4.5. Analisis, Interpretasi, dan Triangulasi Data
4.5.3. Ketepatan Waktu, Lokasi, dan Tempo dalam Penentuan Kesuksesan Perencanaan Special Event Ciputra World Fashion Week 2018
Di tahap planning, adalah proses penyusunan rencana kerja, biasanya proses ini memakan waktu paling lama dalam manajemen event. Apabila pada tahap-tahap sebelumnya dapat dilewati dengan baik, maka di tahap ini tidak akan membutuhkan waktu yang lama. Tahap perencanaan dapat mengalami ketidakteraturan yang biasanya ditunjukkan dengan adanya pergantian rencana
Brainstorming Tema Desain Konsep Model Desainer
85
utama dengan rencana-rencana pengganti. Tahap perencanaan mencakup tiga hukum dasar, yakni waktu, lokasi dan tempo (Goldblatt, 2002, p. 49).
Pada tahap perencanaan special event CWFW 2018, penentuan lokasi, waktu dan tempo tidak mengalami permasalahan. Penentuan lokasi diadakan di dalam mal CWS sendiri yang berarti dimiliki oleh perusahaan. Penentuan lokasi ini juga disesuaikan dengan kalender event dimana venue yang hendak digunakan pada saat itu sedang kosong, sehingga penyelenggara dapat menggunakan venue untuk CWFW 2018. Penentuan waktu yang ditetapkan pada bulan September juga menyesuaikan dengan kalender event yang dimiliki oleh divisi promosi. Bulan September dirasa cocok untuk mengadakan fashion week untuk mengisi kekosongan event pada bulan September. Sedangkan untuk tempo perencanaan juga dirasa tidak mengalami permasalahan karena memiliki waktu yang panjang untuk mempersiapkan acara CWFW 2018.
“Jadi kayak, bulan September itu kan kalau di Indo nggak ada terlalu ada selebrasi apa-apa kan. Jadi kenapa nggak dibikin untuk fashion week saja dan momennya juga pas.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Dalam tahap perencanaan, divisi promosi tidak mengalami kendala yang dapat menganggu eksekusi acara pada saat hari pelaksanaan. Hal ini dikarenakan rapat-rapat yang diadakan dengan berbagai pihak membahas detail persiapan yang dibutuhkan pada saat hari CWFW 2018 berlangsung. Menurut peneliti, rapat yang diadakan dengan membahas hal-hal yang detail dapat menghindarkan divisi promosi dari permasalahan-permasalahan yang dapat terjadi. Dengan mengadakan rapat, divisi promosi dapat mengetahui hal-hal apa saja yang nantinya akan dibutuhkan. Rapat dilakukan oleh divisi promosi untuk menghindari kesalahan komunikasi yang dapat terjadi pada saat eksekusi acara.
“Jadi kayak misalkan kita kalau technical meeting itu banyak teknis yang kita butuhkan termasuk perintilan-perintilan untuk di backstage. Jadi teknisnya lebih ke checklist supaya menghindari miskom.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019). Pada prakteknya, menurut peneliti, waktu yang dimiliki divisi promosi untuk merencanakan special event sudah cukup. Waktu yang panjang dapat membuat kinerja divisi promosi maksimal. Setiap anggota dalam divisi promosi memiliki cukup waktu untuk mengerjakan tugasnya masing-masing di dalam kurun waktu perencanaan yaitu 6 bulan. Menurut peneliti, waktu yang dimiliki untuk
merencanakan sebuah acara spesial yang besar harus memiliki waktu yang tidak singkat. Dengan begitu, implementasi pada saat acara berlangsung dapat maksimal. Hasil observasi peneliti menyimpulkan bahwa divisi promosi memiliki waktu yang dirasa cukup untuk mencapai kesuksesan saat implementasi special event CWFW 2018.
Peneliti juga membandingkan dengan special event yang diadakan di Lenmarc Mall (Rahmat 92). Dalam penelitian tersebut, ditemukan bahwa special event yang diadakan memiliki waktu persiapan sekitar 3-4 bulan. Waktu persiapan yang singkat membuat kinerja Marcomm Lenmarc tidak terkoordinir karena harus melakukan berbagai macam pekerjaan dalam kurun waktu yang singkat. Sehingga, peneliti dapat membandingkan bahwa divisi promosi memiliki waktu yang lebih lama. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa divisi promosi CWS dapat menghasilkan event yang berjalan dengan lancar karena waktu persiapan yang panjang.
