kertas yang ingin dienkapsulasi dengan menggunakan dua plastik polyester dan pinggiran plastik polyester tersebut diberi perekat double tape, hal ini untuk
85
menghindari agar arsip kertas tidak rusak dan tidak robek serta terhindar dari zat asam, debu. Dengan demikian arsip kertas akan selalu dalam keadaam baik, tidak mudah kotor, rusak, sobek, dan terlindungi oleh plastik bebas asam.
Perbedaan antara laminasi dan enkapsulasi ialah bahwa pada laminasi, bahan pustaka menempel dengan pembungkusnya, sedangkan pada enkapsulasi bahan pustaka tidak menempel, sehingga kalau diperlukan, bahan pustaka bisa diambil utuh, dengan cara menggunting bagian tepi plastic pelindungnya. Ijazah, atau bahan pustaka penting lainnya lebih baik dienkapsulasi daripada dilaminasi. Dokumen tetap terlindung dan awet, dan tidak rusak. Yang penting harus diperhatikan dalam pelaksanaan enkapsulasi adalah bahwa kertas harus bersih, kering, dan bebas asam (sudah dideasidifikasi).86