GAMBARAN UMUM 2.1 Koleksi Perpustakaan UTM
2.3. Layanan Perpustakaan
Bidang layanan ini adalah kegiatan sirkulasi yang meliputi akses koleksi, peminjaman koleksi, dan perpanjangan masa pinjam koleksi.
Layanan ini telah dilengkapi dengan sarana komputer sebagai alat temu balik atau di perpustakaan biasa disebut dengan katalog online. Sedangkan untuk layanan sirkulasinya juga dilengkapi dengan sarana komputer khusus yang diintegrasikan dengan sebuah sistem (Linspro) dengan software khusus yang bernama Elims. Adanya sarana tersebut sangat membantu pengguna dalam menemukan koleksi yang dibutuhkan, meskipun ada beberapa sarana yang penempatannya kurang tepat atau bahkan tidak aktif. Dengan demikian, penggunaan katalog manual yang memiliki teknis sedikit rumit dan kurang user friendly bisa dikurangi atau bahkan tidak digunakan sama sekali.
Pengguna yang akan mengakses koleksi, diperlukan kartu keanggotaan terutama ketika hendak mengisi buku tamu (absensi anggota). Dalam proses absensi, pengguna telah disediakan komputer khusus dan barcode scanner untuk membaca data pengguna yang terdapat dalam kartu keanggotaan dengan menggunakan barcode. Untuk mengakses koleksi, pengguna dapat menggunakan Online Public Access Catalogue (OPAC) yang telah terintegrasi dalam beberapa perangkat komputer yang telah disediakan. Pengguna juga dapat langsung menuju rak untuk melakukan penelusuran informasi secara manual. Apabila pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran juga dapat meminta bantuan petugas layanan.
Untuk menikmati layanan peminjaman koleksi maupun perpanjangan masa pinjam koleksi, pengguna dapat melakukan proses secara mandiri atau tanpa bantuan pustakawan. Kemudahan ini dapat dinikmati pengguna dengan bantuan software Elims yang langsung terhubung dengan sistem Linspro. Berbekal sebuah kartu keanggotaan yang dimiliki, pengguna dapat langsung menggunakan Elims dengan memasukkannya pada sebuah celah yang disediakan layaknya mesin ATM. Kemudian, oleh Elims pengguna akan diberi beberapa pilihan sesuai dengan keinginan pengguna, apakah pengguna ingin meminjam, memperpanjang masa pinjam atau juga mengembalikan koleksi. Apabila
pengguna terlambat mengembalikan koleksi yang dipinjam, maka pengguna yang bersangkutan akan dikenakan denda dan dapat langsung membayar pada pustakawan petugas layanan.
Standar alur layanan di UPT Perpustakaan Universitas Trunojoyo Madura ini cukup sederhana. Pertama, pengguna yang datang harus mengisi buku tamu terlebih dahulu. Kedua, pengguna dipersilahkan untuk menelusur koleksi yang akan diakses melalui OPAC maupun secara manual pada rak. Ketiga, pengguna dapat melakukan proses peminjaman secara mandiri atau hanya boleh membaca ditempat untuk koleksi yang berada di ruang referensi, skripsi dan tugas akhir dan terbitan berkala. Pengguna yang akan meminjam untuk untuk dibawa pulang harus melakukan proses registrasi pada software Elims.
Setidaknya ada 6 bidang layanan yang dimiliki oleh perpustakaan Universitas Trunojoyo Madura2, antara lain layanan Administrasi Keanggotaan, Sirkulasi (Koleksi Umum), Referensi, Tugas Akhir, Lab. Komputer dan Terbitan Berkala.
2.3.1. Layanan Administrasi
Layanan administrasi keanggotaan terdiri dari :
a) Pendaftaran anggota perpustakaan, dimana kartu keanggotaan hanya berlaku bagi civitas akademika UTM baik dosen,staf,dan mahasiswa, serta berlaku selama 1 tahun.
b) Pembuatan Kartu Sakti, yakni berlaku bagi yang memiliki kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku. Kartu Sakti Berlaku selama 6 bulan dan hanya bisa digunakan masuk ke perpustakaan PTN se Indonesia yang tergabung dalam anggota FKP2TN. Untuk mendaftar, cukup dengan menunjukan kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku.
