Revised Schedule Akibat Perpanjangan Waktu
4.4. JARINGAN KERJA SEBAGAI MODEL DALAM PENGENDALIAN PELAKSANAAN
Perencanaan proyek yang disusun pada awal proyek berbeda dengan proses pengendalian proyek yang dilakukan pada saat pelaksanaan proyek. Pengendalian sendiri pada dasarnya dimaksudkan agar proyek berjalan dalam batasaan waktu, biaya dan kinerja yang telah ditetapkan dalam rencana.
Perencanaan berkonsentrasi pada: penetapan arah dan tujuan; pengalokasian sumberdaya; pengantisipasian masalah; dan
pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan.
Sementara itu pengendalian berkonsentrasi pada: pengendalian pekerjaan ke arah tujuan;
penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada; perbaikan/koreksi masalah; dan
pemberian imbalan pencapaian tujuan.
a. Sistem Informasi Manajemen Proyek (SIMP)
Salah satu penentu keberhasilan pengelolaan proyek adalah tersedianya informasi yang dibutuhkan proyek untuk membuat keputusan. Ketepatan keputusan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan informasi yang akurat, tepat waktu dan lengkap mengenai jadual, biaya dan kinerja. Untuk keperluan tersebut diperlukan sistem yang mampu menyediakan kebutuhan ini baik secara manual maupun terkomputerisasi yang dapat digunakan pada saat perencanaan, pemantauan pelaksanaan dan pengendalian.
Secara umum Sistem Manajemen Informasi Project diharapkan mampu:
1) Menyediakan informasi yang perlu untuk melakukan perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen.
2) Memisahkan data dari sistem informasi komputer yang lain ke dalam database proyek.
3) Menintegrasikan pekerjaan, biaya, tenaga kerja dan informasi jadual untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas untuk pemimpin proyek, orang-orang fungsional dan pihak-pihak manajemen yang lebih tinggi. Sehubungan dengan hal tersebut, maka SIMP sebaiknya mempunyai kemampuan untuk membantu pelaksanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi:
1) Pembuatan jadual dan jaringan kerja.
2) Melakukan alokasi sumberdaya dengan melalui teknik perataan (levelling).
3) Pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan biaya umum (overhead)
4) Melakukan pengendalian biaya serta analisis kinerja
Beberapa piranti lunak dapat digunakan untuk membantu pelaksanaan manajemen proyek tersebut antara lain:
• Microsoft Project
• Project Planner (Primavera) • Time Line
• Mertier Artemis
b. Metode dan Teknik Pengendalian Biaya dan Jadual
Suatu sistem pemantauan dan pengendalian di samping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolok ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan indikasi penyimpangan.Untuk pengendalian biaya dan jadual terdapat dua macam teknik dan metode yang secara luas dipakai yakni identifikasi varians dan konsep nilai hasil (Earned Value Concepts). (1) Identifikasi Varians
Identifikasi varians untuk biaya dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran dan untuk waktu dilakukan analisis kurun waktu yang ditelah dipakai dengan waktu yang direncanakan. Teknik tersebut yang sering juga disebut sebagai analisis varians memperlihatkan perbedaan-pebedaan seperti:
(a) Biaya pelaksanaan dengan anggaran. (b) Waktu pelaksanaan dengan jadual.
(c) Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana. (d) Tanggal akhir pekerjaan dengan rencana.
(e) Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran (f) Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana
Beberapa cara untuk memperlihatkan varians adalah dengan menggunakan grafik “S” dan kombinasi bagan balok dan grafik “S”.
(a) Varians Dengan Grafik “S”
Grafik dengan menggunakan sumbu-X sebagai nilai kumulatif biaya atau persentase penyelsaian pekerjaan dan sumbu-Y menunjukkan parameter waktu, menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang telah diselesaiak selama siklus proyek. Dengan membandingkan terhadap grafik serupa yang dibuat saat perencanaan, maka akan dapat dilihat penyimpangan yang terjadi. Penggunaan grafik “S” dijumpai dalam hal-hal berikut:
• Penggunaan seperti di atas, tetapi untuk satuan unit pekerjaan atau elemen-elemennya.
• Pada kegiatan engineering dan pembelian untuk menganalisis presentase penyelesaian pekerjaan, misalnya jam-orang, untuk menyiapkan rancangan, produksi gambar, menyusun pengajuan pembelian terhadap waktu.
• Pada kegiatan konstruksi, yaitu untuk menganalisis pemakaian tenaga kerja atau jam-orang dan untuk menganalisis persentase penyelesaian serta pekerjaan-pekerjaan lain yang diukur dalam unit versus waktu.
(b) Varians Dengan Kombinasi Bagan Balok dan Grafik “S”
Teknik pengendalian kemajuan proyek dengan kombinasi bagan balok dan grafik “S” dengan menggunakan tonggak kemajuan (milestone).
