INDONESIA
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
SARAH NURZANNAH NIM: 1112025100046
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1439 H / 2017 M
i
Sarah Nurzannah (1112025100046). Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia. Di bawah bimbingan Nuryudi, S.Ag, SS, MLIS. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2016.
Tujuan penelitian ini adalah : (1) untuk mengetahui bagaimana kebijakan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi, (2) untuk mengetahui proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi beserta kendala-kendala apa saja yang dihadapi Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan enkapsulasi. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif dengan menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka. Informan dalam penelitian ini berjumlah tiga orang yang terdiri atas Kepala Sub. Bidang Restorasi dan dua orang Arsiparis bidang Restorasi Arsip Nasional Republik Indonesia. Dari hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan bahwa kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi telah berjalan namun Arsip Nasional Republik Indonesia belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi. Di Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki program kerja setiap tahunnya dengan memberikan bantuan restorasi arsip terhadap daerah di Indonesia yang terkena bencana alam untuk arsip ijazah, akta kelahiran, KK (Kartu Keluarga) dan lainnya yang masih bisa untuk diselamatkan.
Kata Kunci: Pelestarian arsip kertas, Enkapsulasi, Arsip Nasional Republik Indonesia.
ii
Sarah Nurzannah (1112025100046). Preservation of Paper Archives with Encapsulation Methods in National Archives of the Republic of Indonesia. Under the guidance of Nuryudi, S. Ag, SS, MLIS. Library Studies Program Faculty of Adab and Humanities State Islamic University Syarif Hidayatullah Jakarta, 2016.
The objectives of this research are: (1) to know how to preserve paper archive with encapsulation method, (2) to know the process of preservation of paper archive with encapsulation method and any constraints faced by National Archive of Republic of Indonesia in carrying out encapsulation. The method used in the writing of this thesis is descriptive method by using qualitative research approach. The data in this research is obtained through observation, interview and literature review. Informants in this study amounted to three people consisting of Head of Sub. Field of Restoration and two Archivists of the Archive of the Republic of Indonesia National Archives. From the results of observations and interviews of researchers shows that the preservation of paper archives with encapsulation method has been running but the National Archives of the Republic of Indonesia does not have a written policy on the preservation of paper archives with encapsulation method. In the National Archives of the Republic of Indonesia has a work program each year by providing archival restoration assistance to areas in Indonesia affected by natural disasters for diploma archives, birth certificates, Family Card (KK) and others who can still be saved.
Keywords: Preservation of paper archives, Encapsulation, National Archives of the Republic of Indonesia.
iii Assalamu‟alaikum Wr. Wb
Segala Puji Bagi Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat karunia serta bimbingannya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir kuliah (skripsi) ini dengan lancar dan tepat pada waktunya dengan judul “Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia”. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi Muhammad SAW.
Pada proses penulisan skripsi ini banyak hambatan yang dihadapi penulis, namun itu semua merupakan proses pembelajaran. Tersusunnya penulisannya ini tidak terlepas dari bantuan dan partisipasinya dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.A, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak. Nuryudi, S.Ag, SS, MLIS selaku dosen pembimbing skripsi yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahannya, serta telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya kepada penulis sampai dengan penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
iv
6. Kepada seluruh pihak Arsip Nasional Republik Indonesia antara lain: Ibu Erika, kepada Ibu Widi selaku Kepala Bidang Restorasi Arsip Nasional Republik Indonesia dan seluruh Arsiparis yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian dan data-data yang berhubungan dengan skripsi penulis.
7. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu yang berharga kepada penulis.
8. Kedua orangtua tercinta, Alm.Muhammad Muslim, Ibu Fitri Suhan Tika, Alm. Nenek Kakek tersayang, Tante Susan yang selalu memberikan dukungan doa, finansial, dan kasih sayang kepada penulis hingga detik ini, selain itu juga kepada adik-adikku tersayang: Umar, Ghozali, dan Salma serta sahabat ku Sukma Ilham, Dita Parwitasari, Ummu Salamah, Fadhilah Fatmala, Nurlela Jamilah, Bintang Bela Adillah dan Aldri Sulaiman Latief yang sangat membantu saya dalam hal apapun, teman-teman KKN GALERI yang selalu memberikan semangat hingga penulis berhasil menyelesaikan skripsi ini. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini.
Wassalamu‟alaikum Wr.Wb.
Jakarta, 5 Juni 2017
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i ABSTRACT...ii KATA PENGANTAR ... ii DAFTAR ISI ... ivDAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Definisi Istilah ... 5
E. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Arsip Nasional Republik Indonesia ... 8
1. Definisi Arsip Nasional Republik Indonesia ... 8
2. Fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia ... 9
3. Tugas Arsip Nasional Republik Indonesia ... 10
B. Kebijakan Pelestarian Arsip ... 10
C. Pelestarian Arsip ... 11
1. Pengertian Pelestarian Arsip ... 11
2. Fungsi Pelestarian Arsip ... 14
D. Kertas Sebagai Bahan Arsip ... 16
E. Faktor-faktor Perusak Arsip ... 19
F. Pencegahan Kerusakan Arsip terhadap Bencana ... 25
G. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 27
1. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip ... 27
2. Pengamanan Arsip ... 29
H. Usaha Perbaikan Arsip yang Rusak ... 31
I. Enkapsulasi ... 34
vi
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian... 41
1. Jenis Penelitian Deskriptif ... 41
2. Pendekatan Penelitian Kualitatif ... 42
B. Sumber Data ... 43
1. Sumber Data Primer ... 43
2. Sumber Data Sekunder ... 43
C. Pemilihan Informan ... 44
D. Teknik Pengumpulan Data ... 45
1. Observasi ... 45
2. Wawancara ... 46
3. Kajian Pustaka ... 47
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ... 47
F. Jadwal Penelitian ... 51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Objek Penelitian ... 52
1. Sejarah Berdirinya Arsip Nasional Republik Indonesia ... 52
2. Visi dan Misi Arsip Nasional Republik Indonesia ... 55
3. Struktsur Organisasi ... 56
4. Koleksi ... 58
B. Hasil Penelitian ... 59
1. Kebijakan Enkapsulasi Arsip Nasional Republik Indonesia Dalam Melaksanakan Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode Enkapsulasi. ... 60
2. Proses Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi Di Arsip Nasional Republik Indonesia ... 67
3. Kendala-kendala dalam pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia. ... 76
C. Pembahasan ... 79 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 90 B. Saran ... 91 DAFTAR PUSTAKA ... 93 LAMPIRAN BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Jadwal Penelitian Tahun 2016-2017 ... 51 Tabel 4. 1 Koleksi Arsip Statis Berdasarkan Media di ANRI ... 59
viii
DAFTAR GAMBAR
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Presiden Republik Indonesia. Arsip Nasional Republik Indonesia bertanggungjawab langsung kepada Presiden Republik Indonesia. Arsip-arsip yang di simpan di Arsip Nasional Republik Indonesia berupa arsip perjalanan sejarah bangsa Indonesia dari masa ke masa. Arsip tersebut adalah identitas dan harkat sebuah bangsa Indonesia yang tak ternilai harganya.
