BAB V PEMBAHASAN
A. Pelaksanaan Audit Operasional atas Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
BAB V
hal ini dikarenakan terbatasnya waktu dan tenaga auditor dalam pelaksanaan audit.
Metode kuesioner ini diberikan kepada beberapa responden yang semuanya adalah karyawan JNE Cab. Makassar. Sedangkan pelaksanaan serangkaian audit operasional atas sistem dan prosedur pengiriman barang pada JNE Cab. Makassar yang dilakukan oleh Internal Auditor setelah dilakukan survey pendahuluan mencakup tahapan-tahapan sebagai berikut :
a. Review And Testing of Management Control System (Penelahaan dan Pengujian atas Sistem dan Pengendalian Management)
Berdasarkan data dan temuan-temuan yang diperoleh pada tahap survei pendahuluan, maka tahap selanjutnya adalah review dan pengujian sistem pengendalian manajemen. Adapun aspek-aspek yang akan direview adalah sebagai berikut :
1) Memeriksa apakah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi karyawan yang telah diwewenangkan berdasarkan job description yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2) Memeriksa SDM yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman barang.
3) Memeriksa dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang.
4) Memeriksa fisik barang yang ada di gudang tempat penyimpanan barang.
Adapun hasil review dan pengujian sistem pengendalian manajemen pada JNE Cab. Makassar sebagai berikut :
1) Pemeriksaan Struktur Organisasi
Kantor Perwakilan terdiri dari Kepala Perwakilan membawahi Commercial Coordinator dan Finance & General Affair Coordinator.
Commercial Coordinator membawahi Customer Service dan Courier.
Sedangkan Finance & General Affair Coordinator membawahi Finance dan General Affair. Tetapi dalam kenyataannya bagian yang merangkap dalam dua atau lebih dalam melakukan tugas. Hal tersebut bisa kita lihat antara bag. Operasional kurir dengan bag. Admnistrasi operasional, antara kurir bagian pick up, penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang, antara bag. Finance dan bag. Administrasi finance.
Dari keadaan yang telah disebutkan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa kondisi karyawan yang merangkap dapat mengefisienkan biaya dan tenaga. Namun, hal ini tidak mengefektifkan kinerja perusahaan sehingga dalam pelaksanaannya perusahaan tidak dapat mencapai target karena keterbatasan tenaga untuk menjalankan aktivitas perusahaan.
2) Pemeriksaan SDM yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman barang.
Sumber daya manusia yang digunakan dalam proses pengiriman barang adalah 3(tiga) orang kurir, 1 orang bag. finance, 1 orang bag. CS, 1 orang bag. Marketing dan 1 orang commercial coordinator. Satu orang kurir diantaranya di kirim ke perusahaan yang telah melakukan kontrak
dengan perusahaan dan sering melakukan pengiriman barang setiap harinya dan yang lainnya ditempatkan di perusahaan tersebut.
Bagian Finance yang juga merangkap menjadi bag. Administrasi keuangan, begitu pula dengan bagian operasional kurir merangkap menjadi bag. Adm operasional yang mengarsipkan dokumen dokumen pengiriman yang berhubungan dengan operasional. Selain itu, tidak adanya kasir yang disediakan khusus untuk melayani pembayaran customer yang bersifat tidak tetap.
3) Pemeriksaan dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengiriman barang.
Dokumen yang digunakan berupa Slip Order Pick-Up, Pick-Up Control Sheet, Berita Acara Serah Terima, Konosemen, Manifest, Pengantar Paket Satuan, Data kiriman Outgoing , Tanda Timbang Barang(TTB), SMU (Surat Muatan Udara). Dokumen tersebut diperiksa mulai dari dibuatnya Slip Order Pick-Up sampai dengan SMU (Surat Muatan Udara).
Setelah memeriksa secara rinci dokumen-dokumen tersebut, auditor menemukan proses pengisian dokumen seperti manifest dan konosemen tidak diisi dengan benar dan lengkap. Hal ini menjadikan barang yang akan dikirim akan mengalami penundaan bahkan salah kirim ke tempat tujuan karena kesalahan pengisian seperti salahnya pencantuman kode kota tujuan da tidak lengkapnya alamat yang dituju.
4) Memeriksa fisik barang yang ada di gudang tempat penyimpanan barang..
Setelah dilakukan pemeriksaan dokumen, selanjutnya auditor memeriksa keadaan fisik barang yang ada di gudang. Dari hasil pemeriksaan tersebut, ditemukan adanya barang yang seharusnya sudah dikirim tetapi barang tersebut masih ada di gudang. Hal ini memungkinkan barang tersebut terlambat sampai ke tujuan karena penundaan pengiriman.
Penundaan tersebut dikarenakan barang atau paket yang akan dikirim > 10 kg akan tetap dihitung 10 kg oleh pihak traffic, maka dari itu perusahaan harus membayar sebanyak 10 kg tersebut padahal pendapatan yang diperoleh >10 kg. ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
b. Detail Examination (Pengujian Terinci)
Dalam tahapan ini, auditor mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material, dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan management dan perusahaan yang merupakan penyimpangan-penyimpangan terhadap criteria dalam firm audit objective, dan effects dari penyimpangan-penyimpangantersebut dan besar kecilnya effects tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaaan.
Bukti yang dikumpulkan harus diikhtisarkan, masing-masing yang berkaitan dengan criteria, causes dan effects dalam firm audit objectives.
Berikut bukti-bukti yang berkaitan dengan hal tersebut:
Pengujian Terperinci
KONDISI KRITERIA PENYEBAB AKIBAT REKOMENDASI
Perangkapan antara bagian finance dengan bag. adm.
Finance, antara bag.
operasional kurir dengan bag.
adm operasional. Selain itu bag. yang menerima barang dan yang mengirim barang tidak dipisahkan.
Prosedur operasional dari Kantor Pusat JNE Kurir Indonesia memisahkan antara bag. finance dan bag. adm finance, bag. operasional kurir dengan bag. adm operasional, bag. yang menerima barang dan yang mengirim barang.
Perusahaan kekurangan SDM
1. Kemungkinan terjadi kesalahan-kesalahan baik
yang tidak
disengaja maupun disengaja atas pengiriman
barang.
2. Ada peluang bagi pihak tersebut untuk
menyalahgunakan
tugas yang
dikerjakannya.
3. Berpeluang dalam hal memanipulasi konosemen.
4. Mempengaruhi kinerja karyawan.
Perangkapan pada bagian tersebut harus lebih diperhatikan dan perlu dipisahkan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
Tidak adanya kasir yang bertugas menerima uang dari customer yang bersifat tidak
Dalam prosedure pengiriman barang, customer harus melakukan pembayaran
Perusahaan kekurangan SDM
1. Tidak adanya tempat
pembayaran
Perusahaan perlu mempekerjakan seorang kasir untuk
melayani
pelanggan yang bersifat tidak tetap yang melakukan pembayaran secara tunai.
2. Uang dari hasil pembayaran
customer bisa diterima oleh siapa saja sehingga berpeluang bagi orang tersebut menggelapkan uang tersebut.
pembayarn customer.
Kurir yang terkadang tidak mengisi atau pun salah mengisi data disebabkan karena waktu yang biasanya mendesak dan buru-buru sehingga kurir lupa mengisi data-data tersebut.
Ketentuan yang wajib mengisi data dengan lengkap dan benar
Kurir yang kurang fokus dalam melaksanakan pekerjaan dikarenakan banyaknya pekerjaan yang hanya dibebankan kepada 1 orang saja
1. Tidak lengkapnya data-data yang dibutuhkan seperti alamat pengirim 2. Kesalahan dalam
pencantuman kode kota tujuan
Manager sebaiknya memberikan arahan agar lebih teliti lagi dalam melakukan pengisian data.
Adanya keseringan barang Ketentuan sampainya barang Penundaan 1. Customer akan 1. Jika ada
tepat waktu sesuai dengan layanan atau dengan kata lain seringnya terjadi keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan.
waktu yang telah ditentukan untuk menerima barang.
mengefisienkan biaya pelayanan tersebut.
2. Dengan kekecewaan
tersebut, akan menyebabkan hilangnya minat customer untuk menggunakan jasa pelayan
perusahaan.
dilakukan penundaan pengiriman, maka sebaiknya diinformasikan terlebih dahulu kepada customer.
