BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Hasil Penelitian
2. Proses Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi
arsip, hal ini bertujuan untuk mengingatkan kepada masyarakat luas bahwa termasuk didalamnya enkapsulasi itu lebih baik dan lebih aman terhadap arsip kertas daripada laminating pres panas. Hal serupa juga dikatakan oleh informan Kadir, berikut ini:
“Kami disini, ANRI bidang Restorasi arsip bekerjasama dengan pihak humas ya melalui mobil sadar arsip yang dimotori oleh humas. Kami selalu menekankan kepada masyarakat itu layanan sadar arsip, arsip atau dokumen yang dianggap penting yang belum terlanjur dilaminating pres panas. Mohon jangan dilaminating pres panas, alasannya adalah ketika arsip yang sudah dilaminating pres panas, ketika rusak akan rusak dan tidak bisa diperbaiki kembali itu yang pertama. Yang kedua ketika kertas sudah dipanaskan sekian derajat katakanlah lebih dari 1000C dipanaskan, apalagi dimasukkan oleh molekul plastik pasti akan rusak arsipnya.”124
2. Proses Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi Di Arsip Nasional Republik Indonesia
Pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi belum banyak diketahui oleh masyarakat luas, karena masih sangat jarang enkapsulasi diaplikasikan dimasyarakat. Untuk mengetahui kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI, maka dari itu kita harus mengetahui jenis arsip apa saja yang akan dienkapsulasi, alat dan bahan, proses enkapsulasi, paska enkapsulasi dan kendala pelaksanaan kegiatan enkapsulasi.
a. Jenis arsip kertas yang dienkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia
124
Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Kearsipan yang terbesar di Indonesia yang melaksanakan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi. Sebelum melakukan kegiatan pelestarian enkapsulasi tentunya perlu diperhatikan terlebih dahulu arsip seperti apa yang akan dienkapsulasi, agar kegiatan terlaksana berada dalam prosedur yang telah ditetapkan.
Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi pada arsip kertas misalnya arsip kertas seperti surat emas, arsip kertas kepemilikan perusahaan, arsip pendirian perusahaan, arsip akte kelahiran, arsip ijazah, arsip kartu keluarga, naskah kuno, peta, dan sertifikat-sertifikat penting lainnya dan surat-surat kerajaan nusantara yang langka dan unik. Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan enkapsulasi sejak tahun 1992. Menurut Kadir, bahwa:
“Enkapsulasi itu ada setelah laminasi, saya bekerja di bagian restorasi kan tahun 1983 awalnya hanya ada laminasi dengan tisu unesco saja, lalu kemudian setelah 10 tahun kemudian barulah ada metode baru yaitu enkapsulasi kira-kira pada tahun 1992.”125
Jadi pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi sudah cukup lama dilakukan di Arsip Nasional Republik Indonesia, kalau dihitung dari tahun 1992 enkapsulasi sudah dilakukan 24 tahun sampai saat ini. Sudah cukup lama pelaksanaan pelestarian dengan metode enkapsulasi pada arsip kertas yang berbentuk tekstual di ANRI.
Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi bertujuan untuk melindungi arsip kertas dari berbagai macam perusak arsip. Seperti dari air, dari kotoran debu, dari zat
125
kimia dari suhu dan kelembaban udara. Karena kalau arsip kertas dienkapsulasi itu terhindar dari suhu yang naik turun dan kelembaban udara yang sering berubah-ubah. Hal ini dapat meningkatkan zat asam pada kertas.
b. Alat dan bahan yang digunakan dalam proses enkapsulasi
Setelah mengetahui arsip kertas apa saja yang akan dienkapsulasi, tahapan selanjutnya adalah menyediakan alat dan bahan yang akan digunakan untuk proses enkapsulasi. Arsip Nasional Republik Indonesia melaksanakan kegiatan enkapsulasi hanya dengan enkapsulasi secara manual tidak dengan mesin. Dahulu ada enkapsulasi dengan cara mesin tetapi sekarang mesinnya rusak. Jadi untuk saat ini hanya melaksanakan kegiatan enkapsulasi dengan cara manual saja. Arsiparis di Restorasi Arsip berpendapat bahwa enkapsulasi secara manual jauh lebih bagus dan rapi daripada enkapsulasi dengan mesin. Alat dan bahan yang digunakan untuk enkapsulasi secara manual adalah:
1) Peralatan
a) Gunting/gunting kuku/hook cutter b) Penggaris besi
c) Cutter/kacip
d) Kuas halus/sikat halus e) Alas kaca/karet magic cutter f) Pemberat
g) Roll/wiper
i) Karet penghapus
2) Bahan
a) Arsip kertas (seperti naskah kuno, bahan cetakan, peta dll). Sebaiknya arsip dibersihkan dan dideasidifikasi terlebih dahulu
b) Astralon/Plastik mylar/polyester; dengan tebal 0,1 s/d 0,14 mm. c) Perekat Strip double sided/double tape biasanya digunakan 3M Scotch
Brand No 415.
c. Proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi
Pada proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi, bidang Restorasi Arsip bekerjasama dengan bagian penyimpanan arsip, seluruh arsip yang ada di ANRI tersimpan di gedung tempat penyimpanan arsip, termasuk arsip yang bersifat statis seperti naskah konsep proklamasi yang ditulis langsung oleh Soekarno. Dibagian Penyimpanan arsip diperiksa dan dikumpulkan terlebih dahulu arsip kertas yang mana saja yang perlu di restorasi dan dienkapsulasi.
Setelah arsip terkumpul maka bagian penyimpanan arsip mengkonfirmasikan kepada bagian bidang Restorasi arsip terdapat arsip yang harus direstorasi, selanjutnya arsip dipindahkan ke bagian restorasi. Arsip yang sudah ada di bagian Restorasi arsip diberi pengkodean dan penomoran agar setelah dikembalikan ke bagian penyimpanan arsip tidak terpisah-pisahkan arsip yang sudah direstorasi. Arsiparis tim restorasi arsip sebagai pelaksana berdiskusi dahulu arsip yang akan direstorasi akan direstorasi dengan metode apa, karena tidak semua arsip bisa langsung
dienkapsulasi. Kalau arsipnya sudah rapuh dan sangat kuno itu harus diperkuat terlebih dahulu dengan metode laminasi yaitu arsipnya diperkuat dengan bahan tisu jepang, kemudian baru bisa dienkapsulasi. Menurut wawancara dengan informan Pak Kadir, bahwa:
“Jadi gini, ketika arsip datang dari tempat penyimpanan, ketika arsip datang biasanya kami catat judulnya tentang apa, nah nanti terus kita liat kondisinya, terus biasanya saya diskusi dengan teman-teman restorasi lain, ini mau dikerjakan dengan sistem kayak apa. Nanti kami bikin berita acara, setelah bikin berita kita menentukan akan dilakukan metode apa, misalnya oh ini rusaknya seperti ini sebaiknya digunakan dengan enkapsulasi.” 126
Dari pernyataan tersebut bahwa, di Restorasi arsip ANRI terdapat beberapa metode pelestarian arsip yaitu dengan metode penambalan atau
leaf casting, laminasi, dan enkapsulasi. Kesimpulanya menurut informan
Kadir ketika kerja katakanlah ada arsip tidak semua dikerjakan dengan satu metode saja, artinya tidak semua dikerjakan dengan metode enkapsulasi semua. Tidak seperti itu, ketika arsip tekstual bisa dengan leaf casting atau dengan laminasi dan enkapsulasi disesuaikan dengan kebutuhan pada arsip yang direstorasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah arsip yang akan diperbaiki biasanya dicatat terlebih dahulu judulnya apa, kemudian dicek dan dilihat secara fisik akan dikerjakan dengan metode apa, misalnya dengan metode enkapsulasi. Setelah itu arsip kertas dibersihkan dari debu dan kotoran yang menempel pada arsip kertas tersebut, bersihkan debu dan kotoran yang tidak bisa kita lihat dengan kasat mata kita, membersihkan debu dan kotoran dengan kuas halus, bisa dengan spons, atau bisa dengan
126
kain katun juga, permukaan (arsip) dibersihkan secara hati-hati dan satu arah.
Tidak semua arsip kertas yang ada di ANRI langsung dienkapsulasi, arsip yang ada di bagian Penyimpanan Arsip, kemudian dipindahkan ke bagian bidang Restorasi Arsip. Misalnya saja ada arsip surat-surat kerajaan nusantara yang akan direstorasi, arsipnya bernilai sejarah sangat unik dan langka. Arsip surat-surat kerajaan tersebut di deasidifikasi dahulu, lalu dilaminasi diperkuat dengan tisu jepang baru terakhir dienkapsulasi. Karena dengan pertimbangan surat-surat kerajaan nusantara adalah ornamen emas dan unik serta langka.
Langkah pertama bersihkanlah arsip surat-surat kerajaan tersebut dari debu, jamur, serangga, lalu lepaskan paper clip, staples dan isolasi bening yang menempel di arsip tersebut. Lakukanlah dengan cara hati-hati dan teliti dan satu arah. Karna kalau tidak hati-hati bisa merusak arsip surat kerajaan nusantara tersebut menjadi rusak. Kemudian berikan nomor kode/ penomoran pada arsip surat kerajaan nusantara yang akan direstorasi dan menyambung/ menambal sementara untuk bagian arsip yang sobek.
