Unsur (U3): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kegiatan Operasional

U3.1 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur pengoperasian

standar (SOP) untuk Kelompok tersebut.

U3.1.1 Manajer Kelompok harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan semua

Prosedur Pengoperasian Standar (SOP) yang terkait dengan para anggota

Kelompok.

SOP merupakan bagian tak terpisahkan dari pelatihan semua anggota dan setidaknya

harus mencakup berikut ini.

• Persiapan lahan untuk baik penanaman baru maupun penanaman kembali.

• Kerapatan, pola dan teknik penanaman.

• Kontrol Erosi Tanah.

• Kontrol Penyiangan Gulma dan Gulma.

• Penggunaan bahan kimia pertanian yang aman dan dapat dilakukan (Indikator

4.6.1, 4.6.2 4.6.3, 4.6.4 P&C RSPO 2013).

• Metode yang telah terbukti untuk pemakaian pestisida yang mampu

meminimalkan risiko dan dampaknya (Indikator 4.6.7 P&C RSPO 2013).

• Pemupukan, serta pengambilan sampel daun dan tanah.

• Catatan input/asupan pupuk (Indikator 4.2.2 P&C RSPO 2013).

• Pengelolaan kesuburan tanah hingga tingkatan yang mampu memastikan hasil

panen yang optimal dan berkelanjutan, jika memungkinkan (Indikator 4.2.1 P&C

RSPO 2013).

• Daur ulang hara: Tandan Kosong dan residu sawit pasca penanaman kembali

(Indikator 4.2.4 P&C RSPO 2013).

• Pengendalian Manajemen Hama Terpadu (Integrated Pest Management atau

“IPM”) (Indikator 4.5.1 dan 4.5.2 P&C RSPO 2013).

• Pengelolaan air.

• Pemangkasan (pruning) daun kelapa sawit.

• Panen dan ekstraksi.

• Pemeliharaan jalan.

• Identifikasi dan pembuangan limbah hasil industri (Indikator 4.4.3 dan 4.4.4 RSPO

jika dapat dilakukan).

Panduan:

Prosedur pengoperasian standar (SOP) merupakan bagian tak terpisahkan dari

pelatihan semua anggota dan harus ada bukti untuk telah diikutinya Praktik Budi

Daya Terbaik (BAP) sebagaimana diatur dalam SOP, dengan tujuan untuk mengatur

kesuburan tanah hingga tingkatan yang dapat memastikan hasil panen yang optimal

dan berkelanjutan, jika memungkinkan (Kriteria 4.2.1 P&C RSPO 2013).

U3.1.2 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup rencana Kesehatan dan

Keselamatan Kerja (K3) yang terdokumentasikan, serta disampaikan dan

dijalankan secara efektif, di mana efektivitasnya dimonitor (Kriteria 4.7 P&C RSPO

2013).

Manajer Kelompok harus:

• mengidentifikasi apa saja risiko dan bahaya yang berkaitan dengan perkebunan

kelapa sawit bagi semua anggotanya (Indikator 4.7.2 P&C RSPO 2013);

• menyelenggarakan pelatihan peningkatan kesadaran untuk memitigasi

risiko-risiko tersebut;

• memastikan digunakannya Alat Pelindung Diri (APD) sebagaimana telah

diidentifikasi dalam penilaian risiko (Indikator 4.6.5 P&C RSPO 2013);

• menyusun prosedur darurat (hanya untuk risiko-risiko utama);

• memastikan dilaksanakannya prosedur kesehatan dan keselamatan oleh anggota.

Panduan:

U3.1.3 Sistem Kontrol Internal (ICS) harus mencakup program audit internal terhadap

anggota Kelompok.

Manajer Kelompok harus melaksanakan program audit yang mencakup setidaknya

hal-hal berikut ini.

• Apakah proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti

audit dan untuk pengevaluasiannya secara obyektif dalam rangka menentukan sejauh

mana kriteria audit telah dipenuhi?

• Audit internal terhadap anggota Kelompok dilakukan secara berkala (sekurangnya

satu tahun sekali) berdasarkan persyaratan dalam Tabel 1 untuk memastikan

kepatuhan secara terus menerus terhadap semua persyaratan Sertifikasi

Kelompok.

• Pemeliharaan semua catatan yang ada.

Panduan:

Audit internal perlu dilakukan secara sistematis, mandiri dan memiliki proses yang

terdokumentasi. Catatan audit internal ini perlu dikelola untuk waktu sekurangnya 5

tahun.

Audit internal tambahan harus dijadwalkan dalam hal munculnya potensi

permasalahan atau jika Manajer Kelompok menerima informasi dari pemangku

kepentingan mengenai dugaan ketidakpatuhan yang dilakukan oleh anggota

Kelompok.

U3.1.4 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur audit awal untuk

menemukan kesenjangan antara kondisi aktual dan peraturan yang berlaku (Initial

Gap Audit) pada pemohon-pemohon yang hendak mendaftar menjadi anggota

Kelompok.

• Sebelum pemohon mendapatkan status keanggotaan penuh dalam Kelompok,

Manajer Kelompok akan melakukan pelatihan dan Initial Gap Audit bagi mereka.

• Persyaratan awal bagi keanggotaan adalah bahwa tidak ada penanaman baru

yang dilakukan di kawasan Hutan primer atau kawasan lainnya yang diperlukan

untuk menjaga atau meningkatkan satu atau lebih Nilai Konservasi Tinggi (NKT)

semenjak bulan November 2005 (Kriteria 5.2 dan 7.3 P&C RSPO 2013).

• Initial Gap Audit tersebut harus mempertimbangkan kecocokan baik secara fisik

maupun sosial dengan lahan beserta kepatuhan yang ada terhadap standar ini

dan ketentuan RSPO secara umum.

(Catatan: saat ini penanaman baru, dan dalam hal ini volume TBS anggota baru, tidak

dapat diubah hingga audit selanjutnya. Hal ini terlepas dari apakah TBS tersebut dijual

dengan sertifikat GreenPalm atau dijual ke pabrik.)

U3.1.5 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup perencanaan yang

terdokumentasi untuk penggunaan bahan kimia pertanian, serta harus disampaikan

dan dilaksanakan secara efektif, di mana efektivitasnya dimonitor sedemikian rupa

sehingga bahan kimia pertanian digunakan dengan cara yang tidak membahayakan

kesehatan atau lingkungan (Kriteria 4.6 P&C RSPO 2013).

Manajer Kelompok harus memastikan hal-hal berikut ini.

 Semua penggunaan pestisida dan herbisida (bersama-sama disebut sebagai

bahan kimia pertanian atau agrochemicals) memiliki alasan yang dapat

dibenarkan. Jika memungkinkan, maka yang harus digunakan adalah produk yang

sesuai secara selektif dan spesifik dengan target hama, gulma atau penyakit yang

dituju serta memiliki dampak minimal terhadap spesies yang bukan merupakan

sasarannya (Indikator 4.6.1 P&C RSPO 2013).

 Dikelolanya catatan penggunaan pestisida (termasuk di dalamnya bahan aktif

yang digunakan dan nilai dosis mematikannya (LD50), area di mana bahan ini

digunakan, jumlah bahan aktif yang digunakan per hektar serta jumlah

penggunaannya) (Indikator 4.6.2 P&C RSPO 2013).

 Penggunaannya harus diminimalkan sebagai bagian dari rencana yang ada, serta

sesuai dengan rencana Manajemen Hama Terpadu (IPM). Penggunaan pestisida

yang hanya sekadar bersifat pencegahan semata tidak diperbolehkan, kecuali

dalam situasi spesifik sebagaimana diidentifikasi dalam panduan Praktik Terbaik

nasional (Indikator 4.6.3 P&C RSPO 2013).

 Pestisida yang dikategorikan oleh Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) sebagai

Kelas 1A atau 1B, atau yang masuk daftar Konvensi Stockholm atau Rotterdam,

dan bahan paraquat, tidak boleh digunakan, kecuali dalam situasi-situasi spesifik

sebagaimana diidentifikasi dalam panduan Praktik Terbaik nasional (Indikator

4.6.4 P&C RSPO 2013). Penggunaan bahan-bahan semacam ini harus

diminimalkan dan dihilangkan sebagaimana merupakan bagian dari rencana, dan

hanya dapat digunakan dalam keadaan-keadaan yang luar biasa.

