DRAF:
Persyaratan Sistem Pengelolaan RSPO dan
Panduan untuk Sertifikasi Kelompok Produksi
TBS
Versi 1.5; Oktober 2014
Penting:
Dokumen DRAF ini disusun oleh Global Sustainability Associated di bawah arahan
Kelompok Kerja Petani RSPO dan selanjutnya direstrukturisasi oleh ProForest.
Dokumen ini menyajikan komentar/saran dari para anggota Kelompok Kerja Petani
RSPO. Dokumen ini akan disampaikan untuk konsultasi publik dan tidak dapat
dianggap sebagai bentuk akhir. Komentar dapat disampaikan menggunakan format
Daftar Isi
B
AGIAN1
P
ENDAHULUAN,
M
AKSUD DANR
UANGL
INGKUP... 3
1.1
Pendahuluan ... 3
1.2
Tujuan ... 3
1.3
Ruang Lingkup ... 4
1.3.1.
Penerapan terhadap Berbagai Situasi Global ... 4
1.3.2.
Model Rantai Suplai yang berlaku ... 6
1.3.3.
Kapan Dokumen Ini Digunakan ... 6
1.4
Istilah-istilah dan definisi ... 8
1.4.1 Definisi Petani Sawit (smallholder) dan outgrower... 8
1.4.2
Tinjauan Sistem Sertifikasi Kelompok ... 10
1.4.3.
Entitas Kelompok ... 11
1.4.4.
Keanggotaan Kelompok ... 11
1.4.5.
Manajer Kelompok ... 11
1.4.6.
Sistem Manajemen (disesuaikan dari ISO 9000) ... 11
1.4.7.
Sistem Kontrol Internal (ICS) ... 12
1.4.8.
Audit Internal... 12
1.4.9.
Unit Sertifikasi ... 14
1.4.10.
Akreditasi dan Sertifikasi ... 14
1.4.11.
Sertifikasi Kelompok ... 14
1.4.12.
Sertifikat Kepatuhan RSPO ... 15
1.5
Panduan yang Diperlukan ... 15
1.6
Dokumen Pengganti ... 15
1.7
Bahan-Bahan Acuan ... 16
1.8 Jadwal Pemberlakuan ... 16
B
AGIAN2.
P
ERSYARATANS
ERTIFIKASIK
ELOMPOK... 16
2.1. Unsur 1 (U1): Entitas Kelompok dan Persyaratan Pengelolaan Kelompok ... 17
U1.1
Entitas Kelompok harus dibentuk sesuai ketentuan hukum yang berlaku ... 17
U1.2
Kelompok harus dikelola oleh satu Manajer Kelompok ... 18
U1.3
Kelompok harus memiliki rencana kelola usaha Kelompok ... 19
2.2. Unsur 2 (U2): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kebijakan dan Pengelolaan ... 20
U2.1
Sistem Kontrol Internal Kelompok harus berisi kebijakan dan prosedur yang
terdokumentasikan yang mengatur pengelolaan operasional ... 20
2.3. Unsur (U3): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kegiatan Operasional ... 25
U3.1
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur pengoperasian
standar (SOP) untuk Kelompok tersebut. ... 25
U3.2
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur untuk penilaian
dampak sosial dan lingkungan ... 28
U3.3
Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan persyaratan-persyaratan pelatihan, di mana sistem ini
dikomunikasikan dan dilaksanakan secara efektif, dan efektivitasnya akan
dimonitor. ... 31
U3.4
Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk berkomunikasi
dengan para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, di
mana prosedur ini dikomunikasikan dan dilaksanakan dalam RSPO secara
efektif dan efektivitas tersebut dimonitor. ... 34
U3.5
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup sistem yang sudah
disiapkan agar Tandan Buah Segar (TBS) bersertifikat RSPO yang dihasilkan
oleh Kelompok dapat diperdagangkan. ... 35
2.4. Unsur 4 (U4): Pengelolaan Kelompok untuk Penanaman Baru ... 37
U4.1
Manajer Kelompok harus memastikan dilakukannya PENANAMAN BARU sesuai
dengan persyaratan RSPO. ... 37
B
AGIAN3
P
ANDUAN UNTUKK
EPATUHAN TERHADAPP
&
C
RSPO
2013 ... 40
Prinsip 1: Komitmen terhadap Transparansi ... 40
Prinsip 2: Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan yang Relevan ... 45
Prinsip 3: Komitmen terhadap Viabilitas Keuangan dan Ekonomis Jangka Panjang ... 51
Prinsip 4: Penggunaan Praktik-Praktik Terbaik oleh Pengusaha Perkebunan dan Pabrik
Kelapa Sawit ... 54
Prinsip 5: Tanggung Jawab Lingkungan dan Konservasi Sumber Daya Alam dan
Keanekaragaman Hayati ... 73
Prinsip 6: Pertimbangan Bertanggung Jawab atas Pekerja Serta Individu dan Komunitas
Yang Terpengaruh Oleh Kegiatan Pekebun dan Pabrik Kelapa Sawit... 84
Prinsip 7: Pengembangan Penanaman Baru yang Bertanggung Jawab ... 101
Prinsip 8: Komitmen Terhadap Perbaikan Terus Menerus Dalam Area-area Kegiatan Utama
... 115
Persyaratan untuk Sistem Pengelolaan dan Panduan Sertifikasi Kelompok
untuk Produksi TBS
Draf 1.5 – Oktober2014
Bagian 1
Pendahuluan, Maksud dan Ruang Lingkup
1.1 Pendahuluan
Pekebun kecil menanam kelapa sawit dengan cara yang sama dengan perkebunan besar. Perbedaan
paling utama antara pekebun besar dan kecil adalah pada cara pengorganisasiannya. Jika pekebun
kecil dapat diorganisasi ke dalam kelompok-kelompok, mereka akan memiliki akses yang lebih baik
terhadap sarana produksi pertanian, sehingga akan membantu dalam melaksanakan dan
mempertahankan Praktik Budi Daya Terbaik (Best Agricultural Practice/(”BAP”) yang akhirnya
mengarahkan mereka untuk mengembangkan dan menerapkan Praktik Manajemen Terbaik (Best
Management Practice/”BMP”). Hal ini akan menjamin bahwa operasi dilakukan sesuai dengan
peraturan dan perundangan yang berlaku serta menjunjung standar kehandalan yang tinggi,
memperlakukan pekerja dengan hormat dan bermartabat, serta mengurangi dampak negatif
lingkungan hidup. Penerapan BAP dan pengembangan BMP akan meningkatkan hasil panen dan
produksi, mengurangi gagal panen dan meningkatkan pendapatan para pekebun kecil.
Dengan mengorganisasi petani kecil dalam sebuah asosiasi atau kelompok , maka hal ini dapat:
1. menyediakan kerangka kerja agar pekebun kecil dapat menerapkan BAP dan
mengembangkan BMP secara sistematis;
2. meningkatkan akses pekebun kecil terhadap sarana produksi pertanian;
3. memungkinkan terjadinya Ekonomi Skala; dan
4. mengembangkan lingkungan untuk perbaikan berkesinambungan di bidang keberlanjutan,
keamanan, lingkungan, hak asasi manusia dan etika
Sertifikasi kelompok bagi pekebun kecil, baik secara perorangan maupun yang yang terorganisasi
dalam suatu asosiasi, koperasi atau plasma, memungkinkan masing-masing anggota kelompok
mendapatkan manfaat dari ekonomi skala karena menjadi bagian dari kelompok yang lebih besar
serta membuat sertifikasi menjadi lebih terjangkau karena biaya yang berkaitan dengan sertifikasi
dapat ditanggung bersama.
1.2 Tujuan
Akses menuju sertifikasi bagi semua produsen dari berbagai ukuran merupakan hal yang penting
untuk mencapai Tujuan, Visi dan Misi RSPO. Prinsip dan Kriteria (Principles and Criteria atau “P&C”)
RSPO tahun 2013 dapat diterapkan untuk semua pekebun kelapa sawit termasuk pekebun kecil.
Perbedaan ketika menerapkan P&C RSPO 2013 pada pekebun besar dan kecil adalah kesesuaian dan
tingkatan P&C yang harus dipatuhi oleh pekebun kecil. Beberapa pekebun kecil perorangan memiliki
sumber daya untuk menerapkan P&C RSPO 2013 secara mandiri. Artinya, sebagian besar pekebun
kecil perorangan tidak dapat menerapkan BAP secara efektif atau menetapkan BMP. Terlepas dari
apakah seorang pekebun kecil benar-benar mandiri atau tergabung dalam suatu asosiasi atau skema
plasma (misalnya melalui kontrak), metodologi penting untuk mendapatkan sertifikasi terletak pada
formasi kelompok yang bersangkutan dan manajemen para anggotanya.
Untuk memfasilitasi akses bagi semua pekebun kecil yang hendak menyertifikasi Tandan Buah Segar
(“TBS”) mereka, maka dikembangkanlah dokumen ini dengan memuat persyaratan sistem
pengelolaan dan panduan RSPO untuk sertifikasi kelompok produksi TBS .
Dokumen ini memberikan panduan bagi Manajer Kelompok dalam merancang, mendokumentasikan
dan menerapkan suatu sistem manajemen berdasarkan P&C untuk Produksi Minyak Kelapa Sawit
Berkelanjutan tahun 2013 yang telah Disahkan oleh Badan Eksekutif RSPO dan Diterima pada Sidang
Umum Luar Biasa Anggota RSPO tanggal 25 April 2013.
1.3 Ruang Lingkup
Dokumen ini dapat diterapkan bagi semua pekebun kecil, baik itu petani kemitraan, petani swadaya,
petani kerja sama (associated smallholder) atau outgrower, maupun anggota kelompok di mana
ruang lingkup sertifikasi dibatasi untuk produksi TBS. Unit sertifikasinya adalah kelompok tersebut
dan 100% anggotanya.
Setiap keberadaan Pabrik Kelapa Sawit perlu disertifikasi terpisah berdasarkan P&C untuk Produksi
Minyak Sawit yang Berkelanjutan 2013.
Dalam sertifikasi kelompok, semua anggota resmi suatu kelompok harus mematuhi persyaratan
tertentu kelompoknya serta standar RSPO yang terkait. Standar dimaksud adalah:
• P&C untuk Produksi Minyak Sawit yang Berkelanjutan 2013 Yang Disahkan oleh Badan
Eksekutif RSPO dan disetujui pada Sidang Umum Luar Biasa Anggota RSPO pada tanggal 25
April 2013;
• Sistem Sertifikasi RSPO yang disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO pada tanggal 26 Juni 2007;
• Persyaratan Akreditasi dan Sertifikasi RSPO untuk Sertifikasi Kelompok pada tanggal 26
Agustus 2010; dan
• Standar Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO: Sebagaimana disetujui oleh Badan Eksekutif
RSPO pada tanggal 25 November 2011
Dokumen ini memberi panduan bagi Manajer Kelompok untuk menerapkan keempat dokumen
tersebut, termasuk juga panduan bagi anggota kelompok perorangan. Saat menggabungkan
unsur-unsur untuk sertifikasi kelompok, dokumen ini mengadopsi pendekatan berbasis proses dengan
membawa Manajer Kelompok melewati suatu rangkaian logis dalam mendirikan suatu entitas
Kelompok, mengatur kegiatan operasional, serta mempertahankan pengendalian dan perbaikan yang
terus menerus.
1.3.1. Penerapan terhadap Berbagai Situasi Global
Kelapa Sawit dapat dibudidayakan oleh perkebunan, petani kerja sama/kemitraan, petani swadaya
dan outgrower.
RSPO sebelumnya tidak mengizinkan diikutsertakannya outgrower ke dalam sistem sertifikasi.
Dokumen ini mengakui peran outgrower pada berbagai situasi di seluruh dunia dan dapat diterapkan
Keempat tipe produsen ini dapat berdiri sendiri dan dapat pula bergerak dalam berbagai gabungan
(Tabel 1), dan disebut sebagai pekebun kecil.
Tabel 1: Calon skenario sertifikasi yang mencakup kebun dan pabrik kelapa sawit, petani kerja sama (associated
smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya berkelompok dan outgrower
Kebun / Estate
Non – Estate
1
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Petani kemitraan
Petani swadaya
Outgrower
2
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Petani kemitraan
Petani swadaya
3
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Petani kemitraan
Outgrower
4
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Petani kemitraan
5
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Petani swadaya
Outgrower
6
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Petani swadaya
7
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
Outgrower
8
Estate + Pabrik
Kelapa Sawit
9
Petani kemitraan
Petani swadaya
Outgrower
10
Petani kemitraan
Petani swadaya
11
Petani kemitraan
Outgrower
12
Petani kemitraan
13
Petani swadaya
Outgrower
14
Petani swadaya
15
Outgrower
Di beberapa negara, petani kerja sama (associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya
dan outgrower dapat muncul tercampur (kombinasi) dengan Pabrik Kelapa Sawit Mandiri (Tabel 2).
