SKRIPSI
AUDIT OPERASIONAL ATAS SISTEM DAN PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG PADA JNE (JALUR NUGRAHA EKAKURIR)
CABANG MAKASSAR
Oleh
ISLAMIYAH BOHARI K 10573 2906 11
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
MAKASSAR 2013
ii pada JNE (Jalur Nugraha Ekakurir) Cabang Makassar
Nama Mahasiswa : Islamiyah Bohari Nomor Pokok Mahasiswa : K 10573 2906 11 Fakultas/Jurusan : Ekonomi/ Akuntansi
Makassar, Juni 2013
Disetujui Oleh:
Pembimbing I
DR. Hj. Ruliaty, MM
Pembimbing II
Abd. Salam HB, SE., M.Si.Ak
Mengetahui, Dekan Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Muhammadiyah Makassar
Dr. H. Mahmud Nuhung, MA
Ketua Jurusan Akuntansi
Universitas Muhammadiyah Makassar
H. Andi Arman SE., M.Si., Ak
ii
K10573 2906 11, diterima dan disahkan oleh Panitia Ujian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universita Muhammadiyah Makassar berdasarkan Surat Keputusan No.
Tahun 1435 H/2013 Masehi. Yang dipertahankan pada hari/tanggal : Sabtu, 23 November 2013 sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
PANITIA UJIAN
:Pengawas Umum : Dr. H. Irwan Akib, M.Pd (...) (Rektor Unismuh Makassar)
Ketua : Dr. H. Mahmud Nuhung, MA (...) (Dekan Fakultas Ekonomi)
Sekertaris : Drs. H. Sultan Sarda, MM (...) (Wakil Dekan I Fak. Ekonomi)
Anggota Penguji :
1. Abd. Salam HB, SE., M.Si.,Ak (...) 2. Dr. H. Ansyarif Khalid, SE., M.Si.,Ak (...) 3. Drs. Sanusi A. M, SE., M.Si (...) 4. Ismail B. SE., M.Si., Ak (...)
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian... 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Pengertian Audit... 6
B. Manfaat Audit Operasional ... 12
C. Struktur Audit Operasional ... 12
D. Ruang Lingkup Audit Operasional ... 22
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN ... 46
A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 46
B. Tipe Penelitian dan Desain Penelitian ... 46
C. Teknik Pengumpulan Data ... 46
D. Jenis Dan Sumber Data ... 47
E. Metode Analisis ... 48
B. Pembahasan ... 74
BAB V. PENUTUP ... 85
A. Kesimpulan ... 85
B. Saran ... 86
DAFTAR PUSTAKA ... 87
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam menyelenggarakan kegiatan bisnis, salah satu tantangan yang harus dihadapi ialah bagaimana meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktivitas kerja perusahaan. Oleh karena itu, manajemen selalu menghadapi suasana kelangkaan dalam pengadaan berbagai sumber berupa daya tenaga, sarana dan prasarana yang dapat digunakan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang bersangkutan.
Seiring dengan perkembangan jaman, dalam perusahaan juga harus meningkatkan kinerja manajemen operasionalnya. Dalam pencapaian tujuannya, perusahaan perlu memperlihatkan kegiatan operasionalnya guna mempertanggungjawabkan atas segala kegiatan yang sifatnya operasional.
Salah satunya diantaranya yaitu sistem dan prosedur yang dijalankan dalam sebuah perusahaan, sehingga dalam pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuannya berjalan dengan baik.
Melihat begitu pentingnya penyelenggaraan aktivitas yang sifatnya operasional, maka diperlukan instrument yang mampu memberikan penilaian dan jaminan akan keefektifan suatu kegiatan operasional, yaitu Audit
1
Operasional. Audit Operasional dimaksudkan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, aktivitas, yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dengan tujuan memberikan rekomendasi agar pengelolaan kegiatan, aktivitas, dan program yang dilaksanakan secara efisien, efektif dan ekonomis .
Audit tersebut menghasilkan informasi bagi manajemen perusahaan mengenai problema yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan operasional yang memerlukan perbaikan guna mencapai tingkat operasi yang lebih efisien dan ekonomis. Jadi sebenarnya audit operasional berorientasi pada usaha peningkatan efisiensi operasi/aktivitas manajemen. Sehingga dengan adanya audit operasional, manajemen akan dapat menilai apakah kegiatan yang sifatnya operasional yang telah dilaksanakan oleh perusahaan tersebut sudah efektif dan efisien. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Sedangkan efektif berhubungan dengan bagaimana organisasi harus mencapai tujuannya dengan cara yang optimal.
JNE (Jalur Nugraha Ekakurir) adalahn perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang yang berpusat di Jakarta,Indonesia. Nama resminya adalah Tiki Jalur Nugraha Ekakurir dan menjadi salah satu
perusahaan kurir terbesar di Indonesia. Perusahaan ini tersebar luas diseluruh wilayah Indonesia, Penulis memilih JNE Cab. Makassar yang berlokasi di Jl.
Vetran Selatan No.1B Makassar sebagai objek penelitian penulis. Perusahaan ini melayani jasa pengiriman barang baik secara lokal (diseluruh Indonesia) maupun internasional. Jenis barang-barang yang biasanya dikirim berupa dokumen serta paket baik berupa makanan, cairan, pakaian, dan lain sebagainya.
Dalam rangka meningkatkan kepuasan costumer, maka perusahaan tersebut dianggap perlu meningkatkan kinerja operasionalnya. Selain itu, perusahaan juga perlu menilai efisien dan efektivitasnya, khususnya dalam sistem serta prosedur pengiriman barangnya. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat lebih banyak menarik costumer lain untuk menggunakan jasanya sehingga jika customer bertambah maka semakin bertambah pula laba perusahaan.
Berdasarkan hasil wawancara dari pihak karyawan perusahaan, JNE Cab.
Makassar pada akhir-akhir ini mengalami berbagai masalah dibidang operasional diantaranya banyak customer yang complain kepada pihak perusahaan atas keterlambatan pengiriman barang ke tempat tujuan.
Keterlambatan tersebut dikarenakan perusahaan melakukan penundaan atas pengiriman barang. Penundaa tersebut dilakukan karena jika barang atau
paket yang akan dikirim sebesar > 10 kg tetapi pihak traffic akan tetap menghitung sebesar tarif 10 kg, maka dari itu perusahaan harus membayar sebanyak 10 kg tersebut padahal pendapatan yang diperoleh >10 kg. Hal ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan sehingga perusahaan melakukan penundaan atas pengiriman barangnya dan penundaan tersebut mengakibatkan barang tersebut akan terlambat sampai ke kota tujuan.
Selain itu, barang yang sudah dikirim tidak sesuai dengan tujuannya.
Kejadian ini mengakibatkan hilangnya minat customer dalam menggunakan jasa perusahaan tersebut karena customer merasa proses pengiriman barangnya berjalan tidak efektif. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk mengangkat sebuah judul “AUDIT OPERASIONAL ATAS SISTEM DAN PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG PADA JNE (JALUR NUGRAHA EKAKURIR) CAB. MAKASSAR.
1. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apakah audit operasional sistem dan prosedur pengiriman barang pada JNE (Jalur Nugraha Ekakurir) Cab. Makassar sudah berjalan secara efektif dan efisien ?”.
2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur pengiriman barang pada JNE sudah berjalan secara efektif dan efisien.
3. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Untuk memperluas wawasan peneliti yang berkaitan dengan audit operasional.
b. Sebagai bahan referensi bagi manajer dalam menilai dan mengevaluasi operasional perusahaan tersebut.
c. Menerapkan teori-teori yang pernah dipelajari berkaitan dengan masalah- masalah yang ada pada perusahaan, sehingga diharapkan akan diketahui seberapa jauh teori yang pernah dipelajari dapat diterapkan dalam memecahkan masalah yang ada.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Audit
Secara umum audit merupakan proses pemeriksaan yang dilakukan oleh independen yang di sebut auditor yang berkompeten kepada perusahaan yang menjalankan suatu usaha guna memeriksa dan melaporkan kesesuaian informasi yang didapatkan dengan bukti.
Menurut Mulyadi (2002:9):
Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan–pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara penyataan–pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampain hasil–
hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. (Mulyadi, 2002: 9)
1. Jenis-Jenis Audit
Agoes (2004) menyebutkan tiga jenis Auditing yang umum dilaksanakan.
Ketiga jenis tersebut yaitu:
a. Operational Audit (Pemeriksaan Operasional/Manajemen)
Operational atau management audit merupakan pemeriksaan atas semua atau sebagian prosedur dan metode operasional suatu organisasi untuk menilai efisiensi, efektifitas, dan ekonomisnya. Audit operational dapat menjadi alat management yang efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
6
Hasil dari audit operasional berupa rekomendasi-rekomendasi perbaikan bagi manajemen sehingga audit jenis ini lebih merupakan konsultasi manajemen.
b. Compliance Audit (Audit Ketaatan)
Compliance Audit merupakan pemeriksaan untuk mengetahui apakah prosedur dan aturan yang telah ditetapkan otoritas berwenang sudah ditaati oleh personel di organsasi tersebut. Compliance Audit biasanya ditugaskan oleh otoritas berwenagng yang telah menetapkan prosedur/peraturan dalam perusahaan sehingga hasil audit jenis ini tidak untuk dipublikasikan tetapi untuk intern manajemen.
c. Financial Audit (Audit atas Laporan Keuangan)
Pemeriksaan atas laporan keuangan merupakan evaluasi kewajaran laporan keuangan yang disajikan oleh manajemen secara keseluruhan dibandingkan dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku secara umum. Dalam pengertiannya, apakah laporan keuangan secara umum merupakan informasi yang dapat ditukar dan dapat diverifikasi lalu telah disajikan sesuai dengan kriteria tertentu. Umumnya kriteria yang dimaksud adalah standar akuntansi yang berlaku umum seperti prinsip akuntansi yang berlaku umum. Hasil audit atas laporan keuangan adalah opini auditor yaitu Unqualified Opinion, Qualified Opnion, Disclamer Opinion dan Adverse Opinion.
3. Kertas Kerja Pemeriksaan
a. Pengertian Kertas Kerja
Menurut Mulyadi (2002:100) kertas kerja adalah catatan yang diselenggarakan oleh auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya,
pengujian yang dilaksanakannya, informasi yang diperolehnya, simpulan yang dibuatnya sehubungan dengan auditnya.
Menurut Sukrisno (2004:105) kertas kerja pemeriksaan adalah semua berkas-berkas yang dikumpulkan oleh auditor dalam menjalankan pemeriksaan, yang berasal:
1. Dari pihak klien;
2. Dari analisis yang dibuat oleh auditor;
3. Dari pihak ketiga.
b. Tujuan Kertas Kerja Pemeriksaan
1) Mendukung opini auditor mengenai kewajaran laporan keuangan.
2) Sebagai bukti bahwa auditor telah melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik.
3) Sebagai referensi dalam hal ada pertanyaan dari pihak pajak, bank, dan klien.
4) Sebagai salah satu dasar penilaian asisten (seluruh tim audit) sehingga dapat dibuat evaluasi mengenai kemempuan asisten sampai dengan partner, sesudah selesai suatu penugasan.
5) Sebagai pegangan untuk audit tahun berikutnya.
c. Syarat-syarat Kertas Kerja Pemeriksaan 1) Lengkap;
2) Bebas dari kesalahan, baik kesalahan hitung/kalimat maupun kesalahan penyajian informasi;
3) Didasarkan atas fakta dan argumentasi yang rasional;
4) Sistematis, bersih, mudah diikuti, dan diatur rapi;
5) Mempunyai tujuan yang jelas;
6) Dalam setiap kertas kerja pemeriksaan mencantumkan kesimpulan hasil pemeriksaan dan komentar atau catatan reviewer.
4. Pengertian Operasional
Operasional merupakan konsep yang telah ditentukan perusahaan berupa aspek-aspek yang dianggap penting atau prestasi perusahaan agar mudah diteliti, diukur dan dihitung. Dengan kata lain, apa saja yang menjadi tanda-tanda atau indikator pengukur kinerja perusahaan. Operational merupakan suatu proses yang sistematis dari penilaian efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi operasi suatu organisasi yang di bawah pengendalian untuk rekomendasi dan perbaikan.
Operasional adalah kesatuan kegiatan dari keseluruhan fungsi yang ada di perusahaan untuk melaksanakan rencana strategis untuk dapat terus bertahan dan menjalankan aktivitasnya.
Audit operasional adalah pemeriksaan yang sistematis terhadap kegiatan, program organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana guna digunakan secara ekonomis dan efisien dan apakah tujuan program, kegiatan, aktivitas yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan, ketentuan dan undang-undang yang berlaku.
Berikut pengertian Audit Operational menurut beberapa tokoh:
Menurut Mulyadi (2002:32), Audit Operasional merupakan review secara sistematik kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dalam hubungannya dengan tujuan tertentu.
Sedangkan menurut Guy dkk. (2003:419) : “Audit Operasional merupakan penelaahan atas prosedur dan metode operasi entitas untuk menentukan tingkat efisiensi dan efektivitasnya. Pada kesimpulan tentang audit operasional, rekomendasi yang umumnya diberikan adalah memperbaiki prosedur. Audit operasional kadang-kadang disebut audit kinerja, audit manajemen atau audit komprehensif”. (dikutip dari http://sobatbaru.blogspot.com/2013/04/pengertian-audit-operasional.html).
a. Tujuan Audit Operasional
Tujuan utama Audit Operasional adalah mengevaluasi efektifitas dan efisiensi organisasi, namun audit operasional juga dapat menjangkau aspek yang ketiga, yaitu ekonomisasi. Evaluasi ekonomi adalah pemeriksaan atas biaya dan manfaat dari suatu kebijakan atau prosedur. Dalam konteks audit operasional, evaluasi ekonomi merupakan pertimbangan jangka panjang tentang apakah manfaat kebijakan atau prosedur lebih besar daripada biayanya.
Menurut Guy dkk. (2003:421) audit operasional biasanya dirancang untuk memenuhi satu atau lebih tujuan berikut :
a. Menilai kinerja. Setiap audit operasional meliputi penilaian kinerja organisasi yang ditelaah. Penilaian kinerja dilakukan dengan membandingkan kegiatan organisasi dengan (1) tujuan, seperti kebijakan,
standar, dan sasaran organisasi yang ditetapkan manajemen atau pihak yang menugaskan, serta dengan (2) kriteria penilaian lain yang sesuai.
b. Mengidentifikasi peluang perbaikan. peningkatan efektivitas, efisiensi, dan ekonomi merupakan kategori yang luas dari pengklasifikasian sebagian besar perbaikan. Auditor dapat mengidentifikasi peluang perbaikan tertentu dengan mewawancari individu (apakah dari dalam atau dari luar organisasi), mengobservasi operasi, menelaah laporan masa lalu atau masa berjalan, mempelajari transaksi, membandingkan dengan standar industri, menggunakan pertimbangan profesional berdasarkan pengalaman, atau menggunakan sarana dan cara lain yang sesuai.
c. Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.
Sifat dan luas rekomendasi akan berkembang secara beragam selama pelaksanaan audit operasional.
Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa audit operasional dilakukan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaan aktivitas suatu organisasi. Audit operasional mengidentifikasi timbulnya penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya. Audit operasional merupakan salah satu alat pengendalian yang membantu dalam mengelola perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien. (dikutip dari http://sobatbaru.blogspot.com/2013/04/pengertian-audit-operasional.html)
B. Manfaat Audit Operational
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya audit operasional menurut Tunggal (2000:14-15) adalah:
a. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.
b. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan-laporan dan pengendalian.
c. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencana-rencana, prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
d. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil.
e. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.
f. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.
C. Struktur Audit Operational
Menurut Guy dkk. (2003:421-424) struktur umum dari audit operasional adalah proses lima tahap, yaitu:
a. Pengenalan
Sebelum memulai suatu audit operasional, auditor (atau konsultan) terlebih dahulu harus mengenali kegiatan atau fungsi yang sedang di audit. Untuk melaksanakan hal ini, auditor menelaah latar belakang informasi, tujuan,
struktur organisasi, dan pengendalian kegiatan atau fungsi yang sedang di audit, serta menentukan hubungannya dengan entitas secara keseluruhan.
b. Survei
Selama tahap survei dari audit operasional, yang lebih dikenal sebagai survei pendahuluan (preliminary survey), auditor harus berusaha untuk mengidentifikasi bidang masalah dan bidang penting yang menjadi kunci keberhasilan kegiatan atau fungsi yang sedang di audit.
c. Pengembangan Program
Pada awalnya auditor menyusun program pekerjaan, berdasarkan tujuan audit, yang merinci pengujian dan analisis yang harus dilaksanakan atas bidang-bidang yang dianggap "penting" dari hasil survei pendahuluan.
Disamping itu, auditor juga menjadwalkan kegiatan kerja, menugaskan personel yang sesuai, menentukan keterlibatan personel lainnya dalam penugasan, serta menelaah kertas kerja audit.
d. Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit merupakan tahap utama dari audit operasional. Auditor melaksanakan prosedur audit yang telah ditentukan dalam program audit untuk mengumpulkan bukti-bukti, melakukan analisis, menarik kesimpulan, dan mengembangkan rekomendasi. Selama melakukan pekerjaan lapangan, auditor harus menyelesaikan setiap langkah audit yang spesifik dan mencapai tujuan audit secara keseluruhan untuk mengukur efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi.
e. Pelaporan
Tahap pelaporan merupakan tahap yang penting bagi keberhasilan keseluruhan audit operasional yang dilakukan. Laporan audit operasional pada umumnya mengandung dua unsur utama, yaitu (1) tujuan penugasan, ruang lingkup, dan pendekatan, serta (2) temuan-temuan khusus dan rekomendasi.
D. Ruang Lingkup Audit Operasional
Ruang lingkup audit operasional lebih difokuskan pada fungsi produksi suatu perusahaan, yang berarti melakukan pemeriksaan segi operasional suatu perusahaan. Namun dalam hal ini suatu perusahaan mengalami keterbatasan dalam melaksanakan audit operasional tersebut. Keterbatasan yang terjadi dalam suatu perusahaan dalam melaksanakan audit operasional antara lain : a. Waktu
Pemeriksa harus memberikan laporan kepada pihak manajemen sesegera mungkin agar masalah yang timbul dapat segera terselesaikan, sehingga menyebabkan terbatasnya waktu pemeriksaan. Untuk mengatasi keterbatasan waktu ini, audit operasional dapat dilakukan secara teratur untuk menghindari permasalahan tidak menjadi berlarut-larut.
b. Keahlian
Kurangnya pengetahuan dan penguasaan berbagai disiplin ilmu dan bisnis merupakan salah satu keterbatasan. Tidak mungkin seorang pemeriksa dapat menjadi ahli dalam berbagai disiplin bisnis.
c. Biaya
Biaya yang dapat dihemat dari hasil pemeriksaan haruslah lebih besar dari biaya pemeriksaan itu sendiri. Pemeriksaan harus menentukan prioritas tertentu dalam melaksanakan tugasnya sehingga keterbatasan ini dapat teratasi.
Efisiensi dan efektivitas audit operasional dikenal sebagai audit yang berkonsentrasi pada efektivitas dan efisiensi organisasi. Efektivitas mengukur seberapa berhasil suatu organisasi mencapai tujuan dan sasarannya. Efisiensi mengukur seberapa baik suatu entitas menggunakan sumber dayanya dalam mencapai tujuannya. Sebagai contoh, seorang auditor dapat memeriksa badan federal untuk menentukan apakah badan tersebut telah mencapai tujuannya seperti yang ditetapkan oleh kongres (efektivitas) dan menggunakan sumberdaya keuangannya secara benar (efisiensi). Pembahasan mengenai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalam kerangka Input - Proses - Output. Dalam sub bab ini, lebih difokuskan pada efisiensi dan efektivitas.
a. Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio antar output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode
kerja yang baik akan dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan. (Bayangkara, 2008:13).
b. Efektivitas
Dibandingkan dengan efisiensi, yang ditentukan oleh hubungan antara input dan output, efektivitas ditentukan oleh hubungan antara output yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggang jawab dengan tujuannya.
Semakin besar output yang dikonstribusikan terhadap tujuan, maka semakin efektiflah unit tersebut. Efektivitas cenderung dinyatakan dalam istilah-istilah yang subjektif dan nonalitis, seperti kinerja kampus A adalah yang terbaik, tetapi kampus B telah agak menurun dalam tahun-tahun terakhir (Anthony, 2005:174).
Menurut Anthony 2005:174-175) Efisiensi dan efektivitas berkaitan satu sama lain, setiap pusat tanggung jawab harus efektif dan efisien dimana organisasi harus mencapai tujuannya dengan cara yang optimal.
Suatu pusat tanggung jawab yang menjalankan tugasnya dengan konsumsi terendah atas sumber daya, mungkin akan efisien, tetapi jika output yang dihasilkannya gagal dalam memberikan kontribusi yang memadai dalam pencapaian cita-cita organisasi, maka pusat tanggung jawab tersebut tidaklah efektif
Sasaran Audit Operational adalah kegiatan, aktivitas, program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasi memerlukan perbaikan/peningkatan dalam segi kehematan, efektifitasnya.
Sasaran pemeriksaan tersebut harus selalu mempunyai 3 unsur pokok, yaitu :
a. Kriteria
Kriteria yang jelas berupa standar/ukuran, ketentuan yang seharusnya diikuti atau ditaati.
b. Penyebab
Penyebab dari suatu tindakan, atau kegiatan yang tidak sesuai dengan kriteria.
c. Akibat
Akibat dari suatu tindakan, atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang dapat diukur/dinilai dengan uang atau akan menyebabkan tidak dicapainya sasaran dan tujuan yang seharusnya dicapai.
5. Tahapan-tahapan Audit Operasional
Menurut Leo dalam buku Sukrisno (2004:178) tahapan dalam audit management atau audit operasional terdiri dari:
a. Preliminary Survey (Survei Pendahuluan)
Tujuan dari Preliminary Survey adalah untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang, dalam waktu yang relatif singkat, mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan, program, atau sistem yang
dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan.
b. Review and Testing of Management Control System (Penelahaan dan Pengujian atas Sistem dan Pengendalian Management)
Tujuan dari tahapan ini adalah:
1) Untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentative audit objective dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi-transaksi perusahaan berkaitan sistem pengendalian manajemen.
2) Untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten .
c. Detailed Eximination (Pengujian Terinci)
Dalam tahapan ini, auditor mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material, dan relevan untuk dapat menentukan tindakan- tindakan apa saja yang dilakukan management dan perusahaan yang merupakan penyimpangan-penyimpangan terhadap criteria dalam firm audit objective, dan effects dari penyimpangan- penyimpangantersebut dan besar kecilnya effects tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaaan.
d. Tahap Pelaporan
Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen
tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.
6. Prosedur Pelaksanaan Audit a. Persiapan Audit
Persiapan audit bertujuan untuk mengumpulkan informasi, penelaahan peraturan, ketentuan dan undang-undang yang berkaitan dengan aktifitas yang di audit serta menganalisis informasi yang diperoleh guna mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung titik kelemahan. Pada tahap ini auditor memilih bidang tertentu untuk diaudit dari seluruh bidang obyek kegiatan yang telah ditentukan pada tahap persiapan audit. Pemilihan ini diperoleh melalui pengumpulan dan penganalisaan informasi atas kegiatan yang diperiksa.
b. Pengujian Pengendalian Manajemen
Pengujian pengendalian manajemen adalah pengujian terhadap segala usaha dan tindakan yang dilakukan oleh manajemen untuk mengarahkan atau menjalankan operasi sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
c. Pemeriksaan Lanjutan
Pemeriksaan lanjutan ini bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti yang cukup, guna mendukung sasaran defenitif pemeriksaan yang telah diperoleh pada tahap pengujian dan pengajian ulang sistem pengendalian manajemen.
d. Pengembangan Temuan dalam Pemeriksaan Lanjutan.
Pengembangan Temuan adalah pengumpulan dan sintesa informasi khusus yang bersangkutan dengan kegiatan atau program yang diperiksa, yang dievaluasi dan dianalisis karena diperkirakan akan menjadi perhatian dan berguna bagi pemakai laporan. Setelah melaksanakan pengembangan temuan, kemudian auditor menyusun rekomendasi guna perbaikan kelemahan dalam manajemen.
e. Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan
Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) adalah catatan-catatan yang dibuat dan data yang dikumpulkan pemeriksa secara sistematis pada saat melaksanakan tugas pemeriksaan. Manfaat dari penyusunan kertas kerja pemeriksaan :
1) Merupakan dasar penyusunan Laporan Hasil Pemeriksan.
2) Merupakan alat bagi atasan untuk mengawasi pekerjaan para pelaksanan pemeriksaan.
3) Merupakan alat pembuktian dari laporan Hasil Pemeriksaan
4) Merupakan salah satu pedoman untuk tugas pemeriksaan berikutnya.
f. Pelaporan Hasil Audit
Hasil akhir dari pelaksanaan audit operasional berupa laporan tertulis yang ditujukan kepada manajemen. Laporan tersebut merupakan advis pemecahan masalah yang difokuskan pada usaha peningkatan prosedur dan pelaksanaan pelaksanaan operasi dan juga
ditujukan nilai uang yang dapat dihemat jika dilaksanakan aktivitas yang benar serta peningkatannya.
g. Pemeriksaan Tindak Lanjut Temuan Hasil Pemeriksaan
Pemeriksaan tindak lanjut terbatas pada kaji ulang atau review tindakan koreksi yang telah atau sedang dilakukan oleh obrik terhadap rekomendasi temuan pemeriksaan, termasuk membandingkannya dengan tindakan yang disarankan atau direkomendir.
1) Sasaran dan ruang lingkup pemeriksaan. Sasaran pemeriksaan tindak lanjut adalah:
a) Menilai sejauh mana manajemen telah mengambil langkah tindak lanjut atas rekomendasi temuan hasil pemeriksaan.
b) Melaporkan rekomendasi yang telah, sedang atau tidak dapat ditindak lanjuti kepada pimpinan atau manajemen dan kepada APFP yang terkait dengan sebelumnya.
c) Ruang lingkup pemerikasaan tindak lanjut adalah semua temuan yang hasil pemeriksaannya telah disepakati tindak lanjutnya antara manajemen dengan auditor, tetapi belum selesai ditindak lanjuti.
2) Kriteria pelaksanaan tindak lanjut.
a) Tanggung jawab pelaksanaan tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan harus ditetapkan secara jelas.
b) Tindakan yang diambil harus sesuai dengan rekomendasi dan mendapat persetujuan oleh pihak yeng berwenang.
c) Tindakan harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan pada rencana tindak lanjut dan sejalan dengan dokumen atau bukti yang real.
h. Peran Auditor
Auditor termasuk suatu kelompok jabatan fungsional. Dalam jabatan fungsional auditor terdapat tim mandiri yang terdiri dari:
Pengendali Mutu, Pengendali Teknis, Ketua Tim dan Anggota Tim.
7. Pengertian Sistem
Untuk mengetahui suatu sistem dapat diperoleh dengan cara memperhatikan ciri-ciri yang ada pada suatu sistem dan intetraksi dari unsur-unsur yang saling terkait atau saling mempunyai hubungan serta keterpaduan dengan unsur-unsur lainnya yang ada dalam suatu wadah serta mempunyai suatu tujuan yang lebih ditetapkan. Sistem berasal dari kata Yunani yaitu “System” yang berarti kesatuan, yaitu suatu kesatuan atau keseluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai hubungan dan saling ketergantungan satu sama lainnya untuk mencapai tujuan tertentu.
Selain itu, Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi meliputi berbagai prosedur dan metode dalam mengklasifikasikan surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan dalam berkas, memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan memusnahkan surat- surat.
Dari beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu keteraturan dari kegiatan-kegiatan yang salaing bergantung dan prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan utama organisasi.
8. Pengertian Prosedur
Menurut Sawyer (2005:78-79) “Prosedur dalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
(http://necel.wordpress.com/2013/03/20/pengertian-prosedur/. diakses 20 Maret 2013).
9. Internal Audit 1. Pengertian Internal Audit
Menurut Sukrisno (2004:221) :
Internal Audit (pemeriksaan intern) adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.
Menurut Milton dalam bukunya “Internal Audit Manual” (1989) yang dikutip oleh Sukrisno Agoes mengatakan :
“Internal Auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, realibility, efficiency and usefulness of company records and internal controls.”
Yang dapat diterjemahkan sebagai berikut :
“Internal auditing adalah suati penilaian, yang dilakukan oleh
pegawai perusahaan yang terlatih, menegnai ketelitian, dapat dipercayainya, efisiensi dan kegunaan dari catatan-catatan (akuntansi) perusahaan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan”.
Sedangkan yang melakukan internal audit (disebut internal auditor) adalah pegawai perusahaan sendiri (orang dalam perusahaan).
2. Fungsi dan Tujuan Internal Auditing
Internal Auditing merupakan salah satu unsur daripada pengawasan yang dibina oleh manajemen, dengan fungsi utama adalah untuk menilai apakah pengawasan intern telah berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Adapun fungsi internal auditing secara menyeluruh mengenai pelaksanaan kerja Internal Auditing dalam mencapai tujuannya adalah : a. Membahas dan menilai kebaikan dan ketepatan pelaksanaan
pengendalian akuntansi, keuangan serta operasi;
b. Meyakinkan apakah pelaksanaan sesuai dengan kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang ditetapkan;
c. Meyakinkan apakah kekayaan perusahaan/ organisasi dipertanggung jawabkan dengan baik dan dijaga dengan aman terhadap segala kemingkinan resiko kerugian;
d. Meyakinkan tingkat kepercayaan akuntansi dancara lainnya yang dikembangkan dalam organisasi;
e. Menilai kwalitas pelaksanaan tugas dan tangung jawab yang telah dibebankan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut:
a. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal;
b. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur- prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen;
c. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan;
d. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya;
e. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen;
f. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas;
3. Posisi Internal Auditor Dalam Struktur Organisasi
Secara garis besar, ada tiga alternative posisi kedudukan dari Internal Auditor dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu:
a. Berada di bawah Dewan Komisaris
Dalam hal ini, star internal auditing bertanggung jawab pada Dewan Komisaris. Ini disebabkan karena bentuk perusahaan membutuhkan pertanggung jawaban yang lebih besar, termasuk direktur utama dapat diteliti oleh internal auditor. Dalam cara ini, bagian pemeriksa intern sebenarnya merupakan alat pengendalian terhadap performance manajemen yang dimonitor oleh komisaris perusahaan. Dengan demikian, bagian pemeriksa intern mempunyai kedudukan yang kuat dalam organisasi.
b. Berada dibawah Direktur Utama
Menurut sistem ini, kedudukan internal auditor bertanggung jawab pada direktur utama. Sistem ini biasanya jarang dipakai mengingat direktur utama terlalu sibuk dengan tugas-tugas yang berat. Jadi kemungkinan tidak sempat untuk mempelajari laporan yang dibuat Internal Auditor.
c. Berada dibawah Kepala Bagian Keuangan
Menurut sistem ini, kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi perusahaan berada dibawah koordinasi kepala bagian keuangan atau ada yang menyebutnya sebagai Controller.
4. Error, Collusion, dan Fraud
a. Intentional Error adalah kesalahan yang disengaja dengan tujuan untuk menguntungkan diri sendiri dalam bentuk window dressing (merekayas laporan keuangan supaya terlihat lebih baik agar lebih mudah mendapat kredit dari bank) dan check kiting (saldo rekening bank ditampilkan lebih besar sehingga current ratio terlihat lebih baik).
b. Unintentional Error adalah kesalahan yang terjadi secara tidak sengaja (kesalahan manusiawi), misalnya salah menjumlah, penerapan standar akuntansi yang salah karena ketidaktahuan.
c. Collusion adalah kecurangan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang dengan cara bekerjasama dengan tujuan untuk menguntungakn oranr-orang tersebut, biasanya merugikan perusahaan atau pihak ketiga.
d. Kategori fraud
1) Fraud yang dilakukan demi keuntungan suatu organisasi, misalnya:
a) Penjualan asset fiktif.
b) Pembayaran yang tidak syah, seperti penyuapan, pemberian komisi, donasi politis, pembayaran kepada pejabat, pelanggan atau pemasok.
c) Dengan sengaja melakukan penilaian yang salah atas transaksi, asset, pendapatan atau kewajiban.
d) Dengan sengaja melakukan transaksi hubungan istimewa.
e) Dengan sengaja tidak mencatat (unrecorded) atau tidak menjelaskan informasi yang signifikan sehingga gambaran keuangan dari suatu organisasi tidak menggambarkan apa yang senyatanya.
f) Melakukan aktivitas bisnis yang bertentangan dengan peraturan perundangan Pemerintah.
g) Kecurangan dibidang perpajakan (Tax Fraud).
2) Fraud yang dilakukan dengn jalan merugikan suatu organisasi, misalnya:
a) Menerima uang suap atau komisi;
b) Pengalihan keuntungan yang akan diterima oleh organisasi (perusahaan) kepada seseorang di dalam ataupun diluar perusahaan;
c) Dengan sengaja menyalahgunakan harta kekayaan organisasi (perusahaan) dan memalsukan catatan-catatan keuangan;
d) Dengan sengaja menyembunyikan atau salah (falsifikasi) menyajikan data atau kejadian;
e) Tuntutan atas imbalan jasa atau barang yang tidak diberikan kepada organisasi (perusahaan) tersebut.
Menurut Sukrisno Agoes (2004:232), fraud bisa terjadi dalam berbagai bentuk :
a. Intentional misrepresentation yaitu member saran bahwa sesuatu itu benar, padahal itu salah, oleh seseorang yang mengetahui bahwa itu salah.
b. Negligent misrepresentation yaitu pernyataan bahwa sesuatu itu salah oleh seseorang yang tidak mempunyai dasar yang kuat untuk menyatakan bahwa itu betul.
c. Membocorkan kepada pihak lain, sesuatu yang seharusnya dirahasiakan. Misalnya memberikan inside information pasar modal.
d. Faise promises yaitu suati janji yang diberikan tanpa keinginan untuk memenuhi janji tersebut.
e. Employee fraud yaitu kecurangan yang dilakukan seorang pegawai untuk menguntukan dirinya sendiri.
f. Management fraud yaitu kecurangan yang dilakukan oleh management sehingga merugikan pihak lain, termasuk pemerintah.
Misalnya memanipulasi pajak.
g. Organized crime yaitu kejahatan yang terorganisir, misalnya pemalsuan credit card, pengiriman barang melebihi atau kurang
dari yang seharusnya dimana pihak pelaksana akan mendapat bagian 10%.
h. Computer crime yaitu kejahatan dengan memanfaatkan teknologi computer, sehingga si pelaku bisa mentransfer dana dari rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.
i. White collar crime yaitu kejahatan yang dilakukan oleh orang- orang berdasi (kalangan atas), misalnya mafia tanah, paksaan secara halus untuk merger, dll.
j. Pencegahan Fraud
Menurut Amrizal (2004) yang dikutip oleh Sukrisno (2004), beberapa cara untuk pencegahan kecurangan antara lain :
1) Membangun struktur pengendalian intern yang baik.
2) Mengefektifkan aktivitas pengendalian.
3) Meningkatkan kultur organisasi.
4) Mengefektifkan fungsi internal audit.
Beberapa saran untuk mencegah terjadinya kecurangan :
1) Tingkatkan pengendalian intern yang terdapat di perusahaan.
2) Lakukan seleksi pegawai secara ketat, gunakan jasa psikolog dan hindari katebelece dalam penerimaan pegawai.
3) Tingkatkan keandalan internal auditing department, antara lain dengan:
a) Memberikan balas jasa yang menarik;
b) Memberikan perhatian yang cukup besar terhadap laporan mereka;
c) Mengharuskan internal auditor melaksanakan continuing professional education.
4) Berikan imbalan yang memadai untuk seluruh pegawai, timbulkan
“sense of belonging” diantar pegawai.
5) Lakukan rotation of duties dan diwajibkan para pegawai untuk menggunakan cuti mereka.
6) Lakukan pembinaan rohani.
7) Berikan sanksi yang tegas kepada mereka yang melakukan kecurangan dan berikan penghargaan kepada mereka yang berprestasi.
8) Tumbuhkan iklim keterbukaan di dalam perusahaan.
9) Manajemen harus memberikan contoh dengan bertindak jujur, adil dan bersih.
10) Buat kebijakan tertulis mengenai fair dealing.
5. Temuan Pemeriksaan (Audit Findings) dan Laporan Internal Audit Menurut Sawyer (1996) yang dikutip oleh Sukrino (2004):
Deficiency finding menjelaskan sesuatu hal yang salah, atau sesuatu yang akan menjadi salah. Auditor juga dapat menjumpai transaksi-transaksi atau kondisi-kondisi yang secara intrinsic tidak salah, tetapi memerlukan perbaikan.
Contohnya : kesalahan yang banyak terjadi dalam memproses dokumen-dokumen secara manual menggambarkan terdapatnya defisiensi. Hal tersebut tidak bisa ditolerir dan harus dikoreksi (diperbaiki).
Menurut deficiency findings adalah kelemahan dalam internal control perusahaan yang mengakibatkan hambatan bagi suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Minor deficiency findings adalah kelemahan dalam internal control perusahaan, yang walaupun tidak sampai menghambat pencapaian tujuan dari suatu (unit) organisasi, namun perlu dilaporkan kepada manajemen, karena kalau tidak diperbaiki dapat merugikan perusahaan.
1) Pengembangan Temuan Pemeriksaan
Hasil pemeriksaan internal auditor disimpulkan dan didokumentasikan dalam suatu List of Audit Findings .
Temuan positif bisa menyebutkan bahwa tidak ada masalah yang ditemukan, bisa juga menyebutkan kebaikan pengendalian intern yang terdapat disalah satu bagian yang perlu diterapkan lain.
Temuan negative memberitahukan kepada manajemen masalah- masalah yang ditemukan yang memerlukan tindakan perbaikan dari manajemen untuk mencegah kerugian-kerugian yang timbul akibat masalah tersebut.
Findings yang disusun dengan baik harus mencakup :
o CRITERIA, yaitu ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada.
o STATEMENT OF CONDITION, yaitu bagaimana kenyataan atau kondisi yang terjadi di perusahaan.
o EFFECT, yaitu bagaimana akibat dari kenyataan yang terjadi di perusahaan (effect yang negative berupa penyimpangan, effect yang positive berupa hasil yang lebih baik dari standar yang sudah ditentukan).
o CAUSE, yaitu apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan dan bagaimana terjadinya.
2) Pengembangan Rekomendasi dari Temuan-Temuan
Ada beberapa prinsip yang harus diikuti agar bisa diperoleh rekomendasi yang efektif :
o Rekomendasi harus komprehensif o Rekomendasi harus spesifik
o Rekomendasi harus disusun dengan baik o Rekomendasi harus mudah dijalankan o Rekomendasi harus beralasan
3) Standar Pelaporan
Ikatan Akuntan Indonesia belum menerbitkan suatau standar pelaporan bagi internal auditor. Standar Profesional Akuntan lebih banyak memberikan petunjuk kepada akuntan public. Karena itu dalam menyusun laporannya internal auditor banyak mengacu pada standards of reporting yang dikeluarkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA).
4) Laporan Informal
Jika dalam pelaksanaan audit, internal auditor menemukan hal- hal penting yang perlu segera dilakukan tindakan perbaikan oleh manajemen, agar bisa dilakukan tindakan perbaikan oleh manajemen, maka hal tersebut akan disampaikan dalam bentuk informal report.
Misalnya ada project yang sedang atau baru akan berjalan yang menurut internal auditor perlu ditunda atau dibatalkan pelaksanaannya.
Informal repots bisa disampaikan secara lisan (melalui telephone atau dalam rapat/pertemuan khusus) atau secara tertulis. Biasanya laporan ini disampaika secara tertulis bisa pendek saja (berbentuk memo satu halaman) bisa juga panjang (berbentuk summary report yang didukung oleh penjelasan detail).
5) Laporan Internal Auditor
Laporan ini bisa dibuat dalam beberapa bentuk/format, namun harus mencakup elemen-elemen yaitu summary, foreword, purpose, scope, opinion, findings, serta recommendations.
Findings harus memenuhi beberapa kriteria yaitu summary, standards, facts, effect dan cause. Selain itu. Laporan juga harus dibuat secara jelas, mudah dimengerti, logis dan menarik, untuk itu auditor harus selalu meningkatkan kemampuan teknis pembuatan laporan.
10. Laporan Internal Auditor 1. Pengertian Laporan
Laporan adalah kesempatan bagi auditor internal untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Begitulah seharusnya cara seseorang auditor memandang pelaporan sebagai sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan, kesempatan yangf sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen.
2. Friksi dalam penulisan Laporan
Terdapat sedikit friksi di dalam aktivitas audit yang mampu melebihi friksi yang disebabkan oleh proses penulisan laporan. Analisis yang paling brilian dan temuan audit yang paling produktif sepertinya terlupakan pada saat berlangsungnya trauma dalam proses penulisan laporan. Terdapat banyak alas an yang dapat diberikan :
a. Penulisan ulang supervisi. Ketika seorang auditor professional yang berpengalaman menyelesaikan draf dari sebuah laporan, biasanya ia melakukannya dengan upaya terbaiknya. Auditor tersebut tentu tidak akan begitu gembira melihat draf tersebut dicoret-coret oleh supervisor dengan pulpen biru, atau lebih buruk lagi, jika ia melakukannya tanpa alasan apa pun, tanpa mempedulikan seluruh kerja keras yang diberikan dan meminta untuk menulis ulang laporan itu dari awal.
b. Pelaporan di bawah tekanan. Auditor internal tampaknya memang begitu menikmati menulis sebuah laporan. Namun, mereka mencoba untuk mengantisipasi komentar-komentar supervisi dan membuat
struktur laporannya sedemikian rupa untuk menjawab kritik-kritik yang pernah diterima sebelumnya. Dan adanya tekanan untuk menyelesaikan draf tersebut dengan segera menjadi sebuah sumber gangguan yang terus menerus terjadi. Manajer dan eksekutif operasional memiliki kepentingan terhadap hasil audit dan tidak sabar menunggu penyelesaian laporan auditnya. Mereka menekan direktur audit untuk menyerahkan draft finalnya. Akhirnya keteganganpun meningkat.
c. Terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk penulisan laporan.
Sebagai suatu upaya untuk menghasilkan sebuah produk yang memenuhi standar professional dengan tanpa kesalahan dan perbedaan konsep, direktur audit akan membuat prosedur penelaahan yang mampu mengeluarkan hasil akhir produk yang terbaik.
d. Draft yang buruk. Kebanyakan auditor lebih memperhatikan melakukan audit dari menulisnya. Mereka memandang tercapainya tujuan mereka adalah melaui pengungkapan kekurangan-kekurangan yang serius dan selanjutnya memperbaikinya. Laporan audit dianggap suatu cara untuk mengakhiri prosesnya saja. Oleh karena itu, draft laporan yang diberikan kepada supervisor mungkin adalah sebuah produk yang asal-asalan.
e. Kemampuan menulis yang lemah. Kebanyakan auditor internal adalah bukan seorang penulis yang ahli. Di masa lalu, hanya sedikit waktu yang dihabiskan untuk belajar mengenai bagaimana cara menghasilkan
sebuah karangan yang jelas dan benar. Penggunaan komputer juga membantu memperbaiki kekurangan ini.
f. Perbedaan opini antara auditor dan supervisor mereka. Perbedaan opini dapat terjadi mulai dari tata bahasa dan ejaan, sampai ke logika dan interpretasi dari kondisi-kondisi yang diungkapkan.
g. Penulisan laporan digunakan jauh dari lokasi audit. Banyak laporan audit yang ditulis di kantor setelah pekerjaan lapangan berakhir. Waktu yang berjalan cenderung menumpulkan ingatan kita meskipun telah ada kertas kerja yang cukup mampu memberikan dukungan. Jika ternyata tidak terdapat kertas kerja, muncul tendensi untuk menghilangkan atau membatasi penyajian temuan secara lengkap.
h. Kurang minatnya klien. Ketika laporan ditulis dengan buruk dan sulit untuk dimengerti, ketika strukturnya sulit untuk diikuti dan yang terparah, ketika klien tidak mempunyai kewajiban untuk memberikan responnya, seorang auditor yang telah bekerja keras akan mengalami frustasi dalam proses penulisan yang sulit dari sebuah laporan audit.
3. Memasarkan Laporan Audit
Salah satu alasan mengapa beberapa penerima laporan audit, dari mulai manajemen klien sampai manajemen puncak dan komite audit serta dewan komisaris sering kali tidak membaca atau menghargai laporan audit adalah karena mereka melihat sedikitnya kegunaan yang terkandung di dalamnya. Sebuah organisasi audit, dengan dukungan dan semangat dari komite audit hendaknya melaksanakan sebuah program “Pemasaran
Laporan Audit”. Program ini pada dasrnya adalah sebuah program orientasi yang bertujuan untuk memotivasi para penerima laporan untuk menginginkan laporan tersebut. Keinginan tersebut dapat dipupuk dengan cara :
a. Menjelaskan proses audit sebagai suatu tambahan yang partisipatif bagi manajemen;
b. Menguraikan profesionalisme dari staf audit;
c. Mengidentifikasikan anatomi dari sebuah temuan audit secara sederhana;
d. Menguraikan keuntungan-keuntungan yang dihasilkan dari penggunaan laporan untuk setiap tingkatan manajemen.
Menjelaskan bagaimana manajemen dapat memperoleh bantuan dari staf audit dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan manajemennya secara objektif.
11. Pengendalian Intern (Internal Control)
a. Pengertian Pengendalian Intern
Sebelumnya Istilah yang dipakai untuk pengendalian intern adalah sistem pengendalian intern, sistem pengawasan intern dan struktur pengendalian intern. Mulai tahun 2001 istilah yang resmi digunakan IAI dasarnya adalah pengendalian intern.
Standar Pekerjaan Lapangan Yang Kedua menyebutkan (IAI, 2001:50.1) :
“Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”.
IAI (2001: 319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :
a. Keandalan pelaporan keuangan, b. Efektivitas dan efisien operasi, dan
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini:
a. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur.
Lingkungan pengendalian intern mencakup hal-hal berikut ini : 1) Integritas dan nilai etika
2) Komitmen terhadap kompetensi
3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit 4) Struktur Organisasi
5) Pemberian Wewenang dan tanggung jawab
b. Penafsiran Risiko
Risiko yang relevan dengan laporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif memengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini :
1) Perubahan dalam lingkungan operasi;
2) Personil baru;
3) Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki;
4) Teknologi baru;
5) Restrukturisasi korporasi;
6) Standar akuntansi baru.
c. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksakan.
Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan
sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini:
a) Review terhadap ketiga kinerja;
b) Pengolahan informasi;
c) Pengendalian fisik;
d) Pemisahan tugas.
d. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi)) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktriva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.
e. Pemantauan
Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.
d. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan sistem pengendalian intern adalah:
1) Menjaga kekayaan perusahaan;
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi;
3) Mendorong efisiensi, dan
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
e. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
f. Pemahaman dan Evaluasi Atas Pengendalian Intern
Pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan oleh akuntan publik.
Karena baik buruknya pengendalian intern akan memberikan pengaruh yang besar terhadap:
a. Keamanan harta perusahaan;
b. Dapat dipercayai atau tidaknya laporan keuangan perusahaan;
c. Lama atau cepatnya proses pemereiksaan akuntan;
d. Tinggi rendahnya audit fee;
e. Jenis opini yang akan diberikan akuntan public;
Ada tiga cara yang bisa digunakan akuntan publik, yaitu : 1) Internal Control Questionnaires (ICQ)
Cara ini banyak digunakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), karena dianggap lebih sederhana dan praktis. Biasanya KAP sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang bisa digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern di berbagai jenis perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, maka jawaban “Ya” akan menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri internal control yang lemah,
“Tidak Relevan” berarti pernyataan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut.
Yang perlu diperhatikan dalam ICQ adalah :
a) Auditor harus menanyakan langsung pertanyaa-pertanyaan di ICQ kepada staf klien dan kemudian mengisi sendiri jawabannya, jangan sekedar menyerahkan ICQ kepada klien untuk diisi.
b) Untuk repeat engagement (penugasan berikutnya) ICQ tersebut harus dimutakhirkan berdasarkan hasil tanya jawab dengan klien.
c) Ada kecendrungan bahwa klien akan memberikan jawaban seakan- akan pengendalian intern sangat baik.
