……….. b. Konsep: ……….. ……….. c. Prosedur: ……….. ………..
d. Bagaimana konsep/prosedur diterapkan :
………..
………..
2.4 Kesimpulan
Pengelolaan Administrasi Gudang berdasarkan (SOP)
Adalah satu cara mengelola gudang dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat mengadakan pembukuan barang-barang di dalam gudangnya. Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang-barang-barang secara fisik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.
Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan
dan persediaan /saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).
Disamping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stock barang untuk setiap jenis /ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan barang/ kepala gudang/ pengurus barang dan unit-unit menyelenggarakan barang/kepala gudang / pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, dengan cara :
a. Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa b. Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi
c. Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/ atau kartu barang misalnya :
1. Buku penerimaan
Gudang buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti-bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang
2. Buku Pengeluaran Gudang
Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang
3. Buku Kekayaan Gudang
Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang di simpan di gudang
4. Kartu Persediaan Barang
Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.
Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu sendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumlahnya itu, harus disimpan dalam kotak peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis.
Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah : Barang , PO dan Faktur.
e. PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang.
Apabila kondisi tersebut sesuai dengan permintaan kemudian PO di tandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap, 1 lembar kebagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang.
2.5 Penugasan
1. Unjuk kerja (Keterampilan): PENUGASAN PORTOFOLIO
KRITERIA PENILAIAN PENUGASAN PORTOFOLIO
No. Nama Kelompok
Aspek yang dinilai
Skor Perolehan Sistematika Kerapihan Kebenaranhasil Ketepatanwaktu
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 LEMBAR TUGAS
1. Membuat deskripsi mengenai pengertian dan jenis-jenis gudang secara kelompok dengan berdiskusi. Satu kelompok bisa 3 – 4 orang
2. Berikanlah ulasan terhadap hasil diskripsi secara lengkap dan jelas sehingga mudah dipahami kelompok lainnya.
3. Setelah selesai dibahas serta dibuat diskripsinya, masing-masing kelompok mempresentasikannya kedepan secara bergantian.
Keterangan:
Point Keterangan Aspek Yang Dinilai
Sistematika Kerapihan Kebenaran hasil Ketepatan waktu
1 Kurang sistematis Kurang rapih Kurang benar Kurang tepat
2 Cukup sistematis Cukup rapih Cukup benar Cukup tepat
3 Sistematis Rapih Benar Tepat
4 Sangat Sistematis Sangat rapih Sangat benar Sangat tepat
2.6 Penilaian Diri
Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pertanyaan yang diberikan.
Tabel 5 - Format penilaian diri 1.6
No. Pernyataan Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang Pengelolaan Gudang berdasarkan SOP nya
2 Apakah anda sudah memahami tugas dari seorang kepala Gudang?
3 Apakah anda tahu apa manfaat dari kartu gudang?
4 Apakah anda tahu apa manfaat buku penerimaan gudang?
5 Apakah anda tahu apa manfaat buku pengeluaran?
6 Apakah anda tah apa manfaat buku kekayaan gudamg ?
7 Apakah anda tau apa manfaat kartu persediaan?
8
Apakah anda berusaha mencari informasi yang lain untuk melengkapi materi yang ini ?
2.7 Uji Kompetensi
Berilah tanda silang pada pilihan jawaban a, b, c, d yang ada pada setiap pertanyaan, yang anda anggap paling benar.
1. Pengelolaan Gudang sebaiknya memang berdasarkan standar operasional Prosedur (SOP) tetapi bukan itu saja gudang sebaiknya memiliki ...
a. Kepala Gudang b. Staf Pengelola Gudang
b. Kepala Cabang c. Staf Pengelola Administrasi
2. Kepala gudang sebaiknya membuat pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang ...
a. Secara pembukuan b. Secara garis besar
c. Secara fisik c. Catatan Pembukuan
3. Pegawai administrasi gudang sebaiknya memahami pembukuan secara sederhana untuk dapat mengadministrasikan secara benar dan juga mampu ...
a. Menyimpan barang dengan baik
b. Mampu menyimpan barang sesuai dengan karakteristiknya c. Merawat barang
d. Menata barang
4. Sebagai alat kontrol sebaikya gudang memiliki kartu .... yang di letakkan pada jenis tumpukan barang yaitu ...
a. Kendali c. Inventaris
b. Gudang d. Pengeluaran
5. Selain kartu gudang barang, kepala gudang sebaiknya memiliki ... untuk setiap jenis barang/ukuran barang, dan di simpan dalam kotak kartu
a. Kartu Gudang c. Kartu identitas
b. Kartu kendali d. Kartu Stock
6. Bendahara barang/ kepala gudang/ pengurus barang sebaiknya menyelenggarakan administrasi barang fungsinya untuk ....
a. Mudah diperiksa c. Mudah menemukan
b. Mudah dicari d. Mudah mendapatkan
7. Dalam istilah administrasi barang sering juga kita dengar tentang istilah mutasi barang apa yang dimaksud dengan istilah tersebut ...
