BAB I
PENGENDALIAN MANAJEMEN
Dalam semua entitas perusahaan yang mempunyai tujuan sangat berkepentingan dengan masalah pengendalian (controlling) agar tujuan entitas tersebut dapat tercapai. Tanpa adanya pengendalian yang memadai, entitas tersebut tidak mungkin dapat mencapai tujuannya. Tanpa disadari bahwa, manusia dalam berbagai aspek kehidupannya selalu berhadapan dengan masalah pengendalian yaitu pengerahan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu. Selanjutnya, mereka melaksanakan tindakan koreksi apabila keadaan mereka menjauh dari tujuan yang ditetapkan.
contoh yang sangat sederhana disekitar kehidupan manusia adalah pengendalian yang dilakukan oleh seseorang yang mengendarai kendaraannya untuk mencapai tujuan tempat tujuan tertentu. Untuk itu ia harus menyediakan kendaraan yang “sehat “, bahan bakar yang cukup serta kondisi badan yang siap untuk mengemudi. Sepanjang perjalanannya, ia harus mengatur kecepatan kendaraan, mengarahkan kemudi kearah tujuan yang tepat, mengatur semua sarana yang tersedia dengan semestinya agar dapat sampai ke tempat tujuan dengan selamat dalam waktu yang direncanakan. Tanpa upaya seperti itu, mustahil tujuan dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik. Ilustrasi sederhana tersebut dapat memberikan gambaran arti penting pengendalian yaitu dalam rangka mengupayakan pencapaian atau mempertahankan keadaan yang diinginkan.
Suatu organisasi bisnis yang merupakan sekumpulan dari individu juga dapat dipandang mempunyai tujuan. Mengenai tujuan organisasi ini teori organisasi klasik dan teori organsasi modern mempunyai pandangan yang berbeda. Menurut teori organisasi modern, organisasi dipandang sebagai barang mati yang dengan sendirinya tidak mempunyai tujuan. Tujuan organisasi melekat pada orang-orang yang dominan(dominan coalism) di dalam organisasi tersebut. Salah satu fihak yang sangat berkepentingan dengan masalah pencapaian tujuan organisasi ialah pimpinan puncak organisasi yang bersangkutan. Kemampuan pimpinan puncak dalam mengendalikan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi akan sangat menentukan tingkat eksistensi dirinya dalam organisasi tersebut.
Dalam organisasi bisnis yang sangat kecil, pengendalian belum menjadi masalah yang rumit karena pimpinan puncak merangkap sebagai pelaksana kegiatan. Dengan demikian, ia dapat melakukan pengendalian secara langsung terhadap semua kegiatan organisasi. Pengendalian akan menjadi masalah yang serius apabila organisasi berkembang menjadi semakin besar sehingga pimpinan puncak tidak mungkin lagi melaksanakan kegiatan organisasi hanya dengan beberapa orang saja. Sebagian wewenang mau tidak mau harus dilimpahkan kepada orang lain (bawahannya). Oleh karena itu pimpinan puncak harus mempunyai alat pengendalian agar para bawahan dapat bekerja sesuai dengan kebijakannya. Pengendalian (Controlling) melalui orang-orang yang menerima pelimpahan wewenang ini disebut dengan pengendalian manajemen. Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen ini dibakukan dalam suatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen.
Selain perkembangan internal organisasi, perkembangan lingkungan (eksternal) organisasi juga sangat mendorong arti penting masalah pengendalian . Persaingan yang semakin tajam, ketidak pastian yang semakin tinggi, sumber daya yang semakin terbatas serta kondisi ekonomi yang semakin sulit mengharuskan pimpinan organisasi khususnya organisasi perusahaan untuk dapat mengendalikan perusahaannya agar dapat tetap survive kalau mungkin mampu berkembang pada kondisi yang penuh tantangan tersebut.
Begitu pentingnya sistem pengendalian manajemen, sehingga Antony dan kawan-kawan mengibaratkan sistem pengendalian sebagai otak pengemudi sebuah mobil. Sistem pengendalian mengarahkan dan menuntun suatu organisasi pada tujuan yang diinginkan.
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN (SISTEM MANAJEMEN)
Dalam sistem manajemen terdapat 3 ( tiga ) macam sistem yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian yaitu:
1. Formulasi strategi (strategy formulation),
2. pengendalian manajemen (management control), dan 3. Pengendalian tugas (task control).
Strategy formulation is the process of deciding on the goals of the organization and the strategies for attaining these goals. In this book, we use the word goals to describe the broad overall aims of an organization, and the term objectives to describe specific steps to accomplish the goals within a given time frame.
Formulasi strategi (strategy formulation) merupakan penetapan tujuan suatu organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan merupakan kondisi umum yang diinginkan oleh organisasi. Selain tujuan, dalam organisasi dikenal pula istilah sasaran (objectives) yaitu tahapan-tahapan spesifik selama jangka
waktu tertentu untuk mencapai tujuan tersebut. Strategi merupakan pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mencapai tujuan.
Formulasi strategi menyangkut kehidupan organisasi dalam jangka panjang (masa depan) dan merupakan pekerjaan manajemen puncak. Formulasi strategi sangat menentukan keberhasilan organisasi dalam mempertahankan eksistensinya pada masa yang akan datang.
Karakteristik yang lain tentang strategy formulation adalah menghadapai ketidak pastian pada masa yang akan datang sehingga mengandung risiko tinggi. Formulasi strategi (strategy formulation) juga menyangkut sesuatu yang masih sangat umum.
Strategi yang telah diformulasikan harus dilaksanakan (diimplementasikan) agar tujuan yang ditetapkan tidak hanya menjadi sekedar mimpi. Implementasi strategi dilakukan melalui proses yang disebut dengan pengendalian manajemen (management control). Manajemen control merupakan proses untuk mempengaruhi anggota organisasi agar mereka bekerja untuk pencapaian tujuan organisasi. Sasaran management control adalah para manajer tingkat menengah dan bawah.
Task control (pengendalian tugas) berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis dan rutin. Sasaran task control adalah manajemen tingkar bawah.
Perbandingan yang menunjukkan perbedaan formulasi strategi, pengendalian manajemen dan pengendalian tugas-tugas adalah sebagai berikut
NO. STRATEGIC FORMULATION MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL 1.
Proses penetapan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut Proses bagaimana mengim-plementasikan strategi tersebut.
Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien 2.
* Tujuan tidak berbatas waktu
* Strategi = rencana yang luas dan penting
* Mempertimbangkan threat dan opportunity, setiap saat dan waktu * Fokusnya perusahaan secara keseluruhan
* Berbatas waktu (periodik)
* Fokusnya satu unit organisasi * Aktivitasnya perilaku
* Berorientasi perilaku, dan tidak bisa dibuat persamaan * Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan * Fokusnya hanya sebagian unit organisasi
* Berorientasi transaksi * Aktivitasnya scientific
* Informasinya dalam angka-2
* Tidak melibatkan hubu-ngan atasan dengan bawahan 3.
