Inventarisasi BEM
Deskripsi - Pendataan setiap barang yang dimiliki oleh BEM sehingga dapat diketahui barang yang masih layak pakai ataupun tidak, kemudian dapat segera dipenuhi barang-barang yang diperlukan dan belum tersedia
- Barang-barang BEM dapat dipakai dan dipinjam oleh internal dan eksternal BEM melalui koordinasi dengan biro kesekretariatan
- Daftar biaya peminjaman inventarisasi BEM :
1. Proyektor besar dan kecil : Rp 30.000/jam atau Rp 150.000/hari
3. Genset : Rp 200.000/hari 4. Minisound : Rp 50.000/hari
- Pembayaran biaya peminjaman inventarisasi BEM hanya dikenakan kepada eksternal BEM
- Segala peminjaman bagi eksternal BEM harus ditulis dalam formulir peminjaman yang ditempel di papan khusus kestari dan dikonfirmasikan kepada PJ inventarisasi BEM
- Peminjaman inventarisasi BEM lebih diutamakan bagi internal BEM terlebih dahulu
- Peminjam wajib lapor ke PJ H-3 peminjaman, jika sangat urgent maksimal H-6 jam
- Keterlambatan pengembalian, denda Rp 20.000/hari - Denda diberikan saat pengembalian dan dicatat di buku
denda
- Data peminjaman dan pengembalian inventarisasi BEM diupload di gdrive kestari dan dimasukkan di calendar online
- Follow up pengembalian dilakukan oleh PJ inventarisasi BEM pada H-1 pengembalian dan hari pengembalian Tujuan - Mengetahui kondisi inventarisasi BEM
- Memfasilitasi barang-barang yang diperlukan untuk penunjang kegiatan
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015 dan eksternal BEM
Parameter Keberhasilan
- 100% barang yang ada di ruang BEM dapat terdata
- 80% barang yang dipinjam dikembalikan tepat pada waktunya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Cita
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK Hukum
Peminjaman Ruang BEM
Deskripsi - Mendata peminjaman ruang BEM (departemen/biro, jumlah orang, lama peminjaman)
- Data diupload di gdrive kestari dan dimasukkan ke calendar online
- Peminjam wajib lapor ke PJ H-3 sebelum peminjaman, jika sangat urgent maksimal H-6 jam
- Tetap menjaga kebersihan dan kerapihan ruang BEM Tujuan Menjaga keteraturan di dalam ruang BEM
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015 dan eksternal BEM
Parameter Keberhasilan
80% departemen atau biro yang meminjam ruang BEM melapor pada PJ
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Cita
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK
-4.6.2 SAVE - BEM
Pengarsipan Sponsorship dan Partnership
Deskripsi - Mendata sponsorship dan partnership - Data diupload di gdrive kestari
Tujuan Mempermudah dalam menghubungi sponsorship dan partnership saat diperlukan
Sasaran Kegiatan Biro keuangan, biro humas, dan kepanitiaan
Parameter Keberhasilan
500 data sponsorship dan partnership dapat terkumpul
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Cita
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK
- Pengarsipan Notulensi Rapat
Deskripsi - Pengumpulan notulensi rapat departemen, biro, PI BPH, dan rapat kepanitiaan dalam bentuk word sesuai format di gdrive kestari
- Setiap departemen, biro, kepanitiaan harus memberikan jadwal rapat rutin
- Setiap departemen, biro, kepanitiaan harus mengabarkan ke pj notulensi rapat bila ada rapat mendadak
- Notulensi diberikan 2x24 jam setelah diadakannya rapat ke email kestari
- Notulensi diupload di gdrive kestari oleh PJ notulensi rapat - Keterlambatan pengumpulan, denda Rp 5.000/hari
- Denda diberikan maks. H+3 pengumpulan dan dicatat di buku denda
Tujuan Bahan evaluasi, pemantauan, dan acuan kepengurusan selanjutnya
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
80% notulen rapat mengumpulkan hasil notulensi rapat tepat waktu
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan Tempat :
-Penanggung Jawab Yunizafira
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK Hukum
Pengarsipan LPJ
Deskripsi - Pengumpulan LPJ kegiatan 100 hari, paruh tahun, dan akhir tahun kepengurusan yang diberikan ke email kestari - Follow up dilakukan H-7, H-5, H-3, H-1 pengumpulan,
dan hari pengumpulan
- LPJ diupload di gdrive kestari oleh PJ pengarsipan LPJ - Keterlambatan pengumpulan, denda Rp 10.000/hari - Denda diberikan maks. H+3 pengumpulan dan dicatat di
buku denda
Tujuan Untuk evaluasi, pemantauan kegiatan serta acuan kepengurusan selanjutnya