Milestone adalah titik yang menandai suatu peristiwa yang dianggap penting
dalam rangkaian pelaksanaan proyek. Peristiwa tersebut dapat berupa saat mulai atau berakhirnya pekerjaan. Arti penting ini, misalnya dihubungkan dengan keterkaitan peristiwa tersebut dengan pekerjaan lain yang tidak dapat dimulai atau dilanjutkan sebelum milestone terlaksana.
Penggunaan milestone yang dikombinasikan dengan grafik “S” amat efektif untuk mengendalikan pembayaran berkala.
(2) Konsep Nilai Hasil
Konsep nilai hasil adalah konsep menghitung besarnya biaya yang menurut anggaran sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan atau dilaksanakan (budgeted cost of works performed). Konsep ini mengukur besarnya unit pekerjaan yang telah diselesaikan pada suatu waktu bila menilai berdasarkan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan tersebut. Dengan perhitungan ini diketahui hubungan antara apa yang sesungguhnya telah dicapai secara fisik terhadap jumlah anggaran yang telah dikeluarkan.
Rumus nilai hasil adalah:
Nilai hasil = (% Penyelesaian) x (Anggaran)
Konsep ini dapat digunakan untuk membuat prakiraan-prakiraan atau proyeksi keadaan di masa mendatang proyek, misalnya untuk menjawab pertanyaan berikut:
• Dapatkah proyek diselesaikan dengan sisa dana yang ada? • Berapa besar perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek?
• Berapa besar proyeksi keterlambatan pada proyek, bila kondisi masih seperti saat pelaporan?
Konsep ini menggunakan 3 indikator yaitu: • ACWP (Actual Cost of Work Performed)
Adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah diselesaikan yang diperoleh dari data akuntansi atau keuangan.
• BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)
Indikator ini menunjukkan nilai hasil dari sudut pandang nilai pekerjaan yang telah diselesaikan terhadap anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dan merupakan biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk pekerjaan tersebut.
• BCWS (Budgeted Cost of Work Schedulled)
Angka ini menunjukkan anggaran untuk suatu paket pekerjaan, tetapi disusun dan dikaitkan dengan jadual pelaksanaan. Di sini terjadi perpaduan antara biaya, jadual dan lingkup kerja, di mana pada setiap elemen pekerjaan telah diberi alokasi biaya dan jdual yang menjadi tolok ukur dalam pelaksanaan pekerjaan.
(3) Varians Biaya dan Varians Jadual
Dari indilkator-indikator BCWS, ACWP, dan BCWP dapat diperoleh besaran-besaran varianc biaya (Cost Variance - CV) dan varian jadual (Schedule Variance - SV) yang akan memberikan informasi yang berbeda-beda mengenai proyek.
(a) Varians biaya, CV = BCWP – ACWP
Varians biaya adalah selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (Budgeted Cost of Work Performed) dengan biaya aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan (Actual Cost of Work Performed). Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang direncanakan atau sebaliknya. Bila harga besaran ini negatif berarti kinerja proyek dari segi biaya kurang bagus, karena biaya aktual lebih besar dari yang direncanakan yang biasa disebut cost overrun. Sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan biaya kurang dari yang dianggarkan yang disebut
cost underrun dan angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai
biaya.Tetapi besaran ini belum cukup untuk menilai pembengkakan biaya proyek dan harus dilihat besaran lain yakni varian jadual.
(b) Varians jadual, SV = BCWP – BCWS
Varians jadual merupakan pengurangan biaya yang dianggarakan untuk pekerjaan yang sudah dilaksanakan (BCWP) terhadap biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadulakan (Budgeted Cost of Work Schedulled). Besar angka dari variabel ini menunjukkan apakah pelaksanaan pekerjaan telah terjadi keterlambatan atau justru mendahului jadual. Besaran negatif berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan, sementara bila positif berarti telah terjadi keterlambatan pelaksanaan dari yang direncanakan. (c) Indeks Kinerja
Untuk mengetahui seberapa besar efisiensi penggunaan sumberdaya oleh proyek, digunakan besaran berupa indeks produktivitas atau indeks kinerja dengan rumus:
Indeks Kinerja Biaya: CPI = BCWP/ACWP Indeks Kinerja Jadual: SPI = BCWP/BCWS
• Angka indeks kinerja < 1 berarti pengeluaran lebih besar dari anggaran atau waktu pelaksanaan lebih lama dari jadual yang direncanakan.
• Angka indeks kinerja >1, maka kinerja penyelenggaraan proyek lebih baik dari perencanaan, dalam arti pengeluaran lebih kecil dari anggaran atau jadual lebih cepat dari rencana.
• Semakin besar perbedaannya dari angka 1 maka semakin besar penyimpangan dari perencanaan dasar atau anggaran, bahkan bila angka terlalu tinggi, yang berarti prestasi pelaksanaan sangat baik, perlu diadakan pengkajian apakah justru perencanaan atau anggaran yang tidak realistis.
Tabel 4-1 : Besaran varian biaya dan varian jadual dan pengertian masing-masing Varians Jadual