KETETAPAN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA NOMOR 14/TAP/DPM UI/IV/2015

(1)

KETETAPAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

NOMOR 14/TAP/DPM UI/IV/2015

TENTANG

PENGESAHAN RANCANGAN KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

TAHUN 2015

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

Menimbang: a. bahwa Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia

sebagai lembaga eksekutif memiliki fungsi sebagai

pelaksana kegiatan mahasiswa pada tingkat universitas

yang dituangkan dalam bentuk program kerja;

b. bahwa Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia

berkewajiban meminta pengesahan program kerja kepada

Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia;

c. bahwa Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas

Indonesia memiliki wewenang untuk mengesahkan

rancangan kerja dan anggaran tahunan Badan Eksekutif

Mahasiswa Universitas Indonesia;

d. bahwa Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia

telah menyerahkan rancangan kerja dan anggaran

(2)

tahunan

kepada

Dewan

Perwakilan

Mahasiswa

Universitas Indonesia untuk disahkan;

e. bahwa

berdasarkan

pertimbangan

sebagaimana

dimaksud dalam huruf a, b, c, dan d, maka Dewan

Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia perlu

membuat ketetapan mengenai pengesahan rancangan

kerja dan anggaran tahunan Badan Eksekutif Mahasiswa

Universitas Indonesia Tahun 2015;

Mengingat:

Pasal 7 Undang-Undang Dasar Ikatan Keluarga Mahasiswa

Universitas Indonesia;

Memperhatikan: Sidang

Anggota

Dewan

Perwakilan

Mahasiswa

Universitas Indonesia pada tanggal 16 Maret 2015

mengenai pembahasan rancangan kerja dan anggaran

tahunan Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas

Indonesia Tahun 2015;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan: KETETAPAN

DEWAN

PERWAKILAN

MAHASISWA

UNIVERSITAS

INDONESIA

TENTANG

PENGESAHAN

RANCANGAN KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN BADAN

EKSEKUTIF

MAHASISWA

UNIVERSITAS

INDONESIA

TAHUN 2015

(3)

Pasal 1

Setelah melalui proses pemeriksaan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia, dengan ketetapan ini Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia mengesahkan Rancangan Kerja dan Anggaran

Tahunan Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia Tahun 2015

sebagaimana terlampir.

Pasal 2

Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Depok

Pada Tanggal : 6 April 2015

Pukul

: 20.03 WIB

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA

Presidium II

ttd

(Rajiv Muhammad)

Presidium I

ttd

(Raditya Pranadi)

Presidium III

ttd

(Hendriq Fauzan K.)

(4)

LAMPIRAN I KETETAPAN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

NOMOR : 14/TAP/DPM UI/IV/2015

TANGGAL : 6 April 2015

RANCANGAN KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS INDONESIA

TAHUN 2015

(5)

RANCANGAN KERJA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA

TAHUN

2015

(6)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI... ix

VISI...1

MISI...2

NILAI...4

RANCANGAN KERJA AWAL TAHUN BIRO DAN DEPARTEMEN...5

4.1 RKAT BIRO AUDIT INTERNAL...5

4.2 RKAT BIRO PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN...10

4.3 RKAT BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT...19

4.4 RKAT BIRO MULTIMEDIA...23

4.5 RKAT BIRO PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA...277

4.6 RKAT BIRO KESEKRETARIATAN...39

4.7 RKAT BIRO KEUANGAN...52

4.8 RKAT DEPARTEMEN AKSI DAN PROPAGANDA...613

4.9 RKAT DEPARTEMEN KAJIAN STRATEGIS...66

4.10 RKAT DEPARTEMEN ADVOKASI DAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA...7374

4.11 RKAT DEPARTEMEN SOSIAL MASYARAKAT...8081

4.12 RKAT DEPARTEMEN SENI BUDAYA...93

4.13 RKAT DEPARTEMEN OLAHRAGA...99

4.14 RKAT DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEILMUAN...105

4.15 RKAT DEPARTEMEN LINGKUNGAN HIDUP...11414

KEY PERFORMANCE INDICATORS...122

(7)

VISI

“Terwujudnya BEM UI 2015 sebagai wadah partisipasi untuk menghadirkan solusi bagi UI dan Indonesia”

Wadah partisipasi :

Berbicara tentang wadah partisipasi, tentunya kita tidak boleh melupakan internal organisasi sendiri sehingga hal ini harus dimulai dari internal organisasi BEM UI itu sendiri. Maka, internal organnisasi harus kuat terlebih dahulu hingga setiap pengurus didalamnya dapat menjadi agen-agen yang siap berpartisipasi dan menyebarkan partisipasi itu ke seluruh mahasiswa UI. Sehingga mahasiswa UI dapat berpartisipasi dalam bentuk apapun baik secara langsung maupun tidak langsung yang mahasiswa UI lakukan dalam suatu aktifitas yang dapat menghadirkan solusi sekecil apapun itu.

Menghadirkan solusi :

UI dan Indonesia memiliki masalah, BEM UI pun hadir untuk membuka keran-keran yang kemudian dapat mengeluarkan solusi-solusi yang dapat menyelesaikan masalah tersebut.

(8)

MISI

1. Membangun internal organisasi yang solid, profesional dan menyenangkan Kami ingin membangun internal organisasi, yaitu BEM UI 2015 yang solid, profesional, dan menyenangkan. Ketiga poin ini akan menjadi ruh gerak bagi setiap kami dalam menjalankan amanah yang kami emban di BEM UI 2015 dalam berpartisipasi menghadirkan solusi untuk UI dan Indonesia.

- Solid : setiap fungsionaris BEM UI baik PI, BPH, maupun staff saling mengenal satu sama lain, adanya keterikatan antar-departemen maupun biro untuk saling mengetahui kondisi satu sama lain, dan terbangunnya kultur partisipatif seluruh fungsionaris dalam berbagai kegiatan BEM UI.

- Profesional : menjunjung semangat profesionalisme dengan melaksanakan tiga budaya organisasi (respect to time, respect to people, respect to system) dan menjalankan tugas dengan baik sesuai dengan job description dan pembagian tugas yang jelas.

- Menyenangkan : menjadi rumah pembelajaran yang tidak hanya menuntut targetan kerja, tetapi mengiringi setiap proses kerja-kerja nyata yang kita lakukan dalam suasana yang senang dan nyaman.

2. Mewujudkan pelayanan kemahasiswaan yang aktif, responsif, dan solutif

Kami menyadari bahwa salah satu tugas utama dari BEM UI adalah memberikan pelayanan advokatif terhadap mahasiswa itu sendiri. Di BEM UI 2015, kami akan menyediakan sebuah sistem pelayanan kemahasiswaan yang aktif, responsif, dan solutif.

- Aktif : pelayanan kemahasiswaan yang aktif berarti inisiatif yang hadir dari BEM guna mencari permasalahan-permasalahan mahasiswa yang dapat diselesaikan.

- Responsif : tanggap dalam mengelola berbagai masukan yang diterima,

- Solutif : mampu menyelesaikan masalah utama mahasiswa UI secara keseluruhan serta masalah-masalah lingkungan sekitar

3. Membangun pola gerakan mahasiswa yang strategis dengan mengoptimalkan partisipasi mahasiswa

(9)

Kami memimpikan sebuah gerakan mahasiswa yang lahir dari UI yang mampu mengundang seluas mungkin partisipasi mahasiswa untuk turut peduli dan bergerak untuk Indonesia. Kami memimpikan sebuah gerakan mahasiswa yang mampu membaca secara cermat permasalahan-permasalahan bangsa dan yang mampu menuntaskannya secara akurat. Melalui BEM UI 2015, kami ingin mewujudkan sebuah gerakan mahasiswa yang mampu menghadirkan solusi atas permasalahan-permasalahan bangsa dengan seluas-luas partisipasi mahasiswa Universitas Indonesia.

4. Membangun iklim yang kondusif untuk pengembangan minat dan bakat mahasiswa UI

Kami ingin menjadi jembatan bagi mahasiswa untuk menyalurkan minat dan bakat mereka dalam bidang seni budaya, olahraga, dan keilmuan. Kami ingin BEM UI 2015 lebih aktif dalam menjembatani dan mengkoordinir hal-hal yang berkaitan dengan dunia kemahasiswaan. Kami juga akan menjadi BEM UI yang responsif dalam melayani kebutuhan mahasiswa maupun pihak terkait. Kami akan menjadi BEM UI yang dapat memberikan solusi dari permasalahan-permasalah yang muncul di dalam pelayanan kemahasiswaan.

