BAB V PENGUMPULAN DATA DAN PERANCANGAN SISTEM
STRUKTUR ORGANISASI PT PRABU JAYA
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing jabatan di PT Prabu Jaya ini adalah:
1. Komisaris.
Komisaris merupakan pimpinan puncak dari PT Prabu Jaya yang bertugas untuk memonitor jalannya seluruh pergerakan perusahaan.
2. Direktur Utama.
Direktur utama bertanggung jawab langsung kepada komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur utama membawahi direktur operasional. Direktur utama bertugas untuk memonitor jalannya operasional perusahaan. 3. Direktur Operasional.
Direktur operasional bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur operasional membawahi lima manajer, yaitu manajer keuangan dan pembukuan, manajer logistik, manajer penjualan, manajer personalia dan manajer produksi. Direktur operasional bertugas untuk mengatur operasional perusahaan.
4. Manager Produksi.
Manager produksi bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager produksi bertugas dalam memonitor pekerjaan seluruh karyawan produksi agar menghasilkan kualitas produk sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan dan bertanggung jawab dalam masalah produksi. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager produksi dibantu oleh beberapa
chief atau supervisor sesuai dengan divisi masing-masing yakni bagian solid
door, bagian flooring dan bagian door jamb/pulai. Adapun jumlah pekerja
untuk bagian produksi ini berjumlah lebih kurang 200 orang. 5. Manager Penjualan.
Manager penjualan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager penjualan bertugas untuk memonitor aktivitas penjualan yang berhubungan dengan buyer (pembeli) dan bekerja sama dengan bagian produksi dalam menghasilkan produk sesuai yang diinginkan buyer. Divisi penjualan terdiri atas dua bagian, yaitu bagian administrasi ekspor yang mengurusi dokumen-dokumen ekspor impor dan bagian penjualan yang berhubungan langsung dengan buyer.
6. Manager Personalia
Manager personalia bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manajer personalia bertugas untuk menentukan tugas-tugas para karyawan yang bekerja di perusahaan serta memberikan penilaian terhadap prestasi kerja karyawan. Selain itu, manager personalia juga merencanakan dan mengorganisasi kebutuhan tenaga kerja di masing-masing bagian. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh satpam dan staf personalia.
7. Manager Logistik.
Manager logistik bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager logistik bertugas untuk memonitor aktivitas pembelian dan persediaan barang di gudang seperti pengadaan sparepart mesin dan bahan pembantu produksi. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik
dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief pembelian dan chief gudang.
8. Manajer Keuangan dan Pembukuan
Manajer keuangan dan pembukuan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manajer keuangan dan pembukuan bertugas untuk memonitor semua arus keuangan perusahaan baik dari pengeluaran ataupun pemasukan. Bagian ini melakukan rekapitulasi keuangan dan laporan penjualan dan penerimaan uang serta melaporkan secara rutin hasil kerja mereka kepada pimpinan perusahaan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief
financing dan chief accounting.
9. Chief Financing.
Chief financing bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan
pembukuan. Chief financing bertugas untuk mengatur finansial perusahaan yang mencakup pembukuan kas, penutupan kas setiap tahun dan pekerjaan finansial lainnya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief financing dibantu oleh staf finance.
10. Chief Accounting
Chief accounting bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan
pembukuan. Chief accounting bertugas untuk mengatur proses arus kas keluar dan masuk di dalam perusahaan serta membuat laporan keuangan yang akan direkapitulasi sebagai pembukuan oleh bagian finance. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief accounting dibantu oleh staf accounting.
11. Chief Pembelian
Chief pembelian bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief
pembelian bertugas untuk mengatur proses pembelian di dalam perusahaan dimana proses ini berkaitan langsung dengan konsumen atau perusahaan pemesan produk PT Prabu Jaya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief pembelian dibantu oleh staf pembelian.
12. Chief Gudang
Chief gudang bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief
gudang bertugas untuk mengatur proses penyimpanan bahan baku ataupun produk jadi yang siap dipasarkan dimana produk atau bahan dikelompokkan sesuai dengan karakter produk atau bahan yang ditentukan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief gudang dibantu oleh staf pergudangan. 13. Chief Adm. Export
Chief adm. export bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan. Chief adm. export bertugas untuk mengatur proses ekspor produk ke luar
negeri mulai dari proses transportasi, pembayaran ataupun pertemuan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief adm. export dibantu oleh staf adm. export. 14. Chief Penjualan
Chief penjualan bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan. Chief penjualan bertugas untuk mengatur proses penjualan baik secara lokal
maupun internasional. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief penjualan dibantu oleh staf penjualan.
15. Chief Solid Door
Chief solid door bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief solid door bertugas untuk mengatur proses pembuatan solid door.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief solid door dibantu oleh para tenaga kerja.