 Penggunaannya dibatasi hanya oleh mereka yang berpengalaman atau terlatih

(Indikator 4.6.5 P&C RSPO 2013).

 Wadah kosong bekas bahan-bahan tersebut harus disimpan dan dibuang dengan

sebagaimana mestinya (Indikator 4.6.6 P&C RSPO 2013).

 Pekerjaan apapun yang menggunakan pestisida tidak boleh dilakukan oleh

perempuan hamil atau menyusui (Indikator 4.6.12 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Pastikan bahwa rencana dimaksud dimasukkan dalam rencana penyampaian

informasi, dan bahwa poin-poin di atas dimasukkan dalam rencana Pelatihan.

U3.1.6 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur mengenai

pengelolaan tanah secara efektif.

Manajer Kelompok harus:

• memastikan bahwa tanah ringkih dipetakan dan dijelaskan rinci kepada para

anggota Kelompok melalui pelatihan (Indikator 4.3.1 P&C RSPO 2013);

• memberlakukan strategi pengelolaan untuk penanaman di lahan dengan

kemiringan yang melampaui batas tertentu (hal ini harus spesifik terkait dengan

tanah dan iklimnya) (Indikator 4.3.2 P&C RSPO 2013);

• meminimalkan dan memonitor pelesakan/subsidensi pada lahan gambut

(Indikator 4.3.4 P&C RSPO 2013);

• melakukan penilaian drainase sebelum penanaman kembali pada lahan gambut

untuk menentukan kelangsungan jangka panjang dari drainase yang diperlukan

bagi pertumbuhan kelapa sawit (Indikator 4.3.5 P&C RSPO 2013).

• memberlakukan strategi pengelolaan untuk tanah lainnya yang ringkih dan

bermasalah (contohnya tanah berpasir, berkandungan organik rendah dan tanah

sulfat masam/TSM) (Indikator 4.3.6 P&C RSPO 2013).

U3.2 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur untuk

penilaian dampak sosial dan lingkungan

U3.2.1 Manajer Kelompok harus mengatur dan memfasilitasi Analisis Dampak Sosial dan

Lingkungan (SEIA) yang independen dan mencakup area Kelompok secara geografis

sebagaimana diatur. Ini harus dilakukan melalui metodologi partisipatif, termasuk di

dalamnya bersama para pemangku kepentingan terkait yang terdampak, dan harus

didokumentasikan serta dikomunikasikan kepada semua anggota Kelompok. Semua

SEIA yang dilakukan harus sesuai dengan peraturan perundangan secara Nasional

(Kriteria 5.1 dan 6.1 dan indikator 7.1.1).

Panduan:

• SEIA tersebut akan bersifat ekstensif dengan peta yang menunjukkan semua

kawasan konservasi, termasuk di dalamnya NKT, ERT, aliran air dan lahan basah

yang berada di dalam area Kelompok.

• Harus dilakukan konsultasi untuk memastikan telah diidentifikasinya semua

kawasan konservasi yang ada.

• Catatan/notulensi pertemuan akan didokumentasikan (Indikator 5.1.1 P&C RSPO

2013).

• Akan ada bukti bahwa penilaian tersebut telah dilakukan secara partisipatif

bersama para pihak terdampak (Indikator 5.1.2 P&C RSPO 2013).

• Rencana penghindaran atau mitigasi dampak negatif dan dukungan bagi dampak

positif, serta monitoring dampak yang telah diidentifikasi akan dikembangkan

dalam konsultasi bersama para pihak terdampak, akan didokumentasikan dan

dijadwalkan, termasuk di dalamnya kewajiban untuk pelaksanaannya (Indikator

5.1.3 P&C RSPO 2013).

• Anggota Kelompok perorangan akan disadarkan mengenai keberadaan kawasan

konservasi yang mungkin menerima dampak dari kegiatan operasional kelapa

sawitnya.

• Tindakan-tindakan mitigasi harus dipersiapkan dan dikomunikasikan kepada para

anggota Kelompok.

• Akan dilakukan monitoring terhadap efektivitas tindakan tersebut (Indikator 5.1.1

P&C RSPO 2013).

EIA dimaksud harus mencakup kegiatan-kegiatan berikut di bawah ini jika dilakukan.

• Pembangunan jalan baru, pabrik kelapa sawit atau infrastruktur lainnya.

• Pembangunan drainase atau sistem irigasi.

• Penanaman kembali dan/atau perluasan area tanam.

• Pengelolaan limbah pabrik kelapa sawit, jika ada (Kriteria 4.4).

• Pembukaan vegetasi alami yang masih ada.

• Pengelolaan hama dan penyakit melalui pembakaran terkendali (Kriteria 5.5 dan

7.7).

• Rencana ini harus mencakup metode untuk memitigasi dampak yang dihasilkan

dari praktik yang dilakukan pada saat ini beserta monitoringnya.

E.3.2.2 Manajer Kelompok harus menyusun Rencana dan Sistem Kelola Lingkungan untuk

semua anggota Kelompok dan harus memastikan kepatuhan sebagaimana diwajibkan,

melalui pelatihan dan monitoring.

Panduan:

• Semua produk buangan dan sumber-sumber polusi akan diidentifikasi dan

didokumentasikan (Indikator 5.3.1 P&C RSPO 2013).

• Semua bahan kimia beserta wadahnya akan dibuang secara bertanggung jawab

(Indikator 5.3.2 P&C RSPO 2013).

• Rencana pengelolaan dan pembuangan limbah akan didokumentasikan dan

dilaksanakan untuk menghindari atau mengurangi polusi (Indikator 5.3.3 P&C

RSPO 2013).

• Tidak akan ada persiapan lahan yang menggunakan pembakaran, kecuali dalam

situasi spesifik sebagaimana diatur dalam ‘Guidelines for the Implementation of

the ASEAN Policy on Zero Burning’ (Panduan untuk Implementasi Kebijakan Tanpa

Bakar di ASEAN) tahun 2003, atau panduan lain yang setara di kawasan-kawasan

lainnya (Indikator 5.5.1 P&C RSPO 2013).

• Jika sudah pernah dilakukan pembakaran dalam persiapan lahan untuk

penanaman kembali, maka akan ada bukti diberikannya persetujuan terhadap

pembakaran terkendali sebelum kegiatan tersebut dilakukan, sebagaimana diatur

dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’

(Panduan untuk Implementasi Kebijakan Tanpa Bakar di ASEAN) tahun 2003, atau

panduan lain yang setara di kawasan-kawasan lainnya (Indikator 5.5.2 P&C RSPO

2013).

Rencana ini akan ditinjau sekurangnya satu kali dalam dua tahun dan akan

diperbaharui kapan pun diperlukan. Setelah selesainya peninjauan tersebut, akan

dilakukan perubahan terhadap praktik yang ada pada saat ini.

• Akan ada bukti bahwa peninjauan tersebut mencakup partisipasi dari pihak

terdampak (Indikator 5.1.4 P&C RSPO 2013).

• Dampak bersama dari Kelompok sebagai satu kesatuan akan diperhatikan secara

khusus.

• Catat penilaian dampak yang berkaitan dengan dampak lingkungan dan sosial

dan bagaimana cara memitigasi dampak negatif dan mendukung dampak positif

(Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8 P&C RSPO 2013).

Catat dokumentasi penilaian HCV dan bagaimana hal ini ditangani di dalam

Kelompok (Kriteria 5.2 dan 7.3 P&C RSPO 2013).

Dapat dijalankannya suatu rencana peningkatan efisiensi dari penggunaan bahan

bakar fosil dan optimalisasi energi terbaharui harus dipertimbangkan, dan jika tidak

dapat dilakukan maka harus dinyatakan dalam dokumen ini (Kriteria 5.4 P&C RSPO

2013).

E.3.2.3 Program pemeliharaan jalan harus sudah disiapkan dan dapat dilaksanakan hingga

tahap kegiatan operasional bagi semua anggota (Indikator 4.3.3 P&C RSPO 2013).

