TUJUAN DAN PERSYARATAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
BIAYA MANFAAT Ket aat an at as pengendal ian
C. PERSYARATAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Perancangan suat u sist em pengendal ian manaj emen ol eh pihak manaj emen sebagaimana yang t el ah dij el askan sebel umnya bert uj uan unt uk:
1. diperol ehnya ket erandal an dan int egrit as inf ormasi;
2. kepat uhan pada kebij akan, rencana, prosedur, perat uran, dan ket ent uan yang berl aku;
3. mel indungi aset organisasi; dan
4. pencapaian kegiat an yang ekonomis dan ef isien.
Unt uk mencapai t uj uan di at as, sist em pengendal ian manaj emen harus dirancang sedemikian rupa sehingga ef ekt ivit as sist em pengendal ian dapat t ercapai.
Sawyer , Di t t enhof er, dan Schei ner dal am Sawyer Int er nal Audi t i ng9, edisi 5 t ahun 2003 mengungkapkan pengel ompokan st andar pengendal ian int ern (i nt er nal cont r ol st andar ds) ke dal am 2 (dua) kel ompok sebagai berikut :
1. St andar Umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendal ian harus memberikan suat u keyakinan yang memadai bahwa t uj uan pengendal ian manaj emen akan dapat t ercapai.
9Sawyer. , L. B. , Dit t enhof er, M. A. , Sawyer ’ s Int er nal Audi t i ng, The Pr act i ce of Moder n Int er nal Audi t i ng, The Inst it ut e of Int ernal Audit ing, 5t h ed. , 2003 hal. 78–79
b. Dukungan peril aku
Manaj emen dan personel suat u ent it as harus memel ihara suat u sikap peril aku yang mendukung suat u sist em pengendal ian manaj emen.
c. Int egrit as dan Kompet ensi
Mereka yang t erl ibat dal am kegiat an suat u sist em pengendal ian manaj emen harus memil iki suat u t ingkat prof esional isme dan int egrit as pribadi sert a kompet ensi yang memadai unt uk mengoperasikan pengendal ian supaya t uj uan sist em pengendal ian manaj emen dapat t ercapai.
d. Tuj uan pengendal ian
Tuj uan pengendal ian secara spesif ik, menyel uruh, dan beral asan harus diident if ikasi at au dikembangkan unt uk set iap kegiat an organisasi.
e. Pengendal ian monit oring
Manaj emen secara t erus menerus memonit or kel uaran (out put) sist em pengendal ian dan mengambil t indakan perbaikan at as penyimpangan at au deviasi.
2. St andar Rinci
a. Pendokument asian
Kej adian-kej adian yang t erst rukt ur, menyel uruh, dan signif ikan didokument asikan dengan j el as. Dokumen t ersebut harus t ersedia saat diperl ukan.
b. Pencat at an suat u t ransaksi di l akukan t epat wakt u dan benar
Transaksi-t ransaksi yang t erj adi harus dicat at pada wakt u yang t epat dan dikl asif ikasikan dengan benar.
c. Ot orisasi dan pel aksanaan t ransaksi
Transaksi-t ransaksi harus diot orisasikan dan dil aksanakan ol eh personel yang bert anggung j awab dengan benar.
d. Pemisahan t ugas
Kegiat an pemberian ot orisasi, pemrosesan, pencat at an, dan reviu harus dil aksanakan ol eh personel berbeda (t idak sama).
e. Supervisi
Supervisi harus dil akukan ol eh personel yang kompet en dan berkesinambungan unt uk meyakinkan pencapaian t uj uan pengendal ian manaj emen.
f . Akses pada sumber daya/ cat at an dan akunt abil it asnya
Akses pada sumber daya dan cat at an harus dibat asi, hanya ol eh personel yang memil iki kewenangan yang kemudian harus memberikan akunt abil it as at as pengel ol aan sumber daya dan pemel iharaan at as cat at an. Aspek ini harus diverif ikasi secara periodik dengan membandingkan j uml ah yang t ercat at dengan f isiknya.
Dari st andar di at as, dapat dit arik kesimpul an bahwa perancangan suat u sist em pengendal ian manaj emen yang dapat diandal kan (rel iabl e) harus memenuhi unsur-unsur berikut :
1. Kual it as karyawan (pegawai) sesuai dengan t anggung j awabnya.
Fakt or yang pal ing pent ing dal am pengendal ian adal ah adanya karyawan (pegawai) yang dapat menunj ang suat u sist em agar dapat berj al an dengan baik. Karyawan dikat akan ideal apabil a t ingkat kual it as yang dimil iki sesuai dengan t anggung j awabnya. Tingkat perput aran karyawan yang t erl ampau t inggi sering menimbul kan
permasal ahan dal am pengendal ian manaj emen. Karyawan baru yang bel um berpengal aman memil iki pot ensi membuat kesal ahan dibandingkan dengan karyawan l ama yang t el ah berpengal aman. Unt uk it u, maka diperl ukan pengembangan mut u karyawan unt uk meningkat kan penget ahuan dan ket erampil an sehingga karyawan dapat memberikan kont ribusinya secara maksimal disamping memil iki t ingkat moral it as yang t inggi.
2. Rencana organisasi yang menet apkan pemisahan t anggung j awab f ungsi secara l ayak.
Pemisahan t anggung j awab yang sering disebut pembagian t ugas merupakan aspek pent ing l ainnya. Terdapat 3 (t iga) j enis t anggung j awab f ungsi yang harus dil aksanakan ol eh bagian at au pal ing t idak orang yang berl ainan, yait u:
a. Ot orisasi unt uk mel aksanakan t ransaksi. Hal ini menunj ukkan orang yang memil iki ot orit as dan t anggung j awabnya unt uk memul ai suat u t ransaksi.
b. Pencat at an t ransaksi.
c. Penyimpanan akt iva.
Tuj uan dari pemisahan f ungsi t ersebut adal ah agar t idak ada seorang pun yang merangkap unt uk mengendal ikan dua at au t iga t anggung j awab f ungsi sekal igus yang dapat menimbul kan pot ensi t erj adinya kel emahan pengendal ian dan bermuara pada kerugian bagi organisasi.
3. Sist em pemberian wewenang, t uj uan dan t eknik sert a pengawasan yang waj ar unt uk mengadakan pengendal ian at as aset , ut ang, penerimaan, dan pengel uaran.
Set iap manaj emen bert anggung j awab unt uk menent ukan pemberian wewenang, t uj uan dan t eknik sert a pengawasan di l ingkungan
organisasinya. Demikian j uga set iap manaj emen bert anggung j awab unt uk menent ukan, mel aksanakan dan memel ihara sert a meningkat kan sist em pengendal ian manaj emennya. Manaj emen harus menent ukan ukuran besaran (j uml ah) t ert ent u secara bert ingkat unt uk set iap j enj ang dal am sist em pencat at annya dan prosedur pengawasan unt uk perset uj uannya. Sist em pemberian wewenang t ersebut dapat bersif at umum dan dapat didel egasikan ke t ingkat manaj emen yang l ebih rendah. Tet api wewenang yang sif at nya sangat pent ing masih perl u dipegang ol eh manaj emen t ert inggi.
4. Pengendal ian t erhadap penggunaan aset dan dokumen sert a f ormul ir yang pent ing.
Pengendal ian at as aset , cat at an dan dokumen organisasi memil iki t uj uan menghindari adanya kesal ahan dan ket idakberesan dari karyawan yang t idak bert anggung j awab. Pengendal ian secara f isik dil akukan dengan pembat asan wewenang pada karyawan t ert ent u. Sedangkan unt uk menghindari adanya penyal agunaan wewenang, dil akukan dengan mel aksanakan penyimpanan secara baik t erhadap f ormul ir-f ormul ir yang sangat pent ing unt uk pekerj aan pencat at an dan pengawasan.
5. Perbandingan cat at an-cat at an aset dan ut ang dengan aset f isik yang ada, at au yang senyat anya ada, dan mengadakan t indakan koreksi j ika dij umpai adanya perbedaan.
Perbandingan merupakan sal ah sat u bent uk t eknik pengendal ian, ol eh sebab it u manaj emen harus sel al u mengadakan perbandingan secara periodik dengan bukt i yang independen t ent ang keberadaan f isik dan kewaj aran penil aian at as t ransaksi yang t el ah dicat at . Pencat at an secara periodik ini dapat mel iput i: penghit ungan f isik sal do kas,
rekonsil iasi sal do bank dan t eknik l ainnya unt uk menent ukan apakah cat at an t el ah sesuai dengan f isik.
