37
4. ANALISIS DAN INTERPRETASI DATA
4.1. Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1. Sejarah Ciputra World Surabaya
Pendiri perusahaan Ciputra adalah Ir. Ciputra yang telah mengembangkan perusahaanya di Indonesia selama lebih dari 3 dekade. Ciputra adalah perusahaan yang berkembang di bidang mixed-used properti komersil. Ciputra World Surabaya (CWS) merupakan salah satu superblok di wilayah Surabaya Barat yang pembangunannya dilakukan sejak tahun 2007.
Pusat perbelanjaan CWS yang merupakan tahap pertama proyek superblok ini memiliki luas 90,000 M2 dan dilengkapi dengan dua tower apartemen 415 unit dengan brand V2 (Via & Vue). Tahap pertama ini memanfaatkan lahan sebesar 3,5 Ha dari total lahan yang dimiliki sebesar 9 Ha. Sedangkan investasi untuk tahap I yang terdiri dari mall dan apartemen adalah sebesar Rp. 1,1 Triliun. Sisa dari lahan yang dimiliki oleh Ciputra akan dikembangkan seluruhnya dalam beberapa tahap yang akan memakan waktu selama delapan tahun lamanya. Seluruh pengembangan Ciputra World Surabaya akan terdiri dari mall yang terbagi ke dalam tiga tahap, dua hotel dan juga apartemen tower.
CWS menjadi ikon lifestyle yang bertempat di pintu gerbang area bisnis baru dan perumahan elit Surabaya Barat, Jl. Mayjen Sungkono. Bangunan ini sendiri dirancang oleh perusahaan arsitek ternama dari Singapura, DP Architect, yang juga telah merancang Mall of Dubai, Suntec City dan Esplanade – Theatre on the Bay Singapore, CWS akan menciptakan standar gaya hidup baru di Surabaya. Ciputra World Surabaya yang muncul sebagai pusat perbelanjaan di kota Surabaya dengan dilengkapi dengan berbagai anchor tenant. Mengusung tema “the ultimate world of lifestyle”, pusat perbelanjaan ini resmi dibuka untuk umum pada tanggal 22 Juli 2011 bersamaan dengan pembukaan East Java Festival oleh Menteri Perdagangan Republik Indonesia, Ibu Mari Elka Pangestu, Wakil Gubernur Jawa Timur, Bapak H. Saifullah Yusuf dan Walikota Surabaya, Ibu Ir. Tri Risma Harini bersama seluruh pemegang saham, direksi dan komisaris CWS. (Sumber: data softcopy handout Hendra Linanda, September 2018).
4.1.2. Profil Ciputra World Surabaya
Mengusung tema “the ultimate world of lifestyle”, Ciputra World Surabaya ini resmi dibuka untuk umum pada tanggal 22 Juli 2011. Ciputra World Surabaya berlokasi di CBD Mayjen Sungkono Surabaya, dibangun dengan konsep Superblok yang berdiri diatas lahan seluas 9 Hektar akan menjadi salah satu superblok terbesar di Indonesia. Superblok yang terdiri dari mal Ciputra World, Ciputra World Hotel, Skyloft-SOHO, dan The Voila Apartmen akan melengkapi Ciputra World sebagai fungsi entertaining, perhotelan, perkantoran, dan hunian. Superblok ini memenuhi kebutuhan akan hunian yang nyaman dan berkelas, sekaligus tempat kerja, serta pusat gaya hidup seperti tempat belanja dan rekreasi yang menghadirkan a world in one project. Desain bangunan Ciputra World Surabaya dirancang oleh DP Architect Singapura.
Adapun beberapa hal unik yang coba ditonjolkan oleh Ciputra World Surabaya (CWS) antara lain adalah V-Walk, FoodWave, dan Express Escalator.
V-Walk
V-Walk merupakan area F&B (makanan dan minuman) di lantai 3 CWS yang dirancang dengan konsep alfresco dining di gedung-gedung berarsitektur kolonial dan art deco. V-Walk yang menawarkan berbagai jenis makanan, mulai dari Indonesia, Asia dan Western ini akan beroperasi hingga tengah malam. Salah satu cara untuk dapat menjangkau area V-Walk, pengunjung dapat menggunakan eskalator terpanjang di Indonesia dengan waktu tempuh 1 menit 8 detik dari Ground Floor sampai ke lantai 3, menggunakan Express Escalator. FoodWave
FoodWave merupakan area foodcourt yang bertempat di lantai 3. FoodWave memiliki 2 area dining yang berbeda, Common Area dan Mezzanine Area, yang memiliki atap setinggi 7 meter. FoodWave diciptakan dengan konsep NEO POP (pop art) mengekspos jenis makanan yg beragam, baik makanan dan minuman tradisional hingga makanan dan minuman internasional. Express Escalator
Feature ini merupakan salah satu daya tarik dari CWS. Dimana menjadi satu-satunya eskalator terpanjang di Indonesia dengan waktu tempuh 1 menit 8 detik, yang menghubungkan langsung lantai dasar (Ground Floor) dengan
39
lantai 3. Eskalator dengan panjang 34 meter dan tinggi 16,8 meter ini didesain sedemikian rupa demi kenyamanan pengunjung mall, dan sengaja ditempatkan terpisah dari koridor dalam mal sehingga pengunjung tetap dapat mengakses meskipun jam operasi mal telah berakhir. Express escalator dapat dipergunakan mulai dari area valet parking, parkir outdoor, parkir gedung, maupun dari oval atrium di dalam mal. Express Escalator ini juga telah memecahkan rekor MURI sebagai eskalator terpanjang se-Indonesia. (Sumber: data softcopy handout Hendra Linanda, September 2018).
4.1.3. Identitas Ciputra World Surabaya
Identitas perusahaan atau corporate identity disebut juga sebagai simbol perusahaan, yang dapat berupa logo ataupun lambang. Penggunaan simbol dimaksudkan agar publik lebih mudah untuk mengingat (Kasali, 2009: 110-114). Begitu pula dengan Ciputra World Surabaya yang merupakan bagian dari grup Ciputra juga memiliki identitas perusahaan. Logo Ciputra dapat dilihat dilihat pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Logo Grup Ciputra
Sumber: Data softcopy handout Hendra Linanda (September 2018)
Makna Bentuk Logo
Gambar 4.1 yang merupakan logo grup Ciputra terdiri dari kombinasi bentuk logogram yang menyatukan dua buah huruf, yakni: C yang berasal dari kata “Ciputra” dan G yang berasal dari kata “Grup”. Logo yang digambarkan dengan garis yang tebal bermakna komitmen dan dinamika serta semangat yang tebal. Bentuk dari gabungan huruf C dan G berarti mengarah ke depan dan ke atas dinamika masa depan.
Sedangkan bentuk logo yang menyerupai pecut berarti gerakan dan dinamika cepat. Hal ini mencerminkan arti “fast to the future”. Adapun bentuk kantong yang terdapat pada logo memiliki makna bahwa itu adalah tempat dimana pendiri menyimpan cita-citanya. Balok tebal yang berada di belakang tulisan “CIPUTRA” berarti pendirinya memiliki tidak hanya pengalaman dan keahlian, namun juga integritas yang tinggi. Huruf yang digunakan untuk menuliskan kata “CIPUTRA” adalah huruf Optima. Huruf ini mencerminkan sesuatu yang klasik namun tetap modern. Jadi walaupun klasik, tetap dinamis di masa depan.
Namun untuk penjelasan mengenai salah satu proyek garapan Ciputra, ditambahkan logotype berupa tulisan “Ciputra World Surabaya” seperti yang terlukis pada gambar 4.2. Dalam logo ini juga tidak lagi terdapat balok tebal berwarna biru seperti pada gambar 4.1.
Gambar 4.2 Logo Ciputra World Surabaya
Sumber: Data softcopy handout Hendra Linanda (September 2018)
Makna Warna Logo
Warna logo yang digunakan adalah hijau dan biru. Warna hijau menggambarkan alam. Sedangkan untuk warna biru menggambarkan langit, air dan laut. Jika digabungkan, perpaduan kedua warna ini berarti menciptakan tempat yang nyaman untuk hidup.
4.1.4. Visi dan Misi Ciputra World Surabaya
Ciputra World Surabaya (CWS) tidak memiliki visi dan misi mal sendiri. Sehingga CWS menggunakanvisi dan misi dari grup Ciputra. Visi dari grup Ciputra adalah untuk memperluas grup bisnis properti dengan semangat yang tangguh dan
41
penuh inovasi. Dengan tujuan untuk menciptakan nilai tambah dalam mempersiapkan kehidupan yang lebih baik lagi bagi masyarakat dan memberikan kemakmuran dan kesejahteraan bagi para stakeholder.
