1. Sistem Akuntansi Penggajian Pegawai Negeri Sipil di Poliban a. Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam perguruan tinggi Poliban melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mengeluarkan surat keterangan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, jabatan fungsional, jabatan struktural, surat pernyataan melaksanakan tugas, jabatan dan surat daftar perubahan pegawai. Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PNS yang dilakukan secara otomatis oleh mesin absensi fingerprint. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar gaji dan rekapitulasi gaji induk PNS. Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam menginput beberapa dokumen ke dalam aplikasi Gaji Pegawai PNS (GPP), input data surat pernyataan pertanggungjawaban, daftar gaji dan rekapitulasi gaji induk yang disimpan dalam bentuk softcopy di flashdisk. Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi surat-surat yang terkait dengan daftar gaji, rekapitulasi gaji induk dan dokumen terkait lainnya. Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas
pengarsipan data sementara dan permanen dokumen-dokumen terkait penggajian PNS Poliban.
b. Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban adalah:
1) Daftar nama dan jumlah PNS.
2) Nomor Induk Pegawai (NIP) dan golongan PNS. 3) Jumlah gaji PNS yang menjadi beban Pemerintah.
4) Jumlah gaji PNS yang diterima oleh PNS di Poliban selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok PNS yang menjadi beban pemerintah selama periode tertentu.
c. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban yaitu:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian dilakukan oleh dua bagian, yaitu: a) Bagian kepegawaian mengeluarkan surat keterangan untuk
kenaikan gaji berkala dan jabatan struktural, serta surat pernyataan bagi PNS yang telah melaksanakan tugas dan jabatan.
b) Bagian Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) mengeluarkan surat daftar perubahan pegawai
bersamaan dengan bagian kepegawaian yang mengeluarkan dokumen lain sebagai lampiran yang akan diserahkan ke Kementerian dan diotorisasi oleh Direktur Poliban.
2) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PNS yang dilakukan secara otomatis oleh mesin absensi fingerprint. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi Pembuat Daftar Gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji beserta rekapitulasi gaji induk, surat setoran pajak dan surat setoran pengembalian belanja. Fungsi ini dilakukan Bagian PPABP.
4) Fungsi Penginputan Data
Fungsi Penginputan Data dilakukan oleh tiga bagian, yaitu:
a) Bagian PPABP melakukan penginputan data gaji PNS dari beberapa dokumen ke dalam aplikasi Gaji Pegawai PNS (GPP). Penginputan ini harus dilakukan oleh Bagian PPABP sebeum dokumen ditindaklanjuti ke tahap selanjutnya.
b) Bagian Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) melakukan penginputan data setelah dokumen diverifikasi oleh KPA
sebelum pencetakan surat pernyataan tanggung jawab mutlak. Penginputan ini harus dilakukan oleh Bagian KPA. c) Bagian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan
penginputan data daftar gaji PNS dan rekapitulasi gaji induk setelah dokumen diverifikasi oleh PPK dan disimpan dalam bentuk softcopy di flashdisk. Penginputan ini hanya dilalukan oleh Bagian PPK.
5) Fungsi Verifikasi Data
Fungsi Verifikasi Data dilakukan oleh lima bagian, yaitu: a) Bagian Kepegawaian melakukan verifikasi daftar hadir PNS setelah dokumen tersebut direkam oleh mesin absensi fingerprint.
b) Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan verifikasi data daftar gaji, rekapitulasi gaji induk, surat setoran pajak, surat setoran pengembalian belanja dan surat daftar perubahan pegawai.
c) Bagian KPA melakukan verifikasi dokumen lanjutan yang telah diverifikasi oleh bagian bendahara pengeluaran dan surat pernyataan tanggung jawab mutlak.
d) Bagian PPK melakukan verifikasi surat permintaan pembayaran, surat setoran pengembalian belanja dan surat daftar perubahan pegawai.
e) Bagian Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) melakukan verifikasi surat perintah membayar setelah dilakukan pengujian dokumen sebelumnya.
6) Fungsi Operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi Operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen diverifikasi dan dikembalikan.
7) Fungsi Pengarsipan Data
Fungsi Pengarsipan Data dilakukan oleh lima bagian, yaitu:
a) Bagian Kepegawaian melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir PNS.
b) Bagian PPABP menyelenggarakan pengarsipan permanen urut tanggal surat keputusan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, jabatan fungsional dan jabatan struktural, serta surat pernyataan melaksanakan tugas dan jabatan. c) Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan pengarsipan data
permanen urut tanggal surat perintah membayar, setoran pajak, setoran pengembalian belanja dan surat perintah pencairan dana setelah seluruh dokumen diverifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PNS di Poliban.
Bagian ini juga melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal rekapitulasi gaji induk dan daftar gaji pegawai. d) Bagian PPSPM melakukan pengarsipan permanen urut
tanggal surat permintaan pembayaran. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir PNS. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh bagian kepegawaian dengan menggunakan mesin absensi otomatis fingerprint pada lobi pintu masuk Gedung Akademik Poliban.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Pembuat daftar gaji berfungsi untuk membuat daftar gaji, rekapitulasi daftar gaji, surat setoran pajak, surat setoran pengembalian belanja dan surat daftar perubahan pegawai dengan menggunakan surat keterangan untuk kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, jabatan fungsional dan jabatan struktural, serta surat pernyataan bagi PNS yang telah melaksanakan tugas dan jabatan sebagai dasar dalam penginputan data di aplikasi GPP yang akan dihitung secara otomatis dalam penghitungan potongan PPh Pasal 21 masing-masing PNS.
3) Prosedur Verifikasi Data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa surat-surat keterangan dan pernyataan apakah sudah memenuhi syarat secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian PNS di Poliban. Bagian Kepegawaian melakukan verifikasi daftar hadir PNS dan diarsip permanen urut tanggal. Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan verifikasi rekapitulasi daftar gaji, daftar gaji PNS, surat setoran pajak, surat setoran pengembalian belanja dan surat daftar perubahan pegawai dan diserahkan ke Bagian KPA.
Apabila rekapitulasi daftar gaji, daftar gaji PNS, surat setoran pajak, surat setoran pengembalian belanja dan surat daftar perubahan pegawai sudah memenuhi persyaratan akan dibubuhi tanda tangan Kepala Bagian KPA yang melakukan verifikasi dan mencetak surat pernyataan tanggung jawab mutlak sebagai surat pengantar ke Bagian PPK dan diserahkan ke Bagian PPK. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka dikembalikan ke Bagian Bendahara Pengeluaran.
Bagian PPK melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari Bagian KPA apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan akan dibubuhi tanda tangan Kepala Bagian PPK, melakukan pencetakan surat permintaan pembayaran sebagai surat pengantar ke Bagian PPSPM, mengarsip surat pernyataan
tanggung jawab mutlak dan menyerahkan ke Bagian PPSPM. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke Bagian KPA untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari Bagian PPK apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan akan dibubuhi tanda tangan Kepala Bagian PPSPM, melakukan pencetakan surat perintah membayar, mengarsip surat permintaan pembayaran dan mengembalikan seluruh dokumen beserta lampiran ke Bagian Bendahara Pengeluaran. Sedangkan apabila dokumen belum memenuhi persyaratan, maka dokumen beserta lampiran dikembalikan ke Bagian PPK untuk diperiksa dan dilengkapi ulang sesuai dengan prosedur sebelum diserahkan ke Bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Prosedur Perintah Pengeluaran Dana
Prosedur Perintah Pengeluaran Dana merupakan pencetakan Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran (operator SPM) secara online dari KPPN setelah dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran.
5) Prosedur Pembayaran Gaji PNS
Prosedur Pembayaran Gaji dilakukan oleh Bendahara Umum Negara (BUN) setelah dokumen diserahkan dan diverifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PNS
Poliban. BUN secara langsung akan mencairkan dana ke akun Anjungan Tunai Mandiri (ATM) masing-masing PNS melalui Bank yang telah melakukan kerjasama dalam pembayaran gaji PNS setelah SP2D dikeluarkan oleh KPPN.
e. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian PNS pada Poliban adalah:
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dibuat oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat yang terkait dengan PNS, seperti Surat Keputusan Gaji Berkala (SKGB), Surat Keputusan Jabatan Struktural (SKJS), Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) dan Surat Pernyataan Melaksanakan Jabatan (SPMJ) yang diotorisasi oleh Direktur beserta Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SKKP) dan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SKJF) yang diberikan oleh Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) setelah diverifikasi terlebih dahulu. Tembusan ini kemudian dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji.
2) Daftar Hadir PNS (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil rekaman mesin absensi fingerprint. DHP diarsip permanen urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
3) Daftar Gaji Pegawai (DGP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak satu lembar sebagai lampiran dokumen bersamaan dengan dokumen lainnya yang akan diverifikasi oleh bagian yang berwenang. DGP berisi informasi penggajian PNS, seperti nama PNS, NIP, golongan, jabatan struktural dan fungsional, gaji pokok PNS, potongan PPh Pasal 21 dan beban-beban yang ditanggung oleh Pemerintah.
4) Rekapitulasi Gaji Induk (RGI)
Dokumen ini digunakan untuk membuat rekap gaji pokok PNS sebagai lampiran dokumen untuk diserahkan ke KPPN dalam bentuk softcopy di flashdisk. Setelah dibuat rekap dan diverifikasi oleh KPA, PPK, dan PPSPM, dokumen RGI akan dikembalikan dan diarsip permanen urut tanggal di Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Surat Setoran Pajak (SSP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak 4 lembar. SSP akan diverifikasi oleh Bagian KPA, PPK dan PPSMP sebelum diserahkan ke KPPN. Lembar pertama dan
kedua diarsipkan oleh KKPN setelah diverifikasi. SSP lembar ketiga dikembalikan dan diarsipkan permanen urut tanggal di Bagian Bendahara Pengeluaran. Lembar keempat sebagai lampiran diserahkan ke masing-masing PNS untuk dilaporkan ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) sebagai informasi potongan PPh Pasal 21 atas Wajib Pajak PNS Poliban secara pribadi. 6) Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian PPABP sebanyak tiga lembar. SSBP akan diverifikasi oleh Bagian KPA, PPK dan PPSMP sebelum diserahkan ke KPPN. SSPB lembar pertama diarsipkan oleh KKPN setelah diverifikasi. Lembar kedua dikembalikan dan diarsipkan permanen urut tanggal di Bagian Bendahara Pengeluaran. Lembar ketiga diserahkan ke Bendahara Penerimaan untuk kepentingan Bendahara Penerimaan dan diarsip permanen urut tanggal.
7) Surat Daftar Perubahan Pegawai (SDPP)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian PPABP sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi sebagai lampiran dokumen bersamaan dengan lampiran lainnya yang diserahkan dan diarsip oleh KPPN.
8) Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian KPA sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi dokumen di Bagian PPK.
Dokumen ini kemudian diarsipkan permanen urut tanggal di Bagian PPK.
9) Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian PPK sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSPM. Dokumen ini kemudian diarsipkan permanen urut tanggal di Bagian PPSPM. 10) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPSPM sebanyak dua lembar untuk keperluan verifikasi di Bagian PPSPM setelah dilakukannya pemeriksaan dokumen oleh bagian PPSPM dan diserahkan ke Bagian Bendahara Pengeluaran untuk diverifikasi oleh KPPN bersamaan dengan dokumen lampiran lainnya. SPM lembar pertama diarsip oleh KPPN setelah diverifikasi. Lembar kedua diarsip permanen urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
11) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara online dari KPPN sebanyak tiga lembar. SP2D lembar pertama diarsip permanen urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran bersama dokumen lainnya. Lembar kedua diserahkan dan diarsip permanen urut tanggal di Bagian PPABP. Lembar ketiga diserahkan kepada Operator
SAIBA (Sistem Aplikasi Instansi Berbasis Akrual) yang mengolah laporan keuangan Poliban.
f. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah yaitu jurnal pembantu gaji. Jurnal pembantu gaji dibuat oleh Bagian PPABP untuk mencatat jumlah gaji yang diterima oleh PNS. g. Bagan Alir Dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban.
