-Aspek GBHK Komunikasi Massa
4.5 RKAT BIRO PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 4.5.1 Open Recruitment
Deskripsi Mekanisme rekrutmen terbuka dalam menjaring calon staff BEM UI 2015.
Tujuan Memenuhi kebutuhan jumlah pengurus BEM UI 2015
Sasaran Kegiatan Civitas UI
Parameter Keberhasilan
Jumlah pendaftar minimal 500 orang
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
2-19 Februari 2015
Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa
Total Estimasi Anggaran
Rp 541.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.2 Welcoming Staff
Deskripsi Penyambutan staff yang bergabung di BEM UI
Tujuan - Saling mengenal antar pengurus BEM UI - Terinternalisasikan nilai-nilai
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Pekan pertama setelah oprec
Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa dan Ulfah Nisa’il Jannah
Total Estimasi Anggaran
Rp 657.500
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.3 Pleno
Deskripsi Forum yang berisikan laporan progress pelaksanaan program kerja seluruh biro/departemen
Tujuan - Saling mengenal antar pengurus BEM UI - Mengetahui progress biro/departemen lain - Terinternalisasikan nilai-nilai
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
Pleno: minimal 60% pengurus hadir
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
3x dalam masa kepengurusan (Maret-Juni-Oktober)
Penanggung Jawab Reyzando Nawara
Total Estimasi Anggaran
Rp 390.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.4 Buka Puasa Bersama
Deskripsi Memaknai bulan Ramadhan bersama seluruh pengurus BEM UI dengan berkumpul bersama dan melaksanakan buka puasa bersama
Tujuan - Saling mengenal antar pengurus BEM UI - Terinternalisasian nilai-nilai
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI 2015
Parameter Keberhasilan
Buka puasa bersama : minimal 60 % pengurus hadir
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Juni
Penanggung Jawab Rhendra Kusuma
Total Estimasi Anggaran
Rp 1.672.000
Aspek GBHK
-4.5.5 Musyawarah Kerja
Deskripsi Forum akbar pertama di awal kepengurusan untuk mensosialisasikan program kerja masing-masing biro/departemen
Tujuan - Menguatkan visi, misi, dan penginternalisasian nilai-nilai BEM UI
- Memberi pemahaman apa yang dibawa BEM UI secara keseluruhan
- Mensosialisasikan apa yang dibawa secara khusus oleh biro/departemen
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Musyawarah Kerja: minimal 85% pengurus hadir
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
27 Februari-1Maret 2015
Total Estimasi Anggaran
Rp 26.400.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.6 Konsolidasi Tengah Tahun
Deskripsi Kumpul akbar di tengah tahun kepengurusan
Tujuan - Momen penguatan visi, misi, dan penginternalisasian nilai-nilai BEM UI
- Refreshing bersama sambil memompa kembali semangat pengurus untuk sisa masa kepengurusan
- Momen refleksi dan evaluasi
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Minimal 65% pengurus hadir
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Juli/Agustus
Penanggung Jawab Reiza Yusuf
Total Estimasi Anggaran
Rp 26.400.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.7 Konsolidasi Akhir Tahun
Deskripsi Kumpul akbar seluruh pengurus BEM UI di akhir masa kepengurusan
Tujuan - Momen penguatan visi, misi, dan penginternalisasian nilai-nilai BEM UI
- Momen refleksi dan evaluasi
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
minimal 65% pengurus hadir
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Januari/Pekan pertama Februari 2016
Penanggung Jawab Puti Zahra Hanifah
Total Estimasi Anggaran
Rp 26.400.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.8 Fun Family
Deskripsi Kumpul informal berisi kegiatan ringan yang
menyenangkan. Acara ini dapat berupa futsal bersama, karoke, nonton film bersama, dan sebagainya. Dilakukan dalam 1 atau 2 hari (Fun Day/Fun Days)
Tujuan Saling mengenal, membina kekompakan, dan ajang mengembalikan semangat pengurus
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Minimal 40% pengurus mengikuti kegiatan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Tentatif. 6 kali dalam setahun kepengurusan
Penanggung Jawab Rhendra Kusuma
Total Estimasi Anggaran
Realistis: Rp 420.000
4.5.9 BEM UI Update
Deskripsi Kegiatan berupa chat interaktif di grup Line BEM dengan narasumber PI dan masing-masing biro/departemen, serta melibatkan pengurus lainnya yang ingin menanggapi. Kegiatan ini dijadikan sebagai media saling mengenal pengurus, mensosialisasikan upcoming event masing-masing biro/departemen (sesuai timeline) agar dapat diketahui oleh sesama pengurus BEM UI, membahas cerita-cerita ringan tiap biro/departemen atau hot issue di UI yang memiliki kaitan dengan BEM UI.
Tujuan - Pengurus BEM dapat mengenal biro/departemen lain lebih dekat
- Mengetahui dan memahami kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam bulan tersebut, dan jika melibatkan civitas UI, pengurus dapat mengajak dan mempunyai informasi yang cukup untuk menjawab pertanyaan civitas UI
- Mengoptimalkan penggunaan grup Line BEM dengan melakukan aktivitas chat di dalamnya dengan lebih terarah
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Minimal 50 orang merespon chat
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Tentatif
Penanggung Jawab Gita Armelia, Amirah Afifah Shahaz
Total Estimasi
Anggaran
4.5.10 Training
Deskripsi Memfasilitasi peningkatan pemahaman lingkungan kerja, skill, serta wawasan keluarga BEM UI 2015
PSDM bekerjasama dengan biro/departemen untuk mengadakan pelatihan sesuai kebutuhan masing-masing biro/departemen atau kebutuhan PI dan BPH
Tujuan - Membekali serta meningkatkan pemahaman lingkungan kerja serta skill yang dibutuhkan dalam biro/departemen - Memperluas wawasan pengurus BEM UI
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Ada peningkatan pemahaman melalui pre-post test
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Training: Maret
Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa
Total Estimasi Anggaran
Rp 292.000
Aspek GBHK Aspek Kaderisasi
4.5.11 Seminar
Deskripsi Memberikan inspirasi baru pada pengurus untuk memperluas wawasan yang membantu optimalisasi kinerja di BEM UI. Kegiatan dilakukan dengan menghadirkan narasumber-narasumber yang berpengalaman dalam bidangnya, juga memahami lingkungan organisasi BEM UI.
Tujuan - Membekali serta meningkatkan pemahaman lingkungan kerja serta skill yang dibutuhkan dalam biro/departemen
- Memperluas wawasan pengurus BEM UI
- Membantu memberikan asupan-asupan pengetahuan dan semangat pada pengurus BEM UI
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Ada peningkatan pemahaman melalui pre-post test
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Maret dan September
Penanggung Jawab Brahmandita
Total Estimasi Anggaran
Rp 2.044.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.12 Suplemen untuk BEM UI
Deskripsi Asupan pengetahuan diberikan melalui bahan bacaan yang bersifat umum dan khusus. Umum yaitu bahan bacaan yang membantu pengembangan diri pengurus secara umum (self-management, decision making, stress (self-management,dll) sedangkan bahan bacaan khusus berupa artikel-artikel terhangat yang berkaitan dengan biro/departemen masing-masing. Bahan bacaan khusus ini diharapkan dapat membuat pengurus peka terhadap perkembangan isu bidang masing-masing sekaligus memperluas wawasan bidang yang digeluti.
Tujuan - Memperluas wawasan pengurus BEM UI
- Membantu memberikan asupan-asupan pengetahuan dan semangat pada pengurus BEM UI
Keberhasilan departemen minimal 12 kali selama kepengurusan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
1-2 kali dalam sebulan
Penanggung Jawab Ulfah Nisa’il Jannah
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.13 Kurikulum Kaderisasi
Deskripsi Tiap kepala biro/departemen wajib menyusun kurikulum yang diperlukan dalam menumbuhkan bibit-bibit penerus biro/departemen. Perkembangan pemenuhan kurikulum kaderisasi akan dipantau oleh divisi pengembangan Biro PSDM
Tujuan Menumbuhkan bibit-bibit penerus BEM UI
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
Adanya minimal 10 orang pengurus BEM UI 2015 yang lanjut ke BEM UI 2016
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Sepanjang kepengurusan
Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa
Total Estimasi Anggaran
-Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.14 Best Wanna Be (BWB)
kegiatan berisi pencerdasan dan pembekalan pengetahuan dan keterampilan untuk memasuki dunia organisasi
mahasiswa. Secara khusus, kegiatan ini diadakan agar bibit-bibit penerus BEM UI dapat merasakan atmosfer kerja BEM UI.
Tujuan Menumbuhkan bibit-bibit penerus BEM UI
Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
75 peserta BWB bertahan hingga akhir acara
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Oktober-Desember 2015
Penanggung Jawab Reza Pramandhika Fadhil
Total Estimasi Anggaran
Rp 10.000.000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.5.15 Monitoring and Evaluation System
Deskripsi Melakukan pengawasan, evaluasi, serta apresiasi kinerja pengurus BEM UI 2015 melalui hal-hal berikut
1. Performance Appraisal
Pengurus mengisi borang-borang penilaian kinerja individu maupun biro/departemen.