Sedangkan misi yang dimiliki oleh grup Ciputra adalah untuk menjadi yang utama dalam bisnis properti dengan menjadi yang andal, profesional dan menguntungkan. Bertujuan agar menjadi pilihan pertama para konsumen, menjadi tempat kerja yang paling menarik dan menantang bagi para karyawan, menjadi investasi yang paling menguntungkan bagi para pemegang saham dan menjadi berkat yang bagi masyarakat dan Indonesia (Sumber: data softcopy handout Hendra Linanda, September 2018).
4.1.5. Struktur Organisasi Divisi Promosi
Gambar 4.3 adalah struktur divisi promosi yang ada di Ciputra World Surabaya. Divisi promosi dikepalai oleh seorang chief promotion. Chief promotion didukung oleh tiga koordinator yang terdiri dari event staff, promotion coordinator dan senior creative designer. Di bawah event staff terdapat tim on site. Lalu di bawah senior creative designer terdapat junior creative designer. Divisi promosi merupakan tempat dimana dilakukannya penelitian.
Gambar 4.3 Struktur Divisi Promosi Ciputra World Surabaya Sumber: Junior Creative Design Ciputra World Surabaya (2019)
4.1.6. Special Event Ciputra World Fashion Week 2018 di Ciputra World Surabaya
Event Ciputra World Fashion Week (CWFW) ini berawal dari acara fashion yang diadakan pada saat ulang tahun Ciputra World Surabaya yang berumur satu tahun yakni di tahun 2012. Pada saat itu, menurut Hendra, event fashion zsedang marak di Surabaya. Sehingga menurut divisi promosi acara fashion ini dapat digunakan untuk mengangkat baik image mal sebagai mal fashion dan lifestyle serta meningkatkan traffic pengunjung. Di usia yang pertama, divisi promosi membuat gebrakan dengan membuat fashion show yang memperkenalkan brand-brand siap pakai dari koleksi internasional brand yang ada di mal. Brand yang ikut pada waktu itu berasal dari Mango, Red Valentino, Hugo Boss dan Versace. Banyak dari brand yang ikut pada saat itu berasal dari Trans Fashion. Namun pada saat ini, belum tercetus ide untuk melakukan acara fashion week sebagai acara tahunan. (Sumber: wawancara dengan Hendra Linanda, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Usai membuat acara fashion yang dianggap bagus dan berhasil baik dari pengunjung dan divisi promosi, di tahun 2013 dibuatlah acara tahunan yakni CWFW yang pertama. Ciputra World Fashion Week merupakan tempat bagi para desainer muda dan desainer ternama Indonesia juga internasional, serta deretan brand internasional untuk menunjukkan hasil karyanya. Acara CWFW ini dibuat berbeda dari acara-acara fashion yang lebih monoton seperti parade dan festival. CWFW dibuat dengan menggunakan konsep seperti fashion week. Berbeda dengan acara fashion parade, fashion week menggunakan sistem slot. Jadi di satu hari terdapat beberapa slot show, sehingga berbeda show maka berbeda juga tamu yang datang. Lalu adapun syarat lain dari sistem fashion week selain runway adalah penjualan. Jadi pada saat CWFW, terdapat booth yang tersedia untuk penjualan produk-produk yang ditampilkan pada saat show. Syarat lain dari fashion week adalah adanya media dan buyer. Dari awal CWFW, CWS telah melakukan kerjasama dengan banyak media nasional dari MRA Group seperti Bazaar, Cosmopolitan, Her World dan Esquire, lalu ada juga Fashion TV serta Fimela sebagai media online (Sumber: wawancara dengan Hendra Linanda, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
43
Saat pertama kali diadakan CWFW, acara ini diadakan selama empat hari dari hari Kamis hingga Minggu. Hari Kamis pada waktu itu dibuat khusus untuk acara pembukaan sehingga hanya dapat menampung satu slot show. Setelah itu hari Jumat hingga Minggu dapat menampung hingga empat show per harinya. Di tahun kedua, CWFW juga diadakan selama empat hari, namun di tahun-tahun berikutnya berkembang semakin lama menjadi lima hari. Hal ini dikarenakan pada saat itu peserta yang ikut ke dalam fashion week semakin banyak dengan waktu yang terbatas. Berbeda dengan Jakarta, di Surabaya, fashion show tidak bisa diadakan di siang hari. Slot show setidaknya diadakan pada malam hari karena publik Surabaya jarang mengunjungi acara fashion yang diadakan pada siang hingga sore hari (Sumber: wawancara dengan Hendra Linanda, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Tema yang diangkat di tiap-tiap tahun pada saat CWFW berbeda-beda. Di tahun 2018, CWFW mengangkat tema Gallivant yang berarti menjelajahi dunia. Sesuai dengan tema yang diangkat, CWFW keenam ini menampilkan tidak hanya karya desainer Indonesia, melainkan juga desainer dari Asia Tenggara. CWFW 2018 menggandeng 17 desainer dari Asia Tenggara yang tergabung ke dalam organisasi Asian Fashion Designer Showcase (AFDS). Di bandingkan tahun-tahun lalu, tahun 2018 lebih mendatangkan banyak desainer luar negeri untuk menarik pengunjung yang datang ke acara. CWFW 2018 ini dikemas dalam tiga hari yakni sejak tanggal 21-23 September 2018. Selama tiga hari acara, Ciputra World Fashion Week 2018 tidak hanya mempertunjukkan fashion show dari berbagai desainer dan juga brand saja. CWFW 2018 juga diisi dengan kegiatan selain fashion show. Contohnya saja di tahun 2018, CWFW bekerja sama dengan LT Pro dan Dharma Wanita dalam mengadakan workshop make up atau merias wajah. Dalam tiga hari rangkaian acara CWFW 2018, workshop make up dilakukan pada hari kedua dan ketiga (Sumber: wawancara dengan Hendra Linanda, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 6 November 2018).
4.2. Profil Informan
4.2.1. Hendra Linanda selaku Chief Promotion Ciputra World Surabaya
Hendra Linanda atau yang disapa Hendra merupakan seorang Chief Promotion di Ciputra World Surabaya (CWS). Pria kelahiran Surabaya yang menginjak umur 36 di tahun ini adalah kepala dari departemen promosi. Ia yang mengepalai dan bertanggung jawab besar di dalam pengambilan keputusan. Hendra merupakan lulusan dari Universitas Kristen Petra jurusan DKV. Ia memulai karirnya dengan bekerja sebagai fashion computer design tutor di Arel Studio di tahun 2005. Pada tahun 2006, ia berpindah kerja di PT. Ciputra Surabaya Padang Golf Ciputra Golf & Family Club di bidang graphic designer. Lalu satu tahun kemudian, ia menjabat sebagai promotion executive & graphic designer. Di tahun 2008, ia dipindah tugaskan di Ciputra Golf, Club & Hotel Surabaya sebagai asisten marketing communication manager hingga 2010. Selanjutnya, Hendra berpindah kerja di Hartono Elektronika. Namun hanya delapan bulan kerja saja di Hartono, lalu di tahun 2011, ia kembali bekerja di Ciputra World Surabaya selaku chief promotion.
Hendra Linanda merupakan informan pertama di dalam penelitian ini. Ia merupakan chief promotion dan juga merupakan konseptor dari special event Ciputra World Fashion Week 2018. Ia bertugas sebagai pengambil keputusan serta pencetus ide mengenai tema dan konsep acara di event fashion show ini. Tugas yang dikerjakan tersebut membuktikan bahwa Hendra terlibat langsung ke dalam proses dari persiapan hingga pelaksanaan event. Oleh karena itu, Hendra telah memenuhi kriteria yang telah ditentukan peneliti.
4.2.2. Stephana Fevriera selaku Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya
Stephana Fevriera atau yang lebih dikenal dengan sebutan Riera merupakan Promotion Coordinator di Ciputra World Surabaya. Wanita kelahiran 3 Februari 1985 ini juga merupakan lulusan Universitas Kristen Petra jurusan DKV. Ia memulai karirnya dengan bekerja sebagai penyiar di salah satu stasiun radio yaitu Hard Rock FM Surabaya. Setelah itu, ia sempat bekerja sebagai marketing di IALF Surabaya. Lalu, ia memulai karirnya menjadi promotion coordinator di Ciputra
45
World Surabaya semenjak tahun 2011. Selain menjadi promotion coordinator, Riera juga menjalankan peran sebagai PR.
Stephana Fevriera juga dipilih untuk menjadi informan kedua penelitian ini. Hal ini dikarenakan ia merupakan PR dari acara Ciputra World Fashion Week 2018. Riera bertugas untuk mengundang wartawan, membuat press release, mengadakan press conference, melakukan wawancara dengan wartawan dan juga menjamu wartawan yang telah datang dalam acara ini. Oleh karena itu, Riera dipilih karena memenuhi kriteria yang telah ditentukan peneliti.