Bagan 3
Keterangan :
PPABP : Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai KPA : Kuasa Pengguna Anggaran
PPK : Pejabat Pembuat Komitmen
PPSPM : Pejabat Penandatanganan Surat Perintah Membayar KPPN : Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara
Kemenristekdikti : Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi DHP : Daftar Hadir Pegawai
SKKP : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat SKJF : Surat Keputusan Jabatan Fungsional SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala SKJS : Surat Keputusan Jabatan Struktural SPMT : Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas SPMJ : Surat Pernyataan Melaksanakan Jabatan RGI : Rekapitulasi Gaji Induk
DGP : Daftar Gaji PNS SSP : Surat Setoran Pajak
SSPB : Surat Setoran Pengembalian Belanja SDPP : Surat Daftar Perubahan Pegawai
SPTJM : Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak SPP : Surat Permintaan Pembayaran
SPM : Surat Perintah Membayar SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
Sumber : Politeknik Negeri Banjarmasin (diolah oleh Penulis) h. Sistem Pengendalian Internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban sebagai berikut:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban sebagai berikut:
a) Fungsi pencatat waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian. Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Kepegawaian dan PPABP yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan dokumen yang berkaitan dengan PNS. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada Bagian Kepegawaian yang
bertanggung jawab dalam menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir PNS.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan fungsi penginputan data. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan daftar gaji PNS di Poliban selama periode tertentu beserta dengan rekapitulasinya. Sedangkan fungsi penginputan data hanya bertanggung jawab dalam melakukan penginputan data dari hardcopy ke komputer dalam bentuk softcopy.
2) Sistem Otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban sebagai berikut: a) Setiap perubahan gaji PNS memiliki SKKP dan SKJF yang
diotorisasi oleh Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi, serta SKGB, SKJS, SPMT dan SPMJ yang diotorisasi oleh Direktur Poliban.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) Daftar gaji diotorisasi oleh fungsi kepegawaian di Bagian PPABP.
d) Seluruh dokumen penggajian PNS Poliban beserta lampiran diserahkan dan diverifikasi oleh KPPN.
e) Sebagian dokumen penggajian PNS Poliban beserta lampiran yang sudah diverifikasi oleh KPPN dikembalikan dan diarsip oleh bagian-bagian terkait di Poliban.
3) Prosedur Pencatatan
Prosedur Pencatatan dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban sebagai berikut: a) Penginputan dokumen SKKGB, SKJS, SPMT, SPMJ,
SKKP dan SKJF ke dalam aplikasi GPP oleh fungsi penginputan data di Bagian Bendahara Pengeluaran.
b) Penginputan dokumen RGI, DGP dan SPTJM ke komputer untuk diserahkan ke KPPN dalam bentuk softcopy yang disimpan di dalam flashdisk.
4) Praktik yang Sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PNS di Poliban sebagai berikut: a) Absensi PNS dengan menggunakan mesin daftar hadir
fingerprint diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
b) Penghitungan pajak penghasilan direkonsiliasi dengan jumlah gaji yang diterima oleh PNS.
c) Jumlah gaji dicatat dalam jurnal pembantu gaji di Bagian PPABP.
d) Dokumen beserta lampiran-lampiran penggajian PNS di Poliban diserahkan ke KPPN dan sebagian dikembalikan
dan diarsipkan di Bagian Bendahara Pengeluaran setelah selesai diverifikasi oleh bagian yang berwenang.
2. Sistem Akuntansi Penggajian Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri di Poliban
a. Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) dalam perguruan tinggi melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi penginputan data, fungsi operator SPM, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kontak PPNPN. Fungsi pencatat waktu hadir bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PNS yang dilakukan secara otomatis oleh mesin absensi fingerprint. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar pembayaran penghasilan untuk PPNPN. Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam melakukan daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kontrak PPNPN. Fungai operator SPM bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM dan SP2D. Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar hadir PPNPN, SPP dan SPM. Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir PPNPN dan dokumen terkait penggajian PPNPN lainnya.
b. Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem akuntansi penggajian PPNPN di Poliban adalah:
1) Daftar nama dan jumlah PPNPN.
2) Jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir PPNPN di Poliban.
3) Jumlah gaji PPNPN yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai Poliban selama periode tertentu.
4) Jumlah gaji PPNPN yang diterima oleh PPNPN selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji PPNPN yang menjadi beban Poliban selama periode tertentu.
c. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian PPNPN di Poliban yaitu:
1) Fungsi Kepegawaian
Fungsi Kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kontrak yang diotorisasi oleh Direktur yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
2) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap kehadiran PPNPN yang
dilakukan secara otomatis oleh mesin absensi fingerprint. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi pembuat Daftar Gaji bertanggung jawab dalam membuat dan mencetak daftar pembayaran penghasilan PPNPN yang dilakukan oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Fungsi Penginputan Data
Fungsi Penginputan Data bertanggung jawab melakukan penginputan data daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kontrak PPNPN ke komputer yang dilakukan oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Fungsi Operator SPM
Fungsi Operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh KPPN setelah dokumen lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP dan SPM. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
6) Fungsi Verifikasi Data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan verifikasi daftar hadir PPNPN yang dilakukan oleh Bagian Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi data SPP dan SPM yang dilakukan oleh Bagian PPK dan PPSPM.
7) Fungsi Pengarsipan Data
Fungsi Pengarsipan Data bertanggung jawab melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kontrak PPNPN setelah dilakukan penginputan data serta pengarsipan data permanen urut tanggal SPP dan SPM setelah diserahkan, diverifikasi dan dikembalikan oleh KPPN ke Poliban di Bagian Bendahara Pengeluaran. Fungsi ini juga melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir PPNPN di Bagian Kepegawaian.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian PPNPN di Poliban yaitu:
1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir PPNPN. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh bagian kepegawaian dengan menggunakan mesin absensi otomatis fingerprint pada lobi pintu masuk Gedung Akademik Poliban. Daftar hadir PPNPN diarsip permanen urut tanggal diarsip permanen di Bagian Kepegawaian.
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Prosedur pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kontrak PPNPN sebagai dasar penginputan data dan pencetakan SPP dan SPM.
3) Prosedur Verifikasi Data
Verifikasi data merupakan pemeriksaaan data penggajian berupa surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian PPNPN di Poliban. Bagian PPK melakukan verifikasi SPP dan SPM apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan akan dibubuhi tanda tangan Kepala Bagian PPK dan menyerahkan ke Bagian PPSPM. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke Bagian KPA untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari Bagian PPK apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan akan dibubuhi tanda tangan Kepala Bagian PPSPM dan mengembalikan seluruh dokumen beserta lampiran ke Bagian Bendahara Pengeluaran. Sedangkan apabila dokumen belum memenuhi persyaratan, maka dokumen beserta lampiran dikembalikan ke Bagian PPK untuk diperiksa dan dilengkapi
ulang sesuai dengan prosedur sebelum diserahkan ke Bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Prosedur Perintah Pengeluaran Dana
Prosedur Perintah Pengeluaran Dana merupakan pencetakan Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran (operator SPM) secara online dari KPPN setelah dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran.
5) Prosedur Pembayaran Gaji PPNPN
Prosedur Pembayaran Gaji dilakukan oleh Bendahara Umum Negara (BUN) setelah dokumen diserahkan dan diverifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PNS