HASIL DAN PEMBAHASAN
A. HASIL
7. Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
Sistem dan prosedur pengiriman barang yang berlaku dalam JNE adalah sebagai berikut :
1) Prosedur Penerimaan Order
a. CS menerima order via telepon dari customer Ketentuan :
a) Menyambut pelanggan dengan baik dengan memberikan salam b) Menjelaskan layanan yang ada
c) Sebelum mengakhiri telepon mengucapkan terima kasih
b. CS mencatat order ke dalam slip order pick up sebanyak 2 (dua) rangkap.
a) Lembar 1 : direkatkan dengan pick up order sheet (akan dikirim ke manajer)
b) Lembar 2 : arsip CS Ketentuan :
a) Slip order pick up diisi oleh CS
b) Wajib mengisi slip order pick-up dengan secara lengkap dan benar
c) Diarsipkan oleh CS berdasarkan tanggal c. CS memasukkan order pelanggan ke dalam sistem
Ketentuan :
a) Penginputan dilakukan dengan teliti dan benar agar menghindari kesalahan
d. CS berkoordinasi dengan kurir via sms atau telepon untuk perintah pick up.
2) Prosedur Pick Up Barang
a. Kurir melakukan pick up barang Ketentuan :
Pick up barang dilakukan pada hari yang sama dengan order pick-up.
b. Setelah melakukan pick up kemudian kurir membuat dan mengisi dengan benar pick up control sheet.
Ketentuan :
a) Pick up control sheet wajib diisi saat menerima order b) Pick up control sheet dibubuhi paraf pengirim
c) Pick up control sheet harus diisi dengan benar d) Pick up control sheet dilaporkan ke CS
3) Prosedur Penerimaan Barang
a. Kurir memeriksa barang, jika dalam bentuk cair barang harus dibuka kembali
Ketentuan :
Jika barang tersebut dalam kategori barang yang mudah pecah, harus ditempelkan stiker khusus untuk barang pecah belah.
b. Kurir menimbang barang dan menghitung tarif barang yang telah ditimbang
Ketentuan :
Tarif barang dihitung berdasarkan ketentuan yang telah berlaku dalam perusahaan (ketentuan tersebut dapat dilihat pada lampiran ketentuan pengiriman barang).
c. Kurir membuat Berita Acara Serah Terima sebanyak 5 (lima) rangkap :
1) Lembar 1 : Pengirim/ Tagihan 2) Lembar 2 : Arsip Operational
3) Lembar 3 : Cab. Penerima 4) Lembar 4 : Penerima
5) Lembar 5 : Arsip Gudang (pengirim) Ketentuan :
a) Dibubuhi tandatangan oleh pengirim dan cab. Pengirim asal b) Berita Acara di beri stempel di bag. CS
c) Berita Acara diberikan kepada pengirim (jika tunai), Finance (jika kredit) dan lembar yang lain diberikan kepada CS untuk dikirim sesuai peruntukannya.
d) Diarsipkan oleh bag. Adm operasional
d. Kurir mengisi konosemen sesuai informasi yang diminta dalam konosemen tersebut.
Ketentuan :
Konosemen dibuat sebanyak 4 (empat) rangkap, yaitu : a) Untuk penjualan tunai :
Lembar 1 : (asli) shipper / pengirim.
Lembar 2 : kasir (lampiran DHKO yang dikirim ke KPO)
Lembar 3 : arsip
Lembar 4 : di tempel di barang (untuk penerima, arsip Cabang POD)
b) Untuk Penjualan Kredit :
Lembar 1 : asli untuk finance (invoicing/ bag.
Penagihan)
Lembar 2 : shipper / pengirim
Lembar 3 : Data Entry dan Arsip
Lembar 4 : ditempel di barang (untuk penerima, arsip cab. POD)
c) Persediaan konosemen dibuat sesuai dengan ketetapannya d) Membuat laporan stock konosemen
e) Setiap keluar masuk konosemen harus dicatat pada Laporan Stock Konosemen
f) Laporan Stock Konosemen dikirim ke KPO saat mengajukan permohonan permintaan konosemen di Perwakilan.
g) Konosemen yang batal harus dilampirkan lengkap 4 lembar h) Konosemen harus diisi secara lengkap dan benar
e. Setelah mengisi konosemen, lalu konosemen asli diserahkan kepada pengirim/customer sebagai tanda bukti terima dari kurir.
f. Kurir melakukan pembayaran di kasir.
g. Kurir menuliskan no. konosemen tersebut pada barang dan lembar ke-4 (empat) konosemen ditempelkan dengan barang tersebut dan pada laporan tersebut dikirim ke KPO.
