1. DAMPAK INTERNET TERHADAP PENGENDALIAN MANAJEMEN
3.8. FUNGSI CONTROLLER
3.8. FUNGSI CONTROLLER
Orang yang bertanggungjawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai kontroler. Dibanyak organisasi, jabatan orang ini adalah Chief Financial Officer (CFO).2
Kontroler menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan untuk para manajer, menganalisis program dan proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendalian.
3.8.1 Posisi Controller dalam Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggungjawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang controller barangkali bertanggungjawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen.
Controller tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggungjawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.
Controller juga membuat keputusan, khususnya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para pengendali juga memegang peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran. Mereka diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang
membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Dalam kapasitas ini, controller bertindak seperti layaknya manajer. Bedanya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer.
3.8.2 Kontroler Unit Bisnis
Pada controller unit mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi mereka berhutang kesetiaan pada controller korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Di sisi lain, mereka juga berutang kesetiaan pada para manajer unit mereka yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan dan pertanggungjawaban.
Di beberapa perusahaan, controller unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke controller korporat. Disini, manajer unit bisnis adalah atasan langsungnya, dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan , melatih, memindahakan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan memecat para controller di unit yang bersangkutan. Akan tetapi, keputusan semacam ini jarang dibuat tanpa masukan dari controller korporat.
Sementara itu di beberapa perusahaan lain, controller unit bisnis memberikan laporan secara langsung kepada controller korporat, dalam situasi seperti ini maka controller korporat adalah atasan mereka sebagaimana ditunjukkan dalam garis penuh pada diagram organisasi. Permasalahan yang timbul dari kedua bentuk hubungan ini ialah:
a. Para controller unit bisnis yang bekerja untuk manajer unit bisnisnya akan memungkinkan tidak memberikan laporan yang objektif mengenai anggaran dan kinerja unit bisnis kepada manajer senior (kantor pusat).
Controller unit bisnis yang bekerja untuk contorller korporat, manajer unit bisnis akan memperlakukan seperti ”mata-mata dari kantor pusat” bukan sebagai seorang mitra kerja terpercaya.
Hubungan kontroler divisi dengan kontroler kantor pusat disajikan dalam Gambar 3.10.
Gambar 3.10 Hubungan antara kontroler divisi dengan kontroler kantor pusat
1 Robert N Anthony dan Viajay Govindarajan, Management Control System, ( 2004) Edisi 11 (Boston: McGraw-Hill) Hal 114-117 2 Ibid 129 --- --- --- ---
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Hanif Ismail SISTEM PENGENDALIAN MANAGEMEN 35
MODUL 3
PENGERTIAN, MANFAAT, DAN TANTANGAN SERTA PELUANG PERILAKU ORGANISASI
MEMAHAMI MANAJEMEN
Kita semua telah mengetahui bahwa yang dimaksud dengan manajer itu adalah orang yang mencapai tujuan tertentu melalui usaha orang-orang lain. Para manajer ini bekerja dalam suatu organisasi, yaitu satu unit sosial yang terdiri dari dua orang atau lebih yang sengaja dikoordinasikan untuk berfungsi secara berkesinambungan dalam mencapai sejumlah tujuan bersama.
Kita semua juga telah mengetahui bahwa fungsi-fungsi manajemen seperti merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengarahkan, serta melakukan kontrol harus bisa dilaksanakan dengan baik karena organisasi memiliki tujuan bersama yang harus dicapai secara efisien. Oleh karena itu, tujuan organisasi tersebut harus ditetapkan secara jelas lebih dahulu, termasuk bagaimana cara-cara mencapainya agar fungsi-fungsi manajemen seperti tersebut diatas bisa memadai, tetapi juga tidak kedodoran.
Secara umum dapat dikatakan disini bahwa peranan manajer dalam organisasi yang modern sedikitnya meliputi beberapa peranan berikut ini. Peranan dalam hubungan antar manusia seperti figur ketua dalam berbagai upacara, kepemimpinan, dan kegiatan-kegiatan kerja sama. Peranan dalam sistem informasi seperti monitoring, penyebaran informasi, dan kegiatan-kegiatan kehumasan lainnya.