Panduan:

E.3.2.4 Manajer Kelompok harus menyusun, menginformasikan dan memonitor rencana

kelola air kepada semua anggota Kelompok (Indikator 4.4.1 P&C RSPO 2013).

Rencana kelola dimaksud harus mencakup:

• pengelolaan air permukaan dan air tanah dalam.;

• perlindungan aliran air dan lahan basah;

• harus menunjukkan dilakukannya pemeliharaan dan pemulihan kawasan riparian

dan zona penahan lainnya dengan semestinya (mengacu pada praktik terbaik

nasional dan panduan nasional) (Indikator 4.4.2 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Rencana kelola air ini akan:

• mempertimbangkan efisiensi penggunaan dan dapat diperbaharuinya

sumber-sumber air;

• memastikan bahwa penggunaan dan pengelolaan air melalui kegiatan

operasional yang dilakukan tidak akan mengakibatkan dampak merugikan

pada pengguna lainnya yang ada di dalam wilayah tangkapan tersebut,

termasuk di dalamnya masyarakat setempat dan pengguna air tradisional;

• bertujuan untuk memastikan bahwa masyarakat setempat dapat mengakses

air yang layak dan bersih untuk keperluan minum, memasak, mandi dan

kebersihan;

• Menghindarkan pencemaran air tanah permukaan dan air tanah dalam melalui

limpasan tanah, hara atau bahan kimia, atau akibat dari pembuangan limbah

yang dilakukan tidak sebagaimana mestinya.

U3.3 Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk mengidentifikasi dan

mendokumentasikan persyaratan-persyaratan pelatihan, di mana sistem ini

dikomunikasikan dan dilaksanakan secara efektif, dan efektivitasnya akan

dimonitor.

E.3.3.1 Manajer Kelompok harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan

persyaratan-persyaratan pelatihan untuk memastikan agar semua anggota memahami Standar RSPO ini

berikut cara mematuhinya.

Manajer Kelompok harus:

• menyusun dan menjalankan program pelatihan formal yang melingkupi semua

aspek dalam Prinsip dan Kriteria RSPO (P&C RSPO), dan mencakup penilaian

berkala terhadap kebutuhan akan pelatihan dan pendokumentasian program

tersebut (Indikator 4.8.1 P&C RSPO 2013);

• mengelola catatan pelatihan untuk setiap anggota dan setiap karyawan entitas

Kelompok (Indikator 4.8.2 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Manajer Kelompok akan memberikan informasi dan pelatihan untuk para anggota

Kelompok dan para calon anggota, serta memastikan kepatuhan mereka terhadap:

• jalannya fungsi-fungsi dan tanggung jawab dalam Kelompok.

• kaitannya dengan standar RSPO.

E.3.3.2 Manajer Kelompok harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan

persyaratan pelatihan untuk memastikan dipahaminya prosedur kegiatan operasional

oleh para anggota dan kepatuhan mereka terhadapnya, serta menyelenggarakan

pelatihan operasional.

Ini harus mencakup:

 hukum yang berlaku dan akan dilaksanakan (Indikator 2.1.2 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Lihat U3.1.1

 Praktik terbaik untuk pengelolaan secara agronomi.

Panduan:

Lihat E 3.1.1 untuk semua topik yang akan dicakup di dalamnya.

 Kesehatan dan Keselamatan serta penggunaan APD (Kriteria 4.7 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Pelatihan harus mencakup kebijakan kesehatan dan keselamatan yang melingkupi

semua kegiatan (Indikator 4.7.1 P&C RSPO 2013). Untuk pelatihan anggota Kelompok

dalam penggunaan APD, lihat bagian E 3.1.2.

 Pestisida digunakan dengan cara yang tidak membahayakan kesehatan atau

lingkungan (Kriteria 4.6 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Lihat bagian E 3.1.5.

 Pengelolaan lingkungan dan Konservasi.

Panduan:

Mencakup:

• Hasil dari pemetaan tanah (lihat E 3.1.1) (Kriteria 7.2 P&C RSPO 2013).

• Hasil dari penilaian dampak Lingkungan dan Sosial (lihat E 3.2.1) (Kriteria 5.1

dan 7.1 P&C RSPO 2013).

• Rencana Kelola Lingkungan (lihat bagian E 3.2.2) (Kriteria 5.2 P&C RSPO

2013).

• Pengelolaan air (lihat bagian E 3.2.4) (Indikator 4.4.1 P&C RSPO 2013).

 Isu sosial dan hubungan kerja

Panduan:

Lihat U 2.1.1

• Pelatihan harus mencakup kebijakan Kelompok untuk kesempatan yang

sama, termasuk di dalamnya identifikasi Kelompok terkait/terdampak dalam

lingkungan setempat (Indikator 6.8.1 P&C RSPO 2013).

• Kebijakan Kelompok untuk mencegah terjadinya pelecehan dan kekerasan

dalam bentuk seksual dan segala bentuk lainnya (Indikator 6.9.1 P&C RSPO).

• Kebijakan Kelompok untuk melindungi hak reproduksi semua orang,

khususnya perempuan (Indikator 6.9.2 P&C RSPO 2013).

• Kebijakan kelompok untuk penghormatan terhadap hak asasi manusia (lihat

Kriteria 1.2 dan 2.1) (Kriteria 6.13.2 P&C RSPO 2013).

• Kebijakan Kelompok untuk menangani praktik pekerja anak (Kriteria 6.7 P&C

RSPO 2013).

• Kebijakan Kelompok untuk menangani praktik kerja paksa dan perdagangan

manusia (Kriteria 6.12 P&C RSPO 2013).

• Harus ada pernyataan yang diumumkan menggunakan bahasa setempat

berisi pengakuan atas kebebasan berserikat (Kriteria 6.6.1 P&C RSPO 2013).

 Kode etik dan integritas dalam semua kegiatan operasional dan transaksi.

Panduan:

• Pelatihan mengenai kebijakan yang mengatur dan menegaskan mengenai

kode etik dan integritas dalam semua kegiatan operasional dan transaksi

(Indikator 1.3.1 P&C RSPO 2013).

 Pembayaran dan lingkungan kerja karyawan.

Panduan:

Mencakup:

• asuransi;

• jam kerja, potongan, lembur, sakit;

• pemberian libur;

• cuti persalinan;

• prosedur pemutusan hubungan kerja

• perekrutan, seleksi dan pengangkatan dilakukan berdasarkan keahlian

dan kemampuan;

• praktik kerja paksa dan perdagangan manusia tidak diperbolehkan.

Jika memungkinkan:

• pembayaran upah dan kondisi hubungan kerja bagi semua

karyawan dan subkontraktor (contohnya jam kerja, potongan,

lembur, sakit, pemberian hari libur, cuti persalinan, alasan

pemutusan hubungan kerja, periode pemberitahuan sebelum

pemutusan hubungan kerja, dsb.) akan disediakan (Indikator 6.5.1

dan 6.5.2 P&C RSPO 2013);

• jelaskan bagaimana agar bukti-bukti yang ada dapat ditahan untuk

menunjukkan bahwa karyawan dan kelompok, termasuk di

dalamnya masyarakat setempat, perempuan dan pekerja migran

tidak mengalami perlakuan diskriminasi (Indikator 6.8.2 P&C RSPO

2013);

• seleksi dalam perekrutan, pengangkatan dan promosi dilakukan

berdasarkan atas keahlian, kemampuan, kualitas dan kelayakan

medis sebagaimana diperlukan untuk jabatan pekerjaan yang ada

(Indikator 6.8.3 P&C RSPO 2013);

• pelatihan harus dilakukan untuk membantu Kelompok memahami

agar tidak melakukan bentuk-bentuk praktik kerja paksa atau

perdagangan manusia (Indikator 6.12.1 P&C RSPO 2013);

• tidak dilakukan substitusi kontrak (Indikator 6.12.2 P&C RSPO

2013);

• dalam hal dipekerjakannya pekerja sementara atau migran, maka

kebijakan dan prosedur yang khusus menangani perburuhan harus

dipahami (Indikator 6.12.3 P&C RSPO 2013).