5. Membangun komunikasi yang efektif dengan elemen internal dan eksternal kampus

BEM UI adalah lembaga mahasiswa yang bergerak tidak hanya dalam lingkup internal kampus, namun juga lingkup eksternal kampus seperti komunitas, organ taktis, dan media massa. BEM UI akan menjadi kuat dan besar apabila dapat merangkul banyak pihak untuk bekerja sama dalam menyelesaikan berbagai persoalan kampus. Membangun komunikasi pun menjadi salah satu cara BEM UI untuk melibatkan setiap elemen dalam berpartisipasi.

(10)

NILAI

Sebelum kita memulai, kamu harus tahu bahwa ini semua tentang…

Inisiatif

 Partisipatif  Konkret

“Kunci perubahan Indonesia ada pada manusianya. Setiap orang punya peranan penting, oleh sebab itu kita semua harus terlibat dan bekerja sama

.

– Anies Baswedan, Mendikbud RI

Kami percaya bahwa kita punya niatan yang sama bila berbicara tentang UI dan Indonesia. Kita ingin melihat UI dan Indonesia yang lebih baik di masa depan. Saat ini, memang UI dan Indonesia masih dipenuhi kekurangan dan ketidaksempurnaan dalam beberapa sisi. Kami berkeyakinan bahwa perubahan ke arah yang lebih baik harus dimulai dari diri kita sendiri. Bergerak secara inisiatif. Ya INISIATIF. Inisiatif yang kami maksud adalah ketika aku, kamu dan kita memantik semangat dalam diri untuk menjadi jawaban atas permasalahan-permasalahan di sekitar kita.

Oke, inisiatif ini jangan sampai berhenti di diri kita sendiri. Semangat perubahan itu harus terus membesar agar semakin besar pula solusi yang bisa dihasilkan bersama. Nah PARTISIPATIF. Kami ingin sebanyak-banyaknya orang yang terlibat dalam gerakan yang kami bawa. Sedikit demi sedikit lama-lama menjadi bukit.

Tapi semua impian yang kita miliki tak akan terwujud jikalau tidak diiringi tindakan-tindakan nyata dari kita. Oke KONKRET. Tindakan kita dalam menghadirkan solusi harus dirasakan oleh UI dan Indonesia. Ya, inilah waktuku, waktumu dan waktu kita untuk beraksi-berpartisipasi dalam menghasilkan solusi bagi UI dan Indonesia.

(11)

RANCANGAN KERJA AWAL TAHUN BIRO DAN

DEPARTEMEN

4.1 RKAT BIRO AUDIT INTERNAL 4.1.1 Perumusan Dummy

Deskripsi Perumusan dummy meliputi Preproposal, Laporan Risk Assessment, Laporan Hearing, Laporan Turun lapangan, Interim Report, LPJ Kepanitiaan, LPJ Audit.

Design dummy akan bekerja sama dengan pihak KKI.

Tujuan Standarisasi dan sistemisasi dokumentasi, sehingga dokumentasi dapat dibuat dengan lebih rapi, dan dapat dibandingkan antara satu sama lain.

Sasaran Kegiatan Internal Biro Audit Internal, Kepanitiaan BEM UI 2015 Parameter

Keberhasilan

90 % Pre-proposal kepanitiaan dibuat dengan mengikuti standar yang ada.

100% Laporan mengikuti format yang telah ditentukan. Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

Maksimal standar telah selesai dirumuskan pada pekan pertama masa kerja.

Penanggung Jawab Kepala Biro Audit Internal Total Estimasi

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.2 Risk Assessment

Deskripsi Biro Audit Internal akan melakukan penilaian serta pertimbangan langkah mitigasi yang diperlukan atas risiko dari aktivitas operasi dan keuangan yang dijalankan oleh kepanitiaan yang berada di bawah naungan BEM UI 2015. Tujuan Memahami risiko inheren yang menaungi pelaksanaan

kepanitiaan dengan harapan risiko dapat dimitigasi dan tidak mengganggu pencapaian tujuan dari kepanitiaan.

(12)

Parameter Keberhasilan

100% kepanitiaan eksternal telah melalui proses risk assessment.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Maksimal satu bulan sebelum FPT dilaksanakan.

Penanggung Jawab Staf Ahli Biro Audit Internal Total Estimasi

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.3 Pelatihan Internal

Deskripsi Pelatihan akan dilakukan kepada anggota Biro Audit Internal Tujuan Memberikan pembekalan teknis maupun non-teknis

sehingga dapat melakukan penilaian dan pengawasan dengan efektif dan efisien.

Sasaran Kegiatan Seluruh fungsionaris Biro Audit Internal Parameter

Keberhasilan

90% anggota tim audit internal mengikuti pelatihan

Pelatihan dilaksanakan satu kali pada pekan kedua masa kerja dengan materi pengendalian internal.

Penanggung Jawab Kepala Biro dan Deputi Audit Internal Total Estimasi

Anggaran

Rp 270.000

Aspek GBHK

-4.1.4 Pelatihan Eksternal

Deskripsi Pelatihan juga akan dilakukan kepada anggota yang ada di luar keanggotaan Biro Audit Internal. Pelatihan akan diadakan sebanyak dua kali, yaitu pelatihan kebendaharaan yang akan bekerjasama dengan Controller, serta pelatihan pengendalian internal.

Tujuan Memberikan pembekalan sehingga pencapaian tujuan dapat diraih dengan langkah yang efektif dan efisien.

(13)

90% peserta pelatihan yang ditargetkan mengikuti pelatihan.

Dua pekan setelah panitia tetap telah terpilih untuk pelatihan kebendaharaan dan pengendalian internal.

Anggaran

Rp 540.000

Aspek GBHK

-4.1.5 Audit Biro dan Departemen

Deskripsi Pengawasan dan pendampingan langsung oleh Biro Audit Internal kepada Biro dan Departemen lain.

Tujuan Memberikan keyakinan memadai sekaligus mendampingi Biro dan Departemen dalam pencapaian tujuan dan penjagaan performa serta kesesuaian pelaporan keuangan. Sasaran Kegiatan Internal Biro Audit Internal,

Biro dan Departemen BEM UI 2015 Parameter

Keberhasilan

-Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Sepanjang masa kerja.

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.6 Briefing Fit and Proper Test (FPT)

Deskripsi Pembekalan prosedur atas Fit and Proper Test (FPT) kepada peserta FPT.

Tujuan FPT dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada dan meminimalisir gangguan yang disebabkan adanya miskomunikasi.

(14)

100% peserta FPT telah mendapat briefing sebelumnya.

Sesuai masa Open Tender masing-masing kepanitiaan.

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.7 Pelaksanaan FPT

Deskripsi Uji kelayakan dari calon panitia yang mengajukan diri

Tujuan Memilih panitia yang paling layak serta sarana pemberian rekomendasi perbaikan sehingga tujuan kepanitiaan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

Sasaran Kegiatan Internal Biro Audit Internal, Kepanitiaan BEM UI 2015 Parameter

Keberhasilan

100% FPT terlaksana.

Menyesuaikan masa Open Tender dan pelaksanaan kegiatan terkait.

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.8 Hearing

Deskripsi Hearing merupakan penyampaian progress dari kepanitiaan

yang bersangkutan. Hearing dilakukan sebagai bentuk dari penilaian dan pengawasan berkala.

Tujuan Membandingkan pelaksanaan kepanitiaan dan kesesuaiannya dengan perencanaan awal, serta sarana pemberian rekomendasi perbaikan sehingga tujuan kepanitiaan tetap dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

(15)

90% kepanitiaan telah melaksanakan hearing sejumlah yang telah disepakati ketika FPT

80% rekomendasi perbaikan yang diberikan kepada panitia dan disetujui oleh panitia berhasil diimplementasikan

Sesuai dengan kesepakatan ketika FPT

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.9 Turun Lapangan

Deskripsi Turun lapangan adalah bentuk pengawasan langsung dari Biro Audit Internal terhadap kepanitiaan eksternal di bawah BEM UI.

Tujuan Memantau secara langsung pelaksanaan kegiatan. Memiliki assessment yang memadai atas keberlangsungan kegiatan. Sasaran Kegiatan Internal Biro Audit Internal, Kepanitiaan BEM UI 2015 Parameter

Keberhasilan

Turun lapangan dilakukan ke 100% kepanitiaan eksternal yang berada di bawah BEM UI.

Secara berkala dengan menyesuaikan masa pelaksanaan kegiatan.

Anggaran

-Aspek GBHK

-4.1.10 LPJ Kepanitiaan dan Audit

Deskripsi Penilaian atas LPJ kepanitiaan serta penerbitan LPJ Audit atas Kepanitiaan.

Tujuan Menilai dan memperkuat pertanggungjawaban atas pelaksanaan kepanitiaan.

(16)

90% LPJ Kepanitiaan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, baik secara teknis pembuatan serta waktu pengumpulan

LPJ Kepanitiaan maksimal 1 bulan setelah hari kegiatan resmi terlaksana.

LPJ Audit maksimal 1 bulan setelah diterimanya LPJ Kepanitiaan.*

Anggaran

Rp 200.000

Aspek GBHK

-4.1.11 Sistem Keuangan BEM UI

Deskripsi Sistem pencatatan dan pelaporan keuangan yang digunakan oleh BEM UI beserta kepanitiaan yang berada di bawahnya. Tujuan Bentuk pertanggungjawaban finansial atas pelaksanaan

kegiatan.

Sasaran Kegiatan Biro dan Departemen BEM UI 2015 Kepanitiaan BEM UI 2015

Pencatatan dan pelaporan keuangan telah mengikuti sistem keuangan yang ditetapkan.

Sepanjang periode masa kerja.

Penanggung Jawab Kepala Biro Audit Internal Total Estimasi

Anggaran

-Aspek GBHK Ekonomi

4.2 RKAT BIRO PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN 4.2.1 Pembuatan Alat Ukur

Deskripsi Membuat alat ukur untuk Fit and Propper Test dan mengolah data hasil Fit and propper Test.

(17)

Litbang berkonsultasi dengan Biro-Departemen yang bersangkutan untuk menentukan Indikator penilaian yang akan digunakan dalam Fit and Propper test.

Setelah Alat Ukur dibuat. Litbang akan melakukan briefing terhadap para Panelis sebelum Fit and propper Test

dilaksanakan terkait cara penggunaan alat ukur.

Tujuan Membuat alat ukur untuk Fit and Propper Test dan mengolah data hasil Fit and propper Testterhadap proker-proker BEM UI 2015. Untuk meminimalisir subjektifitas. Dan hasil olahan datanya digunakan untuk pertanggungjawaban kepada publik.

Sasaran Kegiatan Proker BEM UI 2015 yang melalui tahap Fit and propper

Test.

80% Panelismenyatakan puas terhadap alat ukur yang dibuat.

Waktu Pelaksanaan Sepanjang tahun, sesuai kebutuhan BEM UI 2015. Penanggung Jawab Staff 1

Total Anggaran Rp.

0,-Aspek GBHK Pendidikan dan Penelitian

4.2.2 Need Assessment

Deskripsi Need Assessment merupakan cara bagi BEM UI untuk mencari tahu kebutuhan publik terkait kegiatan-kegiatan yang ada di UI.

Survei ini dilaksanakan secara online maupun offline. Survei online dilakukan menggunakan tautan yang diberikan kepada publik melalui seluruh media BEM UI 2015 (kerja sama dengan KKI).

Survei ini dilakukan sesuai kebutuhan. Bagi Biro-Departemen yang membutuhkan data, silahkan

(18)

digunakan. Untuk teknisnya akan ada SOP yang mengaturnya.

Setiap bulannya, Litbang pun akan melakukan survei-survei secara rutin dengan tema yang berbeda beda. Untuk

penyebaran tautan, perlu kerjasama dengan KKI bahwa setiap @BEMUI_Official ngetweet, di akhir tweetnya menyebarkan tautan ini. Begitu juga di setiap jarkoman yang disebar oleh BEM UI untuk mencantumkan tautan need assessment.

Setelah Apps BEM UI tercipta, mahasiswa UI juga bisa berpartisipasi dengan memberikan masukan mereka lewat Apps sehingga fungsinya seperti kotak saran.

Di Awal tahun, Litbang akan berkunjung ke fakultas-fakultas bersama dengan KKI untuk menghimpun aspirasi. Kita juga akan memanfaatkan momen FPT proker eksternal (seperti Olim, OIM, UI Art War) yang mengundang floor untuk mencari tahu kebutuhan publik terkait proker yang sedang di FPT kan.

Hasil Need Assessment akan diarsipkan sehingga bisa digunakan juga oleh kepengurusan BEM UI tahun selanjutnya.

Tujuan Mencari tahu kebutuhan public dan menampung masukan dari publik untuk tujuan pengembangan BEM UI 2015. Sasaran kegiatan Sesuai Kebutuhan

Hasil Need Assessment dapat diarsipkan

Kuesioner yang populasinya mahasiswa UI memperoleh minimal 100 responden melalui kuesioner online. Waktu Pelaksanaan Sepanjang tahun.

Penanggung jawab El Fardey Haqka Total Anggaran Rp 36.000

(19)

Aspek GBHK Pendidikan dan Penelitian

4.2.3 Evaluasi Visi-Misi BEM UI

Deskripsi Keberhasilan Visi diukur dengan mengukur keberhasilan misi-misinya. Keberhasilan tiap misi diukur dengan

menggunakan parameter keberhasilan yang dibuat oleh ketua dan wakil ketua BEM UI 2015.

Hasil Evaluasi Visi-Misi akan di publikasikan di seluruh media BEM UI. Hasil evaluasi ini juga akan diletakkan di homepage Web BEM UI dan Apps BEM UI berupa Loading

Bar agar publik bisa mengaksesnya setiap saat.

Untuk parameter keberhasilan yang cara pengukurannya diperlukan untuk melakukan survei eksternal, untuk

menentukan jumlah sampel maka digunakan metode Solvin dalam menentukan jumlah sampel bersama dengan tingkat signifikansi.

Rumus Solvin: Keterangan:

n: Jumlah sampel yang harus diambil

N: Jumlah populasi

α: Tingkat signifikasi (Semakin kecil tingkat signifikansi, semakin tinggi tingat kebenaran data)

Jumlah mahasiswa UI Vokasi dan S1 kurang lebih 38.000. jika menggunakan tingkat signifikansi 10% maka jumlah sample minimalnya adalah 100 responden. Jika

menggunakan signifikansi 5% responden minimalnya sebanyak 396. Dan 45 responden apabila tingkat signifikansinya 15%.

(20)

Penyebaran kuesioner eksternal menggunakan hardcopy. Untuk penyebaran kuesioner Internal disebarkan secara Online melalui email. Untuk mengantisipasi keterlambatan pengumpulan, perlu dibuat SOP yang mengaturnya.

Hasil Evaluasi Visi-Misi akan digunakan sebagai dasar dalam mengambil tindakan BEM UI kedepannya.

Tujuan Mengukur keberhasilan dan mengevaluasi visi-misi BEM UI 2015 sehingga BEM UI 2015 mengetahui langkah apa yang harus diambil.

Sasaran kegiatan Sasaran Evaluasi: Visi-Misi BEM UI Sasaran Survei: Mahasiswa UI Parameter

Keberhasilan

Mendapat minimal 100 responden pada setiap survei eksternalnya.

70% kuesioner terisi pada kuesioner Internal. Waktu Pelaksanaan 25 Mei-28 Juni 2015

28 September-8 Oktober 2015 23 November-3 Desember 2015 Penanggung Jawab Staff 3

Total Anggaran Rp 780.000

4.2.4 Evaluasi Program kerja

Deskripsi Proker yang akan dinilai hanyalah proker yang melalui proses FPT.

Akan ada 3 jenis penilaian untuk Evaluasi Program Kerja yaitu penilaian oleh SC, penilaian oleh panitia(hanya PI-PH yang berhak menilai) dan penilaian oleh publik yang didapat melalui survei kepuasan. Hasil dari penilaian ini akan menjadi dasar bagi bem ui dalam memberikan penghargaan untuk program kerja terbaik.

(21)

Untuk proker yang jenisnya sama, akan menggunakan kuesioner penilaian yang sama. Tapi untuk proker yang jenisnya berbeda tentunya harus dibedakan, misalnya proker kompetisi (Olim,OIM,UI Art War) dengan proker yang jenisnya training/seminar.

Survei kepuasan merupakan hal yang sangat penting disini karena saat litbang melakukan survei kepuasan, publik bisa menyampaikan keluhan dan saran mereka tentang program kerja terkait. Melalui survei kepuasan, BEM UI lebih bisa mengetahui kondisi lapangan dengan melihat melalui sudut pandang publik.

Untuk mengusahakan agar program kerja di tahun 2015 lebih baik, kita akan menggunakan data evaluasi dari litbang bem ui 2014. Untuk mengusahakan agar program kerja di tahun 2016 lebih baik, maka diperlukan data evaluasi program kerja tahun 2014 dan tahun 2015. Oleh karena itu, di akhir kepengurusan, litbang bem ui 2015 akan meng-compile data evaluasi tahun 2014 dan 2015. Harapannya rekam jejak evaluasi program kerja ini akan terus ada dari tahun ke tahun.

Pembukuan hasil evaluasi proker ini perlu dilakukan karena masalah yang dihadapi program kerja di tiap tahunnya pasti ada yang berbeda. Bisa saja kita tidak mengulangi kesalahan pada tahun sebelumnya tapi mengulangi kesalahan di dua atau tiga tahun sebelumnya. Pembukuan evaluasi ini akan meminimalisir terjadinya kesalahan yang sama yang pernah terjadi di tahun tahun sebelumnya. Hasil dari pembukuan ini juga dapat digunakan sebagai bekal panelis untuk

menentukan Project Officer. Dengan mengetahui kondisi di lapangannya seperti apa, panelis dapat menentukan BEM UI

(22)

memerlukan Project Officer yang seperti apa untuk program kerja terkait.

Ada 3 jenis program kerja dilihat dari partisipannya. Yaitu program kerja yang mempunyai rangkaian kegiatan lebih dari satu hari dan partisipan untuk setiap rangkaian kegiatannya berbeda, program kerja yang mempunyai rangkaian kegiatan satu hari atau lebih dan partisipan dalam setiap rangkaian kegiatannya sama, dan program kerja kompetisi.

Untuk program kerja yang mempunyai rangkaian kegiatan lebih dari satu hari dan partisipan untuk setiap rangkaian kegiatannya berbeda, Litbang BEM UI 2015 menyebarkan kuesioner survei kepuasan di setiap rangkaian kegiatan program kerja tersebut. Dan untuk penilaiannya akan di cari nilai rata ratanya.

Untuk program kerja yang mempunyai rangkaian kegiatan satu hari atau lebih dan partisipan dalam setiap rangkaian kegiatannya sama, litbang menyebarkan kuesioner survei kepuasan di acara puncak/hari terakhir program kerja tersebut berjalan.

Untuk program kerja kompetisi, litbang menyebarkan kuesioner survei kepuasan setelah program kerja tersebut usai. Survei kepuasan ditujukan kepada kontingen fakultas. Tujuan Mengevaluasi pelaksanaan setiap program kerja yang berada

di bawah supervisi BEM UI 2015 agar pelaksanaan program kerja dapat membaik dari waktu ke waktu.

Mencari tahu apakah program kerja tersebut perlu dijalankan kembali pada kepengurusan tahun selanjutnya.

(23)

selanjutnya tentang proker ini.

Menjadi dasar bagi BEM UI dalam memberikan penghargaan program kerja terbaik.

Sasaran kegiatan Proker-proker BEM UI 2015 Parameter

Keberhasilan

Seluruh SC memberikan penilaian dan evaluasi untuk proker proker besar(yang di Opten-FPT kan).

80% kepanitiaan mengumpulkan penilaian dan evaluasi dari panitia dengan jumlah yang sama dengan banyaknya SC kepanitiaan tersebut.

75% dari proker yang ada di RKAT dan yang terlaksana terevaluasi dan hasilnya dapat dibukukan.

Waktu Pelaksanaan Sepanjang tahun, sesuai waktu pelaksanaan program kerja. Penanggung Jawab Staff 4

4.2.5 Evaluasi Biro & Departemen

Deskripsi Litbang akan mengevaluasi sesuai parameter keberhasilan biro dan departemen terkait.

Tujuan Mengevaluasi kinerja Biro & Departemen Sasaran Kegiatan Biro-Departemen BEM UI 2015

100% Biro-Departemen terlevaluasi

Waktu Pelaksanaan Sepanjang tahun, tergantung timeline kegiatan Biro-Departemen terkait.

Penanggung Jawab Staff 5

Total Anggaran Tergantung kegiatan Biro-Departemen terkait. Aspek GBHK Pendidikan dan Penelitian

4.2.6 Analisis Jabatan

Deskripsi Analisis Jabatan merupakan sebuah program kerja yang bertujuan untuk mengetahui tugas pokok dan fungsi dari

(24)

masing-masing jabatan yang ada di struktur kepengurusan BEM melalui metode wawancara yang nantinya bermanfaat bagi BEM kepengurusan selanjutnya dengan memberikan gambaran berjalannya BEM tahun sebelumnya.

Untuk melakukan anjab ini kita harus menganalisis visi-misi, tujuan organisasi, dan struktur organisasinya terlebih dahulu. Dari visi misi ini kita mendapat gambaran kerja suatu jabatan nantinya.

Dalam pelaksanaannya, Litbang BEM UI 2015 akan

mengambil dari sudut pandang Pengurus Inti BEM UI 2015, Kepala Biro dan Departemen, Deputi, dan staff.

program kerja ini harus dilanjutkan dari tahun ke tahun untuk menemukan pola di antara kesubjektifan-kesubjektifan yang ada. Karena itu hasil dari analisis jabatan di tahun 2015 akan di compile dengan hasil analisis jabatan tahun 2014. Tujuan Mengetahui tugas pokok, fungsi dan tugas tambahan dari

masing-masing jabatan.Mengetahui kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap jabatan.Mengetahui budaya kerja tiap jabatan. Memberikan gambaran jumlah staff yang diperlukan.

Sasaran Kegiatan PI,BPH,Deputi, dan 1 staff dari masing masing Biro-Departemen

80% responden diwawancarai

Waktu Pelaksanaan 14 September – 8 November 2015 Penanggung jawab Staff 2

(25)

4.3 RKAT BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT 4.3.1 Grand Launching

Deskripsi Grand Launching

Tujuan Memperkenalkan visi misi dan nilai yang dibawa oleh BEM UI kepengurusan yang baru

Sasaran Kegiatan Seluruh warga UI Parameter

Keberhasilan

Audience yang datang minimal 700 orang

Akhir maret – awal april (tanggal 28/29 maret atau 4 April ) Annex

Penanggung Jawab Khuryyah A.K Total Estimasi

Anggaran

Rp 23.500.000

Aspek GBHK Komunikasi Massa

4.3.2 Mendatangi Departemen-Departemen di BEM UI

Deskripsi Mendatangi Departemen-Departemen di BEM UI

Tujuan  Agar kami para humas tahu apa saja proker yang akan diselenggarakan oleh tiap departemen selama satu tahun kedepan dan bagaimana strategi publikasi yang akan mereka gunakan, mendekatkan CP staff humas kepada departemen yang ia pegang agar mempermudah kerja pempublikasian satu tahun kedepan

Sasaran Kegiatan

Kadep dan deputi setiap departemen/biro di UI

 Ketua departemen antusias dan bersikap positive dengan memberikan rencana publikasi acara mereka satu tahun ke depan, untuk selanjutnya tiap departemen tertib memberikan materi tweet 3 Hari sebelum acara.

 Dalam kurun waktu satu bulan humas sudah harus menyelesaikan kunjungan ke seluruh departemen. Terhitung dari kunjungan departemen yang pertama.

(26)

Dari tanggal 2 – 23 maret

Fleksible mengikuti dimana tiap departemen/biro rapat

Penanggung Jawab Nurmalita Amelia Total Estimasi Anggaran Rp 30.000

4.3.3 Kunjungan Fakultas

Deskripsi Selama satu tahun masa kepengurusan minimal satu kali humas mengunjungi fakultas-fakultas yang ada di UI

Tujuan  Untuk ajang perkenalan, sharing-sharing dan juga untuk mensosialisasikan Bedah Kampus yang tahun ini ada di bawah KKI

Sasaran Kegiatan Ketua dan wakil ketua serta anggota biro humas di BEM fakultas

50% jumlah anak KKI dan pihak humas fakultas yang hadir Komunikasi yang terjalin efektif dan menimbulkan

kedekatan juga kerjasama Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

6 april - 27 mei

Di fakultas masing-masing

PenanggungJawab Team mate humas BEM UI di fakultas yang bersagkutan

Total Estimasi Anggaran

Rp 900.000

4.3.4 Upgrading staff humas BEM UI

Deskripsi Mendatangkan alumni/dosen ahli untuk memberikan advice bagaimana menjadi humas yang baik, dan kegiatan ini dilaksanakan dalam bentuk FGD sehingga lebih fokus

(27)

BEM UI

Sasaran Kegiatan Staff, deputi dan kabiro humas BEM UI Parameter

Keberhasilan

 Terjadi perubahan sikap atau pandangan yang lebih baik pada staff humas, kinerja yang lebih baik, tanggap terhadap isu

 Setiap anggota humas paham akan peranannya Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

17 april

Aula setyaningrum Penanggung Jawab Mory

Rp 200.000

4.3.5 Ekskursi ke Koran Kompas

Deskripsi Ekskursi ke Koran Kompas

Tujuan  Sebagai wadah pembelajaran agar humas, multimedia dan juga para PI BPH tahu bagaimana teknis, standar jalur informasi terjadi hingga koran siap cetak

 Menjalin relasi dengan Koran Kompas sehingga akan mempermudah BEM UI dalam publikasi acara di koran kompas

Sasaran Kegiatan Anggota KKI dan Ketua serta wakil Ketua BEM UI ParameterKeberhasilan 75% anggota KKI hadir dalam kunjungan ke koran

kompas Waktu dan Tempat

Pelaksanaan

Akhir semester genap Kantor Koran kompas Penanggung Jawab Azzahra Nabilla Total Estimasi

Anggaran

Rp 350.000

(28)

4.3.6 Ikatan Alumni BEM UI

Deskripsi Tahun 2014 para alumni yang diwakili oleh ketua BEM yang menjabat selama 10 tahun yang lalu sudah guyub dan membicarakan terbentuknya ikatan alumni namun, itu masih dalam progress dan belum secara sah terbentuk. Maka dari itu tahun ini humas ingin memfasiitasi agar ikatan alumni BEM UI resmi didirikan

Tujuan - Sebagai wadah terjalinya sillaturrohmi

- Pendataan jumlah alumni BEM yang nantinya akan berguna bagi BEM yang sedang menjabat dalam fungsinya sebagai penasehat, penyokongan dana, transfer ilmu dlsb Sasaran Kegiatan Seluruh ketua dan perwakilan BEM UI dari semua angkatan Parameter

Keberhasilan

Para ketua & wakil ketua ataupun perwakilan setiap angkatan datang untuk mengesahkan Berdirinya Ikatan alumni BEM UI

Awal semester ganjil Belum ditentukan

Penanggung Jawab Khuryyah A. K dan Nurmalita Amelia Total Estimasi

Anggaran

Rp 5.000.000

4.3.7 Guyub Humas se UI

Deskripsi Mengundang para humas-humas fakultas untuk berkumpul “nongkrong bareng” agar kedekatan secara personal lebih terjalin. Ditengah kami ada seorang yang sudah mahir dalam kehumasan sehingga kami bisa FGD. Setelahnya kita akan memfasilitasi waktu dan tempat agar humas antar fakultas memiliki media untuk menjalin kedekatan.

Tujuan - Agar terjalin kedekatan secara personal antara humas sehingga memudahkan koordinasi dikemudian hari

(29)

Minimal 10 BEM fakultas hadir dalam acara ini;

Terciptanya kerjasama yang baik pasca acara seperti alur publikasi yang lebih mudah dan cepat

Bulan Oktober Aula RIK Penanggung Jawab Cindy T Total Estimasi

Anggaran

Rp 500.000

4.3.8 Grand Closing

Deskripsi Grand closing

Tujuan Sebagai bentuk ucapan terimakasih kepada warga UI selama kepengurusan BEM UI 2015, memberitakan apa saja yang telah kita lakukan satu tahun ini, sebagai ajang memberi kesan penutup yang baik.

Sasaran Kegiatan Warga UI dan Relasi di luar UI Parameter

Keberhasilan

Audience yang datang minimal 350 orang;

setelah acara selesai banyak yang membicarakan baik di media sosial maupun dalam komunikasi primer

Desember

Belum ditentukan Penanggung Jawab Ezra dan Jeki Total Estimasi

Anggaran

Rp 21.600.000

4.4 RKAT BIRO MULTIMEDIA

4.4.1 Supporting System Publikasi BEM UI

Deskripsi Supporting System Publikasi BEM UI bertugas untuk menunjang publikasi departemen/biro BEM UI 2015 dalam

(30)

melakukan publikasi informasi-informasi.

Tujuan Publikasi informasi keluar

Sasaran Kegiatan Masyarakat UI dan Indonesia

Minimal 70% publikasi yang diminta oleh departemen/biro berhasil dikerjakan

Tentatif

Penanggung Jawab Yoki Ardzian Adlan

Tentatif

4.4.2 Penuansaan

Deskripsi Penuansaan adalah publikasi acara hari-hari besar UI, Agama, Nasional dan Internasional melalui publikasi menggunakan media cetak dan offline. Publikasi online dikhususkan untuk social media, jarkoman, video dll. Publikasi offline: baliho, poster dll.

Tujuan Publikasi dan penuansaan hari besar UI, Agama, Nasional, dan Internasional

Semua rencana publikasi terlaksana

(timeline terlampir)

Tempat : Publikasi Online dan Offline

Penanggung Jawab Galuh Tunggadewi S., Yosua Hiramhy A., Amanda Nydia A.S.

(31)

Rp 150.000/ penuansaan poster

* belum termasuk untuk publikasi baliho (karena tentative)

4.4.3 Web

Deskripsi Konten Web:

Company Profile BEM UI (Visi, Misi, Nilai, Struktur) Artikel

Sejarah BEM UI Galeri

Download file (Kajian, Grand Design) Konsep : Single Page Website

Tujuan Publikasi informasi keluar bersifat online

Minimal 36 artikel (3 artikel per bulan) berhasil diinput ke web.

Tiap bulan

Tempat : bem.ui.ac.id

Penanggung Jawab Hizky Mahar Adhiguna, M. Musa Ibrahimi

Rp 2.000.000,- (untuk pembelian premium wordpress theme)

4.4.4 Penyuluhan Branding

Deskripsi Penyuluhan Branding

Tujuan Memberikan informasi kepada tim media publikasi

(32)

branding publikasi BEM UI 2015

Sasaran Kegiatan Biro dan Departemen BEM UI dan kepanitiaan BEM UI

Penyuluhan diadakan untuk biro/dept dan kepanitiaan berhasil diadakan

Biro Departemen : Awal April 2015 Kepanitiaan : tentatif

Tempat : Ruang BEM UI

Penanggung Jawab Anisa Humairoh

-Aspek GBHK Komunikasi Massa

4.4.5 Bikun Apps (Bikun Mania)

Deskripsi Aplikasi ini bekerja sama dengan Kawung Labs, mahasiswa Fasilkom UI yang akan membuat sebuah aplikasi dalam pemberian informasi posisi bis kuning yang berjalan dengan menggunakan sistem tracking route dan algoritma Shortest

Path dalam pencarian dan estimasi waktu tiba dari bis

kuning ketika tiba di halte bikun

Tujuan Pemberi informasi untuk penjadwalan bikun

Sasaran Kegiatan Masyarakat UI

Aplikasi berhasil diluncurkan

April 2015

Tempat : bis kuning.

(33)

-Aspek GBHK Komunikasi Massa

4.5 RKAT BIRO PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 4.5.1 Open Recruitment

Deskripsi Mekanisme rekrutmen terbuka dalam menjaring calon staff BEM UI 2015.

Tujuan Memenuhi kebutuhan jumlah pengurus BEM UI 2015

Sasaran Kegiatan Civitas UI

Jumlah pendaftar minimal 500 orang

2-19 Februari 2015

Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa

Rp 541.000

Aspek GBHK Kaderisasi

4.5.2 Welcoming Staff

Deskripsi Penyambutan staff yang bergabung di BEM UI

Tujuan - Saling mengenal antar pengurus BEM UI - Terinternalisasikan nilai-nilai

Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI 2015

(34)

Pekan pertama setelah oprec

Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa dan Ulfah Nisa’il Jannah

Rp 657.500

4.5.3 Pleno

Deskripsi Forum yang berisikan laporan progress pelaksanaan program kerja seluruh biro/departemen

Tujuan - Saling mengenal antar pengurus BEM UI - Mengetahui progress biro/departemen lain - Terinternalisasikan nilai-nilai

Pleno: minimal 60% pengurus hadir

3x dalam masa kepengurusan (Maret-Juni-Oktober)

Penanggung Jawab Reyzando Nawara

Rp 390.000

4.5.4 Buka Puasa Bersama

Deskripsi Memaknai bulan Ramadhan bersama seluruh pengurus BEM UI dengan berkumpul bersama dan melaksanakan buka puasa bersama

(35)

Tujuan - Saling mengenal antar pengurus BEM UI - Terinternalisasian nilai-nilai

Buka puasa bersama : minimal 60 % pengurus hadir

Juni

Penanggung Jawab Rhendra Kusuma

Rp 1.672.000

Aspek GBHK

-4.5.5 Musyawarah Kerja

Deskripsi Forum akbar pertama di awal kepengurusan untuk mensosialisasikan program kerja masing-masing biro/departemen

Tujuan - Menguatkan visi, misi, dan penginternalisasian nilai-nilai BEM UI

- Memberi pemahaman apa yang dibawa BEM UI secara keseluruhan

- Mensosialisasikan apa yang dibawa secara khusus oleh biro/departemen

Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI

Musyawarah Kerja: minimal 85% pengurus hadir

27 Februari-1Maret 2015

(36)

Rp 26.400.000

4.5.6 Konsolidasi Tengah Tahun

Deskripsi Kumpul akbar di tengah tahun kepengurusan

Tujuan - Momen penguatan visi, misi, dan penginternalisasian nilai-nilai BEM UI

- Refreshing bersama sambil memompa kembali semangat pengurus untuk sisa masa kepengurusan

- Momen refleksi dan evaluasi

Minimal 65% pengurus hadir

Juli/Agustus

Penanggung Jawab Reiza Yusuf

Rp 26.400.000

4.5.7 Konsolidasi Akhir Tahun

Deskripsi Kumpul akbar seluruh pengurus BEM UI di akhir masa kepengurusan

Tujuan - Momen penguatan visi, misi, dan penginternalisasian nilai-nilai BEM UI

(37)

- Momen refleksi dan evaluasi

minimal 65% pengurus hadir

Januari/Pekan pertama Februari 2016

Penanggung Jawab Puti Zahra Hanifah

Rp 26.400.000

4.5.8 Fun Family

Deskripsi Kumpul informal berisi kegiatan ringan yang

menyenangkan. Acara ini dapat berupa futsal bersama, karoke, nonton film bersama, dan sebagainya. Dilakukan dalam 1 atau 2 hari (Fun Day/Fun Days)

Tujuan Saling mengenal, membina kekompakan, dan ajang mengembalikan semangat pengurus

Minimal 40% pengurus mengikuti kegiatan

Tentatif. 6 kali dalam setahun kepengurusan

Penanggung Jawab Rhendra Kusuma

Realistis: Rp 420.000

(38)

4.5.9 BEM UI Update

Deskripsi Kegiatan berupa chat interaktif di grup Line BEM dengan narasumber PI dan masing-masing biro/departemen, serta melibatkan pengurus lainnya yang ingin menanggapi. Kegiatan ini dijadikan sebagai media saling mengenal pengurus, mensosialisasikan upcoming event masing-masing biro/departemen (sesuai timeline) agar dapat diketahui oleh sesama pengurus BEM UI, membahas cerita-cerita ringan tiap biro/departemen atau hot issue di UI yang memiliki kaitan dengan BEM UI.

Tujuan - Pengurus BEM dapat mengenal biro/departemen lain lebih dekat

- Mengetahui dan memahami kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam bulan tersebut, dan jika melibatkan civitas UI, pengurus dapat mengajak dan mempunyai informasi yang cukup untuk menjawab pertanyaan civitas UI

- Mengoptimalkan penggunaan grup Line BEM dengan melakukan aktivitas chat di dalamnya dengan lebih terarah

Minimal 50 orang merespon chat

Tentatif

Penanggung Jawab Gita Armelia, Amirah Afifah Shahaz

Total Estimasi

Anggaran

(39)

4.5.10 Training

Deskripsi Memfasilitasi peningkatan pemahaman lingkungan kerja, skill, serta wawasan keluarga BEM UI 2015

PSDM bekerjasama dengan biro/departemen untuk mengadakan pelatihan sesuai kebutuhan masing-masing biro/departemen atau kebutuhan PI dan BPH

Tujuan - Membekali serta meningkatkan pemahaman lingkungan kerja serta skill yang dibutuhkan dalam biro/departemen - Memperluas wawasan pengurus BEM UI

Ada peningkatan pemahaman melalui pre-post test

Training: Maret

Rp 292.000

Aspek GBHK Aspek Kaderisasi

4.5.11 Seminar

Deskripsi Memberikan inspirasi baru pada pengurus untuk memperluas wawasan yang membantu optimalisasi kinerja di BEM UI. Kegiatan dilakukan dengan menghadirkan narasumber-narasumber yang berpengalaman dalam bidangnya, juga memahami lingkungan organisasi BEM UI.

Tujuan - Membekali serta meningkatkan pemahaman lingkungan kerja serta skill yang dibutuhkan dalam biro/departemen

(40)

- Memperluas wawasan pengurus BEM UI

- Membantu memberikan asupan-asupan pengetahuan dan semangat pada pengurus BEM UI

Ada peningkatan pemahaman melalui pre-post test

Maret dan September

Penanggung Jawab Brahmandita

Rp 2.044.000

4.5.12 Suplemen untuk BEM UI

Deskripsi Asupan pengetahuan diberikan melalui bahan bacaan yang bersifat umum dan khusus. Umum yaitu bahan bacaan yang membantu pengembangan diri pengurus secara umum (self-management, decision making, stress (self-management,dll) sedangkan bahan bacaan khusus berupa artikel-artikel terhangat yang berkaitan dengan biro/departemen masing-masing. Bahan bacaan khusus ini diharapkan dapat membuat pengurus peka terhadap perkembangan isu bidang masing-masing sekaligus memperluas wawasan bidang yang digeluti.

Tujuan - Memperluas wawasan pengurus BEM UI

- Membantu memberikan asupan-asupan pengetahuan dan semangat pada pengurus BEM UI

(41)

Keberhasilan departemen minimal 12 kali selama kepengurusan

1-2 kali dalam sebulan

Penanggung Jawab Ulfah Nisa’il Jannah

-Aspek GBHK Kaderisasi

4.5.13 Kurikulum Kaderisasi

Deskripsi Tiap kepala biro/departemen wajib menyusun kurikulum yang diperlukan dalam menumbuhkan bibit-bibit penerus biro/departemen. Perkembangan pemenuhan kurikulum kaderisasi akan dipantau oleh divisi pengembangan Biro PSDM

Tujuan Menumbuhkan bibit-bibit penerus BEM UI

Adanya minimal 10 orang pengurus BEM UI 2015 yang lanjut ke BEM UI 2016

Sepanjang kepengurusan

-Aspek GBHK Kaderisasi

4.5.14 Best Wanna Be (BWB)

(42)

kegiatan berisi pencerdasan dan pembekalan pengetahuan dan keterampilan untuk memasuki dunia organisasi

mahasiswa. Secara khusus, kegiatan ini diadakan agar bibit-bibit penerus BEM UI dapat merasakan atmosfer kerja BEM UI.

Tujuan Menumbuhkan bibit-bibit penerus BEM UI

75 peserta BWB bertahan hingga akhir acara

Oktober-Desember 2015

Penanggung Jawab Reza Pramandhika Fadhil

Rp 10.000.000

4.5.15 Monitoring and Evaluation System

Deskripsi Melakukan pengawasan, evaluasi, serta apresiasi kinerja pengurus BEM UI 2015 melalui hal-hal berikut

1. Performance Appraisal

Pengurus mengisi borang-borang penilaian kinerja individu maupun biro/departemen.

2. Performance Update

Berupa database tiap pengurus dan catatan kesesuaian kinerjanya dengan ketentuan SOP SDM, seperti jumlah kehadiran, nilai appraisal, dll. Pemantauan dilakukan oleh team mate. Dari hasil pemantauan ini akan didapat siapa saja serta hal apa saja yang perlu dilakukan sebagai langkah pencegahan dan penanggulangan suatu permasalahan demi

(43)

3. Time Capsule

Selain PSDM yang memantau perkembangan pengurus, tiap individu pengurus juga diberikan kesempatan untuk

memantau perkembangan dirinya masing-masing. Pengurus akan diberikan lembar progress pencapaian diri yang dapat diisi oleh masing-masing individu selama kepengurusan BEM. Lembar progress ini diisi tiga kali yaitu di awal, tengah, dan akhir kepengurusan. Adanya lembar progress diri ini diharapkan pengurus dapat terpacu untuk terus meningkatkan peforma serta memiliki pemaknaan yang mendalam di setiap proses pembelajaran di masa

kepengurusan BEM. Lembar progress ini akan disimpan oleh masing-masing team mate, dan di akhir kepengurusan nantinya lembar progress ini akan dikembalikan pada tiap pengurus sebagai jejak perjalanan dan pertumbuhan tiap individu selama di BEM UI.

4. Core Value Assessment

Assessment yang dilakukan secara khusus menilai

perkembangan internalisasi nilai-nilai BEM UI 2015 pada pengurus. Assessment nilai-nilai dilakukan tiga kali dalam masa kepengurusan. Pertama saat wawancara di rekrutmen staff untuk pemetaan dimana posisi pengurus dari nilai-nilai yang diharapkan lalu ditentukan intervensi seperti apa yang akan dilakukan , ke dua saat tengah tahun untuk evaluasi internalisasi nilai-nilai di paruh pertama sehingga dapat diketahui apa langkah yang akan dilakukan untuk

meningkatkan penginternalisasian nilai-nilai di paruh ke dua. Ke tiga dilakukan di akhir kepengurusan untuk melihat hasil intervensi di paruh ke dua, sekaligus menjadi akhir penilaian akan tercapai atau tidaknya penginternalisasian nilai-nilai pada pengurus.