4.2.3. Tressya Amelia M. selaku Tamu Undangan
Tressya Amelia atau yang disapa sebagai Tressya merupakan salah satu tamu undangan CWFW 2018. Tressya merupakan wanita kelahiran Ambon, 8 September 1987. Tressya bekerja sebagai Branding and Marketing of Overdream Production. Tressya telah bekerja selama 3.5 tahun di bidang ini.
CWFW 2018 bukanlah CWFW pertama yang didatangi Tressya. Sebelumnya, Tressya telah menghadiri CWFW di tahun 2017. Peneliti memilih Tressya sebagai informan dikarenakan CWFW 2018 merupakan kali kedua Tressya datang. Peneliti ingin mengetahui alasan Tressya mengahdiri acara CWFW 2018, pesan dan kesan yang didapatkan, perbandingan CWFW 2018 dengan yang lalu dan masukan untuk CWFW di tahun yang akan datang.
4.2.4. Diana Halim selaku Tamu Undangan
Diana Halim berusia 30 tahun merupakan seseorang fashion designer asal Surabaya. Sehari-harinya ibu dari dua anak ini sibuk bekerja sebagai fashion designer dan juga mengasuh anak. Diana Halim telah menekuni karir sebagai fashion designer sejak usia 15 tahun. Semenjak itu, Diana merintis karirnya dengan menerima pesanan dari klien.
Diana Halim telah menjadi tamu undangan semenjak CWFW pertama yang diadakan di tahun 2013. Sejak CWFW yang pertama, Diana tidak pernah absen untuk selalu datang. Peneliti memilih Diana sebagai informan karena merupakan tamu undangan sejak CWFW pertama hingga keenam ini. Peneliti
berharap Diana dapat memberikan pendapatnya mengenai acara ini, pesan yang didapat dan juga memberikan masukan untuk acara CWFW kedepannya.
4.2.5. Herman Arifin selaku Tamu Undangan
Herman Arifin atau yang disapa dengan Herman merupakan salah satu tamu undangan yang datang pada saat CWFW 2018. Pria kelahiran 8 Januari di Surabaya ini telah menekuni karir di bidang fashion designer selama 15 tahun. Herman sendiri merupakan mahasiswa lulusan dari fashion design Arva dan juga design grafis Universitas Kristen Petra dan KVB College di Sidney.
Herman merupakan salah satu pecinta fashion yang turut di sasar oleh CWS melalui event CWFW 2018 ini. Herman dipilih karena merupakan sasaran utama dari acara CWFW 2018. Herman telah mendatangi event CWFW selama beberapa tahun. Melalui wawancara yang dilakukan dengan Herman dapat memberikan gambaran mengenai pesan dan kesan yang didapatkan dari acara dan juga memberikan masukan untuk CWFW di tahun yang akan datang.
4.3. Setting Penelitian
4.3.1. Setting Wawancara Hendra Linanda
Wawancara dilakukan secara tatap muka dengan Hendra. Wawancara ini bertempat di salah satu ruang kantor yang berada di lantai 6 Ciputra World Surabaya. Wawancara pertama dilakukan pada tanggal 2 April 2019. Wawancara dilakukan dari pukul 11.00 hingga 12.30.
Peneliti melakukan wawancara secara mendalam kepada narasumber. Topik yang dibahas pada saat wawancara adalah mengenai gambaran umum Ciputra World Fashion Week (CWFW) 2018. Selain itu, peneliti juga melakukan wawancara terkait manajemen event yang dilakukan melalui lima tahap yaitu research, design, planning, coordination dan evaluation serta evaluasi program PR yang meliputi tahap planning dan implementation. Pada saat itu wawancara dilakukan secara santai di ruang kantor CWS. Ketika dilakukan wawancara, Hendra memiliki suara yang cukup jelas dan cenderung berbicara dengan cepat. Pada saat wawancara berlangsung, Hendra memiliki kecenderungan untuk bercerita tentang hal-hal yang lain, sehingga wawancara berlangsung selama 90 menit lamanya. Saat
47
menjawab pertanyaan, Hendra menjawab dengan sangat jelas dan mendalam. Hal ini dikarenakan ia merupakan konseptor dari CWFW 2018, sehingga ia sangat memahami acara ini. Selain itu, Hendra juga telah bekerja dan mengepalai acara semenjak CWFW pertama dilakukan.
Peneliti melakukan wawancara untuk kedua kalinya dengan narasumber pada tanggal 2 Mei 2019. Wawancara dilakukan dari pukul 10.45 hingga 11.25. Kali kedua wawancara dilakukan di salah satu restoran di dalam mal yakni di DomiDeli. Dalam mencairkan suasana sebelum memulai wawancara, peneliti dan narasumber berbincang-bincang mengenai kesibukan masing-masing. Selagi menunggu pesanan minuman, peneliti melakukan wawancara untuk melengkapi data-data yang kurang lengkap pada wawancara sebelumnya.
4.3.2. Setting Wawancara Stephana Fevriera
Wawancara pertama dilakukan dengan Riera pada tanggal 2 April 2019. Wawancara ini berlangsung sesaat setelah peneliti melakukan wawancara dengan Hendra sebelumnya. Wawancara dilakukan dari pukul 13.45 hingga 15.00. Berbeda dengan Hendra, wawancara dilakukan di My Kopi-O!.
Wawancara yang dilakukan dengan Riera berlangsung dengan santai. Wawancara mendalam yang berlangsung pada saat itu juga membahas mengenai manajemen event yang dilakukan melalui lima tahap yaitu research, design, planning, coordination dan evaluation serta evaluasi program PR yang meliputi tahap planning dan implementation. Pada saat itu, suasana di restoran agak ramai dengan pengunjung. Peneliti dan Riera melakukan wawancara sambil menikmati minuman yang dipesan. Ketika diwawancara, Riera cenderung memiliki suara yang pelan dan gaya berbicaranya juga agak lambat. Pada saat melontarkan pertanyaan, Riera menjawab dengan to the point dan tidak bertele-tele. Semua pertanyaan dijawab dengan singkat dan jelas.
Wawancara kedua dilakukan di tanggal 2 Mei 2019 yang bertempat di salah satu tenant Ciputra World Surabaya yaitu Koi. Wawancara dilakukan dari pukul 13.30 hingga 14.00. Suasana pada saat dilakukan wawancara cukup ramai karena terdapat pengunjung lain yang juga berada di Koi. Wawancara ini diperlukan untuk melengkapi temuan data peneliti.
4.3.3. Setting Wawancara Tressya Amelia
Peneliti mendapatkan kontak Tressya dari Riera. Riera memberikan kontak Tressya sebagai salah satu informan untuk tamu undangan. Wawancara melalui Whatsapp (WA) dilakukan oleh peneliti dengan Tressya. Wawancara melalui WA dipilih karena kesibukan kerja Tressya. Wawancara ini berlangsung pada 6 Mei 2019, di sore hari pada pukul 17.00. Perbincangan melalui WA dilakukan selama 30 menit lamanya.
Topik yang dibahas pada saat wawancara adalah mengenai evaluasi acara, kesan, dan alasan mendatangi acara CWFW 2018. Pada saat berbalas pesan, Tressya membalas dengan cepat. Pada saat menjawab pertanyaan, Tressya cenderung menjawab dengan singkat. Hal ini membuat peneliti mengajukan pertanyaan kembali untuk memperdalam jawaban Tressya.
4.3.4. Setting Wawancara Diana Halim
Kontak Diana yang didapatkan peneliti diberikan oleh Riera. Sebelumnya, Riera telah terlebih dahulu menghubungi Diana untuk dimintai ketersediaan sebagai informan tamu undangan. Setelah itu, peneliti menghubungi Diana melalui kontak WA yang didapatkan. Melalui percakapan di WA, Diana menyarankan untuk diwawancarai melalui WA. Maka peneliti menyanggupi permintaan Diana dan melakukan wawancara melalui WA. Peneliti menghubungi Diana pada tanggal 6 Mei, namun baru dibalas pada tanggal 8 Mei.
Wawancara mendalam dilakukan untuk mengetahui alasan mendatangi event CWFW 2018, mengetahui event ini dari media apa, kesan yang didapatkan pada saat menonton acara, masukan untuk event CWFW selanjutnya, serta pendapat informan mengenai event CWFW yang digunakan untuk mempertahankan citra sebagai ikon lifestyle. Diana menjawab seluruh pertanyaan yang diajukan peneliti. Jawaban dari Diana cenderung singkat dan to the point.
4.3.5. Setting Wawancara Herman Arifin
Peneliti mendapatkan kontak Herman dari Hendra. Herman merupakan fashion designer asal Surabaya yang menjadi salah satu tamu undangan yang hadir di acara CWFW 2018. Sebelumnya pada tanggal 8 Mei, Hendra telah terlebih
49
dahulu meminta ketersediaan Herman menjadi informan tamu undangan. Lalu pada tanggal 9 Mei, peneliti menghubungi Herman untuk dimintai keterangan terkait CWFW 2018.
Wawancara mendalam dilakukan untuk mengetahui alasan mendatangi event CWFW 2018, mengetahui event ini dari media apa, kesan yang didapatkan pada saat menonton acara, masukan untuk event CWFW selanjutnya, serta pendapat informan mengenai event CWFW yang digunakan untuk mempertahankan citra sebagai ikon lifestyle. Herman membalas percakapan yang dilakukan di WA dengan cepat. Dalam menjawab pertanyaan peneliti, Herman menjawab dengan singkat dan jelas.
4.4. Temuan Data
Temuan data didapatkan dari hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada beberapa informan, yaitu Chief Promotion dan Promotion Coordinator. Wawancara dilakukan untuk memperoleh data mengenai tahapan dari manajemen event. Lima tahapan ini yang dilakukan meliputi research, design, planning, coordination, dan evaluation.
4.4.1. Tahap Research
Tim promosi sebelum melakukan perencanaan mengenai desain dari acara, mereka melakukan riset terlebih dahulu. Riset yang diadakan berkolaborasi dengan beberapa pihak untuk diajak berdiskusi. Adapun misalnya dosen-dosen dari Universitas Ciputra (UC) diajak berdiskusi mengenai tren, color tone, serta cutting baju yang sedang populer pada waktu itu. Alasan pemilihan Universitas Ciputra karena dosen-dsen dari jurusan fashion designer telah memiliki guideline. Guideline ini berisikan mengenai ramalan model pakaian untuk musim-musim yang akan datang. Kerjasama yang dilakukan divisi promosi dengan UC sejauh membahas mengenai tren pakaian yang populer untuk koleksi fall winter.
Pihak lain yang membantu dalam menentukan konsep acara serta fashion adalah agensi Jim Model. Sebagai event organizer yang sudah sering memegang acara fashion, Jim Model dianggap berpengalaman dalam membaca tren fashion yang sedang populer. Agensi ini dipilih karena telah terbiasa untuk memegang
acara fashion week serupa yang biasanya diadakan di Plaza Indonesia, Senayan City dan mal Kelapa Gading.
“Biasanya research itu kita kolaborasinya dengan beberapa pihak. Jadi sempat discuss juga dengan pihak Universitas Ciputra. Karena kalau Jim Model sebagai event organizer ini mereka kan lumayan fasih ya dengan dunia fashion.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Selain itu, bentuk research yang dilakukan tim promosi adalah dengan mengunjungi acara-acara fashion lain. Dengan mendatangi acara-acara tersebut, divisi promosi mendapatkan pengalaman dan mengetahui kelebihan serta kekurangan dari setiap acara. Sehingga nantinya ketika membuat perencanaan mengenai acara fashion, maka yang bagus akan dijadikan contoh, namun yang jelek sedapat mungkin dihindari.
“Kalau riset yang sampai segitunya nggak sih. Cuma either aku, Hendra atau dulu waktu ada Mas Yuvit sih, kita selalu datang acara-acara fashion.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Alasan diadakannya CWFW 2018 adalah untuk meningkatkan image dari Ciputra World Surabaya (CWS) sebagai ikon mal lifestyle. Lifestyle tentunya tidak bisa dilepaskan dari dunia fashion, sehingga salah satu cara untuk mendukung hal tersebut adalah dengan mengadakan CWFW. CWFW digunakan sebagai sarana untuk menunjukkan bahwa CWS memiliki event fashion week berkelas internasional. Hal ini dibuktikan dengan adanya desainer asal Asia Tenggara yang turut menjadi peserta CWFW 2018.
“Karena acara ini itu sebetulnya sebagai image. Jadi untuk image mal Ciputra World Surabaya sebagai salah satu lifestyle icon yang ada di Surabaya. Nah, lifestyle itu kan pasti nggak lepas dari dunia fashion.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Setiap acara yang dibuat tentunya memiliki target yang ingin di sasar dari acara tersebut. Sama halnya seperti acara CWFW 2018 yang digelar di Ciputra World Surabaya juga memiliki target yang disasar. Target utama dari acara ini adalah masyarakat Surabaya khususnya fashionista Surabaya. Selain untuk fashionista, acara ini juga memiliki target yaitu customer mal CWS. Di tahun 2018, CWFW diadakan di atrium mal sehingga para customer yang tertarik dapat melihat acara.
51
“Targetnya yang pasti buat fashionista Surabaya karena pada dasarnya kalau kamu nggak suka fashion pasti nggak tertarik untuk datang ke acara itu kan.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Selain itu, target dari acara ini adalah para customer dari desainer-desainer yang ikut menampilkan karyanya dalam CWFW 2018. Syarat dari diadakannya fashion week adalah terdapat transaksi. Jadi, yang menjadi target acara ini adalah orang-orang yang dapat membeli baju dari para desainer yang menjadi peserta CWFW 2018. Oleh karena itu, yang diharapkan datang ke acara adalah para customer langsung dari para desainer. Selain itu juga terdapat internasional brand yang turut menjadi peserta seperti Warehouse dan Bonia.
“Selalu yang ditarget itu customer-nya dari para desainer sih. Selain dari customer dari para internasional brand. Jadi yang diharapkan yang datang itu orang yang bisa beli. Target utamanya selalu begitu. Yang datang adalah mereka-mereka yang akan beli.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Sejak CWFW pertama hingga ke-enam, special event ini memang diadakan di bulan September. Penentuan bulan September memiliki alasan tersendiri bagi pihak CWS. Bulan September dipilih agar event CWFW tidak bersinggungan dengan event fashion serupa yang diadakan di mal lain. Adapun hasil riset yang diadakan oleh PR CWS bahwa di bulan Maret, diadakan fashion week yang tertempat di Plaza Indonesia. Sedangkan pada bulan Oktober terdapat Jakarta Fashion Week.
Jika event fashion saling bersinggungan maka akan berdampak pada peserta show yang terdiri dari desainer dan juga model. Dampak yang ditimbulkan apabila bersinggungan adalah ketersediaan model yang menjadi terbatas. Event CWFW harus berkompetisi dengan event fashion week lain untuk mendapatkan model kelas A. Model kelas A yang dimaksud adalah model-model yang memiliki jam terbang yang tinggi. Mereka merupakan model yang memang sudah terbiasa untuk melakukan runway di pagelaran show besar seperti show tunggal, show internasional brand, Jakarta Fashion Week dan Plaza Indonesia Fashion Week.
“Iya. Kalau kita memang ngambilnya di September supaya tidak bersinggungan dengan yang lain.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Bulan Maret merupakan awal musim semi dan panas sedangkan bulan September adalah bulan dirilisnya koleksi pakaian untuk musim gugur dan dingin.
CWFW diadakan pada bulan September karena pada bulan Maret terdapat event Plaza Indonesia Fashion Week. Maka dari itu, untuk menghindari kompetisi, CWS memilih bulan September untuk mengadakan CWFW.
“Karena September itu kan pembukaan season baru, fall winter. Fall winter collection kan di-launching-nya itu bulan September. Makanya kita pilihnya di bulan itu.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Dalam hal merancang rundown acara, divisi promosi menetapkan acara dilakukan pada malam hari. Hal ini dikarenakan Chief Promotion melihat kecenderungan orang Surabaya yang datang pada malam hari. Sehingga, mengadakan fashion week pada malam hari dirasa tepat.
“Karena kalau di Surabaya itu kita nggak bisa bikin slot show yang siang. Slot show-nya itu minim malam.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
CWFW 2018 digelar di dalam mal CWS sendiri. Pemilihan tempat ini dilakukan karena baik Hendra maupun Riera merasa bahwa CWFW adalah produk yang dikeluarkan oleh CWS sehingga baiknya diadakan di dalam mal. Hal ini dilakukan agar masyarakat lebih mudah mengingat bahwa Ciputra World Fashion Week merupakan produk yang diciptakan sendiri oleh Ciputra World Surabaya. Sehingga akan lebih diingat ketika acara ini sendiri diadakan di dalam mal.
“Karena kan kita yang ngadain. Jadi otomatis ya bikinnya di Ciputra.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
“Karena kan CWFW ini produk kita sendiri ya, jadi ya maka dari itu diadain di mal sendiri.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 Mei 2019).
Objektif yang ingin dicapai dari menggelar acara ini adalah untuk mengedukasi masyarakat Surabaya. Tujuan ini ingin dicapai agar masyarakat Surabaya tidak dianggap tidak mengikuti tren dalam hal fashion. Melalui acara ini diharapkan dapat mengubah mindset masyarakat Surabaya mengenai standar fashion yang digunakan. Menurut Hendra, kiblat standar fashion berada di Jakarta. Fashion yang berada di Jakarta menjadi tolok ukur tren terbaru di Indonesia. Dengan mengadakan CWFW 2018, diharapkan masyarakat Surabaya mendapat pengetahuan mengenai standar fashion yang ada di Jakarta. Sehingga, masyarakat Surabaya dapat berpakaian seperti masyarakat Jakarta yang dianggap menjadi patokan dalam hal berpakaian.
53
Riset yang dilakukan oleh Hendra mengenai gaya busana orang Surabaya dilakukan dengan observasi. Menurut Hendra, orang Surabaya masih menyukai gaya berpakaian yang dianggap mewah seperti harus menggunakan gaun yang menggunakan banyak kain tile. Sedangkan orang Jakarta lebih menyukai gaya berpakaian yang sederhana/ simpel.
“Nah, memang awalnya kita bikin fashion week, kita juga mau ngerubah itu. Jadi kayak supaya Surabaya ini nggak dianggap desa. Surabaya ini kita edukasi kalau style yang baru itu seperti ini lho.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Sama seperti yang dikatakan Hendra, Riera juga merasa bahwa masyarakat Surabaya perlu untuk diedukasi. Hal ini dikarenakan belum semua masyarakat Surabaya sadar mengenai fashion yang sedang tren. Sehingga melalui CWFW 2018 diharapkan dapat mengedukasi masyarakat Surabaya agar dapat mengetahui gaya berpakaian masyarakat Jakarta.
“Gini, karena kan sebetulnya Surabaya itu sudah mulai aware sama fashion. Cuma kan nggak semua.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 Mei 2019).
4.4.2. Tahap Design
4.4.2.1. Brainstorming
Adapun sebelum akhirnya menentukan tema yang diangkat pada tahun 2018 yaitu Gallivant, tim promosi melalui proses brainstorming. Pemilihan tema ini sudah dilakukan sejak satu tahun sebelumnya melalui rapat bulanan tim promosi. Konsep menjelajah dunia atau petualangan ini muncul dari Hendra. Hendra merupakan konseptor utama dari acara ini.
“Sebetulnya kita itu gini, biasanya brainstorming-nya itu kita punya tema. Sebetulnya otaknya itu, untuk otak tema dan fashion itu kan dari Hendra. Tapi untuk ide awalnya adalah adventure itu, wanderlust.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pemilihan tema ini dilakukan karena melihat tren pada tahun 2018 yang menunjukkan bahwa orang-orang sedang marak untuk melakukan travelling. Hendra melihat tren ini melalui media sosial yakni Instagram. Di dalam Instagram pada saat itu banyak orang yang mengunggah mengenai foto-foto travelling. Sehingga, pada saat itu muncul ide untuk mengangkat tema mengenai penjelajahan. Kata-kata Gallivant dipilih karena dinilai dapat melukiskan tema mengenai
penjelajahan dan merupakan suatu kata yang unik. Gallivant sendiri memiliki arti yaitu menjelajahi dunia.
“Sedangkan kalau 2018 itu, karena kita lihat trennya itu lagi orang suka travelling, makanya kita bikin Gallivant. Gallivant ini memang dihadirkan sebagai inspirasi dari kayak ini jalan-jalan dari satu tempat ke tempat lain.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.2.2. Desain Undangan
Tema yang sudah ditentukan lalu dituangkan ke dalam desain undangan yang dibagikan kepada para tamu undangan. Terdapat tiga buah desain undangan yang yang terdiri dari bagian depan dan bagian belakang seperti gambar 4.4. dan 4.5.
Gambar 4.4 Desain Depan Undangan Sumber: Data softcopy Lily Susanti, 2018
55
Gambar 4.5 Desain Belakang Undangan Sumber: Data softcopy Lily Susanti, 2018
4.4.2.3. Pihak yang Terlibat
Pihak yang terlibat ke dalam persiapan acara Ciputra World Fashion Week (CWFW) 2018 adalah tim promosi dari Ciputra World Surabaya. Hal ini dikarenakan event ini adalah event yang dibuat oleh tim promosi sendiri. Tim promosi bertanggung jawab penuh dari proses perencanaan hingga evaluasi. GM menaruh kepercayaan penuh kepada tim promosi untuk memegang acara tahunan ini.
“Memang karena ini event-nya dari tim promosi jadi otomatis yang in-charge dari nol sampai selesai ya dari tim promosi.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Selain dari tim promosi, adapun pihak lain yang membantu dalam kelancaran acara. Seperti yang disebutkan oleh Riera, pihak-pihak tersebut adalah
tim magang, housekeeping, operasional, EO dan vendor venue. Keterlibatan dari pihak eskternal ini dibutuhkan oleh tim promosi dikarenakan jumlah orang yang tidak mencukupi. Pihak-pihak ini memiliki pembagian tugas yang berbeda-beda demi menyukseskan acara tahunan yang besar.
Pertama, tim housekeeping bertugas untuk membantu dalam menata kursi-kursi saat di venue dan juga mebersihkan area venue setelah setiap slot show selesai. Kedua, tim operasional bertugas untuk menjaga kelancaran acara yang berlangsung. Komunikasi yang dilakukan divisi promosi adalah dengan berkomunikasi secara tatap muka kepada kepala dari departemen housekeeping dan operasional. Kepala dari kedua departemen tersebut nantinya akan menugaskan orang-orang untuk diberi tanggung jawab dalam membantu acara CWFW 2018.
Ketiga, tim EO yang terbagi ke dalam dua grup yakni EO yang bertugas di lapangan dan EO yang bertugas sebagai agency model dan membantu dalam merencanakan konsep setiap show. Konsep show ini terdiri dari koreografi yang akan digunakan untuk para model dan juga konsep lighting yang diinginkan setiap desainer. Terakhir, pihak vendor yang bertugas untuk membuat desain panggung yang diinginkan oleh divisi promosi.
“Terus nanti ada tim magang juga. Terus housekeeping, terus operasional. EO itu ada dua, ada EO pelaksana yang di lapangan dan EO yang sifatnya sebagai agency model dan juga membantu konsep show-nya.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pembagian tugas untuk setiap orang di divisi promosi juga sudah dirasa adil. Apalagi ditambah dengan adanya bantuan dari tim magang. Divisi promosi merasa terbantu dengan kehadiran tim magang yang membantu tugas seperti pengaturan kursi.
“Menurutku sih adil lah as long as kita punya, biasanya sih untungnya kita waktu itu punya kayak tim magang gitu ya. Kalau nggak kita pasti keteteran. Kayak hal-hal apa ya, kayak ngatur kursi. Itu kan biasanya dikerjain sama Lily sama Sakti. Kalau ada tim magang kan mereka bisa bantuin, malah kerjaannya jadi lebih cepat.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pembagian tugas yang dilakukan oleh tim promosi adalah berdasarkan jobdesc masing-masing orang. Misalkan Riera sebagai PR CWS, maka ia memiliki tanggung jawab terhadap hal-hal yang menyangkut media, cue card dan juga MC. Namun walaupun tiap-tiap orang memiliki tugasnya masing-masing, mereka tetap
57
saling membantu satu sama lain. Event ini adalah event tim promosi dan bukan perorangan, maka yang dibutuhkan adalah kerjasama dari tim.
“Sebetulnya kalau kita bilang harus saling backup lah. Soalnya kalau dalam event ataupun apapun itu sistemnya teamwork.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.2.4. Budgeting
Adapun hambatan yang terjadi pada saat perencanaan adalah mengenai budget event. Di tiap tahunnya, budget yang dibutuhkan untuk event semakin banyak. Masalah lain yang muncul adalah mengenai animo dari desainer. Pada tahun 2018, terjadi penurunan animo dari para desainer yang mengikuti fashion week. Banyak dari para desainer muda yang lebih memilih untuk membuka pop up market dibandingkan mengikuti ajang fashion week. Informasi ini didapatkan ketika Hendra berdiskusi dengan dosen fashion design Universitas Ciputra.
“Hambatannya banyak sih. Pastinya salah satunya budget. Karena biasanya budget event ini semakin tahun bisa semakin bengkak kan, bukan semakin irit. Jadi kayak hambatannya juga misalkan dari animo. Misalkan, animo desainer yang ikut makin turun, jadi pesertanya makin sedikit.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Menurut Riera, hambatan yang terjadi juga dikarenakan budget yang harus dikeluarkan untuk desainer tamu. Kendala yang dihadapi adalah ketika desainer tamu yang akan diundang meminta dibayar terlalu tinggi. Budget yang dikeluarkan untuk acara ini tergolong besar. Adapun pengeluaran yang dibutuhkan antara lain untuk desain panggung, fee para model, penginapan untuk model asal Jakarta, konsumsi, cetak undangan, pemasangan iklan di radio, koran dan juga billboard. Dari antara pengeluaran tersebut, budget untuk desain panggung memakan jumlah yang besar yakni ratusan juta.
