Menurut Hendra, secara ekspektasi sudah lebih bagus walaupun tidak dapat 100 persen memenuhi konsep awal. Namun Hendra merasa puas karena menurutnya desain acara sudah lebih baik. Pihak vendor sudah melakukan revisi berulang-ulang demi memenuhi ekspektasi dari tim promosi. Revisi ini dilakukan melalui hasil rapat yang dilakukan divisi promosi dengan pihak vendor. Hasil dari revisi ini sudah dianggap baik. Chief Promotion mengatakan bahwa panggung CWFW 2018 lebih baik daripada panggung yang digunakan di tahun lalu.
“Secara ekspektasi sih sudah lebih bagus ya, walaupun tidak 100 persen. Dan memang jujur selama ini panggung kita diakui orang-orang paling bagus kalau acara fashion week karena panggungnya paling mewah, paling megah. Tapi jujur desainnya kalau dibilang 100 persen sesuai ya nggak, tapi sudah much bettter lah.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Pada praktiknya, jadwal acara yang telah dibuat tidak berjalan sesuai. Pada saat hari H acara, terjadi keterlambatan satu jam pada tiap-tiap slot show. Hal ini dikarenakan acara harus menunggu hingga venue dipenuhi dengan undangan. Sehingga hal ini menyebabkan acara yang terlambat satu jam. Akibat dari keterlambatan ini adalah terdapat tamu undangan yang datang tepat pada waktunya untuk harus menunggu hingga venue penuh.
“Kalau sesuai rundown sih nggak. Memang kita sudah estimasi dengan jam keterlambatan sebetulnya. Misalkan kayak yang sore, undangannya
67
nggak datang-datang, akhirnya molor satu jam.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Menurut Riera, realisasinya sudah sesuai dengan konsep dasar yang dirapatkan. Hanya saja terdapat hal-hal teknis di luar dugaan yang terjadi seperti terdapat lampu yang mengalami korsleting. Pada waktu saat show sedang berlangsung, tiba-tiba terjadi korsleting pada lantai di atas fashion week berlangsung. Hal ini mengakibatkan adanya percikan api dan juga muncul asap dari atas venue. Kejadian ini sempat membuat beberapa tamu undangan meninggalkan venue. Namun tidak lama berselang setelah api dapat dipadamkan, tamu undangan kembali ke tempat duduk mereka. Kejadian ini tidak menjadi masalah yang besar pada saat acara berlangsung.
Pada saat itu, tidak terdapat tamu undangan yang mempermasalahkan mengenai kejadian korsleting lampu. Tamu undangan hanya beranjak sebentar dari tempat duduk, namun setelah korsleting lampu dipadamkan, para tamu kembali menikmati fashion show yang berlangsung. Kejadian ini tidak dipublikasikan di media manapun yang pada saat itu meliput acara. PR CWS langsung sigap dengan menghubungi media melalui grup WA yang dimiliki dengan para wartawan agar tidak mempublikasikan mengenai kejadian korsleting lampu tersebut.
“Kadang-kadang gini, untuk konsep dasar itu biasanya sudah sesuai, tapi kadang kan kita kayak beberapa hal itu tidak terjadi sesuai keinginan kita, kayak tiba-tiba ada lampu konslet.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Evaluasi internal tidak selalu dilakukan menurut Hendra. Hal ini dikarenakan Hendra merasa bahwa secara internal sebenarnya kinerjanya sudah maksimal. Menurut Chief Promotion, setiap orang dalam divisi promosi telah melakukan tugasnya masing-masing dengan baik. Setiap orang telah bertanggung jawab dengan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan. Hal-hal yang dirasa perlu untuk dievaluasi adalah mengenai konsep acara yang akan diganti. Menurutnya bahwa hasil evaluasi event CWFW 2018 dengan tahun-tahun sebelumnya tidak akan jauh berbeda. Menurut Hendra masalah-masalah yang terjadi kebanyakan lebih ke eksternal bukan internal.
“Nggak sih. Soalnya kalau secara internal kita sudah maksimal sih sebetulnya. Jadi kalau mau di-review lagi secara internal, yang di-review sebetulnya harusnya bagaimana kita mau ganti format atau konsepnya. Bukan lagi mengevaluasi apa yang kurang di event kemarin. Soalnya kalau yang kurang di event kemarin-kemarin, biasanya event-nya itu
berjalan dengan masalah yang kurang lebih sama kok.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019). Menurut Riera, evaluasi event dilakukan pada saat tim promosi mengadakan rapat bulanan. Di rapat bulanan itulah nanti dibahas mengenai evaluasi dari event CWFW 2018. Jika terdapat masalah yang krusial maka akan dibahas pada saat rapat bulanan. Jadi tidak ada pertemuan khusus untuk membahas evaluasi acara tahunan CWFW 2018. Hal ini dikarenakan divisi promosi merasa bahwa evaluasi event CWFW 2018 cukup didiskusikan dalam rapat bulanan.
