BAB III TINJAUAN KHUSUS PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING
3.3 Kegiatan Distribusi
Kegiatan penyaluran merupakan suatu rangkaian kegiatan yang penting karena obat harus disalurkan kepada pemesan yang sah dan tepat.Kegiatan distribusi yang dilakukan oleh PT. Enseval Putera Megatrading Tbk. meliputi:
3.3.1 Pengadaan
Pengadaan produk meliputi kegiatan pemesanan, penerimaan dan penyimpanan.
a. Pemesanan
Pengadaan dilakukan untuk menjaga dan menjamin stok barang di gudang masih mencukupi dalam proses pemenuhan pelayanan kesehatan kepada konsumen. DM/FSS Direktorat Sales bertanggung jawab mengontrol stok ketersediaan barang, kemudian membuat permintaan barang ke pusat. Apoteker Penanggung Jawab menandatangani surat pesanan barang.Dengan prosedur sebagai berikut :
1) DM/FSS direktorat melakukan cek rutin stok barang dicabang.
2) DM/FSS direktorat membuat dan mengirimkan (via email) form permintaan alokasi/ realokasi barang kepada Staff Demand Planning sesuai kebutuhan cabang. Form tersebut sebagai Surat Pesanan sementara dari cabang.
3) Sesudah mendapatkan jawaban dari Staff Demand Planning , DM/FSS direktorat memproses secara sistem dengan membuat Internal Requisition (IR) sesuai jumlah yang dipenuhi, ditujukan kepada Pusat atau cabang lain yang sudah ditunjuk oleh Staff Demand Planning .
4) DM/FSS direktorat kembali menginformasikan kepada Pusat atau Cabang pengirim lain bahwa IR sudah dibuat.
5) DM/FSS Pusat atau Cabang pengirim akan memproses secara sistem permintaan alokasi/ realokasi mulai dari proses approve, import order
6) Apoteker Penanggung Jawab mengirimkan surat pesanan asli ke kantor pusat .
7) PIC Pusat/ Cabang pengirim akan mengirimkan barang sesuai shiplist yang tercetak.
8) Warehouseman akan memproses barang yang diterima untuk dimasukkan ke gudang sesuai prosedur yang berlaku.
9) Proses pengadaan barang selesai.
Perlengkapan pengadaan barang adalah :
a) Estimasi pesanan barang.Sebelum membuat pesanan barang harus membuat perkiraan pemesanan barang gunanya menentukan seberapa banyak kita menjual, dan menentukan jumlah stok bulan berikutnya
dan juga untuk menghindari terjadinya penumpukan barang
b) Surat pesanan ( purcashing order ). Surat ini dibuat berdasarkan estimasi pesanan yang sudah disetujui oleh semua pihak (tim penjualan, marketing, bagian keuangan, agen gudang dan pimpinan),
surat pesanan ini dibagi atas dua macam:
i. Surat pesanan psikotropika. Surat ini berisikan nama dan jumlah pesanan obat psikotropika periode tertentu.
ii. Surat pesanan obat bebas dan obat keras, ini berisikan nama dan jumlah obat bebas dan obat keras untuk periode tertentu, surat pesan obat bebas dan obat keras dapat digabungkan.Perbedaan
dari surat pesanan di atas adalah:
Jenis surat pesanan.
Lembaran surat pesanan.
Obat golongan psikotropika dan prekursor surat pesanannya dibuat terpisah sementara surat pesanan obat keras bisa digabung dengan surat pesanan obat bebas.
b. Penerimaan barang
Obat yang diterima harus dalam keadaan baik, dan sesuai dengan yang dipesan, maka dilakukan pemeriksaan pada waktu obat diterima dengan menggunakan checklist yang telah disiapkan untuk masing-masing jenis produk, antara lain mengenai jumlah barang, keadaan barang yang mencakup
cek fisik yaitu kecocokkan dengan faktur kemasan, jumlah obat, keadaan obat, dan tanggal expired date, nomor batch dan nomor izin edar. Barang yang telah masuk dicek, diperiksa, disimpan,dan disusun rapi dalam gudang, sesuai dengan letaknya. Apabila terjadi kekurangan untuk kekeliruan dari pengirim barang tersebut, bagian penerimaan dengan apoteker penanggung jawab harus
segera mengkorfirmasikan kepada pabrik. Secara umum prosedur penerimaan produk dibagi menjadi :
1) Produk regular:
a) Ka-Gudang menugaskan checker gudang untuk melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pengiriman dan segel pintu mobil
box.
b) Bila terdapat ketidaksesuaian baik dokumen dan segel mobil rusak atau tidak ada, maka checker akan melaporkan ke Ka-Gudang dan membuat berita acara penolakan.
c) Bila didalam pemeriksaan tersebut dokumen lengkap ( shiplist , surat jalan, surat bongkar) dan sesuai tujuan cabang, serta segel pintu mobil dalam keadaan utuh dan baik maka dilakukan pembongkaran produk oleh petugas pengirim barang.
d) Checker bersama Apoteker Penangung Jawab melakukan pengecekkan produk, meliputi:
Jumlah koli, sesuai atau tidak dengan shiplist
Segel kemasan/segel koli
Nama produk
Jumlah produk
Nomor batch
Nomor izin edar
Expired date
Kondisi fisik
e) Bila tidak sesuai antara shiplist dengan kondisi produk maka:
Checker gudang melaporkan ke Ka-Gudang dan membuat berita acara penolakan.
Apoteker Penanggung Jawab membuat email sebagai informasi awal ke Apoteker Penangung Jawab RDC, ketika ditemukan produk yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan.
f) Untuk produk yang sesuai dengan yang disyaratkan, checker gudang meletakkan produk di despacth loading / sementara.
g) Shiplist produk yang diterima di-acc oleh Ka-Gudang dan Apoteker Penanggung Jawab.
h) Admin gudang melakukan pengalokasian produk yang baru masuk secara sistem.
i) Penanggungjawab stok melakukan pemindahan produk dari pengiriman sementara ke lokasi yang telah di tentukanoleh admin
gudang secara sistem. 2) Produk Psikotropika
a) Ka-Gud menugaskan checker gudang untuk melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pengiriman dan segel pintu mobil box.
b) Bila terdapat ketidaksesuaian baik dokumen dan segel mobil rusak atau tidak ada maka, checker melaporkan ke Ka-Gudang dan membuat berita acara penolakan.
c) Bila didalam pemeriksaan tersebut dokumen lengkap ( shiplist , surat jalan, surat bongkar) dan sesuai tujuan cabang, serta segel pintu mobil dalam keadaan utuh dan baik maka dilakukan pembongkaran produk oleh petugas pengirim barang.
d) Checker bersama Apt Penanggung Jawab gudang melakukan pengecekkan produk, meliputi :
Jumlah koli, sesuai atau tidak dengan shiplist
Segel kemasan/segel koli
Nama produk
Jumlah produk
Expired date
e) Bila tidak sesuai antara shiplist dengan kondisi produk maka:
Checker gudang melaporkan ke Ka-Gudang dan membuat berita acara penolakan.
Apoteker Penanggung Jawab membuat email sebagai informasi awal ke Apoteker Penggung Jawab RDC, ketika ditemukan produk psikotropika yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan.
Untuk produk yang sesuai dengan yang disyaratkan, checker gudang meletakkan produk psikotropika di ruangankhusus psikotropika.
Shiplist produk yang diterima di-acc oleh Ka-Gudang dan Apoteker Penanggung Jawab.
f) Admin gudang melakukan peng-alokasian produk yang baru masuk secara system.
g) Checker gudang bersama petugas khusus psikotropika memastikan pintu ruangan khusus psikotropika dalam keadaan terkunci setelah
meletakkan produk psikotropika. c. Penyimpanan
Barang yang masuk dan telah diperiksa, disimpan dan disusun dengan rapi pada rak-rak penyimpanan:
1) Penyimpanan dikelompokkan berdasarkan prinsipal dan berdasarkan kondisi
2) Penyusunan dilakukan dengan sistem FIFO ( First in First out ), dimana barang yang pertama masuk akan keluar lebih dahulu dan FEFO ( First
expired First out ).
3) Untuk obat golongan psikotropika disimpan dalam lemari khusus.
4) Untuk obat berbentuk injeksi, suppossitoria dan obat yang higroskopis disimpan dalam lemari pendingin/ ruangan dengan pengaturan suhu.
3.3.2 Penanganan produk retur
Langkah-langkah penanganan produk retur sebagai berikut : a. Salesman menerima informasi retur dari pelanggan.
b. Salesman melakukan pengecekkan terhadap produk yang akan diretur, pengecekkan produk meliputi :
1) Tanggal kadaluarsa 2) Nomor Batch
3) Nomor izin edar 4) Kondisi produk
5) Copy faktur penjualan
Bila dalam pengecekkan kondisi produk tidak sesuaidengan kriteria retur produk maka salesman dapat menolak retur barang atau membuat catatan dan menginformasikan ke FSS/DM untuk membuat usulan ke prinsipal, karena di luar kriteria retur barang.
