implementasi GCG, karena Kebijakan GCG akan menjadi living document bagi segenap jajaran dan tingkatan organisasi di suatu perusahaan.
Secara singkat, GCG dapat diartikan sebagai mengerjakan apa yang tertulis dan menuliskan apa yang dikerjakan. Dengan membentuk dan menguatkan Kebijakan GCG, diharapkan tidak akan ada lagi praktik-praktik pengambilan keputusan berdasarkan kebiasaan, tidak akan ada lagi praktik-praktik yang termasuk “grey area”. Pembangunan aturan main yang kuat ini diharapkan akan memperkokoh sistem Perseroan. Apabila aturan main telah terbiasa dijalankan, ini akan menjadi budaya, di mana insan Perseroan diharapkan telah terbiasa menjalankan sistem. Secara bertahap, hal ini terus menerus dijalankan di Perseroan. Kebijakan GCG yang dimiliki Perseroan antara lain:
Governance Mechanism is a GCG implementation mechanism as reflected in a robust system. This is important as the GCG implementation cannot depend solely on the pillar of governance structure, but also requires adjudicatory regulations embodied in the form of mechanism. Governance mechanism may well be seen as a set of regulations, procedures and a clearly defined relation between the executive body and supervisory body regarding the decisions made.
The Company calls its governance mechanism as GCG Policies. GCG Policies are an important aspect in GCG implementation as they will be the living document for the entire position organization and in a company.
In brief, GCG could be interpreted as doing what has been written and writing down what has been done. By establishing and strengthening GCG Policies, the Company expects to remove decision-making practices based on habit, leaving no space for “grey area” practices. The establishment of strong regulations is expected to strengthen the Company’s system. In the future, the regulations will be integrated into the Company’s internal culture, making each individual in the Company accustomed to the system. Gradually, the Company will continuously implement it along the way.
The Company’s GCG Policies are:
KEBIJAKAN GCG
1. GCG Roadmap
GCG Roadmap merupakan arahan atau panduan dalam proses menjalankan implementasi GCG sebagai bagian dalam pencapaian tujuan Perseroan.
2. GCG Code
Merupakan sekumpulan nilai dan praktik perusahaan yang menjadi dasar dan acuan bagi Pemegang Saham, Dewan Komisaris, segenap jajaran manajemen dalam mengelola perusahaan dan berhubungan dengan pihak-pihak berkepentingan lainnya (stakeholders). GCG Code memuat prinsip-prinsip penerapan GCG yang selaras dengan perundang-undangan, visi dan misi, serta budaya perusahaan.Perseroan menempatkan GCG Code sebagai ‘payung’ bagi pembuatan peraturan-peraturan teknis di bawahnya.
3. Board Manual
Board Manual merupakan kompilasi dari praktik-praktik pengelolaan Perseroan yang bersumber dari regulasi (Undang- undang/Peraturan), Anggaran Dasar dan best practices yang disepakati bersama dalam rangka implementasi GCG. Board Manual digunakan oleh organ-organ Perseroan yang berfungsi melakukan pengawasan dan pengelolaan Perseroan, yakni Dewan Komisaris dan Direksi.
GCG Roadmap, GCG Code dan Board Manual Perseroan dikeluarkan sejak tahun 2004 dan dalam implementasinya sudah jauh dari kondisi saat ini. Karena itu, sejak akhir tahun 2012 Perseroan membuat prioritas untuk merevisi aturan-aturan tersebut di tahun 2013 agar sesuai dengan kondisi Perseroan yang telah menjadi Perusahaan Terbuka.
4. Code of Conduct
Code of Conduct merupakan pedoman bagi individu perusahaan dalam menjalankan aktivitas perusahaan sesuai dengan budaya yang diharapkan. Merupakan etika bisnis perusahaan dan etika kerja yang mengatur cara mengelola perusahaan dalam mencapai visi, misi dan tujuan. Code of Conduct merupakan komitmen tertulis tentang GCG oleh manajemen dan karyawan Perseroan.
Saat ini, Perseroan juga sedang melakukan penyempurnaan terhadap Code of Conduct agar karyawan Perseroan, khususnya level manajemen, lebih dapat memahami etika bisnis yang berlaku dan menjiwai penerapan nilai-nilai perusahaan yang sesungguhnya. Reward and punishment dalam hal ini digunakan untuk mengawal terlaksananya Code of Conduct atau Etika Perilaku Manajemen yang berlaku.
5. Piagam Komite di bawah Dewan Komisaris
Memiliki peran sebagai panduan bagi Komite Audit dan Komite Nominasi dan Remunerasi dalam pelaksanaan tugas sebagai organ pendukung Dewan Komisaris. Karakteristik Piagam Komite ini bersifat fleksibel dan dilakukan sesuai kebutuhan.
1. GCG Roadmap
GCG Roadmap is a directive or guideline for the implementation of GCG as part of the realization of the Company’s goals.
2. GCG Code
GCG Code is a set of Company’s values and practices which are the base and guidelines for Shareholders, the Board of Commissioners, and the entire management in running the Company and corresponding with other stakeholders. The GCG Code consists of GCG application principles in accordance with the laws, the Company’s vision and mission, as well as its culture. The Company considers its GCG Code as the ‘umbrella’ for the formulation of subordinate technical regulations.
3. Board Manual
Board Manual is a compilation of the Company’s management practices based on regulations (laws), Articles of Association, and best practices that have been mutually agreed upon within the framework of GCG implementation. The Board Manual is a tool used by the Company’s units in charge of supervision and management activities, namely the Board of Commissioners and the Board of Directors.
The Company’s GCG Roadmap, GCG Code and Board Manual were issued in 2004 and their implementation have become rather outdated as the years went by. Therefore, since the end of 2012 the Company has been prioritizing on revising the regulations in 2013 to better adjust and reflect the Company’s status as a public company.
4. Code of Conduct
Code of Conduct is guidance for the Company’s individuals in carrying out all activities in line with the desirable work culture. The Company’s business and work ethics regulate the way the Company aims to achieve its vision, mission and goals. The Code of Conduct is a written statement of commitment to GCG by the Company’s management and employees.
Currently, the Company is improving its Code of Conduct so that the Company’s employees, in particular those on the managerial level, may better comprehend the prevailing business ethics and thus be inspired by the implementation of the Company’s values. Reward and punishment mechanism is utilized to oversee the implementation of the Management Behavior Ethics or Code of Conduct.
5. Charters for Committees under the Board of Commissioners
The charters serve as a guideline for the committees under the Board of Commissioners, namely the Audit Committee and the Nomination and Remuneration Committee. These charters are by nature flexible and to be applied as required.
6. Piagam Internal Audit
Piagam Internal Audit memiliki peran untuk meningkatkan fungsi pengendalian internal yang terintegrasi di lingkup Perseroan dan memastikan kegiatan operasional telah dijalankan dengan baik sesuai dengan aturan main yang berlaku.
7. Pakta Integritas
Pakta Integritas adalah pernyataan atau janji tentang komitmen untuk melaksanakan segala tugas dan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pakta Integritas diperlukan untuk mencegah terjadinya praktik korupsi dan kecurangan. Pakta Integritas menjadi komitmen bersama Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh insan Perseroan dalam menjalankan perusahaan secara profesional. Ke depan, Pakta Integritas ini akan juga diintegrasikan dengan Etika Perilaku Manajemen yang merupakan penyempurnaan dari Code of Conduct.
8. Ketentuan Penerimaan dan Pemberian Hadiah dan Hiburan
Perseroan memiliki peraturan yang secara spesifik mengatur mengenai penerimaan dan pemberian hadiah dan hiburan. Dalam ketentuan ini terdapat dua inti pokok yang harus dilaksanakan oleh insan Perseroan, sebagai berikut:
∫ Insan Perseroan dilarang meminta dan/atau menerima hadiah dan hiburan yang berhubungan dengan jabatan dan pekerjaannya dari pihak luar;
∫ Insan Perseroan dilarang memberikan atau menjanjikan hadiah dan hiburan kepada pihak yang berhubungan dengan Perseroan.
9. Kebijakan Benturan Kepentingan
Perseroan memiliki kebijakan yang mengatur mengenai benturan kepentingan. Dalam kebijakan ini diatur mengenai hal- hal yang termasuk dalam kategori benturan kepentingan, cara penanganan dan berbagai aspek lain terkait lainnya.
10. Whistleblower Policy
Perseroan memiliki ketentuan mengenai whistleblower policy sebagai sistem pelaporan pelanggaran. Selain itu, diatur juga mengenai tahap penerimaan laporan, tahap penyelidikan sampai kepada tahap pemberian keputusan dan sanksi yang akan diberikan apabila pelanggaran yang dilaporkan terbukti.
