PENGELUARAN BAHAN BAKU
PENERIMAAN BAHAN
6.1. Hasil Perancangan Sistem Informas
Adanya rancangan sistem informasi berbasis komputer ini memberikan beberapa keuntungan seperti aliran informasi antar departemen yang berhubungan dengan persediaan bahan baku lebih cepat, penyimpanan data persediaan bahan baku lebih aman dan rapi dan hasil perhitungan persediaan yang lebih akurat. Adapun beberapa hasil yang diberikan dari perancangan sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai berikut:
1. Data sales order yang masuk dapat diakses melalui database dimana pada sistem awal, data masih ditulis secara manual dan disimpan dalam bentuk arsip.
2. Perhitungan jumlah bahan yang diperlukan dilakukan secara terkomputerisasi sehingga memberikan hasil yang lebih cepat dan akurat.
3. Manajer setiap bagian yang berhak untuk melakukan pencetakan form sehingga tidak perlu dilakukan perbaikan form.
4. Akses data antar departemen yang berhubungan dapat dilakukan secara terkomputerisasi.
5. Setiap kali terjadi proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku, bagian Gudang mencatat transaksi tersebut dan update stok bahan baku akan dilakukan secara otomatis.
6. Data stok bahan baku di-share ke bagian Produksi sehingga bagian Produksi dapat langsung mengetahui terjadinya perubahan stok bahan baku.
7. Direktur dapat melihat tingkat kinerja perusahaan dengan adanya laporan- laporan persediaan bahan baku yang dapat digunakan direktur sebagai acuan untuk pengambilan keputusan.
6.2. Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Hasil
Perancangan
Perbandingan prosedur antara sistem informasi awal perusahaan dengan sistem informasi hasil perancangan dapat dilihat dengan jelas pada Tabel 6.1.
Tabel 6.1. Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Sistem Informasi Rancangan
Sistem Informasi Awal Sistem Informasi Rancangan
Data sales order ditulis manual dan disimpan dalam arsip data.
Data sales order disimpan ke dalam database yang memudahkan akses data ke user yang membutuhkan
Perhitungan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan dipesan dilakukan secara manual.
Perhitungan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan dipesan dilakukan secara terkomputerisasi sehingga lebih cepat dan akurat
Waktu yang dibutuhkan dalam proses penyediaan bahan baku untuk satu sales
order lebih lama dibandingkan sistem
informasi rancangan.
Adanya penghematan waktu yang dibutuhkan dalam penyediaan bahan baku antara sistem awal dengan sistem informasi rancangan
Tabel 6.1. Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Sistem Informasi Rancangan (Lanjutan)
Sistem Informasi Awal Sistem Informasi Rancangan
Data stok bahan baku di-update secara manual oleh bagian Gudang
Data stok bahan baku ter-update secara otomatis sehingga lebih akurat
Aliran informasi belum terhubung antara satu departemen dengan departemen lain
Aliran informasi antara departemen lebih cepat dan mudah diakses.
Direktur memantau kinerja perusahaan dengan observasi langsung ke pabrik
Direktur dapat memantau kinerja perusahaan tanpa observasi langsung ke pabrik
Adapun perbandingan sistem awal dengan sistem informasi rancangan terhadap waktu yang diperlukan untuk penyediaan bahan baku dapat dijelaskan sebagai berikut:
Prosedur dalam sistem persediaan bahan baku terdiri dari 6 yaitu: 1. Penerimaan order
2. Pemeriksaan stok gudang 3. Permintaan bahan baku 4. Pembelian bahan baku 5. Penerimaan bahan baku 6. Pembayaran bahan baku
Estimasi waktu yang diperlukan dalam pelaksanaan setiap prosedur untuk sistem awal dengan sistem informasi rancangan dapat dilihat sebagai berikut:
Permintaan order berasal dari PT. Putra Jaya dengan jumlah permintaan sebanyak 2500 pintu dua panel. Lead time bahan baku sebesar 1 bulan (30 hari). 1. Penerimaan order
a. Sistem awal
Gambar 6.1. Estimasi Waktu Sistem Awal Penerimaan Order
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 35 menit b. Sistem informasi rancangan
Gambar 6.2. Estimasi Waktu Sistem Informasi Rancangan Penerimaan Order
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 21 menit 2. Pemeriksaan stok gudang
a. Sistem awal
Gambar 6.3. Estimasi Waktu Sistem Awal Pemeriksaan Stok Gudang
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 30 menit b. Sistem informasi rancangan
Gambar 6.4. Estimasi Waktu Sistem Informasi Rancangan Pemeriksaan Stok Gudang
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 5 menit 3. Permintaan bahan baku
a. Sistem awal
Gambar 6.5. Estimasi Waktu Sistem Awal Permintaan Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 75 menit b. Sistem informasi rancangan
Gambar 6.6. Estimasi Waktu Sistem Informasi Rancangan Permintaan Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 72 menit 4. Pembelian bahan baku
a. Sistem awal
Gambar 6.7. Estimasi Waktu Sistem Awal Pembelian Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 35 menit b. Sistem informasi rancangan