c. Untuk kriteria retur produk sesuai dengan usulan dari masing-masing prinsipal. d. Bila kondisi setelah pengecekkan sesuai dengan kriteria produk retur, salesman
mengisi form tanda terima retur barang (TTRB) rangkap 5.
e. Untuk jumlah produk yang sedikit salesman dapat membawa langsung produk yang di retur.
f. Untuk jumlah retur yang banyak, salesman menginformasikan ke Ka-Ekspedisi, dan memberikan TTRB yang telah diisi oleh salesman.
g. Ka-Ekspedisi menyerahkan TTRB kepada ekspeditur untuk mengambil produk retur sesuai dgn TTRB yang diberikan.
h. Outlet menandatangani form TTRB dan stempel sebagai bukti retur barang. i. TTRB lembar pertama atau asli di serahkan kepada outlet sebagai tanda trima
retur barang di outlet.
j. Ekspedisi menyerahkan TTRB kepada salesman.
k. Salesman memberikan TTRB dari ekspedisi kepada FSS/DM untuk di-acc. l. Setelah di acc oleh FSS/DM salesman, ekspedisi menyerahkan barang retur ke
Gudang retur.
m. Checker gudang retur memeriksa dan mencocokan fisik barang, TTRB dan kriteria retur
n. Bila kondisi barang semua sesuai, maka checker menerima retur barang, dan menyerahkan TTRB lembar ke 2-4 ke Adm Gudang, TTRB lembar ke-5 kembali ke ekspedisi /salesman.
o. Checker memberikan keterangan pada TTRB, Sub Inv dan locator . p. Apoteker melakukan pemeriksaan kesesuaian barang.
q. Checker menempatan barang retur di dalam ruangan terkunci khusus barang retur.
3.3.3 Pendistribusian
PBF melakukankegiatannya dalam bidang pendistribusian obat-obat dan alat kesehatan ini dilaksanakan kepada :
a. Toko obat b. Apotek
c. Rumah sakit d. Puskesmas e. PBF lain
Jenis-jenis sediaan farmasi yang diperdagangkan di PBF antara lain : a. Obat
b. Bahan Obat c. Kosmetik
d. Obat tradisional
Penyaluran obat-obatan dilakukan dengan beberapa metode diantaranya : a. Mencari orderan yang dilakukan berdasarkan oleh salesman-salesman PBF b. Order langsung dimana apotek yang membutuhkan datang langsung
c. Order by phone
d. Order by “medical sales” e. Tender
3.3.4 Penjualan
Penjualan adalah proses pemasaran obat-obatan yang telah ada di gudang kepada konsumen (Rumah Sakit, Apotek, Toko Obat, PBF lain) dibuktikan dengan faktur penjualan. Dalam alur penjualan ini ada beberapa ketentuan yang harus dipatuhi antara lain:
b. PBF dilarang menyimpan dan menyalurkan obat-obatan golongan narkotika tanpa izin khusus.
c. PBF tidak boleh melayani resep dokter.
d. PBF dilarang membungkus atau mengemas kembali dengan merubah bungkus asli dari pabrik kecuali PBF bersangkutan mempunyai laboratorium.
e. Pedagang Besar Farmasi hanya boleh menyalurkan obat keras kepada apotek, rumah sakit, PBF lain dan instansi yang diizinkan oleh Menteri Kesehatan. f. PBF hanya boleh menjual obat bebas kepada toko obat yang mempunyai izin. g. PBF hanya boleh menjual obat bebas, obat keras, dan obat keras tertentu
kepada apotek, rumah sakit dan PBF lain. 3.3.5 Produk dan Direktorat Sales
a. Pharmamed
Direktorat sales pharmamed melakukan kegiatan distribusi produk ethical atau obat-obatan yang tidak dijual bebas dan membutuhkan resep dokter. Principal utama (kalbe, hexpharm jaya, interbat) contoh produk : amoxicillin, cetirizine, citaz, cholestat.
Direktorat sales pharmamed melakukan kegiatan distribusi alat kesehatan. Principal utama (mak, SGM biotech, fukuda sangyo, biomerieux, roche, osaki, sna medika, e ppendorf) contoh produk : b. CHD (Consumer Health and Distribution)
Direktorat sales CHD melakukan kegiatan disribusi produk consumer yang diproduksi oleh internal (kalbe group). Principal utama (kalbe, bintang toedjoe, sakafarma) contoh : hydrococo, wood, entrostop, promag, extrajoss.
c. KND (Kalbe Nutritional and Distribution)
Direktorat sales KND secara khusus melakukan kegiatan distribusi produk consumer yang diproduksi oleh PT. Sanghiang perkasa (kalbe group). Principal utama (kalbe nutritionals dan kalbe blackmores) contoh produk : blackmores, zee, fitbar, prenagen,
chil-kid.
Direktorat sales CHB melakukan kegiatan distribusi produk consumer yang diproduksi oleh eksternal (non kalbe group). Principal utama (silkygirl, loreal, osaki, kara) contoh produk : kara, garnier, go fresh.
3.3.6 Produk Prekursor, Psikotropika dan Obat Obat Tertentu
Prekursor
1. Trifed (trifrolidine HCL 2,5 mg dan Pseudoephedrine HCL 60 mg) 2. Alco Drops (tiap 0,8 mL mengandung pseudoephedrine HCL 7,5
mg)
3. Alco Plus DMP (tiap 5 mL mengandung pseudoephedrine HCL 30 mg, brompheniramine maleat 2 mg dan dextromethorphan Hbr 10 mg)
4. Alco Plus (tiap 5 mL mengandung pseudoephedrine HCL 30 mg dan brompheniramine maleat 2 mg)
5. Anadex (paracetamol 500 mg, dextromethorphan Hbr 15 mg, phenylpropanolamine HCL 15 mg, chorpheniramine maleat 1 mg) 6. Dapyrin FB (paracetamol 500 mg, guaifenesin 50 mg,
phenylpropanolamine HCL 15 mg, dextromethorphan Hbr 15 mg, chorpheniramine maleat 2 mg)
7. Trifed (tiap 5 mL mengandung triporlidine HCL 1,25 mg, pseudoephedrine HCL 30 mg)
8. Triadex (diphenhydramine HCL 12,5 mg, guaifenesin 50 mg, sodium citrate 180 mg, phenylpropanolamine HCL 12,5 mg)
9. Anadex (tiap 5 mL mengandung paracetamol 120 mg, dextromethorphan Hbr 3,5 mg, chorpheniramine maleat 0,5 mg, phenylpropanolamine HCL 3,5 mg)
Psikotropika
f. Danalgin tablet (methampyrone 500 mg, diazepam 2 mg) golongan IV
g. Fortanest injeksi (midazolam) golongan IV
Bentuk sediaan cairan injeksi dalam ampul 5 mg/5 mL dan 15 mg/3 mL
h. Cliad tablet (climidium bromide, chlordiazepoxide hydrochloride) golongan IV
Obat-obat Tertentu
1. Tradyl (tramadol HCL 50 mg/kapsul)
2. Tradyl injeksi (tramadol HCL 50 mg 2 mL/5 ampul
3. Sincronik (tramadol hydrochloride 37,5 mg dan paracetamol 325 mg)
3.3.7 Cara Pemesanan i. Salesman
Salesman datang langsung ke outlet membawa alat PDA untuk proses pemesanan yang biasanya disesuaikan berdasarkan dengan
masing-masing direktorat misalnya obat oleh pharma, hydrococo oleh CHD dan sebagainya. Hasil input PDA menjadi SO (sales order).
ii. E-Mos (Enseval Mobile Order System)
Harus mempunyai kode langgan atau terdaftar. Ada beberapa keuntungan dengan menggunakan aplikasi E-Mos ini yaitu bias mendapatkan poin setiap pembelian dengan order minimal yang telah ditentukan yang nantinya bias ditukarkan dengan pulsa. Setelah pesanan di input berubah menjadi SO (sales order).
iii. Call center (1500095)
Call center ini adalah call center pusat di Jakarta. Tim enseval call center (ECC) dapat menginput langsung ke kompter pesanannya, hasil inputannya menjadi SO untuk dikirim ke cabang.
iv. Sistem Albatros (Whatsapp, email, fax) Langsung berhubungan dengan SSD.
v. ENO-STS (Enseval Net Order System To System)
Berlaku untuk outlet-outlet besar atau platinum seperti chain store, rumahsakit. Oleh enseval ditanam sistem, jika ada penginputan/pesanan langsung terbaca di SSD.