Sasaran Kegiatan Sekretaris departemen dan biro
Parameter Keberhasilan
100% sekretaris departemen atau biro mengumpulkan LPJ tepat pada waktunya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : April, Juli, Desember Tempat :
-Penanggung Jawab Ida
Total Estimasi Anggaran
Rp 720.000,00
Aspek GBHK Hukum
Deskripsi Menyimpan database PI, BPH, staff BEM UI 2015 dan diupload di gdrive kestari
Tujuan Mempermudah dalam menghubungi PI, BPH, dan staff
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
100% database PI, BPH, dan staff dapat terkumpul tepat pada waktunya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Listya
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK
- Pengarsipan Data Alumni BEM UI
Deskripsi - Pengumpulan data alumni PI BPH BEM UI - Data diupload di gdrive kestari
Tujuan Mempermudah dalam menghubungi alumni jika diperlukan (misal untuk sponsorship dan partnership)
Sasaran Kegiatan Kepala biro kestari sebelumnya dan biro humas
Parameter Keberhasilan
80% data alumni PI BPH Senat Mahasiswa dan BEM UI dapat terkumpul
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Yunizafira
Total Estimasi Anggaran
-4.6.3 Kestari in Action
Deskripsi - Publikasi dan sosialisasi mengenai ketentuan pembuatan surat, LPJ, dan pelaksanaan SOP
- Sistem online untuk akses data dan arsip data bagi sekretaris departemen atau biro
- Menentukan jadwal yang cocok untuk semua sekretaris departemen dan biro : dilakukan dalam dua sesi agar mempermudah pelaksanaan dengan sekretaris departemen atau biro yang lengkap
- Follow up H-5, H-3, dan H-1 kepada sekretaris departemen atau biro
- Membuat ppt yang menarik dan jelas serta membagikan softcopy data administrasi pada sekretaris departemen dan biro
- Membuat alur SOP kestari yang akan ditempel di papan khusus kestari
Tujuan Mendukung operasional kerja BEM UI yang sistematis dan profesional dengan mengacu pada SOP yang telah dibuat
Sasaran Kegiatan Sekretaris departemen dan biro BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
100% sekretaris departemen atau biro dapat memahami dan melaksanakan administrasi sesuai SOP
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Maret
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Yunizafira
Total Estimasi Anggaran
Rp 300.000,00
Aspek GBHK
Deskripsi - Setiap departemen atau biro akan mendapatkan jadwal piket secara bergilir setiap minggunya
- Tugas piket dilakukan dengan memastikan ruang BEM tetap dalam keadaan rapih dan bersih serta menerima, mendata, dan menyimpan surat masuk
- Membuat jadwal piket, dimasukkan ke calendar online, dan buku absensi piket
- Mengingatkan departemen atau biro yang piket setiap H-1 - Setiap kepala departemen dan biro memberikan 3 nama
staff yang akan melaksanakan piket, H-1 kepada pj piket departemen dan biro
- Memberikan reward yang dimasukkan di love pocket kepada departemen dan biro yang datang dengan jumlah yang paling banyak, paling lama, dan paling rajin
- Memeriksa absensi piket staff, per staff yang tidak hadir denda Rp 5.000, jika tidak ada yang hadir denda Rp 20.000/hari
- Denda diberikan maks. H+3 piket dan dicatat di buku denda
- Departemen dan biro membawa makanan untuk satpam setiap satu bulan sekali saat piket
- Follow up lost and found setiap satu minggu jika dalam 3 hari tidak ada yang kejelasan maka menjadi hak milik BEM
- Follow up ATK setiap dua minggu
- Follow up gorden, karpet, trashbag, pewangi ruangan, mukena, keset, bantal setiap satu bulan
Tujuan - Menjaga kerapihan dan kebersihan ruang BEM agar senantiasa terasa nyaman
- Meningkatkan kesadaran bagi pengurus BEM untuk menjaga kebersihan dan kerapihan ruang BEM serta merasa memiliki ruang BEM layaknya rumah sendiri - Menumbuhkan partisipasi aktif, kerjasama dan rasa
kekeluargaan bagi pengurus BEM
- Mempermudah pengarsipan surat masuk dengan adanya anggota BEM yang berada di dalam ruang BEM
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
80% anggota departemen atau biro yang dijadwalkan untuk piket dapat hadir dan melaksanakan tugasnya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Dewi
Total Estimasi Anggaran
Rp 975.000,00
Aspek GBHK Hukum
4.6.5 Calendar Online
