SARANA DAN KOMPONEN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
VERSI DELAPAN UNSUR
A. PENDEKATAN DELAPAN UNSUR PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pendekat an l ama sist em pengendal ian manaj emen menggunakan 8 (del apan) unsur at au sarana yang dipakai audit or dal am menil ai ef ekt ivit as sist em pengendal ian manaj emen audit an.
1. PENGORGANISASIAN
Unsur pengorganisasian dal am kont eks penil aian sist em pengendal ian dit ekankan pada ukuran besar kecil nya organisasi, t uj uan organisasi sert a karakt erist ik dari organisasi yang bersangkut an. Fakt or-f akt or yang perl u diperhat ikan dal am pengorganisasian mel iput i:
a. Proses pembent ukan organisasi harus mengacu pada upaya unt uk mencipt akan organisasi yang ef ekt if dan ef isien. St rukt ur organisasinya mengacu pada visi dan misi sert a t uj uan organisasi.
b. Persyarat an kompet ensi t enaga sesuai dengan f ungsi dan t anggung j awab yang t el ah dit et apkan.
c. Terdapat pembagian t ugas dan t anggung j awab. Tidak dij umpai adanya seseorang mel akukan suat u kegiat an dari awal sampai akhir t anpa adanya campur t angan orang l ain.
d. Penghindaran adanya t umpang t indih, dupl ikasi, dan pert ent angan dal am pembagian t ugas, f ungsi, dan t anggung j awab.
e. Terdapat kewaj iban bagi set iap orang unt uk mempert anggung j awabkan kepada at asannya t ent ang pel aksanaan t ugas dan pencapaian kinerj anya.
f . Pendef inisian kewenangan dan t anggung j awab masing-masing j abat an/ kedudukan harus j el as dan seimbang.
g. Pendel egasian wewenang harus diikut i dengan t anggung j awab yang sesuai dengan t ugas dan f ungsinya.
Penempat an posisi sebagai manaj er keuangan dan akunt ansi ol eh seseorang yang t idak memil iki l at ar bel akang pendidikan dan pengal aman yang memadai di bidang keuangan adal ah cont oh penyimpangan at as pengorganisasian yang baik.
2. KEBIJAKAN
Kebij akan adal ah al at unt uk mencapai t uj uan sehingga dal am penet apan kebij akan harus diperhit ungkan kont ribusi kebij akan t erhadap pencapaian t uj uan. Kebij akan seharusnya t idak bol eh bert ent angan dengan ket ent uan at au perat uran yang l ebih t inggi sekal igus harus bersif at sederhana. Fakt or-f akt or yang harus diperhat ikan dal am kebij akan ant ara l ain:
a. Kebij akan harus j el as dan dibuat secara t ert ul is sert a dikomunikasikan ke sel uruh f ungsionaris dan pegawai secara sist emat is t epat pada wakt unya.
b. Kebij akan yang ada harus sesuai dengan perat uran perundang-undangan yang berl aku (yang l ebih t inggi) dan dil akukan peninj auan secara periodik sert a dil akukan revisi bil a diperl ukan.
c. Kebij akan harus sel aras (konsist en) dengan t uj uan organisasi.
d. Kebij akan dibuat dengan maksud unt uk mel aksanakan kegiat an yang t el ah digariskan secara ekonomis, ef isien, dan ef ekt if .
e. Kebij akan harus dapat meningkat kan disipl in kerj a para pegawai.
Kebij akan pimpinan berupa pencanangan visi dan misi inst ansi yang t idak disosial isasikan kepada sel uruh f ungsionaris dan pegawai secara sist emat is dan t epat wakt u sehingga mengakibat kan gerak l angkah
pel ayanan inst ansi t idak mencapai sasaran adal ah cont oh pengendal ian dari aspek kebij akan yang kurang memadai.
3. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan t ahapan awal dari pel aksanaan suat u kegiat an. Pada t ahap ini dit et apkan t uj uan/ sasaran, cara pel aksanaan, kebut uhan t enaga dan dana, wakt u pel aksanaan, dan persyarat an sert a perat uran yang harus dit aat i. Fakt or-f akt or dari unsur perencanaan yang baik mel iput i ant ara l ain:
a. Set iap kegiat an harus dibuat perencanaannya t erl ebih dahul u.
b. Dal am penyusunan rencana dipil ih al t ernat if yang pal ing mengunt ungkan bagi organisasi dan t el ah memperhat ikan ket aat an pada perat uran/ ket ent uan yang berl aku.
c. Dal am penyusunan rencana t el ah memperhit ungkan secara mat ang ket erl aksanaan rencana t ersebut dengan memperhat ikan kondisi yang ada.
d. Terdapat penel aahan ol eh at asan l angsung t ent ang rencana kerj a yang diaj ukan kepadanya dan apakah rencana yang t el ah disusun dan diset uj ui digunakan sebagai al at pengendal ian t erhadap pel aksanaan kegiat an.
e. Rencana kerj a t el ah dikomunikasikan secara ef ekt if .
Cont oh kegiat an yang t idak sesuai dengan unsur perencanaan yang baik adal ah kegiat an yang dil aksanakan ol eh suat u inst ansi t idak pernah direncanakan t erl ebih dahul u, sehingga t idak j el as ef ekt ivit as pencapaiannya.
4. PROSEDUR
Prosedur merupakan l angkah-l angkah yang harus dit erapkan unt uk mel aksanakan kegiat an t eknis maupun administ rat if guna menj amin t ersel enggaranya kebij akan yang t el ah dit ent ukan secara ekonomis dan ef isien. Manaj emen berkewaj iban mencipt akan prosedur yang baik sehingga menj amin t ercipt anya sist em pengendal ian manaj emen yang ef ekt if . Fakt or-f akt or dari unsur prosedur yang ef ekt if ant ara l ain mel iput i:
a. prosedur yang dibuat harus sel aras dengan kebij akan yang t el ah dit et apkan;
b. prosedur dibuat dal am bent uk t ert ul is dan sist emat is unt uk menj amin pel aksanaan kegiat an secara ekonomis, ef isien dan ef ekt if sert a dit aat inya perat uran/ ket ent uan yang berl aku;
c. prosedur yang dibuat t el ah memperhat ikan unsur pengecekan int ernal sehingga hasil pekerj aan seorang pegawai secara ot omat is dicek ol eh pegawai l ain yang bebas mel akukan t ugasnya t anpa dipengaruhi at au t erpengaruh ol eh orang l ain;
d. prosedur yang dicipt akan t idak dupl ikat if dan t idak bert ent angan dengan prosedur l ain;
e. prosedur yang dicipt akan t el ah menj amin kel ancaran pemberian pel ayanan kepada pengguna; dan
f . prosedur yang dibuat t idak rumit , mel ainkan sederhana dan mudah dimengert i sert a dil akukan peninj auan kembal i secara berkal a.
Prosedur yang l ambat dan berbel it -bel it dal am pengurusan sert if ikat t anah merupakan cont oh prosedur yang t idak menj amin kel ancaran pemberian pel ayanan kepada masyarakat .
5. PENCATATAN/ AKUNTANSI
Pencat at an/ akunt ansi merupakan pendokument asian semua kegiat an dal am suat u unit kerj a. Pencat at an memberikan kont ribusi yang besar kepada manaj emen unt uk mel akukan pemant auan t erhadap akt ivit as operasi. Fakt or-f akt or dari unsur pencat at an/ akunt ansi yang baik mel iput i ant ara l ain:
a. Set iap kegiat an harus didokument asikan dengan t el it i, akurat dan t epat wakt u sert a dikl asif ikasikan dengan t epat pul a.
b. Pencat at an/ akunt ansi yang ada t el ah menj amin pengendal ian yang cukup at as hart a dan kewaj iban organisasi.
c. Fungsi akunt ansi dipisahkan dari f ungsi ot orisasi dan penyimpanan.
d. Terj adi pengecekan int ernal (pengendal ian ot omat is) diant ara berbagai cat at an/ akunt ansi.
e. Cat at an/ akunt ansi harus dil akukan verif ikasi secara berkal a baik ol eh audit or int ernal maupun ol eh audit or ekst ernal .
Prakt ik yang sering kal i dij umpai di l apangan yait u ket erl ambat an dan ket idakakurat an pencat at an aset proyek ke dal am administ rasi rut in inst ansi adal ah cont oh t idak memadainya unsur pencat at an/ akunt ansi.
6. PELAPORAN
Pel aporan berf ungsi sebagai sarana pert anggung j awaban suat u pel aksanaan kegiat an yang mel iput i: apa yang t el ah dikerj akan, kesesuaian dengan rencana yang t el ah dit et apkan, dan uraian al asan t erj adinya deviasi dari keduanya. Mel al ui pel aporan, seorang pimpinan dapat mel akukan pengendal ian t erhadap pel aksanaan kegiat an suat u organisasi. Fakt or-f akt or dari unsur pel aporan yang baik mel iput i ant ara l ain:
a. Sist em pel aporan yang dicipt akan hendaknya dapat memberikan inf ormasi t erkini yang dibut uhkan ol eh pimpinan yang bert anggung j awab.
b. Laporan yang disusun didasarkan pada dat a dan inf ormasi yang benar, akurat , dan t epat wakt u.
c. Terdapat keharusan pada set iap pegawai t ert ent u unt uk membuat l aporan hasil pekerj aannya secara t ert ul is.
d. Isi l aporan harus didukung ol eh bukt i yang memadai dan dapat dipert anggung j awabkan.
Tidak t ert ibnya penyampaian l aporan kegiat an masing-masing sub bagian/ bagian/ bidang suat u inst ansi adal ah cont oh l emahnya unsur pel aporan.
7. PERSONALIA
Fakt or yang sangat menent ukan dal am pel aksanaan kegiat an suat u organisasi t erl et ak pada unsur personal ia. Sumber daya manusia merupakan f akt or penent u dal am menunj ang keberhasil an organisasi secara ekonomis dan ef isien. Fakt or-f akt or dari unsur personal ia yang baik mel iput i ant ara l ain:
a. Penempat an dan pemberian t ugas harus diberikan dengan prinsip t he r i ght man i n t he r i ght pl ace.
b. Pegawai diangkat menurut kual if ikasi yang dibut uhkan.
c. Terdapat kegiat an supervisi yang memadai t erhadap pegawai.
d. Terdapat kebij akan penet apan sanksi at au penghargaan prest asi sesuai dengan perat uran dan ket ent uan yang berl aku.
e. Terdapat program pembinaan at as pegawai yang berkesinambungan.
f . Terdapat kebij akan dan pel aksanaan rot asi dan mut asi.
Penunj ukkan audit or yang sama pada pel aksanaan audit t erhadap suat u inst ansi t ert ent u unt uk wakt u yang t erl ampau l ama dapat berdampak pada menurunnya sikap independensi dan obyekt ivit as audit or adal ah cont oh t idak memadainya unsur personal ia.
8. REVIU INTERN
Fungsi audit or int ern adal ah f ungsi pengendal ian manaj emen yang dil akukan ol eh sal ah sat u unit dal am suat u organisasi. Fungsi ini merupakan mat a dan t el inga manaj emen dal am mengendal ikan organisasi. Fakt or-f akt or dari unsur reviu int ern yang baik mel iput i ant ara l ain:
a. St rukt ur bagian audit or int ern sebaiknya dit empat kan pada kedudukan yang t epat dal am organisasi.
b. Lingkup t ugas kegiat an audit dit et apkan dengan j el as dan personel yang dit ugaskan sebagai audit or int ern memenuhi persyarat an kompet ensi yang memadai.
c. Pekerj aan audit dit uj ukan unt uk perbaikan organisasi dan t erdapat prosedur yang mengat ur pemant auan t indak l anj ut at as hasil audit nya.
d. Terdapat program peningkat an penget ahuan dan ket erampil an t enaga audit or int ern secara periodik.
Cont oh unsur reviu int ern yang t idak memadai misal nya:
-
Posisi l embaga audit dit et apkan pada t ingkat yang t idak cukup unt uk bersikap bebas, obyekt if dan independen.-
Tidak pernah dirancang program pel at ihan bagi st af organisasi.B. PENDEKATAN LIMA KOMPONEN PENGENDALIAN MANAJEMEN (VERSI