U3.4 Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk berkomunikasi

dengan para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, di mana

prosedur ini dikomunikasikan dan dilaksanakan dalam RSPO secara efektif dan

efektivitas tersebut dimonitor.

U3.4.1 Manajer Kelompok harus memastikan didokumentasikannya rencana komunikasi,

dan efektivitasnya dimonitor (Indikator 6.2.1 P&C RSPO 2013).

Panduan:

• Rencana tersebut mengatur orang yang bertanggung jawab untuk isu-isu ini

(yang bisa merupakan Manajer Kelompok) (Indikator 6.2.2 P&C RSPO 2013).

• Kelola daftar yang berisi para pemangku kepentingan dan catatan komunikasi,

termasuk di dalamnya pemastian penerimaan; dan dilakukan usaha untuk

memastikan dipahaminya hal tersebut oleh para pihak terdampak dan untuk

menanggapi masukan/input dari para pemangku kepentingan (Indikator 6.2.3

P&C RSPO 2013).

U3.4.2 Harus ada bukti yang menunjukkan bahwa dokumen-dokumen berikut ini telah

disediakan untuk para anggota dan calon anggota.

o Penjelasan mengenai proses sertifikasi RSPO.

o Penjelasan mengenai persyaratan keanggotaan kelompok.

o Penjelasan mengenai apa saja yang dibutuhkan oleh Manajer Kelompok dan

hak-hak yang dimiliki badan sertifikasi untuk mengakses dokumen-dokumen dan

perkebunan para anggota Kelompok dalam rangka evaluasi dan Monitoring.

o Penjelasan mengenai persyaratan badan sertifikasi dan RSPO sehubungan dengan

informasi publik.

o Penjelasan mengenai segala kewajiban yang ada sehubungan dengan keanggotaan

kelompok, seperti:

• pengelolaan informasi untuk tujuan monitoring;

• persyaratan untuk mematuhi persyaratan-persyaratan atau permintaan

tindakan perbaikan yang dikeluarkan oleh badan sertifikasi;

• kewajiban lainnya untuk keanggotaan Kelompok;

• penjelasan mengenai segala biaya yang berhubungan dengan keanggotaan

Kelompok.

U3.4.3 Kelompok yang bersangkutan harus menyediakan dokumen-dokumen berikut

ini untuk diakses publik (Indikator 1.2.1 P&C RSPO 2013).

• Hak atas tanah/hak pemanfaatan (Kriteria 2.2 P&C RSPO 2013).

• Rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) (Kriteria 4.7 P&C RSPO 2013).

• Rencana dan penilaian dampak yang berkaitan dengan dampak lingkungan dan

sosial (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8 P&C RSPO 2013).

• Dokumen-dokumen terkait Nilai Konservasi Tinggi (NKT) (Kriteria 5.2 dan 7.3 P&C

RSPO 2013).

• Prosedur negosiasi (Kriteria 6.4 P&C RSPO 2013).

• Rencana perbaikan berkelanjutan (Kriteria 8.1 P&C RSPO 2013).

• Ringkasan publik dari laporan audit sertifikasi.

• Kebijakan tentang hak asasi manusia (Kriteria 6.13 P&C RSPO 2013).

• Pernyataan kebebasan berserikat (jika ada) (Kriteria 6.6 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Akan ada bukti dalam sistem dokumentasi yang menunjukkan bahwa Kelompok

telah menyediakan informasi yang mencukupi mengenai isu-isu (lingkungan, sosial

dan/atau legal) yang relevan dengan Kriteria-Kriteria RSPO kepada pemangku

kepentingan terkait untuk memungkinkan partisipasi yang efektif dalam

pengambilan keputusan (Indikator 1.1.1 P&C RSPO 2013). Manajer Kelompok harus

memastikan bahwa semua dokumen yang disebutkan di atas sudah diperbaharui dan

harus selalu tersedia di Kantor Kelompok sepanjang waktu.

Dokumen lainnya harus dipertimbangkan jika hendak disediakan untuk akses publik.

