BAB 4 PEMBAHASAN
4.5 Satelit Farmasi Kirana
Satelit Farmasi Kirana dibuka oleh IFRS pada tahun 2011 dan ditujukan khusus untuk pasien dengan diagnosis penyakit mata. Satelit yang terletak di gedung Kirana, Jl. Kimia No.8, Jakarta Pusat ini memiliki dua depo farmasi, yaitu depo farmasi lantai 1 dan lantai 3. Depo lantai 1 melayani pasien rawat jalan, sementara depo lantai 3 melayani kebutuhan perbekalan farmasi untuk tindakan operasi mata. Depo lantai 1 beroperasi setiap hari Senin hingga Jumat dengan jadwal satu shift, yakni mulai pukul 08.00-15.30 WIB, sedangkan depo farmasi lantai 3 juga memiliki jadwal satu shift, yaitu mulai pukul 08.00 hingga semua tindakan operasi selesai dilakukan.
SDM di Satelit Kirana berjumlah 6 orang, terdiri dari satu orang Apoteker Penanggung Jawab dan tiga orang AA yang bertugas melayani pasien jaminan dan pasien umum (bayar tunai). Selain obat mata, satelit ini juga menyediakan
obat-obat lain, berupa obat oral, injeksi, narkotika, dan psikotropika sebagai terapi penyerta di luar pengobatan mata untuk pasien Kirana.
Depo farmasi lantai 1 melayani pasien rawat jalan dari poli mata, rawat jalan dari bagian VIP (Citra), dan pasien pulang pasca-operasi, sedangkan depo farmasi lantai 3 hanya melayani kebutuhan ruang OK/bedah dan lasik. Bagian OK di Satelit Kirana memiliki 12 divisi mata dan masing-masing menggunakan sistem paket untuk pendistribusian perbekalan farmasinya. Dokumentasi mutasi barang, selain dengan sistem IT, juga dilakukan melalui pencatatan pada kartu stok. Sedikit berbeda dengan depo lantai 1, depo lantai 3 Kirana hanya menyediakan kartu stok untuk pencatatan mutasi produk obat mahal dan narkotika. Selain kedua komoditi tersebut, pengeluaran barang dari depo akan dicatat menggunakan lembar formulir permintaan paket tindakan yang telah tersedia. Data pasien yang akan dioperasi dan jumlah paket yang diambil dari depo oleh perawat atau dokter dari ruang bedah tercatat pada lembar tersebut. Selain permintaan dalam bentuk paket, seringkali permintaan barang yang sifatnya cito terjadi di tengah-tengah pelaksanaan tindakan operasi. Dokumentasi permintaan cito dicatat pada formulir yang berbeda dengan mencantumkan nama pasien, nama barang, dan jumlah yang diminta. Data permintaan cito tersebut akan digabungkan dengan data yang terdapat pada formulir permintaan paket tindakan sesuai nama pasien. Keseluruhan formulir permintaan paket (yang telah dilengkapi juga dengan data permintaan cito pasien) direkap setiap harinya sebagai dokumentasi mutasi di depo lantai 3.
Perencanaan untuk pengadaan perbekalan farmasi di Satelit Kirana dilakukan berdasarkan data pemakaian selama enam bulan terakhir. Data perencanaan dikirim ke Gudang Pusat untuk disiapkan pengadaannya. Depo lantai 3 membuat perencanaan untuk pemesanan barang dan dikirimkan ke depo lantai 1. Defekta perbekalan farmasi di Satelit Kirana dilakukan oleh pihak depo lantai 1 secara online pada hari Senin dan Rabu, sedangkan pengambilan perbekalan farmasi dilakukan pada hari Selasa dan Kamis. Satelit Kirana tidak memiliki pekarya, maka perbekalan farmasi yang diminta diantar oleh petugas Gudang Pusat. Pada hari pengantaran barang ke Satelit Kirana, dilakukan verifikasi terhadap kesesuaian perbekalan farmasi yang diterima dengan defekta oleh
petugas farmasi di Satelit Kirana. Kemudian, perbekalan farmasi dimasukkan ke rak perbekalan farmasi dan dicatat pemasukannya pada kartu stok. Untuk kebutuhan perbekalan farmasi depo lantai 3, barang akan diantarkan dari depo lantai 1 ke depo lantai 3 dengan memanfaatkan jasa petugas cleaning service Satelit Kirana setiap hari Kamis.