Deskripsi - Update segala kegiatan BEM melalui sistem sinkronisasi dari google calendar ke gadget PI BPH
- Reminder otomatis di gadget setiap H-1 kegiatan - Kegiatan berupa :
1. Program kerja 2. Peminjaman ruangan
3. Peminjaman inventarisasi BEM 4. Jadwal piket
5. Ulang tahun
- Update di grup keseluruhan BEM dan timeline di ruang BEM setiap hari
Tujuan Mempermudah setiap PI BPH untuk mengetahui segala kegiatan BEM melalui gadget masing-masing
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Keberhasilan BPH dapat mengetahuinya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Laras
Total Estimasi Anggaran
Rp 100.000,00
Aspek GBHK
-4.6.6 InOut Box
Pengarsipan Surat Keluar
Deskripsi - Mengecek kebenaran dari format surat dan memberikan nomor surat
1. Setiap departemen atau biro yang ingin mengirimkan surat keluar harus mengedit format surat yang ada di gdrive kestari
2. Mengirim ke email kestari dan konfirmasi ke PJ surat keluar
3. Setelah dicek oleh PJ surat keluar : jika lolos akan diberi nomor, jika tidak lolos diperbaiki dan diberikan kepada PJ surat keluar kembali
- Mengupdate penomoran surat keluar di gdrive kestari - Mengarsipkan surat keluar di gdrive kestari
- Membuat kotak untuk surat keluar yang diproses min. 3 hari sebelum pengajuan ke pihak luar
Tujuan - Menjaga keabsahan surat keluar atas nama BEM UI - Mempermudah departemen atau biro yang ingin membuat
surat keluar
Sasaran Kegiatan Sekretaris departemen dan biro
Parameter Keberhasilan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan Tempat :
-Penanggung Jawab Nur Reti
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK
- Pengarsipan Surat Masuk
Deskripsi - Pengumpulan surat masuk melalui email BEM UI setiap hari dan diupload di gdrive kestari
- Pengumpulan surat masuk secara manual dengan menggunakan buku, follow up pendataannya setiap satu minggu, dan disimpan di dalam map
Tujuan Menyimpan dan mendata surat masuk
Sasaran Kegiatan Eksternal BEM
Parameter Keberhasilan
100% surat masuk tersimpan dan terdata
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : sepanjang kepengurusan
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Listya
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK
-4.6.7 Serutan BEM (Seruan Tanggap BEM)
Deskripsi - Mengubah tata letak dan membersihkan barang-barang yang ada di ruang BEM dan gudang BEM
- Menentukan konsep, tema, dan pernak pernik untuk dekorasi ruang BEM
- Mencetak dan menempel foto departemen atau biro di loker
- Membuat love pocket dan follow up pengisiannya (rajin piket dan ulang tahun)
- Membuat organigram
- Memastikan barang-barang yang dititipkan di ruang BEM disimpan dengan teratur
- Follow up lama waktu penitipan barang
- Melaksanakan kerja bakti dua kali selama kepengurusan Tujuan Menghindari kebosanan tata letak dan suasana ruang BEM
sehingga menjadi lebih nyaman dan teratur
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
100% penataan ruang BEM dan gudang BEM terlaksana dan selesai tepat pada waktunya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Maret, September
- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Ida
Total Estimasi Anggaran
Rp 3.828.000,00
Aspek GBHK
-4.6.8 BEM’s Rules
Deskripsi Mengumpulkan SOP setiap departemen atau biro, dibuat katalog, dan diupload di gdrive kestari
Tujuan Untuk mendukung operasional kerja BEM UI yang
sistematis dan profesional dengan mengacu pada SOP yang telah dibuat
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
100% SOP departemen atau biro dapat terkumpul tepat pada waktunya
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Listya
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK Hukum
4.6.9 FUN Memories Book
Deskripsi - Mengumpulkan foto dokumentasi program kerja departemen dan biro
- Menyediakan kertas untuk kreasi departemen dan biro - Pernak-pernik untuk menghias dibawa oleh masing-masing
departemen dan biro
Tujuan Untuk mendokumentasikan program kerja departemen dan biro
Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
70% program kerja BEM didokumentasikan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Waktu : Sepanjang kepengurusan Tempat :
-Penanggung Jawab Ida
Total Estimasi Anggaran
Rp 175.000,00
-4.7 RKAT BIRO KEUANGAN