a. Posisi gudang di pindahkan c. Posisi barang dipindahkan b. Possi tempat di pindahkan d. Posisi barang di geser
8. Buku ini memuat tentang semua keterangan-keterangan tentang bukti atau dokumen-dokumen barang di sebut buku ...
a. Penerimaan c. Kekayaan
b. Pengeluaran d. Persediaan
9. Buku ini memuat semua keterangan bukti – bukti penyerahan atau penerimaan barang disebut ...
a. Kekayaan c. penerimaan
b. Persediaan d. Pengeluaran
10. Buku ini memuat dan menunjukan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang disebut ....
a. Buku Pengeluaran c. Buku Penerimaan
b. Buku Kekayaan d. Buku persediaan
11. Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang disebut ...
a. Buku Persediaan c. Buku pengeluaran
b. Buku Penerimaan d. Buku Kekayaan
12. Dalam administrasi barang di gudang memang banyak sekali kartu-kartu yang ada, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus ada kartu tersendiri, untuk memudahkan dalam pencarian kartu sebaiknya disusun secara ....
a. Manual c. Kronologis
cek silang berdasarkan ....
a. PO (Pleas Order) c. PO (Purchase Order)
b. PO (Paid Out) d. PO (Petunjuk Operasional)
14. Purchase Order (PO) di keluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (Chek List) pada bagian tanggal permintaan barang, kuantitas barang per unit dan juga ...
a. Fisik Barang c. Cara Penggunaan
b. Cara Pemakaian d. Cara penyimpanan
15. Dokumen-dokumen pembelian biasanya di buat tiga rangkap, lembar 1 ke bagian EDP, 1 lembar ke bagian keuangan dan 1 lembar ke ....
a. Pimpinan c. Pertinggal
Kegiatan Belajar 3 : Dokumen Dokumen Pergudangan
2.1 Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu:
1. Menjelaskanmacam-macam dokumen administrasi pergudangan 2. Mengklasifikasikan dokumen-dokumen administrasi pergudangan
2.2 Uraian Materi
Dokumen administrasi gudang di anggap sangatlah penting oleh perusahaan karena dokumen tersebut bertujuan untuk dibukukan pada setiap kegiatan-kegiatan yang di lakukan oleh bagian barang. Dokumen tersebut harus di kelola sebaik mungkin, berikut pengelolaan administrasi gudang.
Dalam hal ini kegiatan bagian gudang dapat diklasifikasikan pada beberapa kegiatan utama sebagai berikut :
a. Mengadministrasi Proses Penerimaan Barang b. Mengadministrasi Penyimpanan Barang
c. Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang d. Mencatat Mutasi Barang
Dokumen Dokumen Pergudangan
KB 3
Oleh karena itu, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi gudang diantaranya adalah :
a. Surat Order Pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian
b. Laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang yang bersangkutan
c. Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan kredit)
d. Faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)
e. Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang
Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report ).
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
PT Cahaya Elang JL Tipung 7/6 c Depok – Jawa Barat
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui :
……….tgl………..20………. Nama perusahaan pengirim
:……… Alamat :……… No Mobil No Segel Kondisi Segel No Surat Order Pembelian No Surat Order Pengiriman Jumlah Bungkus / Unit Macam Pembungkus Ukuran Penjelasan lengkap spesifikasi barang Tanda pada pembungkus Kuantitas Kondisi pada saat diterima
Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :
Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :
PT. Hilokris
JL Sumara No.7 Nomor :…………
Yogyakarta Tgl :…………
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :
No Jenis
Barang Kuantitas Keterangan
Yang menerima
( )
Gambar 2. 12 - Laporan Penerimaan Barang
kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian hutang.
Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.
a. Penerima barang yang tidak dipesan.
Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.
b. Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.
Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.
c. Pencurian Barang.
Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.
Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :
KARTU GUDANG
No KODE :……….. GUDANG :……… NAMA BARANG : ………. LOKASI : ………. SPESIFIKASI : ……….MINIMUM…………..MAKSIMUM………..SATUAN……
DITERIMA DIPAKAI SISA
TGL No
BUKTI KUANTITAS TGL
No
BUKTI KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN
Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelanggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).
Metoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
Keterangan:
1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang (BPPBG)
2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG 3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan
Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor.
