D. Ruang Lingkup Audit Operasional
11. Pengendalian Intern (Internal Control)
Laporan Audit”. Program ini pada dasrnya adalah sebuah program orientasi yang bertujuan untuk memotivasi para penerima laporan untuk menginginkan laporan tersebut. Keinginan tersebut dapat dipupuk dengan cara :
a. Menjelaskan proses audit sebagai suatu tambahan yang partisipatif bagi manajemen;
b. Menguraikan profesionalisme dari staf audit;
c. Mengidentifikasikan anatomi dari sebuah temuan audit secara sederhana;
d. Menguraikan keuntungan-keuntungan yang dihasilkan dari penggunaan laporan untuk setiap tingkatan manajemen.
Menjelaskan bagaimana manajemen dapat memperoleh bantuan dari staf audit dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemennya secara objektif.
“Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”.
IAI (2001: 319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :
a. Keandalan pelaporan keuangan, b. Efektivitas dan efisien operasi, dan
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini:
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur.
Lingkungan pengendalian intern mencakup hal-hal berikut ini : 1) Integritas dan nilai etika
2) Komitmen terhadap kompetensi
3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit 4) Struktur Organisasi
5) Pemberian Wewenang dan tanggung jawab
b. Penafsiran Risiko
Risiko yang relevan dengan laporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif memengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini :
1) Perubahan dalam lingkungan operasi;
2) Personil baru;
3) Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki;
4) Teknologi baru;
5) Restrukturisasi korporasi;
6) Standar akuntansi baru.
c. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksakan.
Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan
sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini:
a) Review terhadap ketiga kinerja;
b) Pengolahan informasi;
c) Pengendalian fisik;
d) Pemisahan tugas.
d. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi)) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktriva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.
e. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.
d. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan sistem pengendalian intern adalah:
1) Menjaga kekayaan perusahaan;
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi;
3) Mendorong efisiensi, dan
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
e. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
f. Pemahaman dan Evaluasi Atas Pengendalian Intern
Pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan oleh akuntan publik.
Karena baik buruknya pengendalian intern akan memberikan pengaruh yang besar terhadap:
a. Keamanan harta perusahaan;
b. Dapat dipercayai atau tidaknya laporan keuangan perusahaan;
c. Lama atau cepatnya proses pemereiksaan akuntan;
d. Tinggi rendahnya audit fee;
e. Jenis opini yang akan diberikan akuntan public;
Ada tiga cara yang bisa digunakan akuntan publik, yaitu : 1) Internal Control Questionnaires (ICQ)
Cara ini banyak digunakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), karena dianggap lebih sederhana dan praktis. Biasanya KAP sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang bisa digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern di berbagai jenis perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, maka jawaban “Ya” akan menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri internal control yang lemah,
“Tidak Relevan” berarti pernyataan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut.
Yang perlu diperhatikan dalam ICQ adalah :
a) Auditor harus menanyakan langsung pertanyaa-pertanyaan di ICQ kepada staf klien dan kemudian mengisi sendiri jawabannya, jangan sekedar menyerahkan ICQ kepada klien untuk diisi.
b) Untuk repeat engagement (penugasan berikutnya) ICQ tersebut harus dimutakhirkan berdasarkan hasil tanya jawab dengan klien.
c) Ada kecendrungan bahwa klien akan memberikan jawaban seakan-akan pengendalian intern sangat baik.
Karena itu, auditor harus melakukan compliance test untuk membuktikan efektivitas dari pengendalian intern sangat baik.
2) Flow Chart
Flow Chart menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur di suatu unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk sistem dan prosedur pembelian, utang dan pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari permintaan pembelian (purchase requisition), order pembelian (purchase order) sampai dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.
Untuk auditor yang terlatih baik, penggunaan flow chart lebih disukai, karena auditor bisa lebih cepat melihat apa saja kelemahan-kelemahan dan kebaikan-kebaikan dari suatu sistem dan prosedur.
Untuk penugasan tahun-tahun berikutnya, auditor harus selalu memutakhirkan (mengupdate) flow chart tersebut untuk mengetahui apakah terdapat perubahan-perubahan dalam sistem dan prosedur perusahaan.
Setelah flow chart dibuat, auditor harus melakukan walk through, yaitu mengambil dua atau tiga dokumen untuk mentest apakah prosedur yang dijalankan sesuai dengan apa yang digambarkan dalam flow chart.
3) Narrative
Dalam hal ini, auditor menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku di perusahaan, misalnya prosedur
pengeluaran kas. Cara ini bisa digunakan untuk klien yang pembukuannya sederhana.