G. Faktor Timbulnya Administrsai, Wujud Kegiatan Administras
4. Hubungan Kegiatan Administrasi dan Kegiatan Operas
Kegiatan administrasi dan kegiatan operasi dapat dibedakan. Tetapi antara kedua macam kegiatan tersebut tidak dapat dipisahkan, satu sama lain saling berkaitan. Tidak akan pernah terjadi kegiatan administrasi diselenggarakan tanpa adanya atau akan adanya kegiatan operasi, demikian pula sebaliknya tidak pernah akan terjadi kegiatan operasi dilakukan tanpa disertai kegiatan administrasi. Pernyataan tersebut dapat dibuktikan (Sutarto, 2009) dengan contoh di bawah ini :
Dibentuk suatu fakultas, disusun struktur organisasi fakultas, diangkat para dosen dan para pegawai, disusun kurikulum beserta silabinya, dibangun ruang kuliah lengkap dengan perabotannya, disusun jadwal kuliah, disusun anggarannya, dipersiapkan segala alat peraga, dirinci tugas para pegawai, diterbitkan surat keputusan tugas mengajar bagi para dosen; tetapi tidak pernah diselenggarakan kuliah, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian pula sebaliknya juga tidak akan pernah terjadi, tanpa disusun jadwal, tanpa diumumkan, tanpa diberitahukan, tiba- tiba seseorang mengajar di ruang kelas (Sutarto, 2009).
Dalam praktek kerja tampak bahwa kegiatan administrasi akan berlangsung lebih awal daripada kegiatan operasi, kegiatan administrasi akan berlangsung bersama-sama kegiatan operasi, dan kegiatan administrasi akan berlangsung lebih akhir daripada kegiatan operasi. Pernyataan ini
dapat ditunjukkan dengan sketsa sebagai berikut;
Sebuah contoh untuk menerangkan sketsa di atas, misalnya;
Pemerintah bermaksud membangun jalan raya lintas Irian Jaya, mak sebelum kegiatan operasi pembuatan jalan raya dilakukan, akan dilakukan lebih dahulu kegiatan administrasi berupa antara lain;
• Dibentuk badan yang akan diserahi tanggung jawab • disusun struktur organisasi badan tersebut
• diangkat para pejabatnya • dirinci tugas para pejabatnya
• diselenggarakan rapat membahas rencana kerja • dilakukan studi kelayakan
• disusun kebutuhan anggaran
• disusun kebutuhan perbekalan beserta peralatan besar yang diperlukan • direkrut para pekerja
• ditawarkan kepada para pemborong • dilakukan tender
• diumumkan pemenang tender
• disiarkan lewat media masa bahwa pemerintah akan membangun jalan raya lintas Irian Jaya
• dan lain-lain
Setelah itu barulah dilakukan kegiatan administrasi bersama-sama kegiatan operasi, antara lain:
• dilakukan penebangan hutan • bukit-bukit didinamit • jurang-jurang ditimbun • tanah diratakan • batu-batu dipasang
• digilas dengan mesin penggilas • aspal dituangkan
• rambu-rambu lain lintas dipasang
• dan lain-lain semacam itu, disertai dengan kegiatan administrasi • dikeluarkan perintah-perintah
• dilakukan pemeriksaan mutu
• dilakukan pemeriksaan pemakaian anggaran • dilakukan perawatan peralatan
• dilakukan pemberian upah kepada pekerja
• ditegur pekerja yang kurang bekerja dengan sunguh-sungguh • diadakan rapat membahas berbagai kesulitan yang timbul
• disusun laporan harian, mingguan, bulanan perkembangan pelaksanaan kerja • dan lain-lain
Setelah keseluruhan jalan raya lintas Irian Jaya itu selesai, maka tidak ada lagi kegiatan operasi, tetapi masih ada kegiatan administrasi;
.
• diadakan rapat membahas hasil kerja • disusun laporan akhir
• disusun pertanggungjawaban keuangan
• diberitakan di berbagai media masa tentang telah selesainya pembangunan jalanraya lintas Irian Jaya
• dan lain-lain
5. Faktor lingkungan
Sutarto (2009) mengemukakan bahwa kegiatan administrasi dan kegiatan operasi tidak berlangsung dalam situasi vakum melainkan berlangsung dalam situasi interaksi dengan lingkungan. Kegiatan administrasi dan kegiatan operasi dipengaruhi oleh faktor lingkungan serta dapat pula mempengaruhi lingungan. Pengaruh lingkungan dapat dapat memperlancar atau menghambat kegiatan administrasi dan kegiatan operasi. Berbagai faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi kegiatan tersebut, antara lain;
• Adat • kebiasaan • tradisi • budaya • agama • politik • ekonomi • hukum • keamanan pertahanan • jumlah penduduk • tingkat pendidikan • sumber daya alam • teknologi
• bentang alam • cuaca • dan lain-lain
Contoh sederhana wujud pengaruh faktor lingkungan (Sutarto, 2009) dapat diberikan di bawah ini :
a. Adat Indonesia dihuni oleh penduduk dengan beragam adat istiadat. Antara wilayan yang satu dengan wilayah yang lain memiliki adat istiadat yang berbeda. Dibeberapa wilayah masih sangat kuat pengaruh adatnya. Suatu kegiatan hanya dapat berlangsung secara lancar apabila
pemimpin formal dari kegiatan itu telah menghubungi kepala adat
unjtuk memperoleh restu.
