D. Ruang Lingkup Audit Operasional
9. Internal Audit 1. Pengertian Internal Audit
Menurut Sukrisno (2004:221) :
Internal Audit (pemeriksaan intern) adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.
Menurut Milton dalam bukunya “Internal Audit Manual” (1989) yang dikutip oleh Sukrisno Agoes mengatakan :
“Internal Auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, realibility, efficiency and usefulness of company records and internal controls.”
Yang dapat diterjemahkan sebagai berikut :
“Internal auditing adalah suati penilaian, yang dilakukan oleh
pegawai perusahaan yang terlatih, menegnai ketelitian, dapat dipercayainya, efisiensi dan kegunaan dari catatan-catatan (akuntansi) perusahaan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan”.
Sedangkan yang melakukan internal audit (disebut internal auditor) adalah pegawai perusahaan sendiri (orang dalam perusahaan).
2. Fungsi dan Tujuan Internal Auditing
Internal Auditing merupakan salah satu unsur daripada pengawasan yang dibina oleh manajemen, dengan fungsi utama adalah untuk menilai apakah pengawasan intern telah berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Adapun fungsi internal auditing secara menyeluruh mengenai pelaksanaan kerja Internal Auditing dalam mencapai tujuannya adalah : a. Membahas dan menilai kebaikan dan ketepatan pelaksanaan
pengendalian akuntansi, keuangan serta operasi;
b. Meyakinkan apakah pelaksanaan sesuai dengan kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang ditetapkan;
c. Meyakinkan apakah kekayaan perusahaan/ organisasi dipertanggung jawabkan dengan baik dan dijaga dengan aman terhadap segala kemingkinan resiko kerugian;
d. Meyakinkan tingkat kepercayaan akuntansi dancara lainnya yang dikembangkan dalam organisasi;
e. Menilai kwalitas pelaksanaan tugas dan tangung jawab yang telah dibebankan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut:
a. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal;
b. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen;
c. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan;
d. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya;
e. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen;
f. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas;
3. Posisi Internal Auditor Dalam Struktur Organisasi
Secara garis besar, ada tiga alternative posisi kedudukan dari Internal Auditor dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu:
a. Berada di bawah Dewan Komisaris
Dalam hal ini, star internal auditing bertanggung jawab pada Dewan Komisaris. Ini disebabkan karena bentuk perusahaan membutuhkan pertanggung jawaban yang lebih besar, termasuk direktur utama dapat diteliti oleh internal auditor. Dalam cara ini, bagian pemeriksa intern sebenarnya merupakan alat pengendalian terhadap performance manajemen yang dimonitor oleh komisaris perusahaan. Dengan demikian, bagian pemeriksa intern mempunyai kedudukan yang kuat dalam organisasi.
b. Berada dibawah Direktur Utama
Menurut sistem ini, kedudukan internal auditor bertanggung jawab pada direktur utama. Sistem ini biasanya jarang dipakai mengingat direktur utama terlalu sibuk dengan tugas-tugas yang berat. Jadi kemungkinan tidak sempat untuk mempelajari laporan yang dibuat Internal Auditor.
c. Berada dibawah Kepala Bagian Keuangan
Menurut sistem ini, kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi perusahaan berada dibawah koordinasi kepala bagian keuangan atau ada yang menyebutnya sebagai Controller.
4. Error, Collusion, dan Fraud
a. Intentional Error adalah kesalahan yang disengaja dengan tujuan untuk menguntungkan diri sendiri dalam bentuk window dressing (merekayas laporan keuangan supaya terlihat lebih baik agar lebih mudah mendapat kredit dari bank) dan check kiting (saldo rekening bank ditampilkan lebih besar sehingga current ratio terlihat lebih baik).
b. Unintentional Error adalah kesalahan yang terjadi secara tidak sengaja (kesalahan manusiawi), misalnya salah menjumlah, penerapan standar akuntansi yang salah karena ketidaktahuan.
c. Collusion adalah kecurangan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang dengan cara bekerjasama dengan tujuan untuk menguntungakn oranr-orang tersebut, biasanya merugikan perusahaan atau pihak ketiga.
d. Kategori fraud
1) Fraud yang dilakukan demi keuntungan suatu organisasi, misalnya:
a) Penjualan asset fiktif.
b) Pembayaran yang tidak syah, seperti penyuapan, pemberian komisi, donasi politis, pembayaran kepada pejabat, pelanggan atau pemasok.