2. Untuk customer yang ingin segera barangnya
dikirim, sebaiknya customer
dibebankan biaya cash.
c. Tahap Pelaporan
Pola penyusunan laporan pemeriksaan audit manajemen terhadap fungsi keuangan perusahaan disesuaikan dengan jalannya arus informasi pada tahap-tahap pemeriksaan yang telah dilakukan yang disusun sebagai berikut:
1) Lingkup audit 2) Tujuan audit
3) Sistimatika evaluasi operasional proses pengiriman barang.
4) Temuan 5) Rekomendasi
6) Tanggapan Manajemen
d. Analisis Evaluasi terhadap Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
Tujuan audit:
1. Untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur pengiriman barang pada Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) Cab. Makassar sudah berjalan secara efektif dan efisien.
2. Untuk memperbaiki kelemahan terhadap operasional khususnya sistem dan prosedur pengiriman barang Jalur Nugraha Ekakurir (JNE).
Sistimatika evaluasi terhadap sistem dan prosedur pengiriman barang
Dalam mengevaluasi operasional atas sistem dan prosedur pengiriman barang digunakan empat cara yaitu:
1. Prosedur pengiriman barang
2. Pemeriksaan Dokumen 3. Pengamatan fisik 4. Draft kuesioner
Adapun variabel yang diteliti mencakup tiga hal, yaitu:
1. Organisasi 2. Prosedur 3. Dokumen
Ketiga variabel diatas saya hubungkan dengan tujuan audit operasional, yaitu:
1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.
2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan pengendalian.
3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencana-rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
4. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan
TEMUAN
A. Evaluasi kelemahan operasional perusahaan.
1. Kondisi Lapangan a. Organisasi b. Prosedur
1) Prosedur pengiriman barang
2) Ketentuan-ketentuan dan syarat pengiriman barang.
3) Pemeriksaan Dokumen 4) Draft Kuesioner.
2. Temuan Negatif
a. Adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh bagian operasional dan bagian finance.
b. Bagian yang melakukan pick up, menerima, menyimpan, dan mengirim barang dikerjakan oleh 1 (satu) orang.
c. Bukti penerimaan yang ditandatangani oleh siapa saja karena tidak adanya orang tertentu yang diberi wewenang untuk menandatangani konosemen.
d. Kurir yang terkadang kurang memperhatikan kelengkapan data-data untuk proses pengiriman barangnya.
e. Sering terjadinya keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan 3. Penyebab temuan negatif
a. Adanya perangkapan tugas yang terjadi di JNE Cab. Makassar disebabkan karena keterbatasannya jumlah karyawan atau SDM sehingga manager membuat Surat Keputusan dalam hal perangkapan tugas oleh kurir operasional perusahaan. Seperti perangkapan tugas bagian operasional kurir dengan bag. Administrasi Operasional kurir.
b. Bagian yang melakukan pick up, menerima, menyimpan, dan mengirim barang dikerjakan oleh orang yang sama. Ini juga disebabkan oleh kurangnya SDM pada perusahaan tersebut. Namun,
pihak management tetap memantau proses tersebut meskipun masih berpeluang terjadinya manipulasi konosemen.
c. Bukti penerimaan yang ditandatangani oleh siapa saja karena tidak adanya orang tertentu yang diberi wewenang untuk menandatangani konosemen.
d. Kurir yang terkadang tidak mengisi atau pun salah mengisi data disebabkan karena waktu yang biasany mendesak dan buru-buru sehingga kurir lupa mengisi data-data tersebut.
e. Bagian finance juga merangkap menjadi bag. Administrasi finance yang mengarsipkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan masalah finance.
f. Sering terjadinya keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan.
Hal ini terjadi dikarenakan kesalahan oleh kode kota tujuan yang disebabkan kode-kode tersebut ada kemiripan dengan kode tujuan kota yang lainnya. Selain itu kurir juga kurang memperhatikan kelengkapan pengisian konosemen. Keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan juga biasanya karena penundaan pengiriman barang. Hal ini terjadi karena jika barang atau paket yang akan dikirim > 10 kg akan tetap dihitung 10 kg, maka dari itu perusahaan harus membayar sebanyak 10 kg tersebut padahal pendapatan yang diperoleh >10 kg.
ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.