BAB V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1.2 Struktur Organisasi Pelaksana
5.1.3.2 Fungsi Pengendalian
d Penyimpanan Material
Pada saat material yang dipesan sampai di lokasi proyek dilakukan pembuatan berita acara serah terima yang ditandatangani kedua belah pihak yaitu kontraktor dan penyedia barang (supplier/subkontrakor). Berita acara serah terima pohon tertera pada Lampiran 5. Selanjutnya diadakan seleksi material dengan mengacu pada spesifikasi yang telah disepakati dalam kontrak. Spesifikasi tersebut mencakup jenis pohon, ukuran atau dimensi material (tinggi pohon, dan diameter batang), kondisi fisik daun dan batang, dan sebagainya. Berdasarkan kontrak, pohon yang ditanam pada pekerjaan softscape proyek penataan kawasan SCR masing- masing memiliki ketentuan tinggi batang 2 meter, tidak termasuk cabang tajuk, tanaman bebas dari hama dan penyakit, serta memiliki sifat fisik daun, batang, dan cabang yang baik. Jika hal-hal tersebut telah terpenuhi maka material tersebut diijinkan masuk ke area penyimpanan yang telah diatur sedemikian rupa sehingga mempermudah dalam pendataan atau pemeriksaan kembali dan dicatat dalam buku stock material agar jumlah material tersebut dapat diketahui setiap saat.
Untuk keperluan alat seperti cangkul, ember, gerobak, sprayer serta bahan seperti pupuk urea, pestisida dan lain-lain dilakukan pemesanan atau pengajuan permintaan kebutuhan alat dan bahan kepada divisi logistik.
Adapun pembayaran pekerjaan sub kontraktor rumput dilakukan dengan cara opname lapang. Opname lapang atau mutual check merupakan pemeriksaan dan pengukuran oleh pelaksana atau supervisor landscape dan diketahui oleh Site Manager (SM) terhadap paket-paket pekerjaan lanskap yang dilaksanakan oleh sub kontraktor rumput. Pembayaran opname dilakukan berdasarkan kontrak harga satuan. Kontrak harga satuan adalah jenis kontrak kerja konstruksi untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan terhadap setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang kuantitas pekerjaannya masih bersifat sementara.
5.1.3.2 Fungsi Pengendalian
Dalam pelaksanaan suatu perencanaan, tidak jarang ditemui adanya penyimpangan-penyimpangan dalam mencapai target. Urgensi dari kegiatan
pengendalian adalah sebagai usaha berkelanjutan yang bertujuan untuk memeriksa sampai seberapa jauh hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana. Apabila terdapat perbedaan yang signifikan, maka dilakukan pengkajian dan analisis atas permasalahan yang terjadi di lapang serta pengambilan tindakan koreksi. Berikut merupakan sistem pengelolaan proyek yang ditetapkan oleh Nindya-TWW JO.
1. Sistem Informasi sebagai Pengendalian Proyek
Kegiatan pengendalian dilakukan terhadap jadwal waktu pelaksanaan serta jadwal penggunaan peralatan, material dan tenaga kerja. Jadwal yang telah tersusun dipantau realisasinya di lapang kemudian dilaporkan progresnya dalam bentuk Laporan Hasil Pekerjaan. Laporan dibuat oleh penyedia jasa serta diketahui, diperiksa oleh direksi teknis, dan disetujui oleh direksi pekerjaan. Laporan Hasil Pekerjaan terdiri dari:
a. Laporan harian, memuat informasi secara kuantitatif untuk setiap pekerjaan yang telah dilaksanakan untuk memudahkan pemantauan dan tindakan antisipasi terhadap kendala yang muncul di lapang. Laporan harian berisi:
- tugas, penempatan dan jumlah tenaga kerja di lapangan - jenis dan kuantitas bahan di lapangan
- jenis, jumlah, dan kondisi peralatan di lapangan - jenis dan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan
- cuaca/peristiwa alam lainnya yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan
b. Laporan mingguan, terdiri dari rangkuman laporan harian dan berisi hasil kemajuan fisik pekerjaan mingguan serta catatan yang dianggap perlu.
c. Laporan bulanan, terdiri dari rangkuman laporan mingguan dan berisi hasil kemajuan fisik pekerjaan bulanan, tabulasi pengeluaran dan overlay jadwal yang direncanakan dengan realisasi pelaksanaan di lapang.
d. Catatan atau kelengkapan laporan yang dianggap perlu, seperti lampiran foto-
foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan.
Selain berguna untuk memantau proyek, laporan berperan penting pada saat pemeriksaan dilakukan. Pada serah terima proyek terdapat audit/pemeriksaan data dan informasi hasil pekerjaan berdasarkan laporan dan cross-check terhadap pengukuran fisik di lapang, misalnya meter kubik pengerukan timbunan, berapa banyak gambar konstruksi yang telah diselesaikan dan sebagainya. Audit proyek
41
dapat mengindikasikan kemungkinan adanya penyimpangan terhadap prosedur
yang diberlakukan, baik berasal dari pemerintah maupun internal perusahaan.
2. Rapat Koordinasi
Terdapat beberapa macam rapat koordinasi diantaranya: (1) pre construction meeting atau biasa disebut kick off meeting merupakan rapat resmi pertama antara direksi pekerjaan (Dispora), direksi teknis (MK), penyedia jasa (kontraktor) dan perencana yang dilakukan sebagai tanda dimulainya proyek. Rapat ini bertujuan untuk menyamakan presepsi diantara semua pihak terkait hal- hal yang belum tertera dalam dokumen kontrak, antisipasi terhadap kendala yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan, serta prosedur dan teknis pelaksanaan proyek; (2) site meeting (rapat lapangan) merupakan rapat formal internal yang rutin dilakukan dalam rangka koordinasi kegiatan pelaksanaan, melibatkan pihak kontraktor (PM, SM, Project Engineer, Engineer, Cost Control, QC & QS, Logistic, Supervisor) dan MK; (3) show cause meeting merupakan rapat yang dilakukan apabila kontraktor tidak mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai jangka waktu sesuai dokumen kontrak.