Peranan dalam pengambilan keputusan seperti kewiraswastaan (pengambilan inisiatif dan meramalkan proyek-proyek baru), mengatasi permasalahan atau gangguang dalam organisasi, mengaplikasikan sumber daya, dan berbagai “negosiator”. Disamping berperan seperti tersebut diatas, manajer juga harus memiliki keterampilan manajemen seperti keterampilan tekhnis, keterampilan manusiawi, dan keterampilan kosepsi. Keterampilan tekhnis berarti memiliki kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan atau keahlian khusus. Keterampilan manusiawi berarti memiliki kemampuan untuk bekerja dengan orang-orang lain, mengerti orang-orang lain, dan memotivasi orang-orang lain, baik secara perseorangan maupun dalam kelompok.
Yang dimaksud dengan keterampilan konsepsi tidak lain berupa kemampuan mental untuk menganalisis dan mendiagnosis situasi-situasi yang kompleks.
Menurut Fred Luthans dan asosiasinya memandang manajer yang efektif apabila manajer melaksanakan aktivitas manajemen dalam pengembangan organisasi secara cepat dan tepat.
Empat aktivitas manajemen yang dimaksud adalah :
Manajemen tradisional meliputi : pengambilan keputusan, perencanaan, dan pengawasan. Komunikasi meliputi: penukaran informasi secara rutin, dan proses kertas kerja.
Manajemen sumber daya manusia meliputi: motivasi, disiplin, manajemen konflik, penyusunan staf dan kebutuhan pelatihan.
Jaringan kerja meliputi: sosial, politik, dan interaksi dengan pihak luar.
Selanjutnya mengenai manajer yang sukses, dikatakan sukses apabila masa percepatan promosi atau peningkatan organisasi dapat tercapai. Jadi manajemen yang efektif dan manajemen yang sukses mempunyai perbedaan penekanan dalam melaksanakan keempat kegiatan tersebut.
Jika dicari masalah pokok antara fungsi, peranan, keterampilan dan aktivitas manajemen seperti tersebut diatas, akhirnya kita sama-sama mengetahui betapa pentingnya seni memanajemeni orang itu.
Apapun namanya, persoalan ini menjadi jelas bahwa semua manajer yang menginginkan keberhasilan harus mampu mengembangkan diri dibidang keterampilan atau seni memanajemeni orang, yang sekarang ini bisa dicapai melalui pendekatan perilaku organisasi (organizational behavior - OB).
Mengapa perilaku organisasi dalam manajemen modern sekarang dan yang akan datang menjadi sangat penting untuk memenangkan kompisi lokal, nasional, dan global?
Kita akan menghadapi pasar yang keras, sehingga perlu dicari cara yang bisa mengungguli para kompetitor. Harus kita sadari sekarang bahwa kemampuan mereka, produk atau jasa yang mereka jual, cara-cara yang mereka lakukan, dan para customer yang mereka jadikan sasaran semuanya sama atau hampir sama dengan kita atau Anda. Lalu bagaimana Anda akan membuat organisasi atau perusahaan Anda akan berbeda dengan organisasi atau perusahaan mereka? Bagaimana kalau inovasi produk atau jasa yang Anda siapkan segera ditiru mereka dengan begitu cepatnya melalui inteligen bisnis, sehingga mereka bisa lebih dahulu membanjiri pasar dengan produk atau jasa tersebut? Bagaimana dalam pasar global yang keras, Anda membangun dan mempertahankan nilai yang cukup berbeda untuk menghindari kompetisi harga yang brutal? Sejak kurang lebih 25 tahun yang lalu, para konsultan telah membantu perusahaan-perusahaan atau rumah sakit-sumah sakit modern mengembangkan strategi kompetitif, memperbaiki sistem dan keterampilan pengembangan bisnis, dan menciptakan berbagai proposal dan presentasi agar memperoleh persetujuan.
