Walaupun topik dan bahasan program pelatihan GYB, SYB, dan IYB berbeda satu sama lain, terdapat beberapa sesi dan beberapa kegiatan yang sama pelaksanaannya pada setiap pelatihan dalam program SIYB, diantaranya Sesi pembukaan, Evaluasi harian dan evaluasi di akhir intervensi pelatihan serta Sesi penutup.
Dibawah ini akan kita bahas mengenai beberapa sesi dan kegiatan yang sama tersebut serta hal-hal yang perlu anda perhatikan saat melaksanakan pelatihan SIYB
1. Sesi pembukaan
Dalam setiap sesi pembukaan intervensi pelatihan SIYB, tugas pertama Anda adalah membangun atmosfir yang ramah dan santai serta suasana yang kondusif untuk proses pembelajaran. Ingat bahwa peserta adalah para pengusaha dan orang dewasa yang mungkin merasa asing dan kaku dilingkungan pelatihan yang baru dan bisa jadi merasa tegang. Mungkin mereka merasa tidak yakin apakah menghadiri pelatihan SIYB akan berguna bagi bisnis mereka? Oleh karena itu, penting sekali untuk menciptakan atmosfir yang membangun rasa percaya diri mereka selama mengikuti pelatihan.
Aturlah kelas atau tempat duduk sehingga setiap peserta dapat melihat sebanyak mungkin peserta lain, apakah bentuk U shape, V shape atau Circle with Desk (lingkaran dengan meja)
Gambar 1. Pengaturan kelas
Untuk membuat sesi pembukaan lebih bergengsi, Anda dapat mengundang orang-orang dari luar yang disesuaikan dengan konteks dan jadwalnya. Misalnya mengundang atasan atau direktur, nara sumber eksternal, perwakilan dari organisasi sponsor (jika ada), perwakilan dari bisnis kecil lain, dan anggota pers (lokal) dan sebagainya. Siapapun yang Anda undang, selalu ucapkan selamat datang dan sampaikan rasa terima kasih Anda atas kehadirannya.
Ingatlah bahwa pembukaan harus singkat sehingga pelatihan SIYB dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan .
Anda juga dapat memutuskan untuk melaksanakan upacara pembukaan semalam sebelum pelatihan dimulai atau pada saat hari pertama pelatihan, Anda dapat menyisipkan rehat antara pembukaan dan sesi pertama pelatihan .
Mengundang pers mungkin menjadi cara yang baik untuk publisitas cuma-cuma pelatihan Anda dan berita yang positif yang akan membangun image pelatihan anda baik dikalangan para pembaca,pendengar atau pemirsa. Untuk memfasilitasi pers, buatlah tulisan (pers release) mengenai pelatihan secara singkat dan padat menjelang pelatihan dimulai. Tulisan tersebut mencakup informasi pelatihan misalnya tentang tujuan pelatihan SIYB, profil
U shape V shape Circle with desk
peserta, sponsor atau lembaga pendukung, tentang pelatih dan sebagainya. Hal ini akan menjamin bahwa para jurnalis memiliki informasi yang benar, termasuk ejaan nama yang benar, dll mengenai seminar Anda.
Untuk menata sesi pembukaan, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:
• Selamat Datang
Ucapkan selamat datang kepada para peserta dan tamu-tamu yang hadir di kelas.
Berikan penjelasan singkat tentang bagaimana pelatihan akan dilaksanakan. Jelaskan kepada para peserta bahwa pelatihan akan difokuskan pada permasalahan spesifik yang mereka miliki dan buatlah janji bersama bahwa Anda dan para pelatih akan berusaha semaksimal mungkin untuk menangani kebutuhan tersebut. Tantang para peserta untuk belajar dan menggunakan peluang ini sebaik mungkin dan jelaskan apa yang diharapkan dari mereka selama sesi pelatihan
• Perkenalan para pelatih
Meskipun semua peserta telah bertemu dengan Anda, memperkenalkan kembali diri Anda dan pelatih lainnya terlebih dahulu. Hal ini akan mengkondisikan suasana yang ramah dan nyaman bagi peserta pelatihan.
• Perkenalan peserta
Kemudian, minta peserta untuk saling memperkenalkan diri mereka kepada peserta pelatihan lainnya. Perkenalan ini dapat menjadi sesuatu yang menarik dan menghibur, dibawah ini adalah beberapa contoh kegiatan perkenalan
Tabel 7. Berbagai cara untuk memperkenalkan Peserta SIYB
Cara perkenalan antara peserta akan tergantung dari seberapa banyak alokasi waktu yang Anda miliki dan apakah para peserta sudah saling mengenal atau belum. Anda dapat menggunakan beberapa cara sesi perkenalan sebagai berikut :
1. Wawancara tetangga anda, peserta diminta untuk berpasang-pasangan dan saling mewawacarai selama 5 menit tentang siapa mereka, pekerjaan mereka dll. Setelah itu setiap pasangan saling memperkenalkan satu dengan yang lainnya kepada seluruh peserta pelatihan.
masing-masing kelompok saling memperkenalkan diri di depan kelompok
2. Cari pasangan anda, sama seperti cara no. 1 tetapi sebelum wawancara dilakukan, setiap peserta diberi satu lembar kertas dengan satu kata tertulis diatasnya. Setiap kata mempunyai pasangan dan setiap peserta diminta untuk mencari pasangannya masing-masing. Contoh kata-kata berpasangan tersebut misalnya; pohon-cemara, buah-apel, rumah- gedung, buku-sekolah,dll. Peserta berjalan mencari pasangnnya sambil mengucapkan kata yang tertera diatas kertas tersebut sampai mereka menemukan pasangannya.
3. Berikan nama untuk diri anda sendiri, peserta menulis nama mereka dan menggunakan huruf pertama (atau semua huruf) dari nama mereka untuk membuat satu sifat yang menjelaskan nama mereka. Contoh: Rini Ramah, Budi – Berani, Edwar – elegan, Fahmi-fantastik dan sebagainya
4. Bakar Korek, masing-masing peserta menyalakan korek dan memperkenalkan dirinya selama korek masih menyala.
5. Hidupku digambar, peserta diberikan waktu 15 menit untuk melihat koran atau majalah tua, setiap peserta harus memotong artikel gambar yang menceritakan sesuatu tentang hidup mereka, misalnya tentang hobi, bisnis, pengalaman dan sebaginya. Gambar tersebut mereka tempel di depan dan kemudian mereka memperkenalkan diri dengan menceritakan gambar tersebut .
2. Menyamakan harapan
Tanya peserta apa yang mereka harapkan dari pelatihan SIYB. Mintalah mereka untuk menyampaikannya se-spesifik mungkin agar menghindar dari jawaban yang tidak jelas seperti: “Saya ingin belajar tentang bisnis”. Saat sedang membahas harapan peserta, pembantu pelatih (Co trainer) menulis harapan-harapan peserta tersebut di atas kertas metaplan, kemudian ditempelkan di keras Flip chart . Sampaikan kepada peserta mengenai harapan mereka yang bisa dicapai dan tidak bisa dicapai dalam pelatihan. Kemudian harapan-harapan tersebut di tempel didinding selama pelatihan berlangsung, sehingga seluruh peserta dapat melihat kembali dan dijadikan bahan evaluasi saat pelatihan berakhir.
3. Penjelasan tujuan dan jadwal
Selama 15 menit, jabarkan tujuan keseluruhan dari seminar SIYB dan ;
Pastikan bahwa semua peserta memahami dan setuju dengan tujuan intervensi pelatihan
Berikan informasi latar belakang mengenai program pelatihan SIYB, tujuannya, komponennya dan metodologinya.
Jelaskan isi dan jadwal dari program pelatihan
Pastikan bahwa jadwal pelatihan (termasuk rehat) dipahami dengan benar
Tegaskan pentingnya tepat waktu serta kehadiran di semua sesi
Sepakati bersama peserta mengenai hal-hal yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan selama pelatihan berlangsung
Jelaskan upacara pembukaan/penutupan.
4. Menyampaikan Sesi-Sesi SIYB
Di Bab sebelumnya Anda telah belajar cara merancang sesi pelatihan SIYB dengan menggunakan rencana sesi. Setelah pembukaan, Anda dapat mulai dengan sesi pertama, memperkenalkan tujuan dll. Selama Anda menyampaikan sesi-sesi SIYB, Anda dapat menggunakan berbagai alat yang akan membantu proses mentransfer pengetahuan dan memastikan bahwa peserta puas sehingga suasana pelatihan kondusif dan tidak membosankan atau monoton.
4.1. Alat bantu visual untuk pelatihan SIYB
Alat bantu visual berguna dalam pelatihan SIYB untuk; menambahkan keragaman, memfasilitasi konsentrasi, mengilustrasikan materi dan upaya untuk melengkapi pembelajaran agar lebih mudah dicerna oleh peserta pelatihan. Hal ini membutuhkan keterampilan pelatih dan anda dapat menggunakan satu alat bantu visual atau lebih.
Jenis alat bantu visual yang sering digunakan diantaranya adalah :
• Papan tulis atau flip charts
Papan tulis dan flip chart merupakan alat yang tepat dan tidak mahal untuk pelatihan. Gunakan macam-macam warna untuk menulis dan pastikan bahwa tulisannya cukup besar, rapih dan terbaca oleh peserta. Hindari penggunaan warna merah secara berlebihan, warna merah digunakan untuk menggarisbawahi kata kunci atau bagian-bagian tertentu dari sebuah tulisan. Usahakan agar Anda selalu menghadap peserta dan berhenti berbicara saat menulis di papan tulis atau flipchart. Bila perlu, biarkan rekan pelatih (Co Trainer) yang menulis pembelajaran sementara Anda fokus menyampaikan (berbicara) mater kepada peserta.
• Overhead atau presentasi multimedia
Materi yang dipresentasikan dapat menggunakan OHP atau LCD yang disambungkan ke komputer (laptop atau PC). Anda membutuhkan keterampilan software presentasi (misalnya Power Point) untuk menggunakan alat bantu ini.
Menghindari situasi yang memalukan, pastikan peralatan anda siap dan layak digunakan sebelum presentasi dimulai. Pastikan listrik dan sambungan tersedia, posisi ruangan memadai.
Jangan menggunakan teks secara berlebihan dalam presentasi Anda. Gunakan tulisan secara minimal saja, kurang lebih 20-25 kata per halaman. Presentasi OHP dan multi-media ditujukan untuk menegaskan point penting dari pembelajaran atau apa yang dikatakan oleh pelatih.
• TV / Video / DVD
Terkadang tipis batasan TV/Video/ DVD, apakah sebagai metode pelatihan atau alat bantu visual. Terlebih lagi apabila menggunakan film atau video yang sebenarnya merupakan alat yang sangat efektif bagi pelajar orang dewasa. Tidak banyak organisasi yang memiliki video pelatihan mereka sendiri, karena biaya produksi mahal dan memerlukan keahlian khusus untuk mengoperasikannya.
4.2. Pembangkit Semangat (Energyzer) atau Pencair Suasana (Ice Break)
Merupakan kegiatan singkat (Durasi waktu sekitar 5 atau 10 menit) yang menggabungkan aspek pendidikan dan hiburan dengan tujuan untuk membuat peserta lebih santai atau untuk memberikan mereka suntikan tenaga baru atau untuk membuat peserta lebih fokus perhatiannya terhadap pelatihan. Ini dapat digunakan di antara sesi pelatihan, setelah makan siang atau rehat atau kapan pun ketika pelatih merasa perhatian peserta mulai berkurang.
Saat ini sudah terdapat buku kumpulan energyzer dan Ice break yang bisa anda pelajari sebagai referensi untuk pelatihan Anda, atau menggunakan permainan tradisional masyarakat setempat. Anda harus hati-hati memilih Energyzer atau Ice breaker yang berpotensi merendahkan peserta atau tidak menghormati perbedag Jender, yang paling cocok adalah memilih permainan yang sesuai dengan tujuan pembelajaran atau dapat dihubungkan dengan situasi berbisnis
Sebagai pelatih, anda disarankan menguasai dan mengembangkan ice breaker untuk pelatihan anda.