Dibawah ini adalah contoh formulir laporan pengiriman barang:
PT Garuda
Jl Margahayu 25
Bandung LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
Nomor
LPB 12654 Tanggal
No Surat Order
Pembelian Tanggal SOP
Kepada
Yth :………
Dikirim
Ke :………. No
Urut Nama Barang
Spesifikasi
Barang Satuan Kuantitas
Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman
Nomor Tanggal
Gambar 2. 15 - Laporan Pengiriman Barang
Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan persediaan itu akan menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan aktiva yang terkadang
tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri.
Gambar 2. 16 - Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.
Setelah kita membuat laporan gudang dengan baik dan teliti, menguraikan prosedur pengiriman barang dan penerimaan barang serta meringkas barang, maka langkah terakhir adalah membuat laporan gudang, seperti tercantum, dalam alur bagan berikut:
Gambar 2. 17 - Alur Membuat Laporan Gudang
Keterangan :
Setelah menerima order penjualan dibagian pesanan penjualan dengan rangkap 3, maka bagian gudang akan mendistribusikan lembaran-lembaran tersebut pada :
1. Dokumen pertama surat perintah pengiriman barang sebagai dokumen untuk mengirim barang dan dicatat dalam kartu gudang.
2. Dokumen kedua, dimintakan tanda tangan dari pembeli . 3. Dokumen ketiga ditempel pada pembungkus barang.
Sumber: Kartu / Formulir persediaan ini dipergunkan untuk mencatat kuantitas barang yang masih ada di gudang
Gambar 2. 18 - Formulir Kartu Persediaan Barang.
2.3 Aktifitas Belajar Siswa
A. Pengamatan
Petunjuk Kegiatan Pengamatan
1. Carilah informasi tentang dokumen administrasi gudang melalui media cetak dan internet. Kegiatan siswa secara individu atau dalam kelompok mengamati atau menyimak
a. Identifikasikan dokumen-dokumen apa yang diperlukan dalam masing-masing proses administrasi pergudangan.
b. Informasi apa saja yang kalian dapatkan terkait dokumen-dokumen dalam proses administrasi pergudangan?
3. Tulis jawaban kalian pada kertas yang di sediakan dan ungkapkan dalam kegiatan pembelajaran.
Format Isian Pengamatan
NO. JAWABAN
1 Identifikasi Dokumen
1.
2.
3.
Anda di persilahkan menambah sebanyak mungkin kegiatan yang dilaksanakan mengacu pada gambar
2 Informasi terkait dokumen-dokumen dalam proses administrasi gudang
Administrasi penerimaan barang
AdministrasiPengiriman/Pengeluaran Barang
B. Pertanyaan Hasil Pengamatan
Pertanyaan yang dibuat merupakan pertanyaan pemandu pembelajaran yang harus siswa dapatkan jawabannya setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar ini
Petunjuk Penyusunan Pertanyaan
Setelah kalian membaca materi dan mencari informasi tentang dokumen administrasi gudang melalui media cetak dan internet, selanjutnya kalian dapat mengidentifikasi dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi gudang
Tabel Format Pertanyaan Kegiatan Belajar 1.2
Pertanyaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Gudang dan Pergudangan. Kalian dapat menuliskan pada tabel format pertanyaan kegiatan belajar
Kriteria pertanyaan baik: Singkat dan jelas;
C. Pengumpulan Data
Pengumpulan Data dan Informasi
Dokumen
Contoh Dokumen yang telah terstandarkan di perusahaan :
Prosedur
Prosedur pencatatan penerimaan, pengeluaran, dan penyusunan laporan dalam kegiatan administrasi gudang.
………. ………. ………. ………. Sumber bacaan: Buku-buku pemasaran
Laporan hasil praktek kerja
Artikel yang terkait di internet.
Dari sumber lainnya.
Sumber informasi:
Perusahaan yang memiliki gudang disekitar sekolah/tempat tinggal siswa
Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan variasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh dokumen dokumen pergudangan
D. Penalaran
E. Pengkomunikasian
P
Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.
Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan. Buatlah kesimpulan yang telah dibentuk mengenai apa saja yang telah dipelajari pada materi kegiatan belajar ini.
Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh :
1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang dokumen yang anda amati.
2. Berdasarkan hasil pengamatan dan teori yang telah anda baca, dokumen apa saja yang harus ada dalam proses kegiatan administrasi gudang?
3. Lakukanlan pencatatan sesuai dengan pencatatan persediaan, tulis pada dokumen yang telah anda dapatkan dari kegiatan pengumpulan informasi.
Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.
LAPORAN
DOKUMEN – DOKUMEN PERGUDANGAN
Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi:
a. Fakta-fakta: ……….. ……….. b. Konsep: ……….. ……….. c. Prosedur: ……….. ………..
d. Bagaimana konsep/prosedur diterapkan :
………..
