Gambar 5.1 Model Kepemimpinan Situasional Hersey dan Blanchard
6. Kekuasaan berasal dari expert power dan reference power
Di samping otoritas resmi yang diperoleh dari surat keputusan organisasinya, seorang pimpinan dalam penyelenggaraan proyek harus mengembangkan expert power dan
refernce power pada dirinya, agar usahanya untuk memimpin dan megkoordinasikan
BAB VI
KOMUNIKASI
6.1. UMUM
Keberhasilan penyelenggaraan proyek dalam mencapai sasaran yang ditetapkan banyak bergantung pada bagaimana pimpinan proyek melakukan pengelolaan komunikasi proyek. Pengelolaan komunikasi meliputi langkah-langkah yang berkaitan dengan mengkomunikasikan informasi, pemikiran, dan penjelasan yang diperlukan untuk keberhasilan proyek kepada seluruh pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek. Kegiatan ini terdiri atas menggali atau menyiapkan bahan informasi, memproses, mengumpulkan, dan menyampaikan secara tepat waktu kepada yang berkepentingan sampai kepada penyimpanan file.
Tujuan pengelolaan komunikasi proyek secara keseluruhan adalah menetapkan adanya hubungan antara personil, gagasan, dan informasi yang penting untuk mencapai keberhasilan. Setiap personil yang terlibat sebagai individu atau kelompok dalam sebuah proyek harus siap untuk untuk mengirimkan dan menerima komunikasi di dalamnya. Mereka terlibat secara individu atau kelompok, dan dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.
Pengelolaan komunikasi proyek diperlukan dalam rangka memastikan bahwa sumber pengumpulan, penyebaran, penyampaian, dan disposisi terakhir dari informasi proyek terlaksana tepat waktu dan benar.
6.2. PERENCANAAN KOMUNIKASI
Perencanaan komunikasi menyangkut penetapan kebutuhan-kebutuhan informasi dan mengkomunikasikannya kepada setiap personil yang terlibat dalam sebuah proyek. Kebutuhan akan informasi ini merncakup jenis informasi yang dibutuhkan, kapan informasi itu diperlukan, dan bagaimana informasi itu dikomunikasikan.
Pada kebanyakan proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi dilakukan sebagai bagian dari program proyek yang paling awal. Akan tetapi, hasil-hasil dari proses ini sebaiknya ditinjau secara teratur untuk memastikan bahwa manajemen komunikasi awal yang tidak lagi masuk akal, sebaiknya cepat direvisi.
Perencanaan komunikasi seringkali berhubungan erat dengan perencanaan organisasi, karena struktur organisasi proyek akan berpengaruh besar pada keperluan komunikasi proyek.
Perencanaan komunikasi proyek mencakup jenis-jenis komunikasi utama yang akan dilakukan selama proyek berlangsung. Perencanaan komunikasi merupakan komponen terpenting dari dari perencanaan proyek karena mengelola eksektasi adalah kunci keberhasilan proyek, dan cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui komunikasi yang efektif. Pada dasarnya rencana komunikasi mendeskripsikan siapa berbicara kepada siapa, kapan, mengapa, dan dalam format apa komunikasi itu diberikan.
Perencanaan komunikasi proyek mencakup hal-hal seperti: 1. Penentuan saluran komunikasi
2. Pemilihan media komunikasi 3. Perencanaan format komunikasi 4. Evaluasi waktu respon
6.2.1. PENENTUAN SALURAN KOMUNIKASI
Saluran komunikasi adalah garis komunikasi antar dua pihak.
Dalam sebuah proyek, ada garis-garis komunikasi di dalam tim dan dari tim ke para pihak yang berkepentingan dengan proyek.
Saluran komunikasi merepresentasikan garis komunikasi antara dua orang atau dua kelompok orang. Untuk menghitung saluran komunikasi dalam sebuah proyek digunakan rumus : C = n(n-1)+2, di mana n = jumlah orang pada tim proyek.
Masing-masing garis komunikasi bersifat dua arah meskipun informasi yang disampaikan dalam masing-masing arah akan sangat berbeda.
dalam mempertimbangkan jenis komunikasi yang akan dipakai pada masing-masing garis, harus juga mempertimbangkan ”level abstraksi” dari data yakni detail dari data itu. Komunikasi dengan anggota tim biasanya menggunakan data yang lebih detail dibandingkan komunikasi dengan pemangku kepentingan (stakeholders) atau pemimpin proyek.
Meskipun rencana komunikasi tidak dimaksudkan untuk mencakup setiap garis komunikasi dalam proyek, rencana itu harus meliputi garis komunikasi yang paling signifikan. Selain garis-garis yang telah dikemukakan di atas, rencana ini mungkin juga perlu menspesifikasikan komunikasi dengan pimpinan senior lainnya.