Karena itu, auditor harus melakukan compliance test untuk membuktikan efektivitas dari pengendalian intern sangat baik.
2) Flow Chart
Flow Chart menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur di suatu unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk sistem dan prosedur pembelian, utang dan pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari permintaan pembelian (purchase requisition), order pembelian (purchase order) sampai dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.
Untuk auditor yang terlatih baik, penggunaan flow chart lebih disukai, karena auditor bisa lebih cepat melihat apa saja kelemahan- kelemahan dan kebaikan-kebaikan dari suatu sistem dan prosedur.
Untuk penugasan tahun-tahun berikutnya, auditor harus selalu memutakhirkan (mengupdate) flow chart tersebut untuk mengetahui apakah terdapat perubahan-perubahan dalam sistem dan prosedur perusahaan.
Setelah flow chart dibuat, auditor harus melakukan walk through, yaitu mengambil dua atau tiga dokumen untuk mentest apakah prosedur yang dijalankan sesuai dengan apa yang digambarkan dalam flow chart.
3) Narrative
Dalam hal ini, auditor menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku di perusahaan, misalnya prosedur
pengeluaran kas. Cara ini bisa digunakan untuk klien yang pembukuannya sederhana.
12. Hipotesis
Diduga bahwa perusahaan belum memiliki prosedur yang efektif dan efisien dalam proses pengiriman barang.
13. Kerangka Pikir
Audit operasional merupakan pemeriksaan atas semua prosedur dan metode operasional suatu organisasi untuk menilai efektifitas, efisiensi dan ekonomisnya, dengan menggunakan suatu tahapan ;
JNE
Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
Efektif, Efisien dan Ekonomis
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Waktu Dan Tempat Penelitian
1. Waktu Penelitian
Penyusunan penelitian ini berlangsung selama 2 bulan dimulai pada Januari 2013 sampai dengan Maret 2013.
2. Tempat Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian penulis memilih JNE (Jalur Nugraha Ekakurir) Cab. Makassar yang berlokasi di Jl. Vetran Selatan No.1B Makassar, Sulawesi Selatan.
B. Tipe Penelitian dan Desain Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan penulis menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :
1. Penelitian yang dilakukan dengan membaca literatur-literatur sebagai dasar teori dalam penulisan skripsi..
2. Pengamatan secara langsung ke perusahaan yang menjadi objek penelitian.
Dilakukan dengan cara observasi lapangan dan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang terkait.
C. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara, adalah metode untuk mendapatkan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang
46
bersangkutan guna mendapatkan data dan keterangan yang menunjang analisis dalam penelitian.
2. Analisis dokumen, adalah metode untuk mendapatkan data dengan cara menganalisis data pengambilan barang dari sumber sampai barang tersebut dikirim..
3. Observasi adalah metode yang dilakukan dengan jalan mengadakan pengamatan secara langsung dalam proses kegiatan melakukan pengiriman barang mulai dari barang diambil dari sumbernya sampai dikirim ke tujuannya.
D. Jenis dan Sumber Data
Adapun jenis data yang dipergunakan dalam penulisan adalah:
1. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung pada objek penelitian yaitu dengan jalan mengadakan wawancara langsung dengan pihak yang berhubungan dengan operasional perusahaan khusunya dalam jasa pengiriman barang.
2. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dari perusahaan berupa dokumen-dokumen perusahaan, laporan-laporan tertulis serta sumber informasi yang ada hubungannya dengan penulisan.
Penulis mendapatkan data bersumber dari : a. Dokumen
Merupakan data dari perusahaan yang memiliki kaitan dengan penelitian yang dilaksanakan oleh penulis. Seperti daftar prosedur pengiriman barang dan struktur organisasi.
b. Responden
Data yang bersumber dari hasil wawancara yang dilakukan antara penulis dengan pihak-pihak yang terkait di dalam perusahaan.
E. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah;
1) Analisis Efisiensi, yaitu bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki.
2) Analisis Efektifitas, yaitu hubungan antara input dan output, efektifitas ditentukan oleh hubungan antara output yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggung jawab dengan tujuannya.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. HASIL
1. Sejarah Perusahaan
PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah devisi dari PT Citra Van Titipan Kilat (TiKi) yang bergerak dalam bidang jasa kurir internasional.
Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermakas di Hongkong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.
Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi.
Selama bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya arah diri sendiri. Karena ini dua-duanya perusahaan menjadi saingan.
Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen diri sendiri.
JNE menlancar logo sendiri dan membedakan dari TiKi. JNE meluncurkan
49
logonya sendiri pada tahun 2000 dan berpisah dari TIKI, JNE kemudian berusaha melakukan inovasi dengan menberikan layanan yang berbeda dengan TIKI.
Pengembangan produk dan layanan yang berbeda di JNE antara lain menyediakan jasa kurir, logistic, money remittance hingga jasa kargo. Sebagai sister company dengan TIKI, secara etika bisnis, JNE menghadapi kesulitan tidak boleh beradu harga dan layanan dengan TIKI. Namun, ternyata industri pengiriman berkembang dan pasarnya ikut membesar sehingga JNE tidak perlu berebut pasar.
Perlahan-lahan JNE menemukan banyak layanan baru yang tidak terpikir sebelumnya.
JNE lalu membeli gedung pada tahun 2002 dan mendirikan JNE Operations Sorting Centers. Tahun 2004 JNE membeli gedung baru yang merupakan kantor pusat JNE dan kedua gedung ini berada di Jakarta.
Dari tahun ke tahun, pertumbuhan bisnis JNE semakin baik, bahkan di atas rata- rata pertumbuhan industri. Industri sendiri bertumbuh hanya sebesar 10% – 15%, namun bisnis JNE tumbuh hingga 20% tiap tahunnya. Resep keberhasilan JNE adalah tidak mau menunggu konsumen. Lebih baik, JNE menjemput bola. Kurir JNE langsung menjemput barang ke rumah konsumen yang ingin mengirimkan barang. Hanya dengan menelepon, kurir pasti datang ke rumah.
2. Jumlah Karyawan
Karyawan JNE Cab. Makassar Makassar berjumlah 7 orang, diantaranya: 3 orang kurir, 1 orang CS, 1 orang Finance, 1 orang Koordinator Operational dan 1 orang Marketing.
3. Layanan Pengiriman
Dalam bisnis courier, ada 3 (tiga) jenis produk utama, yaitu : 1. Domestic Courier
Berikut disajikan tabel layanan Domestic Courier sebagai berikut:
Tabel 4.1
Layanan untuk Domestik Couirer
Product Service Coverage Type of Shipment Standard 2-3 days depend
on the destination
92 main cities in Indonesia + around 200 out of area cities
Doc &
Non-Doc
Prima Gold -next day -time definite -money back guarantee
18 cities in Indonesia
Doc &
Non-Doc
Prima Silver -next day -time definite
21 cities in Indonesia
Doc &
Non-Doc Layanan
Khusus
taylor made
service Indonesia
Doc &
Non-Doc Lain-lain -via
darat,/trucking -via laut/container
-LCL
Sumber : Data Perusahaan