Akan tetapi, adanya globalisasi pasar, meningkatnya kompetisi dengan pihak asing, perkembangan tekhnologi yang sangat cepat, dan pertumbuhan internet telah membuat persaingan menjadi semakin keras, terutama jika Anda menjual produk atau jasa dengan nilai tambah, tetapi dengan harga yang lebih tinggi. Kecuali Anda dapat menawarkan sesuatu yang begitu unik yang tidak bisa ditiru oleh orang atau perusahaan lain, Anda akan menghadapi sederetan kompetitor yang juga memiliki seni menawarkan, para customer yang menuntut lebih banyak dan negosiasi yang lebih berat.
Informasi, tekhnologi, pengetahuan, dan orang-orang begitu mengalir diantara perusahaan-perusahaan dan menembus lintas batas begitu cepatnya. Untuk mempertahankan keuntungan kompetitif yang nyata, tidak mungkin untuk mempertahankan batas waktu tekhnologi dan pelayanan yang digunakan begitu lama. Jadi, akan menjadi lebih sulit buat membedakan dirinya dengan para pesaing, setidaknya dengan menggunakan bentuk-bentuk diferensial tradisional.
Meskipun begitu, beberapa perusahaan dapat secara konsisten mengungguli para kompetitornya karena perusahaan-perusahaan ini memiliki model-model bisnis yang sempurna. Perbedaan pokok yang ditemukan bukannya pada aspek-aspek keterampilan manajemen, melainkan pada perilaku yang lebih unggul dari perusahaan-perusahaaan lain.
Dengan demikian, guna memenangkan bisnis, penggunaan diferensial perilaku (behavioral differentiation, BD) menjadi lebih diutamakan (Bacon & Pugh, 2003).
Dengan menggunakan diferensi perilaku, yang sekarang menjadi pilihan untuk strategi kompetitif, Anda masih dapat mencapai dan mempertahankan keuntungan-keuntungan yang signifikan. Lebih tegasnya, cara ini bukanlah pengganti dari kualitas produk, kompetisi harga, atau kepuasan customer. Anda akan menemukan bagaimana diferensiasi perilaku dapat bekerja untuk Anda atau melawan Anda. Diferensiator perilaku yang positif bisa terbentuk jika Anda melampaui harapan-harapan perilaku customer. Seperti magnet, diferensiasi perilaku yang positif ini akan menarik para customer kepada Anda. Jika Anda merupakan pilihan yang bisa diterima dalam cara-cara yang lain, para customer ini lebih menyukai bekerja dengan Anda. Andapun akan memenangkan bisnis lebih banyak lagi. Sebaliknya, diferensiator perilaku yang negatif akan menjauhkan para customer. Mereka membuat batas antara Anda dan mereka. Bahkan, diferensiator perilaku yang negatif ini dapat menyebabkan mereka secara aktif melawan Anda. Tidak ada cara lain yang lebih cepat untuk kehilangan bisnis daripada menjauhkan para customer Anda. Hal ini, adanya para diferensiator perilaku yang negatif, masih banyak terjadi. Dapat dibuat hipotesis bahwa diferensiasi perilaku dapat diaplikasikan untuk profesi.
Perusahaan dan penelitian juga telah mengkonfirmasikan hal tersebut (Bacon & Pugh, 2003). Diferensiasi perilaku ternyata bisa mengungguli “customer service”, tetapi untuk mempertahankannya, harus dikembangkan dalam organisasi.
Dimulai dengan kepemimpinan dari perusahaan Anda, diarahkan oleh budaya dan nilai-nilai dari organisasi. Dipertahankan oleh proses keseharian supaya pekerjaan bisa diselesaikan, dan merefleksikan keterampilan organisasi dan keterampilan orang-orangnya. Hasilnya akan mencengangkan Anda sendiri, jika
Anda dan semua orang dalam organisasi berperilaku seperti yang telah digariskan, Anda akan mengerti mengapa Anda akan menang atau kalah dalam bisnis, lebih banyak dari yang diharapkan. Untuk mengajak semua orang dalam organisasi melaksanakan melalui pengertian, penghayatan, dan pengamalan perilaku organisasi.
Beberapa penelitian telah menunjukkan bahwa kekurangan pokok para lulusan Program Administrasi Bisnis dan Manajemen bukannya terletak pada ketidakmampuan dalam menuliskan dan melaksanakan analisis bisnis atau mengambil beberapa keputusan, melainkan dalam keterampilan tentang manusia dan hubungan antar manusia. Diketahui program-program Administrasi Bisnis dan Manajemen memang bisa merupakan bagian penyiapan para manajer dimasa depan. Akan tetapi, para manajer sekarang sering mengalami kesulitan karena keterampilan mereka dalam hubungan antar manusia kurang ketimbang keterampilan dalam masalah-masalah tekhnis. Padahal para manajer sekarang juga harus mampu memimpin, memotivasi, berkomunikasi, bekerja sebagai bagian dari sebuah tim, menyelesaikan berbagai konflik, dan aktif dalam kegiatan-kegiatan yang mengakrabkan hubungan antar manusia. Sayangnya, sampai beberapa tahun lalu, kursus-kursus tentang perilaku organisasi, proses-proses hubungan antar manusia, hubungan masyarakat, dan psikologi terapan masih dikebelakangkan daripada kursus keuangan, akuntansi, dan tekhnik-tekhnik kuatitatif.
Namun, sekarang telah timbul kesadaran bahwa kelemahan dalam mempersiapkan mahasiswa-mahasiswa Administrasi Bisnis dan Manajemen ini telah dapat diidentifikasi dan tindakan-tindakan korektif telah direncanakan untuk mengatasi maslah ini. Beberapa akademi atau sekolah tinggi akan mengembangkan kurikulumnya dengan ilmu pengetahuan perilaku, khususnya yang bermanfaat dalam efisiensi manajemen, sebagai inti. Demikian juga dikalangan bisnis, kecenderungan serupa itu telah tampak. Para manajer dan calon manajer yang potensial mendapatkan latihan-latihan meningkatkan keterampilan dalam hubungan antar manusia. Beberapa perusahaan mengirimkan karyawan-karyawannya untuk berpartisipasi dalam lokakarya-lokakarya yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi atau lembaga sumber daya manusia, sedangkan yang lainnya cukup mengadakan latihan-latihan serupa itu dalam perusahaan sendiri.
Jadi, dalam menghadapi perubahan sistem kerja dalam perkembangan yang terus berubah, tantangan yang akan terus dihadapi oleh para manajer pada masa depan juga akan terus bertambah sesuai dengan perubahan dan tuntutan para karyawannya. Para karyawan, sebagai sumber daya manusia yang akan makin berkualitas, bisa menjadi faktor resiko sering terjadinya konflik dalam organisasi bila manajer tidak menanganinya melalui pendekatan perilaku organisasi yang tepat.
Situasi konflik yang sama bisa memerlukan pendekatan penyelesaian yang berbeda. Secara ekstrim, penyelesaian konflik tersebut bisa sangat berbeda. Jika konflik tersebut dipandang sebagai akibat perbedaan atau pertentangan motivasi dan kepribadian dari pihak yang terlibat, penyelesaiannya bisa ditempuh dengan mengganti atau memindahkan mereka. Sebaliknya, jika konflik tersebut dipandang sebagai kurang tepatnya peranan mereka dalam struktur organisasi tertentu yang bisa mengganggu hubungan baik antara mereka, penyelesaiannya tentu harus dengan mengubah sistem agar suasana yang baik bisa tercapai. Oleh karena itu, mempelajari perilaku karyawan dan pimpinan dalam organisasi itu menjadi sangat penting, khususnya dalam meramalkan perilaku mereka untuk membantu pengambilan keputusan organisasi, meskipun ramalan ini tidak selalu benar. Ilmu pengetahuan tentang perilaku organisasi ini sudah banyak mengalami kemajuan, tetapi tentu saja masih jauh dari sempurna. Masih banyak pertanyaan-pertanyaan tentang perilaku organisasi yang belum terjawab. Harus diingat bahwa pengertian kita tentang perilaku manusia ini selamanya tidak akan lengkap karena manusia merupakan mahluk yang unik, dinamis, kreatif, dan mudah berubah. Disisi lain, hal ini merupakan wahana penelitian yang maha luas, yang akan menambah khazanah ilmu perilaku organisasi secara berkesinambungan.