………..
2.4 Rangkuman
Kegiatan bagian gudang dapat diklasifikasikan pada beberapa kegiatan utama sebagai berikut :
a. Mengadministrasi Proses Penerimaan Barang b. Mengadministrasi Penyimpanan Barang
c. Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang d. Mencatat Mutasi Barang
e. Membuat Laporan Sediaan Barang Gudang
Oleh karena itu, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi gudang diantaranya adalah :
b. Laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang yang bersangkutan
c. Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan kredit)
d. Faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)
e. Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang
2.5 Penugasan
2.6 Penilaian Diri
Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pernyataan yang diberikan.
Tabel 6 _ Format Penilaian Diri 1.7
No. Pernyataan Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang dokumen-dokumen pergudangan?
2 Apakah anda sudah memahami mengapa dokumen administrasi gudang di anggap sangatlah penting?
1. Lakukan observasi kesalahsatu perusahaan untuk mengidentifikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai dokumen laporan pengiriman barang.
2. Dapatkan bukti yang terkait.
3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan teman-teman.
4 Anda dapat menyebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi gudang
5 Anda dapat menyebutkan apa yang dimaksud dengan laporan penerimaan barang
6 Anda dapat menyebutkan tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang
7 Anda dapat menyebutkan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.
2.7 Uji Kompetensi
PT. Gorata yang beralamat Jl. Pajajaran No. 25 Bandung yang bergerak dalam bidang usaha mebel, menjual barang-barang kepada TOKO JAYA Jl. Sudirman No. 71Bogor. Barang-barang dikirim ke gudang yang beralamatkan di Jln. Sudirman No. 75 Bogor. Pada tanggal 1 Juni 2013 dengan order pelanggan No. 123421. Adapun barang-barang yang dipesan sebagai berikut:
No. Kode Barang Nama Barang Kuantitas Harga Per unit Jumlah
1 SD 2 Sofa Doble 5 set 3.000.000 15.000.000
2 LT 2 Lemari 2 pintu 7 unit 2.500.000 17.500.000
3 KT 4 Kursi Tamu 2 set 2.000.000 4.000.000
4 TT 2 Tempat Tidur 5 unit 1.600.000 8.000.000
5 MM 6 Meja Makan 5 set 1.800.000 9.000.000
Jumlah 53.500.000
Pada tanggal 10 Juni, dikembalikan kepada PT. Gorata di Bandung 2 lemari 2 Pintu dengan harga @ Rp. 2.500.000,00
Dari data diatas diminta:
1. Masukan data tersebut kedalam formulir penjualan 2. Buat data laporan pengiriman barang
BAB III
Pengelolaan Administrasi Pergudangan
Pada bab ini kalian akan mempelajari materi yang terdiri dari :
Kegiatan Belajar
1
Transaksi Gudang Berdasarkan
Kronologinya
Kegiatan Belajar
2
Administrasi Gudang dengan
Sistem Perpetual dan Periodic
Kegiatan Belajar 1 : Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya
1.1 Tujuan Pembelajaran
Setelahmempelajarimateriinipesertadidikdiharapkanmampu:
1. Memahami Transaksi Gudang Berdasarkan kronologinya 2. Mengklasifikasi Transaksi Gudang berdasarkan kronologinya
1.2 Uraian Materi
Pengelolaan Administrasi Pergudangan
Pengelolaan Administrasi Gudang adalah segala upaya pengelolaan yang meliputi Penerimaan, Penyimpanan, Pemeliharaan, Pendistribusian, Pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin. Dari pengertian pergudangan ini dapat dikatakan bahwa kegiatan pergudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan pergudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktifitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya
KB 1
Menunjuk beberapa kegiatan pergudangan dan tujuan pergudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan pergudangan yaitu : a. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic
b. Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggung jawaban pengelolaan pergudangan
c. Melakukan penyimpanan logistik, secara tepat sehingga, logistic yang ada mudah di cek, ditemukan dan diambil
d. Melekukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan
e. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).
Agar pedoman ini dapat di implementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi sistem kerja pergudangan logistik yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.
A. Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan memiliki proses sebagai berikut : 1. Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini di lakukan :
a. Pendataan jumlah dan mutu logistic dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana b. Pencatatan aministratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung
jawabkan oleh petugas yang bersangkutan 2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistic dan peralatan yang
b. Aman dari pencurian c. Aman dari gangguan fisik
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologis yang dapat merusak kualitas dan kuantitas
e. Aman dari kebakaran
f. Penataan sesuai dengan standard pergudangan 3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam