51 e) Standar/ masalah yang Dibahas
7) Facility Management and Safety (FMS) System tracer a) Tujuan
Evaluasi sistem FMS di RS
Efektifitas program FMS dalam manjemen resiko.
Identifikasi area yang berpeluang / berpotensi untuk dilakukan peningkatan program FMS
Penilaian tingkat kepatuhan RS terhadap standar FMS
b) Lokasi Telusur FMS
Area yang berkaitan dengan pasien : tergantung hasil diskusi tim Survey Area tdk terkait pasien : sSemua lokasi / fasilitas di RS
a. Boiler (maintenance dan ijin)
b. Generator Set (maintenance dan uji coba sistem emergency) c. AHU (hepa filter)
d. Lift (maintenance, pengujian berkala /ijin dan kondisi emergency) e. Area penerimaan barang (gizi, dan RT )
f. Gudang Rumah Tangga (daftar barang dan peletakannya)
g. CSSD, Laundry/ linen (kendali infeksi : APD, Suhu dan ventilasi) h. Laboratorium (kalibrasi, maintenance, ruang penyimpanan B3 dan APD) i. SIM RS (sistem keamanan : CCTV, finger spot, public system )
j. Gizi (dapur) : fisik, suhu freezer, fire safety, tabung LPG k. Water treatment (baku mutu air, maintenance)
l. Central Gas (signed, MSDS, kekuatan tabung, kalibrasi) m. Gas LPG (program pengurangan api)
n. Tangga darurat (signed, tidak terhalang, pintu tidak boleh terkunci) o. Deteksi dini kebakaran,Jalur evakuasi, exit dan titik kumpul p. Penyimpanan B3, spill kit dan MSDS/instruksi kerja
q. Area berpotensi resiko : ruang linen, ruang Oksigen ( signed jelas) r. Tempat pembuangan limbah dan sampah (ijin, MoU, signed) s. Kamar jenazah (suhu freezer mayat)
t. Sistem AC (maintenance)
53
c) Pemilihan Topik Sistem Tracer Manajemen Fasilitas dan Keselamatan
Topik sistem tracer Manajemen Fasilitas dan Keselamatan akan dipilih oleh surveyor administrator dengan menggunakan teknik yang beragam. Pilihan tracer bisa didapat dari pengamatan yang dilakukan oleh semua surveyor saat melakukan bagian dari survei mereka, dan dapat juga meliputi topik yang komplek untuk mengevaluasi selama Tur Fasilitas atau perlu melibatkan diskusi multidisiplin ilmu. Sebagai contoh, surveyor mungkin mengamati kebocoran air di ruang bawah tanah, air di lantai dapur dan menanyakan tentang beberapa test yang dilakukan untuk menjamin mutu air minum. Selain itu anggota tim lain mungkin mengomentari tentang pengamatan mereka terhadap bagaimana program pengolahan air ini berlangsung selama proses dialisis pasien rawat jalan kronis. Dari pengamatan tersebut surveyor memilih tracer tentang pengelolaan air. Akhirnya pilihan tracer mungkin hasil dari diskusi program manajemen fasilitas (lihat di bawah) untuk mengidentifikasi topik yang menunjukkan bagaimana informasi ini dikumpulkan, dipertimbangkan, dan diterapkan untuk memenuhi keselamatan dan keamanan organisasi. Sebagai contoh, jika pemadaman listrik terjadi, maka rumah sakit akan memindahkan beban daya ke generator. surveyor dapat juga memilih untuk melakukan tracer FMS pada manajemen utilitas dan meninjau bagaimana rencana manajemen utilitas rumah sakit bekerja dalam situasi tertentu seperti ini, meninjau setiap program yang tidak bekerja sesuai rencana dan setiap perubahan yang diperlukan untuk mengatasi berkembangnya masalah ini .
d) Peserta dari Rumah Sakit
Individu dari rumah sakit yang dipilih untuk partisipasi harus mampu menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan FMS dalam semua departemen utama atau area dalam rumah sakit. Kelompok ini harus mencakup perwakilan dari pelayanan-pelayanan berikut: (di beberapa rumah sakit, satu orang mungkin bertanggung jawab untuk beberapa peran): Direktur Umum dan Operasional
Ka. Bag Umum Ka. Bid Jang Sar Ka. IPS & S Tim FMS Tim K3 Tim PPI
Catatan: Untuk memfasilitasi pertukaran yang menguntungkan antara surveyor dan rumah sakit, rumah sakit harus mengidentifikasi kelompok kecil orang yang aktif untuk diskusi dan wawancara dan Staf lain mungkin hadir sebagai pengamat.
e) Surveyor
Surveyor Administrator
f) Standar/ Masalah yang Dibahas Semua standar FMS
54
g) Apa yang Akan Terjadi, Dokumen/ Bahan yang Dibutuhkan (Tim FMS)
Lama waktu sesi ini sekitar 60 sampai 90 menit. Kegiatan diskusi kelompok (bagian pertama dari sesi) mewakili sekitar 30% dari sesi dan terjadi setelah surveyor telah memiliki kesempatan untuk meninjau dokumen-dokumen berikut untuk tujuan orientasi:
Evaluasi tahunan program FMS yang berhubungan dengan risiko lingkungan Notulen tim FMS (12 bulan sebelumnya)
Dokumen yang diperlukan dalam survey process guide
Hal ini juga penting bahwa pengamatan terkait dengan FMS yang dibuat oleh anggota lain dari tim survei (jika diperlukan) dan tiap masalah dan informasi FMS yang terkait yang teridentifikasi dari survei sebelumnya dibahas dalam sesi ini.
h) Perkenalan
Surveyor meninjau tujuan sesi FMS bersama peserta dari rumah sakit. i) Pedoman Diskusi
Pada waktu ini surveyor akan memulai dan memimpin diskusi yang akan memberikan wawasan dalam pengembangan, implementasi, dan evaluasi program manajemen fasilitas rumah sakit. Semua program FMS mungkin dibahas, namun, perhatian khusus harus diberikan kepada bagaimana program ini dikembangkan, bagaimana risiko itu dievaluasi dan ditangani, dan perbaikan apa yang telah dicapai dan dipertahankan dalam program dari yang sudah dipelajari.
