Apotek Mitrasana Pesona Khayangan merupakan salah satu gerai yang dimiliki Mitrasana Kalbe. Apotek Mitrasana Pesona Khayangan terletak di Jalan M. Yusuf Blok B No. 6 Mekarjaya, Sukmajaya, Depok. Letak Apotek Mitrasana cukup strategis yaitu terletak di sekitar dua pintu gerbang komplek Pesona Khayangan. Apotek ini juga terletak di samping jalan dua arah yang cukup ramai dilalui kendaraan, sehingga mudah untuk dicapai.
Pada bagian depan Apotek Mitrasana terdapat halaman yang dapat digunakan sebagai tempat parkir dengan kapasitas satu buah mobil dan beberapa sepeda motor. Bangunan Apotek Mitrasana Pesona Khayangan berbentuk ruko yang terbagi menjadi beberapa ruangan, antara lain ruang display produk, ruang
counter untuk penerimaan resep; kasir; penyerahan obat; ruang tunggu pasien,
ruang praktek dokter, dan ruang penyimpanan dan peracikan obat.
Pada ruang display produk terdapat gondola-gondola (rak) sebagai tempat produk obat diletakkan dengan menggunakan tipe gondola dinding yang menempel di masing-masing sisi ruang display. Ruang counter dilengkapi etalase kaca tembus pandang sebagai tempat menyimpan beberapa produk OTC terutama yang berbentuk tablet, sekaligus tempat pelayan menyambut costumer, digunakan sebagai tempat penerimaan resep, kasir, dan pengambilan obat.
Pada ruang tunggu yang terdapat di tengah-tengah gondola, tersusun beberapa kursi besi yang nyaman bagi costumer untuk menunggu dan disampingnya terdapat counter majalah yang dapat dibaca oleh costumer. Jumlah tempat duduk di ruang tunggu termasuk mencukupi, dilihat dari jumlah konsumen yang datang ke apotek setiap hari tidak melebihi kapasitas tempat duduk, terlebih pelayanan yang diberikan termasuk cepat. Di bagian belakang ruang counter terdapat ruang dalam yang digunakan sebagai tempat penyimpanan obat keras dan ruang racik serta ruang kerja untuk keperluan administratif apotek. Untuk menjamin stabilitas obat selama penyimpanan dan kenyamanan tenaga kerja saat melakukan pekerjaannya, ruang racik dilengkapi dengan pendingin ruangan atau
air conditioner (AC). Pertimbangan yang sama dilakukan untuk semua ruangan
yang ada di Apotek Mitrasana. Dengan adanya AC di ruang tunggu diharapkan dapat meningkatkan kenyamanan pasien. Desain ruang racik Apotek Mitrasana menempatkan meja racik dengan wastafel untuk pencucian peralatan racik dan pada sisi tembok lainnya adalah rak-rak sebagai tempat penyimpanan obat keras. Ruang tersebut juga dilengkapi dengan satu lemari pendingin untuk penyimpanan obat dengan suhu penyimpanan khusus. Di ruang belakang apotek disediakan toilet yang dilengkapi wastafel untuk karyawan dan pasien (costumer).
4.2. Pengadaan Barang Apotek
Apotek Mitrasana Pesona Khayangan tidak memiliki gudang penyimpanan obat. Pengadaan obat di apotek Mitrasana dilakukan oleh kantor pusat. Gudang penyimpanan obat untuk Apotek Mitrasana terletak di kantor pusat. Apotek tidak melakukan pemesanan barang, namun pada waktu tertentu setiap outlet akan mendapatkan alokasi barang yang sudah ditentukan oleh kantor pusat berdasarkan tingkat penjualan oleh masing-masing outlet. Arus uang tidak menjadi fakor pertimbangan karena diatur oleh bagian keuangan di pusat. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dengan menghemat biaya pemeliharaan stok dan perawatan gudang. Alokasi dikirim melalui sistem jaringan Mitrasana yang akan diterima secara langsung oleh bagian pembelian di pusat. Pengiriman barang dari pusat ke outlet Mitrasana Pesona Khayangan dilakukan sekali dalam seminggu setiap hari Senin. Permintaan juga terkadang dilakukan untuk mencegah adanya stok mati atau obat yang kadaluarsa (akibat terlalu lama disimpan) sehingga perputaran barang lancar dan penyebab kerugian apotek dapat ditekan. Namun untuk barang yang dibutuhkan cepat maka outlet dapat melakukan pemesanan barang cito kepada bagian pembelian di kantor pusat. Jangka waktu barang cito datang selama 24 jam. Pembelian barang tidak dilakukan apotek sendiri tetapi oleh bagian pembelian di pusat.
Pada saat barang alokasi datang, dilakukan pemeriksaan kesesuaian jenis dan jumlah barang antara barang yang diserahkan dengan daftar barang yang tertera pada faktur daftar permintaan yang disetujui. Selain jumlah dan jenis, juga diperiksa nomor batch dan tanggal kadaluwarsa antara barang yang datang dengan
yang tertera di faktur serta dilakukan pemeriksaan fisik terhadap barang yang datang. Apabila barang yang datang dengan faktur sudah sesuai, maka faktur diberi tanggal penerimaan, nomor urut, stempel apotek dan ditandatangani oleh penerima. Setelah serah terima faktur dan barang selesai, dilakukan pemindahan data barang yang datang melalui sinkronisasi dengan data yang dikirim dari logistik pusat. Stok yang tersedia akan disesuaikan secara otomatis dengan barang yang datang. Pengeluaran barang pada saat transaksi dengan konsumen diproses langsung menggunakan sistem komputasi sehingga stok yang keluar masuk akan disinkronisasi secara otomatis dengan sistem.
Selain pembelian secara umum, barang di Apotek Mitrasana Pesona Khayangan juga berasal dari titipan atau konsinyasi. Sistem yang diberlakukan adalah apabila barang tersebut terjual maka apotek akan menerima komisi, barang dengan sistem ini dapat dikembalikan apabila tidak laku terjual hingga batas waktu yang disepakati atau batas kadaluarsa barang. Barang – barang dengan sistem demikian umumnya merupakan sediaan herbal dan vitamin, suplemen makanan, serta produk kesehatan lain.
4.3. Tata Letak Produk
Peletakan produk di Apotek Mitrasana Pesona Khayangan menggunakan beberapa jenis lemari atau rak penyimpanan. Ruang display yang terletak pada paling depan apotek mempunyai sususan beberapa tingkat rak-rak besi yang disebut gondola dengan tipe wall gondola atau gondola yang diletakkan menempel pada dinding. Ada dua gondola yang diletakkan di masing-masing sisi ruang display. Barang yang ditampilkan di ruang ini adalah obat bebas dan perbekalan untuk higenitas diri. Barang-barang ditata berdasarkan beberapa kelompok seperti sediaan topikal bebas, over the counter (OTC), herbal, skin care,
oral care, baby care, hair care, dan sebagainya.
Ruang counter yang terletak di depan ruang display produk OTC apotek mempunyai susunan etalase kaca tembus pandang yang mempermudah konsumen atau pasien untuk memilih produk yang diinginkan. Pada etalase kaca yang berdiri di lantai, tersusun kelompok obat simptomatik untuk batuk, pilek, dan sakit kepala baik yang kombinasi maupun tunggal. Pada etalase kaca yang menempel pada
tembok, tersusun kelompok suplemen makanan, suplemen kesehatan dan alat kesehatan seperti nebulizer, alat pengukur kadar gula dalam darah, jarum sekali pakai untuk pemeriksaan kadar gula darah, dan lainnya. Obat-obat yang ditampilkan di ruang ini adalah obat-obat bebas dan bebas terbatas.
Obat ethical (obat keras) disimpan di ruang racik yang terletak di paling belakang apotek. Penyusunan obat ini pada rak-rak bertingkat yang tertempel di tembok. Penyusunan obat ethical berdasarkan kelompok obat keras dan obat hormon, masing-masing disusun berdasarkan abjad. Pada sisi tembok lainnya terdapat beberapa kotak rak yang digunakan untuk meletakkan sediaan mata dan telinga. Kotak rak bagian atas sebagai tempat penyimpanan obat generik. Obat yang mendekati batas kadaluwarsa (dalam waktu tiga hingga enam bulan ke depan) ditempatkan di sudut ruang racik, dikelompokkan sesuai dengan bulan kadaluwarsa dan dibuat daftar sehingga pencatatan jelas. Apabila memungkinkan, maka obat tersebut didahulukan untuk dijual atau dipersiapkan proses retur ke distributor melalui logistik. Apabila pada saat batas kadaluarsa tiba sedangkan obat tersebut tidak terjual atau tidak dapat diretur ke distributor, maka obat tersebut akan dimusnahkan.
Dalam rangka mengurangi dan mencegah terjadinya kerugian akibat obat kadaluarsa, penjualan atau pengeluaran barang atau obat di apotek dilakukan dengan menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out). Sistem ini menyusun barang yang baru datang (umumnya batas kadaluarsa panjang) pada bagian dalam atau bagian bawah tumpukan obat sehingga obat-obat yang lama akan terjual terlebih dahulu. Pengeluaran barang atau obat di Apotek Mitrasana Pesona Khayangan dapat terjadi karena pembelian yang dilakukan pasien atau konsumen baik pembelian dengan resep maupun pembelian untuk swamedikasi, dan pengiriman barang atau obat ke gerai Apotek Mitrasana lain sesuai permintaan.
4.4. Administrasi Apotek
Pengelolaan resep di Apotek Mitrasana Pesona Khayangan sudah dilakukan dengan baik. Semua resep yang diterima dan dikerjakan, disimpan per hari berdasarkan nomor urut resep. Pelayanan resep dalam hal kecepatan dan
ketepatan selalu ditingkatkan untuk meningkatkan kepuasan pasien. Pada pelayanan resep, informasi umum sesuai perintah dokter selalu disampaikan ke pasien, namun pemberian konseling obat masih jarang dilakukan. Segala administrasi di Apotek Mitrasana Pesona Khayangan telah dilakukan secara terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja apotek. Sistem jaringan yang digunakan merupakan program khusus yang meliputi pencatatan pembelian, persediaan, dan penjualan barang-barang di apotek beserta keterangan dari barang tersebut. Sistem ini sangat bermanfaat bagi informasi seputar apotek yang lebih terintegrasi, misalkan informasi mengenai arus barang di apotek, termasuk hal pengeluaran barang karena sistem ini terhubung langsung dengan kasir.
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN