BAB IV GAMBARAN UMUM
IV. 4. Pengelolaan Kearsipan Biro Pengelolaan Barang
Biro pengelolaan Aset Daerah dipimpin oleh kepala Biro yang mempunyai tugas pokok penyelenggaraan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang aset daerah berdasarkan asas desentralisasi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan. Yang dimana mempunyai 3 bagian yang terdiri dari bagian pengamanan
78 dan pemeliharaan, bagian tata usaha, perencanaan dan standarnisasi dan bagian penatausahaan, penggunaan, pemanfaatan dan penghapusan. Ketiga bagian tersebut juga memiliki masing – masing sub – sub bagian.
Menurut undang – undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 1 ayat 20 – 21 dimana unit pencipta arsip terdiri atas 2 yaitu unit pengolah dan unit kearsipan. Dimana unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
Sedangkan unit kearsipan adalah satuan kerja pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Yang dimana pada unit pengolah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif dan pada unit kearsipan tempat untuk menyimpan arsip in aktif.
Namun pada Biro Pengelolaan Barang dan Aset Daerah Provinsi Sulawesi Selatan yang dimana pada kantor tersebut unit kearsipan yang bertugas untuk mengolah arsip - arsip in aktif yang tercipta pada Biro Aset ada pada sub bagian tata usaha, yang mana sub bagian tata usaha yang menyimpan segala arsip - arsip in aktif yang ada disetiap bagian di kantor tersebut. Selain itu segala jenis surat masuk dan surat keluar juga disimpan oleh sub bagian tata usaha yang dinamakan satu pintu di tata usaha atau
79 administrasi surat masuk dan surat keluar dan pelaksanaan penyusutan arsip juga diatur oleh sub bagian tata usaha.
Namun pada pelaksanaannya sub bagian tata usaha masih belum paham fungsi dari unit kearsipan tersebut selain itu belum adanya tenaga arsip yang mampu mengelola segala jenis arsip yang ada di sub bagian tata usaha itu sendiri. Yang mengakibatkan masih banyaknya hal - hal yang menyimpang dari pengelolaan arsip di kantor tersebut. Pada kantor tersebut juga terdapat unit pengolah yang dimana unit pengolah tersebut adalah sub - sub bagian yang ada pada kantor Biro Aset. Yang dimana setiap unit pengolah mengelola arsip - arsip dinamis aktif yang diciptakan oleh pencipta arsip dalam hal ini adalah sub - sub bagian di kantor Biro Pengelolaan Barang dan Aset Daerah.
Untuk arsip - arsip dinamis aktif yang tercipta baik itu berupa surat masuk, surat keluar, laporan - laporan dan lain - lain dikelolah langsung oleh setiap sub bagian yang ada di setiap bidang di kantor Biro Pengelolaan Barang dan Aset Daerah. Sehingga setiap sub - sub bagian diberikan kewenangan untuk mengelolah segala arsip dinamis aktifnya sendiri. Sedangkan untuk pengelolaan arsip dinamis inaktif dikelolah langsung oleh sub bagian tata usaha yang selaku bagian unit kearsipan yang ada di kantor tersebut. Segala arsip dinamis aktif yang telah tiba masa simpannya manjadi arsip inaktif akan diakuisisi oleh unit kearsipan untuk disimpan di tempat
80 penyimpanan arsip dan dibuatkan daftar arsip yang berupa daftar pertelaan arsip. Sedangkan untuk arsip - arsip yang berupa arsip aset Sulawesi Selatan sendiri dikelolah langsung oleh bidang pengamanan dan pemeliharaan arsip dengan menyimpan arsip aset tersebut didalam sebuah lemari berangkas yang kuat. Kantor Biro Pengelolaan Barang dan Aset Daerah sendiri merupakan pengelolah aset sedangkan Sekertaris Daerah selaku pemilik aset hal tersebut yang menyebabkan segala peminjaman arsip aset harus melalui Sekertaris Daerah selaku pemilik Aset Provinsi Sulawesi Selatan.
Ada pun sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh kantor Biro Aset yaitu penempatan lemari kayu disetiap ruangan kepala sub bagian dan kepala Bagian, penempatan filling cabinet disetiap ruangan kepala sub bagian dan kepala bagian, map - map ordner disetiap meja kerja pegawai dan pimpinan, adanya lemari besi untuk penyimpanan arsip - arsip aset, ruangan penyimpanan arsip inaktif yang disatukan dengan ruangan pnyimpanan barang bekas kantor, dari sarana dan prasarana diatas masih dibutuhkan beberapa peralatan yang dapat menunjang manajemen kearsipan yang ada di kantor Biro Pengelolaan Barang dan Aset Daerah Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. Dimana seperti penggunaan pengatur suhu pada ruangan penyimpanan arsip inaktif, alat pembersih debuh, pemberian kamper atau kapur barus, pemberian
81 dos arsip dikarenakan hanya ada beberapa dos arsip yang tersedia, pemberian lampu pada ruangan penyimpanan arsip.
Dengan melengkapi segala sarana dan prasarana kearsipan maka akan membantu dalam proses manajemen kearsipan yang berjalan.
Pengelolaan kearsipan pada Biro Pengelolaan Barang dan Aset Daerah Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan meliputi beberapa tahapan yang dimana terdiri atas penciptaan, pada proses penciptaan Arsip semua sub bagian dapat menciptakan Arsip seperti dengan penerimaan surat masuk atau dengan penciptaan surat keluar. Selanjutnya proses penggunaan, proses penggunaan Arsip pada instansi tersebut dilihat melalui sistem penyimpanan Arsip yang diterapkan oleh semua sub bagian yang dalam hal ini unit pengolah Arsip dan sub bagian tata usaha yang dalam hal ini sebagai unit Kearsipan. Selain itu melihat Arsip yang merupakan informasi utama dalam proses pengambilan keputusan mengakibatkan Arsip harus selalu tersedia ketika diperlukan sehingga perlunya ada prosedur peminjaman dan penyimpanan Arsip yang baik agar ketika Arsip diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Selanjutnya proses pemeliharaan, pada proses pemeliharaan kantor Biro Aset belum melaksanakan secara penuh dikarenakan belum adanya jadwal pemeliharaan yang rutin dan belum lengkapnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam
82 proses pemeliharaan Arsip. Dan tahapan yang terakhir adalah proses penyusutan dimana pada proses penyusutan arsip kantor Biro Aset masih memerlukan bantuan penuh dari kantor Dinas Kearsipan untuk ikut menata Arsip - Arsip yang kacau dan menentukan masa simpan Arsip - Arsip tersebut dikarenakan belum adanya jadwal retensi Arsip yang tersedia sehingga mengakibatkan sub bagian tata usaha selaku unit Kearsipan harus membutuhkan tenaga dari Dinas Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan.
83 IV. 5 Struktur Organisasi Biro Pengelolaan Barang Dan Aset