Langkah selanjutnya adalah menata arsip yang akan direstorasi lembar perlembar pada plastik astralon. Tata arsip pada plastik astralon dengan hati-hati agar tidak miring arsipnya agar sejajar. Kemudian selanjutnya adalah membuat formula/ larutan buffer untuk deasidifikasi dengan cara pertama menimbang MgCO3 dan ukur volume air suling dengan perbandingan 1 : 1000 (1 gram MgCO3 dengan 1000 ml air suling), kedua melarutkan MgCO3 dan air suling yang sudah terukur kedalam wadah (ember). Ketiga
mengendapkan larutan MgCO3 minimal 1 hari, keempat menggunakan air suling yang MgCO3 sudah mengendap untuk digunakan sebagai larutan deasidifikasi.
Sesudah membuat formula/ larutan buffer untuk deasidifikasi, langkah selanjutnya adalah melakukan deasidifikasi (menurunkan kadar keasaman kertas) dengan menggunakan larutan buffer yang sudah dibuat dengan cara pertama memasukkan larutan buffer ke dalam sprayer (alat penyemprot), kedua menyemprotkan larutan buffer ke permukaan arsip surat kerajaan nusantara tersebut sampai merata. Ketiga menunggu beberapa saat sebelum dilakukan pengeleman dengan tisu jepang supaya agak kering.
Setelah arsip surat kerajaan nusantara tersebut selesai dideasidifikasi langkah selanjutnya adalah membuat formula lem Methyl Cellulose (MC) untuk laminasi yaitu dengan cara pertama-tama menyiapkan air suling dan lem MC yang masih dalam bentuk serbuk, kedua menimbang MC dan mengukur volume air suling dengan perbandingan 1 : 15 (1 gram MC dengan 15 ml air suling). Dan yang ketiga mencampur dan mengaduk MC dengan air suling yang sudah terukur kedalam wadah sampai merata. Setelah itu melakukan sizing (pengeleman) atau laminasi arsip surat kerajaan nusantara dengan tisu Jepang dan lem MC. Lalu mengeringkan arsip yang sudah dilaminasi di rak pengering dengan dikeringkan menggunakan kipas angin selama satu hari.
Setelah arsip surat kerajaan nusantara tersebut sudah kering barulah selanjutnya melepas arsip surat kerajaan nusantara dari plastik astralon, kemudian memotong/ merapikan sisa tepi bubur kertas yang menempel pada
arsip surat kerajaan nusantara yang sudah dilepas dari plastik astralon. Setelah itu mengepress arsip surat kerajaan nusantara yang sudah rapi dengan mesin press hidrolik dengan tekan 40 Kg/cm2 selama 1 – 3 hari.
Setelah arsip surat kerajaan tersebut telah melalui beberapa proses dimulai dari penomoran dan pengkodean, deasidifikasi dan dilaminasi. Selanjutnya adalah proses arsip surat kerajaan nusantara terrsebut dienkapsulasi. Di Arsip Nasional Republik Indonesia perlu diketahui untuk saat ini hanya ada enkapsulasi dengan cara manual, jadi kita melakukan arsip surat kerajaan nusantara dengan cara manual.
Pertama lakukanlah persiapan dengan cara, bersihkan setiap lembar arsip kertas dari debu dan kotoran yang menempel dengan menggunakan sikat halus/kuas, dengan cara menghapus atau menyapu kotoran dari arah tengah arsip menuju bagian tepi dan dilakukan searah untuk menjaga arsip tidak sobek atau mengkerut. Debu atau kotoran yang melekat kuat pada arsip dihapus dengan menggunakan karet penghapus, kemudian ampas penghapus tersebut disapukan dengan menggunakan kuas. Bersihkan debu dan kotoran yang terlepas dari arsip.
Berikut ini merupakan gambaran dan penjelasan mengenai proses pelestarin arsip kertas surat kerajaan nusantara dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.
1) Proses Enkapsulasi Manual
a) Menyiapkan dua lembar plastik polyester dengan ukuran kira-kira 2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip surat kerajaan yang akan dienkapsulasi.
b) Menempatkan plastik polyester di atas kaca atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap.
c) Menempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip.
d) Memberikan perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya. Perekat double tape tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip.
e) Menempatkan plastik polyester penutup di atas arsip dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip tersebut.
f) Melepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B. g) Menggunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk
mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester.
h) Melepaskan sisa kertas dari double tape pada bagian sisi C dan D dan gunakan rol untuk merekatkan double tape pada keempat sisi.
i) Memotong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip atau dengan menggunakan cutter dan penggaris besi.
j) Memotong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook
cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar.
k) Jadilah hasil dari arsip surat kerajaan nusantara yang sudah dienkapsulasi.
3. Kendala-kendala dalam pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan