RSPO Kriteria Indikator Panduan bagi Manajer Kelompok Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk
digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor Pengecek an silang dengan unsur yang ada 1.1 Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit menyediakan informasi yang memadai kepada para pemangku kepentingan mengenai isu lingkungan, sosial dan legal yang relevan dengan Kriteria RSPO, dalam bahasa dan bentuk yang sesuai guna memudahkan
1.1.1 Harus ada bukti bahwa Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit memberikan informasi yang memadai terkait isu-isu (lingkungan, sosial dan/atau legal) yang relevan terhadap Kriteria RSPO ke para pemangku kepentingan yang relevan demi terciptanya partisipasi efektif dalam pembuatan keputusan. 1.1.2 Arsip laporan-laporan mengenai permintaan informasi serta tanggapan yang diberikan harus disimpan dengan baik.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya. Manajer Kelompok harus dapat:-
Prosedur berjudul: “Mengelola Komitmen terhadap
Transparansi”. Buat daftar dokumen apa saja yang
dapat diakses publik. Jelaskan bahwa semua dokumen yang ada dalam daftar tersebut dapat disediakan kepada publik jika diminta. Lihat bagian 1.2 untuk penjelasan lebih rinci. Prosedur ini harus mencakup ringkasan pada bagian awal catatan buku permintaan dan tanggapan. Terkait dengan 6.3 dan 6.11.
Susun buku untuk mencatat semua pengunjung dan semua permintaan informasi.
Tanggal kapan dilakukannya kunjungan atau permintaan.
Nama perorangan yang datang berkunjung atau meminta informasi.
Sifat dari kunjungan atau permintaan tersebut.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Anggota perorangan harus dapat:
Menunjukkan pemahamannya bahwa semua pengunjung dan semua permintaan informasi ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok.
Menilai Manajer Kelompok
Diharapkan terdapat prosedur yang berjudul Mengelola Komitmen untuk transparansi.
Prosedur ini harus memuat dokumen-dokumen yang tersedia bagi publik, dan menjelaskan bahwa semua dokumen dimaksud tersedia bagi publik jika diminta serta memuat prosedur mengenai bagaimana cara meninta dokumen tersebut. Lihat bagian 1.2 untuk rincian dokumen. Prosedur ini dapat dimasukkan pada bagian awal catatan permintaan dan tanggapan, dan dapat pula tidak. Bagian ini berkaitan dengan bagian 6.3 dan 6.11.
Harus dijelaskan, di mana prosedur dan dokumen disimpan.
Pilih beberapa dokumen saja dan periksa di mana tempat penyimpanannya.
U3.4.3 U3.4.4
RSPO Kriteria Indikator Panduan bagi Manajer Kelompok Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam
audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor Pengecek an silang dengan
unsur yang ada
pembuatan
keputusan. Salinan dari dokumen yang tersedia bagi publik harus disediakan di Kantor Kelompok.
Ditunjukkannya bahwa mereka meninjau permintaan catatan dan tanggapan informasi Kelompok setidaknya satu tahun sekali.
Tunjukkan bagaimana informasi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja Kelompok.
Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari pertanian perseorangan dan kemudian analisis data tersebut untuk meningkatkan kinerja.
Pastikan bahwa staf kantor mengetahui akan persyaratan ini.
Kunjungan audit ke anggota perorangan harus mencakup pertanyaan mengenai kriteria ini.
Informasikan semua anggota Kelompok bahwa semua permintaan informasi akan diajukan kepada manajer Plasma Kelompok.
Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi.
Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut.
periksa bagian jadwal tanggapan dan kelengkapan jawaban atau dokumennya.
Apakah semua staf mengetahui perihal dokumen-dokumen tersebut?
