4.5. Analisis, Interpretasi, dan Triangulasi Data
4.5.2. Mind Mapping dalam Desain Special Event Ciputra World Fashion Week 2018
Di tahap yang kedua ini, dilakukan brainstorming dan mind mapping. Dengan melakukan kedua hal ini, maka akan mendapatkan ide-ide dalam sebuah event. Ide-ide kreatif dibutuhkan karena produk yang nantinya akan dihasilkan adalah berupa seni. Kreativitas menjadi hal yang penting di dalam manajemen event. Nantinya ide-ide yang dihasilkan akan digabungkan dan disesuaikan sehingga menghasilkan ide pokok yang mendasari sebuah event (Goldblatt, 2002, p. 45).
Setelah melakukan proses penelitian, tahap selanjutnya adalah penentuan desain acara. Tahap desain yang dilakukan oleh divisi promosi CWS ini meliputi perencanaan tema dan konsep acara dalam special event CWFW 2018. Tahap desain ini dilakukan oleh seluruh anggota tim dari divisi promosi CWS. Hal pertama yang dilakukan pada satu tahun sebelum acara adalah menentukan tema yang hendak dipilih. Penentuan tema ini dilakukan secara mandiri oleh Chief Promotion. Ide awal untuk mengangkat tema mengenai penjelajahan ditetapkan sendiri oleh Chief Promotion. Hal ini terlihat dari hasil wawancara dengan
81
Promotion Coordinator CWS bahwa yang dianggap sebagai konseptor utama adalah Chief Promotion. Hal ini menunjukkan bahwa penentuan tema dilakukan tanpa melibatkan seluruh anggota dari divisi promosi. Penentuan tema dilakukan menyesuaikan dengan apa yang sedang tren di media sosial. Penentuan tema ini telah melalui proses penelitian yakni melalui media sosial.
“Sebetulnya otaknya itu, untuk otak tema dan fashion itu kan dari Hendra.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Dalam menentukan nama tema, barulah Chief Promotion mengadakan rapat bersama seluruh anggota divisi promosi untuk memutuskan sebuah nama yang cocok. Dalam memutuskan nama acara, divisi promosi melakukan proses brainstorming seperti yang dikatakan dalam Goldblatt. Chief Promotion mengadakan rapat karena membutuhkan ide-ide kreatif dari seluruh anggota divisi promosi. Peneliti menyimpulkan bahwa dalam menentukan tema, Chief Promotion merasa tidak perlu berdiskusi dengan seluruh anggota divisi promosi. Namun, Chief Promotion merasa perlu mendiskusikan nama acara dengan divisi promosi. Chief Promotion meminta seluruh anggota divisi promosi untuk berpikir mengenai nama yang unik. Hal ini menunjukkan bahwa PR tidak berhak untuk mengambil keputusan bersama dengan Chief Promotion terkait tema yang akan diangkat. PR hanya sebagai communication technician yang melakukan pekerjaan teknis.
Penentuan tema ini selanjutnya diselaraskan dengan bekerja sama dengan AFDS (Asean Fashion Designer Showcase). AFDS merupakan sebuah NGO yang didalamnya terdapat para desainer asal Asia Tenggara. Peneliti melihat bahwa penentuan tema yaitu Gallivant yang berarti menjelajahi dunia sudah sesuai dengan desainer pengisi acara. Melalui tema penjelajahan dunia, acara ini ingin menunjukkan para tamu undangan mengenai fashion yang ada Asia Tenggara. Pesan yang ingin disampaikan melalui diundangnya desainer AFDS adalah untuk membawa tamu undangan menjelajahi dunia. Pesan menjelajahi dunia ini sudah terlihat dalam pengisi acara yang digunakan.
“Karena tahun lalu itu kan ada AFDS ya, ASEAN Fashion Designer Showcase itu join. Makanya kita ngemasnya lebih ke penjelajahan ke internasional. Penjelajahan sampai luar negeri untuk eksplorasi dunia fashion itu nggak cuma di tanah air, tapi juga bisa sampai ke negara-negara lain.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Namun peneliti melihat bahwa penentuan tema mengenai penjelajahan dunia yang mengundang AFDS ini tidak mendukung objektif yang ditetap di awal. Salah satu objektif yang ingin dicapai adalah untuk menetapkan standar fashion Jakarta di Surabaya. Namun desainer yang diundang untuk mengisi acara kebanyakan merupakan desainer AFDS. Hal ini menyebabkan koleksi yang dipertunjukkan dalam CWFW 2018 adalah koleksi yang berasal dari luar negeri khususnya Asia Tenggara. Terdapat 17 desainer yang tergabung dalam AFDS yang turut menunjukkan karyanya dalam CWFW 2018. Sehingga, pesan yang ingin disampaikan yaitu untuk menaikkan standar fashion Surabaya seperti yang ada di Jakarta tidak tersampaikan. Salah satunya adalah dikarenakan tema acara mengenai penjelajahan dunia yang akhirnya berakibat pada banyaknya desainer dari ASEAN daripada desainer yang didatangkan dari Jakarta.
