Dalam menjalankan praktiknya, seorang notaris memiliki kewajiban, kewenangan dan larangan atau pantangan. Kewajiban, kewenangan dan larangan merupakan inti dari praktik kenotariatan. Tanpa adanya ketiga elemen ini maka profesi dan jabatan notaris menjadi tidak berguna.95
Kewajiban Notaris
Kewajiban Notaris merupakan sesuatu yang wajib dilakukan oleh Notaris, yang jika tidak dilakukan atau dilanggar, maka atas pelanggaran tersebut akan dikenakan sanksi terhadap Notaris.96 Adapun yang menjadi kewajiban Notaris diatur dalam Pasal 16 ayat (1) UUJN, yaitu dalam menjalankan jabatannya, notaris berkewajiban :
a. Bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;
b. Membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris;
c. Mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan Minuta Akta; d. Memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam undang-undang ini, kecuali ada
alasan untuk menolaknya;
e. Merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain;
f. Menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta, bulan dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;
g. Membuat daftar dari akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga; h. Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan akta
setiap bulan;
i. Mengirimkan daftar akta sebagaimana dimaksud dalam huruf h atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke Daftar Pusat Wasiat Departemen yang tugas dan tanggung
jawabnya di bidang kenotariatan dalam waktu 5 had pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;
j. Mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan;
k. Mempunyai cap/stempel yang memuat lambang Negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya ditulis nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;
l. Membacakan akta dihadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 orang saksi dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan notaris;
m. Menerima magang calon notaris.
Kewajiban Notaris yang tercantum dalam Pasal 16 ayat (1) huruf i dan k UUJN disamping dapat dijatuhi sanksi yang terdapat dalam Pasal 85 UUJN, juga dapat dikenakan sanksi berupa akta yang dibuat dihadapan Notaris hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan atau suatu akta menjadi batal demi hukum, dan juga merugikan para pihak yang bersangkutan, maka pihak tersebut dapat menuntut biaya, ganti rugi dan bunga kepada Notaris sebagaimana diatur dalam Pasal 84 UUJN.
Kewenangan Notaris
Kebutuhan hukum dalam masyarakat dapat dilihat dengan semakin banyaknya bentuk perjanjian yang dituangkan dalam suatu akta notaris, dimana notaris merupakan salah satu pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam undang-undang.97
Adapun kewenangan Notaris sebagaimana diatur dalam Pasal 15 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, adalah sebagai berikut :
97Santia Dewi dan R.M. Fauwas Diradja, Panduan Teori & Praktik Notaris, Pustaka Yustisia, Yogyakarta, 2011, hal. 9.
a. Notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
b. Notaris berwenang pula :
a. Mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
b. Menbukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
c. Membuat kopi dari asli surat-surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
d. Melakukan pengesahan kecocokan fotocopi dengan surat aslinya; e. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta; f. Membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
g. Membuat akta risalah lelang.
c. Selain kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Notaris mempunyai kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-udangan.
Kewenangan notaris yang disebut dalam Pasal 15 ayat (1) sampai dengan ayat (3) UUJN tersebut, dapat dibagi menjadi :
1. Kewenangan Umum Notaris; 2. Kewenangan Khusus Notaris;
3. Kewenangan Notaris yang akan ditentukan kemudian.98
Dalam Pasal 15 ayat (1) UUJN menegaskan bahwa salah satu kewenangan notaris, yaitu membuat akta secara umum, hal ini disebut sebagai Kewenangan Umum Notaris, dengan batasan sepanjang :
1) Tidak dikecualikan kepada pejabat lain yang ditetapkan oleh undang-undang;
2) Menyangkut akta yang harus dibuat atau berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh aturan hukum atau dikehendaki oleh yang bersangkutan;
3) Mengenai subjek hukum (orang atau badan hukum) untuk kepentingan siapa akta itu dibuat atau dikehendaki oleh yang berkepentingan.99
Kewenangan khusus Notaris adalah untuk melakukan tindakan hukum tertentu, seperti yang diatur dalam Pasal 15 ayat (2) UUJN.100 Sedangkan kewenangan Notaris yang akan ditentukan kemudian diatur dalam Pasal 15 ayat (3) UUJN, merupakan kewenangan yang akan ditentukan kemudian berdasarkan aturan hukum lain yang akan datang kemudian (ius
constituendum).101
Dilihat dari kewenangan Notaris tersebut di atas, maka notaris mempunyai tanggung jawab atas semua perjanjian yang dibuat. Dan Notaris juga bertanggung jawab atas profesinya yang menaunginya.