Arsip yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia adalah arsip statis dan dinamis, arsip statis yang ada di Arsip Nasional Republik Indonesia salah satunya adalah arsip proklamasi kemerdekaan Indonesia, selain itu terdapat arsip sejarah dari zaman hindia belanda. Untuk arsip dinamis contohnya adalah arsip sertifikat-sertifikat.
Lembaga arsip dan perpustakaan tidak hanya bertanggungjawab dalam menyimpan koleksi arsip, tetapi harus melakukan pelestarian arsip dalam jangka panjang untuk menjaga keamanan isi dari dokumen tersebut dan menjaga fisik arsip tersebut. Oleh karena itu penting untuk memperhatikan bagaimana cara teknis pelestarian arsip dan menerapkan kegiatan pelaksanaan pelestarian arsip kertas.
Banyak lembaga arsip dan perpustakaan yang belum menerapkan dan melaksanakan kegiatan pelestarian. Perlu adanya penerbit dan penulis buku yang
memahami seluk beluk kegiatan pelestarian arsip kertas khususnya membuat pedoman buku mengenai pelestarian arsip, pelestarian bahan pustaka, agar masyarakat dan khususnya arsiparis maupun pustakawan dapat mengetahui lebih jelas bagaimana cara teknis pelestarian arsip ataupun pelestarian bahan pustaka.
Kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi yang dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia menggunakan bahan yaitu dengan plastik astralon dan polyester yaitu dengan cara mengkapsulkan arsip kertas dengan plastik astralon atau dengan polyester kemudian direkatkan dengan double tape sehingga melindungi fisik arsip kertas dan isi dokumen tetap aman dari faktor perusak arsip.
Zaman era globalisasi seperti sekarang ini teknologi semakin berkembang secara pesat, mayoritas masyarakat belum mengetahui cara dan proses pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia. Maka dari itu saya tertarik dan ingin tahu bagaimana proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi yang dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Arsip Nasonal Republik Indonesia bukanlah satu-satunya lembaga pemerintah yang melakukan kegiatan pelestarian arsip, sewaktu penulis melakukan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, penulis sempat mengetahui bagaimana kegiatan pelestarian bahan pustaka di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, di PNRI terdapat pelestarian dengan metode laminasi, fumigasi dan enkapsulasi. Tetapi untuk di Perpustakaan Nasional lebih banyak melakukan pelestarian bahan pustaka.
Dari hasil observasi awal yang dilakukan oleh penulis di Arsip Nasional Republik Indonesia, dapat dilihat bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelestarian dengan metode enkapsulasi, selain itu juga melakukan dengan metode laminasi. Pelestarian arsip kertas yang dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia adalah dengan metode laminasi yaitu dengan bahan tisu jepang dan enkapsulasi yaitu dengan bahan plastik astralon dan polyester. Masing-masing metode pelestarian memiliki ciri khas tersendiri, bahan, alat yang berbeda. Pada kegiatan pelestarian di Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki beberapa kendala.
Dari Observasi awal, Kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi belum ada kebijakan tertulis mengenai enkapsulasi yang ditulis langsung oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi belum banyak diikuti dan diterapkan oleh lembaga arsip lainnya yang ada di Indonesia, karena masih terbatasnya informasi mengenai pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi.
Pelestarian arsip kertas adalah usaha penyelamatan dokumen penting untuk menjaga fisik dokumen serta isi dokumen agar tetap bisa terjaga dengan baik dan tidak punah ditelan zaman, atau rusak oleh bencana baik bencana yang disebabkan oleh alam, ruangan penyimpanan arsip kertas, atau akibat faktor kelalaian manusia. Maka penulis berkeinginan untuk mengangkat permasalahan ini dalam sebuah penulisan skripsi dengan judul “Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah
Agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah, dan mendapatkan hasil yang baik sesuai dengan apa yang diinginkan, maka perlu adanya suatu pembatasan masalah. Pembatasan dalam penelitian ini adalah:
a. Kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi.
b. Proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi beserta kendala-kendala yang dihadapi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Perumusan Masalah
Agar penulisan lebih terarah dan sesuai dengan masalah yang akan diteliti pada Arsip Nasional Republik Indonesia, maka perlu dirumuskan bagaimana pelaksanaan kegiatan enkapsulasi pada Arsip Nasional Republik Indonesia dengan pertanyaan sebagai berikut:
a. Bagaimana kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi? b. Bagaimana proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi beserta kendala yang dihadapi Arsip Nasional Republik Indonesia?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui bagaimana kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi.
b. Untuk mendeskripsikan proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Manfaat Penelitian
a. Agar menjadi informasi yang bermanfaat bagi penulis dan mahasiswa dan menambah pengetahuan dan wawasan untuk penulis tentang hal-hal, permasalahan serta solusi proses dari kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.
b. Mengetahui cara teknis pada bidang pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia agar saat terjun ke dunia kerja dalam bidang pelestarian arsip sudah memiliki pengalaman.
D. Definisi Istilah 1. Pelestarian
Pelestarian (preservation) menurut definisi yang diberikan oleh International Federation Library Association (IFLA), mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode dan teknik, serta penyimpanannya. Sudarsono (1989:2), menerangkan bahwa pengawetan (conservation) dibatasi pada kebijaksanaan dan cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Perbaikan (restoration) menunjuk pada pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak.1
2. Arsip
Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan oleh sebuah instansi, lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama yang berkaitan
1Karmidi Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999),
dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis. Dengan definisi demikian arsip memiliki berbagai fungsi bagi instansi, lembaga maupun perorangan.2 3. Arsip Nasional Rebuplik Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang ketentuan-ketentuan pokok Kearsipan. Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas penting dalam penyelenggaraan pemerintahan saat ini karena arsip sendiri memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain itu Arsip Nasional Republik Indonesia juga berperan sebagai pembina Kearsipan Nasional sesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun.
4. Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah salah satu cara melindungi kertas dari kerusakan yang bersifat fisik, misalnya rapuh karena umur, pengaruh asam, karena dimakan serangga, kesalahan penyimpanan dan sebagainya. Pada umumnya kertas yang akan dienkapsulasi adalah berupa kertas lembaran seperti naskah kuno, peta poster dan sebagainya yang umumnya sudah rapuh.3 Kegiatan pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi yang dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia menggunakan bahan yaitu dengan plastik astralon dan polyester yaitu dengan cara mengkapsulkan arsip kertas dengan diapitkan dua plastik astralon ataupun polyester kemudian di rekatkan dengan double tape agar melindungi arsip kertas dan isi dokumennya.
2Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 1. 3
E. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, penelitian relevan, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang definisi Arsip Nasional Republik Indonesia, fungsi dan tugas Arsip, kebijakan pelestarian arsip, mengenai pengertian pelestarian arsip, fungsi pelestarian arsip, kertas sebagai bahan arsip, faktor perusak arsip, pencegahan kerusakan arsip terhadap bencana, pemeliharaan dan pengamanan arsip, usaha perbaikan arsip, menguraikan tentang pengertian Enkapsulasi.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini berisi jenis dan pendekatan penelitian, tempat dan waktu penelitian, informan penelitian, sumber data dalam penelitian, teknik pengumpulan data, analisis data.
