S AT U A N P E N G AWA S A N I N T E R N
T U G A S
Perusahaan telah memiliki Satuan Pengawasan Intern (SPI) yang secara struktural berada langsung di bawah Direktur Utama dan bertugas melakukan audit internal atas operasional perusahaan berdasarkan rencana audit tahunan. SPI melakukan audit internal dengan cakupan yang luas agar dapat menilai kendali operasional, kepatuhan hukum dan prosedur, kualitas aset dan tingkat pelayanan, serta indikator kinerja manajemen lainnya.
Dalam melaksanakan tugas sebagai pengawas internal perusahaan, Satuan Pengawasan Intern menempatkan diri sebagai mitra kerja dengan unit kerja lainnya secara independen, obyektif, profesional, terpercaya, dan tanggap untuk mendukung tugas direksi dan jajaran manajemen dalam usaha mencapai sasaran usaha perusahaan melalui proses kerja yang berdasarkan pada:
• Proses bisnis perusahaan; • Pelayanan pelanggan;
• Sikap proaktif, tanggap dan obyektif;
• Melakukan penilaian dan evaluasi untuk memastikan bahwa ketentuan perusahaan, dapat dilaksanakan secara efektif;
• Melakukan pengkajian-pengkajian terhadap tingkat efisiensi dan efektifitas perusahaan;
• Mampu menemukan akar permasalahan po kok disertai dengan bukti-bukti lengkap serta menyampaikan rekomendasi atas hasil temuan pemeriksaan. Sedangkan hubungan kerja dengan pemeriksa eksternal berperan sebagai mediator atas nama pimpinan perusahaan untuk membantu pihak pemeriksa eksternal dalam
bidang pengawasan, setelah terlebih dahulu memperoleh persetujuan dari Direksi. SPI bersama Komite Audit melakukan pemantauan secara berkala atas pemeriksaan yang sedang dilaksanakan oleh Kantor Akuntan Publik. Di samping itu guna menghindari terjadinya permasalahan dalam pemeriksaan, auditor eksternal selalu berkoordinasi dengan SPI tentang hal-hal yang berkaitan dengan
pemeriksaan, antara lain dalam menggunakan laporan hasil pemeriksaan (LHP) yang telah diterbitkan oleh SPI.
A S S I G N M E N T
The Company has had an Internal Supervisory Unit (SPI), which is structurally located directly under the President Director and assigned to conduct an internal audit of the company’s operations based on the annual audit plan. SPI conducts internal audits with comprehensive coverage in order to assess the operational control, compliance and procedures, asset quality and service levels, as well as other management performance indicators.
In carrying out its duties as the company’s internal
supervisor, the Internal Supervisory Unit position themselves as a partner with other business units independently, objectively, professionally, reliably, and responsively to support the tasks of directors and management team in order to achieve the company’s objectives through a work process that is based on:
• Company’s business process; • Customer service;
• Proactive, responsive, and objective attitude;
• Assessment and evaluation to ensure that the company’s regulation, can be implemented effectively;
• Conduct assessments on the efficiency and effectiveness of the company;
• Able to find the root of the main problems accompanied by comprehensive evidences and submit the
recommendation to the findings of the examination
In addition, working relationships of external examiner act as a mediator on behalf of the leadership of the company to assist the external auditors in the areas of supervision after the first obtaining of the approval of the Board of Directors. SPI joint Audit Committee regularly monitored on the monitoring being carried out by a public accounting firm. In addition, in order to avoid problems in the examination, external auditors always coordinate with SPI on matters related to the examination of, among others, of using the results of the examination report (LHP), which has been published by SPI.
LAPORAN T
AHUNAN 2014 ANNUAL REPOR
T • PT KA W ASAN BERIKA T NUSANT ARA (PERSERO) S U M B E R D AYA M A N U S I A S P I
Pada Desember 2014, personil pada Satuan Pengawasan Intern berjumlah 21 (dua puluh satu) orang, terdiri dari:
• Kepala Satuan Intern : 1 orang
• Kepala Bagian/merangkap Auditor Madya : 5 orang • Kepala Seksi/merangkap Auditor Muda : 9 orang • Staf/merangkap Auditor Terampil : 6 orang
Total : 21 orang
Personil yang berstatus Auditor umumnya berpredikat PIA (Profesional Internal Auditor) sebanyak 4 (empat) orang dan QIA (Qualified Internal Auditor) sebanyak 2 (dua) orang. P E M E R I K S A A N S P I
Selama 2014, SPI telah melakukan pemeriksaan pada semua unit di perusahaan dengan rincian sebagai berikut:
Pemeriksaan yang dilakukan SPI pada 2014. sesuai Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT) meliputi:
• Pemeriksaan Bidang Administrasi dan Keuangan sebanyak 14 LHP
• Pemeriksaan Bidang Pemasaran, Pengawasan Pembangunan dan Keamanan sebanyak 5 LHP. Adapun penugasan khusus dari Direksi atau Non-PKPT meliputi Pemeriksaan Bidang Administrasi dan Keuangan sebanyak 6 LHP dan Bidang Pengawasan Pembangunan sebanyak 2 LHP.