2 Anonymous. [s.n.]. SE Perpustakaan UTM. Bangkalan. Tersedia pada :
c) Pembuatan Kartu Super, yaitu berlaku bagi yang memiliki kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku dan Berlaku selama 6 bulan. Kartu super bisa digunakan masuk ke perpustakaan PTN dan PTS se Jawa Timur yang tergabung dalam anggota FPPTI JATIM. Untuk mendaftar, cukup dengan menunjukan kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku.
d) Sumbangan buku, diperuntukkan bagi calon wisudawan/i. Buku yang disumbang dengan judul sesuai prodi masing-masing. Jumlah halaman minimal 300 lembar dan harus kertas HVS, bukan kertas buram (harus buku asli, bukan bajakan). Tahun terbit buku minimal 2 tahun dari sekarang (saat menyerahkan buku) dan tidak boleh sama.
e) Pembuatan surat pengantar / literatur, yakni berlaku bagi yang memiliki kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku. Surat pengantar hanya berlaku untuk 1 kali kunjungan pemakaian dan hanya digunakan untuk akses masuk ke perpustakaan lain yang tidak tergabung dalam FKP2TN / FPPTI Jawa Timur, seperti bebberapa Perpustakaan Daerah (PERPUSDA). Untuk mendaftar, cukup dengan menunjukan kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku. Satu surat bisa digunakan untuk lebih dari 1 orang (rombongan).
f) Pembuatan surat kunjungan. . Surat ini digunakan oleh tamu di luar civitas akademika UTM yang ingin berkunjung ke perpustakaan UTM dimana Semua tamu wajib lapor ke bagian administrasi. Petugas perpustakaan akan mendata dan membuatkan memo tanda pengenal yang akan digunakan tamu setiap memasuki ruangan perpustakaan UTM.
Untuk mendaftar, cukup dengan menunjukan kartu identitas atau surat dari instansi tempat dia berasal.
g) Pembuatan surat bebas pustaka, yaitu diperuntukkan Bagi calon wisudawan/i. Calon wisudawan minta memo bebas tanggungan di ruang koleksi umum. Jika masih memiliki tanggungan pinjaman buku/denda, wajib dilunasi di ruang Koleksi Umum. Sedangkan jika
tidak memiliki tanggungan, langsung membawa memo ke ruang Administrasi.
2.3.2. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi terdiri atas empat jenis layanan, antara lain : a) Layanan peminjaman buku. Semua peminjaman melalui mesin MPS
(mesin peminjaman), kecuali yang memiliki tanggungan denda atau yang lainnya. Jumlah peminjaman maksimal adalah 4 buku dan lama peminjaman adalah 1 minggu.
b) Layanan pengembalian buku, bisa melalui mesin MPS di ruang Koleksi Umum atau melalui mesin Book Drop di Lantai 1.
c) Layanan perpanjangan buku, sama seperti melakukan peminjaman buku, tetapi pilih menu perpanjangan, atau bisa juga pilih menu pengembalian. lalu pilih peminjaman.
d) Pembuatan memo bebas pustaka, dimana bagi calon wisudawan/i yang akan mengurus Bebas Pustaka, wajib minta memo dahulu dari petugas sirkulasi. Petugas akan mengecek tanggungan denda dan peminjaman anda. Jika sudah lunas, akan diberikan surat memo yang kemudian harus dibawa ke ruang Administrasi
2.3.3. Layanan Referensi
Koleksi referensi merupakan koleksi khusus untuk mencari referensi seperti kamus, ensiklopedia, prosiding dan lain-lain. Semua buku yang ada diruang Referensi hanya bisa dibaca ditempat.tidak bisa di pinjam.
2.3.4. Layanan Tugas Akhir
Koleksi tugas akhir terdiri dari koleksi tugas akhir, koleksi skripsi, koleksi KP koleksi KKN dan koleksi digital. Semua koleksi yang ada diruang Tugas Akhir hanya bisa dibaca ditempat, tidak bisa di pinjam. Bagi Mahasiswa yang akan wisuda, wajib mengumpulkan Buku
dan CD Laporan TA ke Perpustakaan dan Bagi Mahasiswa yang telah selesai KP/KKN/PKL, wajib mengumpulkan Buku dan CD Laporannya ke Perpustakaan.
2.3.5. Laboratorium Komputer dan WiFi Zone
Pengguna yang ingin menikmati layanan ini dapat langsung memilih dan menggunakan PC yang tersedia dan masih kosong. Untuk akses PC, login dulu dengan SIAKAD. Sedangkan bagi pengguna yang membawa laptop, dipersilakan menempati tempat yang telah disediakan.
2.3.6. Layanan Terbitan Berkala
Koleksi terbitan berkala terdiri dari koleksi majalah, koleksi koran, koleksi jurnal, koleksi e-jurnal nasional dan internasional, serta koleksi digital. Semua koleksi yang ada diruang Tugas Akhir hanya bisa dibaca ditempat, tidak bisa di pinjam.