Pada saat menyusun rundown acara, divisi promosi menyesuaikan dengan kecenderungan masyarakat Surabaya biasanya berpartisipasi pada saat acara fashion show. Divisi promosi melihat pada umumnya, masyarakat Surabaya lebih cenderung untuk mendatangi acara pada malam hari. Dari hasil observasi yang dilakukan peneliti pada saat acara berlangsung, rundown disusun dengan memperhatikan desainer yang mengikuti acara. Rundown disusun secara bertahap hingga puncak acara. Pada saat puncak acara, desainer yang tampil merupakan desainer yang sudah terkenal karyanya di Indonesia. Dengan begitu, tamu undangan dapat terkesan pada pertunjungan fashion show CWFW 2018.
“Karena kalau di Surabaya itu kita nggak bisa bikin slot show yang siang. Slot show-nya itu minim malam.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pada tahap preparation, menurut Cutlip, Center dan Broom (Watson & Noble, 2007, p. 82-83), yang perlu dilakukan evaluasi adalah mengenai ketepatan isi pesan dan media yang digunakan untuk menyebarkan informasi mengenai suatu program PR. Begitu pula hal tersebut dilakukan oleh PR CWS dalam menentukan media. PR CWS telah melakukan riset terhadap pendengar dari radio yang menjadi pilihan. Adapun radio tersebut adalah Hard Rock FM dan juga She Radio.
87
Penetapan media untuk mempromosikan special event memiliki pertimbangan segmentasi yang disasar dari radio-radio tersebut Hard Rock FM merupakan radio yang berfokus pada gaya hidup. Radio ini memberikan berbagai informasi terkini seputar tren kepada pendengarnya. Gaya hidup atau lifestyle tidak bisa dilepaskan dari dunia fashion. Sedangkan She Radio merupakan radio yang berfokus pada wanita. PR CWS menilai bahwa wanita lebih memerhatikan fashion. Sehingga PR menilai kedua radio ini sudah dapat menjangkau target yang ditetapkan. Selain kedua radio tersebut, PR CWS juga memilih untuk memasang iklan pada koran Jawa Pos.
Seluruh pesan yang telah dirancang oleh PR yang lalu didistribusikan kepada media, telah disebarluaskan oleh media-media tersebut. Hal ini merujuk kepada evaluasi program PR menurut Cutlip, Center dan Broom mengenai pesan yang dikirimkan kepada media (Watson & Noble, 2007, p. 82-83). Menurut peneliti, peran media sangatlah penting dan memiliki peran yang besar dalam menyebarkan informasi terkait CWFW 2018 kepada publik yang hendak disasar. Seperti yang dikatakan oleh Newson, Turk & Kruckeberg (2012, pp. 4-5), salah satu peran yang harus dilakukan oleh PR adalah memilih media massa yang terpercaya. Hal ini dikarenakan media massa merupakan salah satu media komunikasi yang dipakai oleh organisasi/ perusahaan untuk menjangkau publiknya. “Iya bener soalnya yang lebih memperhatikan fashion kan cewe, yang belanja juga cewe.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Peneliti menyimpulkan dalam bentuk tabel mengenai media massa yang dipilih oleh PR beserta alasannya seperti dalam tabel 4.1.
Tabel 4.1Pemilihan Media Massa
Media Alasan Pemilihan Media Frekuensi/ bulan
Jawa Pos
Memiliki pembaca yang banyak di Surabaya.
Surat kabar terbesar Surabaya.
1
Hard Rock FM Berfokus pada gaya hidup/ lifestyle. 30
She Radio Berfokus pada wanita. 30
Pada tahapan ini peneliti meihat bahwa peranan waktu sangat penting. Hal ini juga berdampak pada hasil implementasi dari acara CWFW 2018. Waktu yang cukup banyak yang dimiliki membuat divisi promosi tidak harus bekerja keras dalam tahap perencanaan di waktu yang singkat. Setiap anggota dalam divisi promosi dapat mengerjakan dengan maksimal di waktu yang dimiliki. Revisi rencana acara yang didalamnya juga memuat mengenai budget juga tidak pernah ditolak secara menyeluruh oleh GM. Hanya saja biasanya GM meminta untuk mengurangi anggaran yang dibutuhkan. Melihat hal ini, divisi promosi tidak harus memikirkan ulang mengenai konsep acara yang akan digunakan karena GM tidak pernah mempermasalahkan hal itu. Kebebasan memiliki konsep acara sendiri membuat divisi promosi lebih leluasa untuk berkreasi terhadap event yang digarap.