Tabel 2: Calon skenario sertifikasi potensial mencakup petani swadaya, petani kerja sama (associated smallholder) /petani kemitraan, petani swadaya berkelompok dan outgrowerNon – Estate
16
Pabrik Kelapa
Sawit Mandiri
Petani kerja sama/kemitraan
Petani swadaya
Outgrower
17
Pabrik Kelapa
Sawit Mandiri
Petani kerja sama/kemitraan
Petani swadaya
18
Pabrik Kelapa
Sawit Mandiri
Petani kerja sama/kemitraan
Outgrower
19
Pabrik Kelapa
20
Pabrik Kelapa
Sawit Mandiri
Petani swadaya
Outgrower
21
Pabrik Kelapa
Sawit Mandiri
Petani swadaya
22
Pabrik Kelapa
Sawit Mandiri
Outgrower
Oleh karena itu, terdapat 22 skenario untuk menerapkan persyaratan sistem dan panduan RSPO
untuk sertifikasi kelompok produksi TBS, bahkan lebih. Namun demikian, disadari bahwa beberapa
skenario sangat kecil kemungkinannya untuk bisa diterapkan atau hanya mungkin diterapkan pada
situasi atau kondisi geografis yang unik.
1.3.2. Model Rantai Suplai yang berlaku
Ada empat pilihan dalam rantai suplai, yaitu Penjagaan Identitas (Identity Preserved), Segregasi,
Keseimbangan Massa (Mass Balance) dan Pesanan & Klaim (Book & Claim) seperti yang ditawarkan
oleh GreenPalm.
(Catatan: TBS bersertifikat saat ini hanya bisa diperdagangkan mengikuti sistem Pesanan & Klaim
(Book & Claim). Saat ini sedang diusahakan dimasukkannya opsi TBS bersertifikat dalam rantai suplai
fisik).
1.3.3. Kapan Dokumen Ini Digunakan
Jika Minyak Sawit Mentah (Crude Palm Oil/“CPO”) akan disertifikasi pada pabrik kelapa sawit tanpa
melibatkan petani kerja sama (associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya atau
kelompok outgrower, maka cukup menggunakan panduan dalam P&C RSPO 2013 (lihat bagian A
pada Tabel 3 di bawah).
Jika CPO yang akan disertifikasi berasal dari gabungan antara estate dan petani kerja sama
(associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya dan kelompok outgrower (lihat bagian B
pada Tabel 3 di bawah ini), maka pilihan berikut dapat dilakukan:
• secara seragam menerapkan panduan dalam P&C RSPO 2013 untuk 100% TBS; atau
• menerapkan panduan P&C RSPO 2013 untuk Perkebunan dan Pabrik Kelapa Sawit dan
menerapkan panduan dalam dokumen ini untuk TBS yang bukan berasal dari perkebunan,
akan tetapi kemudian menghubungkan semua TBS melalui Standar Sertifikasi Rantai Suplai
RSPO 2011.
Jika hanya TBS yang disertifikasi, yaitu tanpa adanya pabrik kelapa sawit atau perkebunan, maka
semua panduan yang diperlukan ada dalam dokumen ini (lihat C pada Tabel 3 di bawah).
Skenario yang tidak mungkin terjadi dalam menyertifikasi hanya CPO dari pabrik dan perkebunan
kelapa sawit dan secara terpisah menyertifikasi TBS dari sumber-sumber non-estate (lihat bagian D
pada Tabel 3 di bawah) menggunakan panduan dari P&C RSPO 2013 untuk sertifikasi CPO dan
dokumen ini untuk sertifikasi TBS, akan tetapi ini memerlukan operasi dua rantai suplai yang
terpisah.
Tabel 3: Ulasan terhadap Opsi-Opsi dan Panduan Sertifikasi
Tujuan Sertifikasi
Panduan
Situasi (dari
Tabel 1 dan 2)
Pilihan Rantai Suplai
yang tersedia
A
Untuk sertifikasi CPO saja
(Pabrik Kelapa Sawit +
Estate)
Terapkan panduan P&C RSPO
2013
Hanya situasi 8
Fisik - Identity
Preserved, Segregasi
atau Keseimbangan
Massa
Virtual - Sistem
Pesanan & Klaim (Book
& Claim)
B
Untuk sertifikasi CPO
(Estate + Pabrik dan
non-estate)
Terapkan panduan P&C RSPO
2013 secara seragam terhadap
semua estate yang ada, pabrik
kelapa sawit, pekebun kecil
dan outgrower.
Atau
Terapkan panduan P&C RSPO
2013 terhadap semua estate
dan pabrik kelapa sawit yang
ada, dan terapkan dokumen
ini terhadap TBS non-estate
yang masuk ke pabrik kelapa
sawit.
Hubungkan semua TBS melalui
Standar Sertifikasi Rantai
Suplai RSPO (Dokumen Akhir
sebagaimana Disetujui oleh
Badan Eksekutif RSPO tanggal
25 November 2011).
Situasi 1-8 dan
16 - 22.
Fisik - Identity
Preserved, Segregasi
atau Keseimbangan
Massa
Virtual - Sistem
Pesanan & Klaim (Book
& Claim)
C
Untuk sertifikasi FFB saja
(Situasi non-estate)
Terapkan panduan dalam
dokumen ini.
Situasi 9-15
Virtual - Sistem
Pesanan & Klaim (Book
& Claim)
Saat ini TBS
bersertifikat hanya
bisa diperdagangkan
mengikuti sistem
Pesanan & Klaim (Book
& Claim). Saat ini
sedang diusahakan
untuk memasukkan
opsi TBS bersertifikat
berdasarkan rantai
suplai fisik.
D
Untuk sertifikasi CPO dan
FFB yang terpisah
(kombinasi Estate + Pabrik
Kelapa Sawit dan
non-estate atau dalam hal
adanya pabrik kelapa sawit
mandiri dan non-estate)
Terapkan panduan P&C RSPO
2013 terhadap estate
dan/atau Pabrik Kelapa Sawit
untuk CPO.
Terapkan panduan dalam
dokumen ini untuk TBS dari
Situasi 1-8 dan
16 – 22 di
mana rantai
suplainya
terpisah.
Untuk CPO fisik
- Identity Preserved,
Segregasi atau
Keseimbangan Massa
Virtual - Sistem
Pesanan & Klaim (Book
sumber non-estate.
Jangan gabungkan rantai
suplai.
& Claim)
Untuk FFB
Virtual - Sistem
Pesanan & Klaim (Book
& Claim)
1.4
Istilah-istilah dan definisi
1.4.1 Definisi Petani Sawit (smallholder) dan outgrower
Interpretasi Nasional (“IN”), Interpretasi Lokal dan IN Negara Produsen Kecil (sesuai Lampiran 1 dan
1A Sistem Sertifikasi RSPO) akan menentukan bagaimana dokumen ini dapat diterapkan pada petani
swadaya, petani kerja sama (associated smallholder) dan petani kemitraan, serta pada outgrower di
lokasi masing-masing. Definisi umum di bawah ini dapat digunakan sebagai panduan.
Sebagai bagian dari proses IN (termasuk di dalamnya Interpretasi Lokal dan IN Negara Produsen
Kecil), maka definisi kerjanya perlu diatur. Jika diperlukan, petani sawit (smallholder) dapat dibagi
menjadi petani swadaya (independent smallholder), petani kemitraan (scheme smallholder),
atau_petani kerja sama (associated smallholder). Proses IN juga perlu menentukan suatu batas
maksimal jumlah petani sawit yang dapat bergabung dalam satu kelompok tunggal. Selain itu, proses
IN juga perlu menentukan batasan-batasan terkait apa yang disebut sebagai outgrower yang
memenuhi syarat untuk bisa dimasukkan ke dalam pengaturan/persyaratan Sistem Pengelolaan ini
beserta dokumen panduan RSPO untuk sertifikasi kelompok produksi TBS, yaitu melalui pengaturan
ambang batas maksimal luasan hektar, di mana jika batas tersebut dilewati maka panduan P&C RSPO
2013 harus diterapkan.
Jika IN tidak mengatur Outgrower, maka dokumen ini akan berlaku bagi Outgrower yang mengolah
kebun dengan luasan maksimum 500 hektar.
Untuk Outgrower yang mengolah lahan dengan luasan di atas 500 hektar, maka akan tunduk pada
P&C Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan 2013.
Berikut ini adalah beberapa prinsip pemandu yang mungkin akan membantu mengatur dan
mendefinisikan sub kelompok yang ada dalam petani sawit (smallholder).
Outgrower
Petani yang penjualan TBS-nya dilakukan melalui kontrak eksklusif kepada
pekebun/pengusaha pabrik kelapa sawit. Outgrower bisa merupakan petani sawit.
Outgrower bisa merupakan satu ataupun kumpulan/beberapa outgrower.
Petani Sawit (smallholder)
keluarga, dan kebun merupakan sumber utama penghasilan mereka. Lahan yang ditanami
kelapa sawit umumnya kurang dari dari 50 hektar.
Adapun petani sawit yang tidak memiliki perjanjian yang mengikat dalam bentuk kontrak dengan
pabrik kelapa sawit mandiri adalah:
Petani Swadaya (independent smallholder)
Meski beragam, kondisi petani mandiri dicirikan oleh: kebebasan untuk menentukan
pemanfaatan lahan mereka sendiri, komoditas apa yang akan ditanam beserta
pengelolaannya. Pengaturan, pengelolaan dan pendanaannya dilakukan secara
mandiri dan tidak terikat kontrak dengan pabrik kelapa sawit tertentu. Akan tetapi
mereka dapat tergabung dalam asosiasi dan/atau menerima bantuan atau
penyuluhan dari dinas pemerintahan atau organisasi lain.
(catatan: dalam konteks petani swadaya, kontrak dengan pabrik kelapa sawit untuk
mengirimkan hasil panennya tidak dilihat sebagai perjanjian kontrak yang sepenuhnya terikat
dengan pabrik kelapa sawit melainkan hanya perjanjian bisnis semata, bukan perjanjian utang
piutang)
Petani Kerja Sama (Associated Smallholder, konsep di Papua Nugini)
Di Papua Nugini, petani kerja sama didefinisikan sebagai berikut:
Memiliki kesamaan karakteristik dengan produsen petani swadaya, seperti dalam hal
pemanfaatan lahan dan keputusan pengelolaan, akan tetapi berkaitan sangat dekat
dengan pabrik kelapa sawit ekstraksi tertentu untuk pemasaran dan layanan
tambahannya.
Sementara petani sawit yang memiliki perjanjian yang mengikat dalam bentuk kontrak dengan pabrik
kelapa sawit mandiri adalah:
Petani Kontrak (Contracted Smallholder) [juga sering disebut petani kerja sama (associated
smallholder)]
Walaupun juga sangat beragam, petani jenis ini dicirikan sebagai petani sawit yang
memiliki hubungan dengan pabrik kelapa sawit dengan suatu kontrak atau perjanjian
yang mengatur penjualan TBS-nya. Pabrik kelapa sawit dimaksud dapat menyediakan
beberapa layanan tambahan kepada para petani sawit jenis ini.
Petani kemitraan (scheme smallholder)
Meski juga sangat beragam, petani kemitraan dicirikan sebagai petani sawit yang
secara struktural terikat dengan kontrak, perjanjian utang/kredit atau perencanaan
dengan pabrik kelapa sawit tertentu,
dan tidak memiliki kebebasan memilih
1.4.2 Tinjauan Sistem Sertifikasi Kelompok
Beberapa pekebun kecil dapat memperoleh sertifikasi RSPO sebagai satu kelompok jika mereka
secara resmi mendaftar untuk bergabung dalam sebuah kelompok dan oleh Manajer Kelompok
dianggap telah memenuhi Standar RSPO yang relevan untuk Produksi Kelapa Sawit Berkelanjutan.
Hal ini berlaku juga untuk Outgrower sebagaimana diatur pada bagian 1.4.1 yang ingin menerapkan
Standar Kelompok.
Anggota kelompok resmi menjalankan kegiatan operasionalnya berdasarkan persyaratan kontrak
atau yang mengikat mereka dengan Manajer Kelompok yang mengatur rinci komitmen mereka
terhadap standar tersebut dan mengizinkan dilakukannya penilaian.
Suatu kelompok dapat dipertimbangkan mengikuti sertifikasi RSPO jika:
1. semua anggota resminya memenuhi Standar Produksi Kelapa Sawit Berkelanjutan RSPO yang
relevan; dan
2. Manajer kelompoknya memenuhi persyaratan yang diminta untuk sertifikasi kelompok
dalam dokumen ini.
Tinjauan diagram skematik untuk persyaratan sistem pengelolaan dan panduan RSPO untuk
sertifikasi kelompok produksi TBS disajikan pada Gambar 1.
Gambar1: Diagram skematik untuk Persyaratan Sistem Pengelolaan dan panduan RSPO untuk sertifikasi Kelompok produksi TBS
Badan sertifikasi akan mengkaji apakah mekanisme untuk memastikan kepatuhan semua anggota
kelompok resmi yang memiliki persyaratan kelompok sudah berjalan dengan baik dan efisien, ketika
dikelola oleh Manajer Kelompok. Pengkajian ini dilakukan dengan memverifikasi sistem
pengelolaannya (mencakup kebijakan, dokumentasi, prosedur dan proses terkait) terhadap P&C
RSPO 2013, termasuk di dalamnya melakukan kajian berdasarkan pengambilan sampel anggota
kelompok untuk menentukan konsistensi dalam pelaksanaan P&C RSPO (lihat bagian 1.4.7 untuk
pengambilan sampel).
