SISTEM PENGENDALIAN
1. LINGKUNGAN PENGENDALIAN
Manaj emen dan st af harus mencipt akan dan memel ihara l ingkungan dal am organisasi yang menet apkan peril aku posit if dan dukungan t erhadap pengendal ian manaj emen dan kesadaran manaj emen.
Lingkungan pengendal ian yang posit if merupakan l andasan bagi sel uruh st andar pengendal ian manaj emen. Lingkungan pengendal ian memberikan suat u bidang penget ahuan dan st rukt ur sert a suasana yang mempengaruhi mut u pengendal ian manaj emen.
Beberapa f akt or kunci yang dapat mempengaruhi l ingkungan pengendal ian adal ah:
Pert ama, int egrit as dan nil ai et ika yang dij aga dan dit unj ukkan ol eh manaj emen dan st af . Manaj emen memegang peranan kunci dal am memberikan nil ai-nil ai kepemimpinan dan ket el adanan, khususnya dal am menet apkan dan menj aga nil ai et ika organisasi dan memberikan arahan dan cont oh peril aku yang t epat , menghal au godaan unt uk berperil aku t idak et is, sert a menerapkan kedisipl inan saat diperl ukan. Cont oh impl ement asi upaya membangun int egrit as dan nil ai et ika adal ah dengan dit andat anganinya pakt a int egrit as unt uk t idak mel akukan Korupsi, Kol usi dan Nepot isme (KKN) dal am kegiat an pengadaan barang dan j asa sebagaimana yang diat ur dal am Keput usan Presiden Nomor 80 Tahun 2003.
Fakt or kedua, komit men manaj emen at as kompet ensi. Sel uruh st af memerl ukan dan mempert ahankan t ingkat kompet ensi yang memungkinkan mereka menyel esaikan t ugas sekal igus memahami pent ingnya upaya unt uk mengembangkan dan menerapkan pengendal ian yang baik. Manaj emen perl u mengident if ikasi penget ahuan dan keahl ian yang t epat unt uk berbagai t ugas, memberikan pel at ihan yang dibut uhkan dan pemberian konsul t ansi yang konst rukt if sert a penil aian kinerj a.
Lingkungan pengendal ian t erdiri dari t indakan, kebij akan, dan prosedur yang mencerminkan sikap semua pihak - manaj emen puncak, direkt ur, dan pemegang saham/ pemil ik – t erhadap pengendal ian dan pent ingnya organisasi. Berikut beberapa sub komponen dari l ingkungan pengendal ian:
a. Int egrit as dan Nil ai Et ika
Int egrit as dan nil ai et ika merupakan produk st andar et ika, peril aku organisasi dan bagaimana st andar t ersebut dikomunikasikan sert a didorong unt uk dil aksanakan. St andar t ersebut mencakup t indakan-t indakan manaj emen unindakan-t uk menghindarkan diri aindakan-t au mengurangi dorongan at au godaan yang mungkin mendorong seseorang unt uk bert indak t idak j uj ur, mel anggar hukum, at au t indakan l ain yang t idak et is.
Cont oh: pencanangan komit men unt uk bert indak j uj ur, disipl in dan obyekt if dal am pel aksanaan t ugas sepert i yang diwaj ibkan kepada pej abat pembuat komit men, panit ia pengadaan dan para penyedia barang dan j asa dal am Keput usan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 adal ah cont oh dit erapkannya sub komponen int egrit as dan nil ai et ika.
Unt uk mengef ekt if kan sub komponen int egrit as dan nil ai et ika, maka pihak manaj emen harus memusat kan perhat ian pada aspek berikut :
1) At uran peril aku dan nil ai et ika sert a menunj ukkan prakt iknya dan konf l ik kepent ingan yang dapat dit erima.
2) St andar et ika dan peril aku t el ah dit et apkan ol eh pimpinan dan dikomunikasikan ke sel uruh unit organisasi.
3) Hubungan yang t erkait dengan publ ik, sepert i DPR, karyawan, rekanan, audit or dan l ainnya waj ib dikel ol a dengan et ika t inggi dan t el ah dikomunikasikan mel al ui j al ur organisasi (deal i ng wi t h count er par t s).
4) Tindakan disipl in diambil dal am merepon adanya deviasi dari kebij akan dan prosedur at au pel anggaran kode et ik (per f or mance t ar get).
5) Manaj emen menunj ukkan t indakan at as int ervensi at au pengabaian pengendal ian manaj emen. Hal ini t ent unya mencakup penyediaan met ode pel aporan pel anggaran et ika.
6) Manaj emen menghindari peril aku yang t idak sesuai dengan et ika; memil iki komit men at as kej uj uran dan sport ivit as; pengakuan dan kesadaran at as hukum dan kebij akan.
b. Komit men t erhadap Kompet ensi
Kompet ensi adal ah penget ahuan dan keahl ian yang diperl ukan unt uk penyel esaian t ugas yang merumuskan t ugas-t ugas individu. Komit men at as kompet ensi mencakup pert imbangan manaj emen at as t ingkat kompet ensi unt uk t ugas-t ugas t ert ent u dan bagaimana t ingkat -t ingkat kompet ensi ini dit erj emahkan ke dal am penget ahuan dan keahl ian yang dipersyarat kan. Uraian t ugas disert ai program pel at ihan bagi mereka yang akan mel aksanakan t ugas adal ah cont oh sederhana komit men t erhadap kompet ensi.
Tit ik perhat ian at as sub komponen komit men t erhadap kompet ensi mel iput i:
1) Pimpinan t el ah mengident if ikasi dan mendef inisikan t ugas dal am suat u pekerj aan dan berbagai posisinya (t ask def i ni t i on).
2) Pimpinan t el ah mel aksanakan anal isis kebut uhan at as penget ahuan, keahl ian, dan kemampuan unt uk pekerj aan t ert ent u.
3) Pimpinan t el ah mel aksanakan pendidikan dan pel at ihan sert a konsel ing dal am membant u karyawan memel ihara dan meningkat kan kompet ensinya di dal am pel aksanaan t ugas.
c. Fil osof i Manaj emen dan Gaya Kepemimpinan
Fil osof i dan gaya kepemimpinan manaj emen memberikan t anda yang j el as bagi para st af t ent ang art i pent ingnya pengendal ian. Audit or dapat mengident if ikasi aspek-aspek yang memberikan kepadanya pemahaman t ent ang sikap manaj emen t erhadap pengendal ian. Perhat ian dan keberpihakan pada aspek pengendal ian ol eh pimpinan inst ansi dengan memberdayakan secara opt imal f ungsi audit or int ern adal ah cont oh sub komponen f il osof i manaj emen dan gaya kepemimpinan.
Tit ik perhat ian dari f il osof i manaj emen dan gaya kepemimpinan adal ah:
1) Pimpinan memil iki sikap dal am mengambil at au membat asi risiko t erkait dengan pencapaian misi at au operasi organisasi (r i sk t ol er ance).
2) Adanya int eraksi yang akt if ant ara manaj emen senior dengan manaj emen operasi (i nt er act i ons).
3) Pimpinan memil iki sikap yang posit if dan mendukung f ungsi-f ungsi yang ada, sepert i: ungsi-f ungsi akunt ansi, sist em inungsi-f ormasi manaj emen, operasi personil , monit oring, dan audit int ernal / ekst ernal (at t i t udes).
4) Pimpinan memil iki sikap yang konsist en at as pel aporan keuangan, anggaran dan operasi (act i on t owar d r epor t i ng).
d. St rukt ur Organisasi
St rukt ur organisasi merumuskan garis t anggung j awab dan wewenang yang ada. Dengan memahami st rukt ur organisasi audit or dapat mempel aj ari dan memahami unsur manaj erial dan f ungsional sert a merasakan bagaimana pengendal ian dikait kan dengan kebij akan dan prosedur yang dil aksanakan.
Tit ik perhat ian at as st rukt ur organisasi adal ah:
1) Memf asil it asi arus inf ormasi ke dal am, ke l uar, dan di dal am organisasi (abi l i t y t o f l ow i nf or mat i on).
2) Area kunci dari ot orit as dan t anggung j awab t el ah didef inisikan dan dikomunikasikan (def i ni t i on and under st andi ng of r esponsi bi l i t i es).
3) Penget ahuan dan pengal aman dari manaj er kunci mencukupi sej al an dengan t anggung j awabnya (adequat e of knowl edge and exper i ence).
e. Komit e Audit
Unit yang dikenal sebagai komit e audit l ebih dikenal di l ingkungan korporasi dan badan usaha ket imbang di l ingkungan sekt or publ ik (pemerint ah). Komit e audit dibent uk ol eh dan merupakan kepanj angan t angan dewan komisaris dal am mel akukan pengawasan t erhadap kegiat an yang dil akukan ol eh manaj emen.
Komit e audit akan ef ekt if apabil a ia benar-benar independen dari manaj emen dan mel akukan penel it ian dengan cermat t erhadap akt ivit as manaj emen. Komunikasi ant ara komit e audit dengan audit or, baik int ernal maupun ekst ernal , menj adi suat u hal yang pent ing dal am memecahkan/ membahas berbagai masal ah yang
t erkait dengan int egrit as dan t indakan-t indakan manaj emen l ainnya. Sub komponen ini pada saat ini masih l ebih dit ekankan pada l ingkungan sekt or swast a dan badan usaha mil ik negara, sedangkan di sekt or pemerint ah bel um ada.
f . Penet apan dari Ot orit as dan Pert anggung j awaban
Penet apan ot orit as (wewenang) dan pert anggung j awaban merupakan bent uk komunikasi f ormal berkait an dengan pengendal ian at as kegiat an yang dil aksanakan. Not a at au memo dinas dari manaj emen puncak kepada bawahannya mengenai hal -hal yang mencerminkan pent ingnya pengendal ian dan kait annya dengan rencana kegiat an, uraian t ugas dan kebij akan merupakan cont oh bent uk penet apan ot orit as dan dan pert anggung j awaban.
Tit ik perhat ian at as penet apan dari ot orit as dan pert anggung j awaban adal ah:
1) Penet apan t anggung j awab dan pendel egasian ot orit as sej al an dengan t uj uan dan sasaran, f ungsi operasi dan perat uran, t ermasuk sist em inf ormasi dan perubahan (assi gnment and del egat i on).
2) Kecukupan at as hubungan pengendal ian dengan st andar dan prosedur, t ermasuk deskripsi pekerj aan pegawai (cont r ol -r el at ed st anda-r ds and p-r ocedu-r es).
3) Juml ah personil yang memadai, t erut ama t erkait f ungsi proses dat a dan akunt ansi, dengan l evel kemampuan rel at if at as ukuran, sif at dan kompl eksit as dari akt ivit as dan sist em (quant i t y and qual i t y of peopl e).
g. Kebij akan dan Prosedur Sumber Daya Manusia
Manusia merupakan aspek pent ing dari sist em pengendal ian manaj emen. Apabil a st af memil iki kompet ensi dan dapat dipercaya, maka pengendal ian l ain mungkin dapat dipercaya. Seorang pegawai yang memil iki int egrit as diharapkan akan mampu mel aksanakan t ingkat pekerj aan yang berat wal au hanya ada beberapa pengendal ian yang mendukungnya. Sebal iknya, seorang pegawai yang t idak dapat dipercaya cenderung akan berusaha unt uk menghancurkan sist em pengendal ian yang ada wal aupun didukung dengan berbagai pengendal ian. Namun demikian, seorang pegawai yang j uj ur dan dapat dipercaya sekal ipun t idak l uput dari kel emahan. Ol eh karena it u, unt uk mencipt akan pengendal ian yang ef ekt if at as sumber daya manusia, harus dicipt akan kebij akan dan met ode rekruit men, pel at ihan, pengembangan, promosi, dan kompensasi yang sesuai.
Tit ik perhat ian at as kebij akan dan prosedur dari sumber daya manusia adal ah:
1) Manaj emen sumber daya manusi a memint a, mengkl asif ikasikan dan mengeval uasi posisi dengan menggunakan t eknik eval uasi yang dit erima dan bert anggung j awab at as rekurit men dan sel eksi (empl oyeel i f e-cycl e pr ocedur es).
2) Tindakan yang sesuai diambil t erkait dengan t ingkah l aku menyimpang dari pegawai (depar t ur es f r om pol i cy and r emedi al checks).
3) Kel ayakan dan krit eria ret ensi dan promosi sert a t eknik inf ormasi t erkait dengan at uran peril aku dan pedoman l ainnya (r et ent i on and pr omot i on cr i t er i a).