“Paling ya kayak desainer tamu, misalnya kita propose desainer siapa, terus dia kayak keberatan karena dia minta dibayar, misalnya dibayarnya terlalu tinggi. Jadi kan kita jadi mikir dua kali.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019). Penyelesaian terkait masalah fee untuk para desainer tamu adalah dengan mencari desainer yang lain. Tim promosi akan mencari desainer tamu yang terkenal agar publikasi mengenai event ini juga bagus. Tim promosi akan memberikan slot show gratis agar desainer tamu ini dapat mengikuti CWFW 2018. Ini merupakan salah satu cara agar acara dapat tetap dikemas dengan baik. Jadi di mata publik,
CWFW memiliki pemberitaan yang baik dikarenakan memiliki guest star senior yang memiliki pengaruh di Indonesia dan khususnya di Surabaya.
Di tahun 2018, fashion designer yang dipilih sebagai guest star adalah Denny Wirawan dan Priyo Oktaviano. Kedua desainer ini dipilih karena sudah dianggap sebagai desainer senior. Dengan mengundang kedua guest star, event CWFW 2018 juga ikut mendapatkan publikasi yang baik.
“Desainernya ada yang free, ada yang bayar, ada juga yang memang dia guest star. Dalam artian, kalau desainer ini punya nama, publikasinya bagus, ya kita kasi free supaya dia mau ikut. Kan ibaratnya kita mau ambil namanya dia. Sama seperti desainer tamu yang jadi guest star. Ya kita yang biayain dia untuk datang ke Surabaya. Dan kebetulan waktu itu kita dapat approval dari Denny Wirawan dan Priyo Oktaviano.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.2.5. Tahap Persetujuan
General Manager (GM) mal CWS selalu menyetujui mengenai konsep acara CWFW 2018. GM sudah memercayakan kepada divisi promosi mengenai konsep dari acara. Hal ini dikarenakan di dalam divisi promosi terdapat orang-orang kreatif. Maka, dalam segi konsep acara, GM mal tidak akan mempermasalahkan mengenai konsep yang akan dibawakan pada tahun 2018.
“Nah, biasanya kalau untuk dari segi konsep, ibunya itu setuju sih.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Hendra. Menurutnya, pihak manajemen sudah memercayakan penuh mengenai konsep acara kepada divisi promosi. GM mal tidak terlalu turut campur ke dalam masalah konsep acara. GM mal lebih memperhatikan mengenai masalah budget. Divisi promosi harus dapat menjelaskan mengenai jumlah budget yang dibutuhkan untuk menggelar CWFW 2018. Proses persetujuan oleh GM berlangsung cepat. Proses yang dibutuhkan pada tahap persetujuan ini membutuhkan waktu kurang lebih satu hingga dua minggu.
“Sebetulnya kalau selama ini, dari manajemen itu, menyerahkan penuh sih ke kita. Soalnya biasanya prosesnya kurang lebih seminggu dua minggu, untuk yang benar-benar approval-nya sudah beres ya.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
59
4.4.3. Tahap Planning 4.4.3.1. Timing
Dari awal diadakan CWFW yang pertama di tahun 2013, acara ini diadakan pada bulan September. Sejak saat itu hingga CWFW 2018, acara ini tetap diadakan di bulan September. Bulan September dipilih karena bulan ini merupakan bulan pembukaan bagi musim yang baru di dunia fashion. Musim untuk koleksi fall winter akan dipertunjukkan di bulan September. Maka mengingat pembukaan musim yang baru, CWS merencanakan juga untuk membuat pagelaran fashion week yang mempertunjukkan koleksi-koleksi desainer terbaru untuk musim fall winter.
“Karena September itu kan pembukaan season baru, fall winter. Fall winter collection kan di-launching-nya itu bulan September. Makanya kita pilihnya di bulan itu.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Hendra juga mengatakan hal yang sama mengenai alasan pemilihan bulan September. Hendra menjelaskan bahwa di dalam dunia fashion terdapat dua musim yakni musim spring summer dan musim fall winter. Koleksi pada musim spring summer ditunjukkan pada bulan Maret. Sedangkan pada musim fall winter dikeluarkan pada bulan September. Dipilihnya bulan September dibandingkan bulan Maret adalah karena Plaza Indonesia juga memiliki acara fashion week tahunan yang selalu diadakan di bulan Maret. Sehingga untuk menghindari adanya kesamaan acara fashion week, maka CWS memilih bulan September.
“Sedangkan kalau fall winter keluarnya di bulan September. Jadi kita ngambilnya di bulan September, di fall winter-nya.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Di tahap planning, adalah proses penyusunan rencana kerja, biasanya proases ini memakan waktu paling lama dalam manajemen event. Apabila pada tahap-tahap sebelumnya dapat dilewati dengan baik, maka di tahap ini tidak akan membutuhkan waktu yang lama. Tahap perencanaan mencakup tiga hukum dasar, yakni waktu, lokasi dan tempo (Goldblatt, 2002, p. 49).
4.4.3.2. Space
Tempat yang dipilih untuk menjadi venue acara tahunan CWFW adalah di dalam mal Ciputra World Surabaya sendiri. Hal ini dikarenakan CWFW merupakan produk yang diciptakan oleh pihak mal sendiri. CWFW adalah hasil produk yang
tidak berkolaborasi dengan pihak lain. Sehingga menurut Hendra akan lebih mudah diingat oleh masyarakat apabila event Ciputra World Fashion Week diadakan di mal Ciputra World Surabaya.
“Jadi otomatis ya bikinnya di Ciputra. Karena kita sendiri yang ngadain.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Riera juga mengatakan hak yang sama mengenai pemilihan venue yang selalu dipilih di dalam mal CWS. Riera juga merasa bahwa CWFW merupakan produk event divisi promosi sendiri. Di tahun 2018, CWFW diadakan di atrium mal. Atrium mal yang digunakan melipun atrium void, linear dan oval. Penggunaan atrium mal sebagai venue acara ditujukan agar tidak hanya para tamu undangan yang memiliki undangan saja dapat melihat, namun juga pengunjung mal dapat melihat fashion week ini.
“Karena kan CWFW ini produk kita sendiri ya, jadi ya maka dari itu diadain di mal sendiri.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Riera juga mengatakan hal yang sama mengenai materi apa saja yang dibahas pada saat rapat perencanaan. Dalam rapat yang dibahas juga adalah masalah-masalah teknis pada saat hari H seperti ketersediaan jumlah kursi, desain panggung, dan alur keluar masuk pengunjung. Rapat digunakan untuk saling memberikan masukan kepada satu sama lain di tim promosi.
“Jadi keperluan kursi, kayak hal-hal kayak gitu. Terus nanti nge-share, “Desainnya kayak gini. Kira-kira kurang apa”. “Nanti panggungnya kayak gini. Ini letaknya di sini.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.3.3. Tempo
Waktu efektif yang dibutuhkan dalam merencanakan event CWFW 2018 adalah empat hingga enam bulan. Dalam kurun waktu ini tim promosi benar-benar dapat terfokus untuk mengerjakan setiap tugas yang diberikan. Dalam waktu ini, setiap orang dalam tim promosi didorong untuk menunjukkan progress seperti jumlah peserta dan sponsor.
“Jadi makanya, tadi kalo dibilang kenapa kok efektifnya enam bulan, empat sampai enam bulan, ya karena bulan-bulan yang lain itu kita masih ngerjain yang lain. Jadi enam bulan itu kan baru benar-benar kita push, kayak pesertanya sudah dapat berapa, sponsor sudah berapa.”
61
(Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Sama seperti yang dikatakan Hendra, Riera juga mengaku pengerjaan perencanaan acara ini dilakukan enam bulan sebelumnya. Waktu enam bulan itu dianggap efektif dalam mengerjakan tugas-tugas. Karena waktu-waktu sebelumnya tim promosi harus memikirkan mengenai event yang lain. Slot yang dijual baru dikerjakan enam bulan sebelumnya karena pada waktu ini divisi promosi baru memastikan mengenai pembagian slot yang dapat ditampung.
“Merencanakannya efektifnya sih, kayak media partner gitu-gitu biasanya enam bulan sudah mulai media partner, terus jualan slot itu enam bulan sebelumnya biasanya sudah dikerjain.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.3.4. Media Massa
Media-media yang digunakan untuk mempromosikan event Ciputra World Fashion Week (CWFW) 2018 merupakan media pilihan. MRA Media merupakan salah satu media media yang digandeng untuk memberitakan mengenai event ini. MRA Media dinilai memiliki pengaruh yang kuat khususnya di Surabaya. MRA Media mampun membuat pemberitaan dengan skala nasional sehingga dapat dibaca tidak hanya di Surabaya namun juga se-Indonesia. Selain dengan MRA Media, Ciputra World Surabaya (CWS) juga menggandeng Fimela sebagai media online. Tidak lupa juga CWS bekerja sama dengan Jawa Pos, Suara Surabaya, She Radio dan HardRock FM.
“MRA media ini punya pengaruhnya kuat, terutama di Surabaya. Jadi dimuat di majalah, tapi yang baca kan se-Indonesia. Terus ada juga yang online, kita gandeng Fimela. Terus ada juga yang lain-lain seperti Jawa Pos, itu kan pasti kita gandeng. Terus kayak Suara Surabaya, She Radio segala macam. Jadi media-media yang kita pilih ini media pilihan.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Menurut Riera, MRA memegang majalah terkemuka. Majalah-majalah yang tergabung dalam Maka dari itu, mendukung pernyataan dari Hendra, MRA merupakan media pilihan. PR memilih media yang digunakan untuk menyebarluaskan pesan mengenai CWFW 2018 dengan majalah terkemuka. Dengan memilikih majalah-majalah ini, diharapkan khalayak mengetahui adanya event fashion week di CWS.
“Terus habis gitu kita lihat kan salah satu leading magazine lah. Jadi ada Bazaar, Her World, dulu ada Cosmo, Cosmopolitan.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 Mei 2019).
Media-media yang dipilih oleh PR CWS meliputi media cetak, media elektronik dan online. Media cetak yang mempublikasikan adalah Jawa Pos dan Harper’s Bazaar Indonesia. Sedangkan yang termasuk ke dalam media elektronik adalah Suara Surabaya, She Radio dan Hardrock FM. Dalam hal ini cara radio-radio tersebut memberikan bukti bahwa telah menyiarkan iklan mengenai CWFW 2018 adalah dengan mengirimkan rekaman melalui CD. Jadi, PR dapat mengetahui jika radio-radio tersebut menayangkan sesuai dengan perjanjian. Selain itu media online yang mempublikasikan acara CWFW 2018 adalah Fimela seperti pada gambar 4.4.
“Mereka kasih bukti berupa CD jadi supaya kita tahu bener-bener ditayangkan sesuai perjanjian.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 Mei 2019).
Gambar 4.6 Berita CWFW 2018 dalam Fimela Sumber: Fimela.com
63
4.4.4. Tahap Coordination 4.4.4.1. Media Komunikasi
Selama acara berlangsung dari tanggal 21-23 September 2018, tim promosi saling berkoordinasi melalui grup Whatsapp yang mereka miliki. Selama itu, mereka sering berkomunikasi melalui grup Whatsapp yang dinilai lumayan efektif. Dikatakan lumayan efektif karena jika tim promosi sudah sibuk dengan tugasnya masing-masing maka kadang terdapat pesan yang terlewat. Namun, menurut Riera, saat ini sudah terdapat fitur Whatsapp yang dapat memanggil orang dengan menyebut nama orang yang bersangkutan. Selain menggunakan WA sebagai media komunikasi, divisi promosi juga melakukan koordinasi secara langsung yakni tatap muka. Selama tiga hari acara berlangsung, komunikasi dilakukan melalui kedua media ini yakni WA dan tatap muka.
“WA grup. WA itu ya 50 persen efektif lah. Kadang-kadang soalnya, 50 persennya itu kadang kita kalau sudah sibuk, nggak kebaca. Tapi ya untungnya WA sekarang ada bisa di-mention gitu kan.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.4.2. Alur Komunikasi Koordinasi
Chief Promotion bertanggung jawab untuk membagi tugas kepada setiap orang yang ada di divisi promosi. Dalam sebuah rapat yang diadakan dalam tahap perencanaan Ciputra World Fashion Week 2018, Chief Promotion langsung membagikan tugas untuk setiap orang. Pembagian tugas ini dilakukan langsung oleh Chief Promotion yang merupakan kepala divisi promosi (Sumber: observasi peneliti, 31 Agustus 2018).
Pesan komunikasi yang dikirimkan terpusat dari Chief Promotion kepada seluruh staf yang berada dibawahnya. Di bawah struktur organisasi Chief Promotion terdapat 3 kepala yang membawahi bagian-bagian yang berbeda-beda. Adapun bagian-bagian itu meliputi promotion, creative design dan event. Pendistribusian pesan ini dilakukan bertahap dari atas ke bawah secara teratur. Misalnya pada bagian design, Chief Promotion akan mengirimkan pesan kepada Senior Creative Design terlebih dahulu. Lalu selanjutnya Senior Creative Design yang akan melanjutkan pesan kepada Junior Creative Design (Sumber: observasi peneliti, 31 Agustus 2018).
Hal ini juga berlaku pada bagian event. Bagian dalam event ini dalamnya terdapat Event Coordinator, Event Staff dan On Site. Tugas-tugas yang berhubungan dengan desain panggung event CWFW 2018, media promosi dalam mal, dan pelaksanaan loading dan unloading barang selama CWFW 2018 akan dibicarakan dengan Event Coordinator. Selanjutnya Event Coordinator akan melanjutkan pesan kepada struktur organisasi di bawahnya yakni event staff. Terakhir, event staff akan melanjutkan pesan kepada tim on site (Sumber: observasi peneliti, 31 Agustus 2018).
Adapun pembagian tugas di dalam divisi promosi yakni Event Coordinator dan Event Staff bertugas untuk mengatur pembagian kursi tamu undangan VIP dan undangan reguler. Junior Creative Design memiliki tanggung jawab terhadap materi layar LED yang ada di panggung. Sedangkan Senior Creative Design bertugas untuk mengatur konsumsi. Promotion Coordinator selaku PR CWS bertanggung jawab untuk melayani media yang ingin melakukan liputan terkait acara.
4.4.4.3. Konflik dan Solusi
Adapun masalah yang terjadi selama koordinasi CWFW 2018 lebih ke arah masalah teknis. Sehingga bukan menjadi masalah yang serius bagi divisi promosi karena dapat dengan cepat ditangani. Contohnya seperti permasalahan ketersediaan tempat duduk yang kurang dan masalah undangan yang terlambat datang. Masalah ini melibatkan tamu undangan yang hadir dengan Event Coordinator serta Event Staff. Masalah tempat duduk yang kurang pada saat itu langsung dapat ditangani dengan menambah jumlah bangku di venue. Event Coordinator berkomunikasi dengan bagian dari housekeeping untuk segera menambah jumlah bangku di venue.
Lalu di tahun 2018 juga terdapat masalah pada salah satu desainer asal Thailand yang kehilangan salah satu bagasinya. Namun permasalahan mengenai bagasi ini diselesaikan secara mandiri oleh desainer Thailand tersebut. Hal ini dikarenakan Chief Promotion merasa bahwa permasalahan ini merupakan tanggung jawab masing-masing desainer yang datang. Desainer asal luar negeri memilih
65
maskapai sendiri untuk datang ke Indonesia. Sehingga ketika terdapat masalah terhadap maskapai tersebut, hal itu merupakan masalah pribadi desainer.
“Atau misalkan ada kendala, misalkan kursinya kurang, terus harus nambah kursi. Atau mungkin masalah undangan, undangannya datangnya telat. Jadi sebetulnya semua masalah yang terjadi itu lebih ke teknis sih.. Pokoknya yang tahun lalu sempat ada kejadian. Jadi ada salah satu desainer Thailand yang itu bajunya belum datang. Jadi bajunya itu hilang. Jadi di bagasinya itu hilang dan belum dapat kabar lebih lanjut dari airlines-nya.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Masalah lain adalah mengenai terdapat desainer tamu yang ternyata telah ditinggal supir pulang. Desainer tamu ini akhirnya kesulitan untuk berpergian. Walaupun masalah ini dianggap kecil, namun sebenarnya bermasalah pada kenyamanan desainer tamu. Padahal desainer tamu ini diundang khusus ke fashion week untuk mendapatkan pelayanan khusus. Dalam hal ini divisi promosi memberikan tanggung jawab kepada LO untuk menangani desainer tamu yang hadir.
“Waktu itu lebih ke tim event yang masalah, mungkin Hendra cerita juga, yang masalah kayak ternyata desainer tamu ini nggak ada supirnya. Supirnya sudah pulang.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Penyelesaian untuk masalah desainer Thailand yang tersangkut masalah bagasi yang hilang adalah dengan menukar slot show. Desainer yang belum siap diganti dengan desainer yang dirasa sudah siap untuk tampil. Hal ini dikarenakan, show tidak mungkin menunggu hingga datangnya bagasi desainer yang hilang tersebut. Maka tim promosi bertindak cepat dengan langsung menukar slot show.