Entitas Kelompok
Manajer Kelompok
Auditor Internal Pada audit internal melengkapi sistem kontrol internal
P&K RSPO 2013
Anggota Kelompok
Formal Anggota KelompokPotensial
Pada audit internal melengkapi sistem kontrol internal Keanggotaan PKS Konsumen cpo uang tbs uang Konsumen GreenPalm uang Rantai pasokan atau
Kemungkinan adalah orang yang sama
Rantai pasokan
Hanya pemeriksaan internal Pemeriksaan eksternal Pemeriksaan internal dan eksternal Proses audit internal
Audit eksternal memeriksa anggota grup terpilih
Pada audit internal melengkapi sistem kontrol internal
Rantai pasokan virtual Rantai Pasokan Fisik
1.4.3. Entitas Kelompok
Entitas Kelompok merupakan organisasi yang didirikan berdasarkan hukum sebagaimana diatur di
negara tempat organisasi tersebut didirikan, yang juga sekaligus merupakan anggota RSPO. Entitas
kelompok membentuk kelompok, di mana kelompok ini, sebagai contoh, dapat berbentuk
perorangan, pabrik kelapa sawit, perusahaan pengelola, koperasi, asosiasi pekebun kelapa sawit,
perserikatan, atau siapa pun yang hendak membentuk sebuah kelompok.
1.4.4. Keanggotaan Kelompok
Anggota kelompok adalah Pekebun Kecil Kelapa Sawit dan Outgrower (sebagaimana diatur
di bagian 1.4.1) yang secara tertulis setuju untuk mengikuti Peraturan Struktur Kelompok
berdasarkan panduan Entitas Manajemen Kelompok dan arahan Manajer Kelompok, sesuai
dengan Sistem Kontrol Internal (Internal Control System atau “ICS”) tertulis. Kelompok
dapat terdiri dari berapa pun anggota selama Manajer Kelompok dapat menunjukkan
kemampuan dan sumber daya yang mencukupi untuk mengelola kelompok tersebut, akan
tetapi tetap berada dalam koridor IN dan/atau Interpretasi Lokal dan batasan ukuran untuk
Outgrower.
1.4.5. Manajer Kelompok
Manajer kelompok ditunjuk oleh Entitas Kelompok dan bertanggung jawab untuk melakukan
pelatihan dan pengawasan terhadap semua anggota kelompok dan untuk memastikan bahwa
pengelolaan kelapa sawit anggota dilakukan sesuai dengan persyaratan P&C RSPO 2013 yang
disesuaikan dengan skala operasional di negara asalnya. Manajer Kelompok harus
mendokumentasikan dan menerapkan prosedur untuk menunjukkan kepatuhan terhadap
persyaratan P&C RSPO 2013. Manajer Kelompok mengajukan permohonan mendapatkan sertifikat
kepada Badan Sertifikasi yang terakreditasi ASI, dengan mewakili semua anggota kelompok. Badan
Sertifikasi melakukan audit Sistem Kontrol Internal (ICS) dan pengambilan sampel Anggota Kelompok
sesuai dengan persyaratan standar ini dan persyaratan dari:
Sistem Sertifikasi RSPO Dokumen Akhir disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO pada tanggal 26 Juni
2007;
Persyaratan Akreditasi dan Sertifikasi RSPO untuk Sertifikasi Kelompok pada tanggal 26 Agustus
2010 dan revisi setelahnya; dan
Dokumen Akhir Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang disetujui Badan Eksekutif RSPO pada
tanggal 25 November 2011.
1.4.6. Sistem Manajemen (disesuaikan dari ISO 9000)
Seperangkat unsur yang saling berkaitan atau berhubungan dari suatu organisasi untuk
membuat kebijakan dan tujuan, serta proses untuk mencapai tujuan tersebut.
Catatan 1: Suatu sistem pengelolaan dapat mengatasi satu atau beberapa bidang, yaitu P&C
RSPO, Keselamatan, dan Lingkungan.
Catatan 2: Unsur-unsur sistem ini mencakup struktur organisasi, peran dan tanggung jawab,
perencanaan, operasional, dsb. (penanaman, pemanenan, penyemprotan, dan
pengangkutan).
Catatan 3: Ruang lingkup suatu sistem manajemen dapat mencakup keseluruhan organisasi,
fungsi dan bagian organisasi yang spesifik dan teridentifikasi, atau sekurangnya
satu fungsi lintas kelompok organisasi. Misalnya Sertifikasi Kelompok.
1.4.7. Sistem Kontrol Internal (ICS)
ICS adalah seperangkat prosedur dan proses terdokumentasi yang mendefinisikan cara kerja suatu
kelompok; memastikan pengelolaan catatan; mencatat audit internal anggota dan menjelaskan
kewajiban anggota dan staf ICS. ICS mengatur indikator yang dapat diterapkan bagi anggota dan cara
penanganan ketidakpatuhan terhadap indikator yang ada dengan mengacu pada serangkaian
prosedur dan tindakan. Sebagai tambahan, ICS menentukan metodologi untuk ukuran contoh pada
audit internal.
Dalam mengembangkan ICS, disarankan agar Manajer Kelompok melakukan manajemen risiko untuk
mengidentifikasi, mengkaji, mengevaluasi dan menangani risiko yang dapat mempercepat atau
memperlambat pencapaian tujuan seluruh P&C RSPO, sehingga tindakan penanganan risiko yang
relevan dapat dilakukan. Hal ini akan memastikan agar kelompok tersebut mematuhi persyaratan
P&C RSPO dan memenuhi keseluruhan tujuan RSPO. Harus dicatat bahwa risiko adalah ’efek dari
ketidakpastian terhadap tujuan’. Panduan lebih lanjut dapat diperoleh dari ISO 31000: 2009
Pengelolaan Risiko – Prinsip dan Petunjuk.
1.4.8. Audit Internal
Kunci ICS adalah kajian terhadap Anggota Kelompok mengenai kemampuan mereka memenuhi
standar P&C RSPO 2013.
Audit internal adalah proses yang sistemik dan terdokumentasi, dilakukan oleh auditor internal tanpa
memiliki hubungan dengan subyek audit (bersih dari konflik kepentingan), untuk menilai kinerja
anggota kelompok dan menentukan efektivitas Sistem ICS yang dijalankan Kelompok. Kajian contoh
harus selalu menyertakan wawancara anggota Kelompok yang lokasinya sedang dikaji.
Manajer Kelompok diharuskan untuk melakukan kajian risiko terhadap para anggota Kelompoknya.