4.3. Presentasi yang efektif
Pelatih SIYB merupakan aktor-aktor kunci dalam implementasi program SIYB. Penting bagi mereka untuk memiliki keterampilan, sikap, semangat tim dan komitmen yang tepat untuk membuat intervensi pelatihan SIYB efektif. Ketika Anda menyiapkan seminar SIYB secara menyeluruh, Anda sudah setengah jalan menuju sukses. Lihatlah daftar kebiasaan yang baik dari pelatih-pelatih SIYB yang sangat efektif, dan pastikan bahwa Anda juga dapat ‘hampir sempurna’ ketika menyampaikan intervensi pelatihan SIYB.
Tabel 8. Sepuluh Kebiasaan Baik Pelatih SIYB Yang Efektif
5. Evaluasi Harian dan Evaluasi Akhir Seminar
Di setiap sesi terakhir dari pelatihan, mintalah para peserta untuk mengisi formulir evaluasi reaksi harian mengenai komentar peserta tentang pelaksanaan pelatihan di hari tersebut.
Cara melengkapi formulir Evaluasi Reaksi Harian akan dibahas pada bab Monitoring dan Evaluasi.
Buat resume atau ringkasan mengenai evaluasi reaksi harian tersebut, kemudian sampaikan kepada peserta keesokan harinya sebelum sesi pertama dimulai. Respon hasil evaluasi tersebut, hal ini akan efektif untuk menciptakan suasana pelatihan yang lebih kondusif bagi peserta pelatihan karena peserta akan merasa dihargai sebagai orang dewas. Bila perlu, bacakan reaksi harian yang lucu atau membangun sehingga pelatihan hari itu dimulai dengan suasana yang menyenangkan
Formulir reaksi harian, Formulir evaluasi pelatihan dan Lembar Penilaian Evaluasi Pelatihan dapat ditemukan pada lampiran dalam panduan pelatih ini.
Pelatih SYB yang baik dan efektif akan selalu :
1. Santai, dengan persiapan yang baik dan detail, maka akan tenang selama
4. Metodologis, menggunakan metode pendidikan orang dewasa dan selalu membuat rencana sesi yang terstruktur dan dalam urutan yang logis.
5. Menggunakan materi secara efektif, hafal dengan buku SIYB dan selalu menghubungkan setiap pembelajaran dan pengalaman peserta dengan buku panduan SIYB.
6. Membuat variasi, menggunakan berbagai macam metode, alat-alat dan alat bantu visual sehingga dapat menarik perhatian peserta pelatihan
7. Berinteraksi. Selalu mengajukan pertanyaan terbuka, membiarkan dan mendorong peserta untuk menemukan solusi mereka sendiri. Ketika ditanya, pelatih tidak langsung menjawab tetapi melempar pertanyaan tersebut kepada peserta lainnya, membangun dialog dan menarik kesimpulan yang partisipasi dari peserta pelatihan .
8. Mengikuti tempo peserta. Mereka hanya lanjut jika semua peserta telah paham. Mereka menciptakan iklim yang memungkinkan peserta bertanya. Satu-satunya pertanyaan yang “bodoh” adalah pertanyaan yang tidak ditanyakan!
9. Sadar waktu, konsisten dengan jadwal pelatihan dan selalu memberi contoh tepat waktu kepada peserta pelathan.
10. Mengakhiri sesi dengan baik, tidak berhenti tiba-tiba meskipun waktunya sudah habis. Selalu memeriksa kembali kesimpulan pembelajaran terhadap tujuan sesi apakah sudah tercapai atau belum. Selalu menutup sesi dengan menyampaikan sesi berikutnya.
6. Menyampaikan sesi penutup
Fokus dari sesi penutupan adalah :
Meringkas poin-poin pembelajaran utama dari intervensi pelatihan
Menilai kembali apakah harapan-harapan para pengusaha telah tercapai
Mengklarifikasi logistik kegiatan tindak lanjut SIYB
Di sesi penutupan, Anda dianjurkan untuk membagikan sertifikat pelatihan SIYB kepada para peserta.
Jangan lupa untuk membuat Laporan Kegiatan pelatihan SIYB setelah menyelesaikan intervensi pelatihan dan mengirimkan salinan laporan itu ke kantor ILO, untuk mendokumentasikan dan membuktikan kegiatan pelatihan anda. Mengenai Laporan Kegiatan SIYB silahkan merujuk ke bab Monitoring dan Evaluasi pada Panduan Pelatih .