“Kalau evaluasi formal nggak sih biasanya. Paling ya itu ada kalau kita mau kayak meeting bulanan berikutnya sih. Paling nggak bisa diobrolin di situ.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Tim promosi melakukan evaluasi eksternal namun secara informal. Tim promosi tidak membuat kuisioner ataupun bentuk survei lainnya untuk mengetahui evaluasi dari tamu undangan. Evaluasi eksternal ini didapat dari berbincang secara tatap muka kepada beberapa tamu undangan. Sehingga akhirnya tim promosi mengetahui tanggapan tamu mengenai fashion week yang diadakan. Tanggapan yang didapatkan dari tamu undangan positif terhadap show.
“Tamunya sih overall selalu positif sih. Karena kan mereka ngelihat kita juga tiap tahun berusaha mengemasnya dengan bagus ya. Tapi kalau orang-orang into fashion ya mereka rata-rata ngomong bagus. Jadi kita evaluasi dengan Jim Model, terus dengan desainer-desainer yang ikut show, juga dengan desainer tamu yang kita undang. Jadi kita ngelihat responnya dari orang luar.” (Wawancara dengan Hendra, Chief Promotion Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Tanggapan yang positif ini dibuktikan dengan wawancara yang dilakukan dengan beberapa tamu undangan yang hadir. Salah satunya adalah Diana Halim. Menurut Diana, acara CWFW 2018 merupakan acara bergengsi yang diadakan Ciputra World Surabaya. Acara ini diadakan secara mewah yang terlihat dari desain panggung dan desainer internasional serta desainer nasional.
“Acara ini prestigious ya menurutku. Karena designer yang ikut itu pilihan, bukan designer asal-asalan.” (Wawancara dengan Diana, tamu undangan, 8 Mei 2018).
Respon positif juga turut dikatakan oleh Tressya salah satu tamu undangan yang datang pada event CWFW 2018. Tressya merasa bahwa event CWFW 2018 ini sudah bagus. Menurutnya, event CWFW 2018 memiliki desainer-desainer pilihan. Dengan mengundang desainer pilihan, membuat event CWFW 2018 terlihat bergengsi.
69
“CWFW 2018 ini bagus sih. Kolaborasi sama desainernya bagus yah jadi ga asal pilih.” (Wawancara dengan Tressya, tamu undangan, 8 Mei 2018).
Menurut salah satu tamu undangan VIP yang lain, event CWFW 2018 ini merupakan acara fashion week yang menarik. Dijelaskan lebih lanjut, bahwa setiap desainer dapat memberikan suasana yang selalu baru. Hal ini dikarenakan setiap desainer memiliki keunikan tersendiri dalam mendesain karyanya. Sehingga dengan keunikan dari masing-masing desainer dapat memberikan kesan baru kepada setiap tamu undangan.
“Yang pasti menarik yang event-nya. Aku ngerasa refreshing gitu karena desainernya beragam dan memiliki tema yang berbeda-beda. Sehingga setiap desainer memberi nuansa yang lain.” (Wawancara dengan Herman, Tamu undangan, 8 Mei 2018).
Lain halnya dengan evaluasi yang dilakukan dengan pihak eksternal. Misalnya dengan pihak EO atau LO dan Jim Model biasanya dilakukan secara chatting di Whatsapp ataupun melalui email. Jadi tidak ada pertemuan resmi untuk membahas mengenai evaluasi event secara tatap muka. Sedangkan dengan pihak media, biasanya dilakukan evaluasi secara langsung setelah acara selesai.
“Ya mungkin kalau sama EO atau LO ya kayak tim event yang ngomong sendiri. Terus nanti kayak mungkin Hendra, mereka ada feedback apa ngomong ke Jim Model Agency. Terus kayak dari aku, aku mungkin ngobrol sama teman-teman media Jakarta, “Eh, thank you ya sudah kayak gini, gini, gini. Nanti aku minta ininya ya.” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 April 2019).
Selain itu, PR juga memiliki evaluasi tersendiri mengenai pemberitaan di media. PR melakukan rekapan berupa kliping koran dan rekap data dalam bentuk excel. Bentuk evaluasi ini berguna sebagai pertanggungjawaban PR kepada GM mal. Dari hasil rekapan publikasi media, dapat dilihat jumlah pemberitaan yang muncul mengenai CWFW 2018.
“Kita juga ngelakuin kliping koran buat tahu seberapa banyak media yang memberitakan mengenai CWFW 2018” (Wawancara dengan Riera, Promotion Coordinator Ciputra World Surabaya, 2 Mei 2019).