Penilaian risiko membantu Manajer Kelompok mengidentifikasi intensitas pengambilan sampel yang
sesuai dari anggota kelompoknya untuk penilaian terhadap sertifikasi. Kajian risiko harus
mempertimbangkan keragaman anggota Kelompok (yaitu kisaran ukuran, struktur manajemen,
ragam lahan, dsb.) dan risiko apapun yang berhubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan
(contohnya seberapa banyak penanaman kembali atau perluasan yang dilakukan, berapa banyak
anggota yang baru dan, untuk kajian lanjutan, apakah ada catatan mengenai ketidakpatuhan).
Sebagai tambahan, kajian risiko harus mempertimbangkan risiko yang berhubungan dengan
kapasitas Manajer kelompok dalam melakukan tugasnya dengan baik (contohnya perubahan
manajemen, angka pergantian staf yang tinggi, atau jumlah staf yang sangat sedikit dibandingkan
dengan ukuran Kelompok yang dikelola). Semakin beragam suatu Kelompok dan semakin banyak
faktor risiko yang berkaitan dengan Kelompok atau Manajer Kelompok, maka risikonya semakin
tinggi, sehingga perlu menambah ukuran sampel.
Kelompok berisiko rendah adalah kelompok yang relatif homogen secara geografis maupun
sosio-ekonomi, dan kelompok yang sedang tidak melakukan kegiatan penanaman kembali, tidak memiliki
perluasan, tidak ada anggota baru, Kelompok dan Manajernya sudah terbentuk dengan baik dan,
untuk kajian lanjutan, tidak memiliki catatan ketidakpatuhan.
Sementara kelompok berisiko tinggi adalah kelompok yang sangat heterogen (terpisah secara
geografis, memiliki lahan yang sangat berbeda, tingkat pengalaman yang berbeda dalam budi daya
anggota, dsb.), terdapat perluasan atau penanaman kembali yang baru dilakukan, dan/atau
manajemen Kelompok baru mengalami perubahan
.
Adapun kelompok berisiko sedang adalah kelompok yang sebagian homogen namun tidak seragam.
Tidak ada kegiatan penanaman kembali dan/atau perluasan, akan tetapi manajemen Kelompok
memiliki catatan adanya ketidakpatuhan.
Panduannya adalah, ‘tingkat risiko’ harus ditetapkan pada Tingkat 1 – risiko rendah, Tingkat 2 – risiko
sedang, Tingkat 3 - risiko tinggi. Ukuran contoh harus ditentukan oleh rumus (0.8√y) x (z), di mana z
adalah pengganda yang ditetapkan oleh kajian risiko. Pengganda ditetapkan sebagai berikut: Risiko
rendah = pengganda 1, risiko sedang = pengganda 1.2, risiko tinggi = pengganda 1.4 (lihat Tabel 4).
Tabel 4: Contoh ukuran pengambilan sampel untuk anggota kelompok dalam kajian internalJumlah anggota
kelompok
= y
Minimum
= 0.8√y
Tingkat 1 – Risiko
rendah
= (0.8√y) x (1)
Tingkat 2 – Risiko
sedang
= (0.8√y) x (1.2)
Tingkat 3 – Risiko
tinggi
= (0.8√y) x (1.4)
6
2
2
3
3
14
3
3
4
5
25
4
4
4
6
39
5
5
6
7
56
6
6
7
8
75
7
7
8
10
100
8
8
10
11
500
18
18
21
25
1000
26
26
30
35
2500
40
40
48
56
3600
48
48
58
67
Catatan: Ukuran sampel selalu dibulatkan ke atas (misal: 2,4 dibulatkan menjadi 3). Pembulatan
dilakukan pada tahap akhir perhitungan.
Contoh skenario:
Contoh 1
Suatu kelompok terdiri dari 100 anggota:
Para anggota Kelompok tersebut telah bersama-sama selama 10 tahun di bawah satu orang Manajer
Kelompok yang sama. Adapun semua lahan pertanian mereka mempunyai ukuran yang sama dan
terletak di lembah yang sama dengan bentuk lahan datar. Semua pohon kelapa sawit berumur antara
6 hingga 15 tahun dan tidak ada anggota kelompok yang memiliki pinjaman atau utang, dan semua
lahan berada dalam sistem kepemilikan berdasarkan garis ibu (matriarkis). Hal ini mencerminkan
kondisi berisiko rendah di mana semuanya memiliki faktor risiko sebesar 1. Oleh karena itu, jumlah
anggota kelompok yang diambil sebagai sampel adalah 8 dari 100 anggota.
Contoh 2
Suatu kelompok terdiri dari 100 anggota:
Para anggota Kelompok tersebut telah bersama-sama selama 10 tahun di bawah satu orang Manajer
Kelompok yang sama. Adapun semua lahan pertanian mereka mempunyai ukuran yang sama dan
terletak di lembah yang sama dengan bentuk lahan datar. Sebanyak 80 anggotanya memiliki sawit
berumur antara 6 dan 15 tahun, namun 20 anggota sisanya sedang melakukan penanaman kembali.
Tidak ada anggota kelompok yang mempunyai pinjaman atau utang, dan semua lahan berada dalam
sistem kepemilikan berdasarkan garis ibu (matriarkis). Hal ini mencerminkan kondisi berisiko rendah
untuk 80 anggota kelompok yang memiliki sawit berumur antara 6 dan 15 tahun (faktor risiko
sebesar 1, sehingga tingkat pengambilan sampel adalah 7 dari 80 anggota kelompok). Kondisi
berisiko tinggi dihadapi oleh 20 anggota lainnya yang tengah melakukan penanaman kembali (faktor
risiko 3, sehingga tingkat pengambilan sampelnya adalah 5 dari 20 anggota kelompok yang berasal
dari sub kelompok yang melakukan penanaman kembali berisiko tinggi).
Contoh 3
Suatu kelompok terdiri dari 100 anggota:
Para anggota Kelompok tersebut telah bersama-sama selama 10 tahun di bawah satu orang Manajer
Kelompok yang sama. Adapun semua lahan pertanian mereka mempunyai ukuran yang sama dan
terletak di lembah yang sama dengan bentuk lahan datar. Sebanyak 80 dari anggotanya memiliki
sawit berumur antara 6 dan 15 tahun, sementara 20 anggota baru saja bergabung. Tidak ada anggota
kelompok yang mempunyai pinjaman atau utang, dan semua lahan berada dalam sistem kepemilikan
berdasarkan garis ibu (matriarkis). Dari 80 anggota yang memiliki pohon kelapa sawit berumur antara
6 dan 15 tahun, 40 di antaranya memiliki catatan ketidakpatuhan. Hal ini mencerminkan situasi risiko
rendah untuk 40 anggota yang tidak memiliki catatan ketidakpatuhan (faktor risiko sebesar 1 dan
tingkat pengambilan sampel 5 dari 40). Sementara risiko sedang adalah untuk 40 anggota lain yang
memiliki catatan ketidakpatuhan dan memiliki faktor risiko 2, sehingga tingkat pengambilan
sampelnya adalah 6 dari 40 anggota. Terdapat kondisi risiko tinggi terhadap 20 anggota yang baru
bergabung ( faktor risiko sebesar 3), sehingga memiliki tingkat pengambilan sampel 5 dari 20 anggota
yang berasal dari sub kelompok ini.