Bab IV Hasil Penelitian
Bab ini membahas tentang hasil penelitian yang berkaitan dengan kegiatan pelaksanaan Enkapsulasi serta permasalahannya.
Bab V Penutup
Pada bab ini terdiri atas kesimpulan dan saran yang dibuat oleh penulis setelah melakukan penelitian di Arsip Nasional Republik Indonesia
8
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip Nasional Republik Indonesia
1. Definisi Arsip Nasional Republik Indonesia
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan Negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya dalam Peraturan ini disebut ANRI adalah lembaga pemerintah non kementrian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada presiden. ANRI dipimpin langsung oleh Kepala.2
ANRI adalah lembaga kearsipan nasional. ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala
1
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 2
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 Bab 1 Pasal 1
nasional yang diterima dari: a. lembaga negara; b. perusahaan; c. organisasi politik; d. organisasi kemasyarakatan; dan e. perseorangan.3
Menurut hemat penulis, Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga Non Kementrian yang bertanggung jawab langsung kepada presiden. Di Arsip Nasional Indonesia tersimpan banyak arsip, yakni arsip dari zaman sebelum tahun 1945 hingga sekarang. Di Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki banyak jenis arsip, yakni arsip vital, arsip dinamis, arsip statis.
Arsip juga memiliki nilai sejarah yang tinggi dan tak ternilai harganya karena arsip adalah memori kolektif bangsa, salah satu arsip vital Negara Indonesia adalah arsip proklamasi kemerdekaan Indonesia yaitu arsip proklamasi yang ditulis langsung oleh Soekarno dan arsip proklamasi yang diketik oleh Sayuti Melik, dan juga arsip rekaman suara proklamasi oleh Soekarno. Arsip vital proklamasi kemerdekaan tersebut adalah salah satu aset Negara Indonesia yang masih tersimpan rapi di Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia
Dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan; b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga;
c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan;
3
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 19
d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga, persandian, dan kearsipan;
e. Penyelenggaraan pembinaan kearsipan nasional;
f. Pelindungan, penyelamatan, dan pengelolaan arsip statis berskala nasional dan;
g. Penyelenggaraan system dan jaringan informasi kearsipan nasional.4 3. Tugas Arsip Nasional Republik Indonesia
ANRI mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.5
B. Kebijakan Pelestarian Arsip
Menurut Muhammad Razak, Kebijakan preservasi koleksi merupakan suatu dokumen yang berisi maksud-maksud preservasi secara rincian dan prosedur yang terkandung didalamnya. Pelaksanaan kebijakan preservasi diperoleh melalui proses perencanaan melalui proses penelusuran, survey kondisi dan penentuan cara-cara pelestarian yang akan dilakukan.6
Pada Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 63 berbunyi:
“(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat 2 huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
4Arsip Nasional Republik Indonesia, “Tugas Pokok dan Fungsi”, diakses pada 6 Oktober 2016 dari http://www.anri.go.id/detail/39-102-Tugas-Pokok-Fungsi
5
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 Pasal 2
6Vina Ardhiyanti, “Kegiatan Preservsi Preventif Arsip di Bank Indonesia Bandung”
artikel diakses pada 9 November 2016 dari
(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif.”7
Berdasarkan jenis dan tujuan perpustakaan dan lembaga arsip dapat ditentukan kebijakan-kebijakan dalam perawatan/pelestarian sehingga terhindar dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia, karena untuk melestarikan bahan pustaka dan arsip diperlukan biaya yang cukup besar, tenaga terampil dan perlengkapan serta bahan-bahan yang tidak mudah diperoleh.8
Menurut hemat penulis, kebijakan pelestarian arsip adalah dokumen tertulis yang berisi peraturan yang mengatur tentang kebijakan pelestarian arsip, baik itu mengatur tentang pengadaan bahan dan alat untuk kegiatan pelestarian arsip kertas, sumber daya manusia, dan seluruh proses kegiatan pelestarian arsip dari awal perencanaan kegiatan sampai akhir kegiatan pelestarian arsip tersebut selesai.
C. Pelestarian Arsip
1. Pengertian Pelestarian Arsip
Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang membahasnya. Informasi juga memiliki berbagai definisi yang berbeda antara satu definisi dengan definisi lain. Karena banyaknya definisi informasi, untuk memahami informasi sebaiknya kita melihatnya dari segi pemahaman bukan dari segi definisi.9
7Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Pasal 63. 8
Darmono, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah (Jakarta: PT Grasindo, 2001), h. 72
9Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,
Gordon B. Davis mengatakan, sistem informasi merupakan jalinan terintegrasi antara manusia dan atau mesin untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Dalam ensiklopedia manajemen diutarakan, sistem informasi adalah pendekatan telah direncanakan untuk mensuplai/memasok seluruh informasi yang akan digunakan sebagai pengambilan keputusan. “Sistem” mengandung arti “kumpulan dari komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dan lainnya”.10
Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk pekerjaan kantor (office work) lainnya, ialah formulir, surat, dan laporan.11 Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan oleh sebuah instansi, lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis.12
Istilah pelestarian atau preservation mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia metode dan teknik, serta penyimpanan. Artinya bahwa pelestarian bahan pustaka menyangkut pelestarian dalam bidang fisik tetapi juga pelestarian dalam bidang informasi yang terkandung didalamnya.13
Pelestarian (preservation), mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan termasuk cara menyimpan dan alat-alat bantuannya, tingkat dan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan, kebijaksanaan, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka dan arsip serta informasi yang dikandungnya. Dari batasan tersebut kegiatan preservasi mencakup kegiatan yang lebih luas termasuk
10Sedarmayanti, Tata Kearsipan (Bandung: CV. Mandar Maju, 2015), h. 1. 11 Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius (Anggota IKAPI), 1991 ), h. 11. 12
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 1.
13Bahar, Hijrana. “Upaya Pelestarian Naskah Kuno di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.” Jurnal Ilmu Perpustakaan Khizanah Al-
Hikmah, no. 1 (Januari-Juni 2015): h. 90-100, jurnal diakses pada 3 november 2016 dari http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=viewarticle&article=388697
dalam aspek manajemen serta pengambilan keputusan terhadap kebijakan tertentu yang berkaitan dengan pelestarian.14
Menurut Dureae dan Clement, pelestarian (preservation) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, taraf tenaga kerja yang diperlukan, kebijaksanaannya, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka serta informasinya yang dikandungnya.15
Kata konservasi merupakan terjemahan dari “conservation” merupakan salah satu tahapan dalam upaya melestarikan bahan perpustakaan. Beberapa pakar pelestarian memberikan definisi dan cakupan kegiatan konservasi yang berbeda-beda namun tujuan sama yaitu upaya memperpanjang usia pakai bahan perpustakaan baik yang kuno maupun yang kini untuk generasi sekarang dan generasi masa yang akan datang.16
Pelestarian (preservation) menurut definisi yang diberikan oleh International Federation of Library Association (IFLA), mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode dan teknik, serta penyimpanannya. Definisi pengawetan (conservation) oleh IFLA dibatasi pada kebijaksanaan dan cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Sedangkan perbaikan (Restoration) menurut definisi yang diberikan IFLA menunjuk pada
14
Darmono, Perpustakaan SekolahPendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja (Jakarta: Grasindo, 2007) h. 84.
