BAB III TINJAUAN KHUSUS PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING
3.2 Tinjauan Umum PT. Enseval Putera Megatrading Cabang Bandung
3.2.2 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PT. Enseval Putera Megatrading Tbk. dapat dilihat pada Lampiran 1.
Wewenang dan Tanggung Jawab 1. ABM (
Area Bussines Manager
)Wewenang dan tanggung jawab dari ABM adalah sebagai berikut : a. Mengambil keputusan sepenuhnya
b. Mengambil kebijakan
c. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan d. Menjaga kerahasiaan perusahaan
e. Membina hubungan yang baik dengan karyawan 2. KSA (Kepala Seksi Akuntansi)
Wewenang dan tanggung jawab dari KSA adalah sebagai berikut : a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan
b. Mempertanggungjawabkan laporan akutansi dan keuangan c. Menjaga kerahasiaan perusahaan
d. Mengambil alih saat ABM tidak ada ditempat
e. Membina koordinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan f. Membagi dan mengatur tugas bawahan
KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional perusahaan yaitu terdiri dari:
a. KSSA (Kepala Sub Seksi Akutansi) b. Divisi Akutansi terbagi antara lain
Wewenang dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut: 1) Data proses
a) Bertugas me-releaseSales Order (SO) yang masuk dari ECC dan diproses sehingga sampai digudang
b) Mempelancar proses retur barang
c) Mempelancar atau memproses masuknya SO d) Bertanggungjawab kepada KSA dan ABM e) Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan 2) Staf Klaim/ GL
a) Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat b) Mengecek payment voucher
3) IT channel
a) Mengatur jaringan yang dipakai PT Enseval Putera Megatrading Tbk.
b) Memperbaiki segala kerusakan komputer yang dipakai c. Divisi Keuangan yang terbagi atas:
Wewenang dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut : 1) Fakturis
a) Menerima faktur dari tim ekspedisi yang telah dicek dengan surat jalan internal
b) Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak
c) Setelah distempel atau ditandatangani fakturis menyerahkan ke pool faktur untuk diproses selanjutnya
2) Pool Faktur
a) Menerima semua faktur
b) Menginput data tagihan jika outlet akan membayar
c) Data tagihan diserahkan kekolektor untuk tagihan dalam kota d) Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota
3) Kasir
a) Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro
c) Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driver dan loper
d) Mengecek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas e) Membuat rekonsilasi bank
f) Memasukkan atau mencek mutasi bank yang telah menyetor uang tunai dari Rektorat
g) Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar
h) Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah di approve oleh pimpinan cabang, direktorat sales, dan akutansi.
4) Kolektor
a) Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo b) Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 30-60 hari sesuai
dengan kesepakatan.
3. SSD (
Sales Support Directorat)
Wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : a. Menerima orderan dari salesman
b. Memproses dan mencetak orderan yang masuk c. Menginput orderan yang masuk secara manual
d. Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan orderan yang akan dipesan
e. Bertanggung jawab langsung ke ABM
f. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan 4. Apoteker
Wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : a. Menandatangani faktur pemesanan (SP).
b. Mengarsipkan faktur dan diurutkan berdasarkan tanggal. Memastikan semua faktur tersebut telah sesuai, khususnya untuk surat pemesanan psikotropika disimpan di tempat terpisah dari faktur lain untuk
d. Menyiapkan barang (produk psikotropik) sesuai faktur dan menerima barang untuk disimpan di lemari.
e. Mengetahui setiap kegiatan pemesanan dalam jumlah besar biasanya untuk obat dan alat kesehatan dan menandatangani faktur penjualan.
f. Mengetahui/menandatangani dokumen gudang (keluar/masuk barang). g. Mengecek produk antara fisik dengan kartu stok dan stok komputer. h. Mengecek suhu baik chiller, cool room, maupun ruangan lain.
i. Membuat laporan psikotropika setiap bulan.
j. Membuat laporan dinamika obat dilakukan setiap 3 bulan sekali (laporan triwulan).
k. Mengetahui/menandatangani berita acara pemusnahan. l. Mengecek dokumen pelanggan baru.
5. Kepala Gudang
Wewenang dan tanggungjawab adalah sebagai berikut : a. Bertanggungjawab kepada ABM
b. Bertanggungjawab atas persediaan barang digudang sesuai sistem dan prosedur yang berlaku
c. Menata kerapian barang digudang dan tataletaknya
d. Memeriksa kedaluarsa produk dan melakukan penyisihan barang yang expired date dekat, dan barang yang rusak
e. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari pencurian dan bahaya lainnya
f. Bertanggungjawab terhadap operasional gudang mulai dari barang masuk, barang keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang, dan penyusunan barang di gudang.
Dibawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang, yaitu:
a. Wakil kepala gudang
Wewenang dan tanggungjawab adalah sebagai berikut : 1) Bertanggungjawab atas operasional gudang
2) Mengambil alih tanggungjawab kepala gudang jika berada di tempat. b. Admin
Wewenang dan tanggungjawab adalah sebagai berikut : 1) Mengentri picklist untuk dijadikan faktur
2) Membuat laporan selisih kanvas 3) Membuat laporan barang rusak
4) Membuat tanda terima retur barang rusak
5) Menerima shiplist barang sekaligus merelokasi barang ke tempat penyimpanan barang (loker).
c. Picker
Wewenang dan tanggungjawab adalah sebagai berikut : 1) Mengambil barang yang diminta dalam Sales Order (SO) 2) Mengambil barang retur yang telah diambil ekspedisi 3) Menyiapkan barang sesuai permintaan
4) Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses selanjutnya untuk dibuatkan laporan barang rusak.
d. Checker
Wewenang dan tanggungjawab adalah sebagai berikut :
1) Mengecek barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak sesuai checker menginformasikan ke picker.
2) Mengecek barang yang akan dibawah time ekspedisi sesuai dengan faktur 3) Mengecek barang akan masuk kanvas
4) Menerima dan mengecek barang masuk dari pusat maupun cabang 5) Membuat surat jalan ke ekspedisi
6. Kepala Ekspedisi
Wewenang dan tanggungjawab adalah sebagai berikut :
1) Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara ontime
2) Memastikan semua masalah admin di dalam devisi ekspedisi
4) Bertanggungjawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan prosedur
5) Membuat dan mengatur rute pengiriman barang
6) Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera pada faktur
Dibawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasional time ekspedisi, yaitu:
1) Admin Ekspedisi
Wewenang dantanggungjawab adalah sebagai berikut: a) Membuat surat jalan ekspedisi
b) Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali c) Membuat laporan triwulan, OTD (On Time Delivery), insentif
2) Loper yaitu time kspedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor. Produk yang di antar dalam jumlah yang sedikit, biasanya produk ethical , untuk outlet dalamkota
3) Driver yaitu time kspedisi yang mengantarkan barang menggunakan mobil biasanya keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang banyak, biasanya barang produk ethical , consumer , dan CHB.
7. Pharmamed (Pharma dan Midi)
Wewenang dan tanggungjawab adalah melakukan penjualan produk obat ethical dan alat kesehatan ke outlet (Apotek, Rumah Sakit, Klinik dan PBF lain) seperti yang dilakukan oleh salesman.
a. DM ( Distric Manager )
Mengelola kegiatan sales di cabang yang menjadi tanggung jawabnya dengan mengembangkan outlet dan kegiatan distribusi serta pelayanan pelanggan agar target penjualan tercapai.
b. FSS ( Field Sales Supervisor )
Mengkoordinasi kegiatan salesman di area, tanggung jawabnya untuk mencapai target penjualan dengan memperhitungkan produktivitas kerja makasimal.
c. Salesman
Melakukan penjualan produk dan penagihan sesuai target yang telah ditentukan perusahaan.