B. Metodepenelitian
A.3. Kajian Perubahan Persyaratan Bagian 3-Sistem
Pada isu 5 bagian 3 tentang sistem keamanan dan mutu pangan terdapat 52 subklausul, sedang pada isu 6 menyusut menjadi 70% menjadi 30 subklausul (dengan 12 sub-subklausul). Pada isu 6 dilakukan re-organisasi dengan memasukkan beberapa klausul bagian 3 terkait manajemen dan strukturorganisi ke bagian 1 tentang Komitmen Manajemen Senior. Beberapa klausul Bagian 4
pada isu 5 terkait penanganan produk yang tidak sesuai dimasukkan ke dalam klausul 3.8. Persyaratan audit internal (3.4) dikembangkan menjadi harus adanya inspeksi proses atau lingkungan (3.4.4). Persyaratan terkait pemasok bahan baku dipisahkan dari pemasok jasa (3.5.3). Terdapat persyaratan baru terkait manajemen proses produksi yang dilakukan diluar perusahaan (3.5.4). Kajian perubahan klausul isu 6 terhadap isu 5 pada bagian 3 selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 9.
A.3.1. Klausul 3.1.3; Prosedur dan Instruksi Kerja
Dalam klausul 3.1.3 disyaratkan bahwa prosedur dan instruksi kerja hendaknya sangat jelas, tidak samar-samar, dalam bahasa yang sesuai, dan terperinci. Prosedur hendaknya juga menggunakan dengan foto, diagram atau gambar instrksi lainnya jika komunikasi tertulis saja tidak cukup misalnya karena isu buta huruf atau bahasa asing. Hal ini sebenarnya bukanlah merupakan hal baru, tetapi penekanan ini bertujuan agar prosedur yang ada benar-benar dipahami dan mudah dimengerti oleh karyawan, sehingga dapat dilaksanakan sesuai instruksi dan efektif.
A.3.2. Klausul 3.3; Penyimpanan dan Pemeliharaan Catatan
Pada BRC isu 5 (klausul 3.7.3.1) dicantumkan persyaratan terkait penyimpanan catatan pengendalian. Pada isu 6 klausul 3.3.1 terdapat persyaratan baru yaitu jika catatan dalam bentuk catatan elektronik, maka hendaknya tersedia cadangan untuk mencegah kehilangan data. Kemampuan perusahaan dalam menyimpan catatan akan menunjukkan keefektifan pengendalian keamanan, keabsahan dan mutu produk.
BRC isu 5 (klausul 3.7.3.4) mencantumkan persyaratan soal lamanya waktu penyimpanan catatan. Hal ini hendaknya mempertimbangkan umur simpan dan kemungkinan perpanjangan umur produk oleh konsumen. Dalam BRC isu 6 klausul klausul 3.3.2 lamanya waktu penyimpanan tadi dipersyaratkan spesifik yaitu selama umur simpan produk ditambah dengan 12 bulan. Artinya untuk produk wafer stik SSI yang umur simpannya 15 bulan, maka lamanya waktu penyimpanan catatan adalah 15 bulan ditambah 12 bulan, atau sama dengan 27 bulan.
Tabel 9 Kajian perubahan klausul BRC isu 6 terhadap isu 5 pada bagian 3 tentang sistem keamanan dan mutu pangan
Deskripsi BRC isu 6 BRC isu 5 Perubahan persyaratan
Prosedur dan Instruksi kerja (3.1.3)
3.1.1, 3.1.2, dan 3.1.3
3.2.1, 3.2.2 dan 3.7.1.2
Pada isu 6, prosedur harus jelas, tidak samar, dalam bahasa yang sesuai, terperinci, dilengkapi dengan foto, diagram, atau gambar. Pengendalian Dokumen 3.2: 3.2.1 3.7.1: 3.7.1.1, 3.7.1.3 dan 3.7.1.4 Penggabungan klausul. Penyimpanan catatan pengendalian
3.3.1 3.7.3.1 Pada isu 6, catatan elektronik harus memiliki cadangan. Pada isu 5 tidak disyaratkan. Waktu penyimpanan catatan 3.3.2 3.7.3.4 Isu 6, lamanya penyimpanan catatan : umur
simpan ditambah 12 bulan. Catatan temuan audit dan
tindakan koreksi
3.4.3 3.5.3, 3.5.4, 3.5.5 dan 3.5.6
Penggabungan klausul.
Audit lingkungan dan kondisi 3.4.4 Klausul baru, disyaratkan bulanan. Pada isu 5 tidak disyaratkan.
Prosedur penerimaan, kajian risiko dan pemasok RM
3.5.1.1 3.6.2 Pada isu 6, dilakukan berdasarkan kajian risiko.
Persetujuan pemasok 3.5.1.2 3.6.2 Jika berdasarkan kuisioner disyaratkan diulang minimal 3 tahun. Pada isu 5 tidak disyaratkan.
Masa percobaan pemasok 3.6.4 Tidak disyaratkan pada isu 6. Dokumen dan prosedur penerimaan
RM
3.5.2.1 5.5 Pada isu 6 disyaratkan memiliki daftar RM dan spesifikasinya. Pada isu 5 tidak disyaratkan.
Manajemen pemasok jasa 3.5.3: 3.5.3.1, 3.5.3.2
Klausul baru. Manajemen proses yang
dilakukan pihak luar
3.5.4: 3.5.4.1, 3.5.4.2, 3.5.4.3,
3.5.4.4
Klausul baru.
Kajian Spesifikasi produk akhir 3.6.5 3.7.2.4 Isu 6, disyaratkan minimal tiap 3 tahun. Pada isu 5 tidak disyaratkan. Prosedur penanganan
ketidaksesuaian
3.7.1 3.8.1. 3.8.2, 3.8.3, & 3.8.4
Verifikasi tindakan perbaikan dan identifikasi akar masalah. Pada isu 5 tidak disyaratkan. Prosedur penangan produk yang
tidak sesuai
3.8.1 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, & 2.10.2
Menperinci persyaratan soal penyerahan ke pemilik merek, catatan keputusan penggunaan/ pembuangan dan catatan pemusnahan
Pengujian sistem daya telusur 3.9.2 3.9.2 Data lengkap terkumpul maksimal 4 jam. Pengujian prosedur recall dan
withdrawal
3.11.3 3.11.5 & 3.11.6 Minimal setiap tahun dan dilengkapi data waktu-waktu kunci.
Informasi recall ke Badan Sertifikasi
3.11.4 Persyaratan baru, dalam 3 hari kerja. Pada isu 5 tidak disyaratkan.
A.3.3. Klausul 3.4; Audit Internal
Pada BRC isu 6 terdapat pengembangan persyaratan audit internal. Klausul 3.4.4 mensyaratkan adanya program audit dalam rangka memastikan lingkungan pabrik dan peralatan proses dipelihara pada kondisi yang sesuai untuk produksi pangan. Inspeksi ini meliputi inspeksi higiene terhadap hasil pembersihan dan pemeliharaan; dan inspeksi pabrik untuk identifikasi risiko ke produk yang berasal dari bangunan atau peralatan. Frekuensi inspeksi ini ditetapkan berdasarkan pada tingkat risiko, tetapi jangan kurang dari satu kali per bulan untuk area produk terbuka.
A.3.4. Klausul 3.5; Persetujuan dan Pengawasan Pemasok dan Bahan Baku
Terdapat penekanan yang lebih besar dalam hal Persetujuan dan Pengawasan Pemasok dan Bahan Baku pada BRC isu 6. BRC mensyaratkan adanya sebuah catatan kajian risiko bahan baku ( klausul 3.5.1.1) sebagai dasar persetujuan pemasok bahan baku dan prosedur pengambilan sampel. Persyaratan terkait pemasok bahan baku (3.5.2) dipisahkan dari manajemen pemasok jasa (3.5.3). Perusahaan harus dapat menunjukkan bahwa jasa yang dipasok dari luar perusahaan telah sesuai dan berbagai risiko pada keamanan pangan telah dievaluasi untuk memastikan keefektifan pengendalian. Jasa ini meliputi pengendalian hama; laundri; pembersihan; perbaikan dan perawatan mesin; transportasi dan distribusi; penyimpanan bahan baku, kemasan atau produk di luar; laboratorium uji; jasa katering; dan pengelolaan sampah. Pada klausul 3.5.2 terdapat persyaratan baru yaitu menegaskan soal harus adanya daftar dan spesifikasi bahan baku pada prosedur penerimaan barang (3.5.2.1).
Terdapat satu klausul baru pada isu 6 yang membahas manajemen proses yang dikerjakan diluar (outsourced processing) yaitu klausul 3.5.4. Jika tahapan
proses dikerjakan yang termasuk dalam ruang lingkup seritikasi
disubkontraktorkan ke pihak ketiga atau pada pabrik berbeda maka hal ini harus dikelola untuk memastikan tidak terjadinya penurunan keamanan, keabsahan dan mutu produk. Hal ini hendaknya dijelaskan kepada pihak pemilik merek dan mendapatkan persetujuan (3.5.4.1). Perusahaan harus memastikan subkontraktor tadi telah disetujui dan diawasi melalui audit pabrik atau sertifikasi pihak ketiga
diakui oleh GFSI (3.5.4.2). Proses produksi yang dilakukan harus dipastikan sesuai kontrak terkait proses dan spesifikasi produk (3.5.4.3). Perusahaan juga harus melakukan prosedur pemeriksaan dan pengujian produk yang disubkontraktorkan saat barang diterima, meliputi pemeriksaan visual, kimia dan/atau mikrobiologi, tergantung kajian risiko (3.5.4.4).