1.4.9. Unit Sertifikasi
Manajer Kelompok dan 100% anggota Kelompok.
1.4.10. Akreditasi dan Sertifikasi
Prosedur Sertifikasi Kelompok RSPO yang disarankan pada dasarnya sesuai dengan persyaratan
proses akreditasi dan sertifikasi yang ada pada Sistem Sertifikasi RSPO 2007 dan revisi lanjutannya.
Namun demikian, perbedaan berikut perlu dipertimbangkan oleh badan sertifikasi dan badan
akreditasi:
• Sertifikat kepatuhan RSPO diberikan pada Entitas Kelompok.
• Pedagang TBS yang menangani TBS antara anggota kelompok dan pabrik kelapa sawit
haruslah disertifikasi secara mandiri untuk Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, atau jika
tidak harus merupakan bagian dari struktur Kelompok dengan rantai sistem penjagaan yang
berada di bawah kontrol manajer Kelompok sesuai dengan bagian-bagian yang dapat
diterapkan dari Standar Rantai Suplai RSPO untuk model rantai suplai IP, SG dan/atau MB.
• Aturan sertifikasi sebagian tidak berlaku untuk suatu Kelompok.
• Pengumpulan informasi dan audit anggota Kelompok harus mempertimbangkan variabel
signifikan dalam perbedaan skala dan budaya untuk penanaman sawit yang ditemukan di
dunia internasional dalam hal penanaman kelapa sawit.
1.4.11. Sertifikasi Kelompok
Keberhasilan sertifikasi RSPO pada Kelompok memerlukan sistem manajemen Kelompok yang diaudit
oleh badan sertifikasi yang terakreditasi RSPO. Contoh yang mewakili anggota kelompok dimasukkan
ke dalam audit untuk menentukan, apakah sistem manajemen yang diterapkan sudah sesuai dengan
persyaratan RSPO untuk sertifikasi Kelompok.
Sertifikat Kepatuhan RSPO diberikan kepada Kelompok secara keseluruhan di mana para pekebun
perorangan dicantumkan dalam daftar yang ada di bagian lampiran, bersama-sama dengan ukuran
lahan yang dikelola, tanggal bergabung dengan kelompok dan tanggal keluar dari kelompok (jika
ada). Hal ini memungkinkan anggota Kelompok untuk menjual TBS-nya yang bersertifikat RSPO
secara kolektif kepada pabrik kelapa sawit, atau mereka dapat menjual sertifikat yang setara dengan
jumlah ekuivalen Minyak Sawit Berkelanjutan yang Bersertifikat (Certified Sustainable Palm Oil atau
CSPO) yang dapat dihasilkan dari produksi TBS (berdasarkan laju ekstraksi minyak tetap dan
perkiraan) melalui sistem
Pesanan & Klaim (Book & Claim)
(GreenPalm). Semua perubahan pada jumlah
keanggotaan, hektaran atau jumlah volume TBS dapat disesuaikan pada audit pengawasan
berikutnya.
Menjual Penjualan produk bersertifikat GreenPalm membuat TBS tidak dapat dijual sebagai TBS
bersertifikat RSPO dan karenanya mengurangi jumlah CSPO aktual yang memasuki model rantai
suplai Identity Preserved (IP), Segregasi (SG) atau Keseimbangan Massa (MB), akan tetapi memiliki
keuntungan dengan memberikan keuntungan finansial langsung kepada kelompok secara
keseluruhan jika permintaan pasar untuk TBS bersertifikat RSPO tidak mencukupi atau tidak adanya
pabrik kelapa sawit bersertifikat RSPO di sekitar mereka. Tentu saja ada pilihan untuk menjual TBS
terlebih dahulu kepada pabrik kelapa sawit bersertifikat yang akan memasukkannya ke dalam rantai
suplai mereka.
1.4.12. Sertifikat Kepatuhan RSPO
Kelompok akan diberikan satu sertifikat saja (tunggal). Jumlah sertifikat dibagi oleh semua anggota
Kelompok, di mana tiap anggota memiliki kode identifikasi yang unik mengikuti nomor sertifikat
Kelompok.
1.5
Panduan yang Diperlukan
Dokumen ini memberikan panduan untuk:
1. Mendirikan dan mengelola Kelompok pekebun kecil yang secara kolektif ingin menyertifikasi
Tandan Buah Segar (TBS) mereka.
2. Menjalankan P&C RSPO 2013 dalam skema sertifikasi Kelompok.
Ini berlaku bagi semua pekebun kecil dan dapat diterapkan juga untuk petani swadaya, kerja sama
dan petani kemitraan serta outgrower yang ingin menyertifikasi produksi TBS mereka secara
gabungan.
1.6
Dokumen Pengganti
Dokumen ini menggantikan keberlakuan dokumen-dokumen sebagai berikut:
1) P&C RSPO untuk Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan – Panduan untuk Petani
kemitraan: Disiapkan oleh Kelompok Kerja Petani Sawit tanggal 2 Juli 2009;
2) P&C RSPO untuk Panduan Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan untuk Petani Plasma
di bawah Sertifikasi Kelompok yang disiapkan oleh Kelompok Kerja Petani Sawit tanggal 19
Juni 2010;
3) Sistem Sertifikasi RSPO
(
disetujui oleh Badan Eksekutif tanggal 30 Agustus 2011 tentang
Prosedur Hasil Revisi untuk Persetujuan Kriteria Generik Internasional sebagai Interpretasi
Nasional di negara produsen kecil) (Lampiran 1A); dan
4) P&C RSPO untuk Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan Panduan, Rancangan Panduan
Interim Ke-3 mengenai Petani Sawit: Disusun untuk Gugus Tugas Petani Sawit bulan
September 2008.
1.7
Bahan-Bahan Acuan
1) Ulasan Panduan RSPO untuk Petani Sawit: Ulasan Dokumen terhadap Draf Panduan Generik
dan Interpretasi Nasional – Laporan Akhir 15 April 2009 (ProForest).
2) Standar RSPO untuk Sertifikasi Kelompok (versi Akhir) – disetujui bulan Juli 2010 (Perubahan
bulan April 2013).
3) Sistem Sertifikasi RSPO; dokumen versi Akhir yang disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO
tanggal 26 Juni 2007 (disetujui oleh Badan Eksekutif pada tanggal 30 Agustus 2011 mengenai
Prosedur Hasil Revisi untuk Pengesahan Kriteria Generik Internasional sebagai Interpretasi
Nasional di Negara Produsen Kecil (Lampiran 1A).