5. Rapor

(44)

feedback tertulis bagi para pengurus. Tahun ini akan disertai dengan disediakannya waktu selama seminggu setelah pembagian rapot untuk memberikan kesempatan bagi pengurus mengkonsultasikan hasil rapornya atau secara langsung memberikan feedback pada PSDM mengenai appraisal dan rapor yang mereka dapatkan

6. Award

Parameter apresiasi berupa: 1. kehadiran rapat 75%,

2. kinerja dalam biro/departemen terkait dan 3. 20% prestasi yang didapat oleh pengurus.

Penilaian kinerja akan dilakukan melalui borang berupa pertanyaan seputar kinerja pengurus. Award kinerja berupa Best Staff per departemen, dan Best BPH. Jika

memungkinkan, akan diadakan juga Best Staff BEM UI, yaitu staff terbaik dari yang terbaik di setiap

biro/departemen.

Award yang bersifat menyenangkan/hiburan juga dapat diberikan pada pengurus. Award ini dapat diberikan saat pelaksanaan pleno dan acara-acara gathering BEM UI.

Tujuan 1. Melakukan pengawasan dan penilaian kinerja pengurus

2. Memotivasi peningkatan kinerja melalui apresiasi Sasaran Kegiatan Seluruh pengurus BEM UI

- 100% pengurus mengisi appraisal

- Performance Update terlaksana setiap bulan

- Time Capsule: 90% pengurus secara konsisten 3x dalam kepengurusan mengisi progress perkembangan dirinya di BEM UI

(45)

kenaikan

- Rapor sampai di tangan semua pengurus

- Terlaksananya apresiasi kinerja pengurus 4x dalam masa kepengurusan (Saat Pleno, KTT, dan KAT)

- Performance Appraisal: Juni – Desember/Januari - Performance Update: setiap akhir bulan

- Time Capsule: Wellcoming staff- KTT-KAT

- Core Value Assessment: Rekrutmen-Tengah Tahun-Akhir Tahun

- Rapor : Juni- Desember/Januari - Award: Pleno, KTT, KAT

Penanggung Jawab Gita Nadia Pramesa,Ulfah Nisa’il Jannah, Permata Aisyah

Rp 680 .000

4.6 RKAT BIRO KESEKRETARIATAN 4.6.1 BEM’s Legacy

 Inventarisasi BEM

Deskripsi - Pendataan setiap barang yang dimiliki oleh BEM sehingga dapat diketahui barang yang masih layak pakai ataupun tidak, kemudian dapat segera dipenuhi barang-barang yang diperlukan dan belum tersedia

- Barang-barang BEM dapat dipakai dan dipinjam oleh internal dan eksternal BEM melalui koordinasi dengan biro kesekretariatan

- Daftar biaya peminjaman inventarisasi BEM :

1. Proyektor besar dan kecil : Rp 30.000/jam atau Rp 150.000/hari

(46)

3. Genset : Rp 200.000/hari 4. Minisound : Rp 50.000/hari

- Pembayaran biaya peminjaman inventarisasi BEM hanya dikenakan kepada eksternal BEM

- Segala peminjaman bagi eksternal BEM harus ditulis dalam formulir peminjaman yang ditempel di papan khusus kestari dan dikonfirmasikan kepada PJ inventarisasi BEM

- Peminjaman inventarisasi BEM lebih diutamakan bagi internal BEM terlebih dahulu

- Peminjam wajib lapor ke PJ H-3 peminjaman, jika sangat urgent maksimal H-6 jam

- Keterlambatan pengembalian, denda Rp 20.000/hari - Denda diberikan saat pengembalian dan dicatat di buku

denda

- Data peminjaman dan pengembalian inventarisasi BEM diupload di gdrive kestari dan dimasukkan di calendar online

- Follow up pengembalian dilakukan oleh PJ inventarisasi BEM pada H-1 pengembalian dan hari pengembalian Tujuan - Mengetahui kondisi inventarisasi BEM

- Memfasilitasi barang-barang yang diperlukan untuk penunjang kegiatan

Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015 dan eksternal BEM

- 100% barang yang ada di ruang BEM dapat terdata

- 80% barang yang dipinjam dikembalikan tepat pada waktunya

- Waktu : sepanjang kepengurusan

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Cita

(47)

-Aspek GBHK Hukum

 Peminjaman Ruang BEM

Deskripsi - Mendata peminjaman ruang BEM (departemen/biro, jumlah orang, lama peminjaman)

- Data diupload di gdrive kestari dan dimasukkan ke calendar online

- Peminjam wajib lapor ke PJ H-3 sebelum peminjaman, jika sangat urgent maksimal H-6 jam

- Tetap menjaga kebersihan dan kerapihan ruang BEM Tujuan Menjaga keteraturan di dalam ruang BEM

Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015 dan eksternal BEM

80% departemen atau biro yang meminjam ruang BEM melapor pada PJ

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Cita

-Aspek GBHK

-4.6.2 SAVE - BEM

 Pengarsipan Sponsorship dan Partnership

Deskripsi - Mendata sponsorship dan partnership - Data diupload di gdrive kestari

Tujuan Mempermudah dalam menghubungi sponsorship dan partnership saat diperlukan

(48)

Sasaran Kegiatan Biro keuangan, biro humas, dan kepanitiaan

500 data sponsorship dan partnership dapat terkumpul

- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Cita

-Aspek GBHK

- Pengarsipan Notulensi Rapat

Deskripsi - Pengumpulan notulensi rapat departemen, biro, PI BPH, dan rapat kepanitiaan dalam bentuk word sesuai format di gdrive kestari

- Setiap departemen, biro, kepanitiaan harus memberikan jadwal rapat rutin

- Setiap departemen, biro, kepanitiaan harus mengabarkan ke pj notulensi rapat bila ada rapat mendadak

- Notulensi diberikan 2x24 jam setelah diadakannya rapat ke email kestari

- Notulensi diupload di gdrive kestari oleh PJ notulensi rapat - Keterlambatan pengumpulan, denda Rp 5.000/hari

- Denda diberikan maks. H+3 pengumpulan dan dicatat di buku denda

Tujuan Bahan evaluasi, pemantauan, dan acuan kepengurusan selanjutnya

Sasaran Kegiatan Seluruh anggota BEM UI 2015

80% notulen rapat mengumpulkan hasil notulensi rapat tepat waktu

(49)

- Waktu : sepanjang kepengurusan Tempat :

-Penanggung Jawab Yunizafira

-Aspek GBHK Hukum

 Pengarsipan LPJ

Deskripsi - Pengumpulan LPJ kegiatan 100 hari, paruh tahun, dan akhir tahun kepengurusan yang diberikan ke email kestari - Follow up dilakukan H-7, H-5, H-3, H-1 pengumpulan,

dan hari pengumpulan

- LPJ diupload di gdrive kestari oleh PJ pengarsipan LPJ - Keterlambatan pengumpulan, denda Rp 10.000/hari - Denda diberikan maks. H+3 pengumpulan dan dicatat di

buku denda

Tujuan Untuk evaluasi, pemantauan kegiatan serta acuan kepengurusan selanjutnya

Sasaran Kegiatan Sekretaris departemen dan biro

100% sekretaris departemen atau biro mengumpulkan LPJ tepat pada waktunya

- Waktu : April, Juli, Desember Tempat :

-Penanggung Jawab Ida

Rp 720.000,00

Aspek GBHK Hukum

(50)

Deskripsi Menyimpan database PI, BPH, staff BEM UI 2015 dan diupload di gdrive kestari

Tujuan Mempermudah dalam menghubungi PI, BPH, dan staff

100% database PI, BPH, dan staff dapat terkumpul tepat pada waktunya

- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Listya

-Aspek GBHK

- Pengarsipan Data Alumni BEM UI

Deskripsi - Pengumpulan data alumni PI BPH BEM UI - Data diupload di gdrive kestari

Tujuan Mempermudah dalam menghubungi alumni jika diperlukan (misal untuk sponsorship dan partnership)

Sasaran Kegiatan Kepala biro kestari sebelumnya dan biro humas

80% data alumni PI BPH Senat Mahasiswa dan BEM UI dapat terkumpul

- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Yunizafira

(51)

-4.6.3 Kestari in Action

Deskripsi - Publikasi dan sosialisasi mengenai ketentuan pembuatan surat, LPJ, dan pelaksanaan SOP

- Sistem online untuk akses data dan arsip data bagi sekretaris departemen atau biro

- Menentukan jadwal yang cocok untuk semua sekretaris departemen dan biro : dilakukan dalam dua sesi agar mempermudah pelaksanaan dengan sekretaris departemen atau biro yang lengkap

- Follow up H-5, H-3, dan H-1 kepada sekretaris departemen atau biro

- Membuat ppt yang menarik dan jelas serta membagikan softcopy data administrasi pada sekretaris departemen dan biro

- Membuat alur SOP kestari yang akan ditempel di papan khusus kestari

Tujuan Mendukung operasional kerja BEM UI yang sistematis dan profesional dengan mengacu pada SOP yang telah dibuat

Sasaran Kegiatan Sekretaris departemen dan biro BEM UI 2015

100% sekretaris departemen atau biro dapat memahami dan melaksanakan administrasi sesuai SOP

- Waktu : Maret

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Yunizafira

Rp 300.000,00

Aspek GBHK

(52)

Deskripsi - Setiap departemen atau biro akan mendapatkan jadwal piket secara bergilir setiap minggunya

- Tugas piket dilakukan dengan memastikan ruang BEM tetap dalam keadaan rapih dan bersih serta menerima, mendata, dan menyimpan surat masuk

- Membuat jadwal piket, dimasukkan ke calendar online, dan buku absensi piket

- Mengingatkan departemen atau biro yang piket setiap H-1 - Setiap kepala departemen dan biro memberikan 3 nama

staff yang akan melaksanakan piket, H-1 kepada pj piket departemen dan biro

- Memberikan reward yang dimasukkan di love pocket kepada departemen dan biro yang datang dengan jumlah yang paling banyak, paling lama, dan paling rajin

- Memeriksa absensi piket staff, per staff yang tidak hadir denda Rp 5.000, jika tidak ada yang hadir denda Rp 20.000/hari

- Denda diberikan maks. H+3 piket dan dicatat di buku denda

- Departemen dan biro membawa makanan untuk satpam setiap satu bulan sekali saat piket

- Follow up lost and found setiap satu minggu jika dalam 3 hari tidak ada yang kejelasan maka menjadi hak milik BEM

- Follow up ATK setiap dua minggu

- Follow up gorden, karpet, trashbag, pewangi ruangan, mukena, keset, bantal setiap satu bulan

Tujuan - Menjaga kerapihan dan kebersihan ruang BEM agar senantiasa terasa nyaman

- Meningkatkan kesadaran bagi pengurus BEM untuk menjaga kebersihan dan kerapihan ruang BEM serta merasa memiliki ruang BEM layaknya rumah sendiri - Menumbuhkan partisipasi aktif, kerjasama dan rasa

(53)

kekeluargaan bagi pengurus BEM

- Mempermudah pengarsipan surat masuk dengan adanya anggota BEM yang berada di dalam ruang BEM

80% anggota departemen atau biro yang dijadwalkan untuk piket dapat hadir dan melaksanakan tugasnya

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Dewi

Rp 975.000,00

Aspek GBHK Hukum

4.6.5 Calendar Online

Deskripsi - Update segala kegiatan BEM melalui sistem sinkronisasi dari google calendar ke gadget PI BPH

- Reminder otomatis di gadget setiap H-1 kegiatan - Kegiatan berupa :

1. Program kerja 2. Peminjaman ruangan

3. Peminjaman inventarisasi BEM 4. Jadwal piket

5. Ulang tahun

- Update di grup keseluruhan BEM dan timeline di ruang BEM setiap hari

Tujuan Mempermudah setiap PI BPH untuk mengetahui segala kegiatan BEM melalui gadget masing-masing

(54)

Keberhasilan BPH dapat mengetahuinya

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Laras

Rp 100.000,00

Aspek GBHK

-4.6.6 InOut Box

 Pengarsipan Surat Keluar

Deskripsi - Mengecek kebenaran dari format surat dan memberikan nomor surat

1. Setiap departemen atau biro yang ingin mengirimkan surat keluar harus mengedit format surat yang ada di gdrive kestari

2. Mengirim ke email kestari dan konfirmasi ke PJ surat keluar

3. Setelah dicek oleh PJ surat keluar : jika lolos akan diberi nomor, jika tidak lolos diperbaiki dan diberikan kepada PJ surat keluar kembali

- Mengupdate penomoran surat keluar di gdrive kestari - Mengarsipkan surat keluar di gdrive kestari

- Membuat kotak untuk surat keluar yang diproses min. 3 hari sebelum pengajuan ke pihak luar

Tujuan - Menjaga keabsahan surat keluar atas nama BEM UI - Mempermudah departemen atau biro yang ingin membuat

surat keluar

Sasaran Kegiatan Sekretaris departemen dan biro

(55)

- Waktu : sepanjang kepengurusan Tempat :

-Penanggung Jawab Nur Reti

-Aspek GBHK

- Pengarsipan Surat Masuk

Deskripsi - Pengumpulan surat masuk melalui email BEM UI setiap hari dan diupload di gdrive kestari

- Pengumpulan surat masuk secara manual dengan menggunakan buku, follow up pendataannya setiap satu minggu, dan disimpan di dalam map

Tujuan Menyimpan dan mendata surat masuk

Sasaran Kegiatan Eksternal BEM

100% surat masuk tersimpan dan terdata

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Listya

-Aspek GBHK

-4.6.7 Serutan BEM (Seruan Tanggap BEM)

Deskripsi - Mengubah tata letak dan membersihkan barang-barang yang ada di ruang BEM dan gudang BEM

(56)

- Menentukan konsep, tema, dan pernak pernik untuk dekorasi ruang BEM

- Mencetak dan menempel foto departemen atau biro di loker

- Membuat love pocket dan follow up pengisiannya (rajin piket dan ulang tahun)

- Membuat organigram

- Memastikan barang-barang yang dititipkan di ruang BEM disimpan dengan teratur

- Follow up lama waktu penitipan barang

- Melaksanakan kerja bakti dua kali selama kepengurusan Tujuan Menghindari kebosanan tata letak dan suasana ruang BEM

sehingga menjadi lebih nyaman dan teratur

100% penataan ruang BEM dan gudang BEM terlaksana dan selesai tepat pada waktunya

- Waktu : Maret, September

- Tempat : ruang BEM Pusgiwa UI lantai 2 Penanggung Jawab Ida

Rp 3.828.000,00

Aspek GBHK

-4.6.8 BEM’s Rules

Deskripsi Mengumpulkan SOP setiap departemen atau biro, dibuat katalog, dan diupload di gdrive kestari

Tujuan Untuk mendukung operasional kerja BEM UI yang

sistematis dan profesional dengan mengacu pada SOP yang telah dibuat

(57)

100% SOP departemen atau biro dapat terkumpul tepat pada waktunya

- Waktu : Maret Tempat : -Penanggung Jawab Listya

-Aspek GBHK Hukum

4.6.9 FUN Memories Book

Deskripsi - Mengumpulkan foto dokumentasi program kerja departemen dan biro

- Menyediakan kertas untuk kreasi departemen dan biro - Pernak-pernik untuk menghias dibawa oleh masing-masing

departemen dan biro

Tujuan Untuk mendokumentasikan program kerja departemen dan biro

70% program kerja BEM didokumentasikan

- Waktu : Sepanjang kepengurusan Tempat :

-Penanggung Jawab Ida

Rp 175.000,00

(58)

-4.7 RKAT BIRO KEUANGAN 4.7.1 Buku Saku UI 2015

Deskripsi Sebuah buku panduan tentang kampus UI dan unsur yg ada adi dalamnya, berisikan informasi mengenai rektorat, universitas, fakultas, BEM UI 2014, UKM, dan informasi lain mengenai hal ter-update di lingkungan UI, iklan, dan prestasi atau karya terbaik dari mahasiswa UI. Pembuatan buku saku ini akan dilaksanakan dengan kerjasama dengan pihak rektorat dan biro keuangan BEM UI 2015 sebagai panitia pembuatan, dan pencari sponsor.

Tujuan 1. Dapat memberikan informasi selengkap-lengkapnya kepada mahasiswa baru UI 2015 mengenai kehidupan kampus dan bekal menjadi mahasiswa UI

2. Menjalankan fungsi informatif sesuai dengan arahan rektorat, Fakultas, dan BEM UI 2015 kepada mahasiswa baru UI 2015

3. Seluruh staff biro keuangan BEM UI 2015 memiliki pengalaman tersendiri dalam mencari dan melakukan kerjasama dengan pihak sponsor

Sasaran Kegiatan - Mahasiswa baru UI (sekitar 4000 mahasiswa baru) - Paguyuban

- Siswa/i SMA - Event besar UI Parameter

Keberhasilan

Pendapatan berasal dari sponsor dengan target keuntungan : Rp. 30.000.000

- Waktu :

Running  Maret

Release  Juli-Agustus (Tergantung OKK) - Tempat :

Jakarta-Depok