c) Dengan sengaja melakukan penilaian yang salah atas transaksi, asset, pendapatan atau kewajiban.
d) Dengan sengaja melakukan transaksi hubungan istimewa.
e) Dengan sengaja tidak mencatat (unrecorded) atau tidak menjelaskan informasi yang signifikan sehingga gambaran keuangan dari suatu organisasi tidak menggambarkan apa yang senyatanya.
f) Melakukan aktivitas bisnis yang bertentangan dengan peraturan perundangan Pemerintah.
g) Kecurangan dibidang perpajakan (Tax Fraud).
2) Fraud yang dilakukan dengn jalan merugikan suatu organisasi, misalnya:
a) Menerima uang suap atau komisi;
b) Pengalihan keuntungan yang akan diterima oleh organisasi (perusahaan) kepada seseorang di dalam ataupun diluar perusahaan;
c) Dengan sengaja menyalahgunakan harta kekayaan organisasi (perusahaan) dan memalsukan catatan-catatan keuangan;
d) Dengan sengaja menyembunyikan atau salah (falsifikasi) menyajikan data atau kejadian;
e) Tuntutan atas imbalan jasa atau barang yang tidak diberikan kepada organisasi (perusahaan) tersebut.
Menurut Sukrisno Agoes (2004:232), fraud bisa terjadi dalam berbagai bentuk :
a. Intentional misrepresentation yaitu member saran bahwa sesuatu itu benar, padahal itu salah, oleh seseorang yang mengetahui bahwa itu salah.
b. Negligent misrepresentation yaitu pernyataan bahwa sesuatu itu salah oleh seseorang yang tidak mempunyai dasar yang kuat untuk menyatakan bahwa itu betul.
c. Membocorkan kepada pihak lain, sesuatu yang seharusnya dirahasiakan. Misalnya memberikan inside information pasar modal.
d. Faise promises yaitu suati janji yang diberikan tanpa keinginan untuk memenuhi janji tersebut.
e. Employee fraud yaitu kecurangan yang dilakukan seorang pegawai untuk menguntukan dirinya sendiri.
f. Management fraud yaitu kecurangan yang dilakukan oleh management sehingga merugikan pihak lain, termasuk pemerintah.
Misalnya memanipulasi pajak.
g. Organized crime yaitu kejahatan yang terorganisir, misalnya pemalsuan credit card, pengiriman barang melebihi atau kurang
dari yang seharusnya dimana pihak pelaksana akan mendapat bagian 10%.
h. Computer crime yaitu kejahatan dengan memanfaatkan teknologi computer, sehingga si pelaku bisa mentransfer dana dari rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.
i. White collar crime yaitu kejahatan yang dilakukan oleh orang-orang berdasi (kalangan atas), misalnya mafia tanah, paksaan secara halus untuk merger, dll.
j. Pencegahan Fraud
Menurut Amrizal (2004) yang dikutip oleh Sukrisno (2004), beberapa cara untuk pencegahan kecurangan antara lain :
1) Membangun struktur pengendalian intern yang baik.
2) Mengefektifkan aktivitas pengendalian.
3) Meningkatkan kultur organisasi.
4) Mengefektifkan fungsi internal audit.
Beberapa saran untuk mencegah terjadinya kecurangan :
1) Tingkatkan pengendalian intern yang terdapat di perusahaan.
2) Lakukan seleksi pegawai secara ketat, gunakan jasa psikolog dan hindari katebelece dalam penerimaan pegawai.
3) Tingkatkan keandalan internal auditing department, antara lain dengan:
a) Memberikan balas jasa yang menarik;
b) Memberikan perhatian yang cukup besar terhadap laporan mereka;
c) Mengharuskan internal auditor melaksanakan continuing professional education.
4) Berikan imbalan yang memadai untuk seluruh pegawai, timbulkan
“sense of belonging” diantar pegawai.
5) Lakukan rotation of duties dan diwajibkan para pegawai untuk menggunakan cuti mereka.
6) Lakukan pembinaan rohani.
7) Berikan sanksi yang tegas kepada mereka yang melakukan kecurangan dan berikan penghargaan kepada mereka yang berprestasi.
8) Tumbuhkan iklim keterbukaan di dalam perusahaan.
9) Manajemen harus memberikan contoh dengan bertindak jujur, adil dan bersih.