Pada saat kejadian ini terjadi, Chief Promotion berdiskusi dengan agensi Jim Model sebagai EO fashion week yang berlangsung. Chief Promotion dan Jim Model akhirnya sepakat untuk menukar slot show desainer Thailand dengan desainer AFDS yang lain. Hal ini dikarenakan Chief Promotion merasa bahwa tamu undangan tidak akan sadar apabila desainer Thailand ini diganti dengan desainer internasional yang lain.
Penukaran slot show ini dilakukan mengingat di tahun-tahun yang lalu, pernah terjadi masalah yang sama terkait ketidaksiapan desainer. Sehingga
“Ya itu kan kita harus putar otak nih. Jadi sempat kejadian juga kita tukar. Misalkan yang show jam segini ini desainer A. Karena desainer A ini belum siap, kita tukar dengan yang C. Jadi yang C harusnya di jam lain,
ini dipindah ke yang A, A-nya diikutin di jamnya yang C. Itu pernah juga.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Sedangkan penyelesaian untuk masalah supir adalah dengan menyediakan LO. Sejak dua tahun yang lalu, tim promosi akhirnya sepakat untuk bekerjasama dengan LO agar terhindar dari masalah-masalah yang berhubungan dengan kebutuhan desainer. Hal ini dikarenakan sebelumnya pernah terjadi desainer tamu yang ditinggal oleh supir yang telah disediakan. Maka sejak saat itu, divisi promosi lebih memilih untuk menyediakan LO, sehingga tugasnya adalah untuk menjadi pendamping desainer.
“Aku lupa dua tahun lalu apa setahun lalu, kita selalu menyediakan LO untuk orang-orang penting. Jadi LO buat desainer contohnya. Supaya desainer itu butuhnya apa ngomongnya ke LO.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
4.4.5. Tahap Evaluation
Menurut Hendra, secara ekspektasi sudah lebih bagus walaupun tidak dapat 100 persen memenuhi konsep awal. Namun Hendra merasa puas karena menurutnya desain acara sudah lebih baik. Pihak vendor sudah melakukan revisi berulang-ulang demi memenuhi ekspektasi dari tim promosi. Revisi ini dilakukan melalui hasil rapat yang dilakukan divisi promosi dengan pihak vendor. Hasil dari revisi ini sudah dianggap baik. Chief Promotion mengatakan bahwa panggung CWFW 2018 lebih baik daripada panggung yang digunakan di tahun lalu.
“Secara ekspektasi sih sudah lebih bagus ya, walaupun tidak 100 persen. Dan memang jujur selama ini panggung kita diakui orang-orang paling bagus kalau acara fashion week karena panggungnya paling mewah, paling megah. Tapi jujur desainnya kalau dibilang 100 persen sesuai ya nggak, tapi sudah much bettter lah.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pada praktiknya, jadwal acara yang telah dibuat tidak berjalan sesuai. Pada saat hari H acara, terjadi keterlambatan satu jam pada tiap-tiap slot show. Hal ini dikarenakan acara harus menunggu hingga venue dipenuhi dengan undangan. Sehingga hal ini menyebabkan acara yang terlambat satu jam. Akibat dari keterlambatan ini adalah terdapat tamu undangan yang datang tepat pada waktunya untuk harus menunggu hingga venue penuh.
“Kalau sesuai rundown sih nggak. Memang kita sudah estimasi dengan jam keterlambatan sebetulnya. Misalkan kayak yang sore, undangannya
67
nggak datang-datang, akhirnya molor satu jam.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Menurut Riera, realisasinya sudah sesuai dengan konsep dasar yang dirapatkan. Hanya saja terdapat hal-hal teknis di luar dugaan yang terjadi seperti terdapat lampu yang mengalami korsleting. Pada waktu saat show sedang berlangsung, tiba-tiba terjadi korsleting pada lantai di atas fashion week berlangsung. Hal ini mengakibatkan adanya percikan api dan juga muncul asap dari atas venue. Kejadian ini sempat membuat beberapa tamu undangan meninggalkan venue. Namun tidak lama berselang setelah api dapat dipadamkan, tamu undangan kembali ke tempat duduk mereka. Kejadian ini tidak menjadi masalah yang besar pada saat acara berlangsung.
Pada saat itu, tidak terdapat tamu undangan yang mempermasalahkan mengenai kejadian korsleting lampu. Tamu undangan hanya beranjak sebentar dari tempat duduk, namun setelah korsleting lampu dipadamkan, para tamu kembali menikmati fashion show yang berlangsung. Kejadian ini tidak dipublikasikan di media manapun yang pada saat itu meliput acara. PR CWS langsung sigap dengan menghubungi media melalui grup WA yang dimiliki dengan para wartawan agar tidak mempublikasikan mengenai kejadian korsleting lampu tersebut.
“Kadang-kadang gini, untuk konsep dasar itu biasanya sudah sesuai, tapi kadang kan kita kayak beberapa hal itu tidak terjadi sesuai keinginan kita, kayak tiba-tiba ada lampu konslet.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Evaluasi internal tidak selalu dilakukan menurut Hendra. Hal ini dikarenakan Hendra merasa bahwa secara internal sebenarnya kinerjanya sudah maksimal. Menurut Chief Promotion, setiap orang dalam divisi promosi telah melakukan tugasnya masing-masing dengan baik. Setiap orang telah bertanggung jawab dengan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan. Hal-hal yang dirasa perlu untuk dievaluasi adalah mengenai konsep acara yang akan diganti. Menurutnya bahwa hasil evaluasi event CWFW 2018 dengan tahun-tahun sebelumnya tidak akan jauh berbeda. Menurut Hendra masalah-masalah yang terjadi kebanyakan lebih ke eksternal bukan internal.
“Nggak sih. Soalnya kalau secara internal kita sudah maksimal sih sebetulnya. Jadi kalau mau di-review lagi secara internal, yang di-review sebetulnya harusnya bagaimana kita mau ganti format atau konsepnya. Bukan lagi mengevaluasi apa yang kurang di event kemarin. Soalnya kalau yang kurang di event kemarin-kemarin, biasanya event-nya itu
berjalan dengan masalah yang kurang lebih sama kok.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019). Menurut Riera, evaluasi event dilakukan pada saat tim promosi mengadakan rapat bulanan. Di rapat bulanan itulah nanti dibahas mengenai evaluasi dari event CWFW 2018. Jika terdapat masalah yang krusial maka akan dibahas pada saat rapat bulanan. Jadi tidak ada pertemuan khusus untuk membahas evaluasi acara tahunan CWFW 2018. Hal ini dikarenakan divisi promosi merasa bahwa evaluasi event CWFW 2018 cukup didiskusikan dalam rapat bulanan.
“Kalau evaluasi formal nggak sih biasanya. Paling ya itu ada kalau kita mau kayak meeting bulanan berikutnya sih. Paling nggak bisa diobrolin di situ.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Tim promosi melakukan evaluasi eksternal namun secara informal. Tim promosi tidak membuat kuisioner ataupun bentuk survei lainnya untuk mengetahui evaluasi dari tamu undangan. Evaluasi eksternal ini didapat dari berbincang secara tatap muka kepada beberapa tamu undangan. Sehingga akhirnya tim promosi mengetahui tanggapan tamu mengenai fashion week yang diadakan. Tanggapan yang didapatkan dari tamu undangan positif terhadap show.
“Tamunya sih overall selalu positif sih. Karena kan mereka ngelihat kita juga tiap tahun berusaha mengemasnya dengan bagus ya. Tapi kalau orang-orang into fashion ya mereka rata-rata ngomong bagus. Jadi kita evaluasi dengan Jim Model, terus dengan desainer-desainer yang ikut show, juga dengan desainer tamu yang kita undang. Jadi kita ngelihat responnya dari orang luar.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Tanggapan yang positif ini dibuktikan dengan wawancara yang dilakukan dengan beberapa tamu undangan yang hadir. Salah satunya adalah Diana Halim. Menurut Diana, acara CWFW 2018 merupakan acara bergengsi yang diadakan Ciputra World Surabaya. Acara ini diadakan secara mewah yang terlihat dari desain panggung dan desainer internasional serta desainer nasional.
“Acara ini prestigious ya menurutku. Karena designer yang ikut itu pilihan, bukan designer asal-asalan.” (Wawancara dengan Diana, tamu undangan, 8 Mei 2018).
Respon positif juga turut dikatakan oleh Tressya salah satu tamu undangan yang datang pada event CWFW 2018. Tressya merasa bahwa event CWFW 2018 ini sudah bagus. Menurutnya, event CWFW 2018 memiliki desainer-desainer pilihan. Dengan mengundang desainer pilihan, membuat event CWFW 2018 terlihat bergengsi.