15
Durea J.M dan D.W.G Clements, Dasar-dasar Pelestarian dan Pengawetan Bahan-bahan Pustaka (Jakarta: Perpustakaan Nasional 1990), h. 1.
16Made Ayu Wirayati, dkk., Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka (Konservasi Kuratif Bahan Perpustakaan Media Kertas) (Jakarta: Perpustakaan nasional RI, 2014), h. 6.
pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak.17
Tujuan pelestarian bahan pustaka dan arsip adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dan arsip dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal.18
Menurut hemat penulis, pelestarian arsip adalah upaya melestarikan arsip guna menyelamatkan isi kandungan dari dokumen tersebut. Dilakukan pelestarian arsip agar fisik arsip juga tetap terjaga dari berbagai macam faktor perusak arsip yang menyebabkan arsip kertas tersebut bisa rusak, rapuh ataupun sobek.
2. Fungsi Pelestarian Arsip
Menurut Karmidi Martoatmodjo, Fungsi pelestarian ialah menjaga agar koleksi perpustakaan tidak diganggu oleh tangan jahil, serangga yang iseng, atau jamur yang merajalela pada buku-buku yang ditempatkan di ruang yang lembab.19 Karmidi Martoatmodjo juga menjelaskan, pelestarian mememiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
a. Fungsi melindungi
Bahan pustaka dilindungi dari serangan serangga, manusia, serangga dan binatang kecil tidak akan dapat menyentuh dokumen. Manusia tidak akan salah dalam menangani dan memakai bahan pustaka. Jamur tidak akan akan
17Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 1.
18Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,
1993), h. 271.
sempat tumbuh, dan sinar matahari serta kelembapan udara di perpustakaan akan mudah dikontrol.20
b. Fungsi pengawetan
Dengan dirawat baik-baik, bahan pustaka menjadi awet, bisa lebih lama dipakai, dan diharapkan lebih banyak pembaca dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut.21
c. Fungsi kesehatan
Dengan pelestarian yang baik, bahan pustaka menjadi bersih, bebas dari debu, jamur, binatang perusak, sumber dan sarang dari berbagai penyakit, sehingga pemakai maupun pustakawan menjadi tetap sehat. Pembaca lebih bergairah membaca dan memakai perpustakaan.22
d. Fungsi pendidikan
Pemakai perpustakaan dan pustakawan sendiri harus belajar bagaimana cara memakai dan merawat dokumen. Mereka harus menjaga disiplin, tidak membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan, tidak mengotori bahan pustaka maupun ruangan perpustakaan. Mendidik pemakai serta pustakawan sendiri untuk berdisiplin tinggi dan menghargai kebersihan.23 e. Fungsi kesabaran
Merawat bahan pustaka ibarat merawat bayi atau orang tua, jadi harus sabar. Bagaimana kita bisa menambal buku berlubang, membersihkan kotoran binatang kecil dan tahi kutu buku dengan baik kalau kita tidak sabar.
20Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 6. 21
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 6. 22
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 6. 23Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 6.
Menghilangkan noda dari bahan pustaka memerlukan tingkat kesabaran yang tinggi.24
f. Fungsi sosial
Pelestarian tidak bisa dikerjakan oleh seorang diri. Pustakawan harus mengikut sertakan pembaca perpustakaan untuk tetap merawat bahan pustaka dan perpustakaan. Rasa pengorbanan yang tinggi harus diberikan oleh setiap orang, demi kepentingan dan keawetan bahan pustaka.25
g. Fungsi ekonomi
Dengan pelestarian yang baik, bahan pustaka menjadi lebih awet. Keuangan dapat dihemat. Banyak aspek ekonomi lain yang berhubungan dengan pelestarian bahan pustaka.26
h. Fungsi keindahan
Dengan pelestarian yang baik, penataan bahan pustaka yang rapih, perpustakaan tampak menjadi makin indah, sehingga menambah daya tarik kepada pembacanya.27
D. Kertas Sebagai Bahan Arsip
Menurut Boedi Martono dalam bukunya menjelaskan, Arsip sebagaimana telah dikemukakan di muka, coraknya bermacam-macam. Arsip dapat berupa film, rekaman suara, video, disket, gambar hidup, dan jenis lainnya yang terdiri dari arsip kertas. Masing-masing jenis arsip tersebut memiliki karakteristik yang berbeda, sehingga cara pemeliharannya pun berbeda pula. Oleh karenanya diperlukan pemahaman tentang karakter masing-masing jenis arsip, jika ingin
24Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 6. 25
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h.7. 26
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 7. 27Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 7.
memelihara arsip secara tepat.28 Arsip kertas adalah arsip-arsip yang terbuat dari bahan kertas.
Boedi Martono juga menjelaskan, Kertas yang dikenal dalam bentuk sekarang ini diketemukan oleh orang Cina sekitar 105 SM. Kertas dibuat dari bahan tumbuh-tumbuhan seperti kayu, ampas tebu, dan bahan-bahan lainnya seperti kain. Sekitar tahun 1945 – 1950, di masa revolusi kita kenal kertas yang dibuat dari bahan merang (batang padi). Bahan tumbuh-tumbuhan tersebut yang diperlukan selulosanya yang akan dijadikan bahan baku. Zat nonselulosa dipisahkan melalui suatu proses kimia atau refining. Dengan refining lebih baik karena tidak akan merusakkan serat.29
Menurut Darmono, definisi kertas adalah suatu bahan berbentuk lembaran tipis dari serat tumbuhan atau sintetis yang dipakai untuk menulis, melukis, serta menyebarkan berbagai informasi dan pengetahuan.30
Menurut Karmidi Martoatmodjo, kertas adalah lembaran yang terbuat dari bahan serat sellulosa alam atau serat buatan yang telah mengalami penggilingan ditambah beberapa bahan tambahan, misalnya kaolin, zat warna, formaldehida (untuk member daya tahan pada kertas) dan sebagainya.31
Warna putih pada kertas diperoleh dari proses pemutihan. Proses ini dilakukan secara bertingkat seperti khlorisasi, ekstraksi, hipo, hydrogen dioxide. Tujuan pemutihan ini untuk mendapatkan pulp (bubur) dengan derajat putih yang tinggi. Pada proses pemutihan di satu pihak akan diperoleh kertas putih yang baik,
28Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h. 66. 29
Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.66-67.