* Tidak sistematik
* Berdasarkan judgement Sistematik (reguler)
Ada aturan-aturan baku dan teknis dalam melaksanakan tugas 4.
Hanya top manajemen saja yang terlibat, dan datanya perkiraan
Melibatkan seluruh manajer pada seluruh tingkatan organisasi dan data akurat Hanya individu yang terlibat dengan penugasan tertentu
KONSEP DASAR PENGENDALIAN MANAJEMEN
Ada 3 (tiga) macam dalam istilah sistem pengendalian manajemen (management control systems) yaitu pengedalian (control), manajemen (management) dan sistem (systems). Pada bagian ini akan dijelaskan konsep-konsep dasar tersebut.
Pengendalian dapat digambarkan seperti orang yang mengendarai mobil. Orang tersebut menginjak gas untuk mempercepat laju kendaraan, menginjak pedal rem untuk memperlambat atau berhenti serta memutar setir untuk mengubah arah kendaraan. Agar kendaraan tersebut dapat terkendali dan dapat mencapai tujuannya, alat-alat yang dipergunakan harus berfungsi dengan baik. Apakah ada yang tidak berfungsi kendaraan menjadi tidak terkendali dan tidak dapat mencapai tujuan.
Organisasi juga perlu dikendalikan agar tujuan organisasi dapat dicapai. Hanya saja mengendalikan suatu organisasi lebih kompleks daripada mengendalikan sebuah kendaraan. Setiap sistem pengendalian setidak-tidaknya menggunakan 4 (empat) alat yaitu :
1. Sebuah detector atau : merupakan alat untuk mengukur sesuatu yang terjadi pada proses yang dikendalikan.
2. Sebuah Assessor yaitu alat untuk menentukan kesesuaian antara yang terjadi dengan yang seharusnya dengan cara membandingkan antara keduanya.
3. Sebuah Affector yaitu alat (sering disebut “feedback” atau umpan balik) yang mengarahkan perilaku seperti yang “dikehendaki” oleh assessor.
4. Sebuah jaringan komunikasi (communication network) yaitu alat yang menyalurkan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dengan affector.
Hubungan antara 4 alat tersebut dapat digambarkan dalam gambar 4-1. Contoh system pengendalian yang sederhana adalah :
* Thermostat
* Pengaturan suhu badan manusia * Pengendara mobil
Manajemen
Yang dimaksud dengan manajemen dalam konteks ini adalah sekelompok orang yang terlibat dalam pengendalian organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan orang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi dikelola oleh sekelompok orang (manager) dengan seorang Chief Executive Officer (CEO) sebagai puncak pimpinannya.
CEO atau kelompok manager tersebut menetapkan strategi yang diharapkan akan dapat membawa organisasi dalam mencapai tujuan : Proses pengendalian management merupakan proses yang dilaksanakan oleh para manager di berbagai tingkatan untuk memperoleh keyakinan bahwa semua orang yang dipimpin telah melaksanakan strategi yang ditetapkan.
Systems
Suatu sistem merupakan cara yang ditetapkan dan biasanya berulang-ulang untuk melaksanakan suatu atau seperangkat aktivitas. Ciri suatu sistem kurang lebih adalah teratur (ritmik), terkoordinasi dan merupakan serangkaian langkah yang berulang-ulang untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem dapat pula didefinisikan sebagai perubahan prosedur dan cara kerja dengan memperhatikan struktur politik dan peralatan yang ada . Sistem pengendalian manajemen jauh lebih kompleks dan fundamental dari pada sistem pengendalian pada thermostat, pengaturan suhu tubuh manusia dan sistem pengendara mobil. Banyak tindakan manajemen yang tidak dapat disistemkan karena memerlukan pertimbangan pribadi.
Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Definisi pengendalian manajemen sebagai suatu proses dalam rangka meyakinkan bahwa manusia, sumber daya fisik dan teknologi telah dialokasikan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Definisi yang dikemukakan oleh Antony lebih menekankan kepada segi manusia (para manager) yaitu sebagai suatu proses untuk memotivasi dan memberikan inspirasi kepada orang-orang (Khususnya para manajer) dalam suatu organisasi untuk melaksanakan aktivitas di dalam organisasi tersebut yang akan mendorong kepada pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian manajemen juga merupakan proses untuk mendeteksi dan mengoreksi berbagai kesalahan pelaksanaan kegiatan serta pelanggaran yang terjadi seperti pencurian, penyalah gunaan sumber daya, dan berbagai tindakan yang bertentangan dengan pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan kedua definisi tersebut di atas, maka beberapa pengertian yang dapat diambil adalah sebagai berikut :
1. Pengendalian manajemen merupakan suatu proses. Pengendalian manajemen diselenggarakan melalui suatu sistem pengendalian yang mencakup penataan organisasi, wewenang tanggung jawab dan sistem informasi dalam rangka mencapai keyakinan bahwa organisasi telah beroperasi untuk merealisasikan tujuan-tujuannya.
2. Pengendalian manajemen merupakan alat bagi para manager yang dipergunakan dalam interaksi mereka dengan manager lain dan para bawahan mereka.
3. Pengendalian Manajemen merupakan proses yang berorientasi pada manusia. Sasaran utamanya adalah para manager lini. Karena pengendalian manajemen memfokuskan pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen melibatkan pertimbangan psikologis yang kuat. Aktivitas-aktivitas seperti pengkomunikasian, pembujukan , pemberian peringatan, pemberian inspirasi dan pengkritikan merupakan bagian penting dalam proses pengendalian manajemen.
4. Pengendalian manajemen menyangkut proses pengalokasian sumber daya. Untuk mencapai tujuannya, di satu fihak , pimpinan organisasi dituntut untuk mengorbankan sumber daya yang dimilikinya, di fihak lain, sumber daya yang dimiliki terbatas adanya. Dengan demikian, sumber daya tersebut harus dialokasikan sedemikian rupa agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Pada organisasi bisnis yang sudah besar, pengendalian manajemen distrukturkan menjadi suatu sistem yang disebut dengan sistem pengendalian manajemen. Sesuai dengan pengertian tersebut diatas , tujuan sistem pengendalian manajemen adalah membantu manajemen dalam alokasi sumber daya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen karena pengendalian manajemen secara keseluruhan merupakan masalah cukup komplek. Beberapa kondisi yang membuat masalah pengendalian komplek ialah:
1. Organisasi terdiri atas berbagai departemen, divisi dan kelompok yang masing-masing mempunyai tingkat otonomi tertentu. Tiap-tiap unit organisasi tersebut memerlukan sistem pengendalian yang mengkoordinasikan, memotivasi dan mengoreksi kesalahan serta pelanggaran sehingga para manager unit organisasi akan bekerja lebih mengutamakan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan daripada pencapaian tujuan mereka sendiri.
2. Standar-standar yang digunakan untuk menilai prestasi organisasi sering-kali tidak terdapat pada kondisi eksternal. Pada dasarnya, tujuan organisasi ditetapkan ditetapkan oleh pemimpin organisasi. Untuk mencapai tujuan, organisasi menyusun suatu perencanaan. Perencanaan meliputi penentuan tujuan dan proses organisasi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Akhirnya, dalam hal tertentu, hubungan perencanaan dengan pengendalian begitu dekat, yang untuk berbagai maksud, keduanya dapat dipandang sebagai suatu proses yang rumit.
3. Pengendalian manajemen meliputi pengendalian formal dan informal. Detektor-detektor formal mengenai banyak hal yang terjadi dalam suatu organisasi menyediakan informasi yang esensial yang diperlukan untuk pengkoreksian terhadap penyimpangan dari standar atau rencana. Kejadian-kejadian yang dilihat, dirasakan, dan didengar oleh manajemen serta koreksi yang segera dilakukan tanpa tanda-tanda pengendalian formal merupakan pengendalian-pengendalian motivasi informal yang mendorong para manager dan karyawan termotivasi untuk bergerak menuju tujuan-tujuan organisasi.
Pernyataan tersebut menjelaskan bahwa kompleksitas sistem pengendalian manajemen dipengaruhi oleh berbagai kondisi baik kondisi internal maupun eksternal. Kondisi-kondisi tersebut harus difahami benar oleh pimpinan organisasi agar dapat mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen dengan sebaik-baiknya.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa karak-teristik pokok. Karakteristik-karakteristik tersebut adalah:
1. Sistem pengendalian manajemen berpusat pada program-program dan pusat-pusat pertanggung jawaban. Suatu program dapat berupa suatu produk, projek atau kegiatan serupa yang lain yang dilaksanakan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya. Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manager yang bertanggung jawab.
2. Sistem Pengendalian Manajemen membutuhkan informasi. Informasi di dalam suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam: (1) data yang direncanakan, yang berupa : program-program , anggaran dan standar, (2) data sesungguhnya , yaitu data mengenai hal-hal yang sesungguhnya terjadi, baik dari dalam organisasi maupun dari lingkungan luar.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang menyeluruh dalam arti merembes kesemua ke semua aspek kegiatan organisasi. Salah satu fungsi penting manajemen adalah menjamin bahwa semua bagian kegiatan organisasi tersebut serasi dengan lainnya. Untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini, manajemen memerlukan informasi tiap-tiap kegiatan.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya dibangun dalam suatu struktur keuangan. Sumber-sumber dan pendapat dinyatakan dalam satuan uang. Uang merupakan satu-satunya penyebut umum yang dapat digunakan untuk menggabungkan dan membandingkan berbagai elemen sumber. Meskipun struktur keuangan merupakan pusat perhatian sistem ini, namun ukuran yang bersifat non keuangan juga merupakan bagian yang penting di dalam sistem.
5. Aspek perencanaan atas sistem pengendalian manajemen cenderung untuk mengikuti pola dan jadwal yang teratur. Salah satu contoh adalah dalam penyiapan anggaran yang merupakan aktivitas penting dalam proses pengendalian manajemen. Langkah-langkah tertentu diambil dalam suatu urutan yang telah dijelaskan terlebih dahulu dengan jadwal waktu tertentu setiap tahun yang meliputi penyebaran pedoman, pembuatan estimasi pertama, penyampaianestimasi dari bawah ke atas melalui berbagai jenjang dalam organisasi, penelaahan terhadap estimasi tersebut, persetujuan dari manajemen puncak serta penyebaran anggaran tersebut kembali lewat organisasi. Prosedur tersebut diikuti pada setiap langkah dalam proses ini, tanggal penyelesaian tahap, dan bahkan formulir yang dipergunakan sering diatur dalam suatu pedoman prosedur. Irama proses yang senada digunakan pula dalam bidang lain pada sistem pengendalian manajemen misalnya dalam hal pelaporan umpan balik dan informasi koordinasi.
6. Suatu sistem pengendalian manajemen merupakan atau harus merupakan suatu sistem yang dikoordinasikan secara terpadu. Dalam hal suatu data yang dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin berbeda dari data yang dikumpulkan untuk tujuan yang lain, data tersebut harus dapat direkonsiliasikan satu dengan yang lain. Khususnya, data aktual hendaknya distrukturkan dalam cara yang sama dengan data yang direncanakan yaitu dengan cara definisi dan pengukuran yang konsisten agar memungkinkan untuk adanya pembandingan yang valid antara pelaksanaan yang direncanakan dengan yang sebenarnya.
DASAR-DASAR PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen diselenggarakan berdasarkan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut: * Pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi.
* Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus sesuai dengan strategi organisasi.
* Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
* Pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi selaras (goal conqruence) dengan tujuan organisasi.
* Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi.
* Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.
* Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar mereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.
* Proses pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan, yang meliputi aktivitas
1. Komunikasi 2. Motivasi 3. Evaluasi
* Metodologi pengendalian manajemen dari proses diatas, adalah : 1. Menentukan tujuan
2. Pengukuran prestasi 3. Evaluasi prestasi.
Aktivitas Pengendalian Manajemen (Management Control Activities). Pengendalian Manajemen melibatkan berbagai aktivitas sebagai berikut:
> Planning what the organization should do yaitu pengambilan keputusan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang
> Coordinating the activities of several parts of the organization yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam organisasi
> Communicating information yaitu mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait di dalam organisasi.
> Evaluating information yaitu melakukan evaluasi informasi yang ada.
> Deciding what, if any, action should be taken yaitu menetapkan aksi yang harus dilakukan terhadap informasi yang telah dievaluasi.
> Influencing people to change their behavior yaitu mempengaruhi orang-orang agar merubah perilakunya sehingga tercapai keselarasan pencapaian tujuan individu dengan tujuan perusahaan (goal congruence).
Management Control merupakan implementasi strategi. Gambar hubungan antara Strategi dengan management control adalah sebagai berikut:
Dalam suatu Struktur organisasi menunjukkan peran, hubungan pelaporan dan tanggung jawab unit organisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi. Manajemen Sumber daya Manusia merupakan merupakan proses seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemberhentian karyawan dalam rangka mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya (culture) merupakan sperangkat keyakinan umum, perilaku dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit mempengaruhi tindakan-tindakan manajerial.
RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pembahasan pengendalian manajemen dalam kuliah ini meliputi :
1. Lingkungan pengendalian manajemen : adalah jaringan kerja organisasi dimana manajemen melaksanakan tugas pengendalian yang berhubungan dengan : perilaku individu di dalam organisasi, berbagai jenis organisasi terutama tanggung jawab keuangannya pada berbagai unit dan sub unitnya. Lingkungan pengendalian meliputi: a. Responsibility Center : 1) Cost Centre 2) Revenue Centre 3) Profit Centre 4) Investment Centre 5) Transfer Pricing
b. Measuring and Controlling Asset Employed : 1) ROI (Return on Investment)
2) EVA (Economic Value Added)
2. Proses pengendalian manajemen : adalah interaksi formal (sistem pengendalian dan perencanaan yang meliputi:
a. Strategic Planning b. Budget Preparations
c. Analyzing Financial Performance Report d. Performance Measurement
e. Management Compensation
3. Variasi pengendalian manajemen : adalah penjelasan berbagai pengendalian pada berbagai strategi, dan penerapannya pada organisasi jasa. Variasi tersebut meliputi:
a. Controls for Differentiated Strategies b. Service Organization
c. Quality Management d. Pengendalian Internal
FUNGSI CONTROLLER DALAM MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)
Pada suatu organisasi (perusahaan) yang besar, Pimpinan puncak / Top manajemen didampingi oleh seorang pejabat staf dalam melaksanakan perencanaan dan pengendalian. Penjabat staf tersebut dikenal sebagai controller atau disebut juga sebagai chief of financian officer (CFO). Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh seorang Controller CFO (Chief of Financial Officer) atau Direktur Keuangan suatu perusahaan antara lain meliputi :
1. Perancangan (desain) dan mengoperasikan pengendalian manajemen
2. Penyiapan laporan-laporan keuangan baik untuk keperluan manajemen maupun para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal
3. Penyiapan analisis laporan kinerja-2 manajemen
4. Melaksanakan supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2 akuntansi 5. Melaksanakan program pengembangan kemampuan pegawai departemen controller 6. Sebagai Penanggungjawab proses pengendalian internal atas keandalan laporan keuangan Suatu organisasi bisnis yang berskala besar biasanya mempunyai Controller pusat (Corporate Controller) dan Controller di Unit Bisnis (Business Unit Controller). Pada dasarnya fungsi kedua tipe controller tersebut adalah sama, yang membedakan adalah lingkup kerjanya. Hubungan antara Corporate Controller dengan Business Unit Controller dapat ditetapkan dalam dua alternative yaitu Dotted Line dan Solid Line.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Agus Arijanto SE
PENGANTAR MANAJEMEN
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Konsep-Konsep Dasar
Suatu organisasi harus memiliki perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi tersebut dapat tercapai. Mengendalikan suatu organisasi merupakan hal yang sulit dan tidak mudah. Berikut adalah elemen-elemen proses kendali:
Elemen-elemen sistem pengendalian adalah sebagai berikut:
1. Detector (pelacak/sensor) adalah suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Assessor (penilai) adalah suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa actual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector adalah suatu perangkat (sering pula disebut sebagai umpan balik) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi adalah perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
Manajemen
Suatu organisasi terdiri sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hirarki manajer dengan Chief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section) dan subunit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi.
Proses pengendalian manajemen adalah suatu proses dimana manajer diseluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksud.
Proses pengendalian yang dilakukan oleh para manajer memiliki elemen yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana (seperti yang digambarkan diatas). Pada pengendalian manajemen, masing-masing elemen memiliki pengertian sebagai berikut:
1. Detector adalah melaporkan atas apa yang sedang terjadi pada organisasi
2. Assessor adalah membandingkan informasi yang ada dengan keadaan yang diinginkan
3. Effector adalah mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan actual dengan keadaan yang diinginkan
4. Sistem komunikasi adalah memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan
Perbedaan antara pengendalian manajemen dengan pengendalian yang lebih sederhana, antara lain:
1. Pada sistem pengendalian sederhana standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. Standar tersebut ditetapkan melalui proses perencanaan yang sadar. Dalam proses ini manajemen memutuskan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi dan sebagian dari proses pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian actual dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Pengendalian manajemen tidak bersifat otomatis, beberapa detector dalam suatu organisasi mungkin adalah ahli mekanik tetapi manajer seringkali mendeteksi informasi penting dengan mata, telinga dan indera mereka sendiri.
3. Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antarindividu. Suatu organisasi terdiri dari banyak bagian yang terpisah dan pengendalian manajemen harus memastikan bahwa setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya.
4. Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas
5. Banyak pengendalian manajemen yang bersifat pengendalian diri sendiri, yaitu: pengendalian tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal tetapi oleh para manajer yang menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang diberikan oleh seorang atasan
Sistem
Sistem adalah suatu cara tertentu dan berbentuk repetitive untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi dan berulang yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu. Tidak ada sistem yang dapat menjamin semua tindakan atau aktivitas dilakukan secara tepat, jika seluruh sistem menjamin tindakan atau aktivitas tepat untuk semua situasi, maka manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.
Hubungan Umum Antara Fungsi Perencanaan dan Fungsi Pengendalian
Aktivitas pertama adalah formulasi strategi, dimana dari formulasi strategi akan menghasilkan tujuan dari organisasi, strategi yang dgunakan untuk mencapai tujuan tersebut dan kebijakan-kebijakan yang diperlukan .
Aktivitas setelah dilakukan formulasi strategi adalah pengendalian manajemen, dimana aktivitas ini menghasilkan bagaimana cara menerapkan strategi tersebut yang telah ditetapkan pada aktivitas sebelumnya.
Aktivitas ketiga adalah pengendalian tugas, dimana aktivitas pengendalian tugas ini menghasilkan kinerja yang efisien dan efektif dari masing-masing tugas individu.
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah suatu proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Pada pengendalian manajemen meliputi beberapa aspek, antara lain:
1. Kegiatan pengendalian manajemen
Pengendalian manajemen terdiri atas beberapa kegiatan, yaitu: a. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh suatu organisasi b. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari berbagai bagian organisasi c. Mengkomunikasikan informasi
d. Mengevaluasi informasi
e. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil
f. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka
Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan.
2. Keselarasan tujuan
Proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Pengendalian manajemen meliputi interaksi antar invidividu yang tidak dapat digambarkan secara mekanis. Masalah dari pengendalian manajemen yang utama adalah bagaimana mempengaruhi individu untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi para manajer dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi.
3. Perangkat penerapan strategi
Berikut adalah kerangka kerja penerapan strategi
Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategiorganisasi.
Kebudayaan merupakan sekelompok kepercayaan, sikap dan norma hukum yang secara eksplisit maupun implicit mengarahkan tindakan manajerial.
Dimulai dari strategi yang ditetapkan terlebih dahulu. Strategi yang telah ditetapkan tersebut harus sesuai dengan unsur-unsur yang ada didalan suatu organisasi, yaitu:
a. Struktur dari organisasi itu sendiri b. Kebudayaan dari organisasi
c. Sumber daya manusia di organisasi tersebut d. Pengendalian manajemen di organisasi tersebut
Strategi yang telah sesuai dengan keempat unsur tersebut diatas akan menghasilkan kinerja yang sesuai dengan yang diharapkan. Dengan begitu dalam menentukan strategi, suatu organisasi juga harus mempertimbangkan unsur-unsur tersebut sehingga kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.
Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja financial (laba bersih, pengembalian modal dan lain-lain) dan ukuran kinerja non financial (mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan dan lain-lain).
5. Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Dalam industri yang berada pada lingkungan yang cepat berubah diperlukan adanya pengendalian yang bersifat interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik yang negative maupun yang positif yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi yang baru.
Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Tujuan tidak memiliki jangka waktu dan tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah dan itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuan yang penting, tetapi bagi perusahaan lainnya memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya.
Organisasi nirlaba juga memiliki tujuan, yang pada umumnya adalah memberikan pelayanan semaksimum mungkin dengan dana yang tersedia.
Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting karena menetapkan secara umum arah dan tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior.
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru. Pengendalian manajemen adalah proses implementasi dari strategi. Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi, hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan pengendalian tugas.
Perbedaan paling utama antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifast ilmiah sedangkan pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu.
Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas
Mengakuisisi bisnis yang tidak terkait
Memperkenalkan produk atau merk baru dalam lini produk Mengkoordinasikan pesanan yang masuk
Memasuki bidang bisnis baru Memperluas pabrik
Menjadwalkan produksi
Menerapkan kebijakan yang telah disepakati Menerapkan program rekruitmen minoritas Memelihara dokumen kepegawaian Menyusun kebijakan spekulasi persediaan Memutuskan tingkat persediaan
Memesan ulang suatu barang
Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen
1. Akses secara mudah dan cepat, perpindahan data dengan menggunakan internet dapat dilakukan oleh setiap orang dalam hitungan detik.
2. Komunikasi multi target, memiliki pengertian bahwa internet memiliki jangkauan yang luas dan dapat menjangkau jutaan orang.
3. Komunikasi berbiaya rendah, dengan menggunakan internet dapat menghemat biaya seperti biaya telepon
4. Kemampuan untuk menampilkan citra tertentu, konsumen dapat melihat produk yang ditawarkan melalui internet, hal ini berbeda dengan jika menggunakan telepon
5. Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu, konsumen berlaku seperti raja dengan menggunakan web yang ada
Dengan manfaat-manfaat tersebut, internet secara dramatis telah mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sector konsumen individual.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efektif dan efisien, tetapi internet tidak menggantikan fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh.
Ketersediaan akses data secara elektronis kedata base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian yang diperlukan untuk mendisain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi:
1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak pribadi dibandingkan prestasi bersama, penciptaan nilai bagi pelanggan, dan pemegang saham daripada diri sendiri.
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi. 5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja actual relative terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 8. Mendisain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Yanuar Rahman Hakim SE.,MM SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 8
MODUL : 1
ATA KULIAH : SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
DOSEN : MAYA SAFIRA DEWI, SE.Ak.M.Si
P K K
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS EKONOMI
JAKARTA 2010 BAB I
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Konsep – Konsep Dasar
Sebuah system merupakan cara tertentu untuk melaksanakan suatu atau
Serangkaian aktivitas. Sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi disebut system pengendalian manajemen.
* Pengendalian
Adalah proses untuk membuat sebuah organisasi mencapai tujuannya.
Elemen-elemen system pengendalian. Setiap system pengendalian setidaknya memiliki empat elemen :
a. Pelacak (detector) atau sensor merupakan sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
b. Penaksir (assessor) merupakan suatu perangkat yang menentukan suatu signifikasi dari peristiwa actual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. c. Effector merupakan suatu peringkat yang sering disebut dengan feedback yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan.
d. Jaringan komunikasi merupakan perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara aessor dan affector
Keempat elemen dasar dari system pengendalian ini digambarkan dalam bentuk diagram pada gambar 1.
o
* Manajemen
1. Proses perencanaan, pengor-ganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta pengendalian sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Seni untuk mengajak orang lain mencapai sebuah tujuan
Proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer diseluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan
Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai tingkat profit yan memuaskan). Organisasi dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Chief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section) dan subunit lainnya yang berada di level bawah.
CEO memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi mencapai tujuannya . Mematuhi keputusan CEO , para manager dari beberapa unit bisnis memformulasikan beberapa strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk mencapai tujuan tertentu.
Proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer diseluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksud.
Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama seperti pada system pengendalian yang lebih sederhana telah digambarkan di atas : detector, assessor, effector dan system komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atau organisasi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector melakukan tindakan koreksi terhadap perbaikan yang signifikan antara keadaan actual dengan keadaan yang diinginkan.
* Sistem
Adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang – saling berhubungan – yang keseluruhan merupakan sebuah kesatuan. Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas
Sebuah system merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik system yakni : lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi dan mengulangi serangkaian tahapan tertentu guna mencapai suatu tujuan tertentu.
Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan secara baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil.
Keefektifan tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang dan bukannya oleh aturan yang ditentukan dalam system (kendati system mungkin memberikan gambaran umum dari respons yang wajar). Jika seluruh system menjamin tindakan tepat bagi seluruh situasi, mungkin tidak diperlukan lagi manajer manusia.
Dengan demikian penting untuk disadari, bagaimanpun juga, bahwa proses informal sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara system pengendalian formal organisasi dirancang dan dioperasikan.
Batas-Batas Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen memerlukan perencanaan dan pengendalian yang terdiri dari : formulasi strategi dan pengendalian tugas. Gambar 2. hubungan antara perencanaan dan fungsi pengendalian.
* Pengendalian Manajemen
Merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.
Aspek dari proses penegendalian manajemen : a. Kegiatan pengendalian manajemen.
Pengendalian manajemen terdiri ats bermacam kegiatan, diantaranya : - Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi - Mengkoordinasikan kegiatan dari beberpa bagian organisasi - Mengkomunikasikan informasi
- Mengevaluasi informasi
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu - Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka b. Keselarasan tujuan (Goal Congruence)
Meskipun sistematis, proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini meliputi interaksi antar individu, dimana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis. Masalah pengendalian yang terutama adalah bagaimana mempengaruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka sedemikian rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi.
Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.
c. Perangkat bagi penerapan strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah stratejiknya. Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Gambar 3. Kerangka kerja untuk penerapan strategi.
* Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan, dan divisi yang bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dalam organisasi.
* Manajemen sdm melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan karyawan serta untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi
* Kebudayaan berarti seperangkat keyakinan bersama, sikap dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit membimbing tindakan manajer.
d. Tekanan finansial dan nonfinansial
Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial. * Dimensi finansial memfokuskan pada net income, return on equity.
* Dimensi non finansial memfokuskan pada mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan dan motivasi kerja karyawan
e. Bantuan dalam pengembangan strategi baru
Dalam industri yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat, bagaimanapun, manajemen mengendalikan informasi, terutama yang bersifat nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini, digambarkan pada Gambar 3 yang diartikan sebagai Pengendalian interaktif.
* Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan- tujuan ini
Strategi merupakan perencanaan yang besar, perencanaan yang penting. Mereka menetapkan secara umum ke arah mana organisasi yang bergerak yang diinginkan manjer senior.
Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam merespos ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari oesaing, pergeseran cita rasa konsumen) atau adanya kesempatan (misalnya, inovasi tekhnologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan)
Perbedaan antara formulasi strategi dan Pengendalian manajemen
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; pengendalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien
Pengendalian Tugas merupakan transaction oriented, yaitu melibatkan kinerja tugas individual menurut aturan yang dibuat dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti.
Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian manajemen
- Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara definisi, pengendalian manajemen meliputi perilaku para manajer dalam , dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan.
- Pengendalian manajemen fokus terletak pada unit organisasional, dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional.
- Pengendalian manajemen memperhatikan secara luas aktivitas para manajer yang memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak adanya pertimbangan untuk melaksanakannya.
Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen
Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Apa yang kemudian telah menjadi pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi ? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit.
Referensi:
1. Anthony, Robert N., (2004), Management Control System, Boston: Irwin/McGraw-Hill, (Chap 1) 2. Arief Suadi, Sistem Pengendalian Manajemen, Yogyakarta: BPFE UGM, (Bab 1)
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Maya Safira Dewi, SE., Ak.M.Si SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 13
THE NATURE OF MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS Sifat Sistem Pengendalian Manajemen
SPM/ MCS SECARA RINGKAS o Berfokus pada strategi
o Mendesain dan mengimplementasikan Sistem Manajemen Berkesinambungan o Mengendalikan kinerja perusahaan
1. strategic planning, 2. budgeting, 3. resources allocation, 4. measurement, 5. evaluation, 6. reward systems,
7. responsibility center, dan 8. transfer pricing
9. MCS service, non profit organization, dan lainnya
o Posisi SPM: Tujuan Perusahan – dijalankan dan tanggungjawab dari Manajemen – mengelola Sumber Daya yang ada – perlu kepastian Tercapainya Tujuan.
Posisi SPM dalam Organisasi
MANAJEMEN Proses Manajemen o Planning
o Organizing
o Staffing and Human Resource Management o Leading and Interpersonal Influence o Controlling Bidang Manajemen o Marketing o Production/ Operation o Purchasing o Human Resource o Finance and Accounting o Strategic
o Information Systems
PENGENDALIAN - CONTROL Elemen Proses Pengendalian:
Empat Elemen Sistem Pengendalian
1. Detector: pelacak, sensor, monitor, urai kegiatan, observer. Perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan
2. Assessor: evaluator, asesor,selektor. Perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkan dengan standar atau ekspektasi
3. Effector: umpan balik, director, modifier. Perangkat yang mengubah perilaku jika asesor mengindikasikan kebutuhan untuk hal tersebut.
4. Communication Network: koneksi, jaringan komunikasi. Perangkat meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dengan effector.
Contoh pada sistem pendinginan mesin mobil:
o Detector: termometer di thermostat, ukur suhu air radiator
o Assessor: membandingkan suhu radiator dengan standar panas maksimum o Effector: mendorong mesin kipas berjalan dan mendinginkan radiator
o Communication network: yang meneruskan informasi. Proses Pengendalian 1. Pengendalian Manajemen o Memotivasi orang o Proses o Peran Manajer o Tujuan
o Efisiensi: minimal input dan max output o Efektivitas: kemampuan mencapai tujuan o Hubungan program dan tanggungjawab o Informasi pada SPM
o Sistem Organisasi Total o Struktur keuangan o Pola dan jadwal SPM
o Sistem terpadu dan terkoordinasi (berkesinambungan) 2. Perencanaan dan Pengendalian Strategik
o Pemeliharaan kondisi lingkungan dari strategi o Mendahului proses pengendalian manajemen o Umpan balik terhadap latar belakang strategi o Tidak reguler
o Formulasi Strategi: proses pembuatan strategi baru o Pengendalian Manajemen: proses implementasi strategi 3. Pengendalian Tugas
o Pengendalian rinci atas prosedur
o Titik kegiatan: jadwal, tingkat persediaan, jumlah o Teknik dan metode pengendalian: banyak yang ilmiah. o Reviwe terus menerus
o Keluaran dan masukan
o Discretionary cost: biaya yang ditentukan manajemen o Engineered cost: biaya terencana
SISTEM
Suatu cara tertentu dan bersifat berulang untuk melaksanakan suatu/ kelompok aktivitas. o Untuk suatu tujuan tertentu
o Rangkaian langkah, prosedur o Terkoordinasi
o Berulang Hubungan Umum
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian
KEGIATAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
1. Merencanakan yang seharusnya dilakukan Organisasi 2. Mengkoordinasikan aktivitas dari banyak bagian 3. Mengkomunikasikan informasi
4. Mengevaluasi informasi
6. Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya
ASPEK PENTING DALAM
PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN o Keselarasan Tujuan
o Perangkat Penerapan Strategi o Tekanan Finansial dan Nonfinansial o Membantu mengembangkan Strategi Baru Kerangka Kerja Untuk Penerapan Strategi
Strategy Formulation – Task Control – Management Control Perumusan
Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas
Mengakuisisi bisnis yang tidak terkait
Memperkenalkan produk/ merk baru dalam lini produk Mengkoordinasi pesanan yang masuk
Memasuki bidang bisnis baru Memperluas pabrik
Menjadwalkan produksi
Menambah penjualan langsung by mail Menentukan anggaran iklan
Memesan iklan di TV
Mengubah rasio debt to equity Menerbitkan obligasi baru Mengatur arus kas
Menerapkan kebijakan yang telah disepakati Menerapkan program rekrutmen minoritas Memelihara dokumen kepegawaian Menyusun kebijakan spekulasi persediaan Memutuskan tingkat persediaan
Memesan ulang barang
Memutuskan lingkup dan arah riset Mengendalikan organisasi riset Menjalankan proyek riset individual
MCS 1 – Basuki Hadiprajitno / Page: 7 of 7 Hakekat Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen merupakan hal yang tidak asing lagi untuk tidak dikenal ataupun dipergunakan oleh setiap organisasi, kelompok dll. Dimana adanya sistem pengendalian dianggap penting dalam sebuah organisasi, kelompok dll karena dengan adanya pengendalian mampu meminimalisir beberapa masalah yang kemungkinan besar terjadi, baik itu dilakukan oleh manusia maupun sistem (elektronik).
Menurut Robert sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat refetatif untuk melaksanakan sekelompok aktivitas. Dalam bukunya Suadi mengatakan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang-saling berhubungan maupun yang tidak, yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan. sedangkan dalam kamus ilmiah populer sistem memiliki arti cara yang teratur (untuk melakukan sesuatu).
Dari beberapa definisi diatas bahwa sistem merupakan suatu cara yang tepat dan teratur dalam satu kesatuan yang saling berintegrasi antara yang satu dengan yang lain untuk mencapai sebuah tujuan. Tentunya dalam sebuah sistem terdiri dari berbagai langkah kongrit yang akan digunakan oleh berbagai aktvitas. Hal ini yang membuat tujuan akan tercapai atau tidak. Semakin bagus sistem yang dipakai, maka semakin optimistis tujuan yang akan kita capai.
Pengendalian merupakan suatu proses yang mengarahkan, meluruskan dan menjadikan segala berjalan susuai tujuan yang telah ditetapkan. Hansen dan Mowen mengartikan pengendalian adalah proses penetapan standar, dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Maka, harapan dari pengendalian berupaya untuk menjadikan segala sesuatu tetap konsisten berada dijalannya dengan berbagai langkah-langkah yang dilakukan di dalamnya guna mencapai tujuan awal yang ditetapkan. Disisi lain, pengendalian merupakan sebuah alternatif yang dilakukan ketika pencapaian sebuah tujuan tidak sesuai dengan langkah-langkah awal yang dilakukan, sehingga perlu diluruskan dan dikendalikan.
Dari sudut pengendalian manajemennya, terdapat beberapa aktivitas vital pengendalian yang menjadi fokus utamanya, yaitu:
1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi 2. Mengkordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi 3. Mengkomunikasikan informasi
4. Mengevaluasi informasi
5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada 6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka
Sedangkan manajemen itu sendiri merupakan berbagai cara yang dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan. Dalam buku pengantar manajemen menjelaskan, bahwa manajemen adalah suatu proses yang diawali dengan planning, organizing, actuating dan controling yang dilakukan dalam sebuah organisasi atau kelompok dll untuk mencapai tujuan organisasi. Tidak dipungkiri kalau pengertian dari manajemen cukup komperhenship dan saling terintegrasi antara satu elemen dengan elemen yang lain.
Maka, sistem pengendalian manajemen adalah cara representatif yang dilakukan oleh sebuah organisasi dalam mengajarahkan, meuruskan dan mengembalikan suatu aktivitas organisasi dengan pola yang beranikaragam untuk mencapai tujuan organisasi. Namun menurut Marciariello dan Kirby SPM sebagai perangkat struktur komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkan pemrosesan informasi dengan maksud membantu manajer mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dan pencapaian tujuan organisasi secara terus menerus.
Agar sistem pengendalian itu berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan awal, maka dibutuhkan empat elemen penunjang yang harus ada, yaitu:
1. Detektor (Pelacak), merupakan sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dilakukan. Segala aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dapat diketahui dan terdeteksi. Sehingga ketika terjadi penyimpangan dan kesalahan diketahui dengan segera dan terselesaikan dengan cepat juga.
2. Assesor (Penilai), suatu perangkat yang menentukan sifnifikasi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspedisi dari apa yang seharusnya terjadi. Yaitu adanya media yang dapat menilai sekaligus membandingkan kejadian-kejadian yang ditemukan dalam aktivitas sebuah perusahaan dengan prediksi yang kemungkinan akan terjadi dan dijadikan sebagai ancaman.
3. Effector (umpan balik), suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan suatu hal. Maksudnya ketika perusahaan terdapat problem, maka ada sebuah langkah (alternatif solutif) yang harus dilakukan oleh manajemen untuk mengatasi hal tersebut
4. Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan antara derektor dan assessor dan antara assessor dan affector. Suatu aktivitas sistematis yang dilakukan ketika terdapat sebuah permasalahan, maka secara langsung terdapat alternatif yang harus dilakukan sesuai dengan permasalahan yang terjadi. Sehingga perjalan sistem pengendaliannya berjalan terintegrasi antara satu elemen dengan elemen lainnya.
Ketika terdapat sinergi antara elemen yang satu dengan yang lainnya, maka sistem pengendalian berjalan dengan sempurna. Namun ketika empat elemen tidak terpenuhi dan tidak terdapat sinergi, sistem pengendalian manajemen akan terhambat, tidak akan berjalan sebagaimana tujuan awal.
Secara garis besar adanya sistem pengendalian manajemen dalam sebuah perusahaan memiliki beberapa tujuan, yaitu:
1) Keselarasan tujuan
Adanya sistem pengendalian manajemen akan membantu perusahaan dalam mengawal tujuan yang akan dicapai, sekaligus menjadi control dalam aktivitas manajemen perusahaan.
2) Perangkat penerapan strategi
Sistem pengendalian manajemen akan menjadi alat untuk menerapkan sebuah strategi yang dilakukan oleh perusahaan.
Manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan dalam menerapkan sistem pengendalian secara finansial akan berdampak pada laba perusahan dan secara non finansial akan berpengaruh pada kualitas produk, pangsa pasar dll. Sehinggga dengan adanya penegendalian manajemen benar-benar memberikan value added baik finansial maupun non finansial.
4) Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Dengan adanya sistem pengendalian dapat melahirkan sebuah strategi baru yang akan dilakukan oleh manajemen sebagai hasil dari aktivitas controlling.
Seiring dengan perkembangan dunia informasi, komunikasi dan teknologi turut mewarnai dunia ekonomi dan bisnis, baik yang sifatnya langsung maupun tidak. Tidak dapat dipungkiri dunia ekonomi dan bisnis yang selalu up to date tentunya tidak terlepas dengan tiga komponen tadi. Perkembangan surat berharga dll misalnya yang selalu mengalami perubahan tiap detik tentunya selalu tergantung dengannya. Begitupun dengan aktifitas ekonomi lainnya seperti manajemen atau pengambilan keputusan khususnya serta keuangan (accounting) juga membutuhkan dan menanfaatkan adanya perkembangan IKT.
