ARAH YANG DITUJU
3. INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Inf ormasi dan komunikasi pent ing unt uk mereal isasikan semua t uj uan sist em pengendal ian manaj emen. Sal ah sat u t uj uan dari sist em pengendal ian manaj emen misal nya adal ah memenuhi kewaj iban akunt abil it as publ ik. Hal ini dapat dicapai dengan mengembangkan dan memel ihara inf ormasi keuangan dan non keuangan yang dapat dipercaya dan rel evan sert a mengkomunikasikan inf ormasi ini dengan pengungkapan yang waj ar dal am l aporan yang t epat wakt u.
Inf ormasi dan komunikasi adal ah komponen sist em pengendal ian manaj emen yang menghubungkan keempat komponen l ainnya sehingga kel ima komponen memil iki hubungan yang int egral . Hubungan komponen inf ormasi dan komunikasi dengan komponen l ainnya dapat digambarkan sebagai berikut :
a. Inf ormasi
Inf ormasi merupakan l aporan yang t erkait dengan kegiat an operasional , keuangan, dan non keuangan. Unt uk menghasil kan inf ormasi t ersebut , diperl ukan sist em inf ormasi yang memadai. Sist em inf ormasi ini t idak hanya berhubungan dengan dat a int ernal t et api j uga dat a ekst ernal yang pent ing bagi pel aporan dan pengambil an keput usan.
Kemampuan pimpinan organisasi membuat keput usan sangat dipengaruhi ol eh kual it as inf ormasi yang harus memenuhi persyarat an berikut :
1) Inf ormasi harus sesuai dengan kebut uhan pimpinan.
2) Inf ormasi harus t epat wakt u.
3) Inf ormasi harus sel al u t ermut ahir (up t o dat e).
4) Inf ormasi harusl ah akurat dan benar.
5) Inf ormasi harus dapat diakses dengan mudah ol eh pihak-pihak yang kompet en.
Beberapa t it ik perhat ian dal am mel akukan eval uasi at as inf ormasi adal ah:
1) Memperol eh inf ormasi int ernal dan ekst ernal dan menyaj ikan l aporan yang pent ing t erkait dengan kinerj a organisasi kepada pimpinan organisasi.
2) Memperol eh inf ormasi dari orang yang t epat dengan t ingkat rincian yang cukup dan t epat wakt u.
3) Pengembangan at au perbaikan sist em inf ormasi didasarkan pada Rencana St rat ej ik unt uk sist em inf ormasi.
4) Dukungan pimpinan unt uk pengembangan sist em inf ormasi yang diperl ukan, dit unj ukkan dengan komit men dan sumber daya yang t epat .
5) Terdapat mekanisme unt uk mengident if ikasi berkembangnya kebut uhan inf ormasi.
b. Komunikasi
Inf ormasi merupakan dasar unt uk komunikasi yang harus memenuhi harapan dari kel ompok dan individu agar mereka dapat menyel esaikan t anggung j awabnya secara ef ekt if . Komunikasi yang ef ekt if seharusnya t erj adi di segal a arah, mengal ir dari at as ke bawah, dan l int as unit organisasi. Sal ah sat u sal uran komunikasi yang pal ing krit is adal ah komunikasi ant ara at asan – bawahan. At asan menyampaikan komunikasi yang spesif ik dan t erarah kepada bawahan yang mel iput i suat u pernyat aan yang j el as at as f il osof i dan pendekat an pengendal ian manaj emen sert a pendel egasian wewenang.
Komunikasi seharusnya meningkat kan kesadaran t ent ang art i pent ingnya dan rel evansi dari sist em pengendal ian manaj emen yang ef ekt if , mengkomunikasikan hasrat risiko dan t ol eransi risiko organisasi, dan menyadarkan t anggung j awab dan peran karyawan yang dapat mempengaruhi sert a mendukung sist em pengendal ian manaj emen.
Dal am mengeval uasi komunikasi, perl u memperhat ikan t it ik-t it ik perhat ian sebagai berikut :
1) Ef ekt ivit as komunikasi dal am menyampaikan t ugas dan t anggung j awab.
2) Penet apan sal uran komunikasi unt uk mel aporkan ket idakwaj aran.
3) Respon pimpinan organisasi at as sumbang saran (urun rembuk) karyawan mengenai peningkat an produkt ivit as, kual it as, dan cara perbaikan l ainnya.
4) Kecukupan komunikasi l int as unit , kel engkapan, ket epat an wakt u inf ormasi dan kecukupannya agar memungkinkan karyawan memenuhi t anggung j awabnya secara ef ekt if .
5) Ket erbukaan dan keef ekt ivan sal uran komunikasi dengan pihak l uar.
6) Penyampaian kepada pihak l uar mengenai kode et ik organisasi.
7) Pimpinan mel akukan t indak l anj ut secara benar dan t epat wakt u unt uk merespon hasil komunikasi yang dil akukan dengan pihak l uar.
4. AKTIVITAS PENGENDALIAN
Akt ivit as pengendal ian adal ah kebij akan, prosedur, t eknik, dan mekanisme yang memberikan arah bagi manaj emen, sepert i: proses ket aat an pada ket ent uan t ent ang perencanaan dan pel aksanaan anggaran. Akt ivit as pengendal ian ini membant u unt uk meyakini bahwa t indakan-t indakan perl u diambil dal am rangka mengant isipasi risiko. Akt ivit as pengendal ian merupakan bagian yang menyat u at au int egral dari proses perencanaan, pel aksanaan, pengkaj ian ul ang dan pert anggungj awaban at as penggunaan sumber daya yang dipercayakan sert a pencapaian hasil yang ef ekt if .
Akt ivit as pengendal ian t erj adi pada semua t ingkat dan f ungsi organisasi yang mel iput i berbagai kegiat an sepert i: perset uj uan, pemberian ot orisasi, verif ikasi, rekonsil iasi, reviu kinerj a, memel ihara
keamanan, sert a mencipt akan dan memel ihara cat at an t erkait yang dapat memberikan bukt i pel aksanaan kegiat an. Akt ivit as pengendal ian dapat pul a dit erapkan pada sist em inf ormasi yang berbasis komput er.
Kegiat an dapat dikl asif ikasikan ke dal am sasaran pengendal ian khusus at au spesif ik, sepert i meyakini kel engkapan dan akurasi proses inf ormasi.
Akt ivit as pengendal ian merupakan sal ah sat u komponen pengendal ian int ern yang berupa kebij akan dan prosedur yang dit et apkan manaj emen unt uk memenuhi t uj uan operasional dal am kait annya dengan pel aporan keuangan.
Lima kat egori dari akt ivit as pengendal ian mel iput i:
a. Pemisahan t ugas yang memadai.
b. Ot orisasi t ransaksi dan akt ivit as yang seharusnya.
c. Dokumen-dokumen dan cat at an-cat at an yang memadai.
d. Pengendal ian f isik at as akt iva dan cat at an.
e. Pengecekan yang independen at as kinerj a.
Rincian kel ima kat egori dari akt ivit as pengendal ian dapat dij el askan sebagai berikut :
a. Pemisahan t ugas yang memadai.
Pemisahan t ugas yang memadai dil akukan unt uk mencegah t erj adinya kesal ahan baik disengaj a maupun t idak disengaj a. Pedoman umum pemisahan t ugas mel iput i:
1) Pemisahan t ugas penyimpanan akt iva dengan bagian akunt ansi.
Al asan unt uk t idak membiarkan seseorang merangkap 2 (dua) f ungsi ini adal ah unt uk mencegah organisasi mengal ami kerugian akibat t indakan kecurangan. Jika seseorang merangkap
dua f ungsi ini, maka t erdapat risiko t erj adinya t indakan penyimpangan at au kecurangan karena diberikan pel uang unt uk memanf aat kan kondisi yang ada bagi kepent ingan pribadi.
2) Pemisahan t ugas ot orisasi t ransaksi dari t ugas penyimpanan akt iva yang dimaksud.
Kedua f ungsi t ersebut apabil a dirangkap ol eh sat u orang memberikan pel uang t erj adinya penyimpangan at au kecurangan dan kerugian bagi organisasi at au unit kerj a.
3) Pemisahan ant ara t anggung j awab operasional dan t anggung j awab pencat at an.
Jika set iap bagian at au bidang dal am suat u organisasi bert anggung j awab unt uk menyusun sendiri cat at an dan l aporannya, maka akan ada kecenderungan hasil nya menyimpang (bias) unt uk perbaikan kinerj a yang dil aporkan. Unt uk memast ikan bahwa inf ormasi t idak direkayasa, f ungsi pencat at an biasanya dil akukan ol eh bidang/ bagian yang t erpisah.
Prinsipnya, sel uruh st rukt ur organisasi harus memil iki pemisahan t ugas yang semest inya, yait u unt uk meningkat kan ef isiensi operasi dan komunikasi yang ef ekt if . Dengan demikian, pemisahan t ugas ini sangat l ah bervariasi t ergant ung pada ukuran organisasi, namun demikian pemisahan t ugas yang umum mel iput i:
a) Fungsi akunt ansi harus t erpisah dari f ungsi penyimpanan at au t anggung j awab operasional .
b) Penyimpanan kas yang mencakup penerimaan dan pengel uaran uang sert a surat berharga merupakan t anggung j awab kasir at au bendaharawan.
c) Audit or int ern mel aporkan l angsung kepada manaj emen puncak at au komisaris.
d) Pemisahan t ugas dal am El ect r oni c Dat a Pr ocessi ng (EDP) dianggap memadai dengan mempert imbangkan ukuran organisasi.
b. Ot orisasi yang semest inya at as t ransaksi dan akt ivit as.
Set iap t ransaksi harus diot orisasikan dengan semest inya apabil a pengendal ian ingin dicapai secara memuaskan. Ot orisasi dapat bersif at umum at au khusus.
Ot orisasi umum maksudnya adal ah manaj emen menet apkan kebij akan organisasi secara umum unt uk diikut i. Bawahan diinst ruksikan unt uk mengimpl ement asikan ot orisasi umum t ersebut dal am pel aksanaan kegiat an operasional nya. Cont ohnya ot orisasi pengadaan barang dan j asa ol eh unit kerj a pemerint ah berupa penet apan pel el angan at as semua pengadaan barang dan j asa di at as j uml ah t ert ent u.
Ot orisasi khusus berhubungan dengan t ransaksi individual . Manaj emen kadang kal a t idak ingin menet apkan suat u kebij akan umum unt uk ot orisasi beberapa t ransaksi. Sebagai gant inya, manaj emen l ebih suka membuat ot orisasi berdasarkan kasus per kasus. Cont ohnya, kebij akan pengesahan bukt i pengel uaran uang t unai.
Dal am penj el asan t ersebut perl u dibedakan ant ara pengert ian ot orisasi dengan perset uj uan (appr oval). Ot orisasi merupakan keput usan kebij akan yang dapat bersif at umum maupun khusus. Sedangkan perset uj uan (appr oval) adal ah impl ement asi keput usan ot orisasi umum manaj emen.
c. Dokumen-dokumen dan cat at an-cat at an yang memadai.
Dokumen dan cat at an merupakan bukt i f isik at as t ransaksi yang dicat at dan diikht isarkan. Dokumen dan cat at an ini mencakup ant ara l ain:
1) Real isasi penerimaan dan pengel uaran uang
2) Real isasi pel aksanaan kegiat an
3) Pemberian j asa konsul t ansi
4) Kart u hadir pegawai
Dal am sist em akunt ansi yang sudah t erkomput erisasi, banyak dari dokumen dan cat at an disimpan dal am bent uk arsip-arsip (f il e-f il e) komput er dan baru dicet ak j ika dibut uhkan sesuai dengan kebut uhan at au penggunaannya. Ket idakl engkapan dokumen dan cat at an mengindikasikan adanya kel emahan pengendal ian manaj emen pot ensial yang mempengaruhi pencapaian t uj uan kegiat an organisasi.
Dokumen berf ungsi unt uk menyampaikan inf ormasi sehingga dokumen harus memadai unt uk memberikan j aminan bahwa sel uruh hart a dapat dij aga dengan semest inya dan sel uruh t ransaksi dicat at dengan benar. Beberapa prinsip yang rel evan unt uk perancangan dan pemanf aat an yang semest inya at as dokumen dan cat at an unt uk t ercipt anya pengendal ian manaj emen yang ef ekt if ant ara l ain adal ah:
1) Digunakannya nomor urut yang pracet ak unt uk set iap f ormul ir yang digunakan (pr enumber ed f or ms). Penggunaan f ormul ir pracet ak ini akan memudahkan pengendal ian at as dokumen yang hil ang at au t ersel ip, sert a membant u dal am mendapat kan
kembal i dokumen yang diinginkan bil a suat u saat nant i dibut uhkan kembal i.