Khusus untuk pengadaan barang konsinyasi, seperti lensa mata, perencanaan jumlah kebutuhan dan spesifikasi serta beberapa rekomendasi
vendor terbaik yang dipilih secara langsung diajukan oleh pihak Satelit Kirana ke
Direktur Pelayanan Medik, yang kemudian akan berdiskusi dengan Bagian Keuangan RSCM. Jika disetujui, bagian Unit Layanan Pengadaan (ULP) akan melakukan sistem tender untuk menentukan vendor mana yang akan menangani barang konsinyasi ini. Setelah diputuskan pemenangnya, maka pihak Unit Kerja Kirana akan menghubungi vendor untuk melakukan pemesanan barang.
Dokumentasi penggunaan lensa di Satelit Kirana dilakukan pada buku khusus pencatatan penggunaan lensa yang akan digunakan sebagai pedoman untuk pembuatan laporan pemakaian lensa per bulan. Laporan tersebut ditandatangani oleh Kepala Departemen Mata dan Kepala Sub Instalasi Perbekalan Farmasi lalu diberikan ke bagian Instalasi Farmasi untuk dibuatkan faktur. Faktur ini akan diserahkan ke bagian keuangan untuk dijadikan dasar penagihan pembayaran bagi vendor.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Satelit Kirana menggunakan sistem FEFO dan FIFO yang disusun secara alfabetis. Penyimpanan perbekalan farmasi di satelit ini terbagi menjadi tiga, yaitu penyimpanan obat, penyimpanan alat kesehatan, dan penyimpanan obat khusus. Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan bentuk sediaan dan stabilitasnya, sedangkan penyimpanan alat kesehatan disimpan terpisah dari obat dan diatur berdasarkan fungsi atau penggunaannya. Penyimpanan obat khusus di Satelit Kirana, meliputi penyimpanan narkotika dan psikotropika, obat high alert, obat sitostatika, obat termolabil, dan kit emergensi.
Obat-obat yang tergolong LASA diatur agar tidak terletak bersebelahan dengan obat pasangannya dan telah dilakukan penempelan stiker LASA pada wadah obat-obat tersebut. Obat-obat High Alert disimpan di lemari khusus yang
pada bagian tepinya ditandai dengan lakban berwarna merah, serta pada tiap kemasan primer obat diberi stiker merah High Alert. Obat kanker disimpan di lemari terpisah yang diberi stiker ungu. Narkotika disimpan di lemari khusus yang berkunci ganda. Kunci lemari narkotika dikalungkan pada AA yang bertugas di satelit. Barang-barang dengan masa kedaluwarsa enam bulan ke depan ditandai dengan label kuning yang dilengkapi dengan data bulan dan tahun kedaluwarsa obat tersebut. Obat-obat termolabil disimpan di dalam lemari pendingin. Pengecekan suhu lemari pendingin serta suhu ruangan penyimpanan Satelit Kirana dilakukan tiap pagi dan sore hari. Sebagai langkah pengontrolan terhadap stok perbekalan farmasi yang ada, dilakukan kegiatan SO di Satelit Kirana sebanyak dua kali dalam setahun, yaitu pada bulan Juni dan Desember. Barang-barang yang diketahui telah mencapai tanggal kedaluwarsa atau rusak akan dimusnahkan. Umumnya pemusnahan dilakukan dua kali dalam setahun.
Sistem distribusi perbekalan farmasi di Satelit Kirana dilakukan dengan dua cara, yaitu sistem peresepan individual dan sistem floor stock. Resep yang diterima di satelit ini adalah resep manual, tetapi untuk resep dari beberapa dokter di ruang OK VIP telah menggunakan sistem online. Resep yang masuk per hari dapat mencapai 120 hingga160 lembar. Resep tersebut akan disimpan di Satelit Kirana selama tiga tahun, begitu juga dengan resep narkotika.
Alur pelayanan resep di Satelit Kirana adalah sebagai berikut : a. Pasien umum (resep tunai)
Pasien umum cukup datang dengan membawa resep asli dari dokter. Resep tersebut diverifikasi terlebih dahulu oleh petugas farmasi, meliputi verifikasi kelengkapan resep, ketersediaan barang di satelit, dan jumlah obat yang akan diberikan. Setelahnya, petugas satelit akan mengonfirmasi harga obat kepada pasien untuk selanjutnya dilakukan transaksi. Kemudian, petugas satelit melakukan dispensing obat dan menyerahkannya kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat. Alur pelayanan di Satelit Kirana sesuai dengan standar VHDS yang berlaku di RSCM, yaitu mulai dari pelaksanaan verifikasi, pemberian harga, dispensing obat, dan penyerahan obat.
b. Pasien jaminan
Perbedaan alur pelayanan resep pasien umum dengan pasien jaminan terletak pada saat proses penerimaan resep. Pasien jaminan harus membawa resep asli, fotokopi resep, dan surat jaminan. Untuk pasien jaminan Askes, petugas satelit harus memastikan bahwa obat yang akan ditebus oleh pasien terdapat dalam Buku Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes. Jika obat yang akan ditebus tidak terdapat dalam DPHO Askes, maka petugas harus menginformasikan kepada pasien bahwa obat tersebut tidak dibayarkan oleh Askes dan menjadi tanggungan pasien.