10) Buat kebijakan tertulis mengenai fair dealing.
5. Temuan Pemeriksaan (Audit Findings) dan Laporan Internal Audit Menurut Sawyer (1996) yang dikutip oleh Sukrino (2004):
Deficiency finding menjelaskan sesuatu hal yang salah, atau sesuatu yang akan menjadi salah. Auditor juga dapat menjumpai transaksi-transaksi atau kondisi-kondisi yang secara intrinsic tidak salah, tetapi memerlukan perbaikan.
Contohnya : kesalahan yang banyak terjadi dalam memproses dokumen-dokumen secara manual menggambarkan terdapatnya defisiensi. Hal tersebut tidak bisa ditolerir dan harus dikoreksi (diperbaiki).
Menurut deficiency findings adalah kelemahan dalam internal control perusahaan yang mengakibatkan hambatan bagi suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Minor deficiency findings adalah kelemahan dalam internal control perusahaan, yang walaupun tidak sampai menghambat pencapaian tujuan dari suatu (unit) organisasi, namun perlu dilaporkan kepada manajemen, karena kalau tidak diperbaiki dapat merugikan perusahaan.
1) Pengembangan Temuan Pemeriksaan
Hasil pemeriksaan internal auditor disimpulkan dan didokumentasikan dalam suatu List of Audit Findings .
Temuan positif bisa menyebutkan bahwa tidak ada masalah yang ditemukan, bisa juga menyebutkan kebaikan pengendalian intern yang terdapat disalah satu bagian yang perlu diterapkan lain.
Temuan negative memberitahukan kepada manajemen masalah-masalah yang ditemukan yang memerlukan tindakan perbaikan dari manajemen untuk mencegah kerugian-kerugian yang timbul akibat masalah tersebut.
Findings yang disusun dengan baik harus mencakup :
o CRITERIA, yaitu ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada.
o STATEMENT OF CONDITION, yaitu bagaimana kenyataan atau kondisi yang terjadi di perusahaan.
o EFFECT, yaitu bagaimana akibat dari kenyataan yang terjadi di perusahaan (effect yang negative berupa penyimpangan, effect yang positive berupa hasil yang lebih baik dari standar yang sudah ditentukan).
o CAUSE, yaitu apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan dan bagaimana terjadinya.
2) Pengembangan Rekomendasi dari Temuan-Temuan
Ada beberapa prinsip yang harus diikuti agar bisa diperoleh rekomendasi yang efektif :
o Rekomendasi harus komprehensif o Rekomendasi harus spesifik
o Rekomendasi harus disusun dengan baik o Rekomendasi harus mudah dijalankan o Rekomendasi harus beralasan
3) Standar Pelaporan
Ikatan Akuntan Indonesia belum menerbitkan suatau standar pelaporan bagi internal auditor. Standar Profesional Akuntan lebih banyak memberikan petunjuk kepada akuntan public. Karena itu dalam menyusun laporannya internal auditor banyak mengacu pada standards of reporting yang dikeluarkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA).
4) Laporan Informal
Jika dalam pelaksanaan audit, internal auditor menemukan hal-hal penting yang perlu segera dilakukan tindakan perbaikan oleh manajemen, agar bisa dilakukan tindakan perbaikan oleh manajemen, maka hal tersebut akan disampaikan dalam bentuk informal report.
Misalnya ada project yang sedang atau baru akan berjalan yang menurut internal auditor perlu ditunda atau dibatalkan pelaksanaannya.
Informal repots bisa disampaikan secara lisan (melalui telephone atau dalam rapat/pertemuan khusus) atau secara tertulis. Biasanya laporan ini disampaika secara tertulis bisa pendek saja (berbentuk memo satu halaman) bisa juga panjang (berbentuk summary report yang didukung oleh penjelasan detail).
5) Laporan Internal Auditor
Laporan ini bisa dibuat dalam beberapa bentuk/format, namun harus mencakup elemen-elemen yaitu summary, foreword, purpose, scope, opinion, findings, serta recommendations.
Findings harus memenuhi beberapa kriteria yaitu summary, standards, facts, effect dan cause. Selain itu. Laporan juga harus dibuat secara jelas, mudah dimengerti, logis dan menarik, untuk itu auditor harus selalu meningkatkan kemampuan teknis pembuatan laporan.
10. Laporan Internal Auditor