Gambar 6.8. Estimasi Waktu Sistem Informasi Rancangan Pembelian Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 16 menit 5. Penerimaan bahan baku
a. Sistem awal
Gambar 6.9. Estimasi Waktu Sistem Awal Penerimaan Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 43230 menit b. Sistem informasi rancangan
Gambar 6.10. Estimasi Waktu Sistem Informasi Rancangan Penerimaan Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 43220 menit 6. Pembayaran bahan baku
a. Sistem awal
Gambar 6.11. Estimasi Waktu Sistem Awal Pembayaran Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 10 menit b. Sistem informasi rancangan
Gambar 6.12. Estimasi Waktu Sistem Informasi Rancangan Pembayaran Bahan Baku
Estimasi waktu yang dibutuhkan = 6 menit
Dari penjelasan sebelumnya dapat dilihat jumlah waktu yang dibutuhkan untuk sistem awal dan sistem informasi rancangan persediaan bahan baku:
Tabel 6.2. Rangkuman Estimasi Waktu Sistem Awal dan Sistem Informasi Rancangan
No Prosedur
Estimasi Waktu
Selisih Waktu
Sistem Awal Sistem Informasi
Rancangan 1 Penerimaan
order 35 menit 21 menit 14 menit
2 Pemeriksaan
Stok Gudang 30 menit 5 menit 25 menit
3 Permintaan
Bahan Baku 75 menit 72 menit 3 menit
4 Pembelian
Bahan Baku 35 menit 16 menit 19 menit
5# Penerimaan
Bahan Baku 43230 menit 43220 menit 10 menit
6 Pembayaran
Bahan Baku 10 menit 6 menit 4 menit
Total 43415 menit 43340 menit 75 menit
# Pada bagian penerimaan bahan baku terdapat lead time sebesar 1 bulan (43200
menit) yaitu waktu penyampaian bahan dari pemasok ke pabrik.
Dari hasil estimasi waktu yang didapatkan, dapat dilihat bahwa sistem informasi rancangan memiliki perbedaan sebanyak 75 menit dari sistem awal. Hal ini berarti penggunaan sistem informasi rancangan ini dapat menghemat 75 menit dalam proses penyediaan bahan baku.
6.3. Tampilan Hasil Perancangan Program
Diagram pohon yang menunjukkan struktur menu hasil perancangan sistem informasi manajemen dapat dilihat pada Gambar 6.1.
Login Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
PT. Prabu Jaya
Direktur Manajer Penjualan Manajer Produksi Manajer Logistik Manajer Keuangan Bagian Gudang Bagian Produksi
Form Sales Order
Report Sales Order
Form Pengeluaran Bahan Purchase Order Form Pembayaran
Stok Bahan Baku
Perhitungan Bahan
Stok Bahan Baku Master Bahan Baku Master Produk Jadi Form Permintaan Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku Form Permintaan Bahan Baku Perhitungan Bahan
Stok Bahan Baku Kartu Stok Bahan
Baku Form Pengeluaran Bahan Preview Laporan Print Laporan Preview Laporan Print Laporan Save Delete Cancel Preview Form Cetak Form Preview Laporan Print Laporan Save Delete Cancel Save Cancel Save Save Delete Cancel Save Save Delete Cancel Delete Cancel Save Cetak Laporan Preview Laporan Save Delete Cancel Save Delete Cancel Cetak Laporan Preview Laporan Bagian Penjualan
Form Sales Order
Save Delete Bagian Pembelian Master Supplier Purchase Order Save Delete Cancel Delete Cancel Save Bagian Keuangan Form Pembayaran Save Delete Cancel Laporan Pembelian Preview Laporan Print Laporan
Stok Bahan Baku
Preview Laporan Print Laporan Delete Cancel Delete Cancel Report Permintaan Bahan Baku Preview Form Cetak Form Report Pengeluaran Bahan Baku Preview Form Cetak Form Report Purchase Order Preview Form Cetak Form Report Pembayaran Preview Form Cetak Form Cancel Master Konsumen Save Delete Cancel Bagian Penerimaan Bahan Penerimaan Bahan Baku Save Cancel Save Delete Cancel
Gambar 6.13. Struktur Menu Hasil Perancangan
Tampilan perancangan sistem informasi persediaan bahan baku yang dihasilkan adalah sebagai berikut:
I. Tampilan login Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT. Prabu Jaya dapat dilihat pada Gambar 6.14.
Gambar 6.14. Login Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku PT. Prabu Jaya
II. Tampilan Print Out Report Persediaan Bahan Baku PT. Prabu Jaya 1. Print out Sales Order Report
Format dari sales order report dapat dilihat pada Gambar 6.15.
Gambar 6.15. Sales Order Report
2. Purchase Order Report
Format dari purchase order report dapat dilihat pada Gambar 6.16.
Gambar 6.16. Purchase Order
3. Report Permintaan Bahan Baku
Format dari report permintaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.17.
Gambar 6.17. Report Permintaan Bahan Baku
4. Report Pengeluaran Bahan Baku
Format dari report pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.18.
Gambar 6.18. Report Pengeluaran Bahan Baku
5. Report Pembayaran
Format dari report pembayaran dapat dilihat pada Gambar 6.19.
Gambar 6.19. Report Pembayaran
6. Report Stok Bahan Baku
Format dari report stok bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.20.
Gambar 6.20. Report Kartu Stok Bahan Baku
7. Grafik Pembelian
Format grafik pembelian dapat dilihat pada Gambar 6.21.
Gambar 6.21. Grafik Pembelian