Ketentuan :
Konosemen diarsipkan oleh bag. Adm finance sesuai tanggal
h. Kurir akan memeriksa kembali barang yang akan dikirim dengan mencocokkan no. konosemen yang ada pada barang serta jenis barang, nama penerima/tujuan barang.
i. Setelah itu kurir membuat pick up control sheet lalu dilaporkan kepada CS sebagai control pick up.
4) Prosedur Penyimpanan Barang
a. Kurir menyimpan barang di gudang Ketentuan :
a) Barang disimpan dalam tempat yang aman
b) Tempat penyimpanan barang harus diberi batasan sesuai kota tujuan
b. Kurir memeriksa barang akan segera dikirim Ketentuan :
a) Memeriksa fisik dengan yang tercantum dalam konosemen b) Pemberian no. konosemen pada barang
c) Konosemen lembar ke 4 ditempelkan dengan barang
c. Setelah diperiksa dan dinyatakan sama dengan konosemennya, kemudian barang disortir sesuai tujuannya
d. Setelah disortir kemudian kurir membuatkan manifest sebanyak 3 (tiga) rangkap sesuai kota tujuan, yaitu :
a) Lembar 1 : diretour bersama POD b) Lembar 2 : arsip cab. Penerima c) Lembar 3 : arsip cab. Pengirim
Ketentuan :
a) Mengisi dokumen tersebut dengan lengkap dan benar
b) Dalam kesempatan pertama, lembar tersebut segera dikirim per Fax Cabang pengirim setelah kolom kiriman diterima di-isi, lembar 1 (direktur bersama POD), lembar 2 arsip cab.
Penerima, lembar 3 arsip cab. Pengirim.
c) Diparaf oleh petugas sortir
d) Diarsipkan oleh bag. Adm operasional (pengirim) berdasarkan tanggal
e. Setelah dibuatkan manifest kemudian barang disatukan sesuai no konosemen yang ada dalam manifest.
f. Barang yang telah disatukan kemudian dibungkus dalam satu tempat
g. Kurir membuat Pengantar Paket Kesatuan (PPK) sebanyak 3 (tiga) rangkap, yaitu :
a) Lembar 1 (asli) : Direktur ke perwakilan pengirim b) Lembar 2 (merah) : Arsip perwakilan penerima c) Lembar 3 (biru) : Arsip perwakilan pengirim Ketentuan:
a) Mengisi dokumen tersebut dengan lengkap dan benar
b) Dalam kesempatan pertama, lembar tersebut segera dikirim per Fax Cabang pengirim setelah isi PPK sesuai dan benar
c) Diparaf oleh petugas sortir
h. Kurir mengisi segel sesuai barang yang ada dan menempelkan segel pada barang tersebut.
5) Prosedur Pengiriman Barang di Bandara / Lapangan
a. Barang-barang yang telah disegel kemudian disatukan dalam satu tempat.
b. Kemudian di berikan label dan menuliskan kota tujuannya.
c. Barang di antarkan ke bandara.
d. Kurir membayar dengan tunai atau kredit barang tersebut.
e. Kurir menerima Tanda Timbang Barang dan SMU (Surat Muatan Udara) dari Agencies.
Ketentuan :
Mencantumkan kode pelanggan, nama, nomor invoice f. Setelah itu kemudian kurir membuat Data Kiriman Outgoing
Ketentuan :
a) Diisi oleh kurir
b) Paraf penerima (petugas traffic) dan yang menyerahkan
g. Memberikan Data Kiriman Outgoing dan Manifest ke manajer bagian operasional
h. Memberikan bukti pengiriman SMU dan konosemen ke bagian finance.