Menilai Anggota Perorangan
Periksa para anggota yang sudah dipilih apakah sudah memiliki pemahaman yang baik bahwa semua permintaan informasi ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok. 1.2 Dokumen manajemen terbuka untuk publik, kecuali apabila
1.2.1 Dokumen yang dibuka untuk publik harus meliputi, tapi tidak terbatas kepada, hal-hal berikut:
• Sertifikat/hak penggunaan tanah (Kriteria 2.2);
Panduan bagi Manajer Kelompok
Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya. Manajer Kelompok harus mampu untuk: -
Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Anggota perorangan harus dapat:-
Menunjukkan pemahamannya bahwa semua
Menilai Manajer Kelompok
Dokumen-dokumen yang dimuat dalam daftar harus semua dihadirkan dan dalam keadaan telah diperbaharui.
U1.1.1 U3.3.2
RSPO Kriteria Indikator Panduan bagi Manajer Kelompok Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam
audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor Pengecek an silang dengan unsur yang ada berkaitan dengan rahasia perusahaan (commercial confidentialit y) atau terdapat kemungkinan bahwa informasi dari dokumen tersebut akan menimbulkan dampak lingkungan atau sosial negatif bila dibuka.
• Rencana kesehatan dan keselamatan kerja (Kriteria 4.7);
• Rencana dan penilaian terkait dengan analisis dampak sosial dan lingkungan (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8);
• Dokumentasi HCV (Kriteria 5.2 dan 7.3);
• Rencana pengurangan dan pencegahan polusi (Kriteria 5.6);
• Detil keluhan dan pengaduan (Kriteria 6.3);
• Prosedur negosiasi (Kriteria 6.4);
• Rencana perbaikan berkelanjutan (Kriteria 8.1);
• Rangkuman publik dari laporan penilaian sertifikasi; • Kebijakan Hak Asasi Manusia
(Kriteria 6.13).
Menyusun daftar dokumen-dokumen berikut ini pada bagian dokumen Komitmen terhadap Transparansi yang tersedia untuk publik.
Salinan dari dokumen yang tersedia untuk publik harus tersedia di Kantor Kelompok.
Hak atas tanah/hak penggunaan (Kriteria 2.2);
Rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) (Kriteria 4.7);
Rencana dan penilaian dampak terkait dengan dampak lingkungan dan sosial (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8); Dokumentasi NKT (NKT 5.2 dan 7.3);
Rencana pencegahan dan pengurangan polusi (Kriteria 5.6);
Informasi rinci mengenai pengaduan dan keluhan (Kriteria 6.3);
Prosedur negosiasi (Kriteria 6.4);
Rencana perbaikan berkelanjutan (Kriteria 8.1); Ringkasan publik untuk laporan penilaian sertifikasi; Kebijakan hak asasi manusia (Kriteria 6.13);
Secara berkala melakukan pengecekan, apakah dokumen-dokumen ini sudah diperbaharui dan sudah sebagaimana mestinya. Sebagai suatu tinjauan aturan umum secara tahunan. Bahkan jika tidak ada perubahan yang diminta sekalipun, lakukan pencatatan dokumen, tanggal dilakukannya semua tinjauan dan tanggal pembuatannya. Kelola semua versi yang ada sebagai dokumen-dokumen terpisah.
Apakah dokumen-dokumen tersebut berada dalam satu tempat dan tersedia bagi publik jika diminta. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui perihal persyaratan tersebut
pengunjung dan semua permintaan informasi
ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok. Pastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan besarnya skala entitas dan akan ditinjau secara berkala. Catat bahwa segala perubahan yang meluas dan tentukan mengapa perubahan tersebut diperlukan.
Periksa, apakah semua bentuk asli maupun salinan dari semua versi yang diperbaharui sudah disimpan dengan aman.
Pastikan bahwa semua staf mengetahui perihal dokumen tersebut.
Menilai Anggota Perorangan
Periksa para anggota yang sudah dipilih apakah sudah memiliki pemahaman yang baik bahwa semua permintaan informasi harus ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok.
RSPO Kriteria Indikator Panduan bagi Manajer Kelompok Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam
audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor Pengecek an silang dengan unsur yang ada 1.3 Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit berkomitmen pada perilaku etis dalam seluruh transaksi dan operasi bisnis.
