TAHAP 4. PERSIAPAN DAN RANCANGAN
1. Menyiapkan dan mengorganisir program pelatihan SIYB
1. Menyiapkan dan mengorganisir program pelatihan SIYB
Logistik adalah tantangan terbesar dalam menyiapkan dan mengorganisir intervensi pelatihan SIYB. Anda harus menyiapkan banyak hal pada waktu yang bersamaan dan sama pentingnya untuk keberhasilan rencana intervensi pelatihan anda. Bahkan pelatih yang sudah berpengalamanpun akan tetap melakukan hal yang sama dalam intervensi pelatihan mereka.
Tabel 1. Daftar Untuk Persiapan Pelatihan SIYB
Agenda Kerja Check
1. Memilih tempat pelatihan
2. Meminta persetujuan untuk anggaran pelatihan 3. Mengidentifikasi +membriefing narasumber
4. Memberitahu para peserta
5. Mengurus materi dan alat pelatihan 6. Melaksanakan pertemuan pra-seminar 7. Melakukan pemeriksaan detik-detik terakhir 1.1. Memilih Tempat Pelatihan yang Tepat
Langkah pertama dalam menyiapkan intervensi pelatihan SIYB adalah menyeleksi tempat pelatihan yang cocok sesuai dengan keputusan mengenai Place (distribusi) dalam tahap pertama siklus yaitu pemasaran. Tempat pelatihan harus nyaman bagi para peserta sehingga tetap hadir dan tpat waktu selama seminar berlangsung.
• Ukuran, tempat pelatihan membutuhkan ruang yang cukup untuk kerja kelompok-kelompok kecil agar dapat efektif selama sesi berlangsung. Disarankan ruangan berukuran setidaknya enam kali delapan meter untuk dua puluh orang peserta.
• Biaya, biaya untuk menyewa ruang pelatihan harus sesuai dengan anggaran yang telah dipersiapkan dalam langkah sebelumnya.
• Tata Ruang (Lay-out), pertimbangkanlah situasi pelatihan dan kenyamanan peserta.
Pelatihan yang efektif membutuhkan konsentrasi, untuk memfasilitasi hal ini disarankan agar ruang pelatihan memiliki:
o pencahayaan yang baik o ventilasi yang baik
o tingkat keributan yang rendah o sedikit interupsi eksternal o fasilitas kamar kecil dan dapur
o pengaturan tempat duduk yang fleksibel untuk lima kelompok yang masing-masing terdiri dari sekitar empat sampai lima orang.
Jika anda berencana untuk menggunakan alat TV/Video, pastikan ada sambungan listrik dan selalu coba peralatan-peralatan tersebut sebelumnya.
Isu lain yang juga berkaitan dengan kenyamanan para peserta pelatihan, mungkin perlu Anda pertimbangkan :
• Apakah perlu menyediakan fasilitas penitipan anak bagi peserta yang memiliki dan membawa anak kecil ke pelatihan untuk meringankan beban mereka.
• Apakah fasilitas tersebut dapat diakses oleh peserta yang cacat fisik?
Disarankan untuk konfirmasi mengenai tempat pelatihan sedini mungkin, misalnya empat minggu sebelum acara pelatihan, karena Anda perlu mengkomunikasikan detil tempat pelatihan ke para peserta dan narasumber secara tepat waktu. Jika Anda mengikuti panduan ini, Anda akan mengoptimalkan proses pembelajaran bagi semua peserta.
1.2. Meminta persetujuan untuk anggaran pelatihan
Langkah berikutnya dalam persiapan intervensi pelatihan SIYB adalah menyelesaikan anggaran dan meminta persetujuan dari atasan Anda (apabila diperlukan). Anggaran untuk lokakarya SIYB harus mencakup semua biaya pelatihan. Daftar berikut ini akan membantu Anda menyiapkan anggaran :
• gaji para pelatih,
• biaya sewa tempat,
• biaya sewa perlengkapan pelatihan,
• bahan-bahan pelatihan dan alat tulis kantor, seperti buku catatan, buku latihan, dan flip chart, baik untuk pelatih dan peserta,
• makanan dan akomodasi peserta, apabila organisasi Anda menyediakan hal-hal ini;
• biaya komunikasi (telepon/telex/perangko, etc);
• biaya transportasi;
• kunjungan lapangan;
o layanan-layanan bantuan tindak lanjut setelah pelatihan dan pertemuan-pertemuan; dan o biaya/kompensasi untuk nara sumber dan pembicara tamu.
1.3. Memilih para pelatih dan nara sumber
Apabila Anda akan melaksanakan lokakarya SIYB, merupakan hal yang baik apabila mengidentifikasi para para pelatih dan nara sumber serta meminta masukan dari mereka selama lokakarya berlangsung. Melaksanakan lokakarya dengan bantuan orang lain akan membantu Anda untuk:
1. Mengurangi stres — lokakarya yang berlangsung berhari-hari akan memberikan banyak tekanan bagi seorang fasilitator.
2. Saling melengkapi keterampilan — setiap pelatih mungkin memiliki pengetahuan yang lebih baik mengenai topik yang berbeda-beda
Kemungkinan Anda akan memerlukan dua jenis narasumber untuk membantu Anda dalam penyampaian beberapa topik, seperti:
• Narasumber yang menyampaikan modul pelatihan SIYB “inti”. Sesi yang telah dikelompokkan didalam modul pelatihan ini hanya boleh difasilitasi oleh pelatih yang sudah lulus seminar training of trainers SIYB.
