BAB 4 PEMBAHASAN
4.1 Gudang Perbekalan Farmasi Pusat
Gudang Perbekalan Farmasi Pusat RSCM terdiri atas Gudang Farmasi I, Gudang Farmasi II, dan Gudang Gas Medis. Gudang Farmasi I merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan alat-alat kesehatan, obat-obat oral dan injeksi, serta Bahan Beracun dan Berbahaya (B3). Gudang Farmasi II digunakan untuk menyimpan perbekalan farmasi yang berupa cairan dan hemodialisa, sedangkan Gudang Gas medis digunakan untuk menyimpan gas-gas medis.
Waktu pelayanan Gudang Perbekalan Farmasi Pusat, yaitu pukul 08.00 hingga 21.00 dan terbagi ke dalam 2 shift. Sumber daya manusia yang terdapat di gudang pusat, yaitu sebanyak 18 orang yang terdiri dari 1 orang Apoteker, 1 orang Asisten Apoteker (AA) Penanggung Jawab, 5 orang AA Bidang Pelaksana Obat, 3 orang AA Bidang Pelaksana Alat Kesehatan, 4 orang AA Bidang Pelaksana Administrasi, dan 4 orang pekarya.
Kegiatan utama yang dilakukan di Gudang Perbekalan Farmasi Pusat terdiri atas perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengawasan, dan pengendalian perbekalan farmasi di rumah sakit. Perencanaan pengadaan perbekalan farmasi dari distributor ke gudang dilakukan dengan dua cara, yaitu menggunakan sistem IT untuk menarik data stok akhir atau dengan sistem manual melalui penarikan data dari kartu stok.
Dalam rangka menjaga ketersediaan perbekalan farmasi di RSCM, Gudang Pusat melakukan permintaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan. Pengadaan dilakukan berdasarkan permintaan (defekta) perbekalan farmasi yang dilakukan rutin dua kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin dan Rabu, serta dari permintaan mendesak/cito yang dapat dilakukan setiap hari. Permintaan perbekalan farmasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama dua minggu hingga satu bulan.
Defekta yang telah dibuat oleh pihak Gudang Pusat selanjutnya dikirim ke bagian pemesanan di Instalasi Farmasi untuk dibuatkan Surat Pesanan (SP) dalam sistem komputer. Jika permintaan telah disetujui oleh Kepala Sub Instalasi
terkait untuk melakukan pemesanan. Barang yang dipesan akan dikirim ke Gudang Pusat.
Setelah perbekalan farmasi dikirim di Gudang Pusat oleh distributor, selanjutnya dilakukan proses penerimaan barang yang dilakukan oleh Panitia Penerimaan bersama dengan petugas gudang. Pada proses penerimaan, dilakukan kegiatan pemeriksaan yang meliputi kesesuaian daftar pesanan, baik jenis dan jumlah pesanan, pada komputer yang disesuaikan dengan faktur penjualan. Selain itu, dilakukan pula pemeriksaan terhadap bentuk fisik dan tanggal kedaluwarsa perbekalan farmasi yang akan diterima. Apabila terdapat kemasan yang telah rusak, maka dapat dilakukan penggantian barang ke distributor.
Khusus untuk perbekalan farmasi yang bersifat termolabil, pemeriksaan juga dilakukan dengan melihat kesesuaian penyimpanan perbekalan farmasi, misalnya dengan melihat proses penyimpanan perbekalan farmasi tersebut selama proses distribusi dari distributor ke Gudang Pusat, yaitu dengan menyimpan perbekalan farmasi tersebut di dalam cool box yang dilengkapi dengan termometer dan dipastikan berada pada suhu yang sesuai (2o – 8o C). Pemeriksaan juga dilakukan terhadap dokumen-dokumen penyerta perbekalan farmasi, misalnya Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya dan beracun (B3).