Proses pembuatan konsep acara dilakukan dengan cara mengadakan rapat dengan Jim Model. Diharapkan dari diadakannya rapat dengan EO yang sudah berpengalaman dalam memegang acara fashion show, maka divisi promosi mendapatkan ide-ide kreatif untuk melakukan konsep acara. Melalui diskusi secara terus menerus, konsep acara yang terbentuk diharapkan lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya.
Berdasarkan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan narasumber, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa pada tahapan desain sudah berjalan dengan baik. Divisi promosi sudah melakukan brainstorming untuk menggabungkan ide-ide mengenai nama acara yang akan diangkat pada CWFW 2018. Hanya saja penentuan tema awal dilakukan sendiri oleh Chief Promotion tanpa melibatkan keseluruhan anggota divisi promosi. Rapat yang dilakukan dengan seluruh anggota divisi promosi dan Jim Model memudahkan proses desain. Komunikasi yang dilakukan secara tatap muka menghindarkan divisi promosi dari adanya kesalahpahaman komunikasi. Hal ini dikarenakan dalam komunikasi tatap muka, seluruh anggota dapat memberikan feedback secara langsung. Feedback yang diberikan secara langsung dapat menghindari seseorang dari menerima informasi yang salah.
Setelah ide-ide menjadi rancangan suatu acara, maka tim management event akan mengajukan rancangan tersebut ke atasan untuk dimintai persetujuan.
83
Jangka waktu yang dibutuhkan dalam proses persetujuan ini tergantung pada struktur organisasi suatu perusahaan. Jikalau struktur organisasi dalam perusahaan tersebut rumit, maka rancangan acara harus disiapkan paling tidak beberapa bulan sebelum event diadakan (Goldblatt, 2002, pp. 47-49).
Dalam hal ini, tim management event dijalankan oleh divisi promosi. Struktur organisasi yang ada di mal Ciputra World Surabaya tidak rumit. Pada struktur organiasi yang ada di CWS, di atas struktur divisi promosi hanya terdapat GM. Divisi promosi mengajukan rancangan acara kepada GM saja. Jadi apabila GM mal menyetujui rancangan, maka rancangan tersebut dapat digunakan. Jangka waktu yang dibutuhkan dalam proses persetujuan ini juga tidak memakan waktu yang lama. Waktu yang diperlukan untuk menyetujui rancangan acara ini adalah satu minggu lamanya. Seperti yang dikatakan dalam Goldblatt bahwa proses persetujuan rancangan acara tergantung pada kerumitan struktur organisasi yang ada di perusahaan. Namun walaupun struktur organisasi yang ada di CWS tidak rumit, divisi promosi tetap mempersiapkan rancangan acara berbulan-bulan sebelumnya. Hal ini dikarenakan setelah rancangan acara disetujui, divisi promosi segera mencari desainer tamu, model yang pakai dan tempat yang akan digunakan.
Peneliti menemukan bahwa pada tahap desain yang menjadi masalah adalah mengenai budget. Dikatakan oleh kedua narasumber bahwa ketersediaan budget untuk CWFW 2018 berpengaruh kepada desain acara dan tempat yang digunakan. Pada saat merancang acara, divisi promosi harus memilih desainer tamu dengan fee yang cocok dengan rancangan budget. Permasalahan mengenai budget juga mempengaruhi pemilihan venue. Di tahun sebelumnya CWFW diadakan di dua venue yakni ballroom 89 dan atrium mal, namun karena keterbatasan budget, pemilihan tempat pada CWFW 2018 hanya menggunakan atrium mal. Peneliti menyimpulkan bahwa terbatasnya budget yang dapat digunakan menyebabkan pemilihan desainer tamu dan venue yang terbatas.
“Jadi ya pertimbangan budget, terus juga animo masyarakat juga. Itu jadi pertimbangan buat kita nentuin venue.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Berdasarkan data yang diperolah, peneliti menemukan bahwa tahap desain yang dilakukan oleh divisi promosi CWS dipengaruhi oleh budget yang disetujui untuk dikeluarkan. Pemilihan mengenai lokasi dan juga pengisi acara ditentukan
dari seberapa besar event yang diadakan dengan budget yang diperlukan. Ditambah lagi, acara ini gratis bagi tamu undangan. Jadi, pemasukan budget hanya berdasarkan sponsor yang didapat dan biaya yang harus dikeluarkan desainer untuk dapat mengikuti show CWFW 2018. Special event ini bergantung pada hasil yang diinginkan perusahaan. Apabila GM mal CWS merasa bahwa special event ini sudah tidak bisa berdampak bagi mal, maka di tahun berikutnya CWFW tidak diadakan.
Peneliti menyimpulkan brainstorming yang dilakukan oleh divisi promosi membahas mengenai tema, desain, konsep, model dan desainer. Hal ini terlukis dalam gambar 4.7.
Gambar 4.8 Brainstorming dalam Desain Ciputra World Fashion Week 2018 Sumber: Olahan Peneliti, 2019
4.5.3. Ketepatan Waktu, Lokasi, dan Tempo dalam Penentuan Kesuksesan