2) Dokumen harus disiapkan pada saat t ransaksi t erj adi at au sesegera mungkin set el ah t ransaksi t erj adi. Bil a ket epat an dan kecepat an wakt u menyiapkan dokumen ini diabaikan, maka akan berakibat bahwa dokumen menj adi kurang dapat dipercaya dan risiko kesal ahanpun akan meningkat .
3) Dokumen harus cukup sederhana unt uk memperol eh kepast ian bahwa dokumen t ersebut dapat dengan j el as dipahami.
4) Sebaiknya dokumen dirancang unt uk berbagai manf aat j ika hal it u memungkinkan yait u meminimal kan t erl al u banyaknya at au bervariasinya dokumen-dokumen yang digunakan.
5) Dokumen disiapkan dengan suat u cara yang dapat mendorong persiapan yang benar at as penggunaannya. Hal ini dapat dipenuhi dengan menyaj ikan t ingkat pengecekan int ern yang memadai dal am dokumen at au cat at an yang digunakan.
Sebagai cont oh, pengendal ian manaj emen dal am hal penggunaan dokumen dan cat at an berhubungan erat dengan penggunaan kode rekening pada sist em akunt ansi keuangan pemerint ah pusat at au daerah. Kode rekening mengkl arif ikasikan t ransaksi-t ransaksi mana yang merupakan kel ompok rekening (akun) neraca dan mana yang merupakan kel ompok rekening (akun) pembiayaan. Bagan rekening yang memuat sel uruh pemberian kode rekening merupakan pengendal ian yang pent ing karena menyaj ikan kerangka unt uk menent ukan inf ormasi yang disaj ikan bagi manaj emen dan para pemakai l aporan keuangan l ainnya. Bagan rekening membant u unt uk mencegah kesal ahan kl asif ikasi at as t ransaksi dan dengan t epat menggambarkan j enis t ransaksi mana yang seharusnya unt uk
set iap rekening (akun). Prosedur pencat at an yang semest inya harus dit uangkan dal am suat u sist em at au pedoman manual unt uk mendorong apl ikasi pencat at an yang konsist en. Pedoman manual harus menyaj ikan inf ormasi yang cukup unt uk memudahkan pencat at an yang memadai dan mempert ahankan pengendal ian yang l ayak at as hart a.
d. Pengendal ian f isik at as akt iva dan cat at an.
Pengendal ian f isik at as akt iva dan cat at an menj adi unsur yang pent ing bagi pengendal ian int ern yang memadai unt uk mencegah kerugian at au kehil angan at as akt iva dan cat at an. Apabil a akt iva dibiarkan t idak dil indungi, maka akt iva mungkin dapat hil ang t ercuri. Demikian pul a cat at an yang t idak dij aga akan dapat dicuri, dirusak, at aupun hil ang. Bil a hal ini t erj adi, maka ada kemungkinan proses akunt ansi akan t erganggu dan j uga berpengaruh t erhadap kegiat an operasional yang dil aksanakan. Bil a organisasi t el ah menerapkan komput erisasi dal am sist em pencat at annya, maka perl indungan t erhadap peral at an komput er, program maupun f il e dat a menj adi pent ing. Perl indungan at as akt iva dan cat at an dal am kont eks ini l ebih dit ekankan pada pencegahan f isik.
Cont oh: Kendaraan dinas diparkir dal am garasi yang t erkunci disert ai dengan pemasangan peral at an al arm, dokumen dan cat at an kepegawaian di simpan dal am l emari yang dikunci, komput er penyimpan dat a pent ing dikunci dal am ruangan yang t erkunci dan menggunakan password bagi yang hendak mengakses.
e. Pengecekan yang independen at as kinerj a.
Verif ikasi int ernal independen yang dil akukan secara t erus menerus dan hat i-hat i merupakan kat egori t erakhir dari pengendal ian.
Kebut uhan akan adanya pengecekan yang independen t imbul karena beberapa pert imbangan.
Pert ama, orang cenderung mel upakan at au dengan sengaj a t idak mengikut i prosedur yang seharusnya.
Kedua, kekel iruan at au ket idak-beresan dapat saj a t erj adi dal am kegiat an yang dil aksanakan t anpa memperhat ikan kual it as pengendal ian yang ada.
Ket iga, orang yang mel aksanakan prosedur verif ikasi int ernal adal ah orang yang bebas/ independen dari individu yang bert anggung j awab unt uk mempersiapkan dat a. Dal am sist em akunt ansi yang sudah t erkomput erisasi, prosedur verif ikasi int ern biasanya sudah mel ekat secara ot omat is dal am bagian sist em.
5. MONITORING
Monit oring adal ah pengawasan ol eh manaj emen dan pegawai l ain yang dit unj uk at as pel aksanaan t ugas sebagai penil aian t erhadap kual it as dan ef ekt ivit as sist em pengendal ian manaj emen. Monit oring t erhadap sist em pengendal ian manaj emen bert uj uan unt uk meyakinkan bahwa pengendal ian t el ah berj al an sebagaimana yang diharapkan dan diperbaiki sesuai dengan kebut uhan.
Aspek monit oring mencakup penil aian kegiat an rut in, sepert i supervisi, reviu at as t ransaksi yang t erj adi guna memast ikan apakah kegiat an operasional t el ah sesuai dengan sist em dan prosedur pengendal ian yang t el ah dit et apkan.
Monit oring dapat dil akukan t erhadap kegiat an rut in secara t erus menerus dan eval uasi secara t erpisah, dan monit oring at as t indak l anj ut t emuan audit .
a. Monit oring kegiat an yang sedang berj al an (on-goi ng moni t or i ng)
Monit oring at as pengendal ian manaj emen yang sedang berj al an menyat u pada kegiat an rut in dan berul ang. Monit oring ini mencakup set iap komponen sist em pengendal ian manaj emen dan kegiat an unt uk mencegah t erj adinya sesuai yang t idak l azim, t idak et is, t idak ekonomis, t idak ef isien dan t idak ef ekt if dal am pel aksanaan kegiat an. Kegiat an monit oring dal am suat u organisasi merupakan t anggung j awab sel uruh j enj ang organisasi namun dengan f okus yang berbeda-beda, yait u:
1) Bagi st af / karyawan, f okus kegiat an monit oring adal ah unt uk menget ahui bahwa pekerj aan dil aksanakan sebagaimana mest inya. Set iap karyawan hendaknya mel akukan pengecekan t erhadap pekerj aan sebel um disampaikan kepada at asannya. Penyimpangan pada t ingkat ini segera dapat didet eksi.
2) Di t ingkat penyel ia, monit oring dil akukan at as sel uruh kegiat an di bawah kendal inya guna memast ikan bahwa sel uruh st af / karyawan yang ada di bawah kendal inya t el ah mel aksanakan t anggung j awabnya masing-masing.
3) Pada t ingkat manaj er, monit oring dil akukan unt uk menil ai apakah pengendal ian t el ah berf ungsi pada masing-masing unit dal am organisasi dan sej auh mana para penyel ia t el ah mel akukan monit oring pada bagian yang menj adi t anggung j awabnya.
4) Pada t ingkat pimpinan eksekut if , f okus monit oring adal ah pada organisasi dal am l ingkup yang menyel uruh, yait u memonit or apakah t uj uan organisasi t el ah t ercapai. Pimpinan j uga mel akukan monit oring at as keberadaan t ant angan dan pel uang,
baik dari sisi int ernal maupun ekst ernal yang mungkin membut uhkan perubahan dal am perencanaan organisasi.
Dal am mel akukan monit oring, hal -hal yang menj adi t it ik perhat ian adal ah:
1) Pimpinan memil iki st rat egi unt uk memast ikan bahwa monit oring berj al an ef ekt if dan mel aksanakan eval uasi t erpisah apabil a t erj adi keadaan krit is.
2) Dal am kegiat an rut in, t erdapat inf ormasi yang menggambarkan apakah pengendal ian manaj emen berf ungsi dengan baik.
3) Komunikasi dengan pihak l uar dikonf irmasikan dengan dat a int ern yang dimil iki organisasi.
4) St rukt ur organisasi yang sesuai kebut uhan dan adanya supervisi unt uk mengawasi f ungsi pengendal ian manaj emen.
5) Terdapat pembandingan dat a yang dicat at dengan f isiknya secara periodik.
6) Terdapat respon yang segera t erhadap rekomendasi audit or ekst ern dan int ern sebagai al at unt uk memperkuat pengendal ian manaj emen.
7) Pert emuan rut in pimpinan dengan st af dan pel aksanaan pel at ihan digunakan unt uk memperol eh umpan bal ik unt uk menget ahui apakah pengendal ian berj al an ef ekt if .
8) Terdapat pemant auan secara t erat ur kepada sel uruh karyawan unt uk menget ahui t ingkat pemahaman dan kepat uhan t erhadap at uran peril aku yan gberl aku.