b. Kebiasaan, datang terlambat di tempat kerja masih merupakan kebiasaan sebagian besar pelaku organisasi yang sulit diberantas. Kebiasaan seperti ini pastilah sangat menghambat pelaksanaan kerja. Awal suatu kegiatan dimulai terlambat akan berakibat terhambatnya
bahkan gagalnya kegiatan yang akan dilakukan pada waktu berikutnya.
c. Tradisi, masyarakat Indonesia memiliki tradisi musyawarah mufakat. Tradisi seperti ini membawa pengaruh baik bagi kegiatan administrasi, yaitu suatu kegiatan yang tujuan serta rencana pelaksanaannya dimusyawarahkan lebih dahulu pada umumnya akan memperoleh dukungan dari pihak-pihak yang terlibat, dukungan akan menimbulkan partisipasi sehingga kelancaran kerja akan lebih terjamin.
d. Budaya, menunggu perintah masih merupakan budaya kerja sebagian besar pejabat. Para pejabat masih banyak yang takut melaksanakan tugas sebelum ada perintah dari atasannya, meskipun pejabat itu mengetahui bahwa sebenarnya tugas tersebut wewenangnya. Jelas budaya seperti ini akan menghambat pelaksanaan kerja. Pimpinan yang sibuk tidak akansetiap saat ingat segala tugas yang harus diperintahkan kepada pejabat yang dipimpinnya. Sebaliknya budaya berani melaksanan tugas yang memang menjadi wewenangnya akan memperlancar pelaksanaan kerja dan meringankan beban atasan.
e. Agama, dalam bulan puasa para pegawai diberi kesempatan masuk kantor setengah jam lebih siang daripada hari-hari biasanya bukan karena tidak rajin tetapi karena menghormati mereka yang sedang menjalankan ibadah puasa. Pegawai yang merasa dihormati ibadahnya akan membalas dengan kerja lebih baik. Sebaliknya apabila tidak ada perhatian terhadap faktor agama ini niscayalah para pegawai akan bersikap tidak baik yang dapat berakibat menghambat pelaksanaan kerja.
f. Politik, situasi politik yang labil yang ditandai denganpenuh
pertentangan antara anggota masyarakat karena terpecah belah dalam
berbagai partai, golongan, ataupun idiologi, akan berpengaruh pula
dalam kegiatan administrasi dan kegiatan operasi. Pertentangan dalam masyarakat akan dibawa pula dalam organisasi tempat kerja.
g. Ekonomi, pada waktu uang melimpah karena keuntungan dari
penjualan minyak, banyak sekali usulan proyek dari berbagai instansi memperoleh persetujuan pembiayaan, tetapi pada saat keuangan negara dalam keadaan terbatas maka proyek yang disetujui sangat selektif.
h. Hukum, suatu peraturan dapat memperlancar atau dapat menghambat pelaksanaan kegiatan administrasi maupun kegiatan operasi. Misalnya dalam lingkungan perguruan tinggi pernah terjadi peristiwa sebagai berikut: Sebelum PP 5/1980 tentang struktur organisasi Universitas/ institute Negeri berlaku, di tiap fakultas terdapat lebih kurang 12 Kepala Bagian, setelah PP 5/1980 berlaku di tiap fakultas hanya boleh diangkat 1 orang kepala bagian, maka pada awalnya menimbulkan kelesuan kerja para pegawai, karena yang semula menjadi kepala bagian lalu hanya menjadi pegawai biasa merasa dirugikan baik secara material maupun
rokhani.
i. Keamanan Pertahanan, pada waktu negara dilanda pemberontakan,
maka kegiatan administrasi dan kegiatan operasi dari berbagai instansi banyak yang terbengkalai bahkan ada yang tidak berjalan sama sekali, karena segala sumber daya dikerahkan untuk menumpas pemberontakan. Dalam keadaan aman yang semula terbengkalai akan kembali menjadi lancar.
j. Jumlah Penduduk, sebelum program transmigrasi dilaksanakan dengan baik, beberapa propinsi mengalami hambatan kerja karena kurangnya penduduk. Sebaliknya di daerah yang sangat padat penduduknya dapat timbul penggangguran kaerna penyediaan lapangan kerja oleh berbagai instansi sangat terbatas.
k. Tingkat Pendidikan, tingkat pendidikan masyarakat akan dapat menentukan berhasil tidaknya pencapaian tujuan dari suatu kegiatan. Misalnya ada suatu instansi yang akan menyelenggarakan bulan sumbang darah dari masyarakat, untuk itu misalnya di desa-desa banyak dipasang spanduk-spanduk dengan berbahasa asing, maka kegiatan tersebut pastilah gagal karena warga masyarakat tidak mengetahui makna spanduk tersebut.
l. Sumber daya alam, suatu pabrik akan dapat beroperasi dengan lancar dan berhasil dengan baik apabila lokasinya berdekatan dengan bahan tambang yang akan diproduksi.
m. Tekhnologi, dengan dipakainya komputer untuk mengolah data, maka
kegiatan administrasi yang antara lain berupa pembuatan keputusan akan lebih cepat, cermat, dan benar.
n. Bentang Alam, kegiatan administrasi yang antara lain berupa pengawasan melekat yang dilakukan oleh camat terhadap para lurah
yang berada di dataran rendah pada umumnya akan dapat lebih
berhasil daripada pengawasan melekat yang dilakukan oleh camat terhadap para lurah yang berlokasi di wilayah pegunungan.
o. Cuaca, pada bulan-bulan Desember dan Januari, banyak terjadi hujan lebat pagi sampai siang hari, bahkan kadang-kadang disertai badai. maka banyak pegawai terlambat datang di kantor bahkan tidak masuk kerja. Cuaca yang sangat buruk berupa bencana alam dapat menyebabkan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh berbagai instansi berhenti total.