98Habib Adjie, Hukum Notaris Indonesia, Tafsir Tematik Terhadap UU No. 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris, PT. Refika Aditama, Bandung, 2009, hal. 78.
99Ibid, hal. 78. 100Ibid, hal. 81. 101Ibid, hal. 82.
Larangan Notaris
Larangan Notaris merupakan suatu tindakan yang dilarang dilakukan Notaris, jika larangan ini dilanggar oleh Notaris, maka kepada Notaris yang melanggar akan dikenakan sanksi sebagaimana tersebut dalam Pasal 85 UUJN.
Dalam hal ini ada 1 (satu) larangan yang perlu ditegaskan mengenai substansi Pasal 17 huruf b, yaitu meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah. Bahwa Notaris mempunyai wilayah jabatan 1 (satu) propinsi [Pasal 18 ayat (2) UUJN] dan mempunyai tempat kedudukan pada 1 (satu) kota atau kabupaten pada propinsi tersebut [Pasal 18 ayat (1) UUJN]. Dalam hal ini yang dilarang menurut ketentuan Pasal 17 huruf b UUJN yaitu meninggalkan wilayah jabatannya (propinsi) lebih dari 7 (tujuh) hari kerja. Dengan kontruksi hukum seperti itu, maka dapat ditafsirkan tidak dilarang meninggalkan tempat kedudukan Notaris (kota/kabupaten) lebih dari 7 (tujuh) hari kerja. Seharusnyayang dilarang, yaitu meninggalkan tempat kedudukan Notaris lebih dari 7 (tujuh) hari kerja, hal ini harus dikaitkan dengan ketentuan Pasal 19 ayat (2) UUJN yang menegaskan Notaris tidak berwenang secara teratur menjalankan jabatan di luar tempat kedudukannya. Dan ketentuan Pasal 19 ayat (2) UUJN jika dilanggar oleh Notaris, tidak ada sanksi apapun untuk Notaris yang melanggarnya menurut UUJN. Jika hal ini terjadi maka sanksi untuk Notaris dapat didasarkan kepada ketentuan Pasal 1868 dan 1869 KUHPerdata, yaitu dinilai tidak berwenangnya Notaris yang bersangkutan yang berkaitan dengan tempat dimana akta dibuat, maka akta yang dibuat tidak diperlakukan sebagai akta otentik, tapi mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta dibawah tangan, jika ditandatangani oleh para pihak.102
B. Peranan Notaris Pada Saat Terjadi Pembubaran Perseroan Terbatas Melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Notaris merupakan pejabat umum yang berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan. Notaris mempunyai peranan yang sangat penting pada saat terjadi pembubaran Perseroan Terbatas. Fungsi akta otentik dalam proses pembubaran Perseroan Terbatas adalah untuk keperluan pelaporan atau pemberitahuan kepada Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia.103
Akta otentik atau akta notaris wajib dibuat dalam bentuk yang sudah ditentukan oleh undang-undang, hal ini merupakan salah satu karakter akta notaris. Menurut Pasal 38 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, akta notaris harus mempunyai bentuk dan sifat sebagai berikut :
1. Setiap akta Notaris terdiri atas : a. awal akta atau kepala akta;
b. badan akta; dan
c. akhir atau penutup akta.
2. Awal akta atau kepala akta memuat : a. judul akta;
b. nomor akta;
c. jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun; dan d. nama lengkap dan tempat kedudukan Notaris. 3. Badan akta memuat :
a. nama lengkap, tempat dan tangal lahir, kewarganegaraan, pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal para penghadap dan/atau orang yang mereka wakili;
b. keterangan mengenai kedudukan bertindak penghadap;
c. isi akta yang merupakan kehendak dan keinginan dari pihak yang berkepentingan; dan
d. nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi pengenal.
4. Akhir atau penutup akta memuat :
a. uraian tentang pembacaan akta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf l atau Pasal 16 ayat (7);
b. uraian tentang penandatanganan dan tempat penandatanganan atau penerjemahan akta apabila ada;
c. nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari tiap-tiap saksi akta; dan
d. uraian tentang tidak adanya perubahan yang terjadi dalam pembuatan akta atau uraian tentang adanya perubahan yang dapat berupa penambahan, pencoretan, atau penggantian.
Akta notaris sebagai alat bukti agar mempunyai kekuatan pembuktian yang sempurna, jika seluruh ketentuan prosedur atau tata cara pembuatan akta dipenuhi. Jika ada prosedur yang tidak dipenuhi, dan prosedur yang tidak dipenuhi tersebut dapat dibuktikan, maka akta tersebut dengan proses pengadilan dapat dinyatakan sebagai akta yang mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta dibawah tangan.104