6) Bagian Finance
a. Menerima bukti pengiriman konosemen dan SMU setiap hari dari kurir bagian pengiriman
b. Bag. finance dan menandatangani bukti pengiriman yang telah diterima dari kurir bag. Pengiriman
c. Bag. Finance menginput data-data konosemen dan SMU ke dalam sistem dengan lengkap dan benar.
d. Setiap harinya finance membuat laporan hasil penjualan
e. Setiap harinya finance melaporkan hasil penjualan kepada Kepala Perwakilan. Setelah disetujui laporan tersebut akan dikirim ke KPO
7) Bag. Administrasi Finance
a. Membuat DHKO (Daftar Harian Kiriman Outbound) setiap harinya
Ketentuan :
Jumlah penjualan tunai yang dilaporkan dalam DHKO harus sama dengan jumlah setoran
b. Setiap Dua mingguan membuat daftar invoice, aging, dan copy invoice warna kuning
Ketentuan :
a) Invoice dibuat 2 mingguan, yaitu periode tanggal. 26 s/d 10 dan tanggal 11 s/d 25
b) Untuk periode pertama copy invoice, aging, dan daftar invoice harus dikirim ke Jakarta setiap tanggal 15 dan periode dikirm paling lambat tanggal 30.
c. Membuat IDP (Informasi Data Pelanggan)
Ketentuan :
Copy IDP warna kuning dikirim ke Jakarta, begitu juga untuk
customer yang membuat kontrak kerjasaama copynya harus dilampirkan
8) Bag. Administrasi operasional
a. Mengarsipkan manifest sesuai urutan tanggal setiap harinya b. Mengarsipkan PPK sesuai tanggalnya.
a. Preliminary Survey (Survey Pendahuluan)
Tahap Survey Pendahuluan merupakan prosedur yang umum dilakukan oleh auditor untuk mengenal operasi perusahaan yang akan diaudit. Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai sejauh mana keefektifan dan efisiennya pelaksanaan proses pengiriman barang tersebut. Selain itu auditor juga menilai sejauh mana kegiatan operasional, apakah sudah berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Untuk mencapai tujuan tersebut maka penulis melaksanakan pemeriksaan pendahuluan atas sistem dan prosedur pengiriman barang pada JNE Cab. Makassar dengan menggunakan tahapan fisik, mencari data tertulis, dan wawancara dengan karyawan bagian keuangan. Ketiga cara tersebut digunakan penulis dalam melakukan survei pendahuluan untuk menetapkan bagian mana yang kiranya perlu pemeriksaan lebih mendalam. Hasil dari tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
a) Pengamatan fisik
Berdasarkan hasil pengamatan fisik di bagian operasional yakni terdapat fasilitas-fasilitas yang dapat menunjang kinerja operasional perusahaan, fasilitas-fasilitas tersebut seperti komputer, mesin fax, kalkulator, printer, dan mobil yang digunakan untuk melakukan pick up barang sampai dengan mengantarkan barang ke bandara. Sedangkan kondisi kerja dalam lingkungan perusahaan khususnya bagian pengiriman barang yang penulis peroleh selama melakukan pengamatan, yakni bagian keuangan JNE Cab. Makassar dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya senantiasa mengacu pada aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
b) Data tertulis
Tahapan kedua dari survei pendahuluan ini penulis mengumpulkan data-data tertulis yang digunakan pada bagian operasional khususnya pengiriman barang dengan tujuan untuk mendapatkan gambaran apakah proses pengiriman barang sudah berjalan secara efektif dan efisien.
Adapun data yang berhasil penulis peroleh adalah sebagai berikut : 1) Deskripsi mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan
uraian tugas serta tanggung jawab sebagaimana yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
2) Struktur organisasi perusahaan seperti yang terlihat pada lampiran1.
3) Uraian tugas (job description) untuk mengetahui tugas pokok bagian-bagian dalam perusahaan. Job description dapat dilihat pada lampiran 2.
4) Aktivitas usaha yang diberikan JNE Cab. Makassar dalam memberikan kemudahan dan kepuasan kepada customer.
5) Sistem dan prosedur pengiriman barang.
6) Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam perusahaan yang berkaitan dengan proses pengiriman barang. Ketentuan tersebut dapat dilihat pada lampiran ketentuan.
c) Wawancara
Wawancara adalah tahapan terakhir dari tahapan survei pendahuluan ini, penulis melakukan wawancara dengan karyawan bagian operasional yang disajikan dalam bentuk kuesioner, tujuan dari tahapan ini adalah untuk mendapatkan informasi yang terbaik dengan mewancarai karyawan bagian operasional untuk mengindentifikasi permasalahan pada proses pengiriman barang JNE Cab. Makassar.