Selain melakukan pemeriksaan berdasarkan PKPT 2014 dan penugasan khusus dari Direksi (Non-PKPT), SPI juga melakukan monitoring tindak lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan tahun 2014.
H U M A N R E S O U R C E S o f S P I
In December 2014, the Internal Supervisory Unit personnel amounted to 21 (twenty-one) people, consisting of:
• Head of Internal Unit : 1 person
• Head of Division/
concurrently Associate Auditor : 5 people • Head of Section/concurrently Young Auditor : 9 people • Staff/concurrently Skilled Auditor : 6 people
Total : 21 people
Auditor status personnel generally predicated PIA
(Professional Internal Auditor) of 4 (four) people and the QIA (Qualified Internal Auditor) of 2 (two) people.
S P I S U P E RV I S O RY
During 2014, SPI has conducted supervision on all units in the company with the following details:
Supervision done in 2014 according SPI Work Program Annual Inspection (PKPT) includes:
• Administration and Finance Supervision by 14 LHP • Marketing, Development Control and Security
Supervision by 5 LHP
As for the special assignment of the Board of Directors or Non-PKPT, include Administration and Finance Supervision by 6 LHP and Development Supervision Sector by 2 LHP.
In addition to examination by PKPT 2014 and a special assignment from the Board of Directors (Non-PKPT), SPI also conduct follow-up monitoring on the Examination Report 2014.
Uraian Target Realisasi Keterangan Description
LHP PKPT 19 19 LHP year 2014 LHP PKPT
LHP Non PKPT (Penugasan Khusus) - 5 LHP year 2014 LHP Non PKPT (Special Assignment)
Jumlah 19 24 Total
Sasaran Keterangan Target
Remark
Target Realisasi %
Actual
a b b/a
TA KELOLA PERUSAHAAN •
CORPORA
TE GOVERNANCE
P E N G E N D A L I A N I N T E R N A L
Pengendalian internal dilakukan melalui kegiatan Audit Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT) dan Non PKPT tahun 2014. Aspek Pengendalian internal meliputi sebagai berikut:
• Pengendalian lingkungan; • Informasi dan komunikasi;
• Aktivitas pengendalian sistem dan prosedur; • Monitoring tindak lanjut.
Kegiatan pengendalian internal secara khusus untuk pengadaan barang dan jasa dilakukan monitoring dan evaluasi setahun sekali.
Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Nomor Per-01/MBU/2011, tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (GCG), maka PT Kawasan Berikat Nusantara (Persero) membuat pedoman penerapan sistem pelaporan atas dugaan penyimpangan pada perusahaan, yaitu dengan diterbitkannya kebijakan Sistem Pelaporan Pelaksanaan Whistle Blower (WBS), sebagaimana Surat Keputusan Direksi Nomor 077/SKD/ DRT.2.2/07/2013 tanggal 23 Juli 2013.
Materi Pedoman Penerapan Sistem Pelaporan atas dugaan penyimpangan pada perusahaan:
• Perlindungan Pelapor
• Unit pengelola system pelaporan pelanggaran
• Kewajiban untuk melakukan pelaporan atas pelanggaran • Mekanisme penyampaian pelaporan (Infrastruktur dan
mekanisme kerahasiaan dan perlindunganpelapor, komunikasi dengan pelapor)
• Pelaksanaan Investigasi
• Pelaporan atas penyelenggaraan system pelaporan Memberikan pemahaman Kebijakan Whistleblowing System: • Mekanisme kegiatan sosialiasi kepada karyawan
• Mekanisme kwgiatan sosialiasi kepada Stakeholders Perusahaan
Perusahaan melaksanakan kebijakan tentang pelaporan atas dugaan penyimpangan pada perusahaan, factor yang diuji: • Sarana/meida perusahaan yang memadai untuk
mendukung pelaksanaan kebijakan Whistleblowing System
• Terdapat penanganan/tindak lanjut sesuai dengan kebijakan atas pengaduan yang diterima perusahaan • Terdapat pelaporan atas pelaksanaan kebijakan tentang
pelaporan atas dugaan penyimpangan pada perusahaan • Terdapat pelaksanaan evaluasi dan pelaporan terhadap
pelaksanaan kebijakan Whisleblowing System.
I N T E R N A L C O N T R O L
Internal control is done through the Annual Inspection Audit Work Program (PKPT) and Non PKPT 2014. Aspects of internal control include the following:
• Environmental Control;
• Information and communication; • Control systems and procedures activities; • Follow-up monitoring
Internal control activities carried out monitoring and evaluation once a year, specifically for the procurement of goods and services.
Based on the Regulation of the Minister of State of BUMN, No: Per-01/MBU/2011 on Implementation of Good Corporate Governance (GCG), PT Nusantara Bonded Zone (Persero) creates guidelines for the application of the system of reporting on alleged irregularities in the company, namely the issuance of Implementation of Whistle Blower Reporting System (WBS) policy, pursuant to Directors Decree No. 077/ SKD/DRT.2.2/07/2013 dated 23rd of July, 2013.
Materials on the Implementation of Reporting System Guideline on alleged irregularities in the company: • Rapporteur Protection
• Managing unit for violation reporting system • Obligation to report any violations
• Reporting delivery mechanism (Infrastructure and confidentiality mechanisms and rapporteur protection, communication with the rapporteur)
• Implementation of Investigation
• Reporting on the implementation of the reporting system Provide understanding on Whistle blowing System Policy: • The mechanism of socialization activities to employees • The mechanism of socialization activities to Stakeholders
Company
The company carries out the policy on reporting on alleged irregularities in the company, factors tested:
• Company’s means/media adequate to support the implementation of Whistle blowing System Policy • The presence of handling/follow-up in accordance with
the policy on complaints received by the company • The presence of report on the implementation of the
policy on reporting on alleged irregularities in the company
• The presence of evaluation and report on the implementation of Whistle blowing System Policy
LAPORAN T
AHUNAN 2014 ANNUAL REPOR
T • PT KA W ASAN BERIKA T NUSANT ARA (PERSERO)
Ruang Lingkup Pelapor Pengadaan
Lingkup pengaduan/penyingkapan yang akan ditindaklanjuti oleh Tim WBS KBN adalah tindakan yang dapat merugikan perusahaan, meliputi sebagai berikut:
• Penyimpangan dari peraturan dan perundangan yang berlaku
• Penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain diluar perusahaan
• Pemerasan • Perbuatan curang • Gratifikasi
Mekanisme Pengaduan Whistle Blowing System 1. Saksi pelapor penyampaian pengaduan/penyingkapan
indikasi pelanggaran/kecurangan kepada Satuan Pengawasan Intern (SPI) untuk selanjutnya ditindaklanjuti oleh Tim WBS KBN, pelaporan pelanggaran melalui sarana/media telepon, kotak surat dan email perusahaan yang khususu diperuntukan bagi system pengelolaan 2. Bagian Administrasi SPI menerima laporan/pengaduan,
kemudian menginput kedalam formulir pengaduan yang telah disiapkan dan diteruskan kepada Ka. SPI
3. Ka. SPI menunjuk petugas (komisi) untuk melakukan analisis dan investigasi awal terhadap terhadap seluruh dugaan pengaduan/pelanggaran
4. Ka. SPI kemudian melaporkan kepada Direksi untuk melakukan tindaklanjut hasil penelusuran yang diduga atas terjadinya pelanggaran disertai alas an/dokumen pendukung sementara
5. Direksi menetapkan rekomendasi pembentukan Tim untuk dilakukan investigasi lanjutan
6. Atas laporan dan rekomendasi Tim hasil investagi terhadap terjadinya pelanggaran tersebut, maka direksi akan menetapkan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan atau diteruskan dengan menempuh jalur hukum seseuai peraturan perundang-undangan.
Scope of Rapporteur Procurement
The scopes of the complaints/disclosures, which will be followed by the WBS KBN Team, are act(s) that might be detrimental to the company, include the following: • The deviation from the applied rules and regulations • Abuse of office for other interests outside the company • Extortion
• Deception • Gratification
Complaint Mechanism on Whistle blowing System 1. Witness/rapporteur submits complaints/disclosure on
indications of violation/fraud to the Internal Supervisory Unit (SPI) for further follow-up by WBS KBN Team, violations report through the mean/media such as company’s telephones, mailbox, and email especially intended for system management.
2. Administration Section of SPI received the reports/ complaints and fill in a complaint form which has been prepared and forward it to the Head of SPI.
3. Head of SPI appoints officers (Commission) to conduct initial analysis and investigation on all allegations against complaints/violations.
4. Head of SPI will then report to the Board of Directors to conduct a follow-up search results on violations allegedly accompanied by temporary reasons/supporting documents.
5. The Board of Directors establishes recommendations for the establishment of further investigation.
6. Based on the results of the report and recommendations from the Investigation Team against the violation occurred, the Directors will set sanction(s) in accordance with regulations and/or take legal action in accordance to the legislation.
TA KELOLA PERUSAHAAN •
CORPORA
TE GOVERNANCE