Selama sesi ini, kinerja rumah sakit dalam menangani manajemen kegawatdaruratan sesuai standar FMS.6, termasuk dalam hal ini :
Mengidentifikasi dan menganalisis risiko lingkungan yang potensial di rumah sakit Mengidentifikasi peran rumah sakit dalam kaitannya dengan program manajemen
kegawatdaruratan masyarakat, negara
Mengidentifikasi proses untuk berbagi informasi secara tepat waktu dengan organisasi kesehatan lainnya yang memberikan pelayanan dalam wilayah geografis yang berdekatan Mengidentifikasi struktur yang digunakan selama kondisi kegawatdaruratan yang
berhubungan dengan respon masyarakat terhadap insiden.
Membuat perbaikan yang diperlukan untuk program manajemen kegawat daruratan rumah sakit berdasarkan pelatihan manajemen kegawatdaruratan kritis
Pembahasan akan berfokus pada proses manajemen dan bukan kategori risiko FMS. Surveyor tidak akan menjadi pembicara utama selama waktu ini melainkan pendengar diskusi. Hal ini tidak dimaksudkan untuk menjadi program wawancara .
j) Pedoman Observasi
Surveyor kemudian mengamati dan mengevaluasi kinerja rumah sakit dalam manajemen risiko FMS. Kegiatan ini mewakili sekitar 70% dari sesi dan terjadi setelah bagian sesi diskusi kelompok.
55
Proses manajemen tertentu atau resiko yang dipilih untuk observasi dan evaluasi lebih lanjut didasarkan pada hal- hal sebagai berikut:
Dokumen FMS yang ditinjau sebelumnya Observasi oleh anggota tim survei lainnya
Pengetahuan yang diperoleh selama sesi bagian diskusi kelompok ini
Surveyor akan mengamati pelaksanaan proses-proses manajemen tertentu yang ditetapkan secara potensial resiko atau akan menelusuri risiko tertentu dalam satu atau lebih kategori risiko FMS bahwa rumah sakit mengelola dengan melakukan hal berikut :
Awal dimana risiko dihadapi atau pertama terjadi. Contoh titik awal meliputi:
Data kejadian yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan (FMS.4 dan FMS.4.1);
Data kejadian yang berkaitan dengan penggunaan alat medis (FMS.8 dan FMS.8.1), dan
Data kejadian yang berkaitan dengan peggunaan B3 (FMS.5 dan FMS.5.1) . Memiliki staf yang bersertifakat dan mampu mendemonstrasikan atau menunjukkan
peran dan tanggung jawab mereka untuk meminimalkan risiko, termasuk tindakan yang harus mereka ambil jika masalah atau insiden terjadi, dan bagaimana melaporkan masalah atau insiden tersebut.
Ada bukti kontrol fisik untuk meminimalkan resiko (misalnya, peralatan, alarm, dan fitur bangunan)
Menilai/mengkaji proses pemetaan program kegawatdaruratan termasuk mitigasi, persiapan, tanggap darurat, strategi pemulihan, aksi, dan tanggungjawab untuk masing-masing prioritas kegawatan (lihat FMS.6 Untuk informasi lebih lanjut pada program manajemen darurat )
Menilai/mengkaji program kegawatdaruratn untuk mengatasi gangguan sistem utilitas atau kegagalan sistem (lihat FMS.9, FMS.9.1, FMS.9.2, dan FMS.9.2.1). Contoh termasuk:
Memiliki sumber alternatif.
Staf mengetahui bagaimana dan di mana bila terjadi kegawatdaruratan sistem utilitas.
Memperhatikan perbaikan yang mendukung pelayanan
Melihat penerapan yang relevan dengan prosedur inspeksi, pengujian dan pemeriharaan alat medik , non medik, alarm, kelengkapan bangunan untuk mengontrol resiko yang mungkin terjadi.
Bertanya pada penanggungjawab ruang yang mempunyai masalah atau kejadian dan dapat mendemostrasikan peran dan melihat kondisi alat medik atau non medik yang digunakan
56
Jika risiko berada di sekitar fasilitas rumah sakit (misalnya, bahan berbahaya atau limbah), surveyor akan mengikuti sepanjang siklus penanganan B3 (dari penciptaan sampai pembuangan).
k) Kesimpulan
Surveyor merangkum setiap potensi area yang menjadi perhatian dalam proses manajemen atau kategori risiko
Staf yang bertanggung jawab untuk mengelola proses tertentu atau risiko berdasarkan informasi mengenai peran mereka dalam menangani bidang tsb .
Rumah sakit harus menyediakan informasi mengenai proses yang telah dikembangkan dan memberikan informasi mengenai kegiatan yang ada dan telah dilaksanakan untuk mengatasi setiap potensi area tsb.
C. HARI 3, 3 MEI 2014.