Pada site meeting, kontraktor diminta mempresentasikan progress pekerjaan, kemudian dibahas apakah progress nyata di lapang sudah sesuai dengan target, jika belum sesuai project engineer mengecek berapa persen deviasi (selisih) antara target dan realisasi. Lalu diadakan diskusi bersama, apa kendala yang menyebabkan pekerjaan tersebut tidak tepat waktu dan bagaimana cara untuk mengejar keterlambatan tersebut, apa saja alternatif yang dapat memperbaiki keadaan. Perbaikan dapat dilakukan melalui penjadwalan ulang, penggantian metode kerja, penambahan tenaga kerja, pengadaan waktu lembur, atau pengadaan peralatan tambahan dan sebagainya.
Jika terdapat perbedaan signifikan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan dokumen kontrak maka pengguna jasa bersama penyedia jasa dapat melakukan Perubahan Kontrak (Contract Change Order/CCO) yang meliputi;
a. menambah/mengurangi kuantitas pekerjaan pada kontrak,
c. mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan
kebutuhan lapangan.
MK merupakan perpanjangan tangan dari owner (Dispora). MK diberikan kepercayaan manajerial secara penuh untuk menggantikan posisi Dispora di lokasi proyek sehingga pada saat site meeting keputusan MK merupakan mandat tertinggi.
Rapat koordinasi penting dilakukan, karena perlunya komunikasi terbuka antar pihak yang berkepentingan sehingga hambatan pelaksanaan dapat dipantau dan diminimalisir. Namun berdasarkan pengamatan yang dilakukan, selama lebih dari empat bulan penulis menjalankan magang, didapatkan bahwa site meeting dilaksanakan secara insidental saja dan tidak teratur. Pada implementasinya dapat dikatakan koordinasi yang dilakukan oleh Nindya-TWW JO masih tergolong lemah dan perlu ditingkatkan. Hendaknya rapat koordinasi dilakukan secara rutin sekali dalam satu minggu dan kontinyu.
3. Quality Control
Pengendalian mutu dilakukan melalui pengendalian terhadap tenaga kerja, perawatan peralatan, material yang digunakan melalui tes/uji coba yang dilakukan di lapangan dan laboratorium serta pemeriksaan terhadap metode pelaksanaan dengan mengacu pada prosedur yang telah teruji. Program mutu berisi informasi pengadaan, organisasi proyek pengguna jasa dan penyedia jasa, prosedur pelaksanaan pekerjaan, prosedur instruksi kerja, pelaksanaan kerja. Program Mutu disusun oleh penyedia jasa dan disepakati oleh Pengguna Anggaran dan dapat direvisi sesuai kebutuhan. Gambar 21 merupakan gambaran kebijakan manajemen konstruksi yang diaplikasikan Nindya-TWW JO dalam proses pengendalian mutu.
Seringkali penyedia jasa yang memenangkan pelelangan adalah yang menawarkan harga terendah, dengan kata lain mereka lebih banyak memangkas keuntungan yang akan mereka dapatkan dibandingkan dengan peserta lelang lainnya. Hal ini lantas tidak seharusnya membuat perusahaan kontraktor yang terpilih, mengurangi kualitas produk yang dihasilkannya. Biaya proyek adalah anggaran total yang diperlukan dalam menyelesaikan sebuah proyek, dimulai dari tahap persiapan, sampai dengan berakhirnya tahapan serah terima, termasuk masa retensi (garansi). Hal yang kurang disadari bahwa peningkatan kualitas akan
43 menurunkan biaya produksi, antara lain menurunkan resiko re-work, menghemat waktu, meminimalisir bahan yang terbuang (scrap) dan biaya garansi, sehingga apabila diakumulasi akan berpengaruh terhadap biaya jangka panjang yang dikeluarkan perusahaan. Kesimpulannya, biaya total mungkin berada pada titik minimum di saat 100% barang atau jasa sempurna dan bebas dari cacat. Produk berkualitas rendah tidak hanya mengakibatkan biaya produksi yang lebih tinggi, tetapi juga dapat menyebabkan kecelakaan bahkan tuntutan hukum. Selain itu ada banyak pihak yang terlibat, penanggung jawab, pimpinan proyek, pengawas, pekerja, pemasok, pemerintah dan masyarakat. Pada akhirnya, reputasi merupakan nafas dari keberlanjutan organisasi pelaksana, yaitu memenangkan pelanggan. Perencanaan/ Planning Pembiayaan Proyek Perencanaan mutu Time schedule Schedule peralatan
Schedule tenaga kerja
Penyerahan/ Hand Over Daftar perbaikan Pemeliharaan rutin Kepuasan pelanggan Pengadaan/ Procurement Seleksi vendor/supplier
Seleksi sub kontraktor
Seleksi tenaga kerja Pelaksanaan/ Project Execution Penalaran/training - Schedule - Target mutu - Safety/K3 Pengendalian mutu - Assessment board - prosedur Pemantauan
- Tingkat kantor cabang,
wilayah, pusat
- Tingkat proyek
Gambar 21. Proses Pengendalian Mutu oleh Nindya-TWW, JO. (Sumber: Nindya-TWW JO, 2011)