16. Chief Flooring
Chief flooring bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief flooring bertugas untuk mengatur proses pembuatan flooring. Dalam
melaksanakan pekerjaannya, chief flooring dibantu oleh para tenaga kerja. 17. Chief Door Jamb
Chief door jamb bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief door jamb bertugas untuk mengatur proses pembuatan door jamb.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief door jamb dibantu oleh para tenaga kerja.
18. Staf Finance.
Staf finance bertanggung jawab langsung kepada chief financing. Staf finance bekerja di dalam bidang finansial atau masalah pembukuan keuangan yang terjadi pada perusahaan.
19. Staf Accounting.
Staf accounting bertanggung jawab langsung kepada chief accounting. Staf
accounting bekerja di dalam bidang akuntansi atau pelaporan arus masuk dan
keluar kas di dalam perusahaan.
20. Staf Pembelian.
Staf pembelian bertanggung jawab langsung kepada chief pembelian. Staf pembelian bertugas melayani proses pembelian oleh konsumen dan mengatur semua proses pembelian dengan prosedur yang ditentukan.
21. Staf Pergudangan.
Staf pergudangan bertanggung jawab langsung kepada chief gudang. Staf pergudangan bertugas untuk mengawasi proses masuk dan keluar bahan atau produk dari gudang.
22. Staf Adm.Export.
Staf adm.export bertanggung jawab langsung kepada chief adm.export. Staf
adm.export bekerja di bidang ekspor produk.
23. Staf Penjualan.
Staf penjualan bertanggung jawab langsung kepada chief penjualan. Staf penjualan bekerja di bidang penjualan produk sekaligus juga bisa melakukan promosi produk.
24. Staf Personalia
Staf personalia bekerja di dalam bidang personalia perusahaan. Staf personalia bertanggung jawab langsung kepada manager personalia.
25. Satpam/Umum
Satpam/ umum bertugas untuk menjaga dan mengawasi keamanan dan ketertiban umum di lingkungan perusahaan. Satpam bertanggung jawab langsung terhadap manager personalia.
26. Tenaga Kerja.
Tenaga kerja bertanggung jawab langsung kepada chief solid door, chief
flooring, dan chief door jamb. Tenaga kerja bekerja di bidang produksi.
2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja
2.5.3.1. Jumlah Tenaga Kerja
Untuk memperoleh tenaga kerja, perusahaan menggunakan beberapa sumber, yaitu:
1. Dari dalam perusahaan (internal)
Untuk memperoleh tenaga kerja dari dalam perusahaan, diterapkan manajemen System Promotion Within, dimana untuk mengisi jabatan yang lowong dilakukan dengan mengangkat jabatan dari dalam perusahaan sendiri dengan cara melakukan mutasi, promosi, dan rotasi. Dengan demikian perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan yang mempunyai bakat, keterampilan, dan kompetensi untuk berkembang.
2. Dari luar perusahaan (eksternal)
Penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan dapat diperoleh dari: a. Keluarga atau famili karyawan perusahaan.
b. Teman-teman atau kenalan karyawan perusahaan.
Saat ini PT. Prabu Jaya pada bagian Agro Produksi memperkerjakan karyawan tetap pada bagian produksi sebanyak 150 orang dan karyawan tidak tetap pada bagian produksi sebanyak 50 orang.
Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja
NO. JABATAN JUMLAH (ORANG)
1 Komisaris 1 2 Direktur Utama 1 3 Direktur Operasional 1 4 Manager Produksi 1 5 Manager Penjualan 1 6 Manajer Personalia 1 7 Manager Logistik 1
8 Manajer Keuangan dan Pembukuan 1
9 Chief Financing 1
10 Chief Accounting 1
11 Chief Pembelian 5
12 Chief Gudang 5
13 Chief Adm. Export 4
14 Chief Penjualan 6
15 Chief Solid Door 2
16 Chief Flooring 8
17 Chief Door Jamb 10
18 Staf Finance 14 19 Staf Accounting 14 20 Staf Pembelian 30 21 Staf Pergudangan 20 22 Staf Adm.Export 18 23 Staf Penjualan 22 24 Staf Personalia 9 25 Satpam 3 26 Tenaga Kerja 200 JUMLAH 380
(Sumber: Bagian Umum PT Prabu Jaya)
2.5.3.2. Jam Kerja
Jam kerja di PT Prabu Jaya adalah 7 jam pada hari Senin – Jumat dengan waktu istirahat sebanyak 1 jam, dan 5 jam pada hari Sabtu. Sistem pembagian jam kerja dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Sistem Pembagian Jam Kerja
HARI JAM KERJA
PAGI (WIB) ISTIRAHAT (WIB)
JAM KERJA