Manaj emen yang sering mel akukan perbandingan secara periodik akan memil iki kesempat an l ebih banyak dal am menemukan kesal ahan dal am pencat at an dan sesegera mungkin mel akukan t indakan koreksi at au perbaikan.
Organisasi Int ernasional Lembaga Tinggi Audit (Int er nat i onal Or gani zat i on of Supr eme Audi t Inst i t ut i on) yang merupakan inst it usi/ l embaga t inggi audit dunia yang memil iki anggot a di banyak negara di dunia t ermasuk Badan Pemeriksa Keuangan Republ ik Indonesia menerbit kan Gui del i nes f or Int er nal Cont r ol St andar ds f or t he Publ i c Sect or10 pada t ahun 2004 yang mendef inisikan sist em pengendal ian int ern sebagai suat u proses t erint egrasi yang dipengaruhi ol eh manaj emen dan pegawai ent it as, dan dirancang unt uk mengident if ikasi berbagai risiko sert a unt uk memberikan keyakinan yang memadai dal am pencapaian misi ent it as t ersebut , yait u berupa: (a) t ercapainya pel aksanaan kegiat an yang t erat ur, et is, ef isien dan ef ekt if ; (b) pemenuhan kewaj iban akunt abil it as; (c) dipat uhinya hukum dan ket ent uan yang berl aku; dan (d) t erl indunginya sumber daya dari kehil angan, sal ah urus dan kerusakan.
Berdasarkan def inisi t ersebut dapat dit el usuri beberapa aspek yang menj adi persyarat an dari perancangan suat u sist em pengendal ian yang ef isien dan ef ekt if .
Pert ama, sist em pengendal ian hendaknya dil ihat sebagai suat u proses t erint egrasi, yait u memil iki pengert ian sebagai suat u serent et an t indakan yang mempengaruhi set iap kegiat an suat u ent it as secara t erus menerus (on goi ng basi s). Sist em pengendal ian bukanl ah sesuat u yang
10Int ernal Cont rol St andards Commit t ee, Int ernat ional Organizat ion of Supreme Audit Inst it ut ion (INTOSAI), Gui del i nes f or Int er nal Cont r ol St andar ds f or t he Publ i c Sect or , 2004
dit ambahkan pada kegiat an suat u ent it as sehingga menj adi beban, mel ainkan t el ah menyat u dengan kegi at an ent it as dan menj adi sangat ef ekt if apabil a dibangun di dal am inf rast rukt ur ent it as dan merupakan bagian int egral dari esensi organisasi t ersebut . Cont oh, real isasi pembayaran at as kegiat an pembel ian barang invent aris kant or baru dil akukan ol eh bagian keuangan set el ah dil akukannya verif ikasi dokumen dan pembandingan ant ara penagihan yang disampaikan ol eh pihak ket iga dengan l aporan berit a acara penerimaan barang invent aris dimaksud. Proses verif ikasi dan pembandingan yang merupakan proses pengendal ian menj adi bagian yang t idak t erpisahkan dari suat u prosedur kegiat an yang dil akukan ol eh bagian keuangan.
Kedua, sist em pengendal ian harus memperol eh dukungan dan peran sert a manusia (manaj emen dan pegawai) sehingga set iap orang harus t ahu peran dan t anggung j awabnya sert a ket erbat asan kewenangannya. Inisiat if manaj emen dan komunikasi ol eh manaj emen dan pegawai merupakan persyarat an pent ing dari suat u sist em pengendal ian.
Ket iga, perancangan suat u sist em pengendal ian harus mengarah pada pencapaian t uj uan ent it as. Suat u ent it as diadakan unt uk suat u t uj uan, misal nya unit kerj a di sekt or publ ik pada umumnya bert uj uan unt uk memberikan pel ayanan dan dampak yang mengunt ungkan bagi kepent ingan masyarakat . Cont oh, ent it as yang memberikan pel ayanan pengurusan pencat at an sipil memil iki t uj uan agar masyarakat yang hendak mengurus dokumen pencat at an sipil dapat memperol eh pel ayanan pencat at an sipil yang murah, cepat , dan nyaman. Unt uk it u maka perancangan sist em pengendal ian hendaknya memuat kebij akan dan prosedur pengurusan cat at an sipil yang j el as, t erkomunikasi dengan ef ekt if , memil iki j al ur prosedur yang pendek (t idak bert el e-t el e), dan didukung ol eh pet ugas yang ramah.