6.2.2. PEMILIHAN MEDIA KOMUNIKASI
Dua tipe komunikasi utama adalah komunikasi verbal dan non verbal, di mana komunikasi verbal bisa berbentuk tulisan atau lisan.
Komunikasi lisan dapat disampaikan dari satu orang ke satu orang lainnya, dalam kelompok kecil (pertemuan), atau dalam kelompok yang lebih besar (presentasi). Komunikasi lisan dapat disampaikan secara tatap muka , lewat telepon, atau lewat konfereni video. Media tulisan yang dipakai dalam proyek meliputi surat, memo, e-mail, formulir, laporan, newsletter, rencana proyek, dan kontrak.
Pilihan yang tepat dari semua tipe komunikasi untuk menerima dan mengirim akan membuat komunikasi menjadi efektif.
Kelebihan dan kekurangan dari beberapa media dapat disampaiakan sebagai berikut: 1. Model tatap muka.
Model ini masih menjadi metode komunikasi manajemen proyek yang paling disukai. Dengan model ini orang dapat berbicara kepada satu orang atau lebih dan dapat melihat antara satu orang dengan orang lain. Kebanyakan orang memilih berkomunikasi dengan cara ini karena mereka dapat membaca unsure nonverbal dari percakapan yang memudahkan penerimaan umpan balik dan memudahkan penyesuaian pesan yang disampaikan.
Kekurangan metode ini adalah dalam soal penjadwalan komunikasi, khususnya ketika orang atau pihak-pihak yang terlibat berada di area yang terpisah secara geografis. Ini dapat menimbulkan penundaan keputusan yang akan dibuat.
2. Telepon
Alat komunikasi telepon ini tidak bias diabaikan dalam komunikasi proyek.
Telepon dapat dipakai untuk pertemuan dua orang, dalam rapat, atau konferensi audio. Percakapan telepon adalah bagus untuk komunikasi yang cepat ketika diperlukan keputusan yang segera dan ketika orang terpisah secara geografis. Tetapi, dengan dua orang atau lebih orang terlibat dalam komunikasi, penjadwalan masih menjadi masalah. Telepon juga tidak berguna untuk orang-orang yang jarang berada di kantor.
3. Newsletter
Untuk menyebarkan berita tentang proyek di dalam organisasi atau pihak pemangku kepentingan, pihak proyek dapat menggunakan newsletter. Newsletter didesain agar informative dan menarik, karenanya bias menjadi cara yang sangat bagus untuk menyebarkan informasi secara mencolok. Newsletter dapat ditulis dan dipublikasikan dalam bentuk cetak tradisional, tetapi sebagian organisasi telah memulai menggunakan newsletter berbasis internet.
4. E-mail
E-mail sangat populer, khususnya dalam organisasi dengan divisi yang terpisah secara geografis tau perusahaan dengan basis klien atau vendor eksternal. Keuntungan e-mail adalah kemampuannya untuk dapat mengirim pesan dan menjawab pesan kapan saja. Tetapi kekurangan dari metode ini adalah banyak orang tidak membaca e-mailnya secara teratur dan seperti media tulisan lainnya, tidak ada petunjuk nonverbal, yang mungkin menimbulkan kesalahpahaman.
Problem lain yang berhubungan dengan e-mail adalah si pengirim cenderung menganggapnya sebagai bentuk pembicaraan, yang berarti si pengirim menyampaikan informasi secara kurang formal. Akan tetapi bagi si penerima e-mail sering kali dianggap komunikasi formal.
6.2.3. PERENCANAAN FORMAT KOMUNIKASI
Format utama yang perlu dipertimbangkan dalam rangka kegiatan pengawasan adalah pengajuan kegiatan , kegiatan pengendalian dan laporan status proyek.
Pada dasarnya organisasi proyek menggunakan dua jenis laporan status yakni laporan status yang meringkaskan seluruh kegiatan proyek sampai saat laporan dibuat yang dapat bersifat harian, mingguan ataupun bulanan.
Pembuatan format-format terseebut dimaksudkan agar pemahaman yang sama bagi semua yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek baik dalam hal prosedur, metode, waktu, pihak yang terkait, maupun substansi yang harus dikomunikasikan, sehingga penyelenggaraan pelaksanaan proyek dapat dilakukan secara efektif. Format-format tersebut sebaiknya dibahas pada pertemuan pembahasan pada awal pelaksanaan proyek seperti Rapar Pra Pelaksanaan (Pre Construction Meeting).
Dalam Tabel 6.1 diperlihatkan contoh-contoh jenis format yang perlu dipersiapkan oleh tim pengawas dalam rangaka pelaksanaan tugas pengawasan kegiatan pelaksanaan konstruksi.