2. Performance Update
Berupa database tiap pengurus dan catatan kesesuaian kinerjanya dengan ketentuan SOP SDM, seperti jumlah kehadiran, nilai appraisal, dll. Pemantauan dilakukan oleh team mate. Dari hasil pemantauan ini akan didapat siapa saja serta hal apa saja yang perlu dilakukan sebagai langkah pencegahan dan penanggulangan suatu permasalahan demi
3. Time Capsule
Selain PSDM yang memantau perkembangan pengurus, tiap individu pengurus juga diberikan kesempatan untuk
memantau perkembangan dirinya masing-masing. Pengurus akan diberikan lembar progress pencapaian diri yang dapat diisi oleh masing-masing individu selama kepengurusan BEM. Lembar progress ini diisi tiga kali yaitu di awal, tengah, dan akhir kepengurusan. Adanya lembar progress diri ini diharapkan pengurus dapat terpacu untuk terus meningkatkan peforma serta memiliki pemaknaan yang mendalam di setiap proses pembelajaran di masa
kepengurusan BEM. Lembar progress ini akan disimpan oleh masing-masing team mate, dan di akhir kepengurusan nantinya lembar progress ini akan dikembalikan pada tiap pengurus sebagai jejak perjalanan dan pertumbuhan tiap individu selama di BEM UI.
4. Core Value Assessment
Assessment yang dilakukan secara khusus menilai
perkembangan internalisasi nilai-nilai BEM UI 2015 pada pengurus. Assessment nilai-nilai dilakukan tiga kali dalam masa kepengurusan. Pertama saat wawancara di rekrutmen staff untuk pemetaan dimana posisi pengurus dari nilai-nilai yang diharapkan lalu ditentukan intervensi seperti apa yang akan dilakukan , ke dua saat tengah tahun untuk evaluasi internalisasi nilai-nilai di paruh pertama sehingga dapat diketahui apa langkah yang akan dilakukan untuk
meningkatkan penginternalisasian nilai-nilai di paruh ke dua. Ke tiga dilakukan di akhir kepengurusan untuk melihat hasil intervensi di paruh ke dua, sekaligus menjadi akhir penilaian akan tercapai atau tidaknya penginternalisasian nilai-nilai pada pengurus.
5. Rapor
feedback tertulis bagi para pengurus. Tahun ini akan disertai dengan disediakannya waktu selama seminggu setelah pembagian rapot untuk memberikan kesempatan bagi pengurus mengkonsultasikan hasil rapornya atau secara langsung memberikan feedback pada PSDM mengenai appraisal dan rapor yang mereka dapatkan
6. Award
Parameter apresiasi berupa: 1. kehadiran rapat 75%,
2. kinerja dalam biro/departemen terkait dan 3. 20% prestasi yang didapat oleh pengurus.
Penilaian kinerja akan dilakukan melalui borang berupa pertanyaan seputar kinerja pengurus. Award kinerja berupa Best Staff per departemen, dan Best BPH. Jika
memungkinkan, akan diadakan juga Best Staff BEM UI, yaitu staff terbaik dari yang terbaik di setiap
biro/departemen.
Award yang bersifat menyenangkan/hiburan juga dapat diberikan pada pengurus. Award ini dapat diberikan saat pelaksanaan pleno dan acara-acara gathering BEM UI.
Tujuan 1. Melakukan pengawasan dan penilaian kinerja pengurus
2. Memotivasi peningkatan kinerja melalui apresiasi Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI
Parameter Keberhasilan
- 100% pengurus mengisi appraisal
- Performance Update terlaksana setiap bulan
- Time Capsule: 90% pengurus secara konsisten 3x dalam kepengurusan mengisi progress perkembangan dirinya di BEM UI
kenaikan
- Rapor sampai di tangan semua pengurus
- Terlaksananya apresiasi kinerja pengurus 4x dalam masa kepengurusan (Saat Pleno, KTT, dan KAT)
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Performance Appraisal: Juni – Desember/Januari - Performance Update: setiap akhir bulan
- Time Capsule: Wellcoming staff- KTT-KAT
- Core Value Assessment: Rekrutmen-Tengah Tahun-Akhir Tahun
- Rapor : Juni- Desember/Januari - Award: Pleno, KTT, KAT
Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa,Ulfah Nisa’il Jannah, Permata Aisyah
Total Estimasi Anggaran
Rp 680 .000
Aspek GBHK Kaderisasi
4.6 RKAT BIRO KESEKRETARIATAN