Perkembangan IKT dalam aktivitas manajemem khususnya media internet memiliki dampak positif diantaranya:
1. Akses secara mudah dan cepat
Segala aktivitas yang berkaitan dengan sistem IKT lebih cepat dilakukan dengan waktu yang secepat mungkin. Misalnya aktivitas bagian produksi untuk mengetahui jumlah barang yang ada di gudang, maka dengan mudah dapat diakses melalui computer dengan sistem yang sudah dibuat. Begitupun dengan antivitas lain yang dimungkinkan menggunakan IKT.
2. Komunikasi multi-target (memiliki jangkauan yang luas)
Dengan masuknya internet dalam dunia ekonomi dan bisnis membuka jendela seluas mungkin bagi pengusaha untuk memperkenalkan bisnisnya. Sehingga melalui media internet bisnis yang dijalankan dapat diketahui oleh masyarakat luas baik lokal, nasional dan bahkan di seluruh penjuru dunia. Aktivitas pengendalianpun hanya lebih focus dan tidak terlalu membutuhkan banyak orang.
3. Komunikasi berbiaya rendah
Terbukti rendahnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika memang aktivitas bisnis lebih banyak menggunakan media internet, seperti mengurangi biaya komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar. Hal ini berdampak positif terhadap pengurangan pada komponen biaya.
4. Kemampuan menampilkan citra tertentu (web)
Adanya website dampaknya benar-benar dirasakan oleh perusahaan mengapa manajemen website merupakan suatu media yang menggambarkan tentang suatu perusahaan. Tanpa harus melakukan launching atau perkenalan secara formal, melalu website dengan sendirinya orang dapat mengetahuinya.
Refrensi
Anthony, Robert N dan Govindarajan, Vijay, 2005, Manajement Control System, Salemba Empat, Jakarta.
Halim,Abdul dkk.2003.Sistem Pengendalian Manajemen Edisi Revisi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN MODUL 1
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
A. kONSEP-KONSEP DASAR
Unsur-unsur sistem pengendalian manajeman meliputi perencanaan strategis, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi, dan penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab, dan penetapan harga transfer.
Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikan desentralisasi. Salah satu pandangan beragumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan. Hal ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini kemudian menentukan design sistem manajemen perusahaan. Satu perspektif alternatif lain mengatakan bahwa strategi muncul melelui eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi.
Jika perusahaan beroperasi dalam konteks industri yang perubahan lingkungannya dapat di prediksikan, maka perusahaan dapat menggunakan proses formal dan rasional untuk mengembangkan strategi terlebih dahulu, kemudian baru mendesain sistem pengendalian manajemen untuk melaksanakan strategi
tersebut. Sebaliknya, dalam lingkungan yang cepat berubah perusahaan kesulitan untuk merumuskan strategi terlebih dahulu lalu kemudian mendesain sistem manajemen untuk melaksanakan strategi yang dipilih. Sehingga dalam konteks ini strategi muncul melalui eksperimentasi dan proses di luar rencana yang secara signifikan dipengaruhi oleh sistem pengendalian manajemen perusahaan.
1. PENGENDALIAN
organisasi juga harus dikendalikan, yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk mamastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai.
1.1 Elemen-elemen Sistem Pengendalian
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:
* Pelacak (detector) atau sensorSuatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendsliksn.
* Penilai (assessor)
Suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
* Effector
Suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mangindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
* Jaringan komunikasi
Perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
Elemen-elemen Proses Kendali Perangkat 2. Assessor
Kendali Perbandingan dengan ukuran standar
1. Detector. Informasi 3. Effector
Mengenai apa yang Perubahan perilaku,
sedang terjadi jika diperlukan
Perusahaan Yang sedang dikendalikan 2. MANAJEMEN
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departeman, bagian, dan subunit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi. Seluruh manajer CEO merupakan atasan dan bawahan sekaligus; mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada didalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manajer kepada siapa mereka melapor.
CEO mamutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untk mencapai tujuannya. Tunduk pada CEO para manajer dari berbagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk memperluas tujuan-tujuan ini.
Proses Pengendalian Manajemen adalah proses dimana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
2.1 Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana
Proses pengendalian yang digunakan manejer Mengandung elemen yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana teleh digambarkan sebelumnya: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi.
Detector melaporkan apa yang terjadi pada atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan
antara aktual dengan keadaan yang diinginkan; dan sistem komunikasi mamberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.
Perbedaan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana adalah * Standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu
Standar merupakan proses perenccanaan yang sadar. Manajemen memutuskan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi, dan sebagian dari proses pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian aktual dengan rencana-rencana ini. Oleh karena itu, proses pengendalian dalam suatu organisasi meliputi perencanaan.
* Pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis
Manajer secara pribadi harus melakukan fungsi assessor, mamutuskan bagi dirinya sendiri apakah perbedaan hasil aktual dengan standar cukup signifikan untuk membenarkan tindakan, dan jika demikian, tindakan apa yang akan diambil.
* Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu
Suatu organisasi terdiri dari banyak bagian yang terpisah, dan pengendalian manajemen harus memastikan bahwa setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya.
* Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas
Sistem pengendalian merupakan kotak hitam (mengnambarkan sebuah operasi yang sifat pastinya tidak dapat diamati). Tidak dapat diketahui apa tindakan yang akan diambil oleh manajer tertentu ketika terjadi sebuah perbedaan yang signifikan antara hasil aktual dengan yang diharapkan, atau apa tindakan yang akan diambil (yang dinilai jika perlu) orang lain sebagai respons terhadap tanda dari manajernya.
* Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri
Pengendalian tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal. Tetapi oleh para manajer yang menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang diberikan oleh seorang atasan.
3. SISTEM
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitifuntuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.
Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi di mana aturan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil. Efektivitas tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang dan bukan oleh eturan yang ditentukan dalam sistem (meskipun sistem mungkin memberikan gambaran umum dari respon yang wajar). Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat untuk semua situasi, maka manajer manusia mungkin tidak diperlukan lagi.
B. BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN
Hubungan Umum antara Fungsi Perencanaan dan Fungsi Pengendalian Aktivitas Sifat Akhir Produk
Formulasi Tujuan, strategi, dan kebijakan Strategi
Pengendalian Penerapan strategi manajemen
Pengendalian Kinerja yang efisien dan efektif dari Tugas tugas-tugas individual
Formulasi strategi paling tidak sistematis diantara ketiganya, pengendalian tugas merupakan yang paling sistematis, dan pengendalian manajemen terletak diantaranya. Formulasi strategi memfokuskan pada jangka panjang, sementara pengendalian yugas memfokuskan pada kegiatan jangka pendek, dan