• Narasumber untuk membantu penyampaian topik-topik khusus mengenai kepentingan bisnis tertentu, seperti HIV/AIDS dan dampaknya terhadap bisnis, regulasi pengendalian harga, perpajakan, peraturan ketenagakerjaan, hubungan industrial, peraturan keselamatan dan kesehatan, kondisi ekspor, dll. Narasumber eksternal yang akan menyampaikan topik-topik ini, misalnya pengusaha sukses, perwakilan dari kementrian, serikat pekerja, konsultan atau profesional dari organisai yang terlibat di perkembangan UKM
Dianjurkan agar intervensi pelatihan SIYB dilakukan oleh tim pelatih SIYB yang terdiri dari dua orang pelatih, tergantung pada pelatih utama untuk memutuskan apakah membutuhkan narasumber dari luar atau tidak.
Setidaknya dua minggu sebelum lokakarya dimulai, adakan pertemuan dengan pelatih yang lain untuk mendiskusikan pengaturannya. Pada saat pertemuan dengan mereka, sampaikan tujuan seminar SIYB dan berikan profil singkat para peserta. Berikan gambaran singkat mengenai apa yang diharapkan dari mereka. Pertimbangkan kontribusi mereka pada sesi-sesi yang memerlukan pendekatan yang terstruktur dan pastikan tujuan sesinya. Bersama dengan narasumber eksternal, Anda dapat membahas dan merumuskan tujuan yang cocok dengan tujuan keseluruhan dari pelatihan dan memastikan bahwa informasinya relevan dan tidak terlalu rumit atau teknis.
Apakah anda memberikan honor untuk narasumber atau tidak, akan sepenuhnya bergantung pada anggaran. Tentunya narasumber eksternal Anda akan senang jika mendapatkan tanda penghargaan dari anda serta para peserta.
Sebagai pelatih utama, pastikan bahwa masing-masing pelatih atau narasumber menyiapkan semua materi yang mereka perlukan dan rencana sesi mereka. Pastikan bahwa perserta akan dapat terus berinteraksi dengan organisasi dan lembaga dimana narasumber Anda berasal apa bila pelatihan telah selesai
Pastikan bahwa semua narasumber Anda diberitahu tentang:
• data peserta,
• kebutuhan pelatihan sebagaimana telah Anda identifikasikan,
• tujuan sesi-sesi,
• tempat dan jadwal, dan
• bahan-bahan dan perlengkapan pelatihan yang tersedia 1.4. Memberitahu para peserta
Pemberitahuan tanggal pelatih kepada peserta (rekonfirmasi) sebaiknya dilakukan jauh hari (1-2 minggu) agar mereka dapat mengatur keikutsertaan
1.5. Mengurus bahan-bahan dan perlengkapan pelatihan
Daftar dibawah ini contoh daftar kebutuhan pelatihan yang akan membantu Anda menyiapkan materi pelatihan dan memastikan seluruh materi yang dibutuhkan telah tersedia.
Tabel 2. Contoh Daftar Materi dan Perlengkapan Pelatihan SIYB
Peralatan Pelatihan Check
• White board atau Papan Tulis + penghapus
• Flipchat Stand
• Printer
• Camera
• LCD / Projector
• Laptop
• Permainan SIYB & Panduan Pelatih
Perlengkapan pelatihan
• Flip chart + kertas A4
• Metaplan
• Solatip Kertas
• Solatip Kain
• Spray mount / lem
• Spidol 4 warna untuk pelatih
• Spidol warna Biru / hitam untuk peserta
• Alat tulis lainnya, (selotip, lem, paper punch, stapler + staples, gunting, perekat untuk menempel di dinding, penggaris, Rautan dan sebagainya)
Perlengkapan Peserta Check
• Buku Panduan SIYB
• Fotokopi presentasi
• Foto kopi latihan, studi kasus dan formulir-formulir/lembaran-lembaran yang merupakan bagian dari Permainan SIYB
• Lembar evaluasi reaksi harian
• Lembar evaluasi akhir seminar
• Alat tulis (pulpen, pensil, buku tulis, rautan, penghapus, folder)
• Tanda pengenal/nama
• Air minum / permen (pilihan)
1.6. Selenggarakan pertemuan pra-seminar
Setidaknya seminggu sebelum pelatihan dimulai, buatlah pertemuan dengan para pelatih untuk membahas lebih detail persiapan pelatihan dan urusan intervensi, termasuk alokasi topik dan modalitas praktis.
Pastikan bahwa rekan pelatih Anda mendapatkan briefing lengkap mengenai:
• Profil masing-masing peserta SIYB yang dipilih untuk intervensi pelatihan.
• Ide-ide bisnis mereka
• Tujuan-tujuan intervensi pelatihan
• Tempat dan jadwal
•
Penting untuk membahas isi sesi yang akan dicakup, metode pelatihan dan alat bantu yang akan digunakan serta intervensi dan hal-hal yang perlu dilakukan bersama dengan rekan pelatih Anda selama pertemuan pra-seminar tersebut. Sebagai pelatih utama, pastikan bahwa rekan Anda telah menyiapkan rencana sesinya dan materi lainnya.
1.7. Memeriksa kembali di saat-saat akhir
Anda mungkin perlu memastikan bahwa peserta diingatkan kembali (Rekonfirmasi) mengenai tanggal pelatihan pada saat mendekati hari pelaksanaan dan pastikan mereka akan hadir. Periksa kembali seluruh persiapan, meliputi personil, peralatan atau perlengkapan lainnya sebelum pelatihan dimulai, misalnya :
• berkomunikasi dengan narasumber
• memastikan tersedianya materi dan perlengkapan pelatihan
• memastikan pengaturan di tempat pelatihan
• memeriksa pengaturan transportasi
• memastikan keuangan yang tersedia