Selama pelaksanaan PKPA di Satelit Kirana, mahasiswa menemukan adanya stok barang yang kosong. Biasanya hal ini dikarenakan stok obat di Gudang Pusat tidak tersedia. Hal ini mengakibatkan banyak pasien yang harus menebus obat di apotek di luar RSCM. Oleh karena itu, perencanaan serta pengaturan pengeluaran stok obat harus diatur dengan baik agar dapat mengatasi terjadinya stok barang kosong setiap hari.
Masalah lain yang ditemukan di satelit ini adalah tidak adanya daftar nama obat yang seharusnya ditempelkan pada bagian depan pintu lemari penyimpanan atau lemari pendingin. Tidak adanya daftar nama obat di lemari pendingin disebabkan adanya beberapa tambahan obat yang baru tersedia dan disimpan di lemari pendingin, sehingga daftar obat yang baru belum sempat dibuat. Untuk menanggulangi hal tersebut, dapat dibuat penambahan kolom kosong pada daftar obat-obat yang sudah ada sebagai tempat untu menuliskan nama obat tambahan yang baru dimasukkan ke lemari tersebut. Selanjutnya, daftar tersebut dapat
di-update secara berkala dan di-print kembali sesuai dengan data obat yang terbaru.
Pada saat dilakukan pengecekan kartu stok, masih ditemukan adanya ketidakcocokan antara jumlah obat yang tertera di kartu stok dengan jumlah fisik obat di satelit. Hal ini seringkali dikarenakan petugas satelit lupa untuk mencatat pengeluaran obat di kartu stok saat melakukan pengambilan obat. Langkah yang dapat dilakukan untuk mengatasinya, antara lain dengan memberlakukan sistem
untuk mengecek kesesuaian kartu stok dengan jumlah fisik, minimal 1 atau 2 minggu sekali.
Permasalahan lain yang ditemui di Satelit Kirana adalah penulisan keterangan penggunaan obat yang belum lengkap etiket, terutama keterangan waktu penggunaan sebelum atau sesudah makan untuk obat oral. Penyebabnya dapat disebabkan petugas yang menyiapkan obat tidak mengerti atau tidak hafal aturan minum tiap obat. Dengan demikian, masih perlu dilakukan sosialisasi mengenai aturan minum tiap obat oral yang terdapat di satelit kepada petugas farmasi di Satelit Kirana.
Selain itu, penyimpanan beberapa obat LASA juga ditemukan belum sesuai karena masih ada beberapa obat bermerk sama dengan kekuatan yang berbeda diletakkan di dalam satu wadah yang sama. Dengan penyusunan demikian, memungkinkan terjadinya kesalahan pengambilan obat oleh petugas, terutama ketika beban kerja petugas satelit sedang tinggi. Oleh karena itu, walaupun warna kemasan keduanya memiliki perbedaan, namun sebaiknya dilakukan pemisahan sesuai prosedur untuk penyusunan obat LASA untuk mengantisipasi terjadinya hal tersebut.
Kegiatan yang dilakukan selama PKPA di depo lantai 1 Satelit Kirana, antara lain :
a. Mengamati prosedur administrasi resep yang masuk.
b. Mengamati dan melaksanakan alur pelayanan resep, dimulai dari penerimaan resep, penyiapan obat, hingga penyerahan obat kepada pasien.
c. Melakukan inventarisir stok barang pada lemari penyimpanan, kemudian memasukkan data tersebut ke dalam data pada sistem IT untuk mempermudah proses SO di Satelit Kirana.
Kegiatan yang dilakukan di depo lantai 3, antara lain mengamati dan melakukan pelayanan barang farmasi untuk keperluan ruang OK, menyusun stok barang dari
buffer stock ke rak-rak obat, melakukan retur paket operasi yang tidak terpakai,
hingga melakukan penyiapan paket yang akan digunakan untuk tindakan operasi keesokan harinya.