Wawancara yang dilakukan disesuaikan dengan beberapa pertanyaan dalam bentuk pertanyaan kuesioner. Daftar kuesioner dapat dilihat dilampiran 3.
Berdasarkan hasil kuesioner yang diajukan dalam tahap survei pendahuluan maka ditemukan bahwa:
1) JNE telah memiliki standar Operating Prosedure yang berkaitan dengan operasional.
2) Adanya perangkapan tugas antara bagian kurir operasional dengan bag. Adm. Operasional.
3) Bagian yang melakukan pick up barang, menerima barang, menyimpan barang dan yang mengirim barang tidak dipisahkan.
4) Tidak adanya kasir yang bertugas menerima uang dari customer yang bersifat tidak tetap.
5) Kurir terkadang tidak mengisi secara lengkap dan benar data-data yang diperlukan dalam konosemen. Tidak adanya pengawasan terhadap proses pengiriman barang. Ini menandakan lemahnya internal control perusahaan. Hal ini menunjukkan rendahnya pengawasan atas pengiriman barang.
6) Adanya perangkapan tugas antara bag. Finance dengan bag. adm finance.
7) Adanya keseringan barang yang dikirim selalu tidak tepat waktu sesuai dengan layanan atau dengan kata lain seringnya terjadi keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan.
Setelah temuan-temuan kelemahan disampaikan kepada pihak manajemen maka tanggapan yang diberikan sebagai berikut:
1) Adanya perangkapan tugas yang terjadi di JNE Cab. Makassar disebabkan seperti yg disebutkan diatas karena keterbatasannya jumlah karyawan atau SDM sehingga manager membuat Surat Keputusan dalam hal perangkapan tugas antara bag. Kurir operasional dgn bag. Administrasi operasionla perusahaan.
2) Bagian melakukan pick up, menerima, menyimpan dan mengirim barang adalah orang yang sama. Ini juga disebabkan oleh kurangnya
SDM pada perusahaan tersebut. Namun, pihak management tetap memantau proses tersebut meskipun tidak menutupi kemungkinan masih berpeluang terjadinya kecurangan.
3) Tidak adanya kasir yg disediakan juga dikarenakan keterbatasan SDM untuk mengefisienkan biaya.
4) Kurir yang terkadang tidak mengisi atau pun salah mengisi data disebabkan karena waktu yang biasanya mendesak dan buru-buru sehingga kurir lupa mengisi data-data tersebut.
5) Bagian finance juga merangkap menjadi bag. Administrasi finance yang mengarsipkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan masalah finance. Ini juga merupakan akibat dari kurangnya SDM oleh karena itu manajemen membuat Surat Keputusan untuk hal tersebut.
6) Sering terjadinya keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan.
Hal ini terjadi dikarenakan kesalahan oleh kode kota tujuan yang disebabkan kode-kode tersebut ada kemiripan dengan kode tujuan kota yang lainnya. Selain itu kurir juga kurang memperhatikan kelengkapan pengisian konosemen.
Keterlambatan sampainya barang ke tempat tujuan juga biasanya karena penundaan pengiriman barang. Hal ini terjadi karena jika barang atau paket yang akan dikirim > 10 kg akan tetap dihitung 10 kg, maka dari itu perusahaan harus membayar sebanyak 10 kg tersebut padahal pendapatan yang diperoleh >10 kg. ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Berikut disajikan Tabel Temuan Kelemahan yang lebih ringkas dan efek yang terjadi serta prosedur audit yang dijalankan sehingga menghasilkan temuan :
Kelemahan Efek Prosedur Audit yang dilakukan Perangkapan tugas antara
bagian kurir operasional
dengan bag. Adm.
Operasional
Perangkapan tugas yang dilakukan oleh pihak tersebut menunjukkan adanya kemungkinan terjadi kesalahan-kesalahan baik yang tidak disengaja maupun disengaja atas pengiriman barang. Selain itu ada peluang bagi pihak tersebut untuk menyalahgunakan tugas yang dikerjakannya. Perangkapan tugas tersebut juga mempengaruhi kinerja karyawan
1. Dengan mempelajari job description dan prosedur pengiriman barang sesuai dengan ketentuan yang telah diperoleh.
2. Hasil dari wawancara dan daftar kuesioner yang dibagikan kepada karyawan.
Bagian melakukan pick up, menerima, menyimpan dan yang mengirim barang tidak dipisahkan.
1. Kelemahan tersebut dapat menimbulkan terjadinya kecurangan dan kesalahan baik disengaja maupun tidak disengaja.
2. Hal tersebut juga membuat kurir tidak fokus dalam satu pekerjaan, akibatnya pengisian konosemen maupun manifest yang dilakukan oleh kurir terkadang terjadi kesalahan atau bahkan data-data yang diperlukan dalam bukti tersebut ada yang tidak diisi, sehingga data barang menjadi tidak jelas.
3. Ini mengakibatkan tidak ada yang bertanggung jawab penuh terhadap keamanan barang customer. Keadaan ini
1. Dengan mempelajari job description dan prosedur pengiriman barang sesuai dengan ketentuan yang telah diperoleh.
2. Hasil dari wawancara dan daftar kuesioner yang dibagikan kepada karyawan.
tersebut tidak mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh KPO.
Tidak adanya kasir tempat melakukan pembayaran
Hal ini memungkinkan bahwa siapapun bisa menerima uang customer termasuk kurir sehingga tidak ada yang bertanggung jawab penuh atas penerimaan uang.
Dengan mempelajari prosedur pengiriman barang sesuai dengan ketentuan yang telah diperoleh
Kurir terkadang tidak mengisi secara lengkap dan benar data-data yang diperlukan dalam konosemen.
1. Hal tersebut dapat menimbulkan tidak jelasnya data-data barang yang akan dikirim, sehingga kurir melakukan penundaan pengiriman barang.
2. Kesalahan dalam pengisian dokumen seperti pencantuman kode barang menyebabkan barang akan salah dkirim.
1. Dengan mempelajari prosedur pengiriman barang sesuai dengan ketentuan yang telah diperoleh
2. Telaah Dokumen
Adanya perangkapan tugas antara bag. Finance dengan bag. adm finance.
Karena bagian Finance yang menyimpan uang dengan yang mengarsipkan bukti pengiriman konosemen dan SMU, sehingga hal ini memiliki peluang bagi bag finance untuk melakukan kecurangan seperti memanipulasi dokumen atau bukti pengiriman yang ada .
1. Dengan mempelajari job description dan prosedur pengiriman barang sesuai dengan ketentuan yang telah diperoleh.
2. Hasil dari wawancara dan daftar kuesioner yang dibagikan kepada karyawan.
Adanya keseringan barang yang dikirim selalu tidak tepat waktu sesuai dengan layanan atau dengan kata lain
seringnya terjadi
1. Banyak pelanggan yang komplain atas keterlambatan barang tersebut.
2. Banyaknya pelanggan yang complain mengakibatkan ketidak puasan bagi pelanggan dalam melakukan pembelian jasa sehingga pengiriman barang.
Pemeriksaan fisik dan membandingkan dengan dokumen yang ada.
Sumber: Data Diolah, 2013
barang ke tempat tujuan. memilih untuk tidak menggunakan layanan tersebut dan hal ini mengakibatkan kurangnya pendapatan perusahaan.
Berikut disajikan tabel hasil dari survey pendahuluan yang dilakukan oleh auditor :
Tabel 4.5 Memorandum Survei Atas Survei Pendahuluan JNE Cab. Makassar
Bagian Uraian
1. Terdapat fasilitas-fasilitas yang menunjang kinerja operasional perusahaan.
2. JNE Cab. Makassar telah memiliki Standar Operasional Prosedure (SOP) yang berkaitan dengan operational.
3. Adanya perangkapan tugas antara bagian kurir operasional dengan bag. Adm. Operasional.
3. Bagian melakukan pick up, menerima, menyimpan dan yang mengirim barang tidak dipisahkan dengan kata lain dikerjakan oleh 1(satu) orang..
Operasional 4.Tidak adanya kasir tempat customer melakukan pembayaran
5. Kurir terkadang tidak mengisi secara lengkap dan benar data-data yang diperlukan dalam konosemen.
6. Adanya perangkapan tugas antara bagian finance dengan bag. Adm. Finance.
7. Adanya keseringan barang yang dikirim selalu tidak tepat waktu sesuai dengan layanan.
Sumber: Data Diolah, 2013