11. Berbagai kebijakan dan prosedur lain terkait dengan kepengurusan perusahaan berbasis GCG
Perseroan memiliki berbagai kebijakan lain yang terkait dengan kepengurusan berbasis GCG. Tanggung jawab penyusunan berada di Section of System and Procedure. Dengan terpusatnya tanggung jawab penyusunan kebijakan dan prosedur, diharapkan dapat tercipta sebuah sistem yang komprehensif dan terintegrasi bagi seluruh insan Perseroan. Pembagian tata kebijakan Perseroan sebagai berikut:
∫ Kebijakan Mutu adalah kebijakan utama Perseroan atas komitmen penetapan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu secara efektif dan bertanggung jawab;
6. Internal Audit Charter
The Internal Audit Charter contributes to the improvement of internal control function, which is integrated into the Company, and to ensure that the operational activities are carried out in accordance with the prevailing regulations.
7. Integrity Pact
The Integrity Pact is a statement of commitment to performing all tasks and responsibilities in accordance with the prevailing regulations. The Integrity Pact is required to prevent the practice of fraud and corruption from occurring. The Integrity Pact has become a shared commitment between the Board of Commissioners, the Board of Directors, and every employee in running the Company professionally. In the future, this Integrity Pact will also be integrated in the Management Behavior Ethics as part of Code of Conduct.
8. Provisions on Giving and Receiving of Gifts and Entertainment
The Company has specific regulations in place regarding receiving and distributing gifts and entertainment. The provisions consist of two main rules to be adhered to by every individual in the Company, namely:
∫ A person is PROHIBITED from asking and/or receiving any gift and entertainment in relation to the person’s position and work from external parties;
∫ A person is PROHIBITED from giving or offering any gift and entertainment to the parties related in any way to the Company.
9. Policy on Conflict of Interest
The Company has a policy in place regarding conflicts of interest. This policy regulates issues that may be seen as conflict of interest, how such issues are settled, and other pertinent aspects.
10. Whistleblower Policy
The Company has a whistleblower policy in place as a violation report system. This policy regulates the mechanism for reporting violations, submitting whistleblowing reports, investigation, until the decision-making process and the sanctions for violations that have been confirmed.
11. Various other policies & procedures on GCG-based management of the Company
The Company has a number of other policies in place with respect to GCG-based management. Section of System and Procedure is responsible for the formulation of the policies and procedures. The centralized formulation of procedures allows the Company to create a comprehensive and integrated system for every individual in the Company. The categorization of the Company’s policies and procedures is as follows:
∫ Quality Policy is the Company’s main policy for its commitment to the establishment and implementation of Quality Management System in an accountable and effective manner;
∫ Manual Mutu adalah garis besar Sistem Manajemen Mutu dan ruang lingkup dari penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan;
∫ Kebijakan berisi aturan/guiding principles dalam kegiatan operasional Perseroan yang harus diikuti dan ditaati oleh fungsi-fungsi terkait;
∫ Prosedur adalah tata cara kerja atas kegiatan di Perseroan, yang teratur, terukur, standar sesuai dengan tujuan dan kebijakan Perseroan;
∫ Manual adalah bagian dari Prosedur yang merupakan petunjuk dalam melakukan suatu aktivitas secara spesifik; ∫ Dokumen Pendukung adalah dokumen tambahan sebagai
pelengkap bukti penerapan sistem mutu.
∫ Quality Manual outlines the Company’s Quality Management System and its scope of implementation in the Company; ∫ Policies consist of regulations/guiding principles for the
Company’s operational activities, which have to be adhered to and obeyed by all pertinent functions;
∫ Procedures are guidelines for work activities in the Company, which are regular in nature, measurable and standardized, in line with the Company’s goals and policies;
∫ Manual is part of the Procedures that provides specific directions for certain activities;
∫ Supporting Documents are additional documents that complement the guaranteed implementation of the quality system.
Dokumen Pendukung
Supporting Document
Manual (antara lain : Manual SAP, Manual Maintenance, Manual Alat, Manual HRIS)
Manual (namely : SAP Manual, Maintenance Manual, Device Manual, HRIS Manual)
Kebijakan dan Prosedur
Policy and Procedure
Manual Mutu Quality Manual Kebijakan Mutu Quality Policy Level IV Level III Level II Level I Level 0