30Darmono, Perpustakaan Sekolah, h. 85.
namun di pihak lain proses tersebut mengurangi daya tahan kertas. Kertas akan cepat rusak.32
Pulb adalah bahan setengah jadi yang akan diolah untuk menjadi kertas. Agar kapasitasnya bertambah dan daya cetaknya memadai, permukaan kertas rata, pulb akan dibubuhi bahan pengisi (filter). Pada leaflet yang dikeluarkan oleh Balai Besar Selulosa Departemen Perindustrian, tingkat-tingkat pemutihan disebutkan meliputi khlorisasi, ekstraksi, hipo, hydrogen dioxide dan sebagainya.33
Menurut Wursanto di dalam bukunya, bentuk atau wujudnya, arsip ada beberapa macam, misalnya:
1. Surat
Dalam hal ini yang dmaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain:
a. Naskah perjanjian atau kontrak
b. Akte pendirian perusahaan/ organisasi c. Notulen rapat
d. Laporan-laporan e. Kuitansi
f. Naskah berita acara g. Bon penjualan h. Kartu pegawai
i. Tabel-tabel, gambar atau bagan j. Grafik
32Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.67. 33
2. Pita rekaman 3. Piringan hitam 4. Mikrofilm.34
Menurut hemat penulis kertas adalah salah satu sekian banyak bahan arsip, namun kekurang dari kertas adalah bahannya yang mudah sobek sehingga arsip yang terbuat dari kertas perlu dilakukan pencegahan kerusakan arsip kertas dan melindunginya yaitu dengan cara pelestarian arsip kertas agar arsip tetap terjaga isi dokumennya dan terlindung dari perusak arsip.
E. Faktor-faktor Perusak Arsip
Jenis perusak bahan pustaka tersebut sangat tergantung pada keadaan iklim dan alam setempat, serta lingkungannya.35 Menurut Karmidi Martoatmodjo, Kerusakan bahan pustaka itu secara garis besar dapat disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu:
1. Faktor Biologi
Bahan pustaka terdiri atas selulosa, perekat dan protein yang merupakan sumber makanan bagi makhluk hidup seperti jamur, serangga, binatang pengerat dan lain-lain. Makhluk tersebut dapat hidup dengan kondisi lingkungan yang kelembaban dan suhunya tinggi. Bila ruang tempat menimpan bahan pustaka lembab dan dibiarkan berlarut-larut maka akan banyak dijumpa bahan pustaka yang rusak berat.36
34Wursanto, Kearsipan 1, h. 22-23.
35
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 36.
36
a. Binatang pengerat
Tikus juga merupakan binatang perusak buku yang cukup sulit diberantas. Mereka biasanya memakan buku-buku dan arsip yang disimpan didalam gudang dan dijadikan sarang. Tindakan pencegahan untuk melindungi kertas dari serangan tikus adalah tempat penyimpanan arsip harus bersih dan kering serta selalu dikontrol secara berkala. Lubang-lubang yang memungkinkan tikus dapat masuk harus ditutup dengan rapat.37
b. Serangga
Jenis serangga cukup banyak. Serangga merupakan masalah yang pelik di Negara tropik. Makanan yang digemarinya ialah lem atau perekat yang terbuat dari tepung kanji. Siklus kehidupan serangga terdiri atas beberapa fase (tahap) yaitu telur, larva, kepompong, dewasa. Kerusakan terbesar terjadi ketika serangga hidup pada fase larva. Lingkungan yang lembab, gelap, sirkulasi udara kurang merupakan tempat yang ideal bagi serangga.38 Jenis-jenis serangga dapat digolongkan sebagai berikut:
1) Rayap
Sebutan lain untuk rayap ialah semut putih, walaupun sebetulnya rayap itu bukan semut dan warnanya tidak putih. Makanan utama rayap adalah kayu, kertas, foto, gambar, rumput, dan lain-lain. Rayap mampu memusnahkan setumpuk bahan pustaka dalam waktu singkat.39
2) Ikan Perak (Silver fish)
Ikan perak mempunyai banyak nama, antara lain silver moth, sugar fish, slicker, fish moth, dan sugar louse. Serangga ini lebih aktif di malam
37Darmono, Manajemen dan Tata Kerja, h. 78. 38Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka h. 37 39
hari. Telurnya diletakkan di tempat-tempat yang gelap. Setelah dua minggu apabila kondisi lingkungan mendukung maka telur akan menetas. Jenis serangga ini hidup ditempat-tempat yang gelap seperti dibelakang buku-buku, rak-rak, dan lemari. Makanan yang menjadi sasaran utamanya ialah perekat yang terbuat dari tepung kanji. Bagian buku yang paling cepat di rusak ialah punggung buku, kulit buku, label buku, gambar, dan lain lain. Serangga ini diperkirakan mempunyai seratus jenis yang tersebar di seeluruh dunia.40
3) Kutu Buku (Book lice)
Bentuk serangga ini sangat kecil sehingga sering disebut kutu buku. Bagian buku yang diserang ialah punggung dan pinggirnya. Serangga ini memang sangat rakus terhadap kertas. Permukaan kertas selalu dikikisnya sehingga huruf-hurufnya hilang. Disamping itu, kutu buku menghancurkan selulosa. Perusakan kertas dilakukan oleh larva-nya. Jenis serangga ini paling suka diberantas.41
4) Jamur
Jamur (fungi) merupakan mikroorganisme yang tidak berklorofil. Untuk memperoleh makanan harus mengambil dari sumber kehidupan lain (parasit) ataupun dari benda mati (sapropit). Kertas merupakan tempat yang ideal bagi berkembangnya spora, terutama di lingkungan yang mempunyai kelembaban tinggi. Jamur ini juga merusak perekat-perekat yang ada pada kertas sehingga mengurangi daya rekatnya, dan merusak tinta yang mengakitbatkan tulisan tidak terbaca. Jamur yang menempel
40
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 38.
41
pada bahan pustaka bida membuat bahan pustaka lengket satu sama lain sehingga kertas sobek jika dibuka.42
2. Faktor Fisika a. Debu
Debu dapat masuk secara mudah ke dalam ruang perpustakaan melalui pintu jendela, atau lubang-lubang angin perpustakaan. Apabila debu melekat pada kertas, maka akan terjadi reaksi kimia yang meninggikan tingkat keasaman pada kertas. Akibatnya kertas menjadi rapuh dan cepat rusak. Di samping itu, apabila keadaan ruang perpustakaan lembab, debu yang bercampur dengan air lembab itu akan menimbulkan jamur pada buku. Debu dari jalan yang mengandung belerang atau debu dari knalpot kendaraan memiliki daya rusak yang paling tinggi. Debu tersebut sangat mudah bersenyawa dengan kertas, apalagi pada ruangan yang lembab. Untuk menghindari kerusakan bahan pustaka dan arsip yang disebabkan oleh debu perpustakaan hendaknya selalu bebas dari debu. Caranya ialah dengan selalu membersihkan ruang perpustakaan. Alat pembersih yang paling bagus untuk bahan pustaka adalah vacuum cleaner.43
b. Suhu dan kelembaban
Kerusakan kertas yang diakibatkan oleh suhu yang terlalu tinggi dapat menyebabkan perekat pada jilidan buku menjadi kering, sedangkan jilidannya sendiri menjadi longgar. Di samping itu, suhu yang tinggi itu dapat mengakibatkan kertas menjadi rapuh, warna kertas menjadi kuning.
42
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 39. 43Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h.44.