U3.4.4 Catatan mengenai permintaan informasi dan tanggapan harus dikelola (Indikator

1.1.2 P&C RSPO 2013).

Panduan:

Akan ada bukti dalam sistem dokumentasi yang menunjukkan bahwa Kelompok telah

menyediakan informasi yang cukup mengenai isu-isu (lingkungan, sosial dan/atau

legal) yang relevan dengan Kriteria-Kriteria RSPO kepada pemangku kepentingan

terkait untuk memungkinkan partisipasi yang efektif dalam pengambilan keputusan

(Indikator 1.1.1 P&C RSPO 2013).

Catatan mengenai permintaan informasi dan tanggapan akan dikelola selama jangka

waktu 5 tahun (Indikator 1.1.2 P&C RSPO 2013).

U3.5 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup sistem yang sudah

disiapkan agar Tandan Buah Segar (TBS) bersertifikat RSPO yang dihasilkan oleh

Kelompok dapat diperdagangkan.

Panduan:

Harga-harga pada saat ini dan yang lalu yang telah dibayarkan untuk TBS harus

tersedia dan dapat diakses oleh publik (Indikator 6.10.1 P&C RSPO 2013).

Harus diberikan bukti yang menunjukkan bahwa penetapan harga TBS dan

mekanismenya telah dijelaskan kepada para anggota (Indikator 6.10.2 P&C RSPO),

bahwa semua pihak memahami kesepakatan kontrak yang mereka tanda tangani,

dan bahwa kontrak tersebut bersifat adil, sesuai dengan hukum yang berlaku dan

transparan (Indikator 6.10.3 P&C RSPO 2013).

Pembayaran sebagaimana telah disetujui harus dilakukan tepat pada waktunya

(Indikator 6.10.4 P&C RSPO 2013).

U3.5.1 Manajer Kelompok harus mendokumentasikan dan menjalankan sistem untuk

pelacakan dan penelusuran TBS yang diproduksi oleh para anggota Kelompok dan

hendak dijual sebagai TBS bersertifikat RSPO.

U3.5.2 Harus ada prosedur Kelompok secara kolektif untuk penjualan semua TBS

bersertifikat.

Untuk memastikan bahwa TBS tanpa sertifikat tidak dijual sebagai produk

bersertifikat RSPO.

Jika TBS bersertifikat dicampur bersama TBS yang tidak bersertifikat sebelum

penjualan dan pengangkutan ke pabrik kelapa sawit, maka harus disiapkan sistem

keseimbangan massa untuk memastikan bahwa kuantitas TBS yang dijual sebagai

Keseimbangan Massa adalah sama dengan kuantitas TBS bersertifikat RSPO dalam

campuran tersebut.

U3.5.3 Semua penjualan TBS yang berasal dari perkebunan anggota Kelompok harus

didokumentasikan.

Ini harus mencakup:

• dokumen tagihan dan penerimaan (pembelian dan penjualan);

• informasi mengenai pengangkutan;

• nomor identifikasi kelompok dari anggota yang bersangkutan;

• deskripsi produk yang dijual (yaitu bersertifikat RSPO atau tidak), volume produk

dan tujuannya.

U3.5.4 Manajer Kelompok harus mengelola salinan semua dokumentasi dan catatan terkait

untuk transaksi produk kelompok selama jangka waktu 5 tahun.

U3.5.5 Penjual TBS harus merupakan bagian dari sistem pengelolaan Kelompok atau harus

memegang Sertifikat Rantai Suplai RSPO.

Penjual TBS lebih baik diikutsertakan dalam kontrol sertifikasi Kelompok daripada

mendapatkan sertifikat rantai suplainya sendiri.

Manajer Kelompok akan memastikan bahwa penjual memiliki prosedur yang jelas

untuk memastikan akurasi perhitungan keseimbangan massa jika hal ini

memungkinkan dan bahwa semua TBS yang dijual oleh penjual dapat ditelusuri

kembali hingga anggota Kelompok yang bersangkutan.

Panduan:

• Harus ada kontrak antara penjual TBS dan Manajer Kelompok.

• Penjual TBS dimaksud harus mengelola catatan pembelian dan penjualan secara

lengkap.

• Jika Penjual TBS memegang Sertifikat Rantai Suplai RSPO, maka salinan

sertifikatnya harus diberikan kepada Manajer Kelompok.