Setelah pemeriksaan dilakukan dan perbekalan farmasi yang diterima telah sesuai dengan pesanan, Panitia Penerimaan membubuhkan tanda tangan, nama jelas, dan stempel serta tanggal penerimaan pada faktur penjualan dan salinan faktur. Lembar asli faktur dan salinannya diserahkan kepada petugas gudang. Data dari lembar faktur tersebut akan di-input oleh petugas ke dalam sistem komputer dan kartu stok manual, meliputi data spesifikasi produk, asal distributor, jumlah, dan waktu kedaluwarsa.
Perbekalan Farmasi yang telah diterima disimpan di Gudang Pusat sesuai dengan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Penyimpanan disusun berdasarkan jenis perbekalan farmasi, yaitu alat kesehatan, obat (oral atau injeksi), B3, cairan, hemodialisa, dan gas medis, sedangkan perbekalan farmasi yang berupa reagensia, bahan baku, dan radiofarmaka akan disimpan langsung di unit kerja yang terkait dengan penggunaannya.
Selain berdasarkan pada jenis perbekalan farmasi, penyimpanan juga didasarkan pada bentuk sediaan, kestabilan perbekalan farmasi, sifat perbekalan farmasi (high alert atau sitostatika), perbekalan farmasi Askes dan Non-Askes, rute pemberian obat, serta nama generik dan nama dagang. Penyimpanan obat di gudang pusat juga disusun berdasarkan alfabetis dengan memperhatikan penyusunan untuk obat yang tergolong Look Alike Sound Alike (LASA) untuk menghindari kesalahan dispensing. Obat yang tergolong LASA memiliki bentuk dan pengucapan yang mirip sehingga penyimpanannya dipisah, walaupun memiliki nama dengan alfabet yang berdekatan. Penyimpanan obat sudah tertata rapi dan baik dengan pemberian label petunjuk pada setiap kelompok obat. Hal ini memudahkan dispensing obat mengingat jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang banyak.
Untuk narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terpisah dari penyimpanan obat lainnya. Narkotika disimpan dalam lemari berpintu dua dengan kunci ganda. Kunci lemari tersebut digantungkan kepada AA yang bertugas pada tiap shift.
Penyimpanan alat kesehatan di Gudang Pusat terpisah dengan penyimpanan obat-obatan. Alat kesehatan disusun berdasarkan kesamaan jenis dan kelompok departemen pengguna, misalnya bedah dan departemen mata serta pelayanan jantung terpadu (PJT), untuk mempermudah pengambilan barang.
Agar mutu perbekalan farmasi tetap terjaga, maka petugas gudang melakukan stock opname (SO) setiap tiga bulan sekali untuk memudahkan pengontrolan perbekalan farmasi dengan mengetahui kesesuaian fisik perbekalan farmasi yang ada dengan jumlah yang tertera pada kartu stok dan sistem IT serta mudah mengetahui perbekalan farmasi yang mendekati kedaluwarsa. Produk yang akan kedaluwarsa dalam waktu tiga bulan ke depan akan diberi label berwarna kuning yang dilengkapi dengan waktu kedaluwarsanya. Selain itu, dilakukan pula pemantauan suhu pada lemari pendingin dan ruangan yang dilakukan setiap hari. Pemantauan suhu lemari pendingin dilakukan sebanyak tiga kali sehari, yaitu pada pukul 06.00, 14.00, dan 20.00 WIB, sedangkan pemantauan suhu ruangan dilakukan satu kali sehari pada pukul 08.00 WIB.
Gudang Pusat merupakan pusat distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit. Gudang melayani permintaan dari seluruh satelit dan unit kerja. Permintaan perbekalan farmasi ke Gudang Pusat dapat dilakukan secara rutin sesuai jadwal yang telah ditetapkan untuk masing-masing satelit dan unit kerja ataupun permintaan cito setiap hari. Permintaan ke Gudang Pusat dapat dilakukan dengan dua sistem, yaitu sistem online untuk satelit farmasi dan sistem manual untuk unit kerja. Permintaan yang diajukan oleh satelit farmasi akan langsung dicetak oleh Gudang Pusat dalam bentuk surat permintaan barang, sedangkan unit kerja yang melakukan permintaan manual menggunakan formulir permintaan barang farmasi harus mengantarkan formulir tersebut ke gudang dua hari sebelum pengambilan barang.
