1.5. Kerangka Teor
1.5.1. Katalog Online / Online Public Access Catalogue (OPAC)
Hingga kini, istilah „katalog‟ sebagai istilah dari alat perpustakaan dalam kegiatan temu kembali informasi masih umum digunakan. Oleh karena fungsinya yang sangat penting bagi kegiatan temu kembali informasi, dapat dikatakan bahwa semua perpustakaan pasti akan memerlukan katalog. Katalog sendiri memiliki beberapa definisi. Jean Key Gates32 dalam bukunya yang berjudul “Guide to the Use of Libraries and Information Sources” menyatakan bahwa, katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subyek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog.
Kemudian muncul pendapat lain yang menyatakan bahwa katalog perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang merepresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis bahan, seperti buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya33. Uraian ini menekankan keberadaan katalog perpustakaan yang merupakan representasi dari berbagai bahan pustaka yang ada di suatu perpustakaan.
Dari kedua pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa katalog adalah representasi dari berbagai koleksi yang tersusun secara sistematis dan memuat informasi yang mendeskripsikan sebuah koleksi. Dalam kajian sistem informasi katalog juga dapat berarti data (berisi metadata) tentang suatu koleksi sehingga mencerminkan koleksi yang sebenarnya. Setiap organisasi informasi khususnya perpustakaan akan selalu membutuhkan katalog untuk menunjukkan jumlah atau ketersediaan koleksinya.
32 Gates, Jean Key. 1989. Guide to the Use of Libraries and Information Sources, Sixth Edition.
New York: McGraw-Hill Book Company. hlm. 62.
Seiring dengan perkembangan waktu, katalog sebagai alat temu kembali informasi pada perpustakaan juga mengalami perubahan dan perkembangan yang relatif cepat. Terlebih ketika teknologi infomasi mulai masuk dan mempengaruhi hampir semua aspek kehidupan manusia. Determinasi teknologi juga merubah bentuk katalog yang semula berbentuk kartu hingga katalog komputer terpasang (online computer catalogue). Online computer catalogue atau yang lebih sering disebut dengan “Online Public Access Catalogue” adalah bentuk katalog terbaru yang kini telah terpasang pada hampir seluruh perpustakaan di dunia. Hal ini dikarenakan OPAC merupakan bentuk katalog yang paling flexibel diantara bentuk katalog lainnya34. Meski demikian istilah OPAC dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia masih belum dapat dirumuskan dengan pasti.
Corbin35 mendefinisikan OPAC sebagai katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari sebuah koleksi atau beberapa perpustakaan yang disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya dan dibuat secara online kepada pengguna. OPAC juga dapat diartikan sebagai sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya. Jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam36. Gerald Patrick Horgan 37dalam karyanya yang berjudul “Staff Use of Online Public Access Catalogues (OPAC) in an University Library” juga menyatakan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan
34Ibid. hlm 11.
35 Corbin dalam Rusthiningsih, Lilies. 2012. Makalah Keilmuan Studi Perpustakaan Opac (Online
Public Acces Catalog). Surakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
36 Tedd, Lucy A. 1993. An Introduction to Computer-Based Library Systems. Third Edition.
Chisester: John Wiley & Sons. hlm. 141.
37 Horgan, Gerald Patrick. 1994. Staff Use of Online Public Access Catalogues (OPAC) in an
satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks.
OPAC menyediakan akses umum kepada file pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. Melalui OPAC pengguna berinteraksi untuk memeriksa isi file yang ada. Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query) merupakan aspek paling penting pada OPAC. Pengguna menggunakan OPAC adalah untuk menjawab query tertentu. Melakukan penelusuran informasi melalui OPAC biasanya menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem komputer perpustakaan. OPAC menawarkan akses secara online kepada pengguna untuk menelusur informasi secara online. Sejak adanya OPAC, siapapun dapat dengan mudah menelusur informasi dengan menggunakan judul, pengarang, subyek, kata kunci, dan sebagainya. Disamping itu, pengguna juga dapat mengetahui kekayaan dan keberagaman koleksi perpustakaan malalui OPAC. Oleh karena itu, OPAC tidak hanya berfungsi sebagai media penyimpanan data dan alat telusur informasi saja, akan tetapi OPAC juga dapat berfungsi untuk menunjukkan keberadaan, kekayaan maupun keberagaman koleksi dari sebuah perpustakaan. Dari sini, OPAC dapat kita definisikan sebagai sebuah sistem temu kembali informasi berbasis komputer yang digunakan untuk menelusur informasi di sebuah perpustakaan maupun lembaga penyedia informasi lainnya.
Ada sejumlah syarat yang harus dipenuhi sehingga akses terhadap sumber-sumber informasi perpustakaan dikatakan ideal38. Syarat itu adalah akurasi dari sistem katalog yang digunakan. Sistem katalog harus didasarkan pada standar baku (standar internasional) yang diimplementasikan pada Online Public Access Catalog (OPAC). Sistem
38 Salmubi. [s.n.]. Perpustakaan Universitas Indonesia menuju „World Class University Library‟.
Tersedia pada : http://152.118.24.150/files/Salmubi.pdf. Diakses pada 27 Oktober 2015 Jam 23.34.
katalog itu harus didukung dengan sistem pengaturan koleksi yang logis dan mudah dimengerti oleh pengguna perpustakaan.
OPAC sebagai bagian dari software sistem otomasi perpustakaan harus dapat diakses oleh user perpustakaan (meskipun user dalam jumlahnya besar) dan dilakukan secara simultan serta dengan kepentingan akses yang berbeda-beda. Artinya, software yang digunakan memang harus sangat kompatibel (compatible software) sehingga meminimalisir kemungkinan terjadinya crash pada software tersebut. Di samping itu, software yang digunakan dapat diintegrasikan (terhubung) dengan electronic resource lainnya, seperti e-journals.
Syarat kedua, ketersediaan „computer terminal‟ dalam jumlah memadai di perpustakaan, di laboratorium komputer, di fakultas dan sarana belajar lainya di dalam lingkungan perguruan tinggi sebagai institusi yang menaungi perpustakaan. Dengan kondisi seperti itu, pemakai perpustakaan dapat mengakses katalog dan sumber-sumber informasi electronic (electronic resources) lainya dari berbagai sudut kampus.
Selain yang tersebut di atas, syarat ideal lain yang diperlukan untuk akses informasi adalah Perpustakaan harus menyediakan akses terhadap sumbersumber informasi yang berada di beberapa perpustakaan atau pusat- pusat informasi lain di luar perguruan tinggi. Artinya, bila Perpustakaan UI tidak memiliki sumber-sumber informasi yang dibutuhkan pemakainya, maka perpustakaan harus memfasilitasi adanya akses di perpustakaan lain. Akses seperti ini hanya dapat difasilitasi dengan adanya kerja sama perpustakaan yang dijalin oleh Perpustakaan.