A.3.5. Klausul 3.6; Spesifikasi
Pada isu 6 klausul 3.6.5 disyaratkan soal perlu dilakukannya kajian spesifikasi produk akhir setiap kali terjadi perubahan (misal bahan baku, proses) atau setidaknya setiap tiga tahun. Penetapan waktu minimal tiga tahun ini sebelumnya tidakdisyaratkan secara spesifik pada isu 5 (klausul 3.7.4.2).
A.3.6. Klausul 3.7; Tindakan Koreksi
Klausul 3.7.1 mensyaratkan dilakukan tindakan koreksi terhadap ketidaksesuaian, untuk selanjutnya tindakan koreksi tadi diverifikasi apakah telah efektif. Selain itu akar masalah terjadi ketidaksesuain harus diketahui agar dapat dilakukan tindakan koreksi yang sesuai. Menurut Juran (1995) masalah yang paling berat dalam tindakan koreksi adalah bila terjadi perubahan yang sporadis dan penyebabnya pun tidak segera dapat diketahui. Dalam hal ini hambatan terutama terjadi dalam mendiagnosa penyebab. Diagnosa harus dilakukan menggunakan cara dan peralatan seperti autopsi yaitu menentukan dengan tepat gejala-gejala yang ditunjukkan oleh produk dan proses; perbandingan produk yang dibuat sebelum dan sesudah gangguan terjadi untuk menemukan perubahan yang ada juga perbandingan produk yang baik dengan yang jelek sesudah gangguan terjadi; perbandingan antara proses sebelum dengan sesudah gangguan terjadi untuk melihat parameter proses apa yang telah berubah; dan rekonstruksi kronologi yaitu melakukan pemeriksaan rekaman dalam skala waktu (jam, hari dan lain-lain).
A.3.7. Klausul 3.8; Penanganan Produk yang Tidak Sesuai
Isi dari klausul 3.8.1 tentang Penanganan Produk yang Tidak Sesuai pada dasarnya tidak berbeda dari isu 5 (klausul 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, dan 2.10.2). Akan tetapi ditambahkan persyaratan harus adanya prosedur penyerahan ke pemilik merek jika memang diperlukan, misalnya oleh produsen pangan yang memproduksi private label atau pabriknya digunakan untuk memproduksi barang
dengan merek si pemesan. Isu 6 juga menekankan harusnya adanya penunjukkan orang yang diberi otoritas membuat keputusansoal penggunaan atau pembuangan produk yang tidak sesuai, misalnya apakah produk akan dimusnahkan, dipakai ulang dengan perlakukan tertentu atau diturunkan derajat mutunya.Semua keputusan penggunaan atau pembuangan tadi harus tercatat, termasuk keputusan pemusnahan barang karena alasan keamanan pangan.
A.3.8. Klausul 3.9; Daya Telusur
Pada isu 6 terdapat persyaratan waktu pengumpulan data lengkap dalam uji daya telusur, yaitu maksimal 4 jam (klausul 3.9.2). Untuk persyaratan lainnya tidak ada perubahan. Data yang harus bisa ditelusuri meliptui semua kode lot bahan baku termasuk kemasan mulai dari pemasok, seluruh tahapan proses dan pengiriman ke pelanggan atau sebaliknya. Isu ini juga mensyaratkan dilakukan uji coba daya telusur minimal setiap tahun.
A.3.9. Klausul 3.11; Manajemen Insiden, Withdrawal dan Recall Produk
Recall produk adalah suatu cara yang bertujuan untuk menarik kembali satu unit produk yang tidak sesuai dari konsumen dan konsumen akhir; dan withdrawal produk adalah suatu cara yang bertujuan untuk menarik kembali satu unit produk yang tidak sesuai dari konsmen tetapi bukan konsumen akhir (BRC
2011). Pada isu 6 terdapat persyaratan mock recall atau semacam uji coba bila
terjadi recall yang sesungguhnya perlu dilakukan setiap tahun (3.11.3). Mock
recall ini hendaklah dilengkapi dengan penjabaran waktu dari kegiatan- kegiatanutama. Pada isu 6 juga juga terdapat persysaratan baru yaitu bila terjadi
recall produk, maka perusahaan harus melaporkan kejadian ini ke Badan
Sertifikasi yang mengeluarkan sertifikat (3.11.4).