3.3.8 Penarikan Kembali (
Recall
)Proses penarikan kembali dilakukan atas permintaan industri atau instansi pemerintahan jika dalam proses pendistribusian ditemukan adanya obat palsu atau produk yang tidak layak untuk dikonsumsi maka langkah-langkah yang harus
dilakukan antara lain:
a. Apoteker penanggung jawab atau kepala gudang mendapatkan informasi dan data obat yang bermasalah dari salesman atau DM/FSS
b. Apoteker penanggung jawab akan membuat laporan ke RDC dan prinsipal yang bersangkutan.
c. Melakukan survey kelapangan untuk memeriksa/mengecek untuk kemudian melakukan identifikasi terhadap keaslian dan kelayakan produk, meliputi:nama produk, Nomor Batch, Nomor ijin edar, expired date, kondisi fisik, dan segel
kemasan.
d. Jika obat tersebut dikategorikan sebagai obat palsu maka Apoteker penanggung jawab menghubungi instansi yang berwenang/BPOM setempat untuk
melakukan tindak lanjut (penarikan obat palsu).
e. Jika produk tersebut ditemukan di gudang distribusi (PBF), maka semua produk disimpan di tempat terpisah dari obat lain (ruang karantina) dan diberi penandaan “TIDAK UNTUK DI JUAL” untuk selanjutnya diserahkan ke
instansi yang berwenang.
3.3.9 Pemusnahan Obat
Pemusnahan dilakuan untuk mencegah beredarnya produk yang sudah tidak layak jual beredar dan jatuh ketangan yang tidak bertanggung jawab. Admin
terlaksananya pemusnahan yang disaksikan prinsipal yang bersangkutan, internal audit, petugas gudang Reverse, apoteker penanggung jawab dan saksi lainnya.
Pemusnahan yang dilakukan di cabang hanyalah produk consumer , sedangkan untuk obat (produk reguler,CCP dan psikotropik) di retur ke pusat dan dimusnahkan di pusat.Tata laksana pemusnahan antara lain:
a. Admin retur di cabang memproses dan menyiapkan LBR (Laporan Barang Rusak), shiplist dan barang (obat) yang akan dimusnahkan.
b. LBR, shiplist dan Barang (obat) dikirim ke pusat.
c. Spv. Reverse terima SJP (Surat Jawaban Prinsipal)/email/surat persetujuan pemusnahan dari prinsipal/SM.
d. Spv. Reverse membuat list produk yang akan dimusnahkan berdasarkan persetujuan tersebut dan menyerahkan ke petugas Reverse.
e. Petugas Reverse menyiapkan barang sesuai list produk. f. Barang yang telah disiapkan , diletakkan di dock penyiapan. g. Checker memeriksa kesesuaian antara fisik dengan dokumen.
h. Jika tidak sesuai, kembalikan ke petugas Reverse untuk disiapkan fisik yang sesuai.
i. Jika sudah sesuai, tanda tangani dokumen tersebut sebagai tanda barang dan dokumen telah sesuai dokumen diserahkan ke Spv. Reverse.
j. Spv. Reverse melaporkan ke Ass. Mgr. Reverse/ Mgr. Reverse, bahwa barang yang akan dimusnahkan telah siap.
k. Ass. Mgr. Reverse/ Mgr. Reverse melakukan koordinasi dengan internal audit / accounting / jasa pemusnahan untuk penentuan hari dan tanggal pemusnahan. l. Sebelum pelaksanaan pemusnahan, audit memeriksa kesesuaian dengan list
produk yang akan dimusnahkan
m. Fisik yang sudah diperiksa dan sesuai, dikemas dengan rapi, ditutup lakban dan diberi tanda khusus sudah diperiksa dan diparaf oleh internal audit dan checker .
n. Pada hari pelaksanaan pemusnahan, harus disaksikan internal audit/ accounting .
o. Pada saat pengiriman barang yang akan dimusnahkan menuju ke tempat pemusnahan, selama dalam perjalanan, harus dalam pengawasan dan kontrol
petugas Reverse/ internal audit/ accounting untuk memastikan keutuhan barang sampai ditempat tujuan sebelum dimusnahkan.
p. Sesampai di tempat pemusnahan, cek kesesuaian jumlah koli yang akan dimusnahkan.
q. Segera lakukan pemusnahan sesuai prosedur pemusnahan yang berlaku (Standar BPOM).
r. Lakukan dokumentasi pemusnahan.
s. Jika pemusnahan dilakukan oleh jasa pemusnahan, maka berita acara pemusnahan dibuat oleh pihak jasa pemusnahan.
t. Jika pemusnahan dilakukan oleh internal PT Enseval Putera Megatrading Tbk. maka berita acara pemusnahan dibuat oleh Adm. Reverse.
u. Berita acara pemusnahan ditanda tangani oleh pihak-pihak yang menyaksikan pemusnahan tersebut (petugas gudang Reverse, internal audit, jasa pemusnahan, accounting . Apt. PJ dan saksi lainnya).
v. Adm Reverse melakukan proses administrasi untuk hasil pemusnahan (PO Retur /Beban cabang/Beban direktorat).
w. Filling dokumen pemusnahan dan penyelesaian administrasinya.