Sebaiknya, apabila lembab nisbi terlalu tinggi, buku dan kertas arsip akan menjadi lembab.44
c. Cahaya
Kertas yang kepanasan akan rusak berubah warna menjadi kuning dan rapuh akhirnya rusak. Hindarilah sinar ultra violet (sinar matahari) yang masuk langsung ke perpustakaan atau gedung penyimpanan arsip. Kerusakan yang terjadi karena pengaruh sinar ultra adalah memudarnya tulisan, sampul buku, dan bahan cetak. Selain itu kertas juga akan menjadi rapuh. Proses kerusakan akan dipercepat dengan adanya uap air dan oksigen dalam udara, sehingga menimbulkan perubahan warna. Buku menjadi kuning kecoklatan dan kadar kekuatan serat pada kertas menurun. Tidak hanya buku, bahan audiovisual lainnya seperti piringan hitam, kaset audio maupun video akan rusak jika kepanasan.45
3. Faktor kimia
Terjadinya reaksi oksidasi dan hidrolisis menyebabkan susunan kertas terdiri atas senyawa-senyawa kimia itu akan terurai. Oksidasi pada kertas yang terjadi karena adanya oksigen dari udara menyebabkan jumlah gugusan karbonat dan karboksil bertambah dan diikuti dengan memudarya warna kertas.46
4. Faktor lain a. Manusia
Manusia dapat bertindak sebagai penyayang buku, tetapi juga bisa menjadi perusak buku yang hebat. Berdasarkan kenyataan yang ada, kerusakan buku terjadi karena ulah manusia. Misalnya, pembaca di perpustakaan secara
44Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 44.
45
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 45. 46Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 46.
sengaja merobek bagian-bagian tertentu dari sebuah buku, misalnya diambil gambarannya, tabel-tabel statistiknya. Kadang-kadang pengguna perpustakaan sengaja atau tidak sengaja, membuat lipatan sebagai tanda batas baca atau melipat buku yang ke belakang. Sebagai akibatnya, perekat yang mengelem punggung buku untuk memperkokoh penjilidan dapat terlepas sehingga lembaran-lembaran buku akan terpisah dari jilidnya. Kecerobohan manusia lain misalnya habis makan tidak membersihkan tangan dahulu menyebabkan buku menjadi kotor. Apabila buku dipegang dengan tangan kotor atau berminyak, buku akan bernoda. Kotoran yang melekat pada tangan akan berpindah ke buku. Penempatan buku yang terlalu padat di rak akan menyebabkan punggung dan kulitnya rusak.47
b. Bencana alam
Bencana alam seperti kebakaran atau banjir, dapat mengakibatkan kerusakan koleksi bahan pustaka dan arsip dalam jumlah besar dan dalam waktu yang relatif singkat. Oleh karena itu pustakawan diharapkan mampu menekan sekecil mungkin akibat dari bencana tersebut. Bahaya banjir merupakan musibah yang sering melanda beberapa tempat di Indonesia. Bahan pustaka dan arsip yang rusak oleh air harus diperbaiki dengan cara dikeringkan atau dianginkan.48
Menurut hemat penulis, kita perlu untuk memperhatikan faktor-faktor perusak arsip seperti yang disebutkan tadi, oleh karena itu perlu dilakukan pencegahan kerusakan arsip. Agar arsip kertas selalu terjaga isi dokumennya dan bentuk fisiknya tidak mudah rapuh dan rusak.
47
Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 46. 48Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 47.
F. Pencegahan Kerusakan Arsip terhadap Bencana
Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya, salah satu tanggung jawab manajer arsip ialah menjaga arsip terhadap kerusakan dan pemusnahan dan mencoba mengatasi arsip yang terkena bencana. Untuk itu manajer harus membuat rencana yang menjelaskan tindakan pencegahan atau meminimumkan akibat bencana potensial, tindakan yang perlu diambil bila benar-benar terjadi bencana, dan tindakan untuk merawat arsip setelah terjadi bencana.49
Rencana pencegahan bencana yang menimpa arsip meliputi berbagai prosedur guna mencegah kerusakan atas arsip dan merekontruksi ulang arsip yang rusak akibat bencana. Metode pencegahan ini berbeda-beda tergantung pada jenis bencana dan media penyimpanan arsip. Semua arsip rentan pada gangguan alam dan manusia.50
1. Pencegahan Kebakaran
Dari semua bencana yang dapat merusakkan arsip makan bencana kebakaran merupakan bencana potensial yang paling mampu menimbulkan kerusakan. Perlindungan terhadap api dilakukan dengan cara menyimpan arsip dalam brankas, laci, lemari dan kotak. Ketahanan arsip terhadap kebakaran diukur dengan waktu yang diperlukan api mencapai 1770C. Pada bagian dalam penyimpanan arsip. Kertas terbakar pada suhu 1770C.51
Dalam rangka memanfaatkan ruangan maka banyak instansi menggunakan penyimpanan rak terbuka, arsip disimpan dalam folder atau pada berbagai kardus karton dan yang terbuka dan tertutup. Jarak antara masing-masing rak ialah 75cm. Antara gang tergantung folder berisi arsip kertas.
49
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 171. 50
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 173-174. 51Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 179.
Penyimpanan semacam ini rentan terhadap percikan api, baik dari korek api, lampu neon maupun panas yang timbul dari bola lampu.52 Sulistyo Basuki mengatakan di dalam bukunya, guna mengurangi risiko kebakaran maka berbagai cara sederhana disarankan seperti:
a. Menggunakan alat yang digerakkan secara hastawi (manual) bukan dengan mesin.
b. Menggunakan forklift berdaya gas bukan listrik.
c. Melarang penggunaan alat pemanas cangkigan (portable), hot plates, alat pembuat kopi, fotokopi, batterai charges, api pateri atau las dan sumber api lainnya.
d. Melarang penyimpanan bahan kimia, minyak, cat dan benda lain yang mudah terbakar di dalam atau dekat ruang simpan arsip.
e. Melarang merokok,
f. Membatasi ruangan simpan arsip paling sedikit 30 cm dari sumber cahaya terdekat.53
g. Memasang pendeteksi asap pada tiap ruangan dalam perpustakaan dan tempat penyimpanan arsip
h. Alat pemadam api harus dipasang ditempat-tempat yang mudah terjangkau.54
2. Pencegahan Air dan Gempa Bumi
Air sama merusaknya dengan api karenanya pencegahan terhadap banjir sama pentingnya dengan pencegahan terhadap kebakaran. Air tidak saja berupa banjir melainkan juga dalam bentuk bocoran dari atap atau pipa leding.
52
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 179. 53
Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 180.
54
Arsiparis hendaknya menyadari bahwa bahaya kebakaran lebih besar daya rusaknya daripada bahaya air Karena arsip yang basah masih dapat diselamatkan namun arsip yang terbakar sama sekali tidak dapat diselamatkan. Arsip dapat juga rusak akibat kelalaian manusia misalnya ketumpahan teh atau minuman lainnya. Sebaiknya ada garis haluan melarang minum di ruangan penyimpanan arsip.55
Bila gedung depo arsip berada di kawasan yang bebas gempa maka tindakan pencegahan terhadap gempa dapat ditekan seminimum mungkin. Namun bila gedung depo terletak di kawasan rawan gempa atau badai maka perlu tindakan pencegahan. Untuk Indonesia relatif bebas dari badai namun hujan dapat menimbulkan kerusakan berupa banjir, bocor, dan genangan air. Beberapa depo arsip menaikkan tempat penyimpanan arsip sampai 25 cm di atas lantai, untuk bagian bawah digunakan kontener kedap air. Juga disarankan agar ruang penyimpanan arsip tidak berada dipermukaan tanah guna mencegah banjir dan resapan air. Tindakan pencegahan lain berupa penyediaan pompa isap air.56
G. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
1. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Menurut Wursanto di dalam bukunya mengatakan, tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan almari arsip.57
55Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 181. 56Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 181.
a. Rak Arsip
Menurut Wursanto, untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:
1) Rak sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papa rak 2) Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan waktu membersihkan lantai di bawah rak.
3) Rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu. Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan mempergunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan mempercepat proses kerusakan arsip.58 b. Almari Arsip
Almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu.59 Untuk menjaga arsip-arsip di dalam almari dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:
1) Almari arsip harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya.
58
Wursanto, Kearsipan 1, h. 225. 59Wursanto, Kearsipan 1, h. 225.
2) Susunlah arsip-arsip di dalam almari agak renggang, jangan terlalu rapat, agar tingkat kelembaban tetap terjaga sehingga tidak melampau tingkat kelembaban yang diinginkan. Di samping itu penataan arsip secara renggang akan memudahkan pengambilan arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
3) Apabila almari arsip dibuat dari kayu, hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara mengolesi sama denga cara mengolesi pada rak kayu.
4) Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus (kanfer) di dalam almari arsip.60
2. Pengamanan Arsip
Menurut Darmono untuk melindungin bahan pustaka dan arsip dari pencurian, maka perlu diambil langkah sebagai berikut:
a. Pemasangan alarm sistem, terutama untuk menghindari pencurian pada jam-jam kantor,
b. Perlu pemeriksaan identitas pemakai jasa perpustakaan dan arsip
c. Perlu dipasang pengumuman bahwa pengunjung perpustakaan dan gedung arsip dilarang membawa tas, mantel, paying ke dalam ruang baca arsip. Bila perlu diadakan pemeriksaan pada pengunjung yang keluar dari ruang baca.
d. Pengecekan pada bahan pustaka dan arsip yang ada dalam ruang penyimpanan dan ruang baca untuk mengeahui lebih dini adanya koleksi arsip yang hilang.61
60
Menurut Wursanto, pengamanan arsip menyangkut penyimpanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.62
a. Pengamanan Arsip dari Segi Informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti diatur dalam pasal 11.63
Menurut hemat penulis, pengamanan arsip dari segi informasinya diperlukan agar isi dokumennya tetap terjaga. Pengamanan arsip dari segi informasinya sudah di atur di dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Agar tidak ada pihak yang tidak bertanggungjawab menyalahgunakan informasi arsip.
b. Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Sebagaimana telah diutarakan di muka. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam), dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem.64
Faktor eksternal antara lain meliputi: kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, dan
61
Darmono, Manajemen dan Tata Kerja, h. 80. 62
Wursanto, Kearsipan 1, h. 229. 63
Wursanto, Kearsipan 1, h. 229. 64Wursanto, Kearsipan 1, h. 230.
sejenisnya, rayap, gegat dan berbagai jenis serangga perusak/ pemakan kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara restorasi, laminasi, enkapsulasi dan microfilm.65
H. Usaha Perbaikan Arsip yang Rusak
Arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional menjadi asset memori suatu bangsa. Sejarawan Abdurrachman Surjomiharjo menunjukkan makna penting arsip ini dengan menunjukkan makna penting arsip ini dengan menunjukkan peristiwa pada masa revolusi sosial bulan Oktober hingga Desember 1945 saat belanda menggoyah Indonesia yang baru saja merdeka. Saat itu, Belanda tidak hanya menggoyah Indonesia melalui pendudukan wilayah dan mematahkan perlawanan republik, tetapi juga melalui penyitaan arsip milik Indonesia.66
Oleh karena itu, menjadi keharusan bagi lembaga kearsipan untuk memelihara dengan baik arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Kegiatan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis tersebut.67 Beberapa usaha perbaikan arsip diantaranyan adalah:
1. Laminasi
Laminasi adalah tekhnik memperkuat kertas atau dokumen melalui pelapisan dua lembar tisu (Japanese tissue) pada permukaan kertas atau dokumen.68 Laminasi artinya melapisi bahan pustaka dengan kertas khusus, agar bahan
65
Wursanto, Kearsipan 1, h. 230.
66 Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa (Jakarta: anri, 2012), h.36 67Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h.37.
68
pustaka menjadi lebih awet. Proses laminasi biasanya digunakan untuk kertas-kertas yang sudah tidak dapat diperbaiki, dengan cara lain misalnya seperti menambal, menjilid, menyambung dan sebagainya.69 Laminasi yaitu suatu cara menutup/ melapis/ menambal satu lembar arsip dengan bahan penguat (kozo tissue paper).70 Metode yang digunakan dalam proses laminasi ada dua macam yaitu:
a. Laminasi secara manual
Laminasi dengan cara manual dapat dilakukan dengan cara melembabkan permukaan kertas menggunakan sprayer air lalu dikuas secara perlahan. Kemudia kedua permukaan diletakkan tissue dan diberi perekat. Bahan yang digunakan untuk laminasi adalah tissue Jepang (Japanese tissue paper) dengan perekat yang digunakan adalah CMC (Carboxly Methyl Cellulose).71
b. Laminasi menggunakan mesin
Laminasi secara mekanik dilakukan dengan menggunakan mesin laminators atau thermostatically dengan cara menekan kuat tissue berperekat yang ada pada dokumen. Laminasi dengan mesin memiliki efek dari mesin pemanas yang bisa merusak kertas.72
2. Menambal dan menyambung (Mending)
Menurut buku pedoman teknis pelestarian bahan pustaka oleh Perpustakaan Nasional, untuk memulihkan bentuk dan kekuatan kertas, perlu dilakukan upaya perbaikan yang disesuaikan dengan bentuk kerusakan yang terjadi.
69
Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h.111 70
Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 38. 71
Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.27 72Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.2-28.
Menambal adalah menutup bagian bahan perpustakaan atau arsip yang berlubang sehingga tampak utuh seperti semula. Sedangkan menyambung adalah merekatkan bagian yang robek agar tidak menjadi bertambah lebar. Untuk menambal dan menyambung dapat dilakukan dengan menggunakan Japanese tissue paper (dengan ketebalan 27 gr), atau Hand made paper dengan CMC (carboxyl methyl cellulose) sebagai perekat.73 Proses menambal dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
a. Menambal secara manual
Menambal dengan menggunakan tangan tanpa peralatan khusus. Terlebih dahulu membuat pola kerusakan menggunakan pinsil diatas selembar tissue Jepang ukuran 27 gram (Japanese Tissue) yang ditempelkan diatas bagian yang berlubang dan dibantu dengan meja berlampu (light table). Selanjutnya pola kerusakan yang sudah tergambar pada tissue Jepang tersebut pelan-pelan dirobek dengan cara menarik perlahan. Untuk memudahkan merobek tissue tersebut dapat menggunakan kuas yang terlebih dahulu dicelupkan ke dalam air. Selanjutnya tissue yang sudah dibentuk sesuai lubng tersebut direkatkan persis dibagian yang robek dengan menggunakan lem CMC.74
b. Leaf casting
Leaf casting yaitu teknik menambal menggunakan mesin leaf caster, caranya dengan memasukkan bubur kertas (pulp) ke dalam mesin leaf caster lalu kertas yang robek diletakkan di dalam mesin tersebut selanjutnya pulp tersebut akan mengisi bagian yang hilang sehingga kertas tampak utuh
73
Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 25. 74Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 25.
kembali.75 Leaf casting yakni proses perbaikan arsip tekstual dengan cara menambal atau mengisi bagian yang hilang atau berlubang pada lembaran arsip dengan bubur kertas atau pulp.76
I. Enkapsulasi
Secara alamiah, media arsip berbasis kertas akan mengalami proses pelapukan jika disimpan dalam jangka waktu lama, karena kertas merupakan bahan organik yang dapat terurai. Demikian pula jenis arsip audiovisual, dapat rusak karena terbuat dari bahan-bahan yang tidak stabil. Untuk menjamin keselamatan arsip dari berbagai faktor perusak arsip, baik yang bersumber dari faktor internal dan eksternal perlu tindakan preservasi arsip (preventif dan kuratif) sesuai dengan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan.77
Ada beberapa pekerjaan dilaksanakan dalam melakukan preservasi arsip, salah satunya adalah dengan cara metode enkapsulasi. Enkapsulasi adalah salah satu cara melindungi kertas dari kerusakan yang bersifat fisik, misalnya rapuh karena umur, pengaruh asam, karena dimakan serangga, kesalahan penyimpanan dan sebagainya.78
Enkapsulasi yakni suatu cara perawatan arsip dengan menggunakan pelindung untuk menghindari kerusakan yang bersifat fisik, menggunakan teknik setiap lembar arsip dilapisi dua lembar polyester plastic dengan bantuan double
75Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 26. 76
Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 39. 77
Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 37-38. 78Martoatmidjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113.
tape.79 Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memperkuat kertas atau dokumen yang berbentuk lembaran lepas agar terhindar dari kerusakan yang bersifat fisik.80 Menurut hemat penulis, tujuan enkapsulasi adalah untuk menjaga kelestarian arsip baik isi dokumen arsip tersebut maupun fisik arsip tersebut. Maka arsip tidak terlihat rapuh dan tidak rusak atau sobek saat dipegang untuk dimanfaatkan informasi yang terkandung di dalamnya. Pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi memiliki tujuan untuk memperpanjang umur fisik dan menjaga kelestarin informasi yang terkandung di dalamnya.
Pada umumnya kertas yang dienkapsulasi adalah berupa kertas lembaran seperti naskah kuno, peta, poster dan sebagainya yang umumnya sudah rapuh.81 Proses ini sangat ideal untuk melestarikan dokumen dalam bentuk lembaran seperti (peta, gambar, surat kabar atau dokumen bentuk lembaran lainnya) yang membutuhkan perlindungan khusus agar aman pada saat pameran, perjalanan jauh atau sehingga aman ketika disimpan, atau dalam kondisi yang rapuh.82
Menurut bagian bidang preservasi Perpustakaan Nasional, alat dan bahan yang diperlukan dalam melakukan enkapsulasi diantaranya:
1. Plastik Polyethlylane/Poliester. Plastik tersebut merupakan plastik yang bebas asam contohnya mylar. Ukuran plastik tersebut lebih besar dari bahan pustaka berupa lembaran kertas sebanyak dua lembar.
2. Double side tape, perekat ini merupakan perekat yang bebas asam contohnya 3M. Lebar duble side tape tersebut yaitu 5mm.
3. Pemberat
79Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 38. 80
Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 29. 81
Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113.
4. Cutter 5. Cutter mat83
Menurut bagian bidang Preservasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Enkapsulasi merupakan cara untuk melindungi arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Pada proses enkapsulasi setiap lembar kertas atau dokumen dilindungi dengan plastik bebas asam. Cara yang dilakukan dalam melakukan proses enkapsulasi ialah dengan mengapit lembaran kertas atau dokumen diantara dua lembar plastik dan pada bagian pinggirnya direkatkan dengan menggunakan double side tape.84 Cara kerja dalam melaksanakan enkapsulasi daintaranya: 1. Meletakkan plastik mylar di atas meja, membersihkan dengan lap bersih jika
ada bagian yang kotor.
2. Meletakkan kertas dokumen di atas plastik mylar dengan posisi ada di tengah-tengah plastik.
3. Meletakkan pemberat di atas dokumen.
4. Menempelkan double side tape yang bebas asam di atas mylar pada garis lurus pinggir dokumen dan letaknya berjarak 2-3 mm dari pinggir dokumen sehingga double side tape yang bebas asam tersebut tidak bersentuhan dengan kertas dokumen.
5. Melebihkan double side tape yang bebas asam sekitar 5 mm dari garis lurus dokumen kertas.
6. Memotong double side tipe yang bebas asam dengan cutter.
7. Lakukan penempelan double side tape yang bebas asam dengan cara yang sama pada ketiga sisi lainnya dari kertas dokumen.
83 Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.137
8. Setelah penempelan double side tape yang bebas asam di atas mylar selesai, sisihkan pemberat.
9. Selembar mylar lagi di atas kertas dokumen.
10. Meletakkan kembali pemberat di atas plastik mylar.
11. Melepaskan kedua kertas double side tape yang bebas asam dengan cutter. 12. Melepaskan sedikit kertas double side tape.
13. Merekatkan kedua sisi plastik mylar dengan double side tape.
14. Mengulangi hal yang sama pada ujung diagonal kertas dokumen tersebut. 15. Setelah kedua ujung tersebut menempel, kemudian menarik sisa kertas double
side tape sehingga semua kertas double side tape lepas dan kedua lembar mylar menempel pada double side tape.
16. Mengulangi hal yang sama pada ketiga kertas double side tape.
17. Gosok permukaan plastik mylar yang ditempel double side tape supaya double side tape menempel kuat pada pastik mylar.
18. Meletakkan penggaris 2-3 mm dari pinggir double side tape, kemudian rapihkan pinggiran plastik mylar dengan memotong plastik mylar yang berlebih.
19. Melakukan pada keempat pinggir plastik mylar.
20. Diakhiri dengan merapihkan bahan pustaka yang telah dienkapsulasi.85
Menurut hemat penulis, enkapsulasi merupakan salah satu cara memperbaiki arsip kertas yang rusak atau rapuh, yaitu dengan cara mengapitkan arsip kertas yang ingin dienkapsulasi dengan menggunakan dua plastik polyester dan pinggiran plastik polyester tersebut diberi perekat double tape, hal ini untuk
85
