Adapun kegunaan yang diharapkan penulis dari hasil penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
Penelitian ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem akuntansi penggajian yang telah didapatkan selama mengikuti perkuliahan mata kuliah sistem informasi akuntansi, dan juga sebagai perbandingan terhadap sistem akuntansi yang didapatkan di lapangan.
2. Bagi Politeknik Negeri Banjarmasin
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem akuntansi penggajian pada sebuah instansi pendidikan, sekaligus dapat dijadikan acuan penyempurnaan penerapan sistem akuntansi tersebut.
3. Bagi Pihak Lain
Penulis berharap hasil penelitian ini dapat menjadi referensi dan perbandingan dalam pembuatan penelitian sistem akuntansi penggajian pada perguruan tinggi maupun instansi pendidikan dan perusahaan lainnya pada masa yang akan datang.
6 A. Landasan Teori
1. Definisi Sistem Akuntansi
“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Mulyadi (2016:3)
“Sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan”. Mulyadi (2016:3) 2. Pengertian Sistem dan Prosedur
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Mulyadi (2016:4)
Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (menyortasi), memindah dan membandingkan. (Mulyadi, 2016:3-4)
“Sistem (system) adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan”. Marshall B. Romney (2015:3)
3. Definisi Sistem Akuntansi Penggajian
Sistem akuntansi penggajian adalah serangkaian proses kegiatan penggajian yang dibayarkan secara rutin kepada pegawai setiap bulan yang dikoordinasikan sedemikian rupa dengan menyediakan informasi berupa fungsi, organisasi, dokumen, catatan dan laporan tentang penggajian. Sistem akuntansi penggajian dalam perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. (Mulyadi, 2016:309)
4. Informasi yang Diperlukan Manajemen dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah:
a. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahan selama periode akuntansi tertentu.
b. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
c. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
d. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. (Mulyadi, 2016:310)
5. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkutan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. (Mulyadi, 2016:310)
b. Kartu Jam Hadir
Kartu Jam Hadir digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan berupa daftar hadir biasa atau kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. (Mulyadi, 2016:310). Kartu Jam Hadir dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini:
Gambar 1 Kartu Jam Hadir
Sumber : Mulyadi (2016:312) c. Daftar Gaji
Daftar Gaji berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. (Mulyadi, 2016:312). Daftar Gaji dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini:
Gambar 2 Daftar Gaji
d. Rekap Daftar Gaji
Rekap Daftar Gaji merupakan ringkasan gaji karyawan yang dibuat berdasarkan daftar gaji. (Mulyadi, 2016:313)
e. Surat Pernyatan Gaji
Surat Pernyataan Gaji dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. (Mulyadi, 2016:313). Surat Pernyataan Gaji dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini:
Gambar 3 Surat Pernyataan Gaji
f. Amplop Gaji
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam Amplop Gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. (Mulyadi, 2016:313)
g. Bukti Kas Keluar
Bukti Kas Keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. (Mulyadi, 2016:314). Bukti Kas Keluar dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini:
Gambar 4 B uk ti K as K el ua r
Sumber : Mulyadi (2016:66)
6. Catatan akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah: a. Jurnal Umum
Jurnal umum dalam pencatatan gaji digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam perusahaan. (Mulyadi, 2016:317)
b. Kartu Penghasilan Karyawan
Kartu Penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam catatan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Selain itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan yang ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gajinya sendiri, sehingga penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain. (Mulyadi, 2016:317)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi Kepegawaian bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. (Mulyadi, 2016:318)
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi Pencatat Waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan sesuai dengan sistem pengendalian internal yang baik yang mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji. (Mulyadi, 2016:318)
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi Pembuat Daftar Gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi Pembuat Daftar Gaji kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. (Mulyadi, 2016:319)
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam struktur organisasinya, fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian ditangani oleh Bagian Utang dan Bagian Jurnal. (Mulyadi, 2016:319)
Bagian Utang memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Sedangkan, Bagian Jurnal memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. (Mulyadi, 2016:319)
e. Fungsi Keuangan
Fungsi Keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. (Mulyadi, 2016:319)
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari :
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir yang bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Pembuat daftar gaji berfungsi untuk membuat daftar gaji karyawan. Data yang daipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu pernghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji.
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat dari tenaga kerja.
d. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Pembuatan bukti kas keluar dalam prosedur ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
e. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan. (Mulyadi, 2016:320)
9. Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian sebagai berikut:
a. Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian sebagai berikut:
1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
b. Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian sebagai berikut:
1) Setiap orang yang
namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
Prosedur pencatatan dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian sebagai berikut:
1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian sebagai berikut:
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. (Mulyadi, 2016:321)
10. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
Bagan alir sistem akuntansi penggajian disajikan pada Gambar 5 berikut ini:
Bagan 1
L a n j u t a n
Lanjutan