Petugas Gudang Pusat akan menyiapkan perbekalan farmasi yang diminta serta melakukan pencatatan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang tertera pada formulir permintaan. Petugas administrasi akan memproses formulir permintaan tersebut untuk mendapatkan Form Distribusi Obat/Alkes bagi tiap satelit/unit/departemen terkait. Setelah perbekalan farmasi disiapkan, petugas gudang akan menghubungi satelit atau unit kerja terkait untuk memberitahukan bahwa perbekalan farmasi sudah siap diambil.
Pada saat penyerahan, dilakukan pengecekan kembali oleh petugas gudang dan pihak satelit atau unit kerja dengan membaca ulang dan memeriksa perbekalan farmasi yang telah disiapkan serta melakukan pencatatan pada buku serah terima yang terdapat di ruang pendistribusian Gudang Pusat. Setelah dinyatakan bahwa barang yang diterima pihak satelit atau unit kerja sesuai dengan permintaannya, lalu dilakukan penandatanganan bersama Form Distribusi Obat/Alkes. Lembar form yang asli disimpan oleh pihak gudang, sedangkan lembar copy diberikan kepada pihak satelit farmasi atau unit kerja. Untuk satelit atau unit kerja yang tidak memiliki petugas untuk mengambil perbekalan farmasi, maka petugas gudang yang akan mengantarkannya.
Gudang Pusat juga melayani permintaan mendesak/cito setiap hari. Perbekalan farmasi yang diambil untuk melayani kebutuhan cito dicatat pada buku cito di gudang dan unit terkait. Untuk memenuhi permintaan perbekalan farmasi di luar jam operasional gudang, petugas satelit harus menghubungi
Penanggung Jawab Gudang Pusat untuk mengambil perbekalan farmasi di gudang dengan didampingi satu orang saksi dan petugas keamanan untuk membuka pintu gudang.
Berdasarkan hasil pengamatan selama pelaksanaan PKPA di Gudang Pusat, terdapat beberapa permasalahan yang ditemukan, antara lain:
a. Masih terdapat MSDS yang belum diterjemahkan, sehingga menyulitkan pegawai atau staf gudang yang memiliki keterbatasan dalam berbahasa asing untuk memahami isi MSDS tersebut.
b. Masih terdapat lemari pendingin yang tidak memiliki daftar nama obat-obat yang terdapat di dalamnya, sehingga menyulitkan staf atau pegawai baru yang akan menyiapkan permintaan perbekalan farmasi. Selain itu, daftar yang telah tersedia ada yang belum lengkap. Masih terdapat obat-obat di dalam lemari pendingin yang tidak tertulis pada daftar tersebut.
c. Masih terdapat obat-obat yang termasuk dalam obat high alert dan sitostatika serta tempat penyimpanan obat-obat LASA yang belum ditempeli dengan stiker khusus.
Untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan di atas, maka saran yang dapat diajukan adalah sebagai berikut:
a. Menerjemahkan MSDS yang masih menggunakan bahasa asing ke dalam bahasa Indonesia agar memudahkan staf atau pegawai dalam memahami isi dari MSDS tersebut, sehingga penanganan yang dilakukan terhadap bahan tersebut tepat.
b. Membuat daftar nama obat-obat yang terdapat di dalam masing-masing lemari pendingin dan menempelkannya pada pintu lemari pendingin yang sesuai. Daftar tersebut juga perlu diperiksa dan diperbaharui secara berkala, sehingga data yang tersedia selalu ter-update sesuai dengan persediaan yang terdapat di dalamnya.
c. Menempelkan stiker high alert, sitostatika, dan LASA secara lebih teliti.