1.3.1 Harus terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi, yang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan ke seluruh level
pekerja dan operasi.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Manajer Kelompok harus dapat: -
Menunjukkan bahwa Kelompoknya memiliki kebijakan tertulis untuk komitmen terhadap kode etik dan integritas dalam semua kegiatan operasional dan transaksinya.
Kebijakan tersebut harus dibuat dalam kerangka kerja Konvensi PBB tentang Anti Korupsi, khususnya Pasal 12.
Memperoleh salinan kerangka kerja ini dan membacanya.
Kebijakan ini harus mencakup sekurangnya hal-hal berikut ini.
• Penghormatan terhadap pelaksanaan usaha yang adil.
• Pelarangan terhadap semua bentuk korupsi, penyuapan dan penggelapan dalam penggunaan dana dan sumber daya.
• Disklosur/pengungkapan informasi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan apa yang diterima oleh praktik industrial.
Kebijakan ini harus dibuat dalam bahasa yang dapat dipahami oleh anggota Kelompok beserta para pekerja dan stafnya.
Anggota kelompok harus mengakui bahwa pihaknya memahami dan mematuhi Kebijakan tersebut. Mengomunikasikan kebijakan ini kepada para anggota Kelompoknya dan menunjukkan catatan perihal bagaimana komunikasi tersebut dilakukan.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS.
Anggota perorangan harus dapat:-
Menunjukkan bahwa mereka mengetahui apa yang dimaksud dengan kode etik.
Menunjukkan bahwa mereka menerima hasil cetak atau mengikuti presentasi atau pertemuan yang membahas kode etik.
Menilai Manajer Kelompok
Kebijakan tersebut harus dibuat dalam kerangka kerja Konvensi PBB tentang Anti Korupsi, khususnya Pasal 12. Ambil dan baca satu salinan.
Periksa, apakah kebijakan tersebut setidaknya sudah mencakup hal-hal sebagai berikut.
• Penghormatan kepada pelaksanaan usaha yang adil.
• Pelarangan terhadap semua bentuk korupsi, penyuapan dan penggelapan dalam penggunaan dana dan sumber daya.
• Disklosur/pengungkapan informasi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan apa yang diterima oleh praktik industrial.
Pastikan bagaimana hal ini telah dikomunikasikan kepada para anggota Kelompok.
Apakah kebijakan tersebut dibuat dalam bahasa yang dapat dipahami oleh mereka dan para staf/pekerjanya? Pilihlah beberapa anggota untuk ditanyakan.
Jika kebijakan tersebut telah disampaikan sebagai suatu Kelompok, maka pastikan Anda mencatat siapa saja yang menghadiri pertemuan
U2.1.1 U3.3.2
RSPO Kriteria Indikator Panduan bagi Manajer Kelompok Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam
audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor Pengecek an silang dengan
unsur yang ada
Jika disampaikan sebagai suatu Kelompok, maka pastikan Anda mencatat siapa saja yang menghadiri kegiatan tersebut, meminta para anggota perorangan untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri kegiatan atau menerima dokumen.
Diagram sederhana yang menunjukkan praktik mana saja yang dapat diterima mana yang tidak untuk dapat membantu para Anggota Kelompok yang tidak dapat baca tulis (buta huruf).
briefing dan apakah mereka telah
mengakui bahwa mereka telah mengikutinya atau menerima dokumen kebijakan yang bersangkutan.
Beri perhatian lebih pada isu melek huruf/keaksaraan dan tentukan apakah komunikasi yang dilakukan sudah cocok bagi Kelompok tersebut.
Menilai Anggota Perorangan
Pilih anggota secara acak dan uji pemahaman mereka mengenai apa yang dimaksud dengan kode etik. Pastikan bahwa mereka telah menerima hasil tercetak atau atau telah mengikuti presentasi atau pertemuan pembahasan hal ini.