4) Petani Sawit Mandiri dan sistem-sistem suplai RSPO yang berbeda; apa yang perlu diubah? [28
Maret 2012 (AidEnvironment)] .
1.8 Jadwal Pemberlakuan
Dokumen ini diberlakukan pada tanggal XX 2014 (tanggal yang diharapkan untuk
pengesahan dari Dewan Gubernur RSPO). Kemudian semua Interpretasi Nasional (IN) akan
dipenuhi dalam waktu 12 bulan. Semua panduan petani swadaya yang telah ada
sebelumnya akan tetap berlaku hingga tanggal XX 2015.
Bagian 2. Persyaratan Sertifikasi Kelompok
Unsur-unsur berikut ini menjelaskan persyaratan-persyaratan untuk Sistem Sertifikasi Kelompok.
Unsur 1:
Entitas Kelompok dan Persyaratan Pengelolaan Kelompok
Unsur 2:
Sistem Kontrol Internal - Kebijakan dan Pengelolaan
Unsur 3:
Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kegiatan Operasional
Unsur 4:
Pengelolaan Kelompok untuk Penanaman Baru
2.1. Unsur 1 (U1): Entitas Kelompok dan Persyaratan Pengelolaan Kelompok
U1.1 Entitas Kelompok harus dibentuk sesuai ketentuan hukum yang berlaku
U1.1.1 Harus ada dokumen yang membuktikan bahwa Entitas dimaksud memiliki
identitas jelas dan sesuai hukum yang berlaku
Entitas kelompok harus:
• merupakan organisasi yang dibentuk sesuai hukum yang berlaku sebagaimana
diatur dalam pendaftaran di negara yang bersangkutan;
• merupakan anggota RSPO;
• menunjuk satu Manajer Kelompok;
• menentukan sifat dan struktur administrasi pusatnya.
Panduan:
Harus ada dokumen yang membuktikan bahwa para anggota Kelompok telah secara
formal bergabung dengan Kelompok tersebut (RSPO P&C 2013 ref 1.2). Anggota
formal dimaksud harus sudah menandatangani perjanjian dengan Manajer Kelompok
dengan berkomitmen mematuhi standar RSPO untuk produksi kelapa sawit yang
berkelanjutan. Manajer Kelompok dan masing-masing anggota akan menyimpan
salinan perjanjian dimaksud. Salinan ini harus dipegang oleh Manajer Kelompok
sekurangnya 5 tahun.
U1.1.2 Dokumen yang menunjukkan kepemilikan atau penyewaan yang sah sesuai hukum
yang berlaku, sejarah penguasaan lahan, dan pemanfaatan lahan yang sebenarnya
sesuai hukum harus sudah ada sebelum bergabung dengan Kelompok yang
bersangkutan
(Indikator 2.2.1 P&C RSPO 2013).
U1.1.3 Entitas Kelompok harus memiliki kontrak dengan badan sertifikasi berakreditasi
ASI untuk melaksanakan Audit P&C RSPO jika pihaknya telah siap.
Panduan:
ASI mempublikasikan daftar badan-badan sertifikasi berakreditasi RSPO di laman
situsnya.
U1.1.4 Entitas Kelompok harus memiliki persyaratan keanggotaan dalam bentuk tertulis
untuk keikutsertaan para anggota individual di dalam kelompok di mana hal ini
juga mencakup keanggotaan baru.
U1.1.5 Harus ada bukti bahwa sifat dan struktur administrasi pusat Kelompok telah
disampaikan oleh Manajer Kelompok kepada semua anggota Kelompok dengan
sebagaimana mestinya.
U1.2 Kelompok harus dikelola oleh satu Manajer Kelompok
U1.2.1 Manajer Kelompok yang ditunjuk dapat merupakan suatu entitas berdasarkan
hukum yang memiliki identifikasi jelas atau dapat pula perseorangan yang
bertindak sebagai suatu entitas berdasarkan hukum.
Panduan:
Manajer Kelompok bertanggung jawab atas dipastikannya kepatuhan Kelompok
terhadap standar ini serta bertanggung jawab atas persiapan dan pelaksanaan
Sistem Kontrol Internal.
•
Jika Manajer Kelompok bukan merupakan perseorangan, maka harus ada
penjelasan mengenai struktur secara umum dari Manajer Kelompok yang
bersangkutan, dengan merinci kedudukan dan tanggung jawab semua
personil yang diidentifikasi dengan jelas.
•
Manajer Kelompok dan/atau para personilnya tidak boleh memiliki konflik
kepentingan apapun yang dapat mempengaruhi kinerjanya.
U1.2.2 Manajer Kelompok harus mampu menunjukkan sumber daya dan kapasitas yang
cukup sebagaimana dibutuhkan untuk mengelola sertifikasi Kelompok dan
penilaian kinerja berdasarkan Standar ini.
Panduan:
Manajer Kelompok bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua anggota
Kelompoknya sudah mematuhi standar ini beserta Persyaratan RSPO untuk Sertifikasi
Kelompok.
Manajer Kelompok harus memiliki kapasitas untuk mengendalikan, memonitor dan
mengevaluasi semua anggota terkait dengan kepatuhan mereka terhadap standar
RSPO ini, termasuk di dalamnya berkomunikasi dengan para anggota tersebut serta
datang ke tempat mereka sesering yang diatur.
Manajer Kelompok secara khusus harus mampu menunjukkan kemampuan dalam:
•
mengelola Prosedur dan Dokumentasi Kelompok, yang dikenal sebagai
Sistem Kontrol Internal (ICS);
•
memiliki kewenangan penuh dalam mengelola Kelompok sebagaimana
diarahkan oleh entitas Kelompok;
•
memiliki tanggung jawab untuk merumuskan persyaratan keanggotaan
Kelompok;
•
memiliki tanggung jawab untuk memastikan dilaksanakannya semua
persyaratan yang menjadi dasar sertifikasi, termasuk segala tindakan
perbaikan yang diajukan oleh badan sertifikasi, dengan sepenuhnya;
•
menunjukkan kecukupan sumber daya yang ada (yaitu sumber daya
manusia, keuangan, fisik dan lainnya yang relevan) agar pengelolaan
Kelompok secara teknis dan administratif dapat berjalan efektif dan tidak
memihak.
Catatan:
Jumlah maksimal anggota yang dapat didukung oleh sistem pengelolaan, sumber daya manusia dan kapasitas teknis Manajer Kelompok akan dinyatakan, dan mungkin juga dibatasi oleh proses Interpretasi Nasional (IN), dan dalam hal ukuran hektaran Outgrower.