Keempat , perancangan suat u sist em pengendal ian diarahkan unt uk mengindent if ikasikan berbagai risiko yang berpot ensi menghambat pencapaian t uj uan. Mel al ui pengident if ikasian risiko-risiko t ersebut , dapat dicipt akan suat u sist em pengendal ian yang dapat mengurangi dan mencegah t erj adinya sert a dampak t erj adinya risiko. Pengurusan sert if ikat t anah misal nya, seringkal i dihadapkan dengan risiko pemal suan sert if ikat , proses yang wakt u yang panj ang, dan berbagai pungut an yang t idak resmi. Ol eh karena it u perancangan sist em pengendal ian harus mempert imbangkan kebij akan dan prosedur pengendal ian yang dapat mengurangi pot ensi t erj adinya risiko di at as dan bahkan j ika memungkinkan menghil angkan sama sekal i pot ensi risiko t ersebut .
Kel ima, perancangan sist em pengendal ian hendaknya memberikan kont ribusi (manf aat ) yang l ebih besar daripada biaya yang dikel uarkan.
LATIHAN DAN KASUS
LATIHAN
1. Uraikan t uj uan perancangan suat u sist em pengendal ian manaj emen.
2. Jel askan kait an ant ara diperol ehnya ket erandal an dan int egrit as inf ormasi sebagai sal ah sat u t uj uan perancangan sist em pengendal ian manaj emen dengan kebut uhan inf ormasi ol eh manaj emen dal am pengambil an keput usan.
3. Berikan cont oh bahwa suat u pengendal ian it u dapat mel indungi aset organisasi.
4. Tuj uan perancangan suat u sist em pengendal ian manaj emen l ebih dif okuskan bagi pihak manaj emen. Bagaimana pendapat Saudara j ika t uj uan perancangan sist em pengendal ian manaj emen dil ihat bagi kepent ingan audit or.
5. Jel askan argument asi yang mendukung bahwa penanggung j awab sist em pengandal ian manaj emen berada pada t angan manaj emen organisasi.
6. Perancangan suat u sist em pengendal ian membut uhkan biaya. Jel askan pendapat Saudara perancangan suat u sist em pengendal ian manaj emen dil ihat dari dimensi biaya – manf aat .
7. Jel askan persyarat an perancangan sist em pengendal ian sebagai suat u proses yang t erint egrasi.
8. Topik personel menj adi sal ah sat u yang memegang peran pent ing dal am perancangan suat u sist em pengendal ian. Jel askan pendapat Saudara dari pernyat aan t ersebut di at as.
9. Tuj uan yang hendak dicapai merupakan sal ah sat u persyarat an perancangan suat u sist em pengendal ian. Jel askan pendapat Saudara diikut i dengan cont oh t uj uan pel ayanan di bidang kesehat an yang dil akukan ol eh suat u pusat pel ayanan kesehat an masyarakat (puskesmas).
10. Risiko merupakan sal ah sat u penghal ang pencapaian t uj uan suat u organisasi. Pemf okusan at as risiko j uga merupakan sal ah sat u persyarat an perancangan sist em pengendal ian. Jel askan pernyat aan t ersebut .
KASUS
Dal am t ahap anal isis sist em, seorang anal is sist em mencat at beberapa unsur yang dianggap mel emahkan pengendal ian manaj emen dal am sist em pengadaan suat u organisasi.
a. Organisasi t idak membent uk f ungsi penerimaan. Penerimaan barang l angsung dil aksanakan ol eh f ungsi gudang.
b. Dokumen surat pesanan pengadaan t idak bernomor urut t ercet ak.
c. Set iap pengadaan t idak didahul ui dengan permint aan penawaran harga dari para pemasok yang pot ensial .
d. Fungsi pengadaan menyel enggarakan buku pembant u ut ang.
e. Fungsi gudang menyel enggarakan kart u persediaan yang merupakan buku pembant u persediaan.
Dimint a:
Jel askan mengapa anal is sist em t ersebut mencat at unsur-unsur t ersebut di at as sebagai unsur yang mel emahkan pengendal ian manaj emen dal am sist em pengadaan.
Set el ah mempel aj ari bab ini pesert a dikl at diharapkan